15 beste strategieën om voorraadtekorten te voorkomen: complete gids
Schok door voorraadtekorten: Meer dan 50% van de online shoppers wereldwijd heeft tijdens een aankoop te maken gehad met producten die niet op voorraad waren.
Overal lege schappen: De trend dat producten niet op voorraad zijn, is een wijdverbreid probleem dat een aanzienlijk deel van de online winkelgemeenschap treft.
Druk op de toeleveringsketen: Deze situaties waarin producten niet op voorraad zijn, benadrukken de aanhoudende uitdagingen binnen toeleveringsketens wereldwijd, met gevolgen voor de klanttevredenheid.
Land van winkelirritatie: Consumenten raken steeds gefrustreerder door de beperkte beschikbaarheid van producten, wat kan leiden tot omzetverlies en een afname van merkloyaliteit.
Voorraadproblemen in e-commerce: De frequente voorraadtekorten onderstrepen het belang van beter voorraadbeheer om aan de groeiende online vraag te voldoen.
Meer dan de helft van de wereldwijde online shoppers gaf aan situaties te hebben meegemaakt waarin producten niet op voorraad waren tijdens een aankoop.
Dit betekent dat veel e-commercemerken klanten op deze manier hebben zien reageren:
In deze blogpost bespreken we hoe je voorraadtekorten kunt voorkomen en daarmee ook deze verontrustende reactie van je klanten.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Maar laten we eerst bekijken hoe deze voorraadtekorten je bedrijf kunnen beïnvloeden en hoe ze überhaupt hun weg vinden naar e-commerceactiviteiten.
Wat zijn voorraadtekorten?
Er is sprake van een voorraadtekort wanneer een bedrijf een specifiek, veelgevraagd product of SKU niet meer op voorraad heeft.
Deze situatie ontstaat vaak door een vertraging ergens in de toeleveringsketen, als gevolg van interne inefficiënties of externe factoren.
Volgens de klassieke wet van vraag en aanbod lopen e-commercebedrijven een verhoogd risico op voorraadtekorten wanneer het aanbod laag is en de klantvraag hoog.
Belangrijke perioden waarin ze waarschijnlijker optreden zijn:
- Feestdagenperiodes. 27% van de shoppers koopt al in oktober cadeaus voor de feestdagen, terwijl 26% vóór Thanksgiving begint en 19% tijdens Cyber Week.
- Promotie-evenementen. Kortingen, buy-one-get-one-free-aanbiedingen (BOGO) en flitsverkopen trekken veel publiek. Uit een onderzoek bleek dat consumenten tijdens promoties extra voorraad inslaan om toekomstige uitgaven te besparen.
- Productlanceringen. Het lanceren van nieuwe producten met effectieve marketingcampagnes creëert FOMO onder consumenten. Denk aan de nieuwste gamereleases voor de Nintendo Switch, die de verkoop van de console stimuleren.
- Seizoensgebondenheid. Seizoens- en weersveranderingen beïnvloeden het koopgedrag van consumenten. Zo zorgen 45% van de ouders tijdens de verkopen voor het nieuwe schooljaar voor een grotere vraag naar schoolbenodigdheden, kleding en elektronica.
Het is gemakkelijk om voorraadtekorten te zien als een teken dat je producten als warme broodjes over de toonbank gaan. Maar dat is niet altijd het geval. Als ze niet worden aangepakt, leiden ze tot een keten van gevolgen.
Wat zijn de gevolgen van een voorraadtekort?
Naar schatting kosten voorraadtekorten bedrijven wereldwijd $1.235 trillion. Zo kunnen situaties waarin producten niet op voorraad zijn jouw bedrijf beïnvloeden:
- Lagere klanttevredenheid. Shoppers hechten waarde aan productbeschikbaarheid (36%) en gemak (32%). Ze wachten niet tot je schappen weer zijn aangevuld, waardoor de klantloyaliteit na verloop van tijd afneemt.
- Slechtere merkperceptie. Uit onderzoek blijkt dat ontevreden klanten eerder hun klachten uiten. Ze kunnen negatieve openbare reviews plaatsen, waardoor je reputatie wordt geschaad en potentiële klanten worden afgeschrikt.
- Omzetverlies. Als je klantbestellingen niet uitvoert, loop je verkopen mis die je anders zou hebben gerealiseerd. Dat bedrag van $1.235 trillion geeft veel reden tot zorg.
- Hogere kosten. Je verliest niet alleen verkopen wanneer producten niet op voorraad zijn. Je maakt ook extra operationele kosten voor spoedbestellingen, versnelde verzendkosten en mogelijke afprijzingen om overtollige voorraad weg te werken.
- Operationele inefficiënties. Pogingen om de voorraad tijdens OOS-situaties met spoed aan te vullen kunnen de reguliere activiteiten verstoren en de logistieke processen en magazijncapaciteit onder druk zetten.
- Lagere SEO-ranking. John Mueller van Google legde uit dat de zoekmachine pagina's met producten die niet op voorraad zijn behandelt als zachte 404-foutmeldingen. Hierdoor kunnen ze uit de zoekresultaten worden verwijderd.
Gederfde omzet, hogere kosten en verstoringen in de toeleveringsketen putten de financiën van een bedrijf uit. Voorkom dit door te weten wat voorraadtekorten veroorzaakt en hoe je ze kunt beperken.
6 veelvoorkomende oorzaken van voorraadtekorten
Voorkom voorraadtekorten door je activiteiten te monitoren en knelpunten en inconsistenties in je voorraadbeheer. aan te pakken
Laten we de onderliggende oorzaken bekijken, zodat je een stap voor kunt blijven:
1. Onnauwkeurige voorraadniveaus
Onjuiste voorraadtellingen leiden tot een overschatting van de beschikbare voorraad en te late nabestellingen, waardoor voorraadtekorten ontstaan.
Onderliggende oorzaken: fouten bij handmatige gegevensinvoer, verkeerd geplaatste artikelen, onoplettendheid van medewerkers, verouderde software voor voorraadbeheer, systeemstoringen
2. Slechte vraagvoorspelling
Te laag ingeschatte voorspellingen veroorzaken tekorten. Omgekeerd legt overvoorraad door te hoge inschattingen kapitaal en magazijnruimte vast, waardoor voorraadtekorten van andere SKU's ontstaan.
Onderliggende oorzaken: onnauwkeurige historische verkoopgegevens, ineffectieve voorspellingsmodellen, beperkt inzicht in markttrends
3. Vertragingen bij leveranciers en in de productie
Langere levertijden, inconsistente leveringspatronen en veelvuldige naleveringen kunnen je schappen leegmaken, vooral zonder een divers leveranciersbestand.
Onderliggende oorzaken: gebrek aan buffervoorraad of veiligheidsvoorraad, slechte communicatie met leveranciers, meerdere tussenliggende schakels
4. Problemen met logistiek en transport
Verkeersopstoppingen, verstoringen door weersomstandigheden, slechte routeplanning en onzorgvuldige omgang met voorraad verminderen de tijdige beschikbaarheid van voorraad.
Onderliggende oorzaken: beperkte verzendopties, gebrek aan zichtbaarheid in de toeleveringsketen
5. Online desinformatie
Desinformatie zaait angst onder consumenten, wat de toeleveringsketen onder druk zet.
Voorbeeld: Tijdens de COVID-19-pandemie veroorzaakten valse berichten over tekorten aan toiletpapier, voedsel en medische benodigdheden wereldwijd paniekaankopen.
Onderliggende oorzaken: geen realtime-update over de beschikbaarheid van producten online (en in de winkel)
6. Problemen met kwaliteitscontrole
Afgekeurde partijen en teruggeroepen producten worden uit de circulatie gehaald (d.w.z. ze zijn niet langer beschikbaar voor distributie). Retailers moeten snel op zoek naar vervangende producten, anders riskeren ze onmiddellijke voorraadtekorten.
Onderliggende oorzaken: afwijkingen bij kwaliteitscontroles, onvolledige documentatie, onvoldoende opleiding van medewerkers
De verkoop krijgt een klap in situaties met voorraadtekorten. Klanten die niet kunnen vinden wat ze nodig hebben, gaan vaak naar een andere aanbieder.
Het is belangrijk om je voorraad onder controle te houden en verliezen te voorkomen door de juiste strategieën toe te passen.
15 belangrijke strategieën om voorraadtekorten te voorkomen
De gemiddelde percentages voor niet-voorradige artikelen bedroegen begin jaren 2000 7 tot 10%.
Er is geen nieuwe studie geweest die benadrukt hoe het percentage voorraadtekorten in de loop der tijd is veranderd, maar gezien de pandemie en de aanhoudende problemen in de toeleveringsketen is het aannemelijk dat dit percentage sterk is gestegen.
Gezien deze stijging moeten bedrijven alerter zijn. Dit zijn de beste manieren om voorraadtekorten te voorkomen:
1. Verbeter je vraagvoorspelling
Bij het voorspellen van de consumentenvraag is een nauwkeurigheid van 100% onmogelijk, omdat er zoveel factoren een rol spelen.
Dit geldt vooral voor ecommerce-merken, waarbij je complexe variabelen zoals toenemende concurrentie en uiteenlopende geografische locaties moet meenemen.
Maar dat betekent niet dat je er niet naar moet streven om dat absolute niveau dichter te benaderen.
Een betrouwbare manier om dit vanaf het begin te versterken? Technologie inzetten met een geavanceerde voorspellingstool, bij voorkeur een tool die door AI wordt aangedreven.
McKinsey rapporteerde dat AI-voorspellingen van de vraag fouten met maximaal 50% kunnen verminderen en omzetverlies door voorraadtekorten met maximaal 65% kunnen terugdringen.
Een samenwerkingsproces zorgt ook voor nauwkeurige vraagvoorspellingen. Dit levert waardevolle inzichten op voor beter voorraadbeheer.
Het is alsof je puzzelstukjes uit verschillende bronnen verzamelt. Samen geven ze een duidelijker beeld van de toekomstige vraag. Zo kunnen verkoopinzichten bijvoorbeeld aankomende marktverschuivingen signaleren, terwijl operations de productiecapaciteit kan bijhouden.
2. Doorlooptijden bijhouden en optimaliseren
Doorlooptijden bepalen of je zonder voorraad komt te zitten, te veel voorraad aanhoudt of een product precies op tijd ontvangt.
Maar voordat je de doorlooptijd kunt optimaliseren, moet je weten wat je werkelijke doorlooptijden zijn.
Veel ecommerce-merken maken de fout om uitsluitend te vertrouwen op de informatie die hun leveranciers aanleveren.
Dat geeft echter geen volledig beeld.
Je moet de totale doorlooptijd bekijken, die doorgaans afwijkingen omvat, zoals het orderbeoordelingsproces, de tijd tot aankomst in het magazijn, ontvangstprocedures en alle wachttijden daartussen (bijv. vertragingen bij internationale verzendingen).
Bekijk je gegevens om te bepalen wat de werkelijke doorlooptijden van je producten zijn. Zo krijg je een realistischer beeld van de tijdlijn en duur die nodig zijn om je goederen weer op de markt beschikbaar te maken.
Pas wanneer je ziet waar de gebruikelijke vertragingen en dalingen optreden, kun je eraan werken om deze te stabiliseren. Werk samen met je leveranciers om te bepalen waar je hiaten kunt dichten.
Stel dat je hebt vastgesteld dat je leverancier slechts één keer per week verzendt, wat leidt tot een constante vertraging in het internationale transport. Samen kunnen jij en je leverancier een plan opstellen om het proces te versnellen.
3. Optimale veiligheidsvoorraadniveaus handhaven
Minder voorraad aanhouden verlaagt de voorraadkosten.
Als dit echter ten koste gaat van je vermogen om voldoende veiligheidsvoorraad aan te houden, loop je het risico de klanttevredenheid op te offeren door voorraadtekorten.
Veiligheidsvoorraad biedt een buffer tegen die mogelijkheid en beschermt tegen verstoringen in de toeleveringsketen, zoals langere doorlooptijden.
Door het uitbreken van de pandemie en de daaropvolgende reeks ongelukkige gebeurtenissen in de toeleveringsketen verhoogde 80% van de ondervraagde bedrijven in 2022 hun veiligheidsvoorraad als reactie hierop.
Het is een goede strategie om met het probleem om te gaan, maar het is noodzakelijk om de optimale hoeveelheid te bepalen, zodat je niet eindigt met goederen die stof verzamelen in de schappen van je magazijn.
Veiligheidsvoorraad kan statisch of dynamisch zijn.
Voor statische veiligheidsvoorraad wordt deze berekend met behulp van 6 verschillende formules:
| FORMULETYPE | FORMULE |
|---|---|
| Basisveiligheidsvoorraad |
Gemiddelde verkoop x veiligheidsdagen
|
| Gemiddelde/maximale formule |
(Maximale verkoop x maximale levertijd) - (Gemiddelde verkoop x gemiddelde levertijd)
|
| Normale verdeling met onzekerheid over de vraag |
Standaardafwijking van de vraag x sqrt(gemiddelde levertijd)
|
| Normale verdeling met onzekerheid over de levertijd |
Z x gemiddelde verkoop x afwijking van de levertijd
|
| Normale verdeling met onzekerheid over de vraag en de levertijd (onafhankelijk) |
Z x sqrt((Gemiddelde LT x (standaardafwijking van de vraag)^2) + (gemiddelde verkoop x standaardafwijking van de levertijd)^2)
|
| Normale verdeling met onzekerheid over de vraag en de levertijd (afhankelijk) |
Z x standaardafwijking van de vraag x sqrt(gemiddelde LT) + Z x gemiddelde verkoop x standaardafwijking van de levertijd
|
Houd bij het kiezen rekening met markt- en productprestaties. De berekening op basis van het gemiddelde minimum en maximum werkt bijvoorbeeld het best voor goederen met een laag volume.
Dynamische veiligheidsvoorraad past daarentegen de voorraadaanvulling aan op basis van volumegerelateerde vraag en seizoensvariaties. Daarom is deze proactiever.
Supplychaininnovator Stefan de Kok legde het duidelijk uit:
Probeer je veiligheidsvoorraadniveaus te berekenen met onze handige calculator:
4. Implementeer nauwkeurige bestelpunten
Een bestelpunt wordt vaak aangeduid als de gouden voorraadvergelijking. Het vertelt je wanneer het beste moment is om aan te vullen, zodat je nooit meer met voorraadtekorten te maken krijgt.
Bij de traditionele methode voor het berekenen van bestelpunten vermenigvuldig je de levertijden met de vraagsnelheden en tel je vervolgens de veiligheidsvoorraad op, als volgt:
Bestelpunt (ROP) = (Levertijd x vraagsnelheid ) + veiligheidsvoorraad
Als je de eerste drie tips goed hebt uitgevoerd (de vraag voorspellen, de levertijd meten en het optimale veiligheidsvoorraadniveau kennen), zou het bepalen van de juiste bestelpunten eenvoudig moeten zijn. Je beschikt over alle parameters die je nodig hebt om het antwoord te berekenen.
Kies je voor deze aanpak, bekijk deze dan elk kwartaal opnieuw om trends en andere factoren mee te nemen.
Net als bij de veiligheidsvoorraad kun je echter ook kiezen voor het implementeren van dynamische bestelpunten.
Een onderzoek toont aan dat dynamische bestelpunten voorraadinstellingen aanpassen aan seizoensgebonden vraag en realtimegegevens. Dit leidt tot betere prestaties en lagere voorraadkosten (en lost dus ook problemen met overtollige voorraad op).
Dynamische nabestelpunten zijn adaptief en analyseren voortdurend verkoop- en voorraadgegevens om de beste strategie voor het inkopen van voorraad te bepalen.
5. Gebruik geautomatiseerde voorraadbeheersoftware
Op veel manieren is traditioneel voorraadbeheer inefficiënt en gevoelig voor menselijke fouten.
Door dit te vervangen door efficiënte voorraadbeheersoftware kun je met één druk op de knop allerlei processen op gang brengen die voorraadtekorten helpen voorkomen.
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eEen gebrek aan goed voorraadbeheer leidt tot onvoldoende realtime-inzicht in voorraadniveaus of volledig gebrek aan overzicht van de bewegingen ervan door de toeleveringsketen, en tot onvoldoende kennis van welke artikelen goed verkopen. Dit zijn allemaal veelvoorkomende oorzaken van voorraadtekorten.\u003c/span\u003e
Een realtimevoorraadbeheersysteem houdt voorraadhoeveelheden, processen en gegevensregistraties automatisch bij.
Zie het als het commandocentrum voor je toeleveringsketen. Het biedt een breed scala aan voordelen door veel verantwoordelijkheden op zich te nemen, zoals:
- het automatiseren van vraagvoorspellingen,
- het beheren van veiligheidsvoorraden,
- het monitoren van doorlooptijden,
- het uitvoeren van productsegmentatie via ABC-analyse,
- en het instellen van dynamische nabestelpunten om voorraadtekorten te voorkomen.
Krishnamoorthy legde uit hoe tools zoals Cin7 e-commercebedrijven helpen:
Voorraadbeheer- en AI-voorspellingssystemen voorspellen de vraag maanden van tevoren nauwkeurig, houden voorraadniveaus op peil en elimineren het risico op aanzienlijke winstverliezen.
De gegevens bieden ook uitgebreide inzichten in kooptrends van consumenten, waardoor bedrijven hun scenario’s hierop kunnen afstemmen.
Dit verklaart waarschijnlijk waarom uit een onderzoek van Shopify bleek dat 33% van de bedrijven van plan was hun handmatige processen in 2023 te digitaliseren om de veerkracht van de toeleveringsketen te verbeteren.
Als je behoort tot de bedrijven die op zoek zijn naar de beste tool voor voorraadbeheer om workflows en processen te stroomlijnen, bekijk dan onze aanbevelingen op basis van onze analyse van de belangrijkste spelers op de markt:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
6. Voer regelmatig cyclische tellingen uit
Cyclisch tellen houdt in dat je regelmatig geselecteerde delen van de voorraad telt.
Dit moet je doen om ervoor te zorgen dat de voorraadaantallen in je software overeenkomen met de werkelijkheid.
Hoe vaker je je voorraad controleert, hoe nauwkeuriger deze zal zijn. Plan daarom zo vaak mogelijk cyclische tellingen in.
Stel speciale teams samen om deze taak uit te voeren.
Grote online retailers kunnen tientallen medewerkers inzetten voor cyclische tellingen. Voor mkb-bedrijven is het verstandig om een geselecteerde groep medewerkers de voorraadtellingen te laten uitvoeren.
Om cyclische tellingen efficiënter te maken, kun je:
- Identificeer en verwijder verouderde, defecte en beschadigde goederen zodra je ze opmerkt.
- Gebruik moderne technologie, zoals voorraadbeheersystemen, barcodescanners, RFID en drones.
- Stel een telplanning op, waarbij de nadruk ligt op wat het belangrijkst is. Voorbeeld: tel snel bewegende producten elke week en de rest elk kwartaal. Het gebruik van een ABC-analyse om producten te segmenteren, is hierbij nuttig.
Naast cyclustellingen kun je ook realtime controles uitvoeren tijdens de orderverwerking om een voortdurende voorraadnauwkeurigheid te garanderen.
Het groothandelsmodemerk Michelle Mae paste deze strategie toe om onjuiste voorraadtellingen te voorkomen die ontstonden doordat ongemerkt de verkeerde artikelen werden verzonden.
Volgens oprichter Michelle Mae:
We gebruiken een controlesysteem met twee personen voordat we verzenden, waardoor ons foutenpercentage daalt tot minder dan 1%.
Daarnaast voeren we elk kwartaal voorraadcontroles uit, waarbij we elk kledingstuk tellen om de nauwkeurigheid te garanderen.
7. Integreer voorraadgegevens
Voorraadtekorten kunnen ontstaan wanneer aantallen niet op elkaar zijn afgestemd via alle verkoopkanalen.
Verkoop via marktplaatsen en het hebben van meerdere online (en fysieke) winkels kan er gemakkelijk toe leiden dat voorraadgegevens uiteenlopen.
Kijk naar het voorraadverlies van 4,6% bij Walmart als gevolg van voorraadtekorten tijdens de COVID-19-pandemie. Klanten meldden dat artikelen online als niet op voorraad (OOS) werden weergegeven, terwijl ze in de winkel beschikbaar waren.
Deze mislukking bracht een tekortkoming aan het licht in de realtime gegevenssynchronisatie tussen het e-commerceplatform van Walmart en het voorraadbeheersysteem.
Je wilt dat elk kanaal de algehele voorraadniveaus weergeeft.
Het gebruik van voorraadbeheersoftware kan synchronisatie tussen kanalen snel en eenvoudig maken. Platforms zoals SkuVault Core maken integratie mogelijk met kanaalbeheersoftware, zoals Zentail.
Doordat de platforms eenvoudig met elkaar kunnen communiceren, wordt het gemakkelijker om nauwkeurigere voorraadtellingen te verkrijgen.
8. Gebruik RFID-technologie
RFID (radiofrequente identificatie) voorkomt voorraadtekorten door de nauwkeurigheid van voorraadniveaus te verbeteren.
Zodra je goederen in het magazijn aankomen, kunnen medewerkers er RFID-tags aan bevestigen. Elke tag heeft een serienummer, kan worden gevolgd en kan meer informatie opslaan dan een barcode.
Bovendien maken ze sneller cyclustellen mogelijk (zie tip #6) dankzij de draadloze overdracht via hun antennes en het vermogen van de lezers om meerdere tags tegelijk te lezen.
Met actuele informatie over het huidige voorraadniveau kun je de voorraad snel aanvullen zodra deze een vastgesteld niveau bereikt—net voordat de SOS-status wordt bereikt.
Je zult blij zijn om te horen: RFID-tags en -lezers zijn betaalbaarder geworden.
McKinsey schatte dat de prijzen van tags het afgelopen decennium met 80% zijn gedaald en die van lezers met bijna 50%, en noemde de prijsdalingen de grootste factor achter de groei ervan in de detailhandel.
9. Identificeer patronen in voorraadtekorten
Ogenschijnlijk onbeduidende gebeurtenissen kunnen voorafgaan aan een voorraadtekort—als je niet weet waarop je moet letten, is het gemakkelijk om ze te negeren.
Onderzoek je gegevens om aanwijzingen te vinden. Vaak ontstaat er vanzelf een trend. Bijvoorbeeld wanneer je ziet dat een product elke maand rond dezelfde week opraakt.
Om echter de grondoorzaak te vinden, zul je wat grondiger moeten zoeken.
Je merkt bijvoorbeeld dat bepaalde promotieperiodes vaker tot voorraadtekorten leiden. Dit kan alleen al wijzen op problemen, zoals een ontoereikende planning bij het anticiperen op pieken in de vraag (in tip #14 bespreek ik hoe je hiermee omgaat).
Maak audits van voorraadgegevens tot een gewoonte om te zien of je patronen kunt ontdekken die voorraadtekorten en de impact ervan op je bedrijf helpen voorkomen.
10. Volg klanttrends
Blijf de concurrentie een stap voor door te kijken naar wat je doelmarkt en bestaande klanten je vertellen.
Bekijk online gedrag om te zien wat populair wordt en hoe dit je bedrijfsprestaties kan beïnvloeden. Zo kun je de vraag beter voorspellen en het proces vanuit een genuanceerder perspectief bekijken.
Veel platforms, zoals tools voor socialemediamarketing, CRM-systemen en het goede oude Google Analytics, kunnen opkomende trends voor je zichtbaar maken.
Door deze tools te benutten krijg je een dieper inzicht in je markt, zodat je beslissingen kunt afstemmen op de behoeften van je klanten en de doelen van je bedrijf.
11. Bouw een sterke relatie met leveranciers op
Nu de vraag in de toeleveringsketen sinds de pandemie onzeker is, kan het versterken van je relaties met leveranciers veel opleveren.
Om toekomstige voorraadtekorten te voorkomen, werkte verkoper van tweedehands luxe horloges Precision Watches aan het opbouwen van sterkere relaties met meerdere leveranciers om een veerkrachtigere toeleveringsketen te waarborgen.
Marketingmanager Sergey Traver vertelde over een situatie waarin het bedrijf te maken kreeg met een voorraadtekort nadat leveranciers onverwachte vertragingen opliepen:
Onze belangrijkste leverancier kreeg te maken met logistieke problemen, waardoor onze onnauwkeurige prognose nog problematischer werd.
Om dit te corrigeren nam ik onmiddellijk contact op met secundaire leveranciers en versnelde ik bestellingen om de voorraad snel aan te vullen.
Precision Watches is hierin niet de enige.
Volgens een rapport van Shopify heeft bijna een derde van de geïnterviewde Shopify Plus-handelaren buffers opgebouwd door lokaal in te kopen, nieuwe leveranciers te vinden en meerdere leveranciers te hebben.
Het opbouwen van langdurige relaties met deze leveranciers draait om het tot stand brengen van tweerichtingscommunicatie en het tijdig betalen van facturen.
Er is geen vervanging voor ouderwetse communicatie tussen handelaren en hun leveranciers. Door sterke samenwerkingsverbanden met leveranciers aan te gaan, kunnen bedrijven de betrouwbaarheid van hun toeleveringsketen verbeteren en de kans op voorraadtekorten door verstoringen verkleinen.
12. Probeer door de leverancier beheerde voorraad (VMI)
Nu je je relatie met leveranciers versterkt, is het misschien een goed idee om die relatie naar een hoger niveau te tillen door door de leverancier beheerde voorraad (VMI) te implementeren.
Met VMI kun je de verantwoordelijkheid voor het beheer van de voorraad delen met je leveranciers.
Hoe voorkomt dit voorraadtekorten?
De productleveranciers, oftewel de leveranciers zelf, nemen het beheer in eigen handen en houden de bestelpunten en doorlooptijden van de voorraad bij.
Deze regeling werkt in het voordeel van je merk, omdat je erop kunt rekenen dat er voortdurend voorraad beschikbaar is (zodat je zelfs je veiligheidsvoorraad kunt verlagen!).
Dat gezegd hebbende, werkt VMI alleen als er voldoende vertrouwen is tussen jou en je leveranciers, omdat de samenwerking vereist dat je gegevens deelt en een essentiële bedrijfsfunctie overdraagt aan je leverancier.
13. Overweeg consignatievoorraad
Situaties waarin de voorraad op is, kunnen ontstaan wanneer je je voortdurend zorgen maakt dat je voorraad je kasstroom vastzet.
Herken je dit? Controleer dan of consignatie een mogelijke regeling is voor jouw type bedrijf.
Bij consignatievoorraad behoudt de leverancier het eigendom van het product totdat een klant het bij jou koopt. Je hoeft dus niet vooraf voor de goederen te betalen, maar zodra ze zijn verkocht, ontvangt de leverancier een deel van de betaling.
In e-commerce zien we dit vaak in de vorm van dropshipping. Maar ook andere e-commercebedrijven kunnen het nuttig vinden om nieuwe producten hiermee te testen.
14. Stem promoties en speciale aanbiedingen af op voorraadniveaus
Weet je wat erger is dan een situatie waarin de voorraad op is? Dat dit gebeurt terwijl je aanbiedingen en promoties voert.
Ik kan me niet herinneren ooit blij te zijn geweest dat ik een koopje heb misgelopen. Jij wel? Voor je klanten geldt hetzelfde.
Volgens Kyle Hency, voormalig medeoprichter van Chubbies Shorts en huidig CEO van ERP-software GoodDay, kan deze voorraaduitputting het gevolg zijn van een gebrekkige multifunctionele voorraadplanning voorafgaand aan het seizoen.
Digitale marketingteams moeten net zo veel bijdragen aan de vraagplanning als supplychainteams.
Als je spannende nieuwe promotieprogramma’s of een groot promotie-evenement voor de community plant, moeten die vraagbronnen en programma’s stroomopwaarts worden opgenomen in het planningsproces voorafgaand aan het seizoen, zodat je over de voorraad beschikt die nodig is om het evenement succesvol te maken.
Producten met een beperkte voorraad mogen niet worden opgenomen in het assortiment met kortingen of speciale aanbiedingen—tenzij je kunt garanderen dat je ze razendsnel kunt aanvullen.
15. Informeer shoppers proactief
Soms zijn situaties waarin de voorraad op is onvermijdelijk. En als je ziet dat ze eraan komen, probeer ze dan niet te verbergen.
Laat je shoppers dit weten. Transparante communicatie is een van de beste strategieën voor het verbeteren van de klantervaring.
CEO James Wilkinson van supplementenmerk Balance One deelde dit verhaal met me:
“Bijna drie jaar geleden was onze bestverkochte Ashwagandha-capsule niet op voorraad door een onverwachte stijging van de vraag.
De bijbehorende piek in de vraag overtrof onze bestaande voorraad, waardoor de voorraad twee weken lang op was.
Omdat dit een probleem van korte duur was, richtten we ons op het versnellen van de productie en het toevoegen van een tijdelijke aankooplimiet per klant tijdens het aanvullen van de voorraad.
De communicatie werd duidelijk op onze website gepubliceerd en via sociale media bekendgemaakt.”
Haal meer inspiratie uit de manier waarop deze merken hiermee zijn omgegaan:
Op productpagina's biedt ecommerceopslagvattenwinkel Tank Retailer actuele informatie over de levertijd en een contactformulier waarmee klanten naar de huidige verzendtijden kunnen vragen:
Volgens eigenaar Lou Haverty. “Dit is effectief omdat het voorkomt dat klanten na hun aankoop worden verrast door langere verzendtijden.”
Ecommerce merk Le Puzz gebruikt e-mails om klanten op de hoogte te brengen van hun OOS-situatie:
Etsy-verkoper Nandemocreative plaatste voorafgaand aan een aankomend pop-upevenement op X (Twitter) een bericht over beschikbare producten:
Als je het voorraadtekort niet op tijd hebt opgemerkt, neem dan onmiddellijk contact op met de getroffen klanten en los de situatie op. Zo kun je ermee omgaan:
- Bied kortingen of stimulansen aan.
- Stel alternatieve producten voor.
- Geef een geschatte termijn voor de beschikbaarheid van het OOS-product (zoals in de strategieën van Balance One en Tank Retailer).
Laatste gedachten
Voorraadtekorten schaden je bedrijfsresultaat. Ze zijn echter te voorkomen.
Het goede nieuws is dat je niet alles uit de kast hoeft te halen om resultaten te zien. Balance One heeft bijvoorbeeld alleen datagestuurde prognoses ingevoerd, een gediversifieerd leveranciersnetwerk opgebouwd en geleerd proactief met klanten te communiceren.
Deze inspanningen alleen al hebben ervoor gezorgd dat het supplementenmerk sindsdien vrij is gebleven van voorraadtekorten.
Zoals Wilkinson deelde, “De klanttevredenheidsscores voor productbeschikbaarheid zijn zeer hoog, volgens de resultaten van de meest recente enquêtes die we na aankoop hebben uitgevoerd.”
Net als bij Balance One kan een combinatie van deze tips wonderen doen om voorraadtekorten te voorkomen. En ze zijn niet zo moeilijk uit te voeren, aangezien je veel ervan kunt automatiseren met behulp van een geavanceerd voorraadbeheersysteem.
Het inzetten van zo'n systeem is het meest overtuigende advies dat ik heb gehoord van de bedrijfseigenaren en voorraadexperts met wie ik sprak over het voorkomen van voorraadtekorten, dus neem het zeker serieus.
Lees het volgende voor een beter begrip van voorraadbeheersoftware:
- Hier vind je de beste ecommercevoorraadbeheertools
- Ontdek de onmisbare functies die je voorraadbeheertool moet hebben.
- Lees meer manieren om voorraadbeheer in het algemeen te verbeteren en specifiek voor ecommerce.
Wil je de nieuwste tips voor ecommercevoorraadbeheer en meer ontvangen? Meld je aan voor de nieuwsbrief van The Retail Exec en ontvang de nieuwste inzichten rechtstreeks in je postvak.
Veelgestelde vragen over voorraadtekorten
Laten we deze laatste vragen nog behandelen voordat we dit onderwerp afronden.
Wat moet ik doen als mijn voorraad op is?
Breng je klanten direct op de hoogte met specifieke data waarop het product weer op voorraad is en, indien mogelijk, suggesties voor alternatieve producten.
Afhankelijk van je bedrijfsmodel kun je pre-orders en nabestellingen aanbieden om toekomstige verkopen veilig te stellen. Voeg een reserveringssysteem toe aan je verkoopkanalen om deze functies te implementeren.
Hoe kan ik mijn voorraadniveaus optimaliseren om voorraadkosten te verlagen?
Door een optimale voorraad aan te houden die aan de vraag voldoet zonder overschotten, verminder je het gebruik van opslagruimte en de voorraadkosten. Overweeg naast de bovenstaande strategieën om voorraadtekorten te voorkomen het volgende:
- Voorraadbeheer volgens just-in-time (JIT): bestel goederen in kleinere, frequentere batches op basis van realtime verkoopgegevens
- Onderhandelen over consignatiecontracten: houd goederen aan en toon ze zonder ervoor te betalen totdat ze zijn verkocht
- Minimale bestelhoeveelheden vermijden: koop niet meer dan nodig is alleen om prijskortingen of gunstige verzendvoorwaarden te krijgen
Hoe kan ik seizoensgebonden variaties in de vraag opvangen om voorraadtekorten te voorkomen?
Feestdagen, festivals, schoolroosters en andere cyclische gebeurtenissen zorgen voor voorspelbare schommelingen in de vraag. Analyseer je historische gegevens om de toekomstige vraag nauwkeurig te voorspellen.
Houd op basis van je vraagprognoses een buffervoorraad aan van populaire seizoensartikelen.
Wanneer de veiligheidsvoorraad groter is dan verwacht, kun je verkoopacties aan het begin of einde van het seizoen promoten om je voorraadniveaus in balans te brengen.
Welke veelgemaakte fouten in voorraadbeheer leiden tot voorraadtekorten?
De volgende fouten in het voorraadbeheer kunnen leiden tot voorraadtekorten:
- Slecht leveranciersbeheer (bijvoorbeeld onbetrouwbare leveranciers, lange levertijden of een gebrek aan alternatieven)
- Verouderde of handmatige voorraadbeheersystemen
- Hiaten in de samenwerking tussen verkoop, marketing en logistiek
- Geen of te veel irrelevante KPI’s meten
- Gebrek aan regelmatige, praktische voorraadcontroles en audits
- Fysieke afstand tussen het management en de magazijnen
- Versnippering van gegevens door gedecentraliseerde ERP- en voorraadsoftware
