Komplett guide till e-handelsredovisning: guide + 20 verktyg
De flesta ägare av e-handelsföretag är entreprenörsandar som hellre skulle göra vad som helst än att ägna sig åt redovisning för e-handel.
Men entreprenörer är också noggranna med att hålla koll på pengarna de spenderar på företaget, vilket förmodligen är anledningen till att över 40 % av småföretagarna sköter sin egen redovisning och bokföring för e-handeln.
Redovisning för e-handel är dock komplext, särskilt eftersom varumärken nu kan skicka varor till olika länder med olika lagar och skattesystem.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den här guiden går vi igenom de viktigaste begreppen och bästa metoderna inom redovisning för e-handel, inklusive skattefrågor, system för lagerhantering, finansiell rapportering och bokföringsprogram. Så låt oss sätta igång.
Vad är redovisning för e-handel?
Redovisning för e-handel är arbetet med att spåra, registrera och rapportera finansiella transaktioner för onlinevarumärken med hjälp av specialiserade verktyg för att hantera de unika utmaningarna med e-handel.
E-handelsföretag är ofta ganska komplicerade, med transaktioner i flera länder, valutor och plattformar.
I mitt eget e-handelsföretag säljer jag produkter på marknadsplatser som Amazon, Etsy och Walmart, i min egen Shopify-butik samt i grossistledet via grossistmarknadsplatsen Faire.
Det finns många olika typer av transaktioner som måste spåras och rapporteras, och redovisning för e-handel är det system som ägare av onlineföretag använder för att hantera detta.
Varför är redovisning för e-handel viktigt?
Redovisning för e-handel är avgörande eftersom det utan ett välfungerande redovisningssystem kan vara svårt att förstå företagets ekonomiska hälsa.
När varumärken startar tittar de ofta på saldot på bankkontot, och så länge det finns pengar där är de nöjda med företagets ekonomiska hälsa.
Men saldot på bankkontot tar inte hänsyn till sådant som kostnaden för sålda varor (COGS), returer och vilka produkter som säljer bra eller inte är lönsamma.
Utan denna information är det omöjligt att räkna ut företagets totala lönsamhet.
Finansiell rapportering är inte den enda anledningen till att du måste ha ett bra redovisningssystem för e-handel. Utan ett system kan det vara komplicerat att förstå dina skatteskulder, särskilt om företaget säljer produkter i flera länder, provinser, delstater och så vidare.
Även om det kan vara tidskrävande att konfigurera ett redovisningssystem kommer du att vara mycket tacksam över att du tog dig tid att få ordning på allt om företaget någon gång blir föremål för en skatterevision!
Det är mycket enklare att hantera företagets ekonomi när du har ett bra redovisningssystem på plats.
Redovisning för e-handel jämfört med bokföring: vad är skillnaden?
Bokföring och redovisning är båda delar av redovisningsarbetet för e-handel, men de skiljer sig åt.
Bokföring är processen att registrera alla transaktioner in och ut ur företaget och att stämma av varje transaktion för att säkerställa att de registreras korrekt.
Transaktioner omfattar sådant som försäljning, återbetalningar, returer och utgifter.
Redovisning har ett mycket bredare omfång och omfattar hela företagets ekonomiska historik, inklusive rapportering och analys.
Det omfattar även efterlevnad av skatteregler, så att redovisnings- och ekonomiteamen kan betala rätt skattebelopp.
Kort sagt är bokföring en del av den övergripande redovisningsprocessen som gör det möjligt att registrera företagets transaktioner.
Redovisning är däremot ett mycket bredare begrepp som omfattar alla företagets ekonomiska processer, rapporter och analyser.
Begreppen blandas ofta ihop, eftersom bokföring för e-handel är den dagliga processen att registrera och granska transaktioner i företaget.
Det innebär att du som företagare vanligtvis använder bokföringsprocesser oftare än strategiska redovisningsprocesser.
