Przewodnik po konfiguracji płatności zintegrowanych + 20 najlepszych narzędzi

Słowo „zintegrowane” często brzmi jak żargon technologiczny mający na celu sprzedaż oprogramowania, ale w branży płatniczej naprawdę zmienia zasady gry (tak, to kolejny modny zwrot, ale tutaj również pasuje).

Klienci dokonujący zakupów online oczekują, że proces płatności będzie trwał nie dłużej niż 4 minuty, podczas gdy 81% kupujących w handlu elektronicznym B2B przywiązuje ogromną wagę do bezproblemowych transakcji.

Zintegrowane płatności mogą pomóc spełnić te oczekiwania, niezależnie od charakteru Twojej firmy. Umożliwiają również znacznie więcej.

Zintegrowany system płatności zapewnia elastyczną i wydajną infrastrukturę usprawniającą przepływ pracy.

Poniżej omówimy dokładniej, w jaki sposób to robi, a także przedstawimy najważniejsze informacje dotyczące jego konfiguracji. 

Zrozumienie zintegrowanych płatności

Zintegrowane płatności osadzają system przetwarzania płatności bezpośrednio na platformie handlu elektronicznego, a także w systemach zaplecza, takich jak ERP, CRM, systemy zarządzania zapasami i oprogramowanie księgowe. 

Gdy klient zakończy zakup, inteligentna integracja przejmuje kontrolę, synchronizując dane transakcji między tymi platformami.

Dla klientów robiących zakupy zintegrowane płatności są ogromną zaletą. Oznacza to, że mogą wybierać spośród wielu metod płatności i walut bez odwiedzania stron internetowych podmiotów zewnętrznych.  

Stare kontra nowe = zintegrowane płatności kontra tradycyjne płatności

Zintegrowane płatności automatycznie aktualizują stany magazynowe, dokumentację finansową, profile klientów i dane sprzedażowe bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. 

Dzięki nim można stworzyć płynny przepływ danych, ograniczając pracę ręczną i minimalizując liczbę błędów ludzkich.

Tradycyjne płatności opierają się natomiast na pracy ręcznej. Każdy dział działa niezależnie i wymaga osobnych aktualizacji.  

Wszystko, co dzieje się przy kasie, pozostaje w tym miejscu, chyba że członkowie personelu podejmą odpowiednie działania.

Poniżej znajduje się porównanie obu rozwiązań, które pomoże Ci zrozumieć ich wpływ na działalność operacyjną.

Zintegrowane rozwiązania płatnicze oferują firmom wydajniejszą, bezpieczniejszą i bardziej przyjazną klientom alternatywę dla tradycyjnych systemów płatności. 

Przy odpowiednim wdrożeniu upraszczają procesy płatnicze i inne funkcje biznesowe.

Jak działają zintegrowane płatności?

Aby jeszcze lepiej pokazać, jak proste jest korzystanie ze zintegrowanego systemu płatności, prześledźmy jego działanie. 

Najpierw przyjrzyjmy się temu z perspektywy klientki Sophie, która ceni wyposażenie wnętrz inspirowane Hiszpanią. 

Sophie natrafia na reklamę Arte Casa na Instagramie, klika ją i trafia na stronę e-commerce. Podczas przeglądania oferty od razu zakochuje się w andaluzyjskim stoliku kawowym. 

Oto jak zintegrowane płatności zaczynają działać, gdy tylko kliknie przycisk finalizacji zakupu:

• Finalizacja zakupu produktu. Sophie kupuje andaluzyjski stolik kawowy po wejściu na stronę sprzedażową Arte Casa.
• Płatność klientki. Portal płatniczy Arte Casa prosi ją o utworzenie konta, aby ułatwić przyszłe transakcje, lub o kontynuowanie zakupów jako gość w celu szybkiego, jednorazowego zakupu. Sophie decyduje się zarejestrować i zapłacić za pomocą karty debetowej kwotę $1,800.
• Przetwarzanie płatności. Dostawca usług płatniczych bezpiecznie przetwarza płatność, weryfikuje dane karty i sprawdza dostępność środków. Następnie przekazuje środki na konto handlowe Arte Casa.
• Natychmiastowe potwierdzenie. Zintegrowany system Arte Casa potwierdza płatność i aktualizuje status zamówienia w czasie rzeczywistym. 

Bez zintegrowanego systemu płatności Sophie musiałaby korzystać z zewnętrznych bramek płatniczych i czekać dłużej.

Teraz spójrzmy na sytuację z perspektywy Arte Casa. Oto co dzieje się po ich stronie:

• Cały stos technologiczny Arte Casa automatycznie odzwierciedla najbardziej aktualne dane transakcji.
• System zarządzania zapasami odejmuje jedną sztukę od stanu magazynowego andaluzyjskiego stolika kawowego , aby odzwierciedlić sprzedaż
• Oprogramowanie księgowe rejestruje płatność w wysokości $1,800 w księdze głównej i na koncie przychodów
• System CRM tworzy szczegółowy profil Sophie, zawierający historię płatności, preferencje produktowe i dane kontaktowe
• System realizacji zamówień planuje dostawę, aktualizuje status zamówienia i wysyła Sophie potwierdzenie zamówienia

Bez zintegrowanego systemu płatności Arte Casa musiałaby ręcznie zarządzać wszystkimi aktualizacjami systemów zaplecza i procesami realizacji zamówień. 

9 korzyści ze zintegrowanych płatności dla marek e-commerce

Podczas omawiania procesu zintegrowanych płatności na myśl przychodzi jedno słowo: efektywność — zarówno dla klientów, jak i firm. To ich największa zaleta. 

Ta efektywność oznacza:

1. Szybszy proces finalizacji zakupu

Twoi klienci nie mają czasu na nieporęczny proces płatności.

Powolne płatności frustrują 19% klientów, podczas gdy długie lub skomplikowane procesy finalizacji zakupu zniechęcają 22% z nich. AmBari Nutrition odnotowała wzrost liczby sfinalizowanych zakupów o 20% po wdrożeniu zintegrowanych płatności.

Zintegrowane płatności oszczędzają klientom konieczności korzystania z nowych, potencjalnie onieśmielających interfejsów. 

Spójne, intuicyjne działanie płynnej i przyjaznej dla użytkownika zintegrowanej bramki płatniczej zmniejsza obciążenie poznawcze klientów. 

2. Większy potencjał przychodowy

Elastyczne opcje płatności skłaniają 21.87% konsumentów do większych wydatków, dlatego nie należy ograniczać marki do przyjmowania płatności wyłącznie kartami kredytowymi i debetowymi. 

Dzięki zintegrowanym płatnościom możesz akceptować mobilne rozwiązania płatnicze, takie jak Apple Pay i Google Pay, lub opcje Kup teraz, zapłać później (BNPL). 

Te metody płatności mogą przyspieszyć transakcje i zwiększyć potencjał wydatków.

Firmy takie jak Sera, przedsiębiorstwo zajmujące się oprogramowaniem do zarządzania usługami terenowymi (FSM), wdrożyły zintegrowane płatności Stax i odnotowały wzrost przychodów o 52% w ciągu sześciu miesięcy od wdrożenia.

3. Zwiększona efektywność kosztowa

50% firm marnuje czas na przetwarzanie należności (AR), a 43% utknęło na monitowaniu opóźnionych lub zaległych płatności. 

Zespół ds. należności prawdopodobnie spędza cały dzień, przełączając się między arkuszami kalkulacyjnymi i wysyłając niezliczone wiadomości e-mail z przypomnieniami. 

Automatyzacja może pomóc odzyskać godziny tracone na te żmudne, powtarzalne zadania związane z płatnościami — czego doświadczyło już 31% firm.

Zintegrowane rozwiązania płatnicze automatyzują różnego rodzaju zadania, w tym fakturowanie, śledzenie płatności i uzgadnianie transakcji.

Pomaga to firmom obniżyć koszty pracy i wyeliminować kosztowne rozbieżności. 

4. Większe zadowolenie klientów

60% firm wprowadza nowe metody płatności, aby poprawić doświadczenia klientów. 

Często prowadzi to jednak do mozaiki bramek płatniczych i niespójnych doświadczeń użytkowników w ręcznych systemach płatności.

Jim Christy, właściciel i menedżer firmy Midwest Cards, zajmującej się kolekcjonerskimi przedmiotami, poszukiwał zintegrowanego systemu płatności, ponieważ jego tradycyjny odpowiednik był uciążliwy i czasochłonny. 

Powiedział: „Zintegrowane płatności pomogły nam utrzymać zaufanie klientów poprzez skrócenie czasu przetwarzania i ograniczenie liczby błędów”.

5. Zminimalizowane wskaźniki błędów

Ręczne przetwarzanie płatności sprzyja powstawaniu błędów wynikających z literówek i przeoczeń. 

Zintegrowane płatności wykorzystują inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP) do automatyzacji‌ ekstrakcji i integracji danych z faktur oraz eliminowania takich nieścisłości. 

IDP zmniejsza wskaźnik błędów o ponad 52% i zwiększa dokładność nawet do 99%.  Może ograniczyć rozbieżności we wpisach dotyczących płatności i prowadzeniu dokumentacji.

6. Usprawnione zarządzanie finansami

Księgowi uważają, że technologia upraszcza przestrzeganie przepisów podatkowych (98%), prowadzenie ksiąg rachunkowych i sprawozdawczość finansową (94%), a także rachunek kosztów i budżetowanie (93%). 

Zintegrowany system płatności może również pomóc w przechwytywaniu dokładnych szczegółów transakcji bezpośrednio z bramek płatniczych do oprogramowania księgowego w czasie rzeczywistym. 

7. Zaawansowane analizy raportowe

Każda nowa faktura wymaga aktualizacji stanu magazynowego, zmiany umowy, korekty płatności i nie tylko.

To ciągłe przechodzenie między systemami, szczególnie w przypadku firm prowadzących sprzedaż internetową i stacjonarną.

Broken Spoke Boutique, rodzinny sklep z ponad 15 000 jednostek magazynowych, boryka się z nieefektywnymi ręcznymi aktualizacjami, a rozbieżności w stanach magazynowych powodują problemy z zarządzaniem zapasami.

Właściciele zdecydowali się na system płatności firmy Clover, który dobrze integruje się z ich zestawem technologicznym. Dzięki tej zmianie saldo jest zawsze aktualne i odzwierciedla każdą sprzedaż w sklepie stacjonarnym lub internetowym. 

8. Solidne środki bezpieczeństwa

80% firm doświadcza prób oszustw płatniczych lub rzeczywistych oszustw płatniczych, a 30% z nich nigdy nie odzyskuje utraconych środków. 

Zintegrowane płatności oferują wbudowane szyfrowanie i technologie tokenizacji zapobiegające przedostawaniu się nieuprawnionych osób do systemu i wykorzystywaniu danych płatniczych.

Ponadto wymogi zgodności ze standardem PCI dodatkowo wzmacniają to bezpieczeństwo. Wszyscy dostawcy i sprzedawcy obsługujący przetwarzanie płatności kartami kredytowymi muszą regularnie przeprowadzać testy bezpieczeństwa i chronić dane posiadaczy kart. 

Dalsza lektura

Więcej informacji na temat przetwarzania płatności kartami kredytowymi znajdziesz w naszych recenzjach najlepszego oprogramowania do przetwarzania płatności kartami kredytowymi w handlu elektronicznym. 

 

Mamy również poradniki dotyczące tego, jak autoryzować płatności kartą kredytową oraz jaka jest różnica między autoryzacją a uwierzytelnianiem karty kredytowej.

9. Bezproblemowa obsługa transgraniczna

Transgraniczne płatności online napędzają rozwój 75% małych i średnich przedsiębiorstw. 

Jednak złożone wymogi regulacyjne, wiele walut i pośrednicy finansowi mogą powodować wąskie gardła w ręcznych procesach płatniczych.

Zintegrowane płatności eliminują wszystkie problemy związane z transakcjami międzynarodowymi. Integrują się z globalnymi sieciami płatniczymi — bez pośredników — aby zapewnić zgodność z przepisami.

Jak skonfigurować zintegrowane płatności dla swojej firmy

Badania pokazują, że współczesne firmy cierpią z powodu „chaosu połączeń”. 

Dokonujesz przemyślanej inwestycji technologicznej, aby rozwiązać konkretny problem, ale z czasem zauważasz zakłócenia w swoich procesach. 

Te zakłócenia mogą przejawiać się w postaci przerw lub całkowitego wstrzymania usług — czego doświadczyło 89% ankietowanych firm. 

W większości przypadków problem wynika z braku jasno opracowanego planu integracji. 

Poniższe wskazówki pomogą Ci uniknąć ukrytej sieci nieefektywności. Aby wzmocnić każdą z nich, pokażemy, jak Arte Casa, nasza fikcyjna marka przedstawiona wcześniej, przeprowadziła etap wdrażania.

1.  Zaplanuj sposób integracji rozwiązań płatniczych z istniejącymi systemami

Arte Casa stworzyła zespół odpowiedzialny za wdrożenie integracji płatności, w którego skład wchodzą: 

• menedżer IT, 
• dyrektor sprzedaży, 
• księgowy oraz 
• specjalista ds. zgodności

Wspólnie te kluczowe osoby opracowały mapę drogową integracji —od konfiguracji po wdrożenie—zawierającą etapy, osoby odpowiedzialne i terminy, aby pomóc zespołowi zminimalizować zakłócenia.

Dokumentacja opisuje również, co zrobić w przypadku wystąpienia problemu ze zgodnością lub przestoju systemu. Służyłaby jako punkt odniesienia przez cały czas trwania integracji.

2. Wybierz odpowiedniego dostawcę zintegrowanych płatności

Zespół sporządził listę wszystkich używanych systemów, aby określić konkretne potrzeby dotyczące integracji. 

Obecnie korzystają z platformy Linnworks (do zarządzania zapasami i realizacji zamówień), systemu księgowego Xero oraz Hubspot CRM. 

Zwrócili również uwagę na Brightpearl, narzędzie ERP, na które planują przejść w przyszłości.

Poszukali platform płatniczych, które można zintegrować ze wszystkimi systemami z ich listy, i porównali najważniejsze funkcje, aby zawęzić wybór i wybrać najlepsze rozwiązanie. 

Stripe to opcja, która najbardziej im odpowiadała. 

Oprócz tego, że jest oprogramowaniem do przetwarzania płatności, jest również bramką płatniczą—to dodatkowa zaleta, ponieważ wydajność i efektywność zintegrowanego rozwiązania płatniczego zależą od tego, jak dobrze te dwa elementy ze sobą współpracują.

Operatorzy płatności zajmują się technicznymi aspektami transakcji płatniczych, natomiast bramki ułatwiają bezpieczne przesyłanie informacji o płatności.

Oprócz Stripe polecamy również następujących operatorów płatności i bramki płatnicze:

Nasze 10 najlepszych operatorów płatności

1. 1. MakersHub — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego kodowania rachunków
2. 2. Square — Najlepsze rozwiązanie do elastycznego przyjmowania płatności
3. 3. Payment Depot — Najlepsze rozwiązanie dla transakcji o dużej liczbie
4. 4. Stax — Najlepsze rozwiązanie do ograniczania opóźnień w płatnościach
5. 5. CardX by Stax — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego zapewniania zgodności
6. 6. Shopify POS — Najlepsze do transakcji wielokanałowych
7. 7. Swipesum — Najlepsze rozwiązanie do dostosowanych usług płatniczych
8. 8. QuickBooks Online — Najlepsze rozwiązanie do szybkiego opłacania faktur
9. 9. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do łatwej konfiguracji e-commerce
10. 10. Clover — Najlepszy dla konfigurowalnych systemów POS

Nasze 10 najlepszych bramek płatniczych

1. 1. Payment Depot — Najlepsza wartość przy dużej liczbie transakcji
2. 2. Shopify POS — Najlepszy do integracji sprzedaży wielokanałowej
3. 3. Stax — Najlepszy dostawca usług płatniczych do ujednoliconego zarządzania firmą
4. 4. CardX by Stax — Najlepsze do przetwarzania kart kredytowych bez kosztów (0%)
5. 5. Swipesum — Najlepsze rozwiązanie zapewniające dostęp do czołowych bramek płatniczych
6. 6. QuickBooks Online — Najlepszy dostawca bramki płatniczej do fakturowania
7. 7. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do ekonomicznego przetwarzania płatności
8. 8. Clover — Najlepszy wybór do usług integracji POS
9. 9. Merchant One — Najlepsze konfigurowalne rozwiązania płatnicze dopasowane do konkretnych potrzeb firmy
10. 10. Stripe — Najlepszy dostawca bramki płatniczej do obsługi transakcji cyklicznych

3. Przetestuj i wdroż system płatności

Zespół Arte Casa ściśle trzymał się harmonogramu integracji systemu. 

Jednak przed uruchomieniem systemu przeprowadzono dokładne testy, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami. 

Transakcje testowe obejmowały:

• Pomyślne płatności, aby potwierdzić, że płatności są prawidłowo realizowane
• Nieudane płatności, aby sprawdzić reakcje systemu na odrzucone transakcje, niewystarczające środki i nieprawidłowe dane karty
• Zwroty i anulowania, aby zweryfikować, czy zwroty i anulowania są prawidłowo odzwierciedlane w systemie

Bramka płatnicza Arte Casa, Stripe, udostępnia zestaw testowych numerów kart kredytowych właśnie do tego celu, a Arte Casa wykorzystała je następnie do symulowania transakcji. 

Zespół monitorował dzienniki błędów pod kątem nieudanych transakcji i opóźnień w przetwarzaniu. 

Zespół postępował zgodnie z planem i w razie potrzeby dostosował klucze API, uprawnienia lub łączność, a następnie wdrożył system.

Potencjalne wyzwania i rozwiązania dotyczące zintegrowanych płatności

Nawet jeśli od pierwszego dnia zaplanujesz płynne przejście, tak jak zrobiła to Arte Casa, nadal mogą wystąpić usterki i problemy.

Oto czego się spodziewać i jak reagować, gdy sprawy nie przebiegają zgodnie z planem. 

Problemy ze zgodnością

Przeprowadzenie testów zgodności w środowisku testowym przed wdrożeniem może zaoszczędzić czas i zasoby.

Nie da się skutecznie uruchomić systemu płatności, jeśli interfejsy API, formaty danych lub wersje oprogramowania nie są ze sobą zgodne. 

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wybór dostawcy oferującego dobrze zaprojektowany interfejs API z wbudowaną obsługą błędów i funkcjami diagnostycznymi. 

Niewystarczające wsparcie techniczne

Brak reakcji ze strony zespołów wsparcia może powodować długotrwałe przestoje, nawet jeśli dysponujesz wewnętrznymi ekspertami. Twój zespół IT nie posiada całej wiedzy potrzebnej do rozwiązywania każdego problemu.

Szukaj platform oferujących niezawodną i terminową pomoc przez całą dobę, 7 dni w tygodniu. Warto również rozważyć zatrudnienie większej liczby osób w celu wzmocnienia wewnętrznego wsparcia technicznego.

Początkowe koszty konfiguracji

Zintegrowane systemy płatności kosztują od $5,000 do ponad $20,000 w przypadku systemów e-commerce i stacjonarnych. 

Obejmuje to subskrypcje usług, koszty sprzętu (jeśli potrzebujesz fizycznych terminali), przetwarzanie płatności, szkolenia pracowników oraz opcjonalne dostosowania.

Wybieraj dostawców oferujących przejrzyste ceny. 

Nie wahaj się negocjować lepszych warunków, zwłaszcza jeśli zobowiązujesz się do zawarcia długoterminowej umowy lub skorzystania z wielu usług.

A jeśli nie możesz zrobić tego samodzielnie, wezwij posiłki.

Wydłużony czas konfiguracji

Od planowania do pełnego wdrożenia proces implementacji może trwać miesiące, a nawet lata. 

Zatrudnienie specjalistów może pomóc przyspieszyć ten proces. Jednak nawet wtedy nie wydarzy się to magicznie z dnia na dzień.

Idealnym rozwiązaniem jest maksymalne wykorzystanie czasu oczekiwania. Przeanalizuj istniejący system płatności i znajdź wąskie gardła, które można zoptymalizować za pomocą nowego zintegrowanego rozwiązania.

Wymogi regulacyjne

Przepisy dotyczące przetwarzania płatności różnią się w zależności od regionu i branży.

Na przykład ogólne rozporządzenie Unii Europejskiej o ochronie danych (GDPR) egzekwuje zasady ochrony prywatności danych, podczas gdy w Stanach Zjednoczonych obowiązuje PCI DSS w zakresie bezpieczeństwa kart kredytowych.

Różne metody płatności, takie jak karty kredytowe, portfele cyfrowe i kryptowaluty, również podlegają lokalnym standardom. 

Skonsultuj się z ekspertami prawnymi, aby uniknąć naruszeń i kar.

Końcowe przemyślenia

Jeśli wcześniej nie przepadałeś za słowem „zintegrowane”, założę się, że teraz jest inaczej.  

Płatności są zwykle centralnym punktem przepływu danych w firmach, dlatego ujednolicenie ich z Twoim stosem technologicznym może zwiększyć wydajność, a także, jak pokazują badania, spełnić preferencje klientów. 

Powyższe wskazówki mogą pomóc Ci osiągnąć sukces, więc pamiętaj o nich, gdy będziesz gotowy do wdrożenia.

Świat handlu elektronicznego szybko się zmienia — podobnie jak Ty. Zapisz się do naszego newslettera z najnowszymi spostrzeżeniami dla menedżerów handlu elektronicznego od czołowych ekspertów w branży.