De fleste eiere av netthandelsvirksomheter er gründerpersoner som heller ville gjort hva som helst enn å drive med regnskapsføring for netthandel.
Men gründere er også kloke når det gjelder å holde oversikt over pengene de bruker på virksomheten, noe som sannsynligvis er grunnen til at over 40 % av småbedriftseiere utfører sin egen regnskapsføring og bokføring for netthandelen.
Regnskapsføring for netthandel er imidlertid komplekst, særlig fordi merkevarer nå kan sende varer til ulike land med forskjellige lover og skattesystemer.
I denne veiledningen skal vi se nærmere på de viktigste begrepene og beste praksisene innen regnskapsføring for netthandel, inkludert skattehensyn, systemer for lagerstyring, økonomisk rapportering og regnskapsprogramvare. Så la oss sette i gang.
Hva er regnskapsføring for netthandel?
Regnskapsføring for netthandel er praksisen med å spore, registrere og rapportere økonomiske transaksjoner for nettbaserte merkevarer ved hjelp av spesialiserte verktøy som håndterer de unike utfordringene ved salg på nett.
Netthandelsvirksomheter er ofte ganske kompliserte, med transaksjoner i flere land, valutaer og på flere plattformer.
I min egen netthandelsvirksomhet selger jeg produkter på markedsplasser som Amazon, Etsy og Walmart, i min egen Shopify-butikk og engros via engrosmarkedsplassen Faire.
Det finnes mange ulike typer transaksjoner som må spores og rapporteres, og regnskapsføring for netthandel er systemet nettbaserte bedriftseiere bruker for å håndtere dette.
Hvorfor er regnskapsføring for netthandel viktig?
Regnskapsføring for netthandel er avgjørende fordi det kan være utfordrende å forstå virksomhetens økonomiske helse uten et velfungerende regnskapssystem.
Når merkevarer starter opp, ser de ofte på saldoen på bankkontoen, og så lenge det finnes penger der, er de fornøyde med virksomhetens økonomiske helse.
Men banksaldoen din tar ikke hensyn til ting som varekostnad (COGS), returer og hvilke produkter som selger godt eller ikke er lønnsomme.
Uten denne informasjonen er det umulig å beregne virksomhetens samlede lønnsomhet.
Økonomisk rapportering er ikke den eneste grunnen til at du må ha et godt regnskapssystem for netthandel. Det kan være komplisert å forstå skatteforpliktelsene dine uten et system, særlig hvis virksomheten din selger produkter i flere land, provinser, delstater osv.
Selv om det kan være tidkrevende å sette opp et regnskapssystem, vil du være svært takknemlig for at du brukte tid på å få orden på det dersom virksomheten din noen gang blir skatterevidert!
Det er mye enklere å håndtere virksomhetens økonomi når du har et godt regnskapssystem på plass.
Regnskapsføring for netthandel vs. bokføring: Hva er forskjellen?
Bokføring og regnskapsføring er begge deler av regnskapsoppgavene for netthandel, men de er forskjellige.
Bokføring er prosessen med å registrere alle transaksjonene inn og ut av virksomheten og avstemme hver transaksjon for å sikre at de registreres korrekt.
Transaksjoner omfatter blant annet salg, tilbakebetalinger, returer og utgifter.
Regnskapsføring har et langt bredere omfang og omfatter hele den økonomiske historikken din, inkludert rapportering og analyse.
Det omfatter også overholdelse av skattereglene, slik at regnskaps- og økonomiteamene dine kan betale riktig skattebeløp.
Kort sagt er bokføring én del av den overordnede regnskapsprosessen som gjør det mulig å registrere transaksjonene dine.
Regnskapsføring er derimot et mye bredere begrep som dekker alle virksomhetens økonomiske prosesser, rapporter og analyser.
De blir ofte forvekslet, ettersom bokføring for netthandel er den daglige prosessen med å registrere og se på transaksjoner i virksomheten din.
Dette betyr at du som bedriftseier vanligvis vil bruke bokføringsprosesser oftere enn strategiske regnskapsprosesser.
