Coût de Possession des Stocks : Calculez et Réduisez les Dépenses
Des stocks plutôt que des chaussettes: Les entreprises américaines détiennent généralement des stocks d’une valeur de 1,32 $ pour chaque dollar gagné, un ratio resté stable au fil des années, sauf pendant les confinements des entrepôts dus au COVID.
Accumulation des stocks: Un ratio stocks/ventes élevé indique un excès de stocks qui ne se vendent pas, ce qui entraîne une hausse des coûts de possession et une baisse de la marge bénéficiaire.
L’énigme du coût en rayon: Détenir trop de stocks impose des coûts de possession importants aux entreprises, ce qui pèse sur leur santé financière et réduit la rentabilité.
L’histoire du stock pendant le COVID: Pendant la pandémie de COVID-19, les commerçants américains ont connu des perturbations en devant immobiliser leurs stocks, ce qui a affecté le ratio stocks/ventes habituel.
Éliminer l’encombrement ?: Les commerçants américains doivent optimiser leurs niveaux de stocks pour réduire les coûts et améliorer les marges, d’où le besoin d’une meilleure gestion des stocks.
Les entreprises américaines détiennent 1,32 $ de stocks pour chaque dollar de chiffre d’affaires. Ce chiffre est resté assez stable depuis longtemps, sauf lorsque les commerçants ont dû fermer leurs entrepôts pendant le COVID.
Un ratio d’inventaire sur chiffre d’affaires élevé indique que vous détenez plus de stocks que vous ne pouvez en vendre. Et détenir des stocks engendre des coûts de possession qui réduisent votre marge bénéficiaire.
Les commerçants américains peuvent-ils faire mieux ?
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Peut-être qu’en introduisant des logiciels de gestion des stocks, de l’IA et les meilleures pratiques de gestion, vous pouvez minimiser les niveaux de stocks, réduire les coûts de possession et améliorer votre résultat net.
Dans ce guide, nous expliquons comment calculer et suivre les coûts de possession, et nous abordons également des stratégies pour les réduire au minimum. Plongeons dans le sujet.
Que sont les coûts de possession des stocks ?
Le coût de possession des stocks se réfère à la somme de toutes les dépenses engagées pour commander et conserver le stock sur une période donnée.
Ces dépenses incluent la main-d’œuvre, l’assurance, la démarque, la dépréciation, la manutention, les taxes et le coût du capital (également appelé coût d’opportunité).
Les coûts de possession représentent généralement environ 25 % à 30 % de la valeur totale de l’inventaire—bien que cela puisse grandement varier d’une entreprise à l’autre—et constituent l’un des défis les plus pressants pour les sociétés disposant de beaucoup de stocks.
Voici pourquoi : L’inventaire alourdit vos dépenses à chaque seconde qui passe. C’est comme un invité coûteux : chaque jour où il reste, il vous coûte plus d’argent.
Faisons quelques hypothèses sur une marque que nous appellerons la New York Shoe Company (NYSC).
Supposons que NYSC possède 10 000 paires de baskets vertes, dont le coût unitaire est de 100 $. Le coût de possession annuel d’une basket verte est de 25 $. L’article est passé de mode il y a deux ans, et NYSC détient ces 10 000 unités depuis deux ans.
Faites le calcul rapidement : NYSC a déjà dépensé 50 000 $ (25 $ x 10 000 x 2 ans) rien que pour stocker cet inventaire, qui vaut 1 000 000 $.
Vous voyez le problème ?
Que signifient des coûts de possession élevés pour les petites entreprises ?
Des coûts de possession élevés peuvent être une mauvaise nouvelle pour les petites entreprises, car ils peuvent entraîner :
Problèmes de trésorerie
Vous devrez payer de votre poche les primes d’assurance et les charges (électricité, etc.) tant que vous garderez le stock sans le vendre.
Si vous manquez de liquidités, ces coûts de possession peuvent aggraver la situation.
Revenons à NYSC. Si la marque était à court de liquidités et devait dépenser plus de 2 000 $ juste pour conserver des invendus, cela la rapprocherait beaucoup plus vite de la faillite.
