Traçabilité par lot 101 : réduire les rappels & améliorer la traçabilité
Suivez-les ou perdez-les: La traçabilité par lot est essentielle pour gérer efficacement les stocks et éviter les problèmes réglementaires, en particulier dans les secteurs fortement réglementés comme l’industrie pharmaceutique et l’agroalimentaire.
Pourquoi la traçabilité par lot est très utile: Même les secteurs non réglementés bénéficient de la traçabilité par lot grâce à une meilleure traçabilité, une résolution plus rapide des problèmes et une réduction des erreurs coûteuses.
Mettez fin à la folie des rappels: La réduction des rappels de produits et des amendes devient plus facile grâce à une traçabilité par lot solide, qui protège la réputation et la santé financière de votre entreprise.
Un triomphe de la traçabilité: Une traçabilité par lot rigoureuse garantit une meilleure traçabilité, aide les entreprises à gérer efficacement leurs stocks et à rester conformes aux normes du secteur.
Produits périmés. Amendes réglementaires. Rappels de produits.
Si les problèmes constants de gestion des stocks vous plongent sans cesse dans ce genre de situations, il est peut-être temps de repenser la manière dont vous supervisez vos stocks.
Le suivi des lots peut vous aider à reprendre le contrôle et à rester en conformité.
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Le suivi des lots est courant dans les secteurs fortement réglementés—notamment l’industrie pharmaceutique, les dispositifs médicaux et les secteurs alimentaires comme celui des produits laitiers—où une seule erreur pourrait ternir durablement la réputation de votre entreprise.
Si vous travaillez dans l’un de ces secteurs, il est indispensable de renforcer votre suivi des lots.
Ce n’est pas votre cas ? Je ne vous conseillerais pas pour autant de passer votre chemin.
Même si votre secteur n’est pas réglementé, un suivi des lots efficace permet d’améliorer la traçabilité, de résoudre plus rapidement les problèmes et de réduire les erreurs coûteuses.
Pour les entreprises disposant de stocks importants, cela signifie passer d’une approche réactive à une approche proactive.
Voyons si ce petit ajustement opérationnel peut résoudre vos plus gros problèmes.
Qu’est-ce que le suivi des lots ?
Le suivi des lots vous permet de surveiller un groupe de produits—appelé lot—à mesure qu’il progresse dans les étapes de production, de réception, de stockage et de vente.
Les articles issus d’un même lot portent le même numéro de lot afin d’améliorer leur traçabilité.
Une marque de cosmétiques peut attribuer un seul numéro de lot à 500 baumes à lèvres solaires fabriqués au cours d’une même série de production. Une entreprise laitière peut faire de même pour 100 briques de lait d’avoine livrées le même jour par un fournisseur.
Ainsi, si un produit se détériore ou arrive à expiration, elle peut rapidement retirer uniquement le lot concerné sans devoir réorganiser entièrement ses rayons.
À l’inverse, le suivi des lots regroupe les SKU identiques sous un seul identifiant.
Si vous vendez des produits de grande valeur et sensibles aux retours, comme des montres de luxe et des appareils technologiques, optez pour le suivi par numéro de série. Mais le suivi des lots est plus rapide et plus simple pour gérer les stocks de détail à grande échelle.
5 avantages du suivi des lots pour les détaillants
Dans le commerce de détail, ce que vous ne voyez pas peut vous coûter cher. Un processus de suivi des lots vous offre un niveau de contrôle et de visibilité supérieur à celui de la plupart des systèmes de gestion des stocks manuels—voici comment.
1. Identifier et isoler rapidement les produits défectueux
Le suivi des lots, notamment lorsqu’il est associé à des technologies telles que les codes-barres 2D, vous permet de scanner les numéros de lot et les dates d’expiration en quelques secondes.
La chaîne de supermarchés Woolworths a amélioré la sécurité alimentaire et réduit le gaspillage alimentaire jusqu’à 40 % grâce à cette traçabilité des lots optimisée par la technologie.
2. Accélérer la gestion des rappels
Grâce aux numéros de lot associés aux données d’inventaire en temps réel, vous pouvez localiser et isoler instantanément les lots défectueux lors des rappels de produits.
