Meer dan 90% van de bedrijven heeft grote verbeteringen in zijn bedrijfsprocessen gezien door een e-commerce-ERP te implementeren. Toch heeft slechts 35% van de grote e-commercebedrijven in Europa een ERP geïmplementeerd.
Naarmate e-commercebedrijven groeien, worden ze meestal complexer, met voorraad die in meerdere magazijnen wordt opgeslagen, verkopen via meerdere kanalen en zendingen die door meerdere fabrikanten worden verstuurd.
Als je je bedrijfsprocessen niet bijwerkt om het groeitempo van je bedrijf bij te houden, kunnen er snel fouten ontstaan. Dit kan een verschrikkelijke impact hebben op de reputatie van je e-commercemerk en al het harde werk dat je hebt verricht om je bedrijf te laten groeien tenietdoen.
Dit is waar een e-commerce-ERP van pas komt.
In deze gids bespreken we precies wat een e-commerce-ERP is en welke strategieën je kunt gebruiken om een ERP te implementeren, je bedrijfsprocessen te verbeteren, fouten bij de orderafhandeling te verminderen en je bedrijf te laten groeien.
Wat betekent ERP?
ERP staat voor planning van bedrijfsmiddelen. ERP integreert al je bedrijfsprocessen en middelen op één plek, zodat ze centraal kunnen worden beheerd.
Oracle, een van de grootste aanbieders van ERP-software ter wereld, zegt:
Enterprise resource planning (ERP) verwijst naar een type SAAS-software dat organisaties gebruiken om dagelijkse bedrijfsactiviteiten te beheren, zoals boekhouding, inkoop, projectmanagement, risicobeheer en compliance, en activiteiten op het gebied van supplychainbeheer.
Een complete ERP-suite omvat ook prestatiebeheer van de onderneming, software die helpt bij het plannen, budgetteren, voorspellen en rapporteren van de financiële resultaten van een organisatie.
Bron: Oracle
ERP-SAAS-software is dus een hulpmiddel dat helpt om alle tools en middelen die je in je bedrijf gebruikt te integreren. ERPs worden niet alleen gebruikt door e-commercebedrijven. De bouwsector is wereldwijd de grootste gebruiker van ERP-software. ERPs voor e-commercebedrijven hebben echter bepaalde functies nodig, en daar bespreken we het hier over.
Wat is een e-commerce-ERP?
E-commerce-ERP-software is ontworpen voor de e-commercebranche om alle e-commerceprocessen met elkaar te verbinden:
- Voorraadbeheersoftware
- Magazijnbeheersystemen
- Systemen voor klantrelatiebeheer (CRM)
- Orderbeheersystemen
- Ordervolgsystemen
Een ERP is een manier om al je bedrijfsprocessen op één plek te bekijken en te beheren. Het is ook een manier om ervoor te zorgen dat al je systemen met elkaar geïntegreerd zijn, zodat ze allemaal up-to-date blijven.
Hier is een voorbeeld van een vrij typische e-commerceklantreis:
- De klant bekijkt je e-commercewebsite, webwinkel of marktplaatsvermelding en plaatst een bestelling.
- Wanneer een bestelling wordt verwerkt, neemt het voorraadniveau in het magazijn af.
- Het magazijnsysteem moet worden bijgewerkt.
- De voorraadniveaus in je online winkel moeten worden bijgewerkt.
- Er moet een trackingnummer worden uitgegeven en verzendlabels moeten worden afgedrukt.
- Magazijnmedewerkers moeten worden geïnformeerd om de bestelling te verzamelen en in te pakken.
- Het financieel beheersysteem moet worden bijgewerkt om de winst te verwerken.
- Het profiel van de klant moet worden bijgewerkt, zodat het marketingteam later contact met de klant kan opnemen.
- De magazijnmanager moet weten hoeveel bestellingen het bedrijf verwerkt, zodat die kan plannen hoeveel medewerkers er op belangrijke momenten gedurende het jaar in het magazijn nodig zijn.
