Tilaustenhallinnan työnkulku: 7 vaihetta toimitusten optimointiin
Tilaustenhallinnan autuus: Tilaustenhallinnan työnkulun optimointi yhdenmukaistaa prosessit, vähentää virheitä, parantaa toimitusaikoja ja lisää asiakastyytyväisyyttä. Kunkin vaiheen ymmärtäminen on olennaista tehokkaiden työkalujen ja strategioiden käyttöönotossa.
Synkronoi ja voita: Synkronoidut prosessit takaavat sujuvan verkkokauppakokemuksen, mikä lisää tehokkuutta ja vähentää kalliita virheitä sekä ilahduttaa asiakkaitasi.
Vaiheet luovat perustan: Tilaustenhallinnan vaiheiden ymmärtäminen on avain oikeiden parannusten ja työkalujen valitsemiseen toimintojesi sujuvoittamiseksi.
Verkkokaupan hallintaan liittyy monia hienosäätöä vaativia osa-alueita.
Yksi palkitsevimmista ja vaikuttavimmista optimoitavista osa-alueista on tilaustenhallinnan työnkulku.
Koska kaikkien olennaisten prosessien ollessa synkronoituina loput loksahtaa paikoilleen. Tuloksena on vähemmän kalliita virheitä, oikea-aikaisempia toimituksia ja tyytyväisiä asiakkaita.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mutta ollaanpa realistisia – sinun on ensin ymmärrettävä eri vaiheet. Vasta sen jälkeen voit ottaa käyttöön oikeat työkalut ja strategiat työnkulkusi muuttamiseksi.
Siitä kerromme tässä julkaisussa.
Mikä on tilaustenhallinnan työnkulku?
Tilaustenhallinnan työnkulku kuvaa tilauksen tekemisestä toimitukseen ulottuvan vaiheketjun. Se on tehokkaan, skaalautuvan ja sujuvan tilausten toimitusprosessin perusta.
Sen rattaiden voiteleminen pitää kaikki prosessit synkronoituina, koordinoi työkaluja ja tiimejä sekä varmistaa, ettei yksikään tärkeä yksityiskohta – olipa kyseessä varasto, maksu tai asiakastieto – pääse livahtamaan huomaamatta.
Sujuvan tilaustenhallinnan työnkulun vaiheet
Hyvin jäsennelty tilaustenhallinnan työnkulku varmistaa, että jokainen tilaus etenee tehokkaasti kassalta toimitukseen ja sen jälkeenkin.
Näin se toimii käytännössä Kendra Kookware -yrityksessä, joka on kuvitteellinen brändi ja palvelee kotikokkaajia, jotka haluavat ammattilaistason työkaluja.
Lisäetu: Tein joitakin työkalusuosituksia, joiden avulla voit optimoida jokaisen vaiheen. Nämä työkalut ovat prosessin onnistumisen salaisia oikoteitä.
1. Tilauksen kirjaaminen ja vastaanottaminen
Tilausten käsittelyn työnkulun ensimmäinen vaihe sisältää tilaustietojen keräämisen myyntikanavista, kuten verkkosivustoltasi.
Se keskittää tilauksen (esim. määrän) ja asiakkaan (esim. toimitustoiveen) kannalta tarvittavat tiedot, jotta asiat saadaan käyntiin.
🛠️ Työkalut, joita ehdottomasti suosittelemme:
Tilaustenhallintajärjestelmä (OMS) automatisoi tämän vaiheen tallentamalla tilaustiedot välittömästi ja synkronoimalla ne eri alustojen, kuten ERP- ja CRM-järjestelmien, välillä. Se toimii myös taustalla seuraten koko tilauksen elinkaarta.
Voit käyttää tähän olennaiseen tehtävään myös tilauksen kirjaamiseen tarkoitettuja työkaluja. Ja katsohan, meillä on luettelo parhaista tilauksen kirjaamiseen tarkoitetuista ohjelmistoista, joiden avulla pääset tavoitteeseesi:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Esimerkki:
Kotiruoanlaittoon keskittyväksi sisällöntuottajaksi pyrkivä Kara tilaa kokkiveitsen ja leikkuulaudan sisältävän setin Kendra Kookwaren verkkokaupasta.
Yrityksen OMS-järjestelmä Linnworks tallentaa hänen tietonsa välittömästi ja vahvistaa tilauksen automaattisella vahvistussähköpostilla.