Metoder för redovisning av e-handel
Det finns två redovisningsmetoder för e-handelsföretag: kontantmetoden och faktureringsmetoden.
När du väljer en redovisningskonsult eller en partner för redovisningsprogram måste du bestämma vilken metod du ska använda. Metoden du väljer kan påverka din inkomstskatt vid årets slut och hur du registrerar dina transaktioner.
Faktureringsmetoden jämfört med kontantmetoden för e-handel
De flesta företag använder periodiseringsmetoden i sitt bokföringssystem, men låt oss titta på för- och nackdelarna med varje metod nedan.
Kontantmetoden
Kontantmetoden mäter i princip hur mycket pengar som finns på bankkontot. Ibland kallas metoden därför för bankkontometoden.
Metoden fungerar så att inkomster och utgifter bara räknas med när pengarna har kommit in på eller lämnat kontot.
Om du till exempel säljer en produkt för $100 redovisas inkomsten i systemet först när pengarna kommer in på bankkontot.
På utgiftssidan kanske du har köpt 100 enheter av produkten, som kostar $10 styck, vilket innebär att du har en utgift på $1,000. Dessa $1,000 redovisas i systemet först när pengarna har lämnat kontot.
Det här kan låta som det enklaste och mest logiska sättet att sköta bokföringen på.
Det är dock mycket svårt att göra lönsamhetsprognoser med den här metoden, eftersom den inte tar hänsyn till COGS (kostnad för sålda varor) för varje försäljning, vilket gör det svårt att förutse hur många produkter du behöver sälja och till vilket pris för att tjäna pengar.
Kontantmetoden kan vara idealisk för små och enkla företag, men för komplexa företag, till exempel e-handelsföretag, blir den snabbt alltför svår att hantera.
Periodiseringsmetoden
Periodiseringsmetoden är bättre för prognoser eftersom den inkluderar kostnaden för sålda varor och lagerkostnader när en försäljning görs.
Den främsta anledningen till att detta är bättre för e-handelsföretag är lagret. Om du till exempel lägger en stor lagerbeställning kommer en stor summa pengar att dras från bankkontot.
Anta till exempel att beställningen var på $10,000 för 10,000 enheter.
Med kontantmetoden registrerar bokföringssystemet en kostnad på $10,000. Det kommer sannolikt att göra dig olönsam den månaden, eftersom en stor summa har lämnat bankkontot.
Det innebär att det blir svårt att rapportera korrekt hur lönsamt företaget är om du skulle rapportera dina siffror.
Med periodiseringsmetoden uppstår kostnaden för varje enhet först när en produkt säljs. Det gör det mycket enklare att förstå hur mycket pengar du behöver lägga på en produkt för att säkerställa att du alltid har den i lager.
Periodiseringsmetoden är den föredragna metoden för de flesta e-handelsföretag eftersom den ger en mer korrekt och realistisk bild av den ekonomiska hälsan.
Den visar företagets verkliga resultat genom att koppla intäkter och kostnader till den period de avser, vilket möjliggör bättre affärsbeslut och ekonomisk analys.
Detta är särskilt viktigt om du hoppas kunna sälja företaget i framtiden, eftersom potentiella köpare förväntar sig transparenta och korrekta ekonomiska rapporter.
De flesta bokföringsprogram stöder periodiseringsmetoden. Du behöver bara lägga till COGS i systemet, så stämmer programmet av varje försäljning.
Viktiga bokföringsbegrepp inom e-handel
Det finns viss bokföringsjargong som du bör känna till när du konfigurerar ett bokföringssystem för e-handel.
Lär dig begreppen nedan för att snabbare komma igång med systemet och imponera på din revisor.
Kostnad för sålda varor (COGS)
COGS omfattar alla kostnader som är direkt relaterade till att skapa en produkt.
Den allmänna formeln är:
COGS = Ingående lager + Inköp under perioden - Utgående lager
För de flesta e-handelsföretag omfattar detta produktionskostnader, lokala skatter, frakt/transport och lagerhållning.