Een ERP helpt al deze systemen met elkaar te communiceren om ervoor te zorgen dat je bedrijf een nauwkeurig totaalbeeld heeft van wat er met alle middelen van het bedrijf gebeurt.
Toen ik met e-commerce begon, was een ERP volledig overbodig, omdat ik al mijn voorraad bij Amazon FBA bewaarde en Shopify-bestellingen handmatig verwerkte. Maar naarmate het bedrijf groeide en mijn behoeften veranderden, werd het belangrijker om ervoor te zorgen dat mijn systemen gestroomlijnd en goed geïntegreerd waren.
Wat zijn de voor- en nadelen van een e-commerce-ERP?
Een ERP heeft het potentieel om bijna alle processen in je bedrijf te verbeteren door ze allemaal centraal in één systeem samen te brengen.
Het is echter niet zo eenvoudig als het implementeren van een ERP, waarna al je bedrijfsproblemen op magische wijze zijn opgelost. ERP's hebben voordelen en nadelen.
Voordelen
Bespaar tijd en verbeter de productiviteit
Doordat al je systemen op één plek staan, kun je tijd besparen voor jezelf en je medewerkers, omdat je niet bij verschillende systemen hoeft in te loggen. Je kunt al je rapporten en datasets bekijken en via het dashboard een overzicht van het bedrijf krijgen.
Een ander voordeel van alle processen en gegevens die je nodig hebt op één plek, is dat je mogelijk minder medewerkers nodig hebt om elk proces te beheren. Je kunt de processen stroomlijnen en handmatige taken verminderen door veel taken te automatiseren.
Lagere kosten
De twee grootste kosten voor een e-commercebedrijf zijn meestal voorraad en operationele activiteiten. Met een ERP kun je de voorraadniveaus op het juiste niveau houden, zodat je niet te veel voorraad hebt of zonder voorraad komt te zitten, wat je in beide gevallen geld kan kosten.
Omdat het ERP is gekoppeld aan je andere systemen, kunnen je medewerkers en klanten nauwkeurige voorraadniveaus zien, waardoor het aantal terugbetalingen afneemt. Je kunt ook voorspellen waar voorraad moet worden opgeslagen, wat de verzendkosten en magazijnkosten kan verlagen.
Have an account? Log In
Meer verkoop
Omdat je voorraadbeheersysteem is gekoppeld aan je front-endsysteem en je CRM, kun je klanten nauwkeurige voorraadniveaus tonen en hen benaderen met artikelen waarin ze geïnteresseerd zijn. Door klanten een uitstekende klantervaring te bieden, is de kans groter dat je wordt aanbevolen en zal je reputatie groeien.
Minder menselijke fouten
Mensen maken vaak fouten en bij handmatige processen is de kans groot dat zelfs de meest efficiënte bedrijven fouten maken. Je kunt deze menselijke fouten verminderen door automatiseringen en API's in je ERP op te nemen voor een nauwkeuriger en winstgevender bedrijf.
Geïntegreerde verzending
Als je ERP kan integreren met een verzendpartner zoals UPS of FedEx, kunnen je klanten een verzendoptie kiezen die het beste bij hen past. De beste ERP's maken ook automatisch verzendlabels voor de producten aan, waardoor menselijke fouten worden verminderd en het proces sneller verloopt.
Nadelen
Prijs
ERP's kunnen duur zijn en 2-5% van de omzet kosten! Zorg ervoor dat het ERP dat je onderzoekt binnen je budget valt. Sommige ERP's voor groeiende bedrijven hanteren prijsschalen die hoger worden naarmate je verder groeit. Deze schaalbaarheid kan een goede optie zijn voor start-ups met krappe budgetten.
Implementatietijd
ERP's zijn complexe software en hebben invloed op elk onderdeel van je bedrijf. Als je bedrijf groot is en veel verschillende processen heeft, kan de implementatie 6-12 maanden duren. Voor de meeste bedrijven is dat lang, dus je moet ervoor zorgen dat het past binnen je algehele strategie voor je e-commerceoplossing.