2. Maksujen käsittely ja vahvistaminen
Ennen kuin tilaus etenee, tehokas tilaustenhallintajärjestelmä tarkistaa maksutiedot ja etsii petollista toimintaa.
Tämä vaihe varmistaa, että maksutapahtumat ovat aina valtuutettuja ja salattuja, jotta varat voidaan siirtää turvallisesti kauppiastilillesi.
Se on välttämätön toimenpide sekä yritykselle että asiakkaalle.
🛠️ Työkalu(t), joita suosittelemme ehdottomasti:
Maksuyhdyskäytävä ja maksunkäsittelijä vastaavat verkkomaksujen käsittelystä. Maksuyhdyskäytävä siirtää maksutiedot ensin turvallisesti.
Sen jälkeen maksunkäsittelijä viestii pankkien kanssa siirron toteuttamiseksi.
Esimerkki:
Kara maksaa luottokortillaan. Kendra Kookwaren maksuyhdyskäytävä Stripe vahvistaa maksutapahtuman ja käsittelee maksun turvallisesti. Hyväksynnän jälkeen tilauksen tilaksi päivittyy ”Maksettu”.
3. Varastonhallinta ja varaston kohdentaminen
Tässä vaiheessa tarkistetaan varastotasot saatavilla olevan varaston vahvistamiseksi.
Jos tuote on loppu varastosta, voit luoda jälkitoimitustilauksen tai ehdottaa asiakkaalle korvaavaa tuotetta.
Reaaliaikaisten tietojen saatavuus on välttämätöntä tällaisten hankalien tilanteiden välttämiseksi.
🛠️ Työkalu(t), joita suosittelemme ehdottomasti:
Varastonhallintajärjestelmä (IMS) seuraa tuotteiden liikkeitä ennen ostoa. Se ilmoittaa tuotteista, joiden varastotaso on lähellä loppumista, mikä käynnistää täydennysprosessin.
Se eroaa tilaustenhallintajärjestelmästä, joka seuraa tuotteitasi oston jälkeen.
Jotkin ohjelmistoratkaisut, kuten Cin7 Core ja Linnworks, hallitsevat kuitenkin molemmat toiminnot ja tarjoavat käyttäjille kokonaisvaltaisen näkyvyyden.
Esimerkki:
Kendra Kookwaren varastonhallintajärjestelmä Linnworks vahvistaa, että kokkiveitsi ja leikkuulautasetti ovat varastossa. Koska saatavuus on heikkenemässä, Linnworks merkitsee tuotteen täydennettäväksi ja varaa samalla Karan tilauksen varaston loppumisen estämiseksi.
4. Tilausten käsittely ja lähetys
Kun tilaus on vahvistettu, se ohjataan oikeaan varastoon. Varastotiimi ryhtyy keräilemään, pakkaamaan ja lähettämään oikeat tuotteet.
Kaikki nämä vaiheet edellyttävät strategisia päätöksiä, jotka voivat säästää huomattavasti rahaa.
Keräilyssä on käytettävä nopeimpia reittejä työntekijöiden tehokkuuden optimoimiseksi; pakkaamisessa on käytettävä kustannustehokkaimpia materiaaleja tuotteiden suojaamiseksi ja turvallisen toimituksen varmistamiseksi.
Lähetysprosessi sisältää tilauksen toimituksen järjestämisen edullisimmalla saatavilla olevalla ulkopuolisella palveluntarjoajalla, jos et hoida sitä itse.
🛠️ Työkalut, joita ehdottomasti suosittelemme:
Tilausten toimitusten optimointi on alue, jolla OMS pääsee loistamaan. Oikea OMS voi automatisoida tässä vaiheessa virheille alttiita tehtäviä, kuten oikean varaston, keräilyreittien, pakkausmateriaalien ja kuljetusyhtiöiden valinnan.
Myös erikoistuneita ratkaisuja, kuten keräily- ja pakkausohjelmistoja sekä lähetysohjelmistoja, on saatavilla näiden paljon resursseja vaativien vaiheiden optimoimiseksi.
Esimerkki:
Linnworks Pickwave -ratkaisun avulla varastohenkilökunta pystyi löytämään Karan tuotteille oikeat säilytyslaatikot.
Linnworks suosittelee myös laatikkokokoa ja tulostaa lähetysetiketin FedExille, joka tarjoaa etiketin luomisen hetkellä parhaan hinnan ja toimitusajan.
