Slik gjennomfører du en lagerrevisjon: 9 fremgangsmåter + fordeler & verktøy

Lagerbeholdningen til netthandelsmerket ditt er en av de viktigste verdifulle eiendelene. Derfor er det så viktig å sørge for at lagerbeholdningen din er nøyaktig, og at du fyller opp hvert produkt på riktig måte.

En del av det å ha kontroll på lagerbeholdningen innebærer lagerrevisjoner. 

En lagerrevisjon går grundig gjennom selskapets lagerbeholdning for å kontrollere nøyaktigheten, identifisere potensielle lagermangler og minimere svindel og tyveri.

Det finnes imidlertid ulike revisjonsprosesser og -rutiner som forskjellige selskaper foretrekker. 

Gjennom denne veiledningen lærer du mer om hvor viktig lagerrevisjoner er, og hvordan du kan revidere lagerbeholdningen for netthandelsvirksomheten din.

La oss komme i gang.

Hva er en lagerrevisjon?

En lagerrevisjon er en analytisk prosedyre som kontrollerer selskapets lagerbeholdning mot regnskapsoppføringene for å sikre nøyaktighet. 

Denne prosessen kontrollerer at det faktiske antallet varer stemmer overens med det registrerte antallet varer, slik at du kan være sikker på at lagerstyringssystemet fungerer, og at det ikke har gått tapt produkter i løpet av perioden.

Ofte innebærer en lagerrevisjon ganske enkelt at du teller alle gjenværende produkter i løpet av en bestemt periode og sammenligner tallene med tallene i lagerstyringsprogramvaren din for å se om det finnes avvik.

Hvorfor lagerrevisjoner er avgjørende for netthandelsmerker

Det er viktig for alle detaljhandelsvirksomheter å gjennomføre regelmessige lagerrevisjoner – selv om hyppigheten avhenger av hvilken type virksomhet og lagerbeholdning du har. 

Noen virksomheter trenger bare å gjennomføre disse revisjonene én gang i året, mens andre (vanligvis virksomheter som selger lett bedervelige varer) kan gjennomføre dem månedlig.

En lagerrevisjon er så viktig fordi den kan hjelpe virksomheten din med å:

• Oppdage avvik: Amerikanske forhandlere rapporterte et gjennomsnittlig lagersvinn på 1,6 % (112,1 milliarder dollar i tap) i 2022 – gjennom revisjon. Finn ut om det faktiske antallet ditt avviker fra det antallet som burde være registrert, basert på lagerbeholdningssporingen din. Avhengig av hvor stort avviket er, kan du starte en undersøkelse for å finne ut hvorfor det oppstår.
• Unngå over- eller underbeholdning: Revisjoner kan hjelpe deg med å oppdage om du har bestemte varer som blir stående for lenge i hyllene, eller hvilke varer det begynner å bli for lite av, slik at du kan justere lagerbestillingene dine.
• Oppdage produkttap: Produkttap kan skyldes tyveri, skade eller forringelse. Regelmessige revisjoner kan hjelpe deg med å identifisere potensielle problemer med tap, slik at du kan håndtere og minimere dem.
• Avdekke problemer med lagereffektiviteten: Lagermangel kan skyldes ineffektive lagerprosesser. Revisjonen kan avdekke disse problemene, slik at de kan løses.
• Overholde regelverk: Offentlige selskaper må gjennomføre lagerrevisjoner utført av tredjeparter for å overholde regelverket – det vil si i henhold til AICPA-standardene for revisjon og tilsynsorganet for regnskapsføring i børsnoterte selskaper (PCAOB) dersom varene deres regnes som «vesentlige». Generelt aksepterte regnskapsprinsipper (GAAP) fastslår at en vare regnes som vesentlig hvis «utelatelsen eller feilen kan påvirke de økonomiske beslutningene til dem som baserer seg på regnskapet».

9 vanlige lagerrevisjonsrutiner

Det finnes flere vanlige revisjonsrutiner som kan hjelpe detaljhandelsvirksomheter med å få nøyaktige lageropptellinger. 

Noen av disse kan brukes sammen, mens andre avhenger av hvordan virksomheten din drives.