För vissa e-handelsföretag kan du även inkludera vissa avgifter i COGS, till exempel inspektions- och testrapporter, produktdesign eller fotografering.
Dessa kostnader bokförs dock ibland som andra utgifter, till exempel marknadsföring.
Bruttovinst och nettovinst
Bruttovinsten är dina intäkter minus eventuell COGS.
Nettovinsten är intäkterna minus COGS minus andra löpande företagskostnader, till exempel Amazon-avgifter, IT-programvara, fraktkostnader, försäkring, marknadsföringskostnader, personal och så vidare.
Här är formlerna:
Bruttovinst = Totala intäkter - Kostnad för sålda varor
Nettovinst = Totala intäkter - Kostnad för sålda varor - Rörelsekostnader - Ränta - Skatter
Försäljningsskatt och moms
De flesta länder har någon form av försäljningsskatt.
I Europa kallas försäljningsskatt vanligtvis VAT (mervärdesskatt). I USA läggs försäljningsskatten till försäljningspriset, medan VAT i Europa vanligtvis ingår i det pris kunden betalar.
Dina skattekrav varierar beroende på var du säljer och vilka lokala skatteregler som gäller.
Om du till exempel säljer på Amazon i USA samlar Amazon in försäljningsskatten åt dig, medan du i Europa förväntas samla in skatten och betala den som en del av din skattedeklaration.
I allmänhet måste e-handelsföretag samla in skatten åt staten och betala den som en del av sin skattedeklaration.
Leverantörsskulder och kundfordringar
Leverantörsskulder är fakturor som ditt företag måste betala, medan kundfordringar är fakturor som ditt företag förväntar sig att få betalt för.
Om du till exempel beställer nya varor läggs fakturan bland leverantörsskulderna.
Om du har en kund som beställer 1 000 enheter men betalar för dem vid leverans, läggs denna faktura bland kundfordringarna.
Behöver jag bokföringsprogram för e-handel?
När jag startade mitt företag sålde jag endast på Amazon, och jag kontrollerade helt enkelt hur mycket pengar som fanns på mitt bankkonto för att se om jag hade tillräckligt med pengar för att köpa in mer lager.
Det innebar dock att jag ofta fick slut på lagervaror, eftersom jag inte tydligt kunde prognostisera hur mycket lager jag skulle behöva och hur mycket likvida medel jag skulle behöva för att finansiera lagret.
Bokföringsprogram hjälper dig att hantera din e-handelsbokföring effektivt, eftersom de vanligtvis länkas till den försäljningsplattform du använder för att importera alla dina transaktioner och registrera dem korrekt i bokföringen.
Över 67 % av CPA-revisorerna föredrar att arbeta med företag som använder bokföringsprogram, vilket visar hur branschen går mot bokföringsprogram.
Vad du bör leta efter i ditt bokföringsprogram
När du väljer en partner för bokföringsprogram finns det flera saker du bör ta hänsyn till.
Att byta bokföringsprogram är besvärligt, så du måste välja rätt program från början.
Bankintegrationer
Vanligtvis integreras ditt bankkonto med ditt bokföringssystem så att du kan se ditt aktuella saldo och dina transaktioner.
Ibland kan du dock ha flera bankkonton.
Mitt företag är till exempel baserat i Storbritannien, så jag har ett brittiskt företagskonto. Jag säljer dock i USA via Amazon och Walmart, så jag har ett amerikanskt bankkonto hos Payoneer för att spara pengar på växlingskurser.
Jag har också ett PayPal-konto för att hantera grossistbeställningar.
Alla mina bankkonton integreras med mitt Xero-bokföringssystem, så att jag kan följa pengarna som kommer in i och går ut ur företaget.
Integrationer med betaltjänster
De flesta e-handelsföretag säljer via en betaltjänstleverantör som PayPal, Square eller Stripe.
De flesta av dessa verktyg för kortbetalningar integreras med de flesta bokföringssystem, men det är viktigt att kontrollera att leverantören du använder i ditt land integreras med ditt bokföringssystem.