5. Tilauksen toimitus ja tilapäivitykset
Paketti on lähtenyt varastosta, mutta tilaus kuuluu edelleen vastuullesi. Tilapäivitysten automatisointi on tarpeen reaaliaikaisen paikkansapitävyyden varmistamiseksi.
Tilauksen tilan seuraaminen ja valvominen sekä tietojen välittäminen ostajille ovat osa erinomaista asiakaskokemusta.
Samalla saat mahdollisuuden havaita prosessin virheet ja korjata kurssia mahdollisimman nopeasti.
🛠️ Työkalut, joita ehdottomasti suosittelemme:
Tilauksen seurantaominaisuuksilla varustettu OMS päivittää toimituksen tilan automaattisesti järjestelmään ja ilmoittaa arvioidut saapumisajat sähköpostitse tai tekstiviestillä.
Esimerkki:
Kara saa Kendra Kookwarelta sähköpostiviestin lähetyksen vahvistamisesta, ja viestissä on hänen FedEx-seurantanumeronsa. Hän tarkistaa tilan ja näkee, että hänen pakettinsa on toimitettavana.
6. Toimituksen jälkeiset prosessit
Palautusten ja vaihtojen huomioiminen tilaustenhallinnan työnkulkua sujuvoitettaessa on tärkeää.
Verkosta ostavat asiakkaat arvostavat suuresti brändejä, jotka tekevät toimituksen jälkeisestä prosessista sujuvan.
Tässä vaiheessa käsittelet tuotteiden palautuksen varastollesi, jossa voit tarkistaa mahdolliset vauriot ja hyväksyä palautuksen.
🛠️ Työkalut, joita ehdottomasti suosittelemme:
OMS voi yksinkertaistaa toimituksen jälkeisten ongelmien käsittelyä. Se voi automatisoida palautusetikettien luomisen ja päivittää varastotiedot palautuksen yhteydessä.
Esimerkki:
Kara pitää uusien keittoastioidensa ulkonäöstä, mutta päättää, että hän pitää enemmän Kendra Kookwaren neljän veitsen setistä, joka sisältää myös kokkiveitsen.
Hän käynnistää palautuksen, ja Kendra Kookwaren tilaustenhallintajärjestelmä luo palautustarran välittömästi.
Kun tuote on vastaanotettu, Linnworks säätää Kendra Kookwaren varastotasoja, ja Kara saa myymälähyvityksen, jota hän voi käyttää seuraavaan ostokseensa.
Miksi optimoidut tilaustenhallinnan työnkulut ovat tärkeitä
Sinulla on vastuu tilausten toimittamisesta ajallaan. Tilaustenhallintajärjestelmän kehittäminen on ensimmäinen askel tämän tavoitteen saavuttamisessa.
Kun standardoit kaikki siihen liittyvät prosessit, se voi tuoda mukanaan monenlaisia hyötyjä:
- Toiminnan tehokkuus. Reaaliaikaisten tietojen käyttö voi auttaa ehkäisemään kysynnän suunnitteluun ja tilausten reititykseen liittyviä ongelmia, mikä tekee liiketoiminnastasi ketterämpää.
- Työvoiman tuottavuus. Yhdeksänkymmentäneljä prosenttia kyselyyn vastanneista työntekijöistä kertoi suorittavansa työssään toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä. Täyttöhenkilöstösi ei ole tässä suhteessa poikkeus. Kun sujuvoitat ja automatisoit keskeisiä prosesseja, vapautat heidän aikaansa strategisempiin tehtäviin.
- Sujuva koordinointi. Yhteentoimivat prosessit ja alustat voivat parantaa tiimien välistä koordinointia.
- Nopeampi tilausten käsittely. Toistuvien tehtävien ja kalliiden virheiden poistaminen automaation avulla vähentää tarpeetonta kitkaa. Tutkimukset osoittavat, että automaatio voi lyhentää tilausten käsittelyaikoja 10–15 %.
- Asiakastyytyväisyys. Raporttien mukaan 25 prosenttia ostajista peruu tilauksensa, jos toimitus kestää pitkään. Tilausten nopeampi käsittely on yksi tapa ehkäistä tätä menetystä ja säilyttää asiakkaidesi luottamus.
Kaiken tämän perusteella voidaan todeta, että vankka tilaustenhallinnan työnkulku luo edellytykset sujuvalle toiminnalle, minimoi virheet, vähentää viivästyksiä ja pitää prosessit etenemässä tarpeen mukaan.