Les rappels à grande échelle coûtent aux fabricants environ 3 millions à 72,7 millions de dollars par entreprise, aux distributeurs de 100 000 à 2,3 millions de dollars et aux restaurants de 40 000 à 1,1 million de dollars.
Des rappels plus rapides améliorent la gestion des stocks et peuvent entraîner des économies considérables tout en limitant les dommages causés à vos résultats financiers.
3. Optimiser la mise en œuvre du FIFO pour réduire le gaspillage
Le suivi des lots associe à vos produits les informations relatives au lot et à la date d’expiration, afin que vous sachiez toujours quel produit vendre en premier.
Certains logiciels de suivi des lots proposent même des calculateurs de durée de conservation et des alertes FIFO automatisées. Selon PW Consulting, ces fonctionnalités peuvent réduire le gaspillage alimentaire jusqu’à 30 % dans les petits restaurants.
4. Renforcer la conformité aux réglementations de la FDA/USDA
Les informations relatives à vos lots constituent une piste d’audit intégrée indiquant ce que vous avez fabriqué ou acheté, à quel moment et où cela a été acheminé.
Vous n’avez pas besoin de documents supplémentaires pour prouver que vous respectez les normes de qualité.
« Les entreprises qui ont investi dans des systèmes numériques de traçabilité des lots seront les mieux préparées pour être en conformité le 20 janvier 2026 », a déclaré Jim Bresler, directeur de la gestion des produits alimentaires et des boissons chez Plex Systems.
5. Renforcer la confiance des clients grâce à la transparence
Face à la quantité d’informations — et de désinformations — disponibles, les acheteurs exigent de la transparence. La traçabilité des lots fournit toutes les données nécessaires pour vous soutenir.
Arrae, une marque de compléments alimentaires gérée par une équipe de deux personnes chargée de la chaîne d’approvisionnement, a utilisé la traçabilité des lots de ShipBob pour étiqueter et suivre les produits finis tout au long de la préparation des commandes. Cela lui a permis d’expédier 78 % des commandes le jour même, améliorant ainsi la satisfaction des clients.
La traçabilité des lots en temps réel, à portée de main, peut vous aider à gérer une activité plus intelligente et plus efficace.
Ensuite, je vous montrerai comment tout cela fonctionne.
Comment fonctionne la traçabilité des lots
Pour illustrer le fonctionnement de la traçabilité des lots, suivons Pure & Fresh Creamery, une entreprise fictive de produits laitiers, tandis qu’elle suit ses produits à base de yaourt pendant leur durée de conservation de 14 jours.
Je vous donnerai un aperçu concret de la gestion des produits périssables, puis j’expliquerai comment cette stratégie s’intègre à votre système global de gestion des stocks.
1. Commencer par regrouper les produits en lots
Pour éviter de vendre des pots aigres ou avariés, Pure & Fresh Creamery regroupe ses produits à base de yaourt selon leur date de production.
2. Attribuer un numéro de lot unique à chaque groupe
Chaque lot quotidien de yaourts de Pure & Fresh Creamery reçoit son propre numéro de lot.
Ils suivent un format simple : variété de yaourt (GYP pour yaourt grec nature, GYF pour yaourt aux fruits, YOP pour yaourt nature...) + date de production (YYMMDD) + numéro de lot (B##) + code de l’usine (MA pour Madrid). Le premier lot de yaourt grec produit le 16 mai 2025, quelle que soit la taille du pot, porterait le numéro de lot GYP-250516-B01-MA.
3. Étiqueter chaque article du lot pour assurer sa traçabilité
Pour améliorer la traçabilité des lots, le détaillant utilise des outils de codes-barres afin de créer et d’imprimer des autocollants avec code QR pour chaque pot de yaourt. Ces autocollants indiquent le numéro de lot, la saveur, la date de production et une date limite de consommation.
Le personnel de l’entrepôt et les employés du magasin de Pure & Fresh Creamery scannent ce code pour vérifier la fraîcheur et s’assurer que les pots les plus anciens sont vendus en premier.
