Een barcoderaadsysteem installeren in 5 stappen

Tip van de auteur

Er is een geweldige podcastaflevering van 99% Invisible waarnaar ik luisterde over streepjescodes. (Wat je al niet doet voor onderzoek…)

En er is één fragment in het bijzonder dat de stille alomtegenwoordigheid van deze vijftig jaar oude technologie perfect samenvat:

Katie Mingle (producent): “Streepjescodes helpen ons recepten, bibliotheekboeken, bagage en gewonde dieren bij te houden. Er staan zoveel streepjescodes op zoveel dingen dat archeologen, volgens Jerry Whiting–”

Wanneer toekomstige archeologen overblijfselen van onze achterlijke beschaving tegenkomen en op een streepjescode stuiten, zullen ze daaraan religieuze betekenis toekennen als ze de toeleveringsketen niet begrijpen.

Jerry Whiting

oprichter van Azalea Software

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Over religieuze betekenis gesproken…

1D-barcodes versus 2D-barcodes

Er zijn twee soorten barcodes:

1. De eendimensionale barcode (1D) ziet eruit als een eenvoudige zin—deze presenteert gegevens in één rechte lijn. Een reeks verticale strepen die door tussenruimtes van elkaar worden gescheiden, elk met een specifieke breedte. De UPC is de meest voorkomende 1D-barcode en kijkt je aan vanaf elke doos ontbijtgranen en elke shampoofles.

2. Tweedimensionale barcodes (2D) slaan daarentegen gegevens op zowel de X- als de Y-as op, als een minirooster. Denk aan de QR-code die je tegenwoordig moet scannen in plaats van de ribbels van een fysieke menukaart in je handen te voelen. Ze kunnen verschillende soorten bestanden opslaan, waaronder tekstbestanden, afbeeldingen en websitelinks. In situaties waarin je veel informatie in een klein gebied moet plaatsen, zijn 2D-barcodes een uitstekende keuze. 

Hier zijn enkele belangrijke verschillen tussen de twee soorten barcodes:

Kenmerk	1D-barcode	2D-barcode
Gegevensweergave	Lineaire reeks (horizontaal)	X-Y-as (rooster)
Gegevensopslagcapaciteit	Beperkt	Hoog
Veelvoorkomende typen	UPC, EAN, Code 39, Code 128	QR-code, GS1 DataMatrix, PDF 417
Typische toepassingen	Detailhandel, voorraadbeheer, productidentificatie	Marketing, productinformatie, mobiele betalingen, evenemententicketing
Leesmethode	Laserscanner	Technologie voor het vastleggen van afbeeldingen
Scanbaarheid	Specifieke oriëntatie vereist	Kan vanuit elke richting worden gescand
Afhankelijkheid van een database	Moet aan een database worden gekoppeld om informatie te lezen	Heeft geen toegang nodig om gecodeerde informatie te lezen

Wat is een barcodevoorraadsysteem?

Een barcodevoorraadsysteem is als een digitale bibliothecaris voor je producten.

Elk artikel heeft een uniek serienummer en door het te scannen, kun je precies zien waar het zich bevindt en hoeveel je ervan hebt.

Een realtimeweergave van je gegevens stelt je in staat slimmere beslissingen te nemen. Je weet wat populair is, wat aan populariteit verliest en wanneer je de voorraad moet aanvullen.

Een barcodevoorraadsysteem bestaat uit drie belangrijke onderdelen:

1. Barcode-etiketten. Dit zijn digitale tatoeages voor je voorraad. Je kunt ze zelf maken of kant-en-klare exemplaren kopen; zorg er wel voor dat ze voldoen aan de branchevereisten. (UPC of EAN).
2. Barcodescanners. Deze lezers, die ook barcodereaders, prijsscanners of kassascanners worden genoemd, kunnen de cryptische digitale tatoeages op je producten ontcijferen en de informatie terugsturen naar je systeem. 
3. Software. Dit zijn toepassingen waarmee barcodes worden beheerd, gemaakt en afgedrukt.

Een barcodevoorraadsysteem combineert dus de geïntegreerde kracht van hardware en software om het voorraadbeheer te stroomlijnen.

Dus de vraag is nu: wat heb jij er nu echt aan?

Voordelen van een voorraadbeheersysteem met barcodes

De kans is groot dat je huidige voorraadbeheersysteem nog uit de donkere middeleeuwen stamt. 

Vertrouw je nog steeds op Excel-spreadsheets of slik—handgeschreven voorraadregisters? Eerlijk gezegd is dat ongeveer net zo efficiënt als een postduif gebruiken voor e-mail.

Denk aan zoekgeraakte voorraadartikelen, onnauwkeurige voorraadniveaus, slechte nabestelsystemen voor veelgevraagde SKU's… en ga zo maar door.

Stel je dit nu eens voor: een snelle scan, en klaar! Je hebt realtime inzicht in je volledige voorraad.

Rain Yang, oprichter en CEO van WoodenAve, zegt het treffend: “Het enige wat nodig is, is een eenvoudige scan—geen schrijven, geen notities maken en geen tijd verspillen.”

1. Hogere nauwkeurigheid

Vergissen is menselijk, vergeven is goddelijk. 

Maar wanneer de kosten van onjuiste handmatige gegevensinvoer 30% van de omzet van een bedrijf kunnen bedragen, is het best lastig om dat door de vingers te zien en te vergeten.

Menselijke fouten zijn kostbaar.  

We maken fouten, maar barcodes vrijwel nooit. Geen typefouten of telfouten meer, alleen pure, onversneden nauwkeurigheid van gegevens.  

2. Kostenefficiënter

Ja, het opzetten van systemen voor het scannen van barcodes kost geld. In eerste instantie. 

Het goede nieuws is dat dit meestal een druppel op een gloeiende plaat is vergeleken met de tijd en het geld die je op de lange termijn bespaart.

Voor KR Stationers betekent voorraad bijhouden niet langer dat medewerkers naar het magazijn moeten rennen om de artikelen fysiek te zoeken. Het gemak van beter orderbeheer, sneller factureren en efficiënter nabestellen weegt ruimschoots op tegen de initiële kosten. 

Abhishek zegt: “Ik hoefde slechts eenmalig licentiekosten voor de barcodes te betalen, en de maandelijkse abonnementskosten voor Busy-boekhoudsoftware lijken verwaarloosbaar in vergelijking met het feit dat we onze omzet in het afgelopen decennium meer dan verdubbeld hebben.”

3. Beter inzicht in gegevens

Het systeem laat niet alleen zien wat je hebt, maar ook hoe je voorraad zich verplaatst.

Tijdens ons gesprek vertelde Abhishek bijvoorbeeld dat hij toegang heeft tot gegevens die tot op de seconde actueel zijn over samenvattingen van artikelen van zowel leveranciers als klanten. Voorheen zou hij daarvoor door stoffige voorraadregisters hebben moeten bladeren om informatie uit verschillende administratiebestanden samen te voegen.

Een voorraadbeheersysteem met barcodes wordt zo een betrouwbare, centrale bron van waarheid voor je bedrijf.

4. Verbeterde voorraadbeheersing

Een realtime voorraad telling voorkomt dat je te veel voorraad aanhoudt of zonder populaire artikelen komt te zitten. 

Afgelopen weekend bestelde ik een OnePlus-telefoon bij de winkel van Abhishek voor mijn grootmoeder. Binnen vijf minuten stuurde hij me een WhatsApp-bericht met het nieuwste model, de kleuropties, de geschatte levertijd en de betalingsgegevens. 

Naar zijn mening zouden zijn bedrijfsactiviteiten niet zo efficiënt zijn uitgevoerd als hij geen voorraadbeheersysteem met barcodes had geïmplementeerd om de voorraad te beheren. 

Naast nauwkeurigere voorraadtellingen, minder handmatige fouten en een soepelere workflow—wanneer je barcodes gebruikt voor je voorraadartikelen, kun je je activiteiten beter stroomlijnen, de klanttevredenheid verhogen en verkooporders automatiseren. 

Zo komt je bedrijfsresultaat niet onder druk te staan. En nu door naar het hoogtepunt van de show.

Stappenplan in 5 stappen: zo implementeer je een voorraadbeheersysteem met barcodes 

De moderne barcode mag dan zijn uitgevonden in een supermarkt, tegenwoordig wordt deze gebruikt om alles te volgen, van gaasverband in ziekenhuizen tot iPhones in winkels. 

Zo begin je met het implementeren van een voorraadbeheersysteem met barcodes voor je bedrijf:

Stap 1: Beoordeel je huidige behoeften op het gebied van voorraadbeheer

Welke voorraadproblemen houden je 's nachts wakker? Zit je voortdurend zonder voorraad, raak je artikelen kwijt in het magazijn of worstel je met een spreadsheet die langer is dan Oorlog en vrede?

Breng de specifieke knelpunten in je voorraadworkflow in kaart. Of het nu gaat om het verbeteren van de orderafhandeling, het stroomlijnen van nabestellingen of het volgen van voorraadniveaus.

Als je eenmaal weet wat je nodig hebt, kun je een barcodeoplossing kiezen die is afgestemd op je exacte vereisten.

Stap 2: Kies de juiste barcodetypen en genereer barcodes

De volgende stap is het kiezen van het juiste barcodesysteem op basis van je voorraaduitdagingen. 

Zie het als het kiezen van het juiste hulpmiddel om de klus te klaren. Je zou toch ook geen hamer gebruiken om een lekkende kraan te repareren?

Zoals je inmiddels weet, zijn er twee soorten barcodes. Het type dat je kiest, hangt af van je specifieke vereisten en de normen binnen je sector. 

Je vraagt je misschien af…

Welke barcode is geschikt voor mijn bedrijf?

1D-barcodes zijn gestroomlijnd, eenvoudig en perfect voor alledaagse artikelen zoals boodschappen, kleding en elektronica. Als je basisproducten moet identificeren en volgen, zijn dit de perfecte keuzes. 

KR Stationers gebruikt dit type barcode bijvoorbeeld om de orderafhandeling te vereenvoudigen. 

2D-barcodes kunnen enorm veel gegevens opslaan, waaronder website-URL's, tekst en zelfs afbeeldingen.

Je kunt ze gebruiken om veel informatie in een klein oppervlak over te brengen of om interactieve ervaringen voor je klanten te creëren. 

Je kunt er ook altijd voor kiezen om contact op te nemen met een leverancier van barcodesystemen—die kan je waardevolle informatie geven op basis van de unieke behoeften van je bedrijf.

Barcodes genereren

Nadat je het barcodetype hebt geselecteerd, kun je productspecifieke codes genereren. 

Maak deze codes met gespecialiseerde barcodesoftware en controleer of ze compatibel zijn met je huidige systeem.

Het goede nieuws is dat je geen diploma grafische vormgeving nodig hebt om barcodes te maken. Er zijn volop online barcodegeneratoren beschikbaar, waarvan veel gratis zijn.

Hier is bijvoorbeeld een gratis barcode die ik voor een van de blogs van The Retail Exec heb gegenereerd met behulp van een gratis online barcodegenerator. 

Het enige wat u hoeft te doen, is het type barcode uit de lijst aan de linkerkant selecteren, de relevante gegevens (productcode, prijs, URL enzovoort) invoeren en voilà! U hebt een downloadbare digitale tatoeage!

Stap 3: Selecteer de juiste barcodescanner en -printer

Het is tijd om u uit te rusten met de juiste hardware.

Barcodescanners: uw digitale ogen

Kies een scanner die aan uw behoeften voldoet en binnen uw budget valt. 

Houd rekening met het gebruiksgemak en de compatibiliteit van het programma met uw systeem. Kies voor omgevingen met zware omstandigheden—zoals productieomgevingen—robuuste modellen, terwijl lichtgewicht modellen ideaal zijn voor winkels.

• Handscanners. Voor winkelomgevingen en kleine bedrijven zijn dit perfecte werkpaarden. Ze zijn duurzaam, gebruiksvriendelijk en verkrijgbaar in zowel bedrade als draadloze versies.

• Mobiele apps. Als u een draagbare oplossing nodig hebt of een beperkt budget hebt, kan uw eenvoudige mobiele apparaat ook als scanner dienen. U hoeft alleen maar een app voor het scannen van barcodes te downloaden en u kunt aan de slag. 

• Geïntegreerde scanners. In magazijnen en bedrijfsvoeringen met grote volumes zorgen scanners die in kassasystemen en industriële apparatuur zijn geïntegreerd voor soepel scannen en vastleggen van gegevens.

Barcodeprinters: breng uw codes tot leven

Om uw unieke barcodes naar de fysieke wereld te brengen, hebt u een printer nodig. De juiste barcodeprinter hangt af van uw behoeften en is verkrijgbaar in allerlei vormen en maten.

• Kleine bedrijven en winkels. Gewoonlijk volstaat een desktopprinter. Kies een model dat etiketten van hoge kwaliteit kan afdrukken op verschillende materialen.
• Magazijnen. Investeer in industriële printers. Naast het verwerken van grote hoeveelheden etiketten zijn ze ook bestand tegen zware omstandigheden.
• Gespecialiseerde behoeften. Voor het afdrukken van barcodes op kleine artikelen of gebogen oppervlakken kunt u mobiele printers of printers met etiketteerapparaten overwegen.

Stap 4: Integreer barcodesoftware met uw bestaande systemen

Goed. De barcodes zijn klaar en de scanners zijn opgeladen. 

Nu is het tijd om uw barcodesysteem te integreren met uw voorraadbeheersysteem (IMS) of magazijnbeheersysteem (WMS). 

Hier komt alles samen—de hardware en de software.

Barcodes creëren een directe verbinding tussen de fysieke en digitale wereld wanneer je ze koppelt aan IMS'en of cloudgebaseerde magazijnbeheersystemen.

Zodra er een scan wordt uitgevoerd, wordt er een signaal verzonden waarmee je software in realtime wordt bijgewerkt. 

Uiteindelijk elimineert dit de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, die, laten we eerlijk zijn, ongeveer net zo leuk is als zitten kijken hoe gras groeit.

De integratie biedt realtime inzicht in de voorraad, waardoor voorraadtekorten worden geëlimineerd en giswerk overbodig wordt. Datagedreven beslissingen helpen je processen te stroomlijnen, repetitieve taken te automatiseren en de efficiëntie te verhogen.

Ben je op zoek naar een solide voorraadbeheersoftware? Bekijk dan onze lijst met de 10 beste aanbevelingen:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Beste voor automatisering van omnichannelbeheer
2. 2. MRPeasy — Beste voor fabrikanten
3. 3. SkuVault — Het beste vanwege de gedetailleerde aanbevelingen voor het aanvullen van de voorraad
4. 4. KORONA POS — Beste voor voorraadbeheer op meerdere locaties
5. 5. Helcim — Het beste voor voorraadbeheer en POS voor kleine bedrijven in één
6. 6. Veeqo — Beste met ingebouwde bescherming van Amazon-accounts
7. 7. Acumatica — Beste voor een moderne gebruikersinterface
8. 8. Zoho Inventory — Het beste voor kleine bedrijven
9. 9. Sortly — Beste voor gebruiksgemak
10. 10. Cin7 Omni — Beste voor geavanceerd orderbeheer via meerdere kanalen

Een robuust magazijnbeheersysteem nodig? Daar hebben we ook een lijst voor!

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Beste voor voorraadprognoses voor meerdere verkoopkanalen
2. 2. NetSuite — Beste voor ingebouwde marketingtools voor e-commerce
3. 3. Acumatica — Het beste voor het stroomlijnen en automatiseren van activiteiten
4. 4. PULPO WMS — Beste voor volledige audits van toeleveringsketenprocessen
5. 5. Infoplus — Beste voor geautomatiseerde routering
6. 6. Manhattan Active Order Management — Beste keuze voor AI-gestuurd supplychainbeheer
7. 7. Blue Link ERP — Het beste voor groothandelaren en distributeurs
8. 8. Fulfil — Beste keuze voor door AI aangestuurde magazijnactiviteiten
9. 9. ShipBob — Beste keuze voor orderafhandeling en verzendtariefvergelijkingen zonder veel eigen beheer
10. 10. Hopstack — Beste keuze voor het beheren van de volledige levenscyclus van orderafhandeling

Stap 5: Train je personeel en test het systeem

Bereid je troepen voor op een spoedcursus Barcodes voor beginners. Behandel alles, van basistechnieken voor het scannen tot het oplossen van veelvoorkomende problemen. 

Het barcodevoorraadsysteem is een gezamenlijke inspanning. 

Zorg ervoor dat iedereen zijn of haar rol kent. Zorg ervoor dat er duidelijke, schriftelijke procedures zijn opgesteld voor het ontvangen van nieuwe voorraad, het verzamelen en verpakken van bestellingen en het uitvoeren van voorraadtellingen. 

Zo blijft de consistentie en nauwkeurigheid overal gewaarborgd… en voorkom je ongemakkelijke gesprekken zoals dit:

Dit is belangrijk: Zorg ervoor dat je je systeem grondig test voordat het online gaat. Beschouw het als een generale repetitie vóór de grote show. 

Test je processen door te beginnen met een kleine voorraadpartij en door het volledige proces te doorlopen: ontvangst, verzamelen, verpakken en tellen. 

Let goed op eventuele storingen, haperingen of verwarde blikken van je personeel.

Uitdagingen en oplossingen bij het gebruik van een barcodevoorraadsysteem

In totaal sprak ik met 31 eigenaren van ecommerce-mkb-bedrijven die met succes een barcodevoorraadsysteem hebben geïmplementeerd. 

De bevindingen waren unaniem: betere orderafhandeling, grotere nauwkeurigheid en hogere klanttevredenheid… maar het aanvankelijke installatieproces verloopt niet zonder hobbels. 

Hier zijn dus enkele toptips van de besten uit het vak:

1. Metal Marker Manufacturing adviseert een pilotprogramma om integratieproblemen te voorkomen

Wanneer je een nieuwe oplossing in je workflow introduceert, mag deze de bestaande werkwijze niet verstoren.

Dus of je nu honderden of miljoenen SKU's hebt, David Primrose heeft degelijk advies:

Voor bedrijfseigenaren die een barcodesysteem overwegen, is hier een waardevolle tip: begin klein met een proefprogramma voor uw populairste artikelen. 

Zo kunt u eventuele problemen oplossen voordat u het systeem volledig implementeert. 

We begonnen met onze identificatielabels voor de luchtvaartindustrie. Hierdoor konden we het proces perfectioneren voordat we het uitbreidden naar ons volledige productassortiment.

2. Yorkshire Fabric Shop geeft tips voor voorraadbeheer

Jay Soni, oprichter en CEO, beschrijft het opzetten van een voorraadbeheersysteem met barcodes als een “avontuur.”

Waarom?

Allereerst moesten we een systeem kiezen dat we konden koppelen aan ons bestaande e-commerceplatform. 

Het moeilijkste was het instellen ervan: onze uiteenlopende voorraad stoffen op kleur, patroon en materiaal ordenen en deze catalogiseren in een digitaal formaat dat kon worden gescand en bijgehouden. 

Elk artikel moest correct worden gelabeld om verwisselingen te voorkomen die tot fouten bij de orderverwerking konden leiden.

Hoe heeft hij de problemen dan opgelost?

Besteed veel aandacht aan de planningsfase. 

Zorg ervoor dat u een systeem kiest dat met uw bedrijf kan meegroeien en compatibel is met bestaande bedrijfssoftware. 

Neem de tijd om uw productcategorieën en voorraadgegevens te ordenen, want dit bespaart u op de lange termijn veel problemen met voorraadverschillen en systeemstoringen tijdens de werkzaamheden.

3. JettProof had moeite met weerstand onder medewerkers en het opschalen van hardware

Oprichter Michelle Ebbin begon aanvankelijk met een eenvoudige barcodedrukker en scanner “toen het ordervolume 50 per dag bereikte.”

Naarmate het bedrijf groeide, ontstond er echter weerstand binnen de organisatie. Die konden ze overwinnen met grondige training van medewerkers. Ook schaalden ze hun hardware en software op toen het “bedrijf groeide naar 2.000 dagelijks geproduceerde kledingstukken.”

Ebbin deelt drie belangrijke adviezen voor andere kleine bedrijven:

1. “Begin vroeg, zelfs als uw volume beheersbaar lijkt—het is gemakkelijker dan later een achterstand in te halen.”
2. “Betrek uw team bij het proces en investeer tijd in training om ervoor te zorgen dat het systeem wordt geaccepteerd.”
3. “Denk bij het selecteren van leveranciers op de lange termijn om dure overstappen tijdens uw groei te voorkomen.”

Wat betreft de concrete impact…

Sinds we barcodes hebben geïmplementeerd, zijn we uitgebreid naar 14 landen, hebben we meerdere prijzen gewonnen en hebben we talloze gezinnen geholpen die leven met autisme en sensorische verwerkingsproblemen. 

Een efficiënt voorraadbeheersysteem met barcodes is cruciaal geweest voor onze groei en impact.

4. SuperBee overwon problemen met het lezen van labels

SuperBee is een e-commercebedrijf met een groen keurmerk dat bijenwasproducten verkoopt… en het kreeg te maken met unieke uitdagingen. 

Meer specifiek: hoe brengt u de ruwe logistiek van de toeleveringsketen in evenwicht met milieuvriendelijke materialen? 

Antoinette Jackson, creatief directeur en oprichter, legt uit:

De grootste uitdaging was het aanpassen van het systeem om om te gaan met veel van de meer milieuvriendelijke verpakkingsmaterialen die soms niet goed werden gelezen door gewone barcodelabels. 

We moesten verschillende biologisch afbreekbare labels uitproberen, zodat ze op hun plaats bleven en door de hele toeleveringsketen konden worden gescand. 

Dit was belangrijk om ervoor te zorgen dat het systeem zonder onderbrekingen bleef werken en we tegelijkertijd onze duurzaamheidsdoelen konden behalen.

Voor andere milieubewuste bedrijfseigenaren geeft Jackson duidelijke richtlijnen:

Mijn suggestie is om goed na te denken over hoe het systeem kan worden toegepast op je producten en verpakkingen. 

Kies niet automatisch voor de populairste of goedkoopste optie. 

Denk na over de ecologische voetafdruk van de systeemonderdelen (zoals etiketten en scanners) en hoe deze aansluiten bij je duurzaamheidsdoelstellingen.

Wat de algehele impact op het bedrijf betreft: ze hebben met succes een voorraadbeheersysteem met barcodes geïmplementeerd door grondig na te denken over hun bedrijfsdoelstellingen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot “een verbeterde ordernauwkeurigheid van bijna 100%”.

De toekomst van barcodes

In 2027 krijgt de retailwereld een grote upgrade met “Sunrise 2027”,  onder leiding van GS1. 2D-barcodes komen centraal te staan en beloven een radicale verandering in de manier waarop we winkelen.

De 2D-barcode zal je “meenemen op een ervaring die het merk je wil laten beleven.”

Dat zegt Carrie Wilkie, SVP van standaarden en technologie bij GS1 US

Stel je voor dat je een product scant en meteen alles krijgt wat je nodig hebt, van ingrediëntenlijsten en recepten tot recyclinginstructies.

Praktijkvoorbeelden van 2D-koplopers: Puma en PepsiCo

We bevinden ons misschien al in de matrix. Bekijk deze voorbeelden:

• Puma was het eerste grote merk dat 2D-barcodes in de Verenigde Staten gebruikte. Met een snelle scan krijg je de details van de schoen en informatie over PUMA’s duurzaamheidstraject te zien.
• Maar PepsiCo loopt nog verder voorop op het gebied van klantbetrokkenheid. Hun QR-codes op de verpakking, bekend als GS1 Digital Link 2D-barcodes, bieden een schat aan informatie: van voedingsinformatie en duurzaamheidsinitiatieven tot loyaliteitsbeloningen en gepersonaliseerde inhoud.