Tarkastellaan seuraavaksi tarkemmin, mitä näiden hyötyjen saavuttaminen käytännössä edellyttää.
Tilaustenhallinnan työnkulkujen automatisointi ja optimointi
Epäselvien tai tehottomien prosessien automatisointi voi aiheuttaa myöhemmin entistä enemmän ongelmia.
Näin voit kehittää tilaustenhallinnan työnkulkuasi ja hyödyntää automaatiota sujuvamman ja nopeamman toiminnan saavuttamiseksi.
Vaihe 1: Tarkasta nykyinen työnkulkusi ja tunnista pullonkaulat
Ongelmatilanteiden satunnainen ratkaiseminen tilaustenhallinnan eri vaiheissa ei ole koskaan hyvä strategia. Se vain uuvuttaa sinut.
Valitse järjestelmällinen lähestymistapa, johon kuuluu koko työnkulun tarkastaminen ongelmakohtien löytämiseksi.
Haluat jäljittää, miten tilaukset etenevät kunkin vaiheen läpi, ja havaita tehottomuudet ennen kuin ne kasaantuvat. Etsi esimerkiksi seuraavia asioita:
- Manuaaliset viiveet. Manuaalinen laskutus, varastopäivitykset tai varaston käsittelyprosessit heikentävät tehokkuutta prosessin myöhemmissä vaiheissa.
- Turhat vaiheet. Eri osastot syöttävät samat tiedot erillisiin Excel-taulukoihin maksujen ja tilausten tilan seuraamiseksi, mikä johtaa ristiriitaisiin tietoihin.
- Toistuvat pullonkaulat. Asiakastilaukset kasaantuvat, koska myyntiedustaja unohtaa jatkuvasti varmistaa varastosaatavuuden ennen kuin pyytää tilausten käsittelyä.
- Näkyvyyden puutteet. Reaaliaikaisten hälytysten puuttuminen myöhästyneen toimituksen riskissä olevista tilauksista pakottaa turhautuneet tiimit kiirehtimään viime hetkellä saadakseen tilanteen hallintaan.
Yleinen ongelma on varastotietojen ristiriitaisuus, jolloin varastotasot eivät päivity reaaliajassa.
Tämä johtaa jälkitoimituksiin tai ylisuurten myyntimäärien syntymiseen, mitä kukaan ei halua!
Manuaaliset prosessit ovat toinen merkittävä syy, erityisesti silloin, kun tilaukset on tarkistettava tai niitä on muokattava ennen kuin ne voivat edetä.
Keskeisten vaiheiden, kuten tilausten reitityksen, varaston kohdentamisen ja laskutuksen, automatisointi on auttanut monia yrityksiä vähentämään pullonkauloja.
Kun ongelmakohdat on kartoitettu, voit alkaa suunnitella automaation käyttöönottoa.
Aloita manuaalisista prosesseista, jotka heikentävät tehokkuuttasi eniten. Mitä nopeammin poistat nämä esteet, sitä nopeammin vähennät tiimisi kuormitusta.
Jos työnkulkusi eivät kuitenkaan ole ajallisesti kriittisiä tai niissä ei ole kiireellisiä pullonkauloja, etene vaiheittain. Automatisoi tilaustenhallinnan työnkulku yksi vaihe kerrallaan.
Näiden kitkakohtien optimointi voi myös auttaa saamaan sidosryhmät mukaan, kun ne näkevät välittömiä ja merkittäviä tuloksia.
Vaihe 2: Valitse oikea tilaustenhallintajärjestelmä
Olet karsinut automaatioon parhaiten sopivat tärkeimmät tehtävät. Nyt on aika valita paras tilaustenhallintajärjestelmä (OMS) niiden suorittamiseen.
OMS-järjestelmäsi automatisoi koko tilausten toimitusprosessin kaikissa kanavissa aina ostotilauksista tilausten seurantaan ja palautuksiin asti. Kuten edellä olevassa osiossa näit, se on kätevä työkalu lähes jokaiseen vaiheeseen.
Etsi ratkaisu, joka integroituu nykyiseen teknologiapinoosi.
Esimerkiksi Cin7 Core tarjoaa yli 200 suoraa integraatiota johtaviin verkkokauppa-, taloushallinto-, CRM- ja kolmannen osapuolen logistiikkapalveluntarjoajiin.
Aloita järjestelmien valmiustarkistuksella varmistaaksesi, että nykyiset järjestelmäsi ovat valmiita muutokseen. Tarkastele esimerkiksi yhteensopivuutta, mitoitusta, integraatioita ja liiketoimintaprosesseja.
