Hoe je de voorraad & voorraadverschillen wegwerkt
Bonen tellen voor volwassenen: Het is gemakkelijk om het overzicht over voorraad zoals bonen in blik kwijt te raken, wat kan leiden tot overvoorraad en verlopen goederen.
De verrotte realiteit van de detailhandel: Overvoorraad en verlopen producten kunnen de winst aanzienlijk beïnvloeden, waardoor nauwkeurig voorraadbeheer cruciaal is voor bedrijven.
De kracht van overeenkomende gegevens: Zorg ervoor dat je fysieke voorraad overeenkomt met je administratie om kostbare afwijkingen in je schappen te voorkomen.
Reconciliatie redt de dag: Voorraadreconciliatie helpt bedrijven hun voorraad nauwkeurig bij te houden en voorkomt zowel overvoorraad als verspilling.
Deskundige tips voor beter voorraadbeheer: Pas door experts onderbouwde strategieën voor effectief voorraadbeheer toe om je schappen in topconditie te houden.
Je blijft elke keer dat je naar de supermarkt gaat blikken bonen kopen, omdat je niet precies weet hoeveel je er al hebt.
En vandaag controleer je eindelijk de voorraadkast. En jawel: er staan 9 blikken… en 4 daarvan zijn al over de houdbaarheidsdatum heen.
Oef.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Gelukkig zijn bonen goedkoop. Maar in de detailhandel? De kosten van overbevoorrading, verloren voorraad of verlopen producten kunnen je winst serieus aantasten.
Het is belangrijk dat wat je denkt te hebben en wat er in je systeem staat, overeenkomt met wat er in je schappen ligt.
Hier komt voorraadafstemming om de hoek kijken.
In dit artikel neem ik je mee door een efficiënte workflow voor voorraadafstemming en deel ik door experts onderbouwde tips om je voorraad succesvol te beheren.
Wat is voorraadafstemming?
Voorraadafstemming is het proces waarbij je controleert of je fysieke voorraadtellingen overeenkomen met wat je in je administratie hebt staan.
Het is je eerste verdedigingslinie tegen voorraadverschillen en hun operationele gevolgen, zoals overbevoorrading, gemiste verkopen en onvoorziene kosten.
Een correcte voorraadafstemming helpt je de cijfers te corrigeren. Maar meer dan dat: het helpt je begrijpen waarom ze in eerste instantie niet kloppen, zodat het niet opnieuw gebeurt.
Maar waarom ontstaan voorraadverschillen eigenlijk?
Dat is een vraag van biljoenen dollars. Om precies te zijn: $1.77 trillion—dat waren de kosten van voorraadverstoringen waarmee de detailhandel in 2023 te maken kreeg.
Voorraadverstoringen, ook wel voorraadtekorten of lege schappen en overbevoorrading genoemd, ontstaan wanneer je geen duidelijk beeld hebt van je werkelijke aantallen.
Dus hoe vinden voorraadkrimp (en zijn sluwere verwanten) hun weg naar je bedrijf?
- Eenvoudige telfouten. Handmatige tellingen die verkeerd gaan. Het gebeurt, vooral als je niet over de juiste apparatuur beschikt.
- Fouten bij gegevensinvoer. Er is maar één verkeerd cijfer nodig om een voorraadrapport te vertekenen.
- Verschillen tussen kassasystemen. Verkooppuntsystemen (POS) en voorraadsystemen spreken niet dezelfde taal.
- Leveranciersfraude. Facturen die niet overeenkomen met wat er is geleverd.
- Winkeldiefstal/diefstal. Helaas kunnen zowel klanten als medewerkers deze overtredingen begaan.
- Productschade. Gebroken, verlopen of onverkoopbare artikelen die niet worden geregistreerd.
- Niet-geregistreerde retouren. Terugbetalingen of ruilingen die nooit in het systeem terechtkomen.
Regelmatige voorraadafstemming helpt je problemen voor te zijn en je administratie actueel te houden, zodat je bedrijf niet de dupe wordt van de gezamenlijke impact.
Voorraad afstemmen: 6 eenvoudige stappen voor een betere voorraadbeheersing
Geef je voorraadruimte een realiteitscheck.
Ik neem je mee door een efficiënt proces voor voorraadafstemming dat je eenvoudig kunt herhalen. Om dit nog begrijpelijker te maken, kijken we naar hoe Finn’s Things, een fictief merk dat speelse, duurzame accessoires voor huisdieren maakt, elke stap uitvoert:
1. Kies een methode
Kies een methode voor voorraadafstemming die aansluit bij de behoeften van je bedrijf. Houd je er vervolgens aan—consistentie is essentieel om trends in de loop der tijd te herkennen.
Dit zijn de meest gebruikelijke methoden en de situaties waarin ze het meest geschikt zijn:
| Methode | Definitie | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Seizoensmethode | Stemt de voorraad af rond seizoenspieken—zoals het einde van een kwartaal, feestdagen of grote verkoopcycli. | Retailmerken met sterke seizoensschommelingen |
| ABC-methode | Deelt de voorraad in op basis van waarde of verkoopsnelheid: A (hardlopers), B (middensegment) en C (langzaamlopers) | Detailhandelaren, fabrikanten en groothandelaren met veel SKU's die prioriteit willen geven aan hun inspanningen |
| Willekeurige methode | Willekeurige steekproeven, zonder vaste volgorde of prioriteit. | Kleine bedrijven of kleine teams die flexibele controles op het moment zelf nodig hebben |
Omdat Finn’s Thing een groot aantal SKU's heeft, kozen ze voor de ABC-methode. Hun hondenhalsbanden (verkrijgbaar in vrolijke prints en neonkleuren) zijn hun bestverkopende artikelen, dus geven ze bij het afstemmen van de voorraad prioriteit aan deze categorie.
2. Fysieke voorraad tellen
Nadat je de methode hebt gekozen, is het tijd om je voorraadtelling nauwkeurig onder de loep te nemen.
Afhankelijk van je doel kun je kiezen uit:
- Volledige voorraadtelling: Controleer de volledige voorraad, ideaal voor grote audits.
- Cyclustelling: Tel kleinere delen van je voorraad (zoals één productcategorie, SKU-type of locatie) volgens een roulerend schema. Dit is gemakkelijker in een druk schema in te passen.
Finn’s Things kiest voor cyclustellingen om artikelen met een hoge omloopsnelheid bij te houden. Ze tellen hun “A”-artikelen elke maand, “B”-artikelen elk kwartaal en “C”-artikelen twee keer per jaar.
3. Vergelijken met digitale/POS-gegevens
Klaar voor het moment van de waarheid? Het is tijd om te controleren of je werkelijke voorraadcijfers, het resultaat na je fysieke telling, overeenkomen met je digitale gegevens.
Vergelijk het totale aantal artikelen in je winkel met de voorraadniveaus die in je POS-systeem zijn geregistreerd. Deze stap laat zien of je artikelen mist, extra artikelen hebt of artikelen verkeerd hebt geteld.
Finn’s Things haalt gegevens uit hun POS-systeem en vergelijkt die met wat er daadwerkelijk in hun magazijn ligt. Hun ervaring heeft geleerd dat zelfs een kleine afwijking van 3 tot 5 eenheden kan leiden tot te veel verkopen of onnodige nabestellingen.
4. Afwijkingen onderzoeken
Als de cijfers niet kloppen, moet je uitzoeken waarom. Kijk wat er ontbreekt en onderzoek mogelijke oorzaken van voorraadverlies.
Het team achter Finn’s Things merkt bijvoorbeeld dat ze vijf exemplaren missen van de best verkochte hondenhalsband in neonoranje.
Dit hebben ze gedaan:
- Controleer de recente inkooporders en de ontvangen voorraad
- Controleer financiële rapportages en verkoopgegevens op retourzendingen
- Vraag het marketingteam of er producten zijn gebruikt voor evenementen, monsters enzovoort.
Na enig speurwerk beseffen ze dat een leverancier de zending als geleverd heeft gemarkeerd, terwijl deze nooit het magazijn heeft bereikt.
Daardoor weten ze dat de afwijking niet intern is ontstaan, maar het gevolg is van een probleem bij de goederenontvangst.
Maar stel dat ze hun gegevens controleren en die volledig kloppend blijken te zijn. Dan kunnen ze de oorzaak van het voorraadverlies toeschrijven aan diefstal of fraude.
Hoe dan ook helpt het opsporen van de oorzaak je om corrigerende en preventieve maatregelen te nemen.
5. Gegevens bijwerken en een aansluitingsrapport opstellen
Waar en hoe het misging, is belangrijk. Maar het is net zo belangrijk om je gegevens bij te werken, zodat ze ook in de toekomst correct en bruikbaar blijven.
Dit neemt het team van Finn’s Things op in hun voorraad-aansluitingsrapport:
- Documenteer de afwijking en de oplossing
- Noteer wie de aansluiting heeft uitgevoerd en wanneer
- Voeg opmerkingen of notities toe voor bijzondere gevallen
- Bewaar de aansluitingsrapporten van elke telling in een gedeelde map
Optioneel: Je kunt een kolom over voorraadwaardering toevoegen om de financiële impact van afwijkingen op je bedrijf vast te leggen.
Ik heb deze downloadbare Excel-template voor voorraad-aansluitingen voor je gemaakt, zodat je weet wat je moet bijhouden:
Downloadbare Excel-template voor voorraad-aansluitingen
6. Regelmatige aansluitingsintervallen instellen
Plan ten slotte de volgende telling. Voorraadaansluiting vereist herhaling en de timing hangt af van de gekozen methode, de producten en je doelstellingen.
Hoe consistenter je team werkt, hoe betrouwbaarder je gegevens worden.
Het klinkt eenvoudig, maar het is vervelend en tijdrovend. Daarom heb je enkele trucs nodig om het proces efficiënter te maken.
Strategieën voor voorraadaansluiting die de winstgevendheid verbeteren
Bedrijven leggen hun activiteiten vaak enkele dagen stil of werken buiten hun gebruikelijke werktijden om tijd vrij te maken voor voorraadaansluiting.
Maar als je slim te werk gaat, kun je voorraadaansluiting uitvoeren om de voorraadnauwkeurigheid te verbeteren zonder grote verstoringen.
Hier zijn enkele door experts goedgekeurde tips:
Standaardiseer met een duidelijke SOP
Een gestandaardiseerd proces voor voorraadaansluiting zorgt voor consistentie en herhaalbaarheid. Stap één is daarom het opstellen van een standaardwerkprocedure (SOP) die je team als een geoliede machine kan volgen.
Het ziet er, afhankelijk van de producten en werkstromen, iets anders uit dan bij andere bedrijven. Maar in de kern moet elke SOP duidelijk het volgende doen:
- Wijs een verantwoordelijke aan: Wie heeft de leiding? Identificeer de belangrijkste medewerkers die verantwoordelijk zijn voor tellingen, gegevensinvoer, toezicht en opvolging.
- Stel het schema vast: Wanneer en hoe vaak moet je de voorraad afstemmen? Je kunt stilstand inplannen tijdens rustige seizoenen of deze vermijden door de controles na de operationele uren uit te voeren.
- Bereid de hulpmiddelen voor: Wat moet er aan hun arsenaal worden toegevoegd? Kies de systemen en apparatuur die je medewerkers nodig hebben en bereid deze voor om de klus te klaren.
- Beschrijf de documentatiestappen: Wat gebeurt er na de telling? Geef duidelijke instructies over hoe problemen moeten worden vastgelegd en leer je medewerkers hoe ze afwijkingen moeten registreren en oplossen.
Dit alles werkt samen om een SOP te creëren die de foutmarges in de voorraad verkleint en ervoor zorgt dat je team weet wat het moet doen wanneer deze fouten toch optreden.
Zorg ervoor dat je afstemmingsproces minstens één keer per jaar controleert en bijwerkt.
Gebruik de ABC-methode om voorrang te geven aan voorraad met grote impact
Waarom de ABC-methode, vraag je je af?
Omdat je weliswaar van al je producten houdt, maar elk product een ander aandachtsniveau verdient.
Hier volgt een korte opfrisser: De ABC-methode volgt het Paretoprincipe, waarmee je je kunt richten op de 20% van de producten die 80% van je omzet opleveren.
Door vast te stellen welke producten de extra inspanning waard zijn—de kers op de taart, zogezegd—kun je meer tijd besteden aan het afstemmen van de voorraad die bijdraagt aan het succes van je bedrijf.
Zo zou cyclustellen volgens de ABC-methode eruit kunnen zien:
| Categorie | Welke producten? | Omzet % | Voorraad % | Frequentie van cyclustellingen |
|---|---|---|---|---|
| A | Goederen met hoge omzet/vraag | 80% | 20% | Tweewekelijks tot maandelijks |
| B | Goederen met gemiddelde tot hoge omzet/vraag | 15% | 10% | Per kwartaal |
| C | Goederen met lage omzet/lage vraag | 5% | 70% | Halfjaarlijks |
Natuurlijk hangt het van je bedrijf af hoe je “hoge waarde” definieert.
Voor sommige merken draait het misschien uitsluitend om omzet. Maar je kunt ook factoren zoals klantvraag, winstgevendheid, omloopsnelheid of zelfs bedrijfsstrategie meenemen.
Wat je criteria ook zijn, voor je Categorie A-producten zijn de strengste voorraadcontrole en monitoring nodig. Ze verdienen simpelweg de meest nauwkeurige administratie omdat ze het grote geld opleveren.
Voer cyclustellingen uit in plaats van volledige fysieke tellingen
Bij cyclustellingen van de voorraad wordt de taak opgedeeld in behapbare stukken. Je werkt telkens slechts aan een steekproef van de voorraad.
Dit is ideaal voor retailers met veel SKU's en helpt doorgaans om de gevreesde volledige voorraadtelling te vermijden, die je bedrijfsactiviteiten dagenlang kan stilleggen of verstoren.
Er zijn drie soorten cyclustellingen, afhankelijk van je doelstellingen:
- Cyclustellingen volgens de ABC-methode: Klinkt bekend? Ja, we hebben het er hierboven al over gehad—geef prioriteit aan je winstmakers (Categorie A) en tel ze vaker dan Categorieën B en C.
- Cyclustellingen op basis van willekeurige steekproeven: Verkoop je vergelijkbare producten binnen meerdere categorieën? Dan is dit misschien iets voor jou. Kies welke productgroepen je wilt tellen en sluit ze vervolgens uit van toekomstige cycli totdat alle producttypen zijn meegenomen. Dit staat ook bekend als tellen met een afnemende populatie.
Cyclustellingen van een controlegroep: Wil je de effectiviteit van je voorraadafstemmingsproces testen? Dan is deze methode iets voor jou. Je telt gedurende een korte periode herhaaldelijk een kleine, vaste groep artikelen. Zodra je de fouten hebt weggewerkt en het proces hebt verfijnd, kun je het uitrollen over de rest van je voorraad.
Wacht even: betekent dit dat volledige fysieke tellingen niet langer nuttig zijn?
Helemaal niet. Volgens Karl Threadgold, algemeen directeur bij Threadgold Consulting:
Volledige fysieke tellingen hebben nog steeds hun plaats, meestal jaarlijks, aan het einde van het jaar of na een systeemwijziging of herinrichting van het magazijn.
Maar cyclustellingen zorgen ervoor dat je gegevens regelmatig actueel zijn, zodat je afwijkingen kunt opsporen voordat ze kostbare problemen worden.
Maak gebruik van software voor voorraadbeheer voor slimmere tellingen
Voorraadreconciliatie is een vervelend proces, dus het is frustrerend wanneer je aantallen na al die inspanningen nog steeds niet overeenkomen.
De oplossing? Investeer in of werk je software voor voorraadbeheer (IMS) bij.
Een goed platform automatiseert de reconciliatie en omvat het volgen van serienummers, waardoor handmatige fouten, zoals telfouten en fouten bij gegevensinvoer, die je proces teisteren, tot het verleden behoren.
Hier is het bewijs:
De Australische muziekwinkel Big Music besteedde vroeger eenmaal per jaar hele weekenden aan een volledige winkelbrede voorraadopname en voorraadreconciliatie.
Oprichter Richard Berkman zei dat iedereen in het team een hekel had aan deze drukke periode.
Na de overstap naar Cin7 kunnen ze echter overstappen op een doorlopende voorraadreconciliatie. Volgens Richard is dit mogelijk omdat je met de tool de voorraad kunt opdelen in componenten en telkens aan een sectie, merk of assortiment kunt werken.
Geen gedoe, geen sluitingen.
Bron: Cin7
Andere functies voor voorraadbeheer die je zou willen hebben, zijn onder meer realtime meldingen van afwijkingen, POS-integratie, mobiele gegevensregistratie, barcodescanning en ondersteuning voor cyclustellingen.
Volgens Georgia Leybourne, Linnworks’ marketingdirecteur:
IMS moet de fundamentele basis van je voorraadtelling zijn.
Realtime gecentraliseerde software voor voorraadbeheer synchroniseert de voorraadtellingen automatisch op elk verkooppunt voordat ze een probleem worden.
Zonder die systeemondersteuning is het onderzoeken van voorraadverschillen een voortdurend handmatig proces waarbij je op meerdere systemen moet inloggen en op elk systeem handmatig moet tellen.
Zodra je klaar bent en denkt dat je een duidelijk beeld hebt, is je informatie waarschijnlijk alweer verouderd en zijn er nieuwe afwijkingen ontstaan.
Hoe meer randapparatuur met toegevoegde waarde je echter inzet, hoe nauwkeuriger dit systeem zal blijken te zijn.
Barcodes, QR-codes, RFID, beveiligingssystemen en allerlei volghulpmiddelen verkleinen de kans op afwijkingen binnen je IMS als ze volledig gekoppeld en operationeel zijn.
Tools zoals Linnworks en Cin7 beschikken over geavanceerde functies en integraties die je medewerkers de ondersteuning kunnen bieden die ze nodig hebben bij dit anders zo zware proces.
Hieronder staan enkele andere aanbevelingen:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Integreer uw kassasysteem voor afstemming in realtime
Het feit dat u al in een technologiegestuurde omgeving werkt, betekent niet dat u geen blinde vlek meer hebt.
Zoals ik eerder vermeldde, is een van de grootste oorzaken van voorraadverschillen een koppeling die ontbreekt tussen uw point-of-sale-systeem (POS) en voorraadsoftware.
Deze twee kritieke systemen moeten met elkaar communiceren.
Als uw POS de voorraadniveaus niet in realtime bijwerkt, loopt u het risico producten te veel te verkopen of opnieuw te bestellen wat u al op voorraad hebt. Beide zijn slecht voor uw bedrijf.
Kies een platform dat soepel integreert met de rest van uw technische e-commerce-infrastructuur. Een systeem houdt al uw gegevens op één lijn, zodat u niet voortdurend achter de feiten aanloopt.
Tools zoals Square bieden zelfs basisfuncties voor voorraadregistratie om voorraadniveaus te helpen bewaken.
Natuurlijk is in het bedrijfsleven niets echt ooit een kwestie van “instellen en vergeten”.
Jeremy Fitzgerald, CEO van 86 Dead Stock (een online marktplaats voor de horecasector), adviseert: “Het synchroniseren van POS-systemen met voorraadsystemen vereist een zorgvuldige configuratie en regelmatig onderhoud. Ik raad periodieke controles van de configuratie van menu-items aan om te zorgen dat deze overeenkomt met de daadwerkelijk gebruikte producten.”
Bekijk welke van onze sterk aanbevolen tools voor uw bedrijf zullen werken:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Gebruik barcodescanners om tellingen te versnellen en te valideren
Barcodescanning is een betrouwbare technologie om fouten bij handmatige invoer te verminderen en het telproces te versnellen.
Richt de scanner eenvoudig en wacht op de piep, en voilà—de informatie staat in het systeem. Maar om dit niveau van efficiëntie in de eenvoudige modus te bereiken, moet u uw barcodegegevens correct instellen.
Bekijk het aantal unieke producten dat u op voorraad hebt en bepaal welk barcodetype de informatie/kenmerken ervan kan bevatten:
- 1D-barcodes (zoals UPC of EAN) zijn uitstekend geschikt voor eenvoudige productidentificatie.
- 2D-barcodes (zoals QR-codes of Data Matrix) kunnen extra details bevatten, zoals serienummers of vervaldatums—ideaal voor complexe registratiebehoeften.
Bepaal vervolgens hoe u het technische aspect wilt aanpakken.
U kunt speciale barcodesoftware gebruiken die op uw huidige IMS wordt aangesloten, of overstappen op een voorraadsysteem met ingebouwde barcodefunctionaliteit.
Kies wat het beste bij uw budget en configuratie past. Zorg er wel voor dat het overeenkomt met de complexiteit van uw voorraad.
Organiseer je fysieke voorraad voor snellere en overzichtelijkere tellingen
Technologie en teamwork brengen je een heel eind. Maar als je die inspanningen duurzaam wilt maken, moet je een geschikte omgeving creëren… letterlijk.
Dat betekent dat je de indeling van je magazijn of voorraadruimte moet aanpassen om snellere en overzichtelijkere afstemming te ondersteunen.
Begin met de basis:
- Duidelijke SKU-labels, zodat er geen twijfel bestaat over wat wat is
- Zonekaarten om producten logisch te groeperen (op categorie, omloopsnelheid, seizoensgebondenheid—wat maar logisch is voor jouw werkstroom).
Keith Gorney, hoofd supplychain bij Pivotree (leverancier van frictieloze commerce), geeft een goed voorbeeld:
Voor magazijnen is het verstandig om SKU's met een hoge omloopsnelheid in de achtervoorraad en op vooruitgeschoven picklocaties te bewaren.
Deze artikelen hebben doorgaans het grootste aantal afwijkingen. Door ze toegankelijk te houden, worden snelle cyclustellingen en voorraadafstemming ondersteund.
Als je een winkelruimte beheert, kan de aanpak met een gespiegeld planogram goed voor je werken, omdat je geen twee indelingen hoeft te onthouden.
Deze strategie brengt je voorraadruimte in lijn met wat klanten in je winkel zien.
Het gespiegelde planogram weerspiegelt de merchandisingstroom op de winkelvloer in de achterruimte.
Dit helpt teamleden bij het stroomlijnen van het verzamelen, aanvullen en afstemmen, omdat de werkstroom tussen de voor- en achterkant van de winkel natuurlijk verloopt.
Analyseer de grondoorzaken van terugkerende afwijkingen
Je hebt de gebruikelijke verdachten al ontmoet, maar in elk bedrijf is er één probleem dat er meer uitspringt dan de rest: menselijke fouten.
Brian Lim, oprichter van merken als I Heart Raves en Into the AM, deelt zijn visie:
Bovenaan de lijst staan menselijke fouten. Medewerkers die niet het juiste aantal artikelen tellen, barcodes verkeerd scannen en gegevens onjuist invoeren, komen allemaal vaak voor in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Hij legde ook uit dat interne en externe diefstal een grote rol spelen, maar hoe zie je het verschil? De truc is om je medewerkers te leren verder te kijken dan de cijfers.
Lim legde uit dat onregelmatige voorraadcontroles in combinatie met onvoldoende training van medewerkers er vaak toe leiden dat voorraadverschillen onopgemerkt en onopgelost blijven.
De fout vinden is pas stap één. De grotere en spannendere stap vereist dat je team zijn detectivepet opzet en ontdekt waar de boosdoener is binnengeslopen.
Als bepaalde afwijkingen bijvoorbeeld consequent tijdens dezelfde dienst of in een specifiek opslaggebied optreden, kan dat wijzen op interne problemen.
Verliezen die daarentegen verband houden met artikelen met een hoog diefstalrisico of inconsistenties bij verzending, kunnen het gevolg zijn van externe oorzaken zoals winkeldiefstal of voorraadkrimp die verband houdt met leveranciers.
Daarom adviseert hij merken om:
Neem training op over voorraadverwerking, gegevensregistratie en het identificeren van afwijkingen, zoals beschadigde artikelen of telfouten, evenals andere onregelmatigheden.
Stimuleer verantwoordelijkheidsgevoel door voorraadsecties aan individuele teamleden toe te wijzen.
Voorraadafstemming is zoveel meer dan alleen het vergelijken van aantallen. Als je dit goed doet, helpt het ook om afwijkingen voortaan in de kiem te smoren.
Zorg dat je team achter het plan staat
Je medewerkers zijn je belangrijkste bedrijfsmiddel, volgens Georgia Leybourne, CMO bij Linnworks.
Volgens haar geldt: “De sleutel tot een goede introductie van medewerkers in voorraadbeheer is volledige transparantie over wat je probeert te bereiken, welke valkuilen je bent tegengekomen en welke impact verschillende scenario’s op het bedrijf hebben.”
Brian Lim (Into the AM) is het daarmee eens: “Medewerkers die de impact van afwijkingen op het bedrijf begrijpen, zijn meer gemotiveerd om de nauwkeurigheid te bewaken.”
Daarom:
Geef hun context en zorg dat ze het belang van voorraadafstemming begrijpen. Je zult merken dat ze zich snel aansluiten en je helpen zorg te dragen voor je op één na belangrijkste bedrijfsmiddel: je voorraad.
Daarmee komen we weer helemaal terug bij Tip #1: Zorg dat je SOP op orde is.
Als je een solide SOP hebt, voelt het niet alsof je je team op weg helpt als een kudde katten. Leg uit waarom voorraadafstemming belangrijk is voor het bedrijf én voor hen.
Duik vervolgens in de details:
- De taken. Organiseer praktische workshops met echte voorbeelden. Geen stoffig handboek of pdf’s via e-mail, alsjeblieft.
- De contactpersoon. Wijs duidelijke rollen toe. Verantwoordelijke medewerkers kunnen ook training en begeleiding bieden.
- De hulpmiddelen. Laat zien hoe ze barcodescanners, mobiele apps of andere geïmplementeerde technologie kunnen gebruiken.
- De opvolging. Plan na 30 dagen een opvolgmoment om vragen te beantwoorden en gewoonten te versterken.
Door opleiding te combineren met verantwoordelijkheid en zeggenschap, kun je je voorraadbeheerprocessen verbeteren en strategieën voor verliespreventie aanscherpen.
Houd KPI’s bij om voorraadkrimp en de prestaties van je voorraadafstemming te monitoren
Met statistieken krijg je echte, onbewerkte gegevens die laten zien hoe je ervoor staat. Als je de prestaties van je voorraadafstemming wilt beoordelen, zijn dit enkele KPI’s om in de gaten te houden:
- Voorraadnauwkeurigheid: Hoe snel wordt je voorraad verkocht en vervangen? Een hoge omloopsnelheid wijst op efficiënt voorraadbeheer. Het betekent dat je niet blijft zitten met verouderde voorraad en afwijkingen.
Voorraadnauwkeurigheid = (Getelde artikelen ÷ Artikelen in de administratie) × 100
- Voorraadomloopsnelheid: Welk percentage van je voorraadgegevens klopt? Deze meet de nauwkeurigheid van je voorraadgegevens en geeft aan dat de volgsystemen die je hebt geïmplementeerd uitstekend werk leveren!
Voorraadomloopsnelheid = Kosten van verkochte goederen (COGS) ÷ Gemiddelde voorraad
- Krimp of krimpingspercentage: Welk percentage van je voorraad is niet verantwoord? Voorraadkrimp is het verschil tussen de werkelijke voorraad en de geregistreerde voorraad. Als dit percentage hoog is, moet je je processen voor voorraadbeheer aanscherpen of de frequentie van je controles verhogen.
Krimpingspercentage = (Geregistreerde voorraad − Werkelijke voorraad) ÷ Geregistreerde voorraad × 100
- Nauwkeurigheid van de voorraadcontrole: Hoe vaak komen je fysieke tellingen overeen met je administratie? Deze KPI weerspiegelt de effectiviteit van je controleprocessen. De KPI kan aangeven of je procedures moet aanpassen of je medewerkers beter moet trainen.
Nauwkeurigheid van de voorraadcontrole = Aantal nauwkeurige tellingen ÷ Totaal aantal tellingen × 100
- Dekking van cyclustellingen: Welk deel van je voorraad wordt regelmatig gecontroleerd? Hiermee wordt beoordeeld hoeveel van je voorraad wordt opgenomen in periodieke tellingen. Een uitgebreide dekking zorgt ervoor dat afwijkingen snel worden vastgesteld en gecorrigeerd.
Dekking van cyclustellingen = Aantal artikelen geteld tijdens cyclustellingen ÷ Totaal aantal artikelen in voorraad × 100
Voel je vrij om andere KPI's toe te voegen die beter bij je bedrijf passen. Wat het belangrijkst is, hangt af van je producttypen, ordervolume en hoe vaak je voorraad beweegt.
Zorg dat je voorraadcontrolestrategie resultaat oplevert
Voorraadcontrole is geen eenmalige actie. Je voorraad is voortdurend in beweging: producten worden verkocht, geretourneerd, aangevuld of beschadigd.
Zolang je je detailhandelsbedrijf runt, moet je het elke keer goed doen.
Door regelmatig voorraadcontroles uit te voeren, blijven je administratie en voorraadniveaus nauwkeurig en blijven je team (en klanten) tevreden. Als je dit overslaat, kunnen fouten zich opstapelen en kunnen winsten verloren gaan.
Hier zijn andere relevante artikelen over voorraadbeheer die je kunt opslaan om je activiteiten te verbeteren en voorraadproblemen voor te blijven:
- Just-in-timevoorraad (JIT): de complete handleiding voor flexibele bedrijfsvoering
- De 10 grootste uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer en hoe je ze oplost
- Voorraadbeheer met AI: robots inzetten voor efficiënte voorraadactiviteiten
- Consignatievoorraad uitgelegd: een handleiding voor exploitanten in de detailhandel en e-commerce
- Cyclusvoorraad: wat het is, hoe je het berekent en de beste tools
- Voorraadkosten uitgelegd: berekening en strategieën voor verlaging
De detailhandel staat nooit stil, en jij zou dat ook niet moeten doen. Abonneer je op onze nieuwsbrief voor de nieuwste inzichten, strategieën en hulpmiddelen voor je carrière van toonaangevende retailleiders die de sector vormgeven.
Veelgestelde vragen over voorraadafstemming
Heb je meer vragen over voorraadafstemming? Misschien vind je hier de antwoorden.
Wat is een “goed” krimppercentage voor mijn retailbedrijf?
Dit hangt af van je bedrijf, maar volgens FitSmallBusiness ligt een goed krimppercentage tussen 1% en 2%.
Gebruik onze Krimpcalculator om dat van jou te bepalen en lees alles over krimp in onze gids.
Kan voorraadafstemming volledig worden geautomatiseerd? Zo ja, wat is het nadeel?
Ja, door je systemen (WMS, IMS, barcodescantechnologie) te integreren is dat mogelijk. Je hebt echter menselijk toezicht nodig om afwijkingen op te merken, trends te analyseren en ze een halt toe te roepen.
Hoe stem ik voorraad af tussen meerdere winkellocaties?
Stem eerst je voorraadgegevens af met gecentraliseerde voorraadbeheersoftware. Dit geeft je als geheel en op elke locatie inzicht in voorraadniveaus in realtime. Plan vervolgens gesynchroniseerde voorraadtellingen en geplande audits. Hetzelfde geldt voor omnichannel voorraadbeheer.