Integrationer med försäljningsplattformar
De flesta bokföringsprogram integreras med alla ledande e-handelsplattformar som Shopify, Bigcommerce och WooCommerce.
Anta att du huvudsakligen säljer via marknadsplatser som Etsy, Amazon eller Walmart.
I så fall kan du behöva mellanliggande programvara som A2X eller Link My Books för att stämma av alla försäljningstransaktioner med ditt bokföringssystem.
Lageruppföljning
De bästa bokföringsverktygen integreras också med ditt lagerhanteringssystem.
Detta är en stor fördel när du vill förstå företagets övergripande hälsa, eftersom du kan se hur mycket lager som har redovisats i dina ekonomiska poster.
Om du använder periodiserad redovisning är denna integration avgörande, eftersom du måste kunna minska lagersaldot när en försäljning görs och lägga till lager när en ny leverans anländer.
Försäljningsskatt
Försäljningsskatt, eller moms, skiljer sig åt i varje land.
I USA har varje delstat sin egen skattesats för försäljning, som måste tas ut och redovisas i bokföringen.
Ditt bokföringssystem måste registrera denna skatteindrivning korrekt för att du ska kunna lämna in din skattedeklaration.
Viss bokföringsprogramvara har denna funktion inbyggd, men det kan också vara användbart att skaffa en integration som Avalara eller TaxJar, eftersom den registrerar skattesatsen åt dig baserat på var försäljningen gjordes.
TaxJar integreras även med stora plattformar som Shopify, vilket gör skatteindrivningen smidig.
När du använder marknadsplatser, som Amazon, tar marknadsplatsen vanligtvis ut försäljningsskatten, men se till att kontrollera detta i marknadsplatsens villkor.
Finansiella rapporter
Finansiella rapporter, eller finansiella redovisningar, är en av de viktigaste delarna i ditt bokföringssystem, eftersom de gör det möjligt för dig att se hur lönsamt företaget är på detaljnivå.
Det här är de viktigaste rapporterna:
Resultaträkning (P&L eller PnL-rapport)
P&L-rapporten (eller resultaträkningen) är en rapport som sammanfattar alla transaktioner in och ut ur företaget under en viss period, till exempel ett år eller ett kvartal.
Denna rapport är avgörande för att visa företagets ekonomiska hälsa och ger dig och din revisor insikter i hur lönsamt företaget är.
Denna rapport kommer också att ligga till grund för värderingen av företaget om du någon gång säljer det.
Balansräkning
Balansräkningen är rapporten som visar företagets tillgångar, skulder samt ägarens och aktieägarnas eget kapital i företaget.
I grund och botten visar den vad företaget är skyldigt och vad företaget har att fordra.
Den är särskilt användbar för investerare eftersom den ger dem en inblick i vad ett företag är värt.
Kassaflödesanalys (CFS)
CFS visar hur pengar rör sig in och ut ur företaget över tid.
Denna rapport blir avgörande om du använder periodiserad redovisning, eftersom den hjälper dig att förstå hur mycket likvida medel du kommer att behöva under det kommande året.
Försäljning per produkt
Denna rapport visar intäkterna som genereras av varje produkt i ditt lager och hjälper dig att identifiera storsäljande produkter, produkter med svaga resultat och trender över tid.
Försäljning per kanal
Denna rapport delar upp din försäljning efter varje försäljningskanal, till exempel din egen webbutik, Amazon, eBay eller andra marknadsplatser.
Den hjälper dig att utvärdera varje kanals resultat och fördela resurser därefter.
Rapporter över leverantörsskulder och kundfordringar
Dessa rapporter visar hur mycket pengar du har att fordra och hur mycket du är skyldig, samt fakturorna som hör till dessa konton.
De bästa alternativen för bokföringsprogramvara för e-handel
När du konfigurerar ditt bokföringssystem för e-handel måste du ta hänsyn till de olika försäljningskanaler du har och även fundera på vilka andra verktyg du använder i företaget.
