Over 90 % af virksomhederne har oplevet markante forbedringer i deres forretningsprocesser ved at implementere et ERP-system til e-handel. Alligevel har kun 35 % af de større e-handelsvirksomheder i Europa et ERP-system på plads.
Efterhånden som e-handelsvirksomheder vokser, bliver de normalt mere komplekse med varer på lager i flere lagre, salg gennem flere kanaler og forsendelser fra flere producenter.
Hvis du ikke opdaterer dine forretningsprocesser, så de kan følge med tempoet i din virksomheds vækst, kan du hurtigt opleve, at der begås fejl. Det kan have en alvorlig indvirkning på dit e-handelsbrands omdømme og modarbejde alt det hårde arbejde, du har lagt i at få din virksomhed til at vokse.
Det er her, et ERP-system til e-handel kommer ind i billedet.
I denne guide gennemgår vi præcis, hvad et ERP-system til e-handel er, samt strategier, du kan bruge til at implementere et ERP-system for at forbedre dine forretningsprocesser, reducere fejl i ordreopfyldelsen og få din virksomhed til at vokse.
Hvad betyder ERP?
ERP står for virksomhedsressourceplanlægning. ERP integrerer alle dine forretningsprocesser og ressourcer ét sted, så de alle kan administreres centralt.
Oracle, en af verdens største leverandører af ERP-software, siger:
Virksomhedsressourceplanlægning (ERP) henviser til en type SAAS-software, som organisationer bruger til at administrere daglige forretningsaktiviteter såsom regnskab, indkøb, projektstyring, risikostyring og overholdelse af regler samt drift af forsyningskæden.
En komplet ERP-pakke omfatter også styring af virksomhedens resultater, altså software, der hjælper med at planlægge, budgettere, forudsige og rapportere om en organisations økonomiske resultater.
Kilde: Oracle
ERP SAAS-software er altså et værktøj, der hjælper med at integrere alle de værktøjer og ressourcer, du har i din virksomhed. ERP-systemer findes ikke kun i e-handelsvirksomheder. Byggebranchen er den største bruger af ERP-software på verdensplan. ERP-systemer til e-handelsvirksomheder har dog brug for bestemte funktioner, og det er det, vi diskuterer her.
Hvad er et ERP-system til e-handel?
ERP-software til e-handel er udviklet til e-handelsbranchen for at forbinde alle e-handelsprocesser:
- Lagerstyringssoftware
- Lagerstyringssystemer
- Systemer til styring af kunderelationer (CRM)
- Ordrestyringssystemer
- Ordresporingssystemer
Et ERP-system er en måde at se og administrere alle dine forretningsprocesser ét sted. Det er også en måde at sikre, at alle dine systemer er integreret med hinanden, så de holdes opdaterede.
Her er et eksempel på et forholdsvis typisk e-handelsforløb:
- Kunden gennemser dit e-handelswebsted, din onlinebutik eller din markedspladsannonce og afgiver en ordre.
- Når en ordre behandles, falder lagerbeholdningen på lageret.
- Lagersystemet skal opdateres.
- Lagerbeholdningen i din onlinebutik skal opdateres.
- Der skal udstedes et sporingsnummer, og forsendelsesetiketter skal udskrives.
- Lagerpersonalet skal informeres om at plukke og pakke ordren.
- Det økonomiske styringssystem skal opdateres, så fortjenesten registreres.
- Kundens profil skal opdateres, så marketingteamet kan kontakte kunden senere.
- Lagerchefen skal vide, hvor mange ordrer virksomheden modtager, så vedkommende kan planlægge, hvor mange medarbejdere der skal være på lageret på vigtige tidspunkter i løbet af året.
Et ERP hjælper alle disse systemer med at tale sammen for at sikre, at din virksomhed har et nøjagtigt globalt overblik over, hvad der sker med alle virksomhedens ressourcer.
Da jeg begyndte med e-handel, var et ERP-system fuldstændig unødvendigt, eftersom jeg opbevarede hele mit lager hos Amazon FBA og behandlede alle Shopify-ordrer manuelt. Men efterhånden som virksomheden voksede, og mine behov ændrede sig, blev det vigtigere at sikre, at mine systemer var strømlinede og korrekt integrerede.
Hvad er fordelene og ulemperne ved et ERP-system til e-handel?
Et ERP-system har potentiale til at forbedre næsten alle processer i din virksomhed ved at samle dem centralt i ét system.