Fysisk lageropptelling

En fysisk lageropptelling gjennomføres ved å telle hver enkelt enhet for å måle lagernivåene. 

Selv om dette tradisjonelt gjøres manuelt, kan en strekkodeskanner også brukes for å bistå i prosessen. 

Dette gjøres vanligvis bare én gang, ved slutten av regnskapsåret eller regnskapsperioden. Det skyldes at en manuell lageropptelling er en omfattende oppgave, selv med hjelp fra verktøy for lagerstyring.

Syklustelling

Syklustelling er en hyppigere prosess. 

Denne prosedyren er en systematisk opptelling av ulike lagerområder, der man går gjennom forskjellige avdelinger eller produkttyper. 

Mens en fysisk opptelling av hele lageret vanligvis bare gjennomføres omtrent én gang i året, kan syklustelling bidra til å oppdage avvik i mellomtiden.

Analyse av avstenging

Analyse av avstenging er prosessen med å stanse all drift på lageret for å sikre at ingen varer kommer inn eller forlater lageret under opptellingsprosessen. 

Dette bidrar til å øke lagerets nøyaktighet ved å sikre at ingen varer telles i feil regnskapsperiode.

Hvis du gjennomfører en analyse av avstenging, bør du informere kundene dine på forhånd, slik at de vet at det kan oppstå forsinkelser i forsendelsene.

ABC-analyse

ABC-lageranalyse innebærer å kategorisere lageret i tre grupper (det vil si gruppe A, B og C) basert på verdi. 

Gruppe A består for eksempel av varer med høy verdi, gruppe B består av varer med middels verdi, og gruppe C består av varer med lav verdi. 

Du kan bruke SKU-numre og strekkoder for å prioritere produktene dine.

Hvis du velger denne prosessen, kan det også være lurt å lagre varene i disse forskjellige kategoriene for å gjøre lagerrevisjonen enklere. 

ABC-analyseprosessen hjelper deg med å fordele ressursene dine mer effektivt under en revisjon (tenk over det: Du vil prioritere varene med høyere verdi under den interne revisjonen).

I tillegg kan ABC-lageranalyse brukes som en form for syklustelling. 

Du bør gjennomføre hyppigere syklustellinger for gruppe A enn for gruppe B og C, siden du ønsker å følge tettere med på lagerbeholdningen med høyest verdi.

Fraktkostnadsanalyse

Fraktkostnadsanalyse ser nærmere på forsendelseskostnader knyttet til transport av lagerbeholdning fra ett sted til et annet, noe som kan være et viktig tall å se på i den økonomiske rapporteringen. 

En slik analyse kan gi deg en oversikt over alle kostnader knyttet til forsendelse og frakt, og avdekke muligheter for å forhandle frem bedre fraktrater, finne ineffektivitet i forsyningskjeden og forbedre leveringstidene.

De gjeldende fraktratene dine kan for eksempel være en passiv kostnad som du ikke alltid følger med på. 

Hvis du gjennomfører en fraktkostnadsanalyse hvert år, kan du få et tydelig bilde av hva du betaler, og deretter undersøke om du finner lavere rater andre steder.

Hvis du gjør det, kan du kanskje bruke de lavere ratene til å forhandle frem bedre kostnader hos den eksisterende leverandøren din.

Kostnadsanalyse for ferdigvarer

Kostnadsanalyse for ferdigvarer fungerer best hvis du lager dine egne produkter. 

Den tar hensyn til direkte materialer og arbeidskraft, samt indirekte produksjonskostnader.

Med denne analysen fastslår teamet ditt når et produkt er klart for salg, slik at revisorene kan inkludere det i sin prosess for verdsettelse av lagerbeholdning.

Analyse av indirekte kostnader

Analyse av indirekte kostnader innebærer revisjon av de indirekte kostnadene knyttet til produksjonen av varene dine. 

Dette kan omfatte ting som husleie, strøm og andre forsyningstjenester, forsikringskostnader, administrative gebyrer og mer som du kanskje vanligvis ikke tar med i beregningen, slik at du ikke undervurderer de totale lagerkostnadene.