Det första beslutet du måste fatta är att välja bokföringsprogramvara för e-handel, och det finns tre huvudsakliga alternativ för företagare inom e-handel.
1. QuickBooks Online
Fördelar
- Mycket lätt att använda och intuitivt. Visar tydligt viktiga ekonomiska data och nyckeltal.
- Stort utbud av funktioner, inklusive fakturering, rapportering, lagerhantering och lönehantering.
- Många integrationer med andra appar från tredje part och e-handelsplattformar.
- Mobilapp.
- Priset ökar i takt med verksamheten. När verksamheten växer får du också tillgång till fler funktioner.
- Intuitivt och användarvänligt gränssnitt som gör det enkelt för nybörjare.
Nackdelar
- Kan vara dyrare än andra alternativ, särskilt när ytterligare funktioner läggs till.
- Vissa ytterligare funktioner, som lönehantering, debiteras separat.
2. Xero
Fördelar
- Rent och användarvänligt gränssnitt med en lättanvänd instrumentpanel – det här är programvaran jag använder i min verksamhet
- Det finns många integrationer från tredje part, vilket gör det idealiskt för e-handelsföretag
- Utmärkta funktioner för lagerhantering
Nackdelar
- Ytterligare funktioner, som lönehantering, debiteras separat.
3. Zoho Books
Fördelar
- Zoho Books är en del av Zohos familj av verktyg, så om du använder Zoho för andra delar av verksamheten är integrationen mycket enkel.
- Enkelt och intuitivt gränssnitt.
- Prisvärt för småföretag.
Nackdelar
- Har inte lika avancerade funktioner om du planerar att skala upp verksamheten.
- Vissa funktioner är begränsade.
- Färre integrationer från tredje part är tillgängliga.
Du kan också läsa The Retail Execs fördjupade guide till den bästa bokföringsprogramvaran för e-handel, där detaljerna för varje alternativ gås igenom med betyg, priser och mer.
Vissa av deras rekommendationer överensstämmer med mina egna, vilket du ser i denna topp tio-lista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Och här är en förhandstitt på priserna för varje alternativ:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Bästa heltäckande bokföringsplattform | 30 dagars kostnadsfri provperiod | Från $19/månad | Website | |
| 2 | Bäst för bokföring som är redo för granskning och certifierad av experter | Gratis provperiod tillgänglig | Från $69/månad (faktureras årsvis) | Website | |
| 3 | Bäst för integrationer | Erbjuder en obegränsad kostnadsfri provperiod | Från $29/användare/månad | Website | |
| 4 | Bäst för bokföring utan egen insats | Gratis provperiod tillgänglig | Från $249/månad (faktureras årsvis) | Website | |
| 5 | Bäst för spårning i realtid och stöd för flera valutor | Gratis demo tillgänglig | Pris på begäran | Website | |
| 6 | Bäst för växande team | 30 dagars kostnadsfri provperiod tillgänglig | Från $2.50/månad | Website | |
| 7 | Bäst för Zoho-användare | Gratis abonnemang och gratis demo tillgängliga | Från $15/månad (faktureras årsvis) | Website | |
| 8 | Bäst för att förenkla bokföring för e-handel | 14 dagars kostnadsfri provperiod tillgänglig | Från $30/månad | Website | |
| 9 | Bästa automatiseringslösningen för inköp-till-betalning (P2P) | Demo tillgänglig på begäran | Från £129 | Website | |
| 10 | Bäst för redovisningsarbetsflöden | Gratis demo tillgänglig | Pris på begäran | Website |
Annan användbar programvara från tredje part för e-handelsvarumärken
Slutligen kommer här några fler användbara verktyg från min erfarenhet.
A2X och Link My Books
A2X, MyWorks och Link My Books är viktiga integrationer för säljare på marknadsplatser.
De importerar automatiskt alla dina transaktioner och kategoriserar all försäljning och alla utgifter. Båda integreras sömlöst med Quickbooks och Xero.
