Key Takeaways
El precio varía según las funciones, el uso y el nivel de servicio del TPV: Más funciones o un mayor uso suelen implicar costes de software más elevados o tasas de procesamiento de pagos más altas
El coste inicial no refleja el coste total: Ten en cuenta los complementos, como impresoras de recibos, escáneres de códigos de barras o tarifas por procesamiento de tarjetas de crédito, que pueden acumularse con el tiempo
Concéntrate en el retorno de la inversión y la escalabilidad, no solo en el precio anunciado: Invierte en un sistema de punto de venta que crezca junto con tu negocio minorista y ofrezca valor a largo plazo
El precio de los sistemas de punto de venta (POS) puede oscilar entre 50 y más de 1.000 $ al mes; las empresas pequeñas suelen empezar en torno a 50 $ al mes, mientras que los minoristas más grandes gastan 1.000 $ o más. El hardware, el procesamiento de pagos y los complementos pueden elevar los costes, por lo que es importante saber exactamente por qué estás pagando.
Esta guía está dirigida a compradores, responsables financieros y jefes de departamento involucrados en la elaboración de presupuestos o las adquisiciones. Analizaré los rangos de costes medios, los modelos de precios y las tarifas ocultas. También encontrarás consejos para evaluar el ROI. Hagamos que la decisión sobre el precio de tu POS sea más sencilla.
Calculadora de costes del sistema POS de The Retail Exec
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Precios habituales según el tamaño de la empresa
El coste total de un sistema POS aumenta según el tamaño de tu empresa, lo que afecta a tu presupuesto y a las capacidades del sistema. Saber cómo varían los costes ayuda a adaptar tu elección de POS a tus operaciones:
| Tamaño de la empresa | Rango de precios habitual | Qué suele incluir | Casos de uso y proveedores habituales |
|---|---|---|---|
| Tamaño de la empresaPequeña empresa | Rango de precios habitual50-150 $/ mes | Qué suele incluirFunciones básicas como seguimiento de ventas, gestión de inventario y herramientas de pago | Casos de uso y proveedores habitualesCafeterías, boutiques, camiones de comida Vend, Square (y otros sistemas POS móviles) |
| Tamaño de la empresaEmpresa mediana | Rango de precios habitual150-500 $/ mes | Qué suele incluirInformes de ventas avanzados, gestión de relaciones con los clientes e integraciones | Casos de uso y proveedores habitualesRestaurantes, tiendas minoristas Toast, Clover |
| Tamaño de la empresaGran empresa | Rango de precios habitual500-1.000 $ /mes | Qué suele incluirAnálisis exhaustivos, gestión de varias ubicaciones y empleados | Casos de uso y proveedores habitualesSupermercados, grandes superficies Lightspeed, Revel |
| Tamaño de la empresaEmpresa corporativa | Rango de precios habitualMás de 1.000 $/ mes | Qué suele incluirSuite completa con asistencia e integraciones de nivel corporativo | Casos de uso y proveedores habitualesGrandes franquicias, minoristas internacionales Oracle, SAP |
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¿Qué factores influyen en el precio de los sistemas POS?
Elegir el sistema POS adecuado implica entender cómo influyen en lo que pagarás aspectos como los límites de transacciones, la integración del hardware del POS y los servicios de asistencia. Los sistemas POS han evolucionado mucho con los años, y estos cambios han repercutido en sus precios.
Estos son los factores que afectan a los precios de los POS:
| Factor | Cómo afecta al precio |
|---|---|
| FactorMódulos normativos | Cómo afecta al precioSi tu empresa minorista opera en un sector regulado, es posible que pagues un importe adicional por las funciones de cumplimiento normativo. Estas pueden añadir entre 50 y 200 $ a las tarifas mensuales, según la complejidad. |
| FactorPlantillas especializadas | Cómo afecta al precioLas plantillas específicas para cada sector agilizan la configuración, pero pueden costar más inicialmente. Prevé pagar entre 100 y 500 $ por módulos especializados que se adapten a las necesidades de tu negocio de comercio electrónico o físico. |
| FactorEtiquetas de casos de uso | Cómo afecta al precioLas funciones POS adaptadas a tipos de negocio únicos pueden aumentar los costes entre 25 y 100 $ al mes. Sin embargo, garantizan que el sistema admita tus operaciones específicas de manera eficiente. |
| FactorLímites de transacciones | Cómo afecta al precioSuperar los límites de transacciones puede generar tarifas adicionales de procesamiento de pagos de entre 0,10 y 0,30 $ por transacción con tarjeta, así que elige un plan que se ajuste a tu volumen de ventas. |
| FactorIntegración del hardware | Cómo afecta al precioLa integración con terminales POS, cajones portamonedas o impresoras de recibos existentes puede implicar tarifas de configuración o requerir la compra de hardware POS compatible, lo que añadiría entre 200 y 1.000 $ a tus costes iniciales. |