Demandez donc à Matt Tomkin. Même après que sa marque e-commerce ait réalisé £250,000 lors de sa troisième année, elle a quand même échoué—à cause de problèmes de trésorerie.
Matt gère désormais une agence de marketing digital et une start-up de génération de leads appelée Quotonga. Mais auparavant, il a fait l’expérience des dangers d’une mauvaise gestion de la trésorerie avec sa propre entreprise e-commerce.
Il se souvient comment sa marque de vêtements de sport, VO2, autrefois prospère, a échoué à cause d’un problème de trésorerie.
Au final, c’est le manque de liquidités qui a tout arrêté, car nous connaissions une croissance trop rapide pour être soutenue sans apport conséquent.
Même si votre résultat net semble solide et que votre chiffre d’affaires progresse rapidement, des problèmes de trésorerie peuvent stopper net votre activité.
Les stocks excédentaires et les invendus sont souvent les principaux responsables de ces difficultés de trésorerie.
Moindre rentabilité
Les coûts de stockage sont fixes. Cela signifie que vous les encourez quel que soit le nombre d’unités que vous vendez.
Mais ils sont aussi liés au temps : plus il faut de temps pour vendre votre stock, plus vous dépensez pour le conserver.
Des bénéfices plus faibles signifient une croissance plus lente et une valorisation réduite lors de la recherche d’investissements auprès de sociétés de capital-risque.
La solution est simple : concentrez-vous sur le stockage d’un inventaire qui se vend rapidement. Cela minimise l’impact des coûts de stockage sur votre rentabilité.
Obsolescence, dommages et démarque inconnue
Il y a toujours un risque que le stock devienne démodé, soit endommagé ou volé.
Lorsque cela arrive, vous ne pourrez plus vendre les articles facilement, et ils continueront à augmenter vos coûts de stockage jusqu’à ce que vous vous en débarrassiez.
Comme dans l’exemple du NYSC, les baskets vertes démodées continueront d’ajouter à vos coûts de stockage tant qu’elles ne sont pas vendues.
Si vous pensez que vous ne pourrez même pas les vendre à prix cassé, il est alors plus judicieux d’un point de vue financier de simplement les jeter à la décharge.
Types de stocks à prendre en compte
Ce ne sont pas seulement les produits finis qui augmentent vos coûts de stockage. Voici les types de stocks à prendre en compte pour calculer vos coûts de stockage :
- Produits finis : Ce sont les articles que vous vendez directement. Si vous êtes une marque de mode, les vêtements, chaussures, montres et cosmétiques sont vos produits finis. Ce sont les produits que vous connaissez le mieux et, sauf si vous proposez des produits personnalisés ou les fabriquez vous-même, vous avez probablement des produits finis en stock dans votre entrepôt.
- Matières premières : Les matières premières sont des articles que vous ne vendez pas directement, mais que vous utilisez pour produire les produits finis. Par exemple, si vous vendez des t-shirts personnalisés, les t-shirts vierges seront vos matières premières. Elles engendrent les mêmes coûts de stockage que les produits finis.
- En-cours de production : Si vous transformez des articles avant de les vendre, vous pouvez avoir un inventaire en cours de production. Par exemple, si vous vendez des vêtements sur-mesure, toute commande chez votre tailleur serait considérée comme un en-cours de production. Le fait que ce stock engendre ou non des coûts de stockage dépend de son avancement dans le processus de production.
Pensez, par exemple, aux vêtements sur-mesure.
Si le tissu se trouve chez votre tailleur et non dans votre entrepôt, vous ne payez plus de frais de stockage. Cependant, des coûts de financement peuvent toujours s’appliquer si vous n’avez pas reçu d’acompte.
- Fournitures de maintenance, réparation et exploitation (MRO) : Entretenir les équipements et gérer votre entrepôt nécessite diverses fournitures—lubrifiants, détergents, EPI et autres produits—pour garder vos actifs en bon état.
Calculer les coûts de possession pour tous les types de stocks est essentiel afin de disposer d’un montant exact.
Les matières premières et les en-cours de production représentent une grande partie de vos coûts de stockage totaux, parfois même davantage que les produits finis.
