Extensivs Olivia Frere om, hvordan man reducerer omkostningerne ved e-handelslogistik

Do you want to find out what's new in the world of retail? Get Free Access

Olivia Frere er direktør for brandstrategi hos Extensiv. I dette interview forklarer hun, hvordan ledere inden for e-handel kan reducere deres logistikomkostninger.

I denne interviewserie taler vi med e-handelschefer, forsyningskædemedarbejdere, logistikeksperter og alle, der har praktisk erfaring med e-handelslogistik. Som en del af denne serie havde jeg fornøjelsen af at interviewe Olivia Frere.

Olivia Frere

Olivia Frere

Olivia Frere er brandstrategidirektør hos Extensiv og er overbevist om, at kundetillid og operationel effektivitet er afgørende for et mærkes vækst. Med mere end 15 års erfaring inden for kundesupport, forsyningskæde og drift har hun et unikt perspektiv på de udfordringer og muligheder, som e-handelsmærker står over for. Hun er dedikeret til at hjælpe mærker, uanset hvor langt de er i deres vækst, med at udvikle effektive strategier, der gør det muligt for dem at trives i det konstant foranderlige e-handelslandskab.

Kan du fortælle os lidt om din baggrund, og hvordan du voksede op?

Jeg voksede op i en fransk-amerikansk familie med to entreprenante forældre, som begge startede og drev deres egne virksomheder. Min far arbejder med ejendomsudvikling, og min mor startede sin egen detailbutik i begyndelsen af 1990'erne. 

Fra en ung alder havde jeg mulighed for at observere og være en del af deres forretningseventyr. Da min mor først startede sin virksomhed, indrettede hun en “butik” i vores dagligstue, som hun kaldte Boutique Chez-Nous. Efter flere år var hendes virksomhed vokset sig stor nok (og min far var blevet træt nok af al den shopping i hjemmet) til, at hun flyttede virksomheden til en fysisk butik i vores kvarter i Los Angeles. Det, der begyndte som en lille butik, blev snart til tre butikker med en stærk tilstedeværelse i branchen. 

I en tidlig alder så jeg, hvordan min mor holdt sig opdateret om de nyeste produkter, og jeg rejste ofte med hende til fagmesser. Jeg brugte somrene og weekenderne på at kontrollere lagerbeholdningen og hjælpe med salget, indtil jeg langsomt arbejdede mig op til at stå ved kassen. Jeg elskede den kontakt, jeg havde med hendes kunder, og nød at hjælpe med at skabe processer, der fik tingene til at fungere mere gnidningsfrit. 

Tilbage i begyndelsen af 1990'erne begyndte teknologiløsninger til detailhandlen at blive enormt populære. Jeg husker, at hun talte om, hvordan disse systemer virkede "store og komplicerede" på det tidspunkt. På trods af at hun havde tusindvis af SKU'er i sin butik, havde min mor udviklet en præference for (og tillid til) manuelle processer frem for teknologi. Hvert år samledes omkring 10 af os en søndag for manuelt at tælle og afstemme hendes lagerbeholdning. Lad mig bare sige, at det var en temmelig krævende opgave, men vi fik det altid gjort.

Efterhånden som jeg blev ældre, og teknologien blev mere integreret i mit liv, foreslog jeg ofte måder, hvorpå ny teknologi kunne hjælpe med at effektivisere hendes processer. Den succes, hun havde opnået gennem mere end 20 år med manuelle processer, gjorde det dog umuligt for hende at omfavne ideen om at tage moderne teknologi i brug.

Efter at have afsluttet college arbejdede jeg for forskellige organisationer inden for kulturel udveksling, fordi jeg troede, at jeg virkelig gerne ville arbejde med international handel og på et tidspunkt flytte til udlandet. Langsomt fandt jeg dog tilbage til detailhandlen og endte til sidst med at arbejde inden for engrosbeklædning hos et fantastisk tøjmærke til kvinder lige nord for San Francisco. Jeg arbejdede for to utroligt målrettede kvinder, som lærte mig alle aspekter af engrosproduktion, e-handelsdrift og salg – de otte år, jeg tilbragte i denne virksomhed, lagde fundamentet for en karriere inden for e-handel.