| FactorServicios de asistencia | Cómo afecta al precioLas opciones de asistencia premium, como la atención las 24 horas, los 7 días de la semana, pueden añadir entre 50 y 150 $ al mes, garantizando que tu equipo reciba ayuda oportuna tanto con el software como con el hardware del POS cuando la necesite. |
Comparativa de precios de los sistemas POS
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | La mejor opción por su facilidad de configuración y uso | Con el plan gratuito, solo pagas por transacción | Desde 2.6 % + 10¢ | Website | |
| 2 | Mejor para vendedores B2B | Cotización gratuita disponible | Precios bajo solicitud | Website | |
| 3 | Mejor para negocios de alto volumen en varias industrias | Prueba gratuita de 3 meses | Desde $79/mes | Website | |
| 4 | El mejor para gestión de inventario en tiempo real | Prueba gratuita + demo gratis disponible | Desde $59/mes | Website | |
| 5 | Ideal para negocios de comercio electrónico | Prueba gratuita de 14 días | Desde $39/mes y 2.7% | Website | |
| 6 | Ideal para personalización | Sin prueba gratuita | Desde $59/mes + procesamiento de pagos | Website | |
| 7 | Ideal para paquetes de hardware | Precio a consultar | Website | ||
| 8 | Ideal para negocios de alto volumen | El software es gratuito. Solo pagas por transacción. | Desde 1.86% + 8¢ | Website | |
| 9 | Mejor sistema todo en uno para pequeños negocios | Prueba gratuita de 30 días | Desde $14.95/mes y 2.3% + 10¢ | Website | |
| 10 | Ideal para procesamiento directo de tarjetas de crédito | Cotización gratuita disponible | Precio a consultar | Website |
Comprender los modelos de precios
Los modelos de precios varían: opciones como las tarifas por usuario o las suscripciones mensuales escalonadas afectan a tu presupuesto de forma diferente al coste indicado sin más. Este es un desglose de los modelos más habituales:
| Modelo de precios | Cómo funciona | Qué debes tener en cuenta |
|---|---|---|
| Modelo de preciosPor usuario o puesto | Cómo funcionaPagas una tarifa por cada usuario que accede al sistema | Qué debes tener en cuentaLos costes pueden aumentar rápidamente a medida que crece tu equipo o si necesitas herramientas específicas de gestión de empleados, como el acceso basado en roles |
| Modelo de preciosPor uso | Cómo funcionaLos cargos se basan en cuánto utilizas el sistema, como los pagos con tarjeta o las transacciones con tarjeta de débito procesadas | Qué debes tener en cuentaUn uso elevado puede generar costes inesperados (como comisiones por transacción) si no se supervisa de cerca |
| Modelo de preciosSuscripción por niveles | Cómo funcionaLos distintos niveles de precios ofrecen diferentes funciones y límites | Qué debes tener en cuentaAsegúrate de no pagar por funciones de TPV que no necesitas ni superar rápidamente los límites de tu nivel |
| Modelo de preciosPresupuesto personalizado | Cómo funcionaEl precio se adapta a las necesidades específicas de tu negocio | Qué debes tener en cuentaPuede ser difícil compararlo con otros proveedores de TPV sin referencias claras |
| Modelo de preciosPago por uso o anual | Cómo funcionaPagas mensualmente o te comprometes con un contrato anual a cambio de una tarifa con descuento | Qué debes tener en cuentaLos planes anuales pueden ahorrar dinero, pero te vinculan al servicio, así que asegúrate de estar satisfecho con él a largo plazo |
Costes ocultos y adicionales que debes tener en cuenta
Al evaluar el precio de un sistema TPV, es fundamental mirar más allá del precio anunciado. Los costes ocultos, como las tarifas de configuración o la asistencia prémium, pueden pillarte desprevenido.
Algunos sistemas pueden cobrar por la formación, los pedidos en línea o las integraciones que no están incluidas en el precio base. Consulta siempre las opciones de procesamiento de tarjetas de crédito más económicas para minimizar los costes de transacción. Este es un desglose de los costes ocultos más habituales:
- Actualizaciones de hardware: Sustituir o actualizar terminales, impresoras de recibos o lectores de códigos de barras puede añadir cientos de dólares, especialmente con proveedores como Clover o Toast.
- Comisiones por procesamiento de pagos: Algunos proveedores, como Square y Shopify POS, exigen utilizar su procesamiento de pagos con tarifas establecidas, que pueden acumularse rápidamente.
- Comisiones de integración: Conectar tu TPV con plataformas de comercio electrónico, contabilidad o programas de fidelización de clientes puede requerir cuotas mensuales adicionales o cargos únicos de configuración con proveedores como Lightspeed o Revel.
- Asistencia prémium: El acceso a asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o a gestores de cuentas exclusivos suele tener un coste adicional, como ocurre con Toast y NCR Silver.