4. Suivre chaque lot au fil de vos opérations
Dès qu’un nouveau lot sort de la chaîne de production, le personnel de l’entrepôt scanne le code QR.
Le numéro de lot, la quantité et l’heure d’arrivée sont automatiquement enregistrés dans le logiciel de gestion des stocks (IMS) et le logiciel de gestion d’entrepôt (WMS).
À partir de là, chaque déplacement — entre les zones de stockage, les magasins ou les camions de livraison — est suivi en temps réel à l’aide de scanners portatifs.
5. Contrôler les conditions et l’état des lots en temps réel
Le système de Pure & Fresh Creamery avertit le personnel lorsque les pots approchent de leur date d’expiration ou lorsque les stocks diminuent.
Si une saveur présente des signes d’altération lors des contrôles qualité, l’équipe peut également retirer uniquement le lot concerné de son réfrigérateur désigné.
6. Relier les données des lots aux autres systèmes de vente au détail pour une visibilité complète
Le suivi des lots de Pure & Fresh Creamery ne s’arrête pas dans l’entrepôt. Lorsqu’un pot de yaourt est scanné à la caisse, le numéro de lot est automatiquement relié à leur système.
L’équipe n’a pas à se précipiter pour fouiller dans des feuilles de calcul ou des registres papier lors d’une inspection de routine ou d’une visite surprise des autorités de contrôle.
Voilà pour la vue d’ensemble.
Poursuivez votre lecture pour découvrir comment préparer vos ressources et vos opérations de vente au détail au suivi des lots.
Comment mettre en place un système de suivi des lots
Suivez ces six étapes simples pour mettre en place votre système de suivi des lots en un rien de temps :
Étape 1 : Choisir la bonne combinaison technologique pour votre activité
Les détaillants et les fabricants utilisent plusieurs outils pour suivre les numéros de lot tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Voici vos principales options :
Systèmes de gestion des stocks (IMS)
Les plateformes IMS vous permettent d’attribuer, d’enregistrer et de retracer les numéros de lot tout au long du cycle de vie du produit. En plus du numéro de lot, elles peuvent stocker davantage d’informations sur l’ensemble du lot, comme son origine, sa quantité et sa date d’expiration.
Certains, comme MRPEasy, génèrent également des étiquettes et des codes-barres pour les stocks physiques, ce qui facilite l’identification des lots en mouvement.
Voici d’autres outils que nous recommandons :
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Logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP)
Pour les entreprises qui ont besoin de davantage de puissance, les ERP offrent une solution complète. Ces plateformes couvrent tous les points de contact des lots : approvisionnement, fabrication, stocks, finances et conformité.
Katana, par exemple, est un ERP conçu pour les fabricants ayant une production par lots qui se développent en vente directe aux consommateurs (DTC) ou en B2B.
Il suit les numéros de lot des matières premières jusqu’aux produits finis, prend en charge la gestion des entrepôts et s’intègre parfaitement à votre écosystème technologique global pour offrir une visibilité en temps réel sur les lots.
Outre Katana, nous apprécions également :
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Logiciels de suivi des lots
Si vous recherchez une solution spécialisée, des solutions de suivi des lots sont facilement disponibles.
Leurs fonctionnalités comprennent le suivi de la conformité, le traitement par lots, le suivi des stocks et la fourniture d’informations supplémentaires pour rationaliser votre processus de gestion des stocks.
Blue Link, par exemple, prend en charge la conformité FDA/ISO/CFIA, imprime les numéros de lot sur les bordereaux d’expédition et les factures, et permet une gestion des stocks selon la méthode FIFO dès sa mise en service.
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Points communs entre ces outils :
- Automatisation des tâches manuelles
- Centralisation des données des lots pour les références, les lots de production et les sites
- Visibilité en temps réel, même sur plusieurs sites
Choisissez la plateforme qui correspond à vos objectifs, à vos flux de travail et à votre budget. Ne vous contentez pas de rechercher des fonctionnalités : choisissez ce qui fera réellement avancer votre entreprise.