Metoder for regnskapsføring for netthandel
Det finnes to regnskapsmetoder for netthandelsvirksomheter: kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet.
Når du velger en regnskapsfører eller samarbeidspartner for regnskapsprogramvare, må du bestemme hvilken metode du skal bruke. Metoden du velger, kan påvirke inntektsskatten ved årets slutt og hvordan du registrerer transaksjonene dine.
Periodiseringsprinsippet versus kontantprinsippet for netthandel
De fleste virksomheter bruker periodiseringsprinsippet i regnskapssystemet sitt, men la oss se på fordelene og ulempene ved hver av dem nedenfor.
Kontantregnskapsføring
Kontantregnskapsføring måler i hovedsak hvor mye penger som står på bankkontoen. Noen ganger kalles denne metoden derfor bankkontoregnskapsføring.
Metoden fungerer slik at inntekter eller utgifter bare regnes med når pengene har kommet inn på eller gått ut av kontoen din.
Hvis du for eksempel selger et produkt for $100, blir inntekten først bokført i systemet når pengene kommer inn på bankkontoen din.
Når det gjelder utgifter, kan det hende at du har kjøpt 100 enheter av dette produktet, som kostet $10 per stykk, noe som betyr at du har en utgift på $1,000. Disse $1,000 blir først bokført i systemet når pengene har gått ut av kontoen.
Dette kan høres ut som den enkleste og mest logiske måten å føre regnskapet på.
Det er likevel svært vanskelig å lage lønnsomhetsprognoser ved hjelp av denne metoden, siden den ikke tar hensyn til COGS (varekostnad) for hvert salg, noe som gjør det vanskelig å anslå hvor mange produkter du må selge og til hvilken pris for å tjene penger.
Kontantregnskapsføring kan være ideelt for små og enkle virksomheter, men for komplekse selskaper, som netthandelsvirksomheter, blir det raskt for krevende å håndtere.
Periodiseringsregnskap
Periodiseringsregnskap er mer nyttig for prognoser, siden det inkluderer varekostnaden og lagringskostnadene når et salg gjennomføres.
Hovedårsaken til at dette er bedre for netthandelsvirksomheter, er lagerbeholdningen. Hvis du for eksempel legger inn en stor bestilling av varer, vil en stor pengesum bli trukket fra bankkontoen din.
La oss for eksempel si at bestillingen var på $10,000 for 10,000 enheter.
Med kontantregnskapsføring vil regnskapssystemet ditt bokføre en kostnad på $10,000. Dette vil sannsynligvis gjøre at du går med underskudd den måneden, siden en stor sum har blitt trukket fra bankkontoen din.
Det betyr at det ville vært vanskelig å rapportere nøyaktig hvor lønnsom virksomheten er, hvis du skulle rapportere om tallene dine.
Med periodiseringsregnskap påløper kostnaden for hver enhet først når et produkt selges. Det gjør det mye enklere å forstå hvor mye penger du må bruke på et produkt for å sikre at du alltid har det på lager.
Periodiseringsregnskap er den foretrukne metoden for de fleste netthandelsvirksomheter fordi det gir et mer nøyaktig og realistisk bilde av den økonomiske helsen.
Det viser virksomhetens faktiske resultater ved å knytte inntekter og utgifter til perioden de gjelder, noe som gir et bedre grunnlag for forretningsbeslutninger og økonomiske analyser.
Dette er spesielt viktig hvis du håper å selge virksomheten i fremtiden, siden potensielle kjøpere forventer å se åpne og nøyaktige økonomiske rapporter.
De fleste regnskapsprogrammer støtter periodiseringsregnskap. Du trenger bare å legge inn COGS i systemet, så vil programvaren avstemme hvert salg.
Viktige regnskapsbegreper for netthandel du bør kjenne til
Det finnes en del regnskapsuttrykk du bør kjenne til når du setter opp et regnskapssystem for netthandel.
Lær deg begrepene nedenfor for å sette opp systemet raskere, og for å imponere regnskapsføreren din.