Hvad førte dig ind på netop denne karrierevej?

Helt ærligt tror jeg, at jeg altid var bestemt til at arbejde med e-handel. Jeg blev introduceret til branchen i en meget tidlig alder, og i takt med at teknologien har udviklet sig, er det blevet den naturlige udvikling i min karriere. Jeg elsker det også. Jeg elsker at interagere med kunder og foreslå løsninger, der kan hjælpe dem med at udvikle og skalere deres virksomhed. 

Kan du dele den mest spændende historie, der er sket for dig, siden du begyndte i din virksomhed?

Et særligt øjeblik var, da jeg talte med en sælger på ShopTalk. Vedkommende gav udtryk for sin frustration over den nuværende løsning og følte sig virkelig modløs. Vi talte i en time om vores platform og det arbejde, vi udfører. Begejstringen for vores produkt (og det, der kommer) var fantastisk. Det er sandt: Dagene kan være lange, og som vores CEO altid siger, "software er svært,” men den samtale bekræftede, at vi er på rette vej.

Hvilke af de mest interessante eller spændende projekter arbejder du på lige nu? Hvordan tror du, at de kan hjælpe folk? 

For at være ærlig handler det eneste projekt, jeg arbejder på lige nu, om at skabe det bedst mulige produkt til vores kunder. Vi har et meget stærkt fokus på at skabe branchens førende samlede løsning til e-handelsmærker, der ønsker at effektivisere deres e-handelsdrift. Jeg har haft mulighed for at tale direkte med vores kunder og dele deres feedback med vores produktteam.

Jeg er på ingen måde teknologiekspert, og det har været interessant at lære, hvordan vores produkt- og udviklingsteams tager kundefeedback og omsætter den til en løsning, der opfylder så mange af vores brugeres behov. 

Hvilke tre egenskaber ved dig selv føler du har bidraget til din succes?

Jeg gør mit bedste for at arbejde med integritet. Det giver mig mulighed for at opbygge tillid til mine teams, de mennesker jeg arbejder sammen med, og vores kunder. Jeg fokuserer på at være ærlig, fair og pålidelig, og jeg mener, at det har gjort det muligt for mig at opbygge stærke relationer til mine kolleger og vores kunder.

I en tidligere rolle ledede jeg kundesupport- og driftsteams, og vi mødtes regelmæssigt for at gennemgå vores udfordringer og succeser og arbejdede sammen om at løse hindringer. Ved at skabe et åbent og imødekommende miljø, hvor teammedlemmer følte sig trygge ved at dele deres udfordringer og muligheder, skabte vi et særdeles samarbejdsorienteret og velfungerende team, der overgik vores SLA'er og havde virksomhedens højeste fastholdelsesrate. 

Mit ønske om at få succes har også været en egenskab, der har hjulpet mig i mine roller. Inden for e-handel er det vigtigt hele tiden at innovere og lede efter nye måder at forbedre kundeoplevelsen på.

Da jeg arbejdede for en stor dropshipping-forhandler, fandt jeg flere huller i processerne, som gjorde vores tid til ordrebehandling længere og kostede os hundredtusindvis af dollars om året. Selvom vores IT-chef var imod at finde en teknologisk løsning, der kunne hjælpe os med at effektivisere processerne, udarbejdede jeg en forretningscase og kunne vise, hvordan ordrestyringsteknologi ville hjælpe os med at reducere omkostningerne og forbedre oplevelsen for vores kunder (og medarbejdere!). Selvom jeg mødte betydelig modstand fra vores IT-chef, lykkedes det mig ved at holde fast og dele det, jeg vidste var rigtigt, at hjælpe virksomheden med at reducere logistikomkostningerne og øge marginen. 

En passion for kundeoplevelsen er den tredje egenskab, der har hjulpet mig i min karriere. Jeg nyder virkelig at arbejde med kunder, og jeg leder altid efter måder at gøre deres oplevelse bedre på. Det har hjulpet mig med at opbygge et stærkt omdømme inden for kundeservice og skabe en loyal kundebase.