Trainingstijd
Hoewel de meeste ERP-systemen eenvoudig te gebruiken zijn, zal er een kenniskloof zijn die je medewerkers moeten overbruggen. De beste ERP-systemen bieden training als onderdeel van het pakket, wat een groot voordeel is als je een groter team hebt.
Wat zijn de belangrijkste functies van een e-commerce-ERP?
Volgens een rapport van Hubspot zal een goede ERP-oplossing veel van de klantgerichte functies in je bedrijf automatiseren, zoals voorraadniveaus en het aanmaken van verzendlabels, om ze efficiënter en nauwkeuriger te maken. Het biedt de bedrijfseigenaar ook rapporten en inzichten om het bedrijf efficiënter te maken en geld te besparen.
De beste ERP-systemen integreren ook met je HR-, boekhoud- en toeleveringsketenfuncties om je te helpen de back-endfuncties van je bedrijf te beheren.
Laten we kijken naar enkele van de belangrijkste functies bij het kiezen van een ERP-platform.
ERP-integraties
De belangrijkste functie van een ERP-systeem is het integreren van alle systemen die u gebruikt om uw online e-commercebedrijf te beheren. Wanneer u uw bedrijf start, zijn al deze processen op zichzelf eenvoudig te beheren met spreadsheets en handmatige processen en workflows. Zodra uw bedrijf echter begint op te schalen, worden deze afzonderlijke processen zeer moeilijk te beheren.
Voor bedrijven op ondernemingsniveau, die al meerdere orderverwerkingssystemen hebben, worden de integratiefuncties van een ERP-systeem nog belangrijker.
Grotere bedrijven hebben vaak meerdere afdelingen met verschillende functies en KPI's, en een ERP-systeem kan u op managementniveau een overzicht geven van alles wat er in het bedrijf gebeurt.
Stel bijvoorbeeld dat uw ERP-systeem is geïntegreerd met uw voorraadbeheersoftware voor ondernemingen, financiële oplossingen en magazijnsystemen. In dat geval kunt u nuttige rapporten verkrijgen over de winstgevendheid van de beschikbare voorraad, die u inzichten kunnen geven in voorraadprognoses.
Welke integraties moet een ERP-systeem hebben?
Zoals in het volgende gedeelte wordt besproken, kan een ERP-systeem direct uit de doos worden gebruikt of worden geïntegreerd met behulp van de API's van uw huidige apps van derden.
De meeste ERP-systemen moeten een combinatie van ingebouwde functionaliteit en API's van derden gebruiken. Dit komt doordat veel e-commercebedrijven andere verkoopplatforms gebruiken, zoals Amazon of Etsy, die u uiteraard niet in uw ERP-systeem kunt repliceren.
Als u het ERP-systeem echter voornamelijk zult gebruiken om verbinding te maken met apps van derden, is het belangrijk dat u ten minste integraties hebt, of de mogelijkheid hebt om integraties te realiseren, voor de volgende gebieden:
- E-commerceplatforms: Als u verkopen doet via Amazon, Etsy of zelfs uw eigen Shopify-winkel, moet u die met uw ERP-systeem verbinden.
- Voorraadbeheer: Een overzicht van de voorraad is belangrijk voor prognoses.
- Magazijnbeheer: Dit is vaak gekoppeld aan uw voorraadbeheersysteem.
- Verzendmaatschappijen: Het is ideaal als u automatisch verzendlabels kunt aanmaken. UPS, FedEx en Royal Mail (in het VK) hebben allemaal goede integraties met ERP-systemen.
- Logistiek door derden (3PL): Als uw ERP-systeem verbinding kan maken met de software van uw 3PL-magazijn, kunt u magazijn- en voorraadactiviteiten centraal vanuit het ERP-systeem beheren.
- Boekhouding en financiën: De meeste ERP-systemen maken op zijn minst verbinding met Xero, Quickbooks en andere softwareoplossingen voor boekhouding.
- Verkooppunt (POS) en betalingen: Betalingsproviders zoals Stripe, Square en PayPal bieden orderverwerking en betalingsintegraties voor de meeste ERP-systemen.