- Complementos de software: Las funciones avanzadas, como los informes avanzados, las tarjetas regalo o las herramientas de marketing, suelen venderse como complementos de pago por parte de proveedores como Vend y Clover.
- Comisiones por rescisión del contrato: Finalizar el contrato antes de tiempo puede acarrear penalizaciones elevadas, especialmente en acuerdos a largo plazo con proveedores como Oracle MICROS.
- Conformidad y seguridad: El cumplimiento de la normativa PCI, las copias de seguridad de los datos o las actualizaciones de seguridad pueden no estar incluidos en el precio base y generar cargos adicionales con muchos proveedores empresariales.
Cómo maximizar el ROI de tu inversión en sistemas POS
El ROI debe guiar tu decisión de compra de sistemas POS, ya que hacer un seguimiento del mismo puede transformar tu inversión en un éxito medible:
Tiempo ahorrado
La automatización y los flujos de trabajo optimizados pueden reducir drásticamente el esfuerzo manual y liberar la capacidad de tu equipo para tareas más estratégicas. Considera qué procesos manuales sustituirá el sistema POS moderno y cuánto tiempo podría ahorrar tu equipo.
Pide a los proveedores que demuestren las funciones de ahorro de tiempo utilizando un caso de uso habitual. Esta evaluación práctica puede ayudarte a medir el ROI potencial en términos reales.
Reducción de errores
Reducir las transferencias y los cálculos manuales minimiza el riesgo de errores costosos. Identifica dónde se producen actualmente los errores y cómo podría reducirlos la solución POS.
Pide a los proveedores que muestren cómo se gestionan la validación y el control de datos en toda la plataforma. Esta información te ayuda a cuantificar el valor de reducir los errores y mejorar la toma de decisiones.
Prevención de incumplimientos normativos
Las funciones de cumplimiento normativo integradas pueden ayudarte a evitar multas y auditorías al cumplir las normas legales y del sector, especialmente cuando se combinan con protocolos adecuados de formación del personal. Pregunta por las funciones específicas de cumplimiento incluidas y si la plataforma es compatible con los requisitos de tu sector.
Los sistemas POS para comercios minoristas, los POS para restaurantes y los sistemas POS para comercio electrónico suelen incluir estas funciones de serie; esta es una ventaja clave de los sistemas POS para comercios minoristas. Solicita ejemplos de cómo el sistema ha ayudado a evitar deficiencias de cumplimiento. Esto puede ayudarte a evaluar el ahorro de costes asociado a mantener el cumplimiento normativo.
Adopción entre equipos o consolidación
Usar una herramienta en varios equipos, gestionar varias tiendas o sustituir varias herramientas por una sola puede reducir los costes y mejorar la coordinación entre equipos. Determina cuáles son los mejores sistemas POS que podrían sustituir a varias herramientas y, a partir de ahí, reduce tus opciones.
Pide a los proveedores ejemplos de implementaciones exitosas en diferentes áreas. Esta información puede ayudarte a evaluar el ROI real y la rentabilidad a largo plazo de adoptar una herramienta integral.
Consejos para negociar el precio de los sistemas POS
Los costes del software POS suelen ser flexibles, y estar preparado puede marcar una gran diferencia en el resultado. Unas tácticas de negociación sólidas pueden ayudar a tu equipo a conseguir mejores precios y condiciones contractuales sin sacrificar funcionalidades. Utiliza estos consejos para mejorar tu estrategia de negociación:
- Comparar con la competencia: Compara los precios con los de proveedores similares para conocer la tarifa del mercado. Utiliza esta información para negociar un precio competitivo que iguale o mejore el de las alternativas.
- Oportunidades de descuento: Pregunta por descuentos para empresas emergentes, organizaciones sin ánimo de lucro o compromisos a largo plazo. Muchos proveedores ofrecen tarifas reducidas a estos grupos, lo que puede disminuir considerablemente tus costes.
- Programas piloto o precios para una implementación por fases: Negocia un periodo de prueba o una implementación por fases para probar el sistema antes de comprometerte por completo. Esto te permite evaluar si el sistema se adapta a tus necesidades sin realizar una gran inversión inicial.
- Cláusulas de renovación y permanencia obligatoria: Analiza las condiciones de renovación y evita los periodos prolongados de permanencia obligatoria. La flexibilidad en las condiciones contractuales puede protegerte frente a futuras subidas de precios o cambios en tus necesidades.
- Aprovechar las compras conjuntas o el apoyo en las adquisiciones: Utiliza el poder de compra conjunta o el apoyo en las adquisiciones para negociar precios por volumen. Colaborar con otros departamentos o empresas puede darte más capacidad para conseguir mejores acuerdos.
¿Qué sigue?
Una vez que hayas determinado el presupuesto para un sistema POS, el siguiente paso es elegir un software de punto de venta que se adapte a las necesidades de tu negocio.