Varekostnad (COGS)
COGS omfatter alle kostnader som er direkte knyttet til å lage et produkt.
Den generelle formelen er:
For de fleste netthandelsvirksomheter omfatter dette produksjonskostnader, lokale skatter, frakt og lagring.
For enkelte netthandelsvirksomheter kan du også inkludere visse gebyrer i COGS, for eksempel inspeksjons- og testrapporter, produktdesign eller fotografering.
Disse kostnadene føres imidlertid noen ganger som andre utgifter, for eksempel markedsføring.
Bruttofortjeneste og nettoresultat
Bruttofortjeneste er inntektene dine minus eventuell COGS.
Nettoresultat er inntektene minus COGS minus andre driftskostnader, som Amazon-gebyrer, IT-programvare, fraktkostnader, forsikring, markedsføringskostnader, bemanning og så videre.
Her er formlene:
Have an account? Log In
Salgsskatt og merverdiavgift
De fleste land har en eller annen form for merverdiavgift.
I Europa kalles merverdiavgift vanligvis VAT (merverdiavgift). I USA legges merverdiavgiften til salgsprisen, mens VAT i Europa vanligvis er inkludert i prisen kunden betaler.
Skattekravene dine vil variere avhengig av hvor du selger, og av lokale skatteregler.
Hvis du for eksempel selger på Amazon i USA, vil Amazon kreve inn merverdiavgiften for deg, mens du i Europa forventes å kreve inn avgiften og betale den som en del av skattemeldingen din.
Generelt må e-handelsbedrifter kreve inn avgiften på vegne av myndighetene og betale den som en del av skattemeldingen.
Leverandørgjeld og kundefordringer
Leverandørgjeld er fakturaer virksomheten din må betale, mens kundefordringer er fakturaer virksomheten din forventer å motta betaling for.
Hvis du for eksempel bestiller nye varer, vil denne fakturaen føres som leverandørgjeld.
Hvis du har en kunde som bestiller 1 000 enheter, men betaler ved levering, vil denne fakturaen føres som en kundefordring.
Trenger jeg regnskapsprogramvare for netthandel?
Da jeg startet virksomheten min, solgte jeg bare på Amazon, og jeg sjekket ganske enkelt hvor mye penger jeg hadde på bankkontoen for å se om jeg hadde nok penger til å kjøpe inn flere varer.
Men dette førte til at jeg ofte gikk tom for varer, siden jeg ikke kunne forutsi tydelig hvor mye lagerbeholdning jeg ville trenge, og hvor mye kontanter jeg ville trenge for å finansiere dette lageret.
Regnskapsprogramvare hjelper deg med å håndtere regnskapet for netthandelen effektivt, ettersom den vanligvis kobles til salgsplattformen du bruker for å importere alle transaksjonene dine og føre dem korrekt i regnskapet.
Over 67 % av CPA-regnskapsførere foretrekker å arbeide med virksomheter som bruker regnskapsprogramvare, noe som viser hvordan bransjen beveger seg mot regnskapsprogramvare.
Dette bør du se etter i regnskapsprogramvaren
Når du skal velge en regnskapspartner, er det flere ting du bør ta hensyn til.
Det er tungvint å bytte regnskapsprogramvare, så du må velge riktig løsning første gang.
Integrasjoner med banker
Vanligvis integreres bankkontoen din med regnskapssystemet, slik at du kan se gjeldende saldo og transaksjoner.
Noen ganger kan du imidlertid ha flere bankkontoer.
Virksomheten min er for eksempel basert i Storbritannia, så jeg har en britisk bedriftskonto. Jeg selger imidlertid i USA via Amazon og Walmart, så jeg har en amerikansk bankkonto hos Payoneer for å spare penger på valutakurser.
Jeg har også en PayPal-konto for å håndtere grossistbestillinger.
Alle bankkontoene mine er integrert med regnskapssystemet mitt i Xero, slik at jeg kan følge pengene som kommer inn i og går ut av virksomheten.