- Orderbeheer: Als uw ERP-systeem is verbonden met uw orderbeheersysteem, kan uw klantenserviceteam de informatie van een klant centraal volgen.
- CRM: Net als het klantenserviceteam zal uw marketingafdeling het publiek willen blijven segmenteren voor hun marketingactiviteiten.
Ingebouwde functies versus integraties
Sommige ERP-systemen integreren met andere software die u al gebruikt.
Voor een klein bedrijf dat zijn softwarepakket organisch heeft opgebouwd vanuit eenvoudige software (zoals boekhoudsoftware), is het verstandig om een ERP-systeem te kiezen dat integreert met uw bestaande software.
Voor ondernemingen die alles naadloos op één plek nodig hebben, is het verstandiger om een ERP-systeem te kiezen dat functies zoals boekhouding, CRM, voorraadbeheer enzovoort allemaal op één plek biedt.
Sommige tools, zoals Veeqo, zijn geschikt voor groeiende kleine bedrijven. Hoewel software zoals deze zich richt op verzending, biedt deze veel functies voor groeiende bedrijven die nog niet klaar zijn om te investeren in een volledig ERP-systeem zoals Sage, Oracle of SAP.
Tools zoals deze zullen veel integraties hebben met marktplaatsen zoals Amazon en Etsy en e-commercesoftware zoals Shopify, waardoor ze perfect zijn voor groeiende bedrijven.
Rapportage en analyse
De beste ERP-tools geven bedrijfseigenaren en e-commercemanagers de mogelijkheid om gedetailleerde rapporten uit te voeren. Deze realtime rapporten helpen je om je e-commerceverkoop te monitoren en beheren. Bovendien kun je hiermee problemen identificeren, beslissingen nemen en bedrijfsprocessen verbeteren.
Wanneer je beslist welke ERP-oplossing je wilt gebruiken, moet je ervoor zorgen dat je de rapportage- en data-analysefuncties bekijkt, omdat verschillende e-commercebedrijven verschillende behoeften hebben. Elke ERP-oplossing heeft een iets ander dashboard voor de analyse, dus je moet er een kiezen die het beste bij je past.
Een van de beste aspecten van rapportage met ERP-software is dat deze doorgaans realtimegegevens gebruikt, waardoor managers snel beslissingen kunnen nemen.
Productinformatiebeheer (PIM)
Het centraal beheren van de productcatalogusinformatie is een groot voordeel van een ERP-oplossing. In moderne omnichannel-e-commercebedrijven worden verkopen vaak gedaan in winkels, in je webwinkel, op marktplaatsen en via andere verkoopkanalen.
Voor een e-commercemanager is het cruciaal om de prijsstelling en productinformatie eenvoudig centraal te beheren en de prijsstelling of productinformatie op verschillende locaties bij te werken.
Centraal beheerd productinformatiebeheer is ook gekoppeld aan de rapportage. Als je producten op verschillende locaties hebt, moet je de mogelijkheid hebben om de prestaties van die voorraad te rapporteren. Dit is belangrijk omdat je moet begrijpen of je wijzigingen werken wanneer je prijzen moet aanpassen of meer voorraad naar een bepaalde locatie moet sturen.
Boekhouding en financiën
De meeste ERP-systemen beschikken over ingebouwde boekhoudkundige en financiële functionaliteit, waarmee je de financiële gezondheid van je bedrijf kunt volgen.
Het financiële team kan de software als belangrijkste hulpmiddel gebruiken, omdat deze functionaliteit bevat zoals debiteuren, crediteuren, het grootboek, bedrijfsfacturen, integraties voor banksaldi en alle prognose- en budgetteringstools die het financiële team nodig heeft.
Dit betekent dat je geen tools van derden zoals Xero of Quickbooks hoeft te gebruiken. Dat zijn uitstekende tools voor kleinere bedrijven, maar ze kunnen verouderd raken naarmate je bedrijf groeit.