Étape 2 : attribuer et formater les numéros de lot de manière cohérente
Les détaillants gèrent des dizaines, voire des centaines, de numéros de lot pour les ingrédients, les lots de production et les produits finis.
Une convention de dénomination claire et cohérente rend le suivi plus réalisable et plus fiable.
Il n’existe pas de format universel pour les numéros de lot. Vous devrez prendre en compte les types d’informations et les exigences réglementaires que vous souhaitez inclure.
Les informations courantes comprennent le numéro de lot, le code de l’établissement ou du site, ainsi que la date de production.
Développons un exemple concret pour notre produit de yaourt grec afin de voir comment ces codes peuvent être à la fois traçables et faciles à utiliser.
Voici le code de lot utilisé dans notre exemple précédent :
GYP-250516-B01-MA
Chaque segment vous renseigne d’un seul coup d’œil :
- GYP : Code produit pour le yaourt grec nature
- 0523 : Date de production au format AAMMJJ (15 mai 2025)
- B01 : Numéro de lot — indique la quantité produite lors d’une même série
- MA : Code de localisation de l’usine (par ex. : Madrid)
Respectez des longueurs de segments fixes et des séparateurs cohérents (par ex. des tirets ou des barres obliques) afin que vos codes restent lisibles, faciles à scanner et compatibles avec les systèmes.
Étape 3 : Choisir la méthode de gestion des stocks appropriée pour optimiser les avantages du suivi des lots
Deux méthodes d’évaluation des stocks peuvent être utilisées avec le suivi des lots de produits périssables et de produits réglementés afin de réduire au minimum le gaspillage, de garantir la conformité et de préserver l’intégrité des produits :
- FIFO (premier entré, premier sorti). Les marchandises les plus anciennes sont les premières à sortir. Les numéros de lot peuvent inclure un code horodaté indiquant la date de réception.
- FEFO (premier expiré, premier sorti). Les articles dont la date d’expiration est la plus proche sont expédiés ou vendus en premier. Les numéros de lot peuvent comporter un segment indiquant la date d’expiration.
Quelle est la meilleure option pour vos produits ?
Utilisez le FIFO pour les produits dont la durée de conservation est plus prévisible ou dont la fenêtre d’expiration est large (par ex. : les conserves, les produits de boulangerie et les produits frais).
Choisissez le FEFO lorsque la durée de conservation varie ou lorsque la réglementation exige un contrôle précis des dates d’expiration. Pensez aux produits pharmaceutiques et aux produits laitiers.
Avec une solution avancée, qu’il s’agisse d’un ERP, d’un IMS ou d’un logiciel de suivi des lots, vous pouvez automatiser l’une ou l’autre stratégie. Veillez à sortir les stocks anciens ou proches de leur date d’expiration avant qu’ils ne deviennent des stocks dormants.
Étape 4 : Préparer un plan d’intervention en cas de rappel et de retour
Les rappels de produits sont une réalité difficile dans le monde des affaires.
Un rappel consiste à retracer, localiser et récupérer les marchandises auprès de vos clients (qu’il s’agisse de magasins ou de particuliers).
Grâce au suivi des lots, ce système de distribution complexe devient plus facile à démêler. Il est plus simple de déterminer où ces produits défectueux ont été distribués.
Voici comment cela s’est passé dans la réalité :
En 2023, Ellenos Real Greek a rappelé ses lots de 4 pots de yaourt à la vanille en raison de la présence non déclarée d’un allergène, l’œuf. Le lot concerné a été identifié par le numéro de lot 073, avec une date limite de consommation au 23 avril 2023.
Voici pourquoi ce numéro de lot était important :
- Identification de la localisation : L’entreprise a pu isoler les produits concernés dans des magasins Costco précis, uniquement ceux situés en Alaska, en Oregon et dans l’État de Washington.
- Éviter les rappels inutiles : D’autres produits portant la même date d’expiration, comme les pots de 4 oz à la mûre de Marion, sont restés en rayon. Le numéro de lot a confirmé qu’ils provenaient d’une autre série de production et n’étaient donc pas concernés.