Composantes des coûts de stockage
Les coûts de stockage peuvent être explicites (réels) ou implicites :
- Les coûts explicites sont ceux que vous payez directement. Par exemple, si vous empruntez de l’argent à un ami et payez 100 $ d’intérêts, c’est un coût explicite.
- Les coûts implicites représentent l’argent que vous auriez pu gagner autrement. Par exemple, si vous dépensez l’argent emprunté auprès de votre ami pour vous offrir un beau costume, au lieu de l’investir sur un dépôt bancaire qui vous aurait rapporté 50 $ d’intérêts, alors 50 $ est le coût implicite de l’achat du costume.
Les deux affectent la rentabilité, mais seuls les coûts explicites impactent votre trésorerie.
Pour mieux comprendre, examinons les quatre grandes catégories de dépenses qui sont additionnées lors du calcul des coûts de stockage.
Coûts de financement
Les coûts de financement peuvent être à la fois implicites et explicites.
Si vous empruntez un fonds de roulement pour financer votre stock, les intérêts payés constituent un coût explicite. Par ailleurs, il y a un coût implicite lié à l’immobilisation de vos fonds dans le stock.
Si ces fonds n’étaient pas immobilisés dans les stocks, vous auriez pu les investir dans des valeurs mobilières et percevoir des intérêts. Cet intérêt non gagné constitue votre coût d’opportunité.
Supposons que vous détenez actuellement l’équivalent de 200 000 $ en stocks, et que cette somme n’est pas empruntée. Vous auriez pu investir cet argent dans des titres facilement négociables et obtenir un rendement de 2 % (soit 4 000 $).
Puisque les fonds sont immobilisés dans vos stocks, vous avez perdu ces 4 000 $ — il s’agit de votre coût implicite de détention des stocks.
Plus vous stockez d’inventaire, plus votre coût du capital augmente. C’est pourquoi l’optimisation des niveaux de stock est essentielle.
Coûts de stockage
Les coûts de stockage correspondent aux dépenses liées à l’entreposage des stocks de votre entreprise. La plupart de ces coûts sont explicites, mais certains peuvent être implicites.
Voici ce que comprennent les coûts de stockage :
- Espace d’entreposage : Si l’espace est loué, le loyer constitue un coût de stockage explicite. Pour les entreprises de commerce électronique, la location d’entrepôt est l’un des plus grands coûts de détention, s’élevant en moyenne à 8,84 $ par pied carré. Si vous êtes propriétaire des lieux, le coût d’opportunité du capital immobilisé devient un coût implicite de stockage.
- Coûts de main-d’œuvre : Tous les coûts de main-d’œuvre sont explicites et englobent les salaires du personnel de l’entrepôt ainsi que les prestataires embauchés pour effectuer toutes tâches liées à l’entrepôt.
- Amortissement des équipements de l’entrepôt : Des équipements comme les climatiseurs et les chariots élévateurs se déprécient avec le temps. Par exemple, si vous possédez 10 unités de climatisation, chacune coûtant 10 000 $ et ayant une durée de vie de cinq ans, le coût annuel d’amortissement sera de 20 000 $ [10 x (10 000 $ / 5 ans)].
- Services publics : Vous avez besoin d’électricité pour faire fonctionner les climatiseurs et d’internet afin que le responsable puisse mettre à jour le système de gestion des stocks. Ces charges sont explicites.
Coûts de service
Les coûts de service englobent toutes les dépenses engagées pour gérer l’inventaire. Cela comprend notamment :
- Taxes : Les impôts fonciers et les taxes sur les stocks figurent à ce poste.
- Assurance : Les primes d’assurance destinées à couvrir des risques tels que le vol, l’incendie, les dégâts ou les catastrophes naturelles sont comprises ici.
- Coûts d’abonnement aux logiciels : Le coût des logiciels de gestion des stocks et des abonnements aux systèmes de gestion d’entrepôt figurent également ici.
Des coûts de service supplémentaires peuvent s’ajouter selon les services utilisés.