Avstemming av lageropptelling

Avstemming er prosessen med å sammenholde den fysiske lageropptellingen med regnskapspostene dine.

Hvis det oppdages avvik, må du arbeide med å avstemme dem og finne ut hvorfor de har oppstått.

Denne prosessen vil se omtrent slik ut:

• Utfør den fysiske lageropptellingen for å få en nøyaktig oversikt over det eksisterende lageret.
• Sammenlign opptellingen med lagerregistrene for å se om de stemmer overens.
• Finn eventuelle avvik og undersøk hvorfor de kan ha oppstått.
• Kontroller fraktlogger, salgsregistre, fakturaer og andre dokumenter for å se om du kan finne svar.
• Avstem lagerregisteret slik at det samsvarer med den faktiske opptellingen. Hvis du fant årsaken til avviket, oppretter du en «lageravstemmingsoppgave» som forklarer hvorfor. Hvis ikke, justerer du ganske enkelt tallene slik at de samsvarer med den faktiske opptellingen, slik at du har korrekte tall fremover.

Avstem fakturaer mot fraktloggen

Med denne prosessen dobbeltsjekker du fakturaene eller innkjøpsordrene mot fraktloggen for å sikre at det ikke finnes avvik mellom dokumentene. 

Dette er en automatisert prosess som de fleste regnskapsprogrammer kan hjelpe deg med.

Her kan du sikre at kundene mottar de riktige varene, og at det ikke har blitt sendt ut doble bestillinger.

Prosessen for lagerrevisjon

Nå som du kjenner til noen av prosedyrene du skal bruke når du reviderer lageret, går vi gjennom revisjonsprosessen i tre trinn.

Trinn 1: Forberedelse til lagerrevisjon

For å minimere feil og maksimere effektiviteten bør du begynne med en tydelig forberedelsesfase. Dette innebærer oppgaver som:

• Velge riktig tidspunkt: Fordi revisjon av lagerbeholdningen stanser driften, bør du velge riktig tidspunkt for å planlegge revisjonen, slik at forstyrrelsene blir minst mulig. Du vil for eksempel ikke sette driften på pause for en lagerrevisjon i høytiden. Hvis det derimot finnes en roligere periode i løpet av året, kan dette være den perfekte anledningen.
• Organisere: Organiser lageret, reduser antallet paller og plasser alt på riktig sted for å sikre at revisjonen går så smidig som mulig.
• Forberede dokumentasjon: Samle alle registrene dine og gjennomgå dem raskt for å sikre at du har all dokumentasjonen du trenger for å revidere og avstemme lageret. Dette kan omfatte lagerregistre, fakturaer, fraktlogger og andre dokumenter som brukes til å avstemme lageret.
• Fastsette mål og målkriterier: Sett mål for revisjonen, for eksempel å validere lagerstyringsprosessen, identifisere kilder til lagersvinn, forbedre prognosemulighetene eller øke kostnadseffektiviteten.
• Opplæring av teamet: Sørg for at teamet vet hvordan lageropptelling skal utføres, slik at feil minimeres gjennom hele prosessen.
• Utnytte teknologi: Bruk de relevante funksjonene i lagerstyringsprogramvaren eller lagerstyringsprogramvaren for å bidra til å effektivisere den overordnede prosessen.

Trinn 2: Gjennomføre lagerrevisjonen

Nå er det på tide å starte revisjonen. Følg disse oppgavene for å fullføre dette trinnet:

• Velge riktig prosedyre(r): Vi har allerede gått gjennom de ulike prosedyrene som er nødvendige for å gjennomføre en lagerrevisjon. Velg den eller de som passer best for lageret ditt.
• Gjennomføre opptellingen: Start opptellingen ved hjelp av den eller de valgte prosedyrene. Tell hvert enkelt produkt og registrer antallet på balanseskjemaene.
• Avstemme opptellingen: Sammenlign tallene med dem i lagerprogramvaren. Undersøk eventuelle avvik du finner.