Een van de voordelen van ERP-tools is dat verkopen onmiddellijk kunnen worden afgestemd, wat betekent dat je bedrijf zijn financiële gegevens in realtime weergeeft. Dit bespaart veel tijd doordat het maandelijkse afstemmingsproces wordt vermeden.
Klantrelatiebeheer (CRM)
CRM is een van de belangrijkste marketingtools. Het houdt elke manier bij waarop de klant met je merk heeft gecommuniceerd en geeft het marketingteam belangrijke gegevens die het kan gebruiken om de klant opnieuw te benaderen.
De beste ERP-systemen hebben CRM in de software ingebouwd. Dit betekent dat het marketing- en klantenserviceteam alle informatie die ze over een klant nodig hebben op één plek kunnen zien. De gegevens kunnen zelfs worden gesegmenteerd, zodat verschillende teams verschillende informatie kunnen zien.
Het klantenserviceteam moet bijvoorbeeld mogelijk de eerdere bestellingen van een klant, geretourneerde producten, contactgegevens en verzendinformatie kunnen zien. Het marketingteam kan daarentegen zien of de klant bepaalde productstijlen leuk vindt, binnenkort jarig is of al een tijdje niets heeft gekocht.
Hoewel steeds meer bedrijven omnichannel worden, kan een goed ERP-systeem ook de aankopen van een klant via verschillende kanalen tonen.
Door deze informatie op één centrale plek te bekijken, wordt het eenvoudig om klanten te segmenteren en hun een gepersonaliseerde winkelervaring te bieden.
Voorraadbeheer
Voorraadbeheer is een van de belangrijkste systemen binnen een e-commercebedrijf, maar slechts 18% van de bedrijven gebruikt software voor voorraadbeheer!
Naarmate je bedrijf groeit, wordt het volgen van voorraadbewegingen steeds moeilijker en ingewikkelder. Als jij en je team toegang moeten hebben tot meerdere systemen om de voorraad te beheren, zullen er veel fouten worden gemaakt. Voorraad is waarschijnlijk de grootste investering voor de meeste e-commercebedrijven, dus het is belangrijk om geen fouten te maken.
Wanneer je een ERP-systeem hebt waarin voorraadbeheer onderdeel is van de tool, hebben al je teamleden toegang. Dit betekent dat alle teams de informatie kunnen gebruiken om het bedrijf te laten groeien.
Als je bijvoorbeeld voorraad hebt die langzaam wordt verkocht, kan het marketingteam deze informatie zien en een promotie voor dat artikel maken. Als een product op één locatie niet op voorraad is, kan je operationele team meer voorraad naar die locatie sturen. Je ziet dat gecentraliseerd voorraadbeheer binnen het ERP-systeem een zeer krachtig hulpmiddel is om je bedrijf te laten groeien.
Verzending en magazijnbeheer
Je voorraad wordt niet alleen centraal beheerd, maar ook door je magazijnteam. Wanneer er een bestelling wordt geplaatst, moet het magazijnteam de zending verzamelen en inpakken en deze naar de klant sturen.
Een ERP-systeem kan ook worden gekoppeld aan je magazijnteam, zodat een bestelling rechtstreeks bij het team terechtkomt en er zelfs automatisch een verzendlabel kan worden aangemaakt. Veel ERP-systemen kunnen worden geïntegreerd met externe logistieke bedrijven, zodat verzendlabels automatisch worden gegenereerd en betaald en de zending wordt klaargemaakt om te worden opgehaald. Dit kan enorm veel tijd besparen en mogelijke bezorgfouten voorkomen.
Veel ERP-systemen zijn cloudgebaseerd en browsergebaseerd, zodat ze vanaf apparaten zoals telefoons of tablets kunnen worden bediend. Dit betekent dat het magazijnteam het cloud-ERP-systeem kan gebruiken met hun bestaande apparaten.