I min nuværende rolle spiller kundefeedback en stor rolle i det, vi gør, og i den måde vi træffer beslutninger på. Det har været meget vigtigt for vores indsats at tale med kunderne og regelmæssigt mødes med de teams, der arbejder direkte med vores kunder. Selvom disse samtaler giver os uvurderlig indsigt og data, er de lige så vigtige for vores kunder, fordi de kan se, hvor meget vi værdsætter deres input. De kan se de ændringer, vi foretager, og som er direkte relateret til deres feedback. 

Hvad var den oprindelige vision for din e-handelsvirksomhed? Hvilke problemstillinger forsøgte du at løse for dine kunder?

Fra indkøbskurven til lagergulvet tilbyder Extensiv en produktportefølje med integrerede systemer til lager, lagerbeholdning og ordrestyring. Du kan regne med Extensiv gennem hele din vækstrejse og få synlighed fra start til slut.

Hvilke af de største udfordringer står du i øjeblikket over for, når det gælder logistikomkostninger inden for e-handel?

En af de største udfordringer, som e-handelsvirksomheder står over for, er de stigende priser hos pakkeleverandører. I 2020 førte stigningen i onlinehandel til mængder, der langt oversteg transportørernes prognoser og kapacitet, hvilket resulterede i betydelige driftsmæssige udfordringer for transportørerne. Derfor fokuserede disse transportører på at opbygge en infrastruktur, der kunne håndtere den øgede mængde.

Efterhånden som mængderne vender tilbage til normale niveauer, består de øgede infrastrukturudgifter stadig, og forbrugerne ser disse omkostninger blive videreført i deres pakkepriser. Både FedEx og UPS øgede deres grundpriser og tillægsgebyrer i 2022 og 2023, og det mærker e-handelsvirksomhederne. 

E-handel står fortsat over for udfordringer forårsaget af forstyrrelser i forsyningskæden. Faktorer som strejker, ugunstige vejrforhold og økonomiske udsving kan alle bidrage til øgede logistikomkostninger. For effektivt at håndtere disse problemer er det vigtigt, at virksomheder udarbejder beredskabsplaner, som gør det muligt for dem hurtigt at håndtere og undgå, at sådanne forstyrrelser påvirker deres drift. 

Returneringer er også fortsat en ekstra udgift for virksomheder. Ekstra transport, emballering, håndtering, inspektion og opbevaring, som alt sammen er forbundet med returneringer, driver logistikomkostningerne i vejret. I 2022 resulterede lidt over 16 % af købene i en returnering. Efterhånden som e-handlen fortsætter med at vokse, vil det sandsynligvis ikke ændre sig, og det er vigtigt, at virksomheder udvikler strategier til at håndtere disse returneringer uden at påvirke deres driftsomkostninger. 

Hvilken rolle spiller teknologi og automatisering i at reducere logistikomkostningerne inden for e-handel, og hvilke specifikke værktøjer eller løsninger har du fundet mest effektive til at opnå dette?

For nogle år siden læste jeg en opsigtsvækkende statistik om, at de gennemsnitlige omkostninger ved at ekspedere en ordre gennem et ordreopfyldelsescenter kan udgøre helt op til 70 % af den gennemsnitlige ordreværdi. Ineffektiv ordrestyring, bortkommet lagerbeholdning og dårlige driftsprocesser kan øge logistikomkostningerne, og det er virkelig vigtigt at udnytte teknologi til at holde disse omkostninger nede.

Teknologiløsninger hjælper med at reducere logistikomkostningerne ved at optimere driften, forbedre effektiviteten og strømline processerne. Når virksomheder implementerer denne type softwareløsninger, ser vi typisk, at de er i stand til at reducere deres driftsomkostninger betydeligt. To softwareløsninger, som jeg regelmæssigt taler med virksomheder om, er løsninger til ordrehåndtering og lagerstyring. 

Løsninger til ordrehåndtering giver virksomheder mulighed for at opnå fuld synlighed, indsigt og kontrol over deres salgskanaler og distributionsnetværk fra start til slut. Nøglen her er automatisering og centralisering.