Det er dog ikke så enkelt som at implementere et ERP-system, hvorefter alle virksomhedens problemer på magisk vis bliver løst. ERP-systemer har både fordele og ulemper.
Fordele
Spar tid og forbedr produktiviteten
Ved at have alle dine systemer samlet ét sted kan du spare tid for både dig selv og dine medarbejdere, da I ikke behøver at logge ind på forskellige systemer. Du kan se alle dine rapporter og datasæt og få et overblik over virksomheden via kontrolpanelet.
En anden fordel ved at have alle de nødvendige processer og data samlet ét sted er, at du muligvis har brug for færre medarbejdere til at håndtere hver proces. Du kan strømline processerne og reducere manuelle opgaver ved at automatisere mange af dem.
Reducerede omkostninger
De to største omkostninger for en e-handelsvirksomhed er normalt lagerbeholdning og drift. Et ERP-system gør det muligt for dig at holde lagerbeholdningen på det rette niveau, så du hverken har for meget eller for lidt på lager, hvilket i begge tilfælde kan koste dig penge.
Da ERP-systemet er forbundet med dine andre systemer, kan dine medarbejdere og kunder se nøjagtige lagerbeholdninger, hvilket vil reducere antallet af tilbagebetalinger. Du vil også kunne forudsige, hvor lagerbeholdningen bør opbevares, hvilket kan reducere forsendelses- og lageromkostninger.
Have an account? Log In
Øget salg
Da dit lagerstyringssystem vil være forbundet med dit brugergrænsefladesystem og dit CRM-system, kan du vise kunderne nøjagtige lagerbeholdninger og målrette dem med varer, de er interesserede i. Ved at give kunderne en fremragende kundeoplevelse er der større sandsynlighed for, at de anbefaler dig, og dit omdømme vil vokse.
Færre menneskelige fejl
Mennesker har en tendens til at begå fejl, og ved manuelle processer er der stor risiko for, at selv de mest effektive virksomheder begår fejl. Du kan reducere disse menneskelige fejl ved at integrere automatiseringer og API'er i dit ERP-system for at skabe en mere nøjagtig og rentabel virksomhed.
Integreret forsendelse
Hvis dit ERP-system kan integreres med en forsendelsespartner som UPS eller FedEx, kan dine kunder vælge den forsendelsesmulighed, der passer bedst til dem. De bedste ERP-systemer opretter også automatisk forsendelsesetiketter til produkterne, hvilket reducerer menneskelige fejl og fremskynder processen.
Ulemper
Pris
ERP-systemer kan være dyre og koste mellem 2-5% af omsætningen! Sørg for, at det ERP-system, du undersøger, ligger inden for dit budget. Nogle ERP-systemer til virksomheder i vækst har prisintervaller, der bliver større, jo mere du vokser. Denne skalerbarhed kan være en god mulighed for nystartede virksomheder med stramme budgetter.
Implementeringstid
ERP-systemer er komplekse softwareløsninger, og de påvirker alle dele af din virksomhed. Hvis din virksomhed er stor og har mange forskellige processer, kan implementeringen tage 6-12 måneder. Det er lang tid for de fleste virksomheder, så du skal sikre dig, at det passer ind i din overordnede strategi for e-handelsløsningen.
Oplæringstid
Selvom de fleste ERP-systemer er nemme at bruge, vil der være et vidensgab, som dine medarbejdere skal overvinde. De bedste ERP-systemer inkluderer oplæring som en del af pakken, hvilket er en stor fordel, hvis du har et større team.
Hvad er de vigtigste funktioner i et ERP-system til e-handel?
Ifølge en rapport fra Hubspot vil en god ERP-løsning automatisere mange af de kundefokuserede funktioner i din virksomhed, såsom lagerbeholdninger og oprettelse af forsendelsesetiketter, for at gøre dem mere effektive og nøjagtige. Den vil også give virksomhedsejeren rapporter og indsigt, som kan hjælpe med at gøre virksomheden mere effektiv og spare penge.
De bedste ERP-systemer integreres også med dine HR-, regnskabs- og forsyningskædefunktioner for at hjælpe dig med at administrere virksomhedens administrative funktioner.
Lad os se på nogle af de vigtigste funktioner, når du vælger en ERP-platform.
ERP-integrationer
ERP-systemets hovedfunktion er at integrere alle de systemer, du bruger til at administrere din online-e-handelsvirksomhed. Når du starter din virksomhed, er alle disse processer nemme at håndtere hver for sig ved hjælp af regneark samt manuelle processer og arbejdsgange. Men så snart din virksomhed begynder at skalere, bliver disse individuelle processer meget vanskelige at administrere.