Integrasjoner med betalingsformidlere
De fleste e-handelsselskaper selger gjennom en betalingstjeneste som PayPal, Square eller Stripe.
De fleste av disse verktøyene for kredittkortbetalinger kan integreres med de fleste regnskapssystemer, men det er viktig å kontrollere at leverandøren du bruker i landet ditt, kan integreres med regnskapssystemet ditt.
Integrasjoner med salgsplattformer
De fleste regnskapsprogrammer kan integreres med alle ledende e-handelsplattformer som Shopify, Bigcommerce og WooCommerce.
La oss si at du hovedsakelig selger gjennom markedsplasser som Etsy, Amazon eller Walmart.
I så fall kan du trenge mellomliggende programvare som A2X eller Link My Books for å avstemme alle salgstransaksjonene med regnskapssystemet ditt.
Lagersporing
De beste regnskapsverktøyene kan også integreres med lagerstyringssystemet ditt.
Dette er en stor fordel for å forstå virksomhetens samlede økonomiske situasjon, ettersom du kan se hvor mye av lagerbeholdningen som er tatt med i regnskapet ditt.
Hvis du bruker regnskapsføring etter periodiseringsprinsippet, er denne integrasjonen avgjørende, siden du må kunne redusere lagerbeholdningen når et salg gjennomføres, og legge til varer på lageret når en ny forsendelse ankommer.
Merverdiavgift
Merverdiavgift, eller VAT, varierer fra land til land.
I USA har hver delstat sin egen sats for salgsskatt, som må kreves inn og bokføres i regnskapet ditt.
Regnskapssystemet ditt må registrere denne innkrevingen av skatt korrekt, slik at du kan levere skattemeldingen.
Enkelte regnskapsprogrammer har denne funksjonen innebygd, men det kan også være nyttig å skaffe en integrasjon som Avalara eller TaxJar, siden den registrerer skattesatsen for deg basert på hvor salget ble gjennomført.
TaxJar integreres også med store plattformer som Shopify, noe som gjør innkrevingen av skatt sømløs.
Når du bruker markedsplasser som Amazon, krever markedsplassen vanligvis inn salgsskatten, men sørg for å kontrollere dette i markedsplassens vilkår og betingelser.
Finansielle rapporter
Finansielle rapporter, eller finansregnskap, er en av de mest kritiske delene av regnskapssystemet ditt, siden de lar deg se hvor lønnsom virksomheten din er på detaljnivå.
Dette er de viktigste rapportene:
Resultatrapport (P&L eller PnL-rapport)
P&L-oppstillingen (eller resultatregnskapet) er en rapport som oppsummerer alle transaksjonene inn og ut av virksomheten din i løpet av en bestemt periode, for eksempel et år eller et kvartal.
Denne rapporten er avgjørende for å vise virksomhetens økonomiske helse og gir deg og regnskapsføreren din innsikt i hvor lønnsom virksomheten er.
Denne rapporten danner også grunnlaget for verdsettelsen av virksomheten hvis du en dag skal selge den.
Balanse
Balansen er rapporten som viser virksomhetens eiendeler, gjeld og eiernes og aksjonærenes egenkapital i virksomheten.
I hovedsak viser den hva virksomheten skylder, og hva virksomheten har utestående.
Den er spesielt nyttig for investorer, siden den gir dem innsikt i hva en virksomhet er verdt.
Kontantstrømoppstilling (CFS)
CFS viser bevegelsen av penger inn og ut av virksomheten over tid.
Denne rapporten blir avgjørende hvis du bruker periodisert regnskapsføring, siden den hjelper deg med å forstå hvor mye kontanter du vil trenge i løpet av det kommende året.
Salgsrapport per produkt
Denne rapporten viser inntektene som genereres av hvert produkt på lageret ditt, og hjelper deg med å identifisere bestselgende produkter, varer som gjør det dårlig, og trender over tid.
Salgsrapport per kanal
Denne rapporten bryter ned salget ditt etter hver salgskanal, for eksempel din egen nettbutikk, Amazon, eBay eller andre markedsplasser.