Ordrehåndteringssystemer hjælper med at eliminere manuelle berøringspunkter ved at automatisere arbejdsgange og reducere dyre fejl, faste omkostninger og tidsforbrug. Derudover giver disse platforme virksomheder et realtidsoverblik over lagerbeholdning, ordrestatusser og effektiviteten af ordreopfyldelsen på tværs af forskellige salgskanaler og distributionsnetværk. Synlighed i realtid hjælper ikke kun med at øge driftseffektiviteten, men giver også kundesupportteams de oplysninger, de har brug for til hurtigt at håndtere og løse kundeproblemer, når de opstår. 

Lagerstyringssoftware er udviklet til at hjælpe virksomheder med at optimere deres lagerindretning og drift samt opnå synlighed i lagerbeholdningen i realtid. Når lagerbeholdning modtages på et lager, gør denne software det muligt for virksomheder at modtage produkter mod en specifik indkøbsordre og derefter effektivt placere produkterne ved hjælp af scanningsteknologi, automatiserede transportbånd og vejledte placeringsprocesser. Dette hjælper ikke kun med at automatisere modtagelses- og placeringsprocesserne, men sikrer også, at virksomheder optimerer deres lagerplads og lagerindretning.

Når ordrer opfyldes og afsendes, hjælper lagerstyringsløsninger, der gør det muligt at anvende strategier som zoneplukning, batchplukning og stemmestyret plukning, virksomheder med at forbedre deres driftseffektivitet og reducere driftsomkostningerne betydeligt. 

Hvordan sikrer du, at dine logistikleverandører leverer den højeste servicekvalitet til de lavest mulige omkostninger, og hvilke målepunkter bruger du til at måle deres præstation?

Først og fremmest kan jeg ikke understrege vigtigheden af at opstille klare forventninger til din logistikleverandør eller dine logistikleverandører nok.

Det er afgørende at være meget tydelig om, hvad du forventer af dem med hensyn til support, SLA'er og omkostninger. Sørg for at dele rapporter, der hjælper din partner med at planlægge efter stigninger i salget og varemodtagelsen. Det er vigtigt at dele prognoser for salg og varemodtagelse for at sikre, at du ikke kun giver din logistikpartner tid til at øge bemandingen, men også mulighed for at reducere bemandingen, når du forventer, at salget aftager. Hvis du har for mange medarbejdere, betaler du for en bemanding, du ikke har brug for, og hvis du har for få medarbejdere, skal du være klar til at betale for overarbejde, som vil gå direkte ud over din bundlinje. Ikke ligefrem sjovt. 

Hvad angår KPI'er, skal du sørge for at få regelmæssige rapporter om ordre­nøjagtighed og gennemløbstid. Du vil være sikker på, at du lever op til dine kunders forventninger, og disse rapporter hjælper dig med at forstå, hvordan din logistikpartner påvirker denne oplevelse.

Sørg også for at se på målepunkter relateret til lagerbeholdningen: lagerbeholdningens nøjagtighed er afgørende for at sikre, at din partner fører korrekte optegnelser over din lagerbeholdning. Ved at holde dine lageroptegnelser korrekte reducerer du risikoen for udsolgte varer samt overfyldte lagre og ekstra lageromkostninger. Korrekte optegnelser gør det muligt for dig at foretage bedre lagerindkøb. 

Hvilke nøglefaktorer påvirker nogle af dine beslutninger, når du vælger logistikleverandører, og hvilke råd vil du give andre e-handelsprofessionelle, der ønsker at træffe lignende valg?

Se efter en partner, hvis drift har den rette størrelse til din virksomhed. Selvom større 3PL-virksomheder vil sælge dig deres innovative ordreopfyldelsesdrift og -strategier, har disse en pris. Du kan hurtigt ende som den lille fisk i en stor dam med begrænset support og en driftsmodel, der ikke passer til dine behov. 

Når du vurderer partnere, skal du sørge for at finde en virksomhed, der arbejder inden for din branche og har erfaring med at håndtere din produktkategori. Deres ekspertise inden for håndtering og transport af disse varer kan bidrage til at strømline driften og sikre, at du ikke pålægges yderligere gebyrer og bøder for manglende overholdelse. 

Når du overvejer pladsbehovet, må du ikke overse dine fremtidige salgsprognoser. Det er en betydelig udgift at flytte ind på et lager, og det sidste, du ønsker, er at flytte ind i et lokale, som du hurtigt vokser ud af. 