For virksomheder i større skala, som allerede har flere systemer til ordrebehandling, bliver ERP-systemets integrationsfunktioner endnu vigtigere.
Større virksomheder har ofte flere afdelinger med forskellige funktioner og KPI'er, og et ERP-system kan give dig et ledelsesoverblik over alt, hvad der sker i virksomheden.
Hvis dit ERP-system for eksempel er integreret med din lagerstyringssoftware til virksomheder, dine økonomiløsninger og dine lagerstyringssystemer, vil du kunne få nyttige rapporter om rentabiliteten af det tilgængelige lager. Det kan give dig indsigt i lagerprognoser.
Hvilke integrationer bør et ERP-system have?
Som beskrevet i næste afsnit kan et ERP-system enten bruges direkte eller integreres ved hjælp af API'erne fra dine nuværende tredjepartsapps.
De fleste ERP-systemer skal bruge en kombination af indbygget funktionalitet og tredjeparts-API'er. Det skyldes, at mange e-handelsvirksomheder bruger andre salgsplatforme, såsom Amazon eller Etsy, som du naturligvis ikke kan genskabe i dit ERP-system.
Hvis du derimod primært vil bruge ERP-systemet til at oprette forbindelse til tredjepartsapps, er det vigtigt, at du som minimum har integrationer – eller mulighed for at få integrationer – til følgende områder:
- E-handelsplatforme: Hvis du sælger på Amazon, Etsy eller endda i din egen Shopify-butik, skal du forbinde den med dit ERP-system.
- Lagerstyring: Et overblik over lageret er vigtigt for prognoser.
- Lagerstyring: Dette er ofte forbundet med dit lagerstyringssystem.
- Fragttransportører: Det er ideelt, hvis du automatisk kan oprette fragtetiketter. UPS, FedEx og Royal Mail (i Storbritannien) har alle gode integrationer med ERP-systemer.
- Tredjepartslogistik (3PL): Hvis dit ERP-system kan oprette forbindelse til softwaren hos dit 3PL-lager, kan du administrere lager- og beholdningsaktiviteter centralt fra ERP-systemet.
- Regnskab og økonomi: De fleste ERP-systemer kan som minimum oprette forbindelse til Xero, Quickbooks og andre regnskabssoftwareløsninger.
- Salgssted (POS) og betalinger: Betalingsudbydere som Stripe, Square og PayPal tilbyder ordrebehandlings- og betalingsintegrationer til de fleste ERP-systemer.
- Ordrestyring: Hvis dit ERP-system er forbundet med dit ordrestyringssystem, kan dit kundeserviceteam overvåge en kundes oplysninger centralt.
- CRM: Ligesom kundeserviceteamet vil din markedsføringsafdeling fortsat have mulighed for at segmentere målgruppen til deres markedsføringsindsats.
Indbyggede funktioner kontra integrationer
Nogle ERP-systemer integreres med anden software, som du allerede bruger.
For en lille virksomhed, der organisk har opbygget sin softwarestak fra simpel software (såsom regnskabssoftware), giver det mening at vælge et ERP-system, der integreres med din eksisterende software.
For større virksomheder, der har brug for at have alt samlet problemfrit ét sted, giver det mere mening at vælge et ERP-system, der har funktioner som regnskab, CRM, lagerstyring osv., samlet ét sted.
Nogle værktøjer, såsom Veeqo, er velegnede til små virksomheder i vækst. Selvom software som denne fokuserer på fragt, har den mange funktioner til virksomheder i vækst, der endnu ikke er klar til at investere i et komplet ERP-system som Sage, Oracle eller SAP.
Værktøjer som dette vil have mange integrationer med markedspladser som Amazon og Etsy samt e-handelssoftware som Shopify, hvilket gør dem perfekte til virksomheder i vækst.
Rapportering og analyse
De bedste ERP-værktøjer giver virksomhedsejere og e-handelschefer mulighed for at køre detaljerede rapporter. Disse realtidsrapporter hjælper dig med at overvåge og administrere dit e-handelssalg, og de gør det desuden muligt for dig at identificere problemer, træffe beslutninger og forbedre forretningsprocesser.
Når du beslutter, hvilket ERP-system du vil bruge, bør du sørge for at se nærmere på funktionerne til rapportering og dataanalyse, da forskellige e-handelsvirksomheder har forskellige behov. Hvert ERP-system har et lidt anderledes dashboard til analysen, så du bør vælge det, der fungerer bedst for dig.