Personeelszaken (HR)
ERP-systemen met HR-systemen kunnen helpen bij het beheren van salarissen, vakantiedagen, tijdregistratie en veel andere HR-functies. Het kan ook nuttig zijn als het HR-team toegang heeft tot andere rapporten binnen het bedrijf. Als een HR-team bijvoorbeeld toegang heeft tot rapporten over verkoop, kan het team helpen met de personeelsplanning voor drukke periodes zoals Q4 of Black Friday.
Toeleveringsketen en productie
Als je e-commercebedrijf ook de fabrikant van de producten is, kan een ERP-systeem je voorraad en grondstoffen volgen.
Dit is belangrijk om georganiseerd te blijven en te weten waar materialen zich bevinden, maar het is ook belangrijk voor prognoses en analyses. Als je kunt zien wanneer je drukke periodes zijn, kun je het ERP-systeem gebruiken om de aankoop van grondstoffen te plannen en hun locaties op één plek bij te houden.
Als je producten vanuit China, India of andere landen ver van je klanten verzendt, kun je vrachtzendingen in het ERP-systeem volgen om te begrijpen waar al je producten en grondstoffen zich bevinden. Dit helpt je om zo veel mogelijk op voorraad te blijven, wat geweldig is als je je magazijnen beheert met voorraadbeheer volgens het just-in-timeprincipe (JIT).
Toegangsrechten
Soms wil je dat bepaalde teamleden geen toegang hebben tot onderdelen van het bedrijf. Als CEO moet je bijvoorbeeld toegang hebben tot alle afdelingen.
Toch is het niet logisch om het magazijnteam toegang te geven tot HR-dossiers of een freelancer voor e-mailmarketing de locatie van grondstoffen te laten zien. Zorg ervoor dat je met het ERP-systeem dat je kiest toegangsrechten kunt instellen die logisch zijn voor je bedrijf.
Automatiseringen
De laatste functie die we bekijken is een van de belangrijkste, omdat automatiseringen je tijd besparen en fouten binnen je bedrijf voorkomen.
Automatiseringen kunnen worden ingesteld in je frontend- en backoffice-ERP-systemen, zodat processen zonder menselijke tussenkomst worden uitgevoerd. Een goed voorbeeld voor de backoffice is dat verzendlabels automatisch worden aangemaakt zodra een bestelling is verwerkt. Een ander voorbeeld is dat de voorraadniveaus die aan klanten worden getoond, de magazijnniveaus en de niveaus in het voorraadbeheersysteem voor die SKU automatisch worden bijgewerkt zodra er een bestelling is geplaatst.
Automatiseringen kunnen ook worden ingesteld om rapporten te genereren, zoals maandelijkse financiële rapporten of rapporten over voorraadniveaus. Deze rapporten kunnen je zeer goede inzichten in je bedrijf geven en de klantervaring verbeteren.
Is ERP-software voor e-commerce de volgende stap voor uw bedrijf?
E-commercebedrijven hebben veel bewegende onderdelen en een ERP-systeem helpt al uw bedrijfssystemen met elkaar te verbinden, zodat ze centraal kunnen worden beheerd.
De beste ERP-software voor e-commerce geeft u een wereldwijd en realtime overzicht van wat er in uw bedrijf gebeurt. Het nadeel is dat het installeren van ERP-software duur en tijdrovend kan zijn.
Als uw bedrijf er echter klaar voor is, kan ERP-software voor e-commerce een enorme impact hebben op uw bedrijf en de manier waarop u werkt transformeren.
Abonneer u vandaag nog op de nieuwsbrief van The Retail Exec om op de hoogte te blijven van e-commercelogistiek, beste praktijken en softwareaanbevelingen.
Gerelateerde artikelen:
- 10 beste ERP-softwareoplossingen voor e-commerce
- 10 beste magazijnbeheersystemen
- 10 beste orderbeheersoftware voor e-commercebedrijven
- 10 beste PIM-softwareoplossingen voor productinformatiemanagement
- 10 beste omnichannel-commerceplatforms voor e-commerce
- 10 beste softwareoplossingen voor fraudepreventie bij e-commerce
- 10 beste CRM-softwareoplossingen voor e-commercemarketing