L’utilisation d’outils de gestion des stocks dotés de fonctionnalités de suivi des lots peut vous aider à remplir votre devoir de diligence.
Par exemple, Cin7 propose une fonctionnalité complète de rappel par lot, qui comprend des rapports détaillés (par exemple, les stocks disponibles, les commandes et clients servis et non servis, ainsi que les fournisseurs concernés) et vous permet d’envoyer une lettre de rappel aux consommateurs concernés.
Étape 5 : Formez votre personnel sur tous les sites
Votre système de suivi des lots n’est efficace que si les personnes qui l’utilisent le sont également. Formez votre personnel à enregistrer, suivre et retrouver correctement les numéros de lot.
Commencez par les fondamentaux : ce qu’est le suivi des numéros de lot et sa valeur pour les opérations et l’entreprise dans son ensemble
Une fois les bases établies, passez à la formation pratique, qui comprend :
- Techniques d’étiquetage appropriées. Expliquez où et comment les étiquettes doivent être apposées pour garantir leur visibilité et leur durabilité.
- Protocoles de stockage. Décrivez comment les différentes méthodes de gestion des stocks (par ex. FIFO, FEFO) sont liées aux numéros de lot.
- Utilisation du système numérique. Formez le personnel à utiliser les logiciels de suivi des lots, qu’il s’agisse d’un IMS, d’un ERP, d’un WMS ou d’une plateforme dédiée.
- Autres outils technologiques. Montrez-leur comment scanner et saisir les numéros de lot à l’aide de la technologie de lecture des codes-barres, des codes QR ou de la RFID, et expliquez-leur comment résoudre les problèmes courants.
- Détection et résolution des problèmes. Apprenez-leur à identifier et à corriger les étiquettes incorrectes, les numéros de lot manquants et les enregistrements incohérents.
Standardisez la formation dans toute votre organisation, quel que soit le site, afin que tout le monde soit toujours sur la même longueur d’onde.
Étape 6 : Réalisez des audits réguliers et mettez à jour les processus
Le suivi automatisé des lots est puissant, mais nécessite tout de même une supervision régulière.
Les audits et les contrôles ponctuels sont nécessaires pour garantir l’intégrité et l’exactitude de vos données de lots, ainsi que la conformité de vos processus.
Alors, à quelle fréquence réalisez-vous ces inspections régulières ? Cela dépend du secteur, du type de produit et des besoins de l’organisation.
Par exemple, imaginons que Pure & Fresh Creamery vende également des fromages frais, qui figurent sur la liste des aliments soumis à la traçabilité de la FDA (FTL).
Cela signifie que, par rapport au yaourt, les fromages frais nécessitent une tenue de registres plus stricte et des cycles d’audit plus fréquents, notamment en vertu de la loi sur la modernisation de la sécurité alimentaire (FSMA).
Pour mener efficacement des inspections régulières, voici quelques éléments à vérifier régulièrement.
☐ Attribution cohérente des numéros de lot dans tous les registres
☐ Rapprochement entre les stocks physiques et les journaux numériques
☐ Contrôles de conformité (par ex. règle de traçabilité de la FDA pour les articles FTL)
☐ Évaluation des performances du système
☐ Documentation des résultats de l’audit et des mesures à prendre
Faites-en une habitude afin que votre système de suivi des lots puisse contribuer à l’efficacité opérationnelle et à la sécurité des produits.
Cas d’utilisation du suivi des lots dans le commerce de détail
Le suivi des lots offre de nombreuses possibilités pour garder le contrôle de vos stocks et de votre exécution des commandes.
Voici comment différents secteurs utilisent le suivi des lots pour inspirer des stratégies de traçabilité plus intelligentes pour votre entreprise.
Épicerie et produits périssables
Les produits frais, les produits laitiers, les produits surgelés et tout ce qui comporte une date d’expiration imminente ne peuvent pas se permettre de rester trop longtemps en stockage.
Sinon, vos marges pourriraient en même temps que les produits.
Le suivi des lots aide les détaillants à anticiper les dates d’expiration, à optimiser la durée de conservation des produits, à gérer les rappels et bien plus encore. La FDA encourage ces pratiques par l’intermédiaire de règles de traçabilité plus strictes dans le cadre de son initiative Nouvelle ère de la sécurité alimentaire plus intelligente.
Santé et beauté
Plus de 77 millions de produits cosmétiques ont été rappelés aux États-Unis entre 2011 et 2023 — c’est alarmant, non ?
Sans suivi des lots, ces marques devraient se démener pour déterminer quels produits retirer, de quel entrepôt, pour les acheminer vers quel magasin.
Les entreprises pharmaceutiques et cosmétiques s’appuient sur cette traçabilité de bout en bout pour répertorier les ingrédients et gérer la rotation des produits afin de garantir une qualité constante.
Électronique grand public
Les retours, les garanties et les défauts font partie du quotidien lorsque vous vendez des produits technologiques. Mais le véritable casse-tête consiste à trouver les unités défectueuses et à déterminer s’il s’agit d’un problème isolé ou d’un rappel généralisé.
En associant aux produits des données au niveau des lots, vous pouvez remonter des défauts jusqu’à des séries de production spécifiques (par exemple, un lot d’ordinateurs portables équipés de batteries qui surchauffent).
Cela réduit les échanges nécessaires pour traiter les demandes de garantie et la logistique des retours.
Commerce électronique multicanal
Plus vous vendez sur de canaux en ligne, plus il devient difficile de surveiller les mouvements des produits en temps réel.
C’est pourquoi 87 % des produits interdits ou rappelés restent répertoriés sur des sites de commerce électronique, exposant les marques à des risques juridiques et aux réactions négatives des consommateurs.
Le suivi des lots relie les différents maillons de votre réseau d’exécution des commandes. Vous bénéficiez d’une vue centralisée et actualisée à la minute près de vos stocks et évitez d’expédier des lots défectueux.
Les produits périssables, les produits réglementés ou tout article susceptible de présenter des défauts bénéficient du suivi des lots. Si vous vous inquiétez du contrôle de la qualité des produits ou des rappels, voici pourquoi cette solution mérite d’être envisagée.
C’est beaucoup plus facile que vous ne le pensez
Le suivi des lots permet de renforcer le contrôle des stocks. Et bien qu’il soit particulièrement adapté aux grandes entreprises ou aux secteurs fortement réglementés, les détaillants en croissance peuvent également l’adopter.
Pour commencer, il vous suffit du logiciel de suivi adéquat et d’un processus clairement défini.
Autres articles et évaluations de logiciels à consulter :
- Gestion des stocks en flux tendu (JIT) : le guide complet des opérations réactives
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FAQ sur le suivi des lots
Le suivi des lots peut sembler technique et complexe, mais il est là pour faciliter vos opérations quotidiennes. Vous trouverez ci-dessous les questions les plus fréquemment posées par les détaillants avant de se lancer.
Ai-je besoin du suivi des lots si je ne fabrique pas mes produits ?
Techniquement, non — vous n’y êtes pas obligé si vous êtes distributeur, grossiste ou détaillant vendant directement aux consommateurs (DTC).
Mais cela peut vous faire gagner énormément de temps si vous vendez des produits réglementés (par ex. des produits pharmaceutiques ou des cosmétiques), si vous devez gérer des dates d’expiration ou si vous déplacez des SKU en grande quantité.
Quel est le risque de ne pas utiliser le suivi des lots dans le commerce de détail ?
Si vous ne suivez pas les lots, les rappels de produits deviennent compliqués. Vous risquez de prolonger inutilement les rappels et de jeter des stocks parfaitement conformes simplement parce que vous ne pouvez pas isoler le lot problématique. Dans certains cas, cela peut également retarder vos demandes d’indemnisation auprès de l’assurance en cas de défauts du produit.
Le suivi des lots est-il obligatoire pour respecter la réglementation dans mon secteur ?
La FDA et les organismes similaires s’attendent à ce que les détaillants utilisent le suivi des lots pour garantir la sécurité et la traçabilité des produits réglementés. Vous n’y êtes peut-être pas obligé si vous vendez des articles non réglementés, mais il reste utile de le mettre en place.