Efter min erfaring med at arbejde sammen med forskellige virksomheder bruger de ofte mange ressourcer på at finde en logistikpartner, der ligger tættest på deres kunder. Det er bestemt en god strategi, men det er også vigtigt at overveje balancen mellem hurtig levering og ejendomsomkostninger.

Nogle gange kan du få mere for pengene ved at vælge et lager, der ligger lidt længere væk. Det betyder, at du måske får lidt højere leveringsomkostninger, men besparelserne på lagerudgifterne kan opveje dette. Det handler altså om at finde det rette punkt, hvor du kan spare på driftsomkostningerne og samtidig tilbyde dine kunder rimelige leveringstider.

Endelig må du ikke glemme at tale med de transportører, der betjener det område, du planlægger at udvide til. Selvom din nye logistikpartner måske har plads, er det ingen garanti for, at transportøren har det. Sørg for at spørge din transportørrepræsentant, om de har kapacitet på deres terminal til din ordrevolumen. Hvis du sender hele trailerladninger, kan de så garantere dig en daglig tildeling af trailere? Dette er især vigtigt i højsæsonen, hvor transportørnetværkene bliver overbelastede. 

Kan du dele fem innovative eller ukonventionelle strategier, du har anvendt for at reducere omkostningerne ved e-handelslogistik?

1. Omvendt logistik

Under covid-19-pandemien medførte lukningen af kontorer og skoler et stort skift mod onlineindkøb til projekter i hjemmet. Det virkede, som om alle fra den ene dag til den anden lavede et rum i deres hjem om.

På det tidspunkt arbejdede jeg for en producent, som var så heldig at kunne følge med efterspørgslen på salget. Det, der ikke var forventet, var stigningen i returneringer som følge heraf. Ikke alene måtte vi betale de høje fragtregninger for at transportere varerne tilbage til vores lagre, men vi havde også yderligere omkostninger til at ansætte ekstra medarbejdere til at behandle dem.

Efter flere måneder, hvor vi kæmpede med dette problem, indså vi, at vi faktisk tabte penge på mange salg på grund af de tilknyttede returneringer. For at løse denne udfordring besluttede vi at indgå et samarbejde med en virksomhed, der solgte restpartier.

Dette samarbejde gjorde det muligt for os at sende vores returneringer til deres distributionscenter, hvor de stod for salget af produkterne til nedsatte priser til deres kunder. Til gengæld betalte de os en procentdel af salget. Dette samarbejde fritog os for besværet og den økonomiske byrde ved at håndtere en stor mængde returneringer.

2. Optimering af emballage

For omkring 15 år siden arbejdede jeg for et brand i hastig vækst, som sendte 95 % af vores produkter i kasser på 12x12x4. Vi syntes, at vi var meget smarte, fordi vi fik mængderabat på forsyninger, da vi bestilte så store mængder.

Vi vidste ikke, at vi betalte næsten det dobbelte af, hvad vi burde have betalt i fragtomkostninger. Kort efter at vi havde modtaget vores største fragtregning, undersøgte vi muligheden for at sende vores produkter i små mylarposer med USPS-fragt, og vi opdagede, at vi ikke kun sparede på fragtomkostningerne, men også på materialeomkostningerne. Vores materialeregning faldt med over 50 %, og vores fragtomkostninger faldt med næsten 30 %. 

3. Relationer med flere kunder

Det kan være utroligt omkostningseffektivt for e-handelsvirksomheder at udnytte kunderelationer på tværs af flere tjenester. Denne strategi gør det muligt for virksomheder at dele lagerplads og ressourcer, hvilket betyder, at de kan udnytte deres kapacitet bedst muligt og samtidig spare omkostninger.

Da jeg arbejdede for et meget sæsonpræget brand, udnyttede vi disse relationer til at reducere vores logistikomkostninger. Ved at dele lagerplads, når vi ikke havde brug for den, og derefter låne plads af dem i vores travle sæsoner kunne vi ikke alene reducere vores logistikomkostninger, men også skabe et støttende fællesskab i branchen.

Desuden skaber et tæt samarbejde med lagre om disse relationer stærke partnerskaber. Det handler om langsigtede, samarbejdsorienterede relationer med pålidelige lagerpartnere, som fører til mere smidige processer, omkostningsbesparelser og i sidste ende gladere kunder. 