Trinn 3: Analysere resultatene

Til slutt, når selve revisjonen eller opptellingen er fullført, må du analysere resultatene. Følg disse oppgavene for å gjøre dette:

• Identifiser mønstre i avvikene dine: Gå gjennom avstemmingsdokumentene dine for å se om du kan oppdage mønstre i avvikene, for eksempel bestemte produkter eller områder på lageret som har en tendens til å være mest unøyaktige. Prøv deretter å finne årsaken, for eksempel ineffektive prosesser, problemer med leverandører eller til og med internt tyveri.
• Vurder hvor effektiv den valgte prosedyren er: Valgte du riktig prosess (eller kombinasjon av prosesser) for å revidere lagerbeholdningen? Hvor nøyaktig var opptellingen? Bør du prøve noe annet fremover?
• Lag en handlingsplan for veien videre: Når du har fullført eventuelle undersøkelser av avvik, bør du sette sammen en plan for å minimere dem i fremtiden. Dette kan innebære å bytte leverandører, finne annen programvare, avslutte arbeidsforholdet til enkelte teammedlemmer eller til og med flytte til en annen lagerlokasjon.

7 beste fremgangsmåter for lagerrevisjon

Vil du forbedre prosessen for lagerrevisjon? Disse sju beste fremgangsmåtene kan hjelpe.

1. Bruk den beste programvaren for lagerstyring

En måte å umiddelbart forbedre lagerstyringen på er å bruke riktig programvare. 

Disse nettbaserte verktøyene kan være svært nyttige for prosessene dine, bidra til å minimere feil og gi deg enda bedre kontroll over lagerbeholdningen.

Den riktige programvaren for lagerstyring for å forbedre revisjonene dine bør ha funksjoner for automatiske bestillingspunkter (automatisk bestilling av nye varer når lagerbeholdningen når en bestemt grense, for å bidra til å unngå utsolgte varer) og varsler om lagernivå (varsler når lagerbeholdningen når et bestemt nivå).

Disse funksjonene er nyttige for å holde øye med lagernivåene og vite når du bestiller mer. 

Du kan også bruke disse funksjonene som varsler om når du bør gjennomføre en mini-revisjon for å sikre at lagernivåene faktisk er så lave som programvaren viser – og at de bør være det.

Her er våre favorittløsninger for lagerstyring som gjør det enklere å holde lagernivåene nøyaktige:

2. Automatiser og følg lagerbeholdningen i sanntid

Verktøy som automatisk sporing og oppdateringer av lagerbeholdningen i sanntid kan bidra til å redusere feil og avvik på lang sikt. 

Når du kan holde øye med lagernivåene gjennom hele året, blir det mindre rom for overraskelser når revisjonen skal gjennomføres.

I tillegg får du tilgang til smart teknologi som strekkodeskannere og RFID, som bidrar til å effektivisere prosessene både før og under revisjonen.

Strekkodeskannere gjør opptellingen raskere – og hindrer deg i å miste oversikten over hvor langt du har kommet. 

RFID-brikker kan hjelpe bedrifter med å holde øye med lagerbevegelsene, slik at varene kommer seg gjennom forsyningskjeden. Dette er en god måte å øke lagereffektiviteten på samtidig som du forbedrer revisjonsprosessene.

3. Integrer med e-handelsplattformer og verktøy

Hvis du driver en nettbutikk, vil lagerregistrene dine se annerledes ut enn i en fysisk butikk med innebygd lagerplass. 

Dette betyr at du trenger programvare som kan fungere sammen, slik at du får ordentlig oversikt over alt.

Finn et lagerstyringsverktøy som integreres sømløst med e-handelsplattformen din, slik at du enklere kan følge lagerbeholdningen når den kommer inn i og forlater distribusjonssenteret ditt. 

Se også på alle tilgjengelige integrasjoner for å finne ut hvilke andre verktøy du kan ta i bruk for å forbedre prosessene dine.

Noen av disse verktøyene kan være:

• Programvare for lagerstyring
• Programvare for håndtering av kunderelasjoner (CRM)
• Programvare for ressursplanlegging for virksomheter (ERP)
• System for håndtering av produktinformasjon (PIM)
• Programvare for tredjepartslogistikk (3PL)
• Programvare for frakt

4. Minimer menneskelige feil

Revisjon kan være vanskelig. Det er tidkrevende og avhenger i stor grad av å minimere menneskelige feil. 