Par exemple, vous pouvez effectuer régulièrement des audits d’inventaire pour en garantir l’exactitude. La main-d’œuvre, le temps et la technologie nécessaires à ces audits font aussi partie des coûts de service.
Coûts liés aux risques d’inventaire
Les stocks conservés dans votre entrepôt sont exposés à différents risques. Selon les articles stockés, ces risques incluent notamment :
- Démarque inconnue : La démarque survient en raison de vols, de pertes, de fraudes ou d’erreurs administratives. Les produits électroniques comme les smartphones et tablettes, les vêtements et les cosmétiques font partie des articles les plus susceptibles d’être touchés.
- Obsolescence : L’évolution de la demande ou les progrès technologiques peuvent rendre vos stocks obsolètes, même avec de fortes remises. L’habillement est particulièrement à risque, car les tendances peuvent rapidement passer de mode.
- Dommages : Des dommages physiques lors du transport ou de la manutention peuvent rendre des marchandises invendables. Les articles fragiles tels que la verrerie, la céramique ou les pièces de machines complexes sont particulièrement exposés.
Comment calculer le coût de détention des stocks
Surveiller les coûts de stockage est la première étape pour les contrôler. Si vous n'y prêtez pas attention, ces coûts peuvent s'accumuler et entamer sérieusement votre rentabilité.
Les coûts de stockage peuvent être calculés soit en termes absolus (valeur monétaire), soit en pourcentage de la valeur de votre stock. Le calcul en pourcentage est souvent plus utile, car la valeur du stock fluctue d'une année à l'autre.
Formule du coût de stockage des stocks
Coût de stockage des stocks = [Coût total de détention / Valeur totale annuelle du stock] x 100
Cette formule exprime le coût de stockage sous forme de pourcentage de la valeur totale annuelle du stock.
Il est plus facile de comparer les coûts de stockage d'une année à l'autre en utilisant cette formule en pourcentage, puisque le dénominateur fluctue généralement chaque année. Vous pouvez également additionner simplement les coûts de détention pour avoir un aperçu plus global du coût total de stockage des stocks.
Exemple de calcul
Supposons que le coût total de détention de baskets vertes chez NYSC d'une valeur de 100 000 $ (au prix d'achat) soit de 25 000 $ :
- Coût du capital : 10 000 $
- Frais de stockage : 9 000 $
- Frais de service : 5 000 $
- Pertes (shrinkage): 1 000 $
D'après la formule du coût de stockage, le coût de stockage de NYSC représente 25 % de la valeur du stock.
Stratégies pour réduire les coûts de stockage des stocks
Une hausse des coûts de stockage est un signal d'alerte pour votre rentabilité, mais il existe des stratégies permettant de se protéger contre l'augmentation de ces coûts.
La meilleure stratégie dépend de la cause. Voici quelques stratégies à adopter lorsque la maîtrise des coûts s'impose.
Automatisez la gestion des stocks avec un logiciel dédié
Automatiser votre gestion des stocks est une excellente première étape pour réduire vos coûts de stockage. Voici comment cela vous aide :
- Prévisions de la demande automatisées et plus précises. Il est quasiment impossible d'estimer exactement le nombre d'unités dont vous aurez besoin le mois, le trimestre ou l'année suivante. Mais un logiciel de gestion des stocks peut devenir votre boule de cristal. Consultez-le, et il vous donnera une prévision raisonnablement précise grâce à l'IA et à l'analyse de données.
- Réduction des coûts de main-d'œuvre. Vous pouvez économiser sur la main-d'œuvre en automatisant les inventaires, les réapprovisionnements et le suivi. L'automatisation réduit aussi les erreurs humaines, vous évitant ainsi de dépenser temps et argent pour corriger des erreurs coûteuses.
- Minimisez l’obsolescence et les pertes. Un logiciel de gestion des stocks permet d’identifier plus facilement les articles obsolètes. Utilisez des remises ou des lots pour écouler les articles qui tournent lentement et libérer de l’espace dans votre entrepôt tout en minimisant les coûts de stockage. Le suivi en temps réel aide également à limiter la démarque inconnue due au vol ou aux erreurs de rangement.