En af de bedste ting ved rapportering med ERP-software er, at den normalt bruger realtidsdata, hvilket giver ledere mulighed for at træffe hurtige beslutninger.
Produktinformationsstyring (PIM)
Central administration af produktkatalogoplysninger er en stor fordel ved et ERP-system. I moderne omnichannel-e-handelsvirksomheder foregår salget ofte i butikker, på din webshop, på markedspladser og gennem andre salgskanaler.
For en e-handelschef er det afgørende nemt at kunne styre priser og produktoplysninger centralt og opdatere priserne eller produktoplysningerne forskellige steder.
Centralt styret produktinformationsstyring hænger også sammen med rapporteringen. Hvis du har produkter forskellige steder, skal du kunne rapportere om lagerets resultater. Det er vigtigt, fordi du skal forstå, om dine ændringer virker, hvis du har brug for at ændre priser eller sende mere lagerbeholdning til et bestemt sted.
Regnskab og økonomi
De fleste ERP-systemer har indbygget funktionalitet til regnskab og økonomi, så du kan følge din virksomheds økonomiske sundhed.
Økonomiteamet kan bruge softwaren som deres primære værktøj, da den indeholder funktioner som debitorer, kreditorer, hovedbog, virksomhedsfakturaer, integrationer til bankindestående samt alle de prognose- og budgetværktøjer, som økonomiteamet har brug for.
Det betyder, at du ikke behøver bruge tredjepartsværktøjer som Xero eller Quickbooks, som er rigtig gode værktøjer til mindre virksomheder, men som kan blive forældede, efterhånden som din virksomhed vokser.
En af fordelene ved ERP-værktøjer er, at salget kan afstemmes med det samme, hvilket betyder, at din virksomhed viser sine økonomiske data i realtid. Det sparer meget tid, fordi den månedlige afstemningsproces undgås.
Kunderelationsstyring (CRM)
CRM er et af de vigtigste marketingværktøjer. Det registrerer alle de måder, kunden har interageret med dit brand på, og giver marketingteamet vigtige data, som de kan bruge til at målrette markedsføringen mod kunden igen.
De bedste ERP-systemer har CRM indbygget i softwaren. Det betyder, at marketing- og kundeserviceteamet kan se alle de oplysninger om en kunde, de har brug for, samlet ét sted. Dataene kan endda segmenteres, så forskellige teams kan se forskellige oplysninger.
Kundeserviceteamet har for eksempel brug for at se en kundes tidligere ordrer, produkter, som kunden har returneret, kontaktoplysninger og leveringsoplysninger. Marketingteamet kan derimod se, om kunden kan lide bestemte produktstile, snart har fødselsdag eller ikke har foretaget et køb i et stykke tid.
Selvom flere virksomheder bliver omnichannel, vil et godt ERP-system også kunne vise en kundes køb på tværs af forskellige kanaler.
Ved at se disse oplysninger samlet ét centralt sted bliver det nemt at segmentere kunder og give dem en personlig shoppingoplevelse.
Lagerstyring
Lagerstyring er et af de vigtigste systemer i en e-handelsvirksomhed, men kun 18 % af virksomhederne bruger lagerstyringssoftware!
Efterhånden som din virksomhed vokser, bliver det sværere og mere komplekst at spore lagerbevægelser. Hvis du og dit team skal have adgang til flere systemer for at styre lageret, vil der blive begået mange fejl. Lageret er sandsynligvis den største investering for de fleste e-handelsvirksomheder, så det er vigtigt ikke at begå fejl.
Når du har et ERP-system, der har lagerstyring som en del af værktøjet, kan alle dine teammedlemmer få adgang. Det betyder, at alle teams kan bruge oplysningerne til at udvikle virksomheden.
Hvis du for eksempel har varer på lager, som sælger langsomt, kan marketingteamet se disse oplysninger og oprette en kampagne for varen. Hvis et produkt er udsolgt på ét sted, kan dit driftsteam sende flere varer til dette sted. Du kan se, at centraliseret lagerstyring i ERP-systemet er et virkelig effektivt værktøj til at udvikle din virksomhed.
Forsendelses- og lagerstyring
Dit lager styres ikke kun centralt, men også af dit lagerteam. Når en ordre afgives, skal lagerteamet finde og pakke forsendelsen og sende den til kunden.