Dette betyr at du må lære opp de ansatte ordentlig—og sørge for at de jevnlig holder seg oppdatert på programvaren og prosessene—for å sikre at de vet nøyaktig hva som forventes av dem når revisjonssesongen kommer.

En annen måte å minimere menneskelige feil på er å leie inn erfarne revisorer som kan håndtere prosessen for deg.

Børsnoterte selskaper er pålagt å gjøre dette for å overholde revisjonsstandarder.

5. Gjennomfør regelmessige og eksterne revisjoner

Sørg for at du alltid er forberedt på revisjonstidspunktet ved å lage en fast tidsplan. 

For eksempel ved å gjennomføre syklustellinger hver måned og fullstendige fysiske beholdningstellinger ved regnskapsårets slutt. 

Det er også en god idé å leie inn eksterne revisorer med jevne mellomrom, slik at de kan gjennomføre upartiske evalueringer og sikre at alle lageropplysningene dine er fullstendig nøyaktige. 

Disse gjennomføres vanligvis én gang i året.

6. Opplær og standardiser prosedyrene

Som nevnt er det avgjørende å holde de ansatte oppdatert på prosedyrene. 

Men enda viktigere—særlig når medarbeidere begynner eller slutter i selskapet—er det å standardisere prosedyrene og dokumentere hele prosessen ordentlig.

På denne måten kan du inkludere revisjonsprosessene i den overordnede introduksjonen og den regelmessige opplæringen av de ansatte. 

Test ulike telleprosedyrer for å finne den som fungerer best for selskapet og teamet ditt, og standardiser deretter prosessen ved å legge den til i selskapets opplæringsmateriell.

7. Ta i bruk teknologi

Teknologi er din venn—særlig i en så manuell og tidkrevende prosess som lagertelling. 

Utnytt verktøyene du har til rådighet. 

Vi har selvfølgelig allerede nevnt fordelene med programvare for lagerstyring, men det finnes også AI-verktøy og mobilapper for ting som prediktiv analyse og administrasjon på farten, som kan gi ytterligere støtte. 

De fleste lagerstyringssystemer (WMS) bør for eksempel kunne kjøres i en mobilapp for å bidra til å effektivisere prosessen.

Avsluttende tanker

Hovedpoenget er at alle virksomheter innen detaljhandel og netthandel må gjennomføre lagerrevisjoner minst én gang i året for å sikre at opplysningene om lageromløpet er fullstendig nøyaktige. 

Denne veiledningen hjelper deg med å sikre at lagerbeholdningen du teller, samsvarer best mulig med regnskapet.

Netthandelen utvikler seg raskt—og det gjør du også. Abonner på nyhetsbrevet vårt med de nyeste innsiktene for ledere innen netthandel fra ledende eksperter på netthandel.

Vanlige spørsmål om lagerrevisjon

Har du fortsatt spørsmål? Det tenkte vi kanskje. Her er noen ekstra spørsmål og svar som kan tilfredsstille nysgjerrigheten din (krysser fingrene).

Er lagerrevisjon vanskelig?

Lagerrevisjon kan være vanskelig, ettersom det finnes en rekke utfordringer teamet ditt kan møte. For det første er det en tidkrevende prosess. 

I tillegg er det vanskelig å skalere, noe som gjør prosessen enda mer krevende når selskapet vokser. Med de rette prosessene på plass kan du imidlertid gjøre den så håndterbar som mulig.

Hvor ofte bør lagerrevisjoner gjennomføres?

Lagerrevisjoner bør gjennomføres ved slutten av hvert regnskapsår—selv om enkelte selskaper kan ha behov for å gjennomføre revisjoner oftere.

Hva er risikoen ved lagerrevisjon?

Som med enhver prosess er det alltid risiko for feil. Når du har personer som teller lagerbeholdningen fysisk, vil det alltid være en feilmargin på grunn av feilaktige opptellinger.

Hva er en syklustelling?

En syklustelling innebærer at en bedrift teller mindre grupper av lagerbeholdningen ved ulike intervaller gjennom året, i stedet for (eller kanskje i tillegg til) en omfattende fullstendig lageropptelling én gang i året.