Il existe plusieurs dizaines de systèmes de gestion des stocks sur le marché, mais la plupart n'en valent pas la peine.
Nous avons étudié les meilleurs logiciels de gestion des stocks et voici ceux que nous avons trouvés les plus efficaces :
Optimisez les niveaux de stock
Il est tentant de vouloir détenir un peu de tout dans votre stock « au cas où ». Mais ces piles « pour être sûr » peuvent vite devenir un fardeau, immobilisant du capital et gonflant vos coûts de stockage.
Voici comment vous pouvez automatiser l’optimisation de votre stock :
- Prévoir la demande. Utilisez un logiciel de gestion des stocks alimenté par l’IA pour des prévisions de demande précises. Si vous comprenez déjà bien les tendances de vos ventes, vous pouvez aussi prévoir la demande manuellement.
- Calculer le stock de sécurité. Votre logiciel de gestion de stock peut s’en charger, ou vous pouvez le calculer manuellement en multipliant le délai de livraison du fournisseur par votre demande durant cette période. Par exemple, si votre fournisseur livre en cinq jours et que vous vendez 25 unités par jour, votre stock de sécurité devrait être de 125 unités. Vous pouvez également ajouter une marge de sécurité de 20 % pour éviter les ruptures de stock.
- Calculer la quantité économique à commander : Calculez la quantité économique de commande (QEC) à l’aide de la formule suivante :
QEC = √(2 x S x D) / H
Où :
D : Demande annuelle
S : Coût de commande par commande
H : Coût annuel de stockage par unité
- Configurer le logiciel de gestion des stocks. Configurez le point de réapprovisionnement dans votre logiciel de gestion des stocks pour qu’il passe automatiquement commande lorsque le niveau de sécurité est atteint.
Minimiser le stock disponible
Je comprends, ce n’est pas évident. Comment minimiser le stock disponible tout en veillant à ne jamais refuser un client à cause d’une rupture ?
Vous avez besoin de deux éléments pour maintenir un stock minimal :
- Prévisions de la demande précises. Bien que les prévisions ne soient jamais parfaites, utilisez l’analyse de données et l’IA pour vous rapprocher au maximum de la réalité. Ensuite, ajoutez une marge de sécurité. Par exemple, si vous estimez la demande à 100 unités, prévoyez-en 120.
- Des relations solides avec les fournisseurs. Le système de gestion de stock juste-à-temps (JIT), développé par Toyota, est très efficace, mais n’est pas toujours facile à appliquer dans le e-commerce. Cependant, avec de bonnes relations fournisseurs, vous pouvez viser des niveaux de stock réduits. Des fournisseurs fiables qui livrent toujours à temps vous permettent de ne conserver que le nécessaire pour éviter les ruptures.
- Un logiciel de gestion des stocks. Vous devez pouvoir suivre les niveaux de stock et automatiser les commandes. Suivre le stock et passer les commandes manuellement entraîne un risque d’erreurs coûteuses.
Améliorer l’efficacité de l’entrepôt
Le chaos dans l’entrepôt est un facteur majeur de surcoût de stockage. Considérez votre entrepôt comme une machine, pas simplement comme un espace de stockage.
Chaque inefficacité est un grain de sable dans les rouages.
Un agencement désordonné facilite la perte de stocks par le personnel, réduit la visibilité et conduit à des réapprovisionnements inutiles.
L’utilisation de codes-barres et de la gestion automatisée des stocks dans votre entrepôt est un bon point de départ pour résoudre ce problème. Cependant, l’optimisation de la disposition de votre entrepôt est la solution la plus efficace, car elle permet aux employés de localiser et de déplacer rapidement les articles, réduisant ainsi les coûts de main-d’œuvre.
Un entrepôt bien organisé peut également accueillir plus d’unités, ce qui réduit votre coût de portage par unité.
Si votre budget le permet et que vous souhaitez garder une longueur d’avance, envisagez d’investir dans des solutions de stockage automatisées comme :
- Modules de levage vertical (VLMs) : Un module de levage vertical est un système de stockage automatisé où les plateaux sont rangés en colonnes avec un élévateur central. Lorsqu'un opérateur demande un article, l’élévateur se rend au plateau, récupère l’article et le livre à un point d’accès ergonomique.