Et ERP-system kan også forbindes med dit lagerteam, så en ordre sendes direkte til teamet, og der endda automatisk oprettes en forsendelseslabel. Mange ERP-systemer integreres med tredjeparts-logistikvirksomheder, så forsendelseslabels automatisk genereres og betales, og forsendelsen gøres klar til afhentning. Det kan spare enormt meget tid og eliminere potentielle leveringsfejl.
Mange ERP-systemer er cloudbaserede og browserbaserede, så de kan betjenes fra enheder som telefoner eller tablets. Det betyder, at lagerteamet kan bruge cloud-ERP-systemet via deres eksisterende enheder.
Menneskelige ressourcer (HR)
ERP-systemer med HR-systemer kan hjælpe med at administrere lønninger, ferie, tidsregistrering og mange andre HR-funktioner. Det kan også være nyttigt for HR-teamet at have adgang til andre rapporter i virksomheden. Hvis et HR-team for eksempel kan få adgang til rapporter om salg, kan teamet hjælpe med ressourceplanlægning i travle perioder som fjerde kvartal eller Black Friday.
More Articles
Forsyningskæde og produktion
Hvis din e-handelsvirksomhed også fremstiller produkter, kan et ERP-system spore dit lager og dine råmaterialer.
Det er vigtigt for at holde orden og vide, hvor materialerne befinder sig, men det er også vigtigt for prognoser og analyse. Hvis du kan se, hvornår dine travle perioder er, kan du bruge ERP-systemet til at planlægge dine indkøb af råmaterialer og spore deres placeringer ét sted.
Hvis du sender produkter fra Kina, Indien eller andre lande langt fra dine kunder, kan du spore fragtforsendelser i ERP-systemet for at forstå, hvor alle dine produkter og råmaterialer befinder sig. Det hjælper dig med at undgå udsolgte varer så meget som muligt, hvilket er fantastisk, hvis du styrer dine lagre ved hjælp af lagerstyring efter Just In Time-princippet (JIT).
Adgangstilladelser
Nogle gange ønsker du at begrænse bestemte teammedlemmers adgang til dele af virksomheden. Som administrerende direktør har du for eksempel brug for adgang til alle afdelinger.
Det giver dog ikke mening at give lagerteamet adgang til HR-oplysninger eller en freelancer inden for e-mailmarketing adgang til at se placeringen af råmaterialer. Sørg for, at det ERP-system, du vælger, giver dig mulighed for at indstille tilladelser, der giver mening for din virksomhed.
Automatiseringer
Den sidste funktion, vi ser på, er en af de vigtigste, da automatiseringer sparer dig tid og forebygger fejl i din virksomhed.
Automatiseringer kan oprettes på tværs af dine front-end- og backoffice-ERP-systemer, så processer gennemføres uden menneskelig indblanding. Et godt eksempel fra backoffice er, at forsendelseslabels automatisk oprettes, så snart en ordre er behandlet. Et andet eksempel er, at de lagerbeholdninger, lagerniveauer og niveauer i lagerstyringssystemet, som kunden kan se, automatisk opdateres for den pågældende SKU, så snart en ordre er afgivet.
Automatiseringer kan også konfigureres til at generere rapporter, f.eks. månedlige økonomirapporter eller rapporter om lagerniveauer. Disse rapporter kan give dig virkelig god indsigt i din virksomhed og forbedre kundeoplevelsen.
Er e-handels-ERP-software det næste skridt for din virksomhed?
E-handelsvirksomheder har mange bevægelige dele, og et ERP-system hjælper med at forbinde alle dine forretningssystemer, så de kan styres centralt.
Den bedste ERP-software til e-handel giver dig et globalt og realtidsbaseret overblik over, hvad der sker i din virksomhed. Ulempen er, at installation af ERP-software kan være dyrt og tidskrævende.
Hvis din virksomhed er klar, kan ERP-software til e-handel dog få stor indflydelse på din virksomhed og forvandle den måde, du arbejder på.
Tilmeld dig The Retail Execs nyhedsbrev i dag for at holde dig opdateret om e-handelslogistik, bedste praksis og softwareanbefalinger.
Relaterede artikler:
- 10 bedste ERP-softwareløsninger til e-handel
- 10 bedste lagerstyringssystemer
- 10 bedste softwareløsninger til ordrebehandling for e-handelsvirksomheder
- 10 bedste PIM-softwareløsninger til produktinformationsstyring
- 10 bedste omnichannel-handelsplatforme til e-handel
- 10 bedste softwareløsninger til forebyggelse af e-handelssvindel
- 10 bedste CRM-softwareløsninger til e-handelsmarkedsføring
