O que é a seleção e embalagem no processamento de encomendas?

Graças à melhoria contínua da tecnologia e à enorme mudança na forma como os consumidores preferem fazer compras, estima-se que existam atualmente 24 milhões de retalhistas de comércio eletrónico a operar em todo o mundo.

O que é que isso significa para si? Significa que tem muita concorrência e que precisa de proporcionar aos clientes uma experiência excecional. Na verdade, estatísticas recentes mostram que 72% dos clientes que têm uma experiência de compra positiva partilham essa experiência com seis ou mais pessoas. Já sabe: o passa-palavra é uma poderosa ferramenta de marketing.

Há muito trabalho envolvido na criação da melhor experiência para os seus clientes, mas todos esses esforços valem pouco se não tiver uma estratégia sólida de processamento de encomendas. É aqui que entram a seleção e o acondicionamento. 

De seguida, vou aprofundar os serviços de seleção e acondicionamento e explicar como funcionam.

O que significa "seleção e acondicionamento"?

A seleção e o acondicionamento consistem em recolher a encomenda de um cliente no local onde se encontra no seu armazém e acondicioná-la numa caixa de transporte. Parece suficientemente simples, certo? Sim, mas vamos analisar o processo com mais detalhe.

Num centro de processamento de encomendas com seleção e acondicionamento, os operadores recolhem artigos individuais de caixas-mãe armazenadas nas prateleiras do armazém. Depois de recolherem todos os artigos de uma encomenda específica, colocam-nos em contentores de transporte endereçados ao cliente, prontos para expedição. Em armazéns de comércio eletrónico de maiores dimensões, os artigos podem ser recolhidos por um funcionário e acondicionados para expedição por outro. Os funcionários que se dedicam exclusivamente ao acondicionamento de produtos para os clientes são designados por "operadores de acondicionamento".

Muitas das maiores empresas do mundo simplificam as suas operações através deste processo de processamento de encomendas. Por exemplo, a Amazon (talvez já tenha ouvido falar dela) utiliza serviços de processamento com seleção e acondicionamento para dar resposta ao seu incrível volume de encomendas, de aproximadamente 1,6 milhões de encomendas por dia.

Tipos de estratégias de seleção e acondicionamento

Não precisa de ser um gigante global do comércio eletrónico para utilizar estratégias de seleção e acondicionamento. Existem quatro tipos principais de métodos de seleção que a sua empresa pode utilizar. Escolher a opção certa para a sua loja online é uma decisão pessoal, mas a dimensão da sua empresa e o volume diário de encomendas terão um peso significativo na determinação da opção mais prática e económica.

Seleção por unidade

Se a sua empresa é relativamente nova ou pequena, a seleção por unidade pode ser a melhor opção. Este é o método de seleção mais simples e pode ser realizado por equipas muito pequenas de operadores, sem necessidade de operadores dedicados ao acondicionamento.

Na seleção por unidade, um trabalhador processa uma encomenda de cada vez, à medida que são geradas as guias de acondicionamento. Os artigos são retirados da prateleira para uma única encomenda, colocados na caixa,  e marcados como prontos para expedição quando o processo estiver concluído.

É importante notar que a seleção por unidade não é adequada para armazéns de grandes dimensões ou operações com um elevado volume de encomendas. No entanto, é uma excelente forma de as lojas online começarem.

Seleção por lotes

Está a registar um maior volume de encomendas? Fantástico! Considere implementar a seleção por lotes. Este método baseia-se nos fundamentos da seleção por unidade, mas permite que os operadores recolham simultaneamente artigos para várias encomendas. Pode não precisar de contratar operadores dedicados ao acondicionamento, mas poderá empregar alguns destes trabalhadores especializados de armazém.

Recolher encomendas com artigos semelhantes pode ajudar a tornar a seleção por lotes mais eficaz. Desta forma, os operadores de seleção por lotes não têm de andar de um lado para o outro no armazém à procura de artigos para várias encomendas, podendo concentrar-se numa ou duas zonas de prateleiras.

Seleção por zonas

Se a sua empresa de comércio eletrónico é uma marca bem estabelecida com um elevado volume de encomendas, a seleção por zonas pode ser a melhor opção. Com este método de seleção e acondicionamento, o armazém é dividido em zonas. Os operadores são atribuídos a zonas específicas e trabalham apenas nessas zonas, em vez de se deslocarem por diferentes áreas do armazém.

Para que este método funcione, as caixas são transferidas de uma zona para a seguinte. A utilização de tapetes transportadores para transportar as caixas é o método mais eficiente em termos de tempo, mas também pode ser utilizado o transporte manual.

Seleção por ondas

A seleção por ondas é um método utilizado pelas empresas de comércio eletrónico mais proeminentes para gerir volumes de encomendas extraordinariamente elevados, exigindo frequentemente a infraestrutura de um centro de processamento.

A seleção por ondas combina aspetos da seleção por zonas e por lotes, atribuindo os trabalhadores a zonas e levando-os a selecionar encomendas em lotes antes de as encaminharem para a zona seguinte.

Compreender o processamento de encomendas através da preparação e embalagem, do início ao fim

Pretende proporcionar o mais elevado nível de satisfação aos clientes e destacar-se da concorrência. Para tal, o seu processo de processamento de encomendas deve ser tão eficiente quanto possível, garantindo simultaneamente que se integra perfeitamente no seu processo de armazém de comércio eletrónico, permitindo uma gestão de inventário sem erros.

A forma como a sua empresa de comércio eletrónico configura o processo de processamento de encomendas através da preparação e embalagem pode variar ligeiramente em relação a outras, mesmo dentro da mesma estratégia. No entanto, para criar o seu processo, é útil compreender como funciona geralmente do início ao fim. Abaixo encontram-se as etapas gerais envolvidas num processo completo de processamento de encomendas de comércio eletrónico.

1. O cliente efetua uma compra: O processo de processamento de encomendas começa antes de sequer receber a encomenda, quando o cliente navega no seu site a partir do conforto da sua casa (ou de qualquer lugar onde se encontre). O cliente conclui o processo de pagamento depois de adicionar artigos da sua loja online ao carrinho.
2. A encomenda é transmitida para o armazém de processamento: Depois de o cliente concluir a compra e efetuar o pagamento, a encomenda é enviada virtualmente para o seu armazém de processamento.
3. É gerada uma nota de embalagem: Todas as encomendas dos clientes geram uma nota de embalagem que cria uma lista de preparação detalhada, completa com um código de barras que garante uma preparação precisa das encomendas. Esta etapa proporciona uma excelente oportunidade para poupar tempo através da automatização. Gerar (e imprimir) automaticamente estas notas pode poupar bastante tempo aos funcionários do seu armazém.
4. O preparador recolhe os artigos adequados: Dependendo da estratégia de preparação e embalagem do seu armazém, um preparador pode recolher artigos para uma ou várias encomendas de cada vez.
5. Os artigos são levados para a estação de embalagem: Depois de o preparador recolher todos os artigos das suas encomendas individuais ou agrupadas, transporta-os para a estação de embalagem. Os preparadores podem utilizar vários tipos de carrinhos ou até empilhadores para transportar os artigos recolhidos, dependendo da forma como as operações do seu armazém estão organizadas.
6. O embalador acondiciona a encomenda do cliente: Um funcionário coloca os artigos recolhidos em recipientes de expedição, utilizando os materiais de embalagem adequados. Adiciona uma etiqueta de expedição e coloca a caixa na área adequada para entrega.
7. As encomendas são enviadas para um cliente satisfeito: Por fim, começa o processo de expedição e os artigos são enviados ao cliente. A encomenda chega atempadamente a casa ou ao escritório do cliente, concluindo o processo de processamento de encomendas.

Vantagens do processamento de encomendas através da preparação e embalagem

Algumas das vantagens mais significativas do processamento de encomendas através da preparação e embalagem incluem:

• A organização de vários produtos torna-se mais fácil, permitindo-lhe expandir a sua oferta.
• Os clientes apreciam ter uma vasta seleção de produtos à sua escolha, o que pode aumentar potencialmente as vendas.
• As encomendas demoram menos tempo desde a compra até à entrega (quando a preparação e embalagem são efetuadas corretamente), o que pode aumentar a satisfação dos clientes e a reputação da marca.
• Com trabalhadores especializados no armazém, pode garantir a precisão das encomendas e um fluxo de trabalho simplificado.
• Como expede várias encomendas de cada vez, os custos de expedição são frequentemente reduzidos, conduzindo a uma margem de lucro mais significativa.
• Pode substituir sistemas de gestão de encomendas demorados que exigem trabalho manual da sua parte e da sua equipa.

Desafios do processamento de encomendas através da preparação e embalagem

Todas as decisões empresariais apresentam alguns desafios potenciais, incluindo o tipo de método de processamento de encomendas que utiliza. Alguns dos possíveis problemas associados à escolha da preparação e embalagem incluem:

• Uma organização deficiente pode atrasar a sua cadeia de abastecimento interna.
• Um sistema de gestão de inventário inadequado pode provocar erros que diminuem a satisfação dos clientes.
• Uma embalagem inadequada pode causar danos nos produtos.
• Um processo de preparação caótico pode provocar erros na escolha dos produtos e desperdício de tempo.

Dicas para gerir um armazém eficiente de preparação e embalagem

Para corresponder às elevadas expectativas dos clientes, precisa de gerir o armazém de preparação e embalagem mais eficiente possível. Abaixo encontram-se algumas dicas altamente recomendadas para o ajudar a fazê-lo.

• Considere a forma como armazena os seus produtos e guarde os artigos com SKUs de maior volume junto dos pontos de entrada e saída mais próximos do armazém.
• Organize o seu inventário por categoria, cor e tamanho para maximizar o espaço do armazém.
• Utilize um bom software de gestão de inventário e sistemas de gestão de armazéns.
• Simplifique os processos sempre que possível, incluindo através de uma boa utilização das possibilidades de automatização.
• Implemente programas de formação sólidos para os seus operadores de preparação e embalamento.
• Volte sempre a digitalizar os códigos de barras dos produtos durante o processo de embalamento para garantir que estão corretos.

Por isso, implementou estas sugestões e continua à procura de algo que lhe proporcione uma vantagem competitiva?

Pode estar na altura de considerar a utilização de um software dedicado para preparação e embalamento. Soluções como a SkuVault e a NetSuite podem ser muito úteis para o ajudar a gerir o seu armazém, seja através de integrações de terceiros excecionais ou de ferramentas de marketing para comércio eletrónico. 

Tudo isto pode parecer muita coisa, por isso reunimos para si a nossa seleção do melhor software de gestão de armazéns.

Ficou com alguma dúvida que precise de esclarecer?

A preparação e o embalamento podem estar entre as opções mais populares para o processamento de encomendas, mas são apenas um dos muitos métodos que poderia utilizar na sua loja de comércio eletrónico. 

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