- Carrousels horizontaux (HC) : Un carrousel horizontal est un système de convoyeur rotatif pourvu de bacs et d’étagères montés sur une piste. Lorsqu’un article est demandé, le carrousel tourne pour amener le bac ou l’étagère contenant l’article devant l’opérateur.
Imaginez votre entrepôt actuel un instant. Maintenant, comparez-le à un entrepôt équipé de modules de levage vertical :
Vous voyez la différence ?
Débarrassez-vous des stocks morts
Les stocks qui n’ont pas bougé depuis des mois ou des années sont du poids mort.
Agissez pour vous en débarrasser—cela vous coûte de l’argent sans générer de revenus. Faites des promotions, proposez des réductions ou créez des offres groupées. Si cela ne fonctionne pas, faites don du stock et réalisez une déduction fiscale.
Les stocks morts encombrent l’espace de stockage.
Chaque mois, une partie de votre loyer et de vos charges sert à stocker des invendus. À la place, vendez-les à prix réduit, récupérez ce que vous pouvez et faites de la place pour des stocks qui se vendent et rapportent de l’argent.
C’est pourquoi de nombreuses marques ont pris les devants pour éliminer leurs stocks morts l’an passé.
En 2023, 27% des détaillants interrogés affirmaient vendre leur stock sur le marché secondaire pour s’en débarrasser, car le coût élevé du stockage impactait sévèrement la rentabilité de l’entreprise.
Ce n’est même pas le pire de ce que nous avons vu le stock mort provoquer dans une entreprise.
Burberry brûle son stock excédentaire encombrant
En 2018, Burberry a brûlé pour 38 millions de dollars de stock mort parce que la société considérait qu’aucune vente valait mieux que de fortes remises.
Détruire du stock invendu est une pratique courante parmi les marques de luxe.
L’une des raisons est incitative sur le plan financier : les douanes américaines permettent aux entreprises de récupérer la majeure partie des taxes ou droits payés sur des marchandises importées si elles sont inutilisées, exportées ou détruites sous la supervision des douanes (19 U.S.C. § 1313).
Il n’y a pas que Burberry. Des marques comme Louis Vuitton détruisent également leurs invendus car leur politique exige que tous les clients paient le même prix pour un article, comme l’explique un ancien employé sur Quora.
Bien évidemment, brûler son stock doit rester l’ultime recours, mais la solution dépend de votre situation.
Dans le cas de NYSC, utilisé précédemment comme exemple, les baskets vertes auraient pu être facilement vendues à prix réduit aux clients ou à une autre marque.
En alternative, NYSC aurait également pu les donner à une ONG contre une déduction fiscale.
Coûts de portage : un tueur silencieux, mais pas toujours
Vous ne voyez pas les coûts de portage sur votre compte de résultat.
Les rapports de votre équipe financière ne mentionnent probablement pas explicitement les coûts de portage, c’est pourquoi de nombreux propriétaires de boutiques en ligne les ignorent.
Les coûts de portage sont la combinaison de plusieurs dépenses implicites et explicites, ce qui complique leur suivi. Il faut une démarche volontaire pour les calculer correctement.
Si votre entrepôt est rempli de stocks, vous pouvez toujours réduire les coûts de portage superflus et optimiser votre inventaire pour maximiser la rentabilité.
Mais il y a des situations où conserver un excès d’inventaire sert de stratégie d’atténuation des risques.
Pour les commerçants qui souhaitent se protéger contre la volatilité des prix et l’incertitude de la chaîne d’approvisionnement, détenir davantage d’inventaire est souvent un choix plus rentable.
Avec les conflits en cours et la volatilité des prix, les commerçants sont actuellement prêts à détenir plus d’inventaire, selon Tracy Smith :
Dans l’environnement actuel, je dirais que les entreprises sont prêtes à conserver davantage de stocks et, par conséquent, auront des coûts de stockage plus élevés, (même si) pour certaines, il reste encore difficile de s’approvisionner en matières premières.
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