4. Brug data til at skabe effektive distributionsnetværk

Selvom det ikke nødvendigvis er ukonventionelt, mener jeg, at det er afgørende at tale om at bruge prognoser og data til at optimere og udvide sit distributionsnetværk. Ved at bruge præcise prognoser og analysere alle disse værdifulde data får virksomheder en klar forståelse af kundernes efterspørgsel, sæsonudsving og markedstendenser. Det er som at have en krystalkugle, der hjælper med at træffe mere velovervejede beslutninger.

Med denne viden kan virksomheder strategisk planlægge deres distributionsnetværk, sikre sig, at de har de rigtige distributionscentre på plads, optimere, hvor de opbevarer lageret, og endda finde de mest effektive transportruter.

5. Revurder betydningen af kundeoplevelsen

I 2023 har vi set et interessant skift, hvor forbrugerne er mindre interesserede i hurtig levering og mere interesserede i synlighed og kontrol over leveringen. Når forbrugerne strammer deres forbrug, er de mere villige til at vente et par dage på at modtage deres ordrer. Det er vigtigt, at virksomheder tilpasser deres strategier og prioriterer at tilbyde synlighed og kontrol over leveringen for at imødekomme forbrugernes efterspørgsel.

Det kan indebære implementering af avancerede sporingssystemer, tilbud om opdateringer i realtid om forsendelsens status og fleksible leveringsmuligheder, der giver kunderne større kontrol over, hvornår og hvordan deres køb leveres. 

Hvad er de største udfordringer og muligheder for at reducere omkostningerne ved e-handelslogistik fremadrettet, og hvordan planlægger du at håndtere dem i de kommende år?

Logistikomkostningerne stiger, og forbrugerne er mere prisbevidste end nogensinde. Dette er en udfordring for e-handelsvirksomheder, som bliver nødt til at finde måder at holde priserne nede på, samtidig med at deres omkostninger stiger. Effektivisering af forsyningskæden og revurdering af ordreopfyldelsesstrategier samt tilføjelse af teknologiske løsninger bliver afgørende, når virksomheder forsøger at reducere deres driftsomkostninger for at undgå at påvirke kundeoplevelsen.  

Hvis du kunne starte en bevægelse, der ville gøre mest muligt godt for flest mulige mennesker, hvad skulle det så være?

Forbrugerne efterspørger mere bæredygtighed, og jeg mener, at e-handels- og logistikvirksomheder har en stor mulighed for at påvirke denne bevægelse. Jeg vil gerne se mere lovgivning om bæredygtig emballage, reduktion af brændstofforbrug og affaldsbehandling, da jeg mener, at vi har mulighed for at gøre en positiv forskel. 

Hvilken taktik eller strategi inden for "den næste store ting" bør ledere inden for e-handel undersøge nærmere?

Efterhånden som e-handlen bliver mere konkurrencepræget, tager virksomheder teknologi i brug, der giver indsigt i ordreopfyldelsen i realtid.

Hvad tager alle fejl af inden for e-handel?

Ordreopfyldelsesstrategier betyder ikke noget. 

Hvad læser du lige nu?

Jeg har to små børn—min læseliste består hovedsageligt af Gurli Gris og Elsa. 

Hvilket produkt, værktøj eller hvilken tjeneste ville du ønske fandtes?

Et produkt, der kunne teleportere mig, så jeg kunne besøge min familie i Europa. 

Hvilket produkt bruger du lige nu nærmest besat?

Jeg elsker podcasts og lytter til dem hver dag. 

Hvordan kan vores læsere følge dit arbejde yderligere online?

På LinkedIn.


Gå ikke glip af de nyeste tips, indsigter, softwareanbefalinger og ekspertråd fra The Retail Exec. Tilmeld dig vores nyhedsbrev i dag!

Flere logistikkindsigter fra ECM:

ECM anbefaler:

Sean Flannigan
Sean is the Senior Editor for The Retail Exec. He's spent years getting to know the retail space, from warehouse management and international shipping to web development and ecommerce marketing. A writer at heart (and in actuality), he brings a deep passion for great writing and storytelling to retail topics big and small.
Follow the author:

You may also like