Den hjelper deg med å vurdere resultatene for hver kanal og fordele ressursene deretter.
Rapporter for leverandørgjeld og kundefordringer
Disse rapportene viser hvor mye penger du har til gode, hvor mye du skylder, og fakturaene som gjelder disse kontoene.
De beste alternativene for regnskapsprogrammer for netthandel
Når du setter opp regnskapssystemet for netthandelen din, må du ta hensyn til de ulike salgskanalene du har, og også tenke på hvilke andre verktøy du bruker i virksomheten.
Den første beslutningen du må ta, er å velge regnskapsprogramvare for netthandel, og det finnes tre hovedalternativer for eiere av netthandelsvirksomheter.
1. QuickBooks Online
Fordeler
- Svært enkelt å bruke og intuitivt. Viser tydelig viktige økonomiske data og nøkkeltall.
- Stort utvalg av funksjoner, inkludert fakturering, rapportering, lagerstyring og lønn.
- Mange integrasjoner med andre tredjepartsapper og e-handelsplattformer.
- Mobilapp.
- Prisen øker i takt med virksomheten. Når virksomheten vokser, får du også tilgang til flere funksjoner.
- Intuitivt og brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt for nybegynnere.
Ulemper
- Kan være dyrere enn andre alternativer, særlig når du legger til flere funksjoner.
- Noen ekstra funksjoner, som lønn, belastes separat.
2. Xero
Fordeler
- Oversiktlig og brukervennlig grensesnitt med et enkelt dashbord – dette er programvaren jeg bruker i virksomheten min
- Det finnes mange tredjepartsintegrasjoner som gjør det ideelt for e-handelsvirksomheter
- Utmerkede funksjoner for lagerstyring
Ulemper
- Ekstra funksjoner, som lønn, belastes separat.
3. Zoho Books
Fordeler
- Zoho Books er en del av Zoho-familien av verktøy, så hvis du bruker Zoho til andre deler av virksomheten, er integrasjonen svært enkel.
- Enkelt og intuitivt grensesnitt.
- Rimelig for små virksomheter.
Ulemper
- Har ikke like avanserte funksjoner hvis du planlegger å skalere virksomheten.
- Noe av funksjonaliteten er begrenset.
- Færre tredjepartsintegrasjoner er tilgjengelige.
Du kan også sjekke ut The Retail Execs grundige guide til den beste regnskapsprogramvaren for e-handel, som går i dybden på hver av dem med vurderinger, priser og mer.
Noen av deres anbefalinger samsvarer med mine egne, slik du kan se i denne topp ti-kortlisten:
Og her er en sniktitt på prisene for hver av dem:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best comprehensive accounting platform | Free plan + 30-day free trial available | From $38/month | Website | |
| 2 | Best for audit-ready, expert-certified books | 15-day free trial | From $69/month | Website | |
| 3 | Best for integrations | Offers an unlimited free trial | From $29/user/month | Website | |
| 4 | Best for hands-off accounting | Free trial available | From $249/month (billed annually) | Website | |
| 5 | Best for real-time tracking and multi-currency support | Free demo available | Pricing upon request | Website | |
| 6 | Best for growing teams | 30-day free trial available | From $2.50/month | Website | |
| 7 | Best for Zoho users | Free plan + free demo available | From $15/month (billed annually) | Website | |
| 8 | Best for simplifying ecommerce accounting | 14-day free trial available | From $30/month | Website | |
| 9 | Best purchase-to-pay (P2P) automation solution | Demo available upon request | From £129 | Website | |
| 10 | Best for accounting workflows | Free demo available | From £1,200/month | Website |
More Articles
Annen nyttig tredjepartsprogramvare for e-handelsmerker
Til slutt er her noen flere nyttige verktøy basert på min erfaring.
A2X og Link My Books
A2X, MyWorks og Link My Books er viktige integrasjoner for selgere på markedsplasser.
De importerer automatisk alle transaksjonene dine og kategoriserer alt salg og alle utgifter. Begge integreres sømløst med Quickbooks og Xero.
Det er ikke mye som skiller de to (selv om Link My Books er litt mer kostnadseffektivt), og begge støtter innkommende salg fra Amazon og eBay.
Shopify-integrasjon
Hvis du driver en Shopify-butikk, er det viktig å integrere regnskapsprogramvaren din med Shopify.
Det hjelper deg sømløst med å administrere salg, lager og kundedata, slik at du får nøyaktige økonomiske opplysninger. Hvis regnskapsprogramvaren du foretrekker, ikke integreres med Shopify, kan du vurdere et av de mange Shopify-alternativene på markedet.
Open Payout
Open Payout importerer alle Etsy-transaksjonene dine til regnskapsprogrammet ditt, slik at det blir enkelt å holde oversikt over alt salget ditt.
Taxjar og Avalara
Disse integrasjonene hjelper deg med å automatisere beregning, rapportering og innlevering av merverdiavgift, slik at du overholder skattereglene i ulike jurisdiksjoner.
Gjør virksomhetens økonomiske helse til en prioritet
Regnskap for netthandel er en viktig del av virksomheten din, siden det er den eneste måten å få oversikt over virksomhetens økonomiske helse på.
De beste regnskapssystemene integreres sømløst med lagerstyrings- og ordrestyringssystemene dine, og integreres også med andre tredjepartsapper.
Med det beste oppsettet for virksomheten din kan du få et sanntidsbilde av hva som skjer med økonomien din, slik at du kan ta de beste beslutningene for virksomheten.
For flere viktige innsikter om netthandel, abonner på The Retail Exec-nyhetsbrevet i dag.
Vanlige spørsmål om regnskap for netthandel
Her er en avsluttende ettertekst der vi tar opp noen relaterte spørsmål som vi ikke dekket i innholdet i dette innlegget.
Hvordan fører man regnskap for salg gjennom flere nettbaserte markedsplasser eller salgskanaler?
Regnskapsføring av salg fra flere kanaler i netthandelen kan virke overveldende, men det er ganske enkelt med riktig fremgangsmåte.
Først bør du samle alle salgsdataene dine i ett sentralisert system eller én rapport. Deretter kategoriserer du hvert salg etter kanal og avstemmer alt månedlig. Ikke glem å ta hensyn til eventuelle gebyrer eller provisjoner som belastes av tredjepartsplattformer.
Hva er de spesifikke regnskapsmessige konsekvensene av abonnementsbaserte eller tilbakevendende inntektsmodeller som er vanlige innen netthandel?
Med abonnementsmodeller kan du ikke føre hele inntekten på forskudd.
I stedet må du fordele den over abonnementsperioden ved hjelp av metoder som lineær inntektsføring eller resultatbasert inntektsføring. Det er også avgjørende å periodisere inntektene riktig for forhåndsbetalte abonnementer frem til du har levert varene eller tjenestene. Korrekt behandling sikrer nøyaktig økonomisk rapportering.
Hvordan fører og regnskapsfører man returer, refusjoner og kortreklamasjoner fra nettsalg på riktig måte?
Returer, refusjoner og kortreklamasjoner krever nøye oppfølging i regnskapet.
Ved returer må du justere inntektene og lagerbeholdningen tilsvarende. Refusjoner føres vanligvis på en motkonto for inntekter. Og når det gjelder kortreklamasjoner, kan det bli komplisert – du må ta hensyn til eventuelle ekstra gebyrer, bøter eller til og med juridiske kostnader.
Robuste rutiner forebygger regnskapsproblemer senere.
Hva er beste praksis for å integrere regnskap for netthandel med lagerstyring, ordrestyring og andre operative systemer?
Å integrere regnskapet med operative systemer er en stor fordel for virksomheter innen netthandel.
Se etter løsninger som synkroniserer salgs-, lager- og ordredata sømløst på tvers av plattformer, slik at manuelle registreringsfeil minimeres. Automatisert avstemming holder regnskapet nøyaktig i sanntid.
Sentraliserte nøkkeltall gir deg verdifull innsikt som kan brukes til å optimalisere driften og økonomien.
