Key Takeaways
Ei enää varastorulettia: Varastonhallinnan KPI-mittareiden seuraaminen auttaa ehkäisemään yli- ja alivarastotilanteita sekä varmistamaan tuotteiden tasapainoisen virtauksen.
Selkeytä KPI-mittareiden viidakkoa: Vaikka käytettävissä on lukuisia KPI-mittareita, keskittymällä olennaisimpiin niistä voidaan saavuttaa selkeyttä ja tehokkuutta varastonhallintaan.
KPI-mittarit päätöksenteon parhaiksi kumppaneiksi: Varastonhallinnan KPI-mittarit ovat olennaisia työkaluja, joiden avulla voidaan tehdä tietoon perustuvia päätöksiä varastomäärien säätämisestä ja myyntistrategioista.
Olennainen KPI-opas: Tässä oppaassa perehdytään perusteellisesti 26 keskeiseen varastonhallinnan KPI-mittariin ja selitetään, kuinka niitä mitataan ja sovelletaan tehokkaasti.
Vältä tietotulvan aiheuttama hukkuminen: Opit käyttämään KPI-mittareita järkevästi ilman liiallisen datamäärän aiheuttamaa kuormitusta ja varmistamaan sujuvan varastonhallintaprosessin.
Oletko koskaan astunut varastotilaasi ja tuntenut pelaavasi vähittäiskaupan rulettia? Yhtä SKU:ta on liikaa, toista liian vähän, eikä sinulla ole aavistustakaan, miten tähän päädyttiin?
Monet varastonhallinnasta vastaavat joutuvat tällaiseen hankalaan tilanteeseen, joka olisi voitu välttää pelkästään seuraamalla oikeita keskeisiä suorituskykymittareita (KPIs).
Ongelma? Varastonhallinnan suorituskykymittareita on aivan liian paljon. Tässä oppaassa tarkastelemme 26 tärkeintä varastonhallinnan suorituskykymittaria. Kerromme, miten niitä mitataan, miksi ne ovat tärkeitä ja miten niitä voi hyödyntää hukkumatta dataan.
Mitä varastonhallinnan suorituskykymittarit ovat?
Varastonhallinnan suorituskykymittarit auttavat seuraamaan, mitkä SKU:t myyvät, mitkä jumittavat paikallaan ja kuinka sujuvasti varastosi kiertää.
Varastonhallinnasta vastaaville suorituskykymittarit ovat päätöksenteon työkaluja.
Niitä voidaan käyttää tehottomuuksien tunnistamiseen, varastotasojen optimointiin, varastopuutteiden ehkäisemiseen ja toimitusketjun sujuvan toiminnan varmistamiseen.
26 tärkeintä varastonhallinnan suorituskykymittaria vähittäiskauppiaille
Jokaisella alla olevan luettelon mittarilla on oma tarkoituksensa. Tarkastellaan tärkeimpiä varastonhallinnan suorituskykymittareita, niiden mittaamista ja sitä, mitä ne kertovat varastostasi.
Myynnin ja liikevaihdon suorituskykymittarit
Aloitetaan suorituskykymittareista, jotka auttavat arvioimaan myyntiä, kassavirtaa ja kysyntää varaston näkökulmasta.
Varaston kiertonopeus
Varaston kiertonopeus kertoo, kuinka monta kertaa varastosi myytiin ja korvattiin tietyn ajanjakson aikana.
Oletetaan, että verkkopaitabrändi TeeRexillä on yleensä varastossa 1 000 t-paitaa ja se myi viime kuussa 3 000 kappaletta. TeeRexin varaston kiertonopeus kyseisen kuukauden aikana olisi kolme (3 000 / 1 000).
Suuri kiertonopeus viittaa vahvaan myyntitulokseen ja pieneen varastoon, kun taas pieni kiertonopeus kertoo ylivarastoinnista ja korkeista varastointikustannuksista.
Vaikka tavoitteena kannattaa olla suuri kiertonopeus, on tärkeää huomioida oman toimialasi tavanomainen taso, kun määrittelet, mitä “suuri” tarkoittaa tuotteesi kohdalla.
Helposti pilaantuvat tuotteet ja pikamuoti katoavat hyllyiltä nopeasti, mutta ylellisyystuotteet todennäköisesti viipyvät pidempään.
Jos haluat kokeilla varaston kiertonopeuden laskemista, testaa hienoa laskuriamme:
Varaston riittävyys päivinä (DSI)
TAI
DSI kertoo, kuinka monta päivää nykyisen varastosi myymiseen kuluu keskimäärin.
DSI:tä voi ajatella varaston kiertonopeuden kääntöpuolena: kiertonopeus mittaa, kuinka nopeasti myyt varastosi loppuun.
Oletetaan, että TeeRexillä on yleensä varastossa 1 000 t-paitaa, joiden kirjanpitoarvo on $5,000, ja vuoden aikana se myy tuotteita $10,000 arvosta. TeeRexin DSI kyseisenä vuonna olisi 183 päivää:
Suuri DSI tarkoittaa, että varasto viipyy hallussasi pidempään kuin haluaisit, mikä voi aiheuttaa kustannuksia varastoinnista ja arvon alenemisesta sekä vanhentumisriskin.
Monet vähittäismyyjät käyttävät DSI:tä ensisijaisena mittarina SKU-tuotteiden suorituskyvyn arvioinnissa. Keskustelin New Yorkissa toimivan miesten koruihin keskittyvän verkkokauppabrändin Icecartelin perustajajäsenen ja toimitusjohtajan Joosep Seitamin kanssa siitä, miten he hallitsevat arvokkaan varastonsa SKU-tuotteiden suorituskykyä.
Hän kertoi tiiminsä käyttävän DSI:tä saadakseen käsityksen siitä, kuinka kauan varaston myyminen loppuun kestää. Varaston koostumus ei ole staattinen, mutta mittari antaa tiimille yleiskuvan.
”Koruala on hankala navigoitava – jotkin tuotteet myyvät kuin häkä, kun taas toiset löytävät oikean omistajan hitaasti. Jos näemme DSI:n nousevan liian korkeaksi, se kertoo meille, että meillä on liikaa varastoa tai hinnat ovat liian korkeat”, hän selitti.
Alhainen DSI ei kuitenkaan ole aina hyvä uutinen.
Jos se on liian alhainen, varastosi saattaa loppua, erityisesti kysynnän kasvaessa nopeasti. Tavoitteena ei ole pelkkä nopeus – vaan tasapaino. Valitse tehokkuus turvapuskurin kanssa.
Varaston ja myynnin suhde
Varaston ja myynnin suhde vertaa varastossa olevien tuotteiden määrää tietyn ajanjakson aikana myytyjen tuotteiden määrään. Se kertoo, onko varastoa kysyntään nähden liikaa vai liian vähän.
Korkea suhdeluku kertoo ylimääräisestä varastosta ja päinvastoin.
Tulkitse tätä mittaria ostosyklisi huomioiden. Tilapäisesti korkea suhdeluku ei ole aina ongelma, etenkään jos olet juuri täydentänyt varastoa kausittaista kysyntää varten.
Jos suhdeluku pysyy korkeana myynnin pysyessä ennallaan, on aika arvioida täydennysstrategiasi uudelleen.
Läpimyyntiaste
Läpimyyntiaste on tietyn ajanjakson aikana myydyn varaston prosenttiosuus.
Jos TeeRex tilaa toimittajalta 1 000 t-paitaa myytäväksi tämän vuosineljänneksen aikana ja myy niistä 5 000 vuosineljänneksen loppuun mennessä, kyseisen vuosineljänneksen läpimyyntiaste on 50 %.
Läpimyyntiastetta käytetään nopeasti liikkuvien tuotteiden tunnistamiseen.
Korkea läpimyyntiaste viittaa vahvaan kysyntään ja onnistuneisiin ostoihin. Korkea läpimyyntiaste on tietenkin osoitus vahvasta suorituskyvystä vain silloin, kun et ole joutunut myymään varastoa pilkkahintaan päästäksesi siihen.
Liikevaihto tuotetta kohden
Liikevaihto tuotetta kohden on keskimääräinen liikevaihto, joka syntyy jokaisesta myydystä tuotteesta.
Tämä mittari auttaa ymmärtämään tuotteen arvon ja ohjaa hinnoittelua, tuotepakettien muodostamista ja myynninedistämistä koskevia päätöksiäsi.
Se auttaa myös löytämään heikosti suoriutuvat tuotteet, jotka piiloutuvat suuren myyntivolyymin taakse.
Tietenkin sinun on huomioitava myös kääntöpuoli – korkea liikevaihto tuotetta kohden saattaa näyttää pinnalta katsottuna hyvältä, mutta yhdistettynä alhaiseen läpimyyntiasteeseen tai korkeaan palautusprosenttiin se voi kertoa hinnoittelun ja asiakastyytyväisyyden välisestä epäsuhdasta, joka esiintyy suuren liikevaihdon tuotteen valepuvussa.
Sijoitetun pääoman bruttokatetuotto (GMROI)
GMROI mittaa varastoon sijoitettua jokaista dollaria kohden ansaittavaa bruttovoittoa.
Jos bruttokatteesi on $50,000 ja varaston keskimääräinen hankintameno on $25,000, GMROI:si on 2. Tämä tarkoittaa, että saat $2 bruttovoittoa jokaista varastoon sijoitettua dollaria kohden.
GMROI arvioi tuotteiden suorituskykyä, valikoimastrategiaa ja ostopäätöksiä. Korkea GMROI osoittaa, että saat varastoon sitoutuneelle pääomalle kohtuullisen bruttovoiton.
Muista, että vaikka korkea GMROI on erinomainen asia, sen saavuttaminen ei saa tapahtua liian pienen varaston kustannuksella.
Jos myös kavennat katteita voimakkailla hinnanalennuksilla tai ostat liian varovaisesti, GMROI saattaa näyttää korkealta, mutta menetät myyntiä (mikä tarkoittaa pienempää liikevaihtoa).
Toiminnan ja varastonhallinnan KPI-mittarit
Seuraavat KPI-mittarit arvioivat, kuinka tehokkaasti hallitset ja siirrät varastoa sekä miten varastonhallinta vaikuttaa operatiiviseen suorituskykyyn.
Varaston ylläpitokustannukset
Varaston ylläpitokustannukset (joita kutsutaan myös varastointikustannuksiksi) tarkoittavat varaston säilyttämisestä ajan kuluessa aiheutuvia kokonaiskustannuksia. Näihin kuuluvat varastointi, vakuutukset, arvonalennukset, hävikki ja varastoon sitoutuneen pääoman vaihtoehtoiskustannus.
Prosenttiosuutena ilmaistuna se osoittaa kokonaisylläpitokustannukset prosenttiosuutena tietyn ajanjakson aikana hallussasi olevan keskimääräisen varaston kustannuksesta.
Mitä pidempään varastosi seisoo varastossasi, sitä enemmän se kasvattaa kokonaiskustannuksiasi.
Korkeat ylläpitokustannukset pienentävät katteita. Muista kuitenkin, että ylläpitokustannuksia syntyy aina jonkin verran, erityisesti arvokkaista (ja suurikatteisista) tuotteista, joiden myynti kestää kauemmin.
Varastohävikki
Varastohävikki seuraa eroa sen välillä, mitä varastotietojesi mukaan pitäisi olla varastossa ja mitä siellä todellisuudessa on.
Jos TeeRexin varastojärjestelmä näyttää, että varastossa on 1 000 t-paitaa, mutta niitä onkin vain 970, varastohävikki on 3 %. Ellei tämä ole t-paitaliiketoiminnassa tyypillistä, TeeRexin kannattaa tutkia asiaa tarkemmin.
Hävikki on vaarallista, koska se jää usein huomaamatta, kunnes asiakkaat alkavat valittaa varastopuutteista, joita luulit, ettei ollut olemassa.
Ero syntyy yleensä varkauksien, vahinkojen tai laskentavirheiden vuoksi.
Valitettavasti pieni hävikki on vähittäiskaupassa tyypillistä. Seuraa kuitenkin kehitystä — jos hävikki kasvaa yhtäkkiä, se on varoitusmerkki. Hävikki on yleensä enemmän henkilöstö- tai prosessiongelma kuin kustannusongelma, ja se on tärkeää korjata.
Olemme koonneet nopean ja helppokäyttöisen laskurin, jonka avulla löydät tämän luvun erittäin nopeasti:
Have an account? Log In
Varaston tarkkuus
Varaston tarkkuus vertaa sitä, mitä järjestelmäsi uskoo olevan varastossa, siihen, mitä siellä todellisuudessa on laskentahetkellä.
Alhainen varaston tarkkuus on huono uutinen — se johtaa helposti menetettyyn myyntiin, vihaisiin asiakkaisiin sekä yli- tai alitilaamiseen.
Ihannetapauksessa varaston tarkkuuden tulisi aina olla 100 %, ja satunnaista pientä laskua voidaan pitää normaalina.
Keskustelin Eric Jozwiakin, Keystone Business Servicesin omistajan ja perustajan kanssa. Kyseessä on konsultointiyritys, joka auttaa pieniä ja keskisuuria yrityksiä (myös vähittäiskauppiaita) teknologiaratkaisuilla.
Kysyin häneltä, miten hän auttaa asiakkaitaan käsittelemään varastoeroja.
Teknologiakonsulttinakin hänen ensisijainen lähestymistapansa oli strateginen kiertolaskenta. Sana ”strateginen” on tässä tärkeä, koska päämäärätön laskeminen tuhlaa aikaa ja saattaa häiritä päivittäistä toimintaasi.
Hän suosittelee tasapainoista lähestymistapaa.
Kiertolaskenta, joka tehdään ennalta määritettyjen ABC-välien mukaisesti sijainnin ja SKU:n perusteella, on paras menetelmä varastoerojen tunnistamiseen ja ratkaisemiseen.
Yksinkertaisesti sanottuna hän suosittelee tekemään pieniä, aikataulutettuja laskentoja varaston osajoukoista ABC-analyysin perusteella siten, että arvokkaat tai paljon liikkuvat tuotteet lasketaan useimmin.
Näin vähennät kiertolaskennan vaatimia resursseja ja vältät merkittävät häiriöt toiminnassasi.
Menetetyn myynnin suhde
Menetettyjen myyntien suhde kertoo, kuinka usein asiakkaat haluavat ostaa, mutta eivät voi sitä tehdä, koska tuote on loppu varastosta.
Se on käytännössä mittari sille, kuinka paljon rahaa kävelee ulos ovesta, koska hyllysi ovat tyhjät.
Voit saada menetettyjen myyntien suhteen laskemiseen tarvittavat tiedot kassajärjestelmästäsi, asiakasvalituksista tai verkkosivuston ”tuote loppu varastosta” -tapahtumista.
Tarvitset kuitenkin myös hieman perusteltua arvaamista.
Koska kaikki toteutumatta jääneet myynnit eivät välttämättä näy, luku on vain niin hyvä kuin kykysi arvioida sitä. Verkko-ostajat poistuvat hiljaa, kun taas myymäläasiakkaat jättävät harvoin ilmoitusta.
Seisovan varaston osuus
Seisovan varaston osuus kertoo sen varaston prosenttiosuuden, joka ei ole liikkunut pitkään aikaan eikä todennäköisesti tule koskaan liikkumaan.
Seisova varasto sitoo pääomaa, tukkii varastotilaa ja heikentää varaston suorituskykyä.
Jos seisovan varaston osuus on suuri, on aika tutkia ostamispäätöksiäsi, arvioida tuotteiden elinkaaret uudelleen ja alennusmyydä olemassa oleva seisova varasto päästäksesi siitä eroon ja vapauttaaksesi pääomaa.
Muista, että heikko kysyntä tai liiallinen ostaminen eivät ole ainoita syitä seisovalle varastolle.
Heikosti esille asetellut tai vähäisesti markkinoidut tuotteet voivat myös vaikuttaa ”seisovilta”, vaikka ne tarvitsevat vain parempaa markkinointia.
Tilaussyklin aika
Tilaussyklin aika mittaa, kuinka kauan kestää asiakkaan tilauksen tekemisestä siihen, että hän vastaanottaa sen.
Se sisältää neljä vaihetta —tilauksen käsittelyn, keräilyn ja pakkaamisen, lähetyksen sekä toimituksen— ja kuvastaa sitä, kuinka hyvin varastosi, varastointisi ja logistiikkasi toimivat yhdessä.
Muista, että tilaussyklin aika on keskiarvo.
On myös tärkeää seurata vaihtelua. Jos toimitat 80 % tilauksista kahdessa päivässä mutta käytät jäljellä oleviin 20 prosenttiin viisi päivää, keskiarvosi on 2,6 päivää, mutta 20 % asiakkaistasi on todennäköisesti tyytymättömiä toimitustesi toimivuuteen.
Vastaanoton ja toimitusketjun KPI-mittarit
Tässä on muutamia varastomittareita, joilla voit arvioida toimittajien ja muiden toimitusketjun osien suorituskykyä.
Toimitusaika
Toimitusaika on aika, joka kuluu toimittajalle tehdyn tilauksen ja tavaroiden vastaanottamisen välillä.
Jos toimitusaika on liian pitkä tai arvaamaton, varastopuutteiden tai ylivarastoinnin riski kasvaa.
Tilaussyklin ajan tavoin toimitusaika on keskiarvo. Toimitusaikojen vaihtelu voi aiheuttaa merkittäviä vaihteluita varastotasoissa.
Jos toimitusaikasi on arvaamaton, varmista, että pidät enemmän varmuusvarastoa.
Toimitusaste
Toimitusaste mittaa niiden asiakastilausten prosenttiosuutta, jotka voit täyttää saatavilla olevasta varastosta ilman viivästyksiä, jälkitoimituksia tai korvaavia tuotteita.
Matala toimitusaste on varma tapa menettää liikevaihtoa ja turhauttaa asiakkaita.
Toki 100 prosentin toimitusastetta on vaikea saavuttaa, mutta se saattaa edellyttää ylivarastointia jokaisen mahdollisen tilauksen kattamiseksi.
Tavoittele sen sijaan tasapainoa — korkeaa palvelutasoa sitomatta liikaa käyttöpääomaa varastoon.
Jälkitilausaste
Jälkitilausaste kertoo niiden asiakastilausten prosenttiosuuden, joita ei voitu toimittaa heti varastojen loppumisen vuoksi.
Jälkitilausasteen äkillinen nousu merkittävän kysyntäpiikin aikana ei ole huono merkki.
Toistuvat tai pitkittyneet jälkitilaukset kuitenkin viittaavat siihen, että jokin on pielessä – syynä voivat olla epätarkat ennusteet, toimittajien luotettavuuden virhearviointi tai huono uudelleentilausten ajoitus.
Toimittajan laatuindeksi (SQI)
SQI arvioi toimittajien luotettavuutta ja suorituskykyä mittareiden, kuten virheprosenttien, oikea-aikaisten toimitusten, tilausten oikeellisuuden ja ongelmiin reagoinnin perusteella.
Voit investoida maailman hienoimpiin työkaluihin, mutta jos toimittajasi lähettää jatkuvasti väärän koon, värin tai kokonaan väärän SKU:n, sillä ei ole merkitystä.
SQI auttaa erottamaan toimittajat, jotka eivät usein pysty käsittelemään tilauksia oikein, luotettavammista toimittajista.
Vastaanottoon kuluva aika
Vastaanottoon kuluva aika kertoo, kuinka kauan tiimiltäsi kestää tarkastaa, varmistaa ja kirjata saapuva varasto virallisesti varastoon toimituksen jälkeen.
Viivästykset eivät kuitenkaan aina johdu varastotiimistä.
Joskus syynä ovat puuttuvat asiakirjat, epäselvät merkinnät tai toimittajat, joiden mielestä pakkauslistat ovat valinnaisia. Jos vastaanottoon kuluva aika kasvaa, tarkastele sekä sisäisiä toimintoja että toimitusketjun alkupään toimijoita (toimittajia, kuljetusliikkeitä ja muita) löytääksesi syyllisen. Pilvipohjaiset varastonhallintajärjestelmät voivat auttaa tehostamaan näitä prosesseja.
Hyllytysaika
Hyllytysaika kertoo, kuinka kauan kestää varaston vastaanottamisesta siihen, että se on asianmukaisesti varastoitu ja keräiltävissä.
Se mitataan yleensä tunteina (tai minuutteina, jos toimintasi on erittäin tehokasta).
Muista aina tämä: hyllytysajan ei pitäisi liittyä pelkästään nopeuteen. Myös tarkkuus on elintärkeää. Varaston hyllytysprosessin kiirehtiminen johtaa vääriin merkintöihin, väärään paikkaan sijoitettuihin tuotteisiin tai ”haamuvarastoon” (varastoon, jonka vannot olevan olemassa mutta jota et löydä).
Työntekijöitä ja työvoimaa koskevat KPI-mittarit
Kuinka tehokkaita työntekijäsi ja työvoimasi ovat? Seuraavat varastomittarit voivat antaa siitä tietoa.
Työvoimakustannus tunnilta
Tämä KPI kertoo, kuinka paljon maksat kustakin työtunnista, mukaan lukien palkat, etuudet ja verot.
Korkeat työvoimakustannukset eivät välttämättä ole huono asia, jos ne tuovat mukanaan paremman tuottavuuden, tarkkuuden tai pienemmän hävikin – ne voivat itse asiassa olla sinulle hyvä kauppa.
Varsinainen syy huolestua on heikko suorituskyky.
Vastaanoton tehokkuus
Vastaanoton tehokkuus seuraa, kuinka nopeasti ja tarkasti saapuvat lähetykset käsitellään siitä hetkestä lähtien, kun ne saapuvat lastauslaiturille, siihen asti, kun ne ovat valmiita siirrettäviksi varastopaikoille.
Jos hidas tai virhealtis vastaanotto häiritsee koko toimitusketjuasi, vastaanoton tehokkuuden seuraaminen paljastaa ongelman ennen kuin siitä kehittyy vakava katastrofi.
Mutta kuten kaikkialla muuallakin, kyse ei ole täällä vain nopeudesta.
Kyse on myös tehokkuudesta. Tehokkuuden lisäämiseen pyrkiminen kiirehtimällä voi kostautua, jos se johtaa virheellisiin laskentoihin tai vaurioituneiden tuotteiden jäämiseen huomaamatta.
Keräilykiertoaika
Keräilykiertoaika seuraa, kuinka kauan tuotteiden kerääminen tilauksesta kestää.
Pienet vähittäiskauppiaat voivat pärjätä hyvin ilman keräilykiertoajan seurantaa. Suurten yritysten, joille saapuu satoja tilauksia joka minuutti, on seurattava keräilykiertoaikaa, koska viivästykset voivat aiheuttaa ketjureaktioita tilausten käsittelyssä ja toimituksissa.
Pidä silmällä myös jättitilauksia. Ne voivat vääristää keräilykiertoaikaa kumpaan suuntaan tahansa. Jättitilausten vaikutuksen minimoimiseksi ryhmittele tiedot tilaustyypin, keräilijän tai vyöhykkeen mukaan.
Sisäisen WMS-järjestelmän tehokkuus (ROI)
Tämä KPI arvioi varastonhallintajärjestelmäsi (WMS) ROI:ta.
Oletetaan, että säästit tänä vuonna 20 000 dollaria uuden WMS-järjestelmäsi ansiosta ja että sen vuosikustannukset ovat 5 000 dollaria. Tällöin WMS-järjestelmäsi ROI on 300 %.
Jos olet hiljattain investoinut WMS-järjestelmään, kannattaa seurata, kuinka paljon hyödyt siitä vähentyneinä työtunteina, harvempina keräilyvirheinä, nopeampina tilauskiertoaikoina ja muina vastaavina hyötyinä.
Tämän seuraaminen auttaa arvioimaan tehokkuutta työnkulkujesi kehittyessä ja tiimisi kasvaessa.
Asiakastyytyväisyyden ja tilausten toimituksen KPI-mittarit
Asiakastyytyväisyys kasvattaa liikevaihtoa ja kasvua. Mittaa ja seuraa sitä seuraavien KPI-mittareiden avulla.
Täydellisten tilausten osuus
Täydellisten tilausten osuus seuraa niiden tilausten prosenttiosuutta, jotka toimitetaan ongelmitta – ajallaan, kokonaisuudessaan, oikeilla tuotteilla, vahingoittumattomina ja täsmällisin asiakirjoin.
Se tarjoaa kokonaisvaltaisen kuvan siitä, kuinka hyvin koko ekosysteemisi – varasto, keräily, pakkaus ja toimitukset – toimii yhdessä.
Määritelmä ratkaisee tässä.
Jos olet varastopäällikkö, varmista, ettei kukaan tiimissäsi tai sen ulkopuolella voi kaunistella ”täydellistä” osuutta mittarin parantamiseksi. Määrittele tiukasti, mitä täydellisyys todella tarkoittaa yrityksesi kannalta.
Palvelutaso
Palvelutaso mittaa niiden asiakkaiden tarpeiden prosenttiosuutta, jotka pystyt täyttämään suoraan saatavilla olevasta varastosta.
Ei viivästyksiä, ei jälkitoimituksia.
Palvelutaso on kriittinen mittari kaikille vähittäiskaupan yrityksille. Mutta vaikka palvelutasosi olisi kohtuullinen, älä anna sen luoda väärää turvallisuuden tunnetta. Se ei kerro, pidätkö varastossa oikeita tuotteita.
Voit saavuttaa 99 %:n palvelutason tuotteilla, joiden kysyntä on vähäistä, ja silti epäonnistua suosituimpien tuotteidesi kohdalla.
Siksi sinun on selvitettävä, missä menetät pisteitä (ja myyntiä), sen sijaan että keskittyisit vain palvelutason kokonaisprosenttiin.
Asiakastyytyväisyyspisteet (CSAT)
CSAT mittaa sitä, kuinka tyytyväisiä asiakkaasi ovat tiettyyn vuorovaikutustilanteeseen, tuotteeseen tai palveluun.
Tämä tarkoittaa yleensä esimerkiksi seuraavien kysymysten esittämistä asiakkaille:
- Oliko tuote varastossa, kun asiakas etsi sitä?
- Saapuiko tuote ajoissa?
- Oliko tuote hyvässä kunnossa?
Kun teet strategisia päätöksiä, muista, että CSAT mittaa lyhyen aikavälin trendejä asiakastyytyväisyydessä. Se kuvaa asiakkaan välitöntä tunnereaktiota äskettäiseen vuorovaikutustilanteeseen, kuten tilauksen vastaanottamiseen tai yhteydenottoon tukeen.
Varaston saatavuusaste
Varaston saatavuusaste seuraa sitä, kuinka suuren osan ajasta tuote on saatavilla myyntiin silloin, kun asiakkaat haluavat ostaa sen.
Jos esimerkiksi myyt 20 kahvimakua ja niistä 18 on tällä hetkellä varastossa, varaston saatavuusasteesi on 90 %.
Yhdistä varaston saatavuus varastointikustannuksiin saadaksesi perusteellisemman analyysin. Korkeasta saatavuudesta on helppo taputtaa itseään selkään, kunnes huomaat sen johtuvan siitä, että olet varastoinut liikaa ja käyttänyt tuhansia varastointikustannuksiin.
Varastonhallinnan KPI-muistilista
| KPI | Kaava | Mitä se kertoo | Ihanteellinen suuntaus |
|---|---|---|---|
| KPIVaraston kiertonopeus | KaavaCOGS / Keskimääräinen varasto | Mitä se kertooKuinka usein myyt ja täydennät varastoa | Ihanteellinen suuntausKorkeampi (riittävän varaston kanssa) |
| KPIVaraston riittävyys päivinä (DSI) | Kaava(Keskimääräinen varasto / COGS) × 365 | Mitä se kertooKeskimääräinen päivien määrä nykyisen varaston myymiseen | Ihanteellinen suuntausMatalampi |
| KPIVaraston ja myynnin suhde | KaavaVarastossa oleva määrä / Myynti | Mitä se kertooVaraston taso suhteessa kysyntään | Ihanteellinen suuntausTasapainossa |
| KPIMyyntiaste | Kaava(Myydyt yksiköt / Vastaanotetut yksiköt) × 100 | Mitä se kertooAjanjaksona myydyn varaston prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPILiikevaihto yksikköä kohden | KaavaLiikevaihto yhteensä / Myydyt yksiköt | Mitä se kertooKeskimääräinen liikevaihto myytyä tuotetta kohden | Ihanteellinen suuntausKorkeampi (matalalla palautusasteella) |
| KPIGMROI | KaavaBruttokate / Keskimääräinen varastokustannus | Mitä se kertooVarastoon sijoitettua euroa kohden saatava voitto | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPIVaraston ylläpitokustannukset | Kaava(Ylläpitokustannukset / Keskimääräinen varasto) × 100 | Mitä se kertooVaraston säilyttämisen kustannusprosentti | Ihanteellinen suuntausMatalampi |
| KPIVarastohävikki | Kaava(Kirjattu – Todellinen) / Kirjattu × 100 | Mitä se kertooVirheistä tai varkaudesta johtuva varaston menetys | Ihanteellinen suuntausMatalampi |
| KPIVaraston täsmällisyys | KaavaLaskettu / Kirjattu × 100 | Mitä se kertooFyysisen laskennan ja tietojen välinen vastaavuus | Ihