Arbeidsflyt for ordrebehandling: 7 trinn for å optimalisere ordreoppfyllelsen

E-handelshåndtering innebærer mange bevegelige deler som må finjusteres.

En av de mest givende (og virkningsfulle) prosessene å optimalisere er arbeidsflyten for ordrebehandling.

For når alle relevante prosesser er samkjørte, faller resten på plass. Resultatet er færre kostbare feil, flere leveranser til rett tid og fornøyde kunder.

Men la oss være realistiske – du må først forstå de ulike stadiene. Først da kan du ta i bruk de riktige verktøyene og strategiene for å forvandle arbeidsflyten din. 

Det er dette vi skal gå gjennom i dette innlegget.

Hva er en arbeidsflyt for ordrebehandling?

En arbeidsflyt for ordrebehandling beskriver serien av trinn fra en ordre legges inn til den leveres. Den er grunnlaget for en effektiv, skalerbar og smidig ordreoppfyllingsprosess. 

Ved å sørge for at den fungerer smidig, kan du holde alle prosessene samkjørte, koordinere verktøy og team og sikre at ingen viktige detaljer – enten det gjelder lagerbeholdning, betaling eller kundeinformasjon– går tapt.

Stadiene i en strømlinjeformet arbeidsflyt for ordrebehandling

En velstrukturert ordrebehandlings flyt sikrer at hver ordre beveger seg effektivt fra utsjekking til levering (og videre).

Slik fungerer det i praksis for Kendra Kookware, et fiktivt merke som henvender seg til håpefulle hjemmekokker som ønsker verktøy på proffnivå.

Bonus: Jeg har laget noen forslag til verktøy du kan bruke for å optimalisere hvert stadium. Disse verktøyene er de hemmelige triksene for å få prosessen til å fungere perfekt.

1. Registrering og innsamling av ordre

Det første trinnet i arbeidsflyten for ordrebehandling innebærer å samle inn ordreopplysninger fra salgskanaler som nettstedet ditt. 

Den sentraliserer nødvendig informasjon om ordren (f.eks. antall) og kunden (f.eks. leveringspreferanse) for å sette prosessen i gang. 

🛠️ Verktøy vi absolutt anbefaler: 

Et ordrebehandlingssystem (OMS) automatiserer dette trinnet ved å registrere ordredata umiddelbart og synkronisere dem på tvers av plattformer, inkludert ERP- og CRM-systemet ditt. Det fungerer også i bakgrunnen for å overvåke hele ordrelevetiden. 

Du kan også bruke verktøy for ordreinnlegging til denne viktige oppgaven. Og se der – vi har en liste over den beste programvaren for ordreinnlegging som hjelper deg dit du skal:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Booqable — Best for rental businesses
2. 2. Brightpearl — Best for retail businesses
3. 3. TallyPrime — Best for financial management
4. 4. Orderwerks — Best for B2B order management
5. 5. Unicommerce — Best for ecommerce solutions
6. 6. InSitu Sales — Best with route and delivery optimization
7. 7. ERPAG — Best for small to mid-sized companies
8. 8. TrueCommerce — Best for electronic data interchange
9. 9. QuickBooks Commerce — Best for accounting integration
10. 10. Packagex — Best for package tracking

2. Betalingsbehandling og verifisering

Før en ordre går videre, verifiserer et effektivt ordrebehandlingssystem betalingsopplysninger og kontrollerer om det forekommer svindel. 

Dette trinnet sikrer at transaksjoner alltid er autoriserte og krypterte, slik at pengene trygt kan overføres til forhandlerkontoen din. 

Det er et nødvendig tiltak både for virksomheten og kunden.

3. Lagerstyring og lagerfordeling

Dette trinnet kontrollerer lagernivåene for å bekrefte at varen er tilgjengelig. 

Hvis et produkt er utsolgt, kan du opprette en restordre eller foreslå et erstatningsprodukt til kunden. 

Tilgang til sanntidsdata er nødvendig for å unngå slike upraktiske situasjoner.

4. Ordreoppfyllelse og frakt

Når ordren er bekreftet, sendes den videre til riktig lager. Lagerteamet bretter opp ermene for å plukke, pakke og sende de riktige varene.

Alle disse trinnene krever strategiske beslutninger som kan spare deg for svært mye penger. 

Plukkingen krever de raskeste rutene for å optimalisere arbeidernes effektivitet, mens pakkingen må bruke de mest kostnadseffektive materialene for å sikre varene og sørge for trygg levering.  

Fraktprosessen innebærer å organisere leveringen av ordren med det rimeligste tilgjengelige tredjepartsalternativet dersom du ikke håndterer den internt. 

5. Levering av ordre og statusoppdateringer

Pakken har forlatt lageret, men ordren er fortsatt ditt ansvar. Det er nødvendig å automatisere statusoppdateringer for å sikre nøyaktighet i sanntid. 

Å spore og overvåke statusen og videreformidle informasjonen til kundene dine er en del av en fremragende kundeopplevelse. 

Samtidig gir det deg muligheten til å oppdage feil i prosessen og korrigere kursen så snart som mulig.

Forfatterens merknad: 

Oppdag beste praksis og verktøy for ordresporing i dette blogginnlegget.

6. Prosesser etter levering

Det er viktig å ta høyde for returer og bytter når du effektiviserer arbeidsflyten for ordrebehandling. 

Kunder som handler på nettet, legger stor verdi i merkevarer som legger til rette for en smidig prosess etter levering. 

På dette tidspunktet håndterer du returen av varene til lageret ditt, der du kan kontrollere om de er skadet før du godkjenner prosessen.

Hvorfor optimaliserte ordreadministrasjonsprosesser er viktige

Du har et ansvar for å levere ordre i tide. Å forbedre ordreadministrasjonssystemet er det første steget for å oppnå dette.

Når du standardiserer alle tilknyttede prosesser, kan det føre til en rekke fordeler: 

• Operasjonell effektivitet. Tilgang til sanntidsdata kan hjelpe deg med å forhindre problemer knyttet til etterspørselsplanlegging og ordreruting, slik at virksomheten din blir mer smidig. 
• Produktivitet i arbeidsstyrken. 94 prosent av de spurte arbeidstakerne sa at de utfører repetitive og tidkrevende oppgaver i jobben sin. Oppfyllingspersonalet ditt er ikke annerledes. Når du effektiviserer og automatiserer viktige prosesser, frigjør du tid til mer strategiske oppgaver. 
• Smidig koordinering. Sammenkoblede prosesser og plattformer kan forbedre koordineringen mellom team. 
• Raskere ordreoppfylling. Ved å fjerne repetitive oppgaver og kostbare feil med automatisering reduseres unødvendig friksjon.  Studier viser at automatisering kan forbedre behandlingstiden for ordre med 10 % til 15 %. 
• Kundetilfredshet. 25 prosent av kundene avbestiller angivelig ordre hvis leveringen tar lang tid. Å fremskynde ordreoppfyllingen er én måte å forhindre dette tapet på og bevare kundenes tillit. 

Alt dette betyr at en solid ordreadministrasjonsprosess legger grunnlaget for smidig drift, reduserer feil og forsinkelser og sørger for at ting går fremover etter behov.

La oss se nærmere på hva som skal til for å gjøre disse fordelene oppnåelige.

Slik automatiserer og optimaliserer du ordreadministrasjonsprosessene dine

Automatisering av rotete eller ineffektive prosesser kan skape enda flere problemer på sikt.

Slik kan du forbedre ordreadministrasjonsprosessen og utnytte automatisering for smidigere og raskere drift.

Trinn 1: Gå gjennom den nåværende arbeidsflyten og identifiser flaskehalser

Å slokke branner tilfeldig på ulike stadier i ordrebehandlingen er aldri en god strategi. Det vil bare tappe deg for krefter.

Velg en systematisk tilnærming som innebærer at du gjennomgår hele arbeidsflyten for å finne ut hvor problemene ligger.

Du bør spore hvordan bestillingene beveger seg gjennom hvert stadium og fange opp ineffektivitet før den hoper seg opp. Se etter ting som:

• Manuelle forsinkelser. Manuell fakturering, lageroppdateringer eller prosesser for lagerbehandling trekker effektiviteten nedover i prosessen.
• Overflødige trinn. Ulike avdelinger legger inn de samme dataene i separate Excel-ark for å spore betalinger og ordrestatus, noe som fører til avvikende oppføringer.
• Tilbakevendende flaskehalser. Kundeordrer hoper seg opp fordi en salgsrepresentant stadig glemmer å bekrefte lagerbeholdningen før vedkommende ber om at ordren skal behandles.
• Manglende oversikt. Fravær av sanntidsvarsler for bestillinger som står i fare for å bli levert for sent, tvinger frustrerte team til å jobbe febrilsk i siste liten for å ta igjen etterslepet.

Redaktørens merknad:

Finn frem en whiteboardtavle eller en notatbok, eller åpne et verktøy som Lucidchart eller Zapier Canvas for å visualisere helheten.

Når problemområdene er kartlagt, kan du begynne å planlegge hvordan automatiseringen skal innføres. 

Ta først tak i de manuelle prosessene som svekker effektiviteten. Jo raskere du rydder opp i disse hindringene, desto raskere reduserer du belastningen på teamet ditt.

Men hvis arbeidsflytene dine ikke er tidssensitive eller ikke har akutte flaskehalser, bør du gå trinnvis frem. Automatiser arbeidsflyten for ordrebehandling ett stadium av gangen.

Optimalisering av disse friksjonspunktene kan også bidra til å få med interessenter som vil se umiddelbare og betydelige resultater.

Redaktørens merknad:

Er du lei av den konstante frem-og-tilbake-kommunikasjonen på grunn av feil og forsinkelser i ordrebehandlingen? Her er en artikkel som forklarer hvordan automatisering av ordrebehandlingen fungerer for å effektivisere prosessen din.

Trinn 2: Velg riktig ordrebehandlingssystem

Du har sortert ut de viktigste oppgavene som egner seg for automatisering. Nå er det på tide å velge det beste ordrebehandlingssystemet (OMS) for å utføre dem.

OMS-et ditt automatiserer hele ordreoppfyllingsprosessen på tvers av alle kanaler – fra innkjøpsordrer til ordresporing og returer. Og som du har sett i avsnittet ovenfor, er det et nyttig verktøy for nesten alle trinn.

Se etter et system som integreres med den eksisterende teknologistakken din. 

Cin7 Core har for eksempel over 200 direkte integrasjoner med ledende leverandører innen netthandel, regnskap, CRM og tredjepartslogistikk.

Andre viktige funksjoner er mulighet for ordresporing i sanntid og omnikanaloppfylling. 

Forfatterens merknad:

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eSe etter \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theecommmanager.com/general/what-is-order-management-system/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eordrehåndteringsfunksjoner\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e basert på hva du trenger for å forbedre arbeidsflyten din. \u003c/span\u003e

Med et OMS er det mindre risiko for menneskelige feil, færre forsinkelser og en raskere og mer pålitelig arbeidsflyt. Vurder disse ledende løsningene for å snevre inn søket etter det som passer best for virksomheten din.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Best for centralized ecommerce management
2. 2. Rierino — Best for dynamic product customization
3. 3. NetSuite Commerce — Best for real-time business intelligence
4. 4. SellerCloud — Best for inventory synchronization
5. 5. Shopify Plus — Best sales channel selection
6. 6. SAP Commerce Cloud — Best for intelligent selling solutions
7. 7. Carat by Fiserv — Best for robust payment solutions
8. 8. Sana Commerce — Best for B2B businesses
9. 9. Elastic Path — Best for quickly creating commerce solutions
10. 10. Cloud Commerce Pro — Best for aggregating orders from every sales channel

Den nye OMS-løsningen må innføres på en grundig måte. 

Her er noen tips du bør ha i bakhodet for å sikre at OMS-et styrker effektiviteten, i stedet for å svekke den:

• Planlegg oppsettet. Konfigurer systemet og migrer rene data uten duplikater for å unngå problemer under implementeringen.
• Opplær teamet ditt. Gi de ansatte praktisk, rollebasert opplæring som hjelper dem med å lære systemet ut og inn. Lær dem beste praksis for datainntasting og overvåking.
• Overvåk og juster. Følg opp med teamet ditt om eventuelle utfordringer eller problemer de møter før og etter implementeringen.
• Mål suksess. Følg med på oppfyllingshastighet, ordrenøyaktighet og tilgjengeligheten av varer for å få avkastning på investeringen.

Trinn 3: Integrer med betalingsløsninger, salgskanaler og fraktleverandører

Automatiserte arbeidsflyter for ordrebehandling fungerer best med integrasjon. 

Ordrebehandlingssystemet ditt, salgskanalene, betalingsløsningene og fraktleverandørene kobles ikke sammen som standard. Men takket være integrasjon kan alle disse systemene synkroniseres.

Jeg har beskrevet de ulike trinnene tidligere for å gi deg en oversikt over den komplette arbeidsflyten for ordrebehandling, men her er en mer direkte gjennomgang av den fullt integrerte prosessen:

Synkronisering av disse systemene fører til følgende:

Ordrebehandlingsløsninger som Linnworks leveres med innebygde integrasjoner til en rekke plattformer.  Alt du trenger å gjøre, er å logge inn, godkjenne plattformene og synkronisere alt.

Derfor anbefalte jeg i trinn 2 at du velger et ordrebehandlingssystem som passer med den eksisterende teknologien din. 

Men hvis direkte integrasjoner ikke er et alternativ, er ikke dette noe problem. Du kan alltid investere i verktøy som Zapier eller spesialbygde API-er for å bygge bro mellom systemene.

Trinn 4: Automatiser sanntidsvarsler og oppdateringer av sporingsinformasjon

Basert på en studie utført av Parcel Monitor har varsler etter kjøp i gjennomsnitt en åpningsrate på 62 %. Når du holder kundene oppdatert med rettidige varsler, bygger du tillit og forbedrer kundeopplevelsen.

Du vil selvfølgelig ikke bruke tiden din på å laste ned ordreopplysninger og laste opp sporingsinformasjon hver eneste gang.

For å automatisere kommunikasjonsdelen av arbeidsflyten for ordrebehandling kan du benytte deg av det innebygde varslingsverktøyet i e-handelsplattformen eller CRM-systemet ditt.

Synkroniser det med ordrebehandlingssystemet ditt for å sende kundene automatiske ordreopplysninger og fraktoppdateringer. Med verktøy som Linnworks kan du konfigurere varsler knyttet til ordre.

Trinn 5: Bruk verktøy og metoder for å forbedre ordrenøyaktigheten

Automatisering garanterer ikke 100 % ordrenøyaktighet. 

Legg forholdene til rette for å lykkes ved å investere i teknologiske verktøy som strekkodeskanning, SKU-sporing og automatisert ordrebehandling.

• Strekkodeskanning. Lagerpersonalet kan bruke skanneren ved plukking, pakking og forsendelse av varer. Hver skanning oppdaterer automatisk OMS og andre systemer.
• SKU-sporing. Lagerføringsenheter (SKU-er) bidrar til å spore produkter ned til minste detalj. Hver variant får en unik SKU, slik at det blir enklere å finne lagerbeholdning, overvåke salg og forhindre forvekslinger.  Strekkodeskannere eller RFID-brikker registrerer SKU-data og synkroniserer dem med et IMS eller OMS for lageroppdateringer i sanntid.
• Automatisert ordrehåndtering. Denne praksisen bruker roboter og intelligent programvare for å optimalisere plukk- og pakkeprosessen. Eksempel: Nespresso automatiserte ordrehåndteringen med robotiserte plukkere og oppnådde 99,9 % ordre­nøyaktighet og 200 % produktivitet.

Beste praksiser, som å standardisere maler for ordreformularer og pakkelister, kan bidra til å minimere feil. Det er mindre sannsynlig at du overser eller feiltolker ordreopplysninger når utformingene er konsekvente.

Til slutt bør du innføre flere kontrollpunkter for kvalitetssikring. 

• Kommer ordren inn? Sjekk. 
• Plukking? Sjekk. 
• Pakking? Sjekk. 
• Forsendelse? Sjekk.

Automatisering håndterer mesteparten av arbeidet, men menneskelig kontroll er et nødvendig sikkerhetsnett.

Steg 6: Ta i bruk programvare for arbeidsflytstyring

OMS fokuserer på ordrebehandlingsprosessen – mottak, sporing og gjennomføring av ordre. Det koordinerer ikke nødvendigvis arbeidsflyter på tvers av ulike team.

Det er her automatisering kan bli litt kaotisk i storskalaoperasjoner.

Salgsavdelingen skylder på ordreoppfyllelsen for forsinkelser. Ordreoppfyllelsen skylder på lageret for lagerproblemene. Kundeservice blir stående fast i midten. 

Programvare for arbeidsflytstyring (WMS) kobler sammen avdelinger for å unngå rotet. Den sentraliserer viktige oppgaver som:

• Ordreinntasting: Tildeler og ruter automatisk ordre til riktig team uten manuelle overleveringer
• Betalingsbehandling: Kontrollerer en ekstra gang at betalinger er bekreftet før ordreoppfyllelse
• Generering av fraktetiketter: Oppretter etiketter og synkroniserer med transportører for sporing i sanntid, håndtering av avvik og sømløs koordinering mellom avdelinger

Et WMS bør fungere på samme måte som OMS. Det bør passe med de eksisterende systemene dine, samtidig som det fjerner vekstutfordringene ved oppskalering.

Steg 7: Forplikt deg til kontinuerlig optimalisering av arbeidsflyten

Gå gjennom arbeidsflytkartet fra steg 1 minst én gang i kvartalet (eller tidligere hvis flaskehalser stadig dukker opp). Gjør optimalisering til en langsiktig vane ved å gjennomføre:

• Kvartalsvise revisjoner av arbeidsflyten. Se etter utdaterte trinn, overflødige prosesser eller nye flaskehalser som skyldes systemendringer eller eksterne faktorer. Dokumenter nødvendige endringer.
• Overvåk viktige måltall. Sammenlign behandlingstider for bestillinger, nøyaktigheten i ordreoppfyllelsen og feilrater før og etter optimaliseringene. Bruk rapporteringsverktøy i OMS- eller WMS-systemet for å generere oppdatert innsikt.
• Justeringer før høysesongen. Før store salgsperioder bør du stressteste systemet for å sikre at det håndterer økningen. Opplær personalet i beredskapsplaner i tilfelle utfordringer.
• Kontinuerlig tilbakemeldingssløyfe. Teamet og kundene dine kan oppdage ineffektivitet du kanskje overser etter automatiseringen – lytt til dem.

Gjenta deretter prosessen. Automatisering av arbeidsflyter for ordrebehandling er en kontinuerlig forbedringssyklus som gjør strategien for ordreoppfyllelse fremtidssikker.

Utfordringer i arbeidsflyter for ordrebehandling (& hvordan du overvinner dem)

Ordrebehandling blir mer komplisert når du legger til salgskanaler, lanserer nye produkter og i praksis gjør hva som helst som utvider virksomheten din. 

For å håndtere utfordringene ved vekst på en god måte må du være forberedt på følgende:

Håndtering av komplekse omnikanalbestillinger

Forbes viste til at virksomheter med omnikanalstrategier beholder 89% av kundene sine, så det er et godt tiltak å koble sammen alle salgskanalene dine.

Men det kan svekke den eksisterende ordrebehandlingsprosessen hvis du ikke velger riktig verktøy.

Valget av OMS påvirker tilpasningsevnen din. Hvis det integreres godt med teknologistakken for netthandel, kan det legge til rette for smidig dataflyt og forbedre prosessene dine på lang sikt.

Samok utdyper: 

Løsningen ligger i å sentralisere markedsplassadministrasjonen, automatisere lageroppdateringer og forbedre koordineringen på lageret. Mange merkevarer videreutvikler fortsatt tilnærmingen sin til ordreoppfyllelse ved å forbedre datadrevne beslutninger.

Håndtering av bestillingsøkninger i høysesongen

Det er hyggelig å se noen bestillingsøkninger. Men du vil helst slippe å se teamet ditt kjempe for å fylle på lagerbeholdningen i høysesongen. 

Det bringer ordrebehandlingssystemet ditt ut av synkronisering. 

For å håndtere den økte etterspørselen trenger du et verktøy for lagerprognoser som sporer resultatene dine og forstår markedstrender og kundeatferd. 

Når den travle perioden kommer, sørger disse funksjonene for at du alltid har nok. 

Forfatterens merknad:

Jeg har skrevet en fullstendig guide til lagerprognoser her. Den inneholder mange tips og triks for å sikre at du ikke opplever overlagring eller utsolgte varer på de mest kritiske tidspunktene.

Håndtering av forstyrrelser i forsyningskjeden

Forstyrrelser i forsyningskjeden bør ha et eget kapittel i håndboken din for ordrebehandling. 

Å ha beredskapsplaner for forsinkelser i frakt og logistikk kan forhindre problemer i ordrebehandlingen.

Risikoen ved å bare være avhengig av én leverandør er høy for virksomheten din. 

Når du samarbeider med ulike transportører og bruker programvare til å finne den beste leveringspartneren for hver ordre, kan du forhandle frem bedre priser og vilkår, noe som gir kostnadsbesparelser (dette er en viktig fordel ved programvare for pakkeauditering).

Avsluttende tanker

Ved å forstå hvordan arbeidsflyten for ordrebehandling ser ut – og optimalisere hvert trinn – sikrer du smidigere drift, færre forsinkelser og en bedre kundeopplevelse. 

Et strømlinjeformet system for ordrebehandling kan forhindre utsolgte varer, redusere feil i ordreoppfyllelsen og støtte den generelle veksten i virksomheten din. 

Med verktøyforslaget og anbefalte fremgangsmåter ovenfor kan du forbedre ordrenøyaktigheten, øke leveringshastigheten og holde kundene fornøyde.

Oppgrader arbeidsflyten for ordrebehandling i dag.

Her er flere nyttige ressurser om emnet:

• De 25 beste programvarene for ordreoppfyllelse for netthandel i 2025  
• En guide til den globale prosessen for ordreoppfyllelse 
• En komplett guide til lagerstyring: Metoder, beste praksis og de beste verktøyene 
• Mikrooppfyllelse: Den komplette guiden til optimalisering av netthandelsdriften for levering samme dag 

Netthandelsverdenen beveger seg raskt – og det gjør du også. Abonner på nyhetsbrevet vårt med de nyeste innsiktene for netthandelsledere fra ledende eksperter innen netthandel.