Muita välttämättömiä ominaisuuksia ovat reaaliaikaiset tilausten seurantatoiminnot ja monikanavainen toimitusten käsittely.
Tämä esimerkki korostaa niiden merkitystä:
Aristocrazyltä, koru- ja kellobrändiltä, puuttui näkyvyys varastotilanteeseen verkko- ja myymäläkanavissa.
Salesforce Commerce Cloudin käyttöönotto mahdollisti varaston keskittämisen, BOPIS-palvelun (osta verkosta, nouda myymälästä) käyttöönoton sekä myymälävaraston hyödyntämisen verkkotilausten toimittamiseen. Asiakaslähtöisen tilaustenhallintajärjestelmän määrittämisen ansiosta Aristocrazy nopeutti toimituksia ja paransi toimitusten käsittelyastetta.
OMS vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja viivästyksiä sekä nopeuttaa ja parantaa työnkulun luotettavuutta. Tutustu näihin huippuratkaisuihin, jotta voit rajata hakusi yrityksellesi parhaiten sopivaan vaihtoehtoon.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Uuden OMS-järjestelmän käyttöönotto on tehtävä huolellisesti.
OMS perustuu vahvasti dataan.
Jos SKU-koodeja ei ole määritetty oikein, asiakastietojen osia ei ole standardoitu tai keskitytään tilausten tallentamiseen ja niiden korjaamiseen jälkikäteen, OMS nähdään asiakkaaseen vaikuttavien ongelmien aiheuttajana.
Sinun on varmistettava, että tilauksesi ja niiden käsittelyyn tarvittavat tiedot on määritelty selkeästi.
Muussa tapauksessa käytät paljon aikaa sellaisten ongelmien selvittämiseen, jotka olisi voitu välttää.
Tässä on muutama vinkki, jotka kannattaa pitää mielessä, jotta OMS vahvistaa tehokkuutta eikä heikennä sitä:
- Suunnittele käyttöönotto. Määritä järjestelmä ja siirrä puhtaat, päällekkäisyyksistä vapaat tiedot välttääksesi käyttöönoton ongelmat.
- Kouluta tiimisi. Tarjoa työntekijöille heidän rooleihinsa perustuvaa käytännönläheistä koulutusta, jotta he oppivat tuntemaan järjestelmän perusteellisesti. Opeta heille parhaat käytännöt tietojen syöttämiseen ja valvontaan.
- Seuraa ja mukauta. Keskustele tiimisi kanssa heidän kohtaamistaan haasteista tai ongelmista ennen käyttöönottoa ja sen jälkeen.
- Mittaa onnistumista. Seuraa toimitusten käsittelynopeutta, tilausten oikeellisuutta ja varaston saatavuutta saadaksesi investoinnistasi sijoitetun pääoman tuoton.
Vaihe 3: Integroi maksupalveluihin, myyntikanaviin ja kuljetusliikkeisiin
Automaattiset tilaustenhallinnan työnkulut perustuvat integraatioihin.
OMS-järjestelmäsi, myyntikanavasi ja maksupalvelusi eivätkä kuljetusliikkeet ole oletusarvoisesti yhteydessä toisiinsa. Integraatioiden ansiosta kaikki nämä järjestelmät voidaan kuitenkin synkronoida keskenään.
Esittelin aiemmin eri vaiheet antaakseni sinulle yleiskuvan täydellisestä tilaustenhallinnan työnkulusta, mutta tässä on suorempi erittely täysin integroidusta prosessista:
Oletetaan, että aiemmin mainittu kuvitteellinen brändimme Kendra Kookware myy tuotteitaan myös Amazon-markkinapaikalla Shopify-verkkosivustonsa lisäksi.
He käyttävät Stripeä maksupalveluna, Linnworksia OMS-järjestelmänä ja FedExiä toimituksiin.
Näiden järjestelmien synkronointi johtaa tähän:
Karl-niminen asiakas teki ostoksen Amazonin verkkokaupassa. Stripe vahvistaa tapahtuman nopeasti ja hyväksyy maksun.
Linnworks havaitsee tämän jälkeen maksetun tilan ja käynnistää FedExin toimituksen, jotta sukat lähetetään asiakkaalle.
Samaan aikaan Linnworks päivittää varastotasot sekä Amazonissa että Shopifyssa myynnin mukaisesti. Kaikki tilausten vastaanottamisesta toimitukseen toimii automaattisesti.
Linnworksin kaltaiset OMS-ratkaisut sisältävät valmiit integraatiot lukuisiin alustoihin. Sinun tarvitsee vain kirjautua sisään, valtuuttaa alustat ja synkronoida kaikki keskenään.
Siksi suosittelin vaiheessa 2 valitsemaan OMS-järjestelmän, joka sopii yhteen nykyisen teknologiasi kanssa.
Jos suorat integraatiot eivät kuitenkaan ole mahdollisia, se ei ole ongelma. Voit aina hankkia esimerkiksi Zapierin tai räätälöityjä ohjelmointirajapintoja kuromaan kuilun umpeen.
Vaihe 4: Automatisoi reaaliaikaiset ilmoitukset ja seurantapäivitykset
Parcel Monitorin tekemän tutkimuksen mukaan oston jälkeisten ilmoitusten keskimääräinen avausaste on 62 %. Asiakkaiden pitäminen ajan tasalla oikea-aikaisilla päivityksillä rakentaa luottamusta ja parantaa asiakaskokemusta.
Et tietenkään halua käyttää aikaasi tilaustietojen lataamiseen ja seurantatietojen lataamiseen joka kerta.
Reaaliaikainen näkyvyys on ratkaisevan tärkeää.
Jos pystymme seuraamaan tilausten tiloja työnkulun kautta, voimme tunnistaa poikkeamat sen perusteella, kuinka kauan tilaus pysyy tietyssä tilassa, ja reagoida viivästyksiin – olivatpa ne järjestelmästä tai prosessista johtuvia.
Voit automatisoida tilaustenhallinnan työnkulun viestintäosuuden hyödyntämällä verkkokauppa-alustasi tai CRM-järjestelmäsi sisäänrakennettua ilmoitustyökalua.
Synkronoi se OMS-järjestelmäsi kanssa, jotta asiakkaat saavat automaattisesti tilaustiedot ja toimituspäivitykset. Linnworksin kaltaisten työkalujen avulla voit määrittää tilauksiin liittyviä ilmoituksia.
Vaihe 5: Hyödynnä työkaluja ja käytäntöjä tilausten oikeellisuuden parantamiseksi
Automaatio ei takaa tilausten 100-prosenttista oikeellisuutta.
Paranna onnistumisen edellytyksiäsi investoimalla teknologiatyökaluihin, kuten viivakoodien skannaukseen, SKU-seurantaan ja automatisoituun tilausten käsittelyyn.
- Viivakoodien skannaus. Varaston työntekijät voivat käyttää skanneria tuotteita kerätessään, pakatessaan ja lähettäessään. Jokainen skannaus päivittää automaattisesti OMS-järjestelmän ja muut järjestelmät.
- SKU-seuranta. Varastonhallintayksiköt (SKU:t) auttavat seuraamaan tuotteita pienimpiä yksityiskohtia myöten. Jokainen variantti saa yksilöllisen SKU-tunnuksen, joten varastotuotteet on helpompi paikantaa, myyntiä seurata ja sekaannuksia ehkäistä. Viivakoodiskannerit tai RFID-tunnisteet tallentavat SKU-tiedot ja synkronoivat ne IMS- tai OMS-järjestelmään varaston reaaliaikaisia päivityksiä varten.
- Automaattinen tilausten käsittely. Tässä käytännössä hyödynnetään robotteja ja älykkäitä ohjelmistoja keräily- ja pakkausprosessin optimointiin. Esimerkki: Nespresso automatisoi tilaustenkäsittelynsä robottikeräilijöillä ja saavutti 99,9 prosentin tilaustarkkuuden sekä 200 prosentin tuottavuuden.
Laajensimme automaation ja viivakoodien skannausteknologioiden käyttöä.
Myös kaksoisvarmennusjärjestelmät, joissa keräilyt tai pakkaukset tarkistetaan ristiin, vähensivät virheitämme huomattavasti.
Lisäksi ihmisten kouluttaminen poikkeustilanteiden, kuten tuotteen loppumisen tai tilauksen väärään osoitteeseen lähettämisen, käsittelyyn parantaa myös tarkkuutta.
Parhaat käytännöt, kuten tilauslomakkeiden ja pakkauslistojen mallien yhdenmukaistaminen, voivat auttaa vähentämään virheitä. Yhdenmukaiset asettelut vähentävät tilauksen tietojen huomaamatta tai väärin lukemisen riskiä.
Ota lopuksi käyttöön useita laadunvalvonnan tarkistuspisteitä.
- Tilaus saapuu? Tarkistus.
- Keräily? Tarkistus.
- Pakkaus? Tarkistus.
- Lähetys? Tarkistus.
Automaatio hoitaa suurimman osan työstä, mutta ihmisen valvonta on välttämätön turvaverkko.
Vaihe 6: Ota käyttöön työnkulunhallintaohjelmisto
OMS keskittyy tilaustenhallintaprosessiin – tilausten vastaanottoon, seurantaan ja toimitukseen. Se ei välttämättä koordinoi työnkulkuja eri tiimien välillä.
Tässä kohtaa automaatio voi muuttua suurissa toimintaympäristöissä hieman kaoottiseksi.
Myynti syyttää viivästyksistä toimituksia. Toimitukset syyttävät varastoa varasto-ongelmista. Asiakaspalvelu jää näiden väliin.
Työnkulunhallintaohjelmisto (WMS) yhdistää osastot ja ehkäisee sekasortoa. Se keskittää tärkeät tehtävät, kuten:
- Tilausten kirjaaminen: Määrittää ja reitittää tilaukset automaattisesti oikealle tiimille ilman manuaalisia luovutuksia
- Maksujen käsittely: Tarkistaa, että maksut on varmennettu ennen toimituksen käsittelyä
- Lähetystarrojen luominen: Luo tarrat ja synkronoi ne kuljetusliikkeiden kanssa reaaliaikaista seurantaa, poikkeamien käsittelyä ja saumatonta osastojen välistä koordinointia varten
Nopeasti kiertävien kulutustavaroiden (FMCG) jakelija Grand Meltique laajensi toimintaansa, mutta ei ilman muutamia haasteita.
Yritys rakensi valtavan, 8 100 jalan tuotantolaitoksen ja kylmävaraston vastatakseen kysyntään, mutta sen vanhentunut järjestelmä ei pysynyt mukana. Yritys myi tuotteita yli varastomäärien, tilausten käsittely oli hidasta ja kustannukset nousivat jyrkästi. Päivittäminen Anchanton työnkulunhallintajärjestelmään käänsi tilanteen, nosti varastotarkkuuden yli 95 prosenttiin ja tehosti tilausten käsittelyä.
WMS:n pitäisi toimia OMS:n tavoin. Sen tulee sopia yhteen nykyisten järjestelmiesi kanssa ja helpottaa kasvun aiheuttamia haasteita.
Vaihe 7: Sitoudu työnkulkujen jatkuvaan optimointiin
Palaa vaiheen 1 työnkulkukarttaan vähintään kerran vuosineljänneksessä (tai aiemmin, jos pullonkauloja ilmenee jatkuvasti). Tee optimoinnista pitkäaikainen tapa toteuttamalla seuraavat toimet:
- Neljännesvuosittaiset työnkulkujen tarkastukset. Etsi vanhentuneita vaiheita, päällekkäisiä prosesseja tai järjestelmämuutosten ja ulkoisten tekijöiden aiheuttamia uusia pullonkauloja. Dokumentoi tarvittavat muutokset.
- Seuraa keskeisiä mittareita. Vertaa tilausten käsittelyaikoja, toimitusten tarkkuutta ja virheprosentteja ennen optimointeja ja niiden jälkeen. Käytä OMS- tai WMS-järjestelmäsi raportointityökaluja ajantasaisten tietojen tuottamiseen.
- Huippusesonkia edeltävät muutokset. Testaa järjestelmäsi ennen suuria myyntikausia varmistaaksesi, että se kestää kysyntäpiikin. Kouluta henkilöstö toimimaan varasuunnitelmien mukaisesti mahdollisten haasteiden varalta.
- Jatkuva palautesilmukka. Tiimisi ja asiakkaasi voivat havaita automaation jälkeen tehottomuuksia, joita sinä et huomaa – kuuntele heitä.
Toista sitten prosessi. Tilaustenhallinnan työnkulkujen automatisointi on jatkuvan parantamisen sykli, jonka avulla toimitusstrategiasi kestää tulevaisuuden haasteet.
Tilaustenhallinnan työnkulkujen haasteet (& niiden ratkaiseminen)
Tilaustenhallinta monimutkaistuu, kun lisäät myyntikanavia, lanseeraat uusia tuotteita ja teet käytännössä mitä tahansa liiketoimintaasi laajentavaa.
Selviydy kasvukivuista tehokkaasti varautumalla seuraaviin haasteisiin:
Monimutkaisten monikanavaisten tilausten hallinta
Forbesin mukaan monikanavaista strategiaa käyttävät yritykset säilyttävät 89 % asiakkaistaan, joten kaikkien myyntikanavien yhdistäminen on hyvä ratkaisu.
Se voi kuitenkin vaikeuttaa nykyistä tilaustenhallintaprosessiasi, jos et valitse oikeaa työkalua.
Yksi suurimmista haasteista, joita näemme brändien kohtaavan, on varaston hallinta useissa myyntikanavissa samalla, kun toimitukset täyttävät markkinapaikkojen SLA-vaatimukset.
Myöhästyneet toimitukset, ylimyynti ja manuaaliset työnkulut voivat nopeasti muodostua kasvun esteiksi.
OMS-järjestelmän valinta vaikuttaa mukautumiskykyysi. Jos se integroituu hyvin verkkokauppasi tekniseen kokonaisuuteen, se voi helpottaa sujuvaa tiedonkulkua ja parantaa prosessejasi pitkällä aikavälillä.
Samok tarkentaa:
Ratkaisu on markkinapaikkojen hallinnan keskittäminen, varastopäivitysten automatisointi ja varastotoimintojen koordinoinnin parantaminen. Monet brändit kehittävät edelleen toimitusprosessejaan parantamalla tietoon perustuvaa päätöksentekoa.
Tilauspiikkien hallinta huippusesonkien aikana
On hienoa nähdä tilauspiikkejä. Et kuitenkaan halua nähdä tiimisi joutuvan kiireellä täydentämään varastotasoja huippusesonkien aikana.
Se saa tilaustenhallintajärjestelmäsi pois synkronoinnista.
Kysynnän kasvun täyttämiseksi tarvitset varaston ennustetyökalun, joka seuraa suorituskykyäsi ja ymmärtää markkinatrendejä sekä asiakaskäyttäytymistä.
Kun kiireinen ajanjakso koittaa, nämä ominaisuudet varmistavat, että varastossa on aina riittävästi tuotteita.
Toimitusketjun häiriöiden käsittely
Toimitusketjun häiriöille pitäisi omistaa kokonainen luku tilaustenhallinnan toimintaohjeistossa.
Varautumissuunnitelmat toimitusten ja logistiikan viivästymisiä varten voivat ehkäistä häiriöitä tilaustenhallinnassa.
Vain yhteen toimittajaan luottamiseen liittyvä riski on yrityksellesi suuri.
Kun teet yhteistyötä useiden kuljetusyritysten kanssa ja käytät ohjelmistoa määrittämään kullekin tilaukselle parhaan toimituskumppanin, voit neuvotella hinnoista ja ehdoista paremmin, mikä johtaa kustannussäästöihin (tämä on keskeinen pakettien tarkastusohjelmiston hyöty).
Lopuksi
Kun ymmärrät, miltä tilaustenhallinnan työnkulku näyttää, ja optimoit sen jokaisen vaiheen, toimintasi sujuu paremmin, viivästyksiä on vähemmän ja asiakaskokemus paranee.
Virtaviivainen tilaustenhallintajärjestelmä voi ehkäistä varastotilanteet, joissa tuotteet loppuvat, vähentää toimitusvirheitä ja tukea yrityksesi kokonaisvaltaista kasvua.
Edellä esitettyjen työkalusuositusten ja parhaiden käytäntöjen avulla voit parantaa tilausten tarkkuutta, nopeuttaa toimituksia ja pitää asiakkaat tyytyväisinä.
Päivitä tilaustenhallinnan työnkulkusi jo tänään.
Tässä on muita hyödyllisiä aiheeseen liittyviä resursseja:
- 25 parasta tilausten toimitusohjelmistoa verkkokauppaan vuonna 2025
- Opas maailmanlaajuiseen tilausten toimitusprosessiin
- Kattava opas varaston seurantaan: menetelmät, parhaat käytännöt ja parhaat työkalut
- Mikrotoimitukset: kattava opas verkkokaupan toimintojen optimointiin saman päivän toimituksia varten
Verkkokaupan maailma liikkuu nopeasti – ja niin liikut sinäkin. Tilaa uutiskirjeemme, joka tarjoaa verkkokauppapäälliköille uusimmat johtavien verkkokaupan asiantuntijoiden näkemykset.