Det är inte mycket som skiljer dem åt (även om Link My Books är något mer kostnadseffektivt), och båda stöder inkommande försäljning från Amazon och eBay.
Shopify-integration
Om du driver en Shopify-butik är det viktigt att integrera bokföringsprogramvaran med Shopify.
Det hjälper dig sömlöst att hantera försäljning, lager och kunddata, vilket säkerställer korrekta ekonomiska uppgifter. Om den bokföringsprogramvara du föredrar inte integreras med Shopify kan du överväga ett av de många Shopify-alternativen på marknaden.
Open Payout
Open Payout importerar alla dina Etsy-transaktioner till ditt bokföringsprogram, vilket gör det enkelt att hålla koll på all din försäljning.
Taxjar och Avalara
Dessa integrationer hjälper dig att automatisera beräkningar, rapportering och deklarering av försäljningsskatt, vilket säkerställer att du följer skattereglerna i olika jurisdiktioner.
Prioritera ditt varumärkes ekonomiska hälsa
Bokföring för e-handel är en viktig del av din verksamhet, eftersom det är det enda sättet att få en bild av verksamhetens ekonomiska hälsa.
De bästa bokföringssystemen integreras sömlöst med din lagerhantering och dina orderhanteringssystem och integreras även med andra appar från tredje part.
Med den bästa lösningen för din verksamhet får du en realtidsbild av vad som händer med din ekonomi, vilket hjälper dig att fatta de bästa besluten för din verksamhet.
För fler viktiga insikter om e-handelsverksamhet kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Retail Exec idag.
Vanliga frågor om bokföring för e-handel
Här kommer ett avslutande tillägg där vi tar upp några relaterade frågor som vi inte behandlade i innehållet i det här inlägget.
Hur bokför man försäljning som görs via flera marknadsplatser eller försäljningskanaler online?
Att bokföra försäljning från e-handel i flera kanaler kan verka överväldigande, men med rätt metod är det ganska enkelt.
Först bör du samla all försäljningsdata i ett centralt system eller en central rapport. Därefter kategoriserar du varje försäljning efter kanal och stämmer av allt varje månad. Glöm inte heller att ta hänsyn till eventuella avgifter eller provisioner som tas ut av plattformar från tredje part.
Vilka är de specifika bokföringsmässiga konsekvenserna av prenumerationsbaserade eller återkommande intäktsmodeller som är vanliga inom e-handel?
Med prenumerationsmodeller kan du inte bokföra hela intäkten direkt.
I stället behöver du fördela den över prenumerationsperioden med metoder som linjär intäktsredovisning eller redovisning baserad på prestation. Det är också viktigt att korrekt periodisera intäkter från förbetalda prenumerationsplaner tills du har levererat varorna eller tjänsterna. Om detta görs korrekt säkerställs en rättvisande ekonomisk rapportering.
Hur redovisar och bokför man returer, återbetalningar och återkrav för onlineförsäljning på rätt sätt?
Returer, återbetalningar och återkrav kräver noggrann uppföljning i bokföringen.
Vid returer justerar du intäkterna och lagersaldona i enlighet med detta. Återbetalningar bokförs vanligtvis på ett kontraktsintäktskonto. Återkrav kan däremot vara mer komplicerade – du måste ta hänsyn till eventuella extra avgifter, straffavgifter eller till och med juridiska kostnader.
Robusta processer förebygger bokföringsproblem längre fram.
Vilka är de bästa metoderna för att integrera bokföring för e-handel med lagerhantering, orderhantering och andra operativa system?
Att integrera bokföringen med operativa system är en stor fördel för e-handelsföretag.
Leta efter lösningar som synkroniserar försäljnings-, lager- och orderdata sömlöst mellan plattformar för att minimera fel vid manuell inmatning. Automatisk avstämning håller bokföringen korrekt i realtid.
Med centrala nyckeltal får du dessutom värdefulla insikter som hjälper dig att optimera verksamheten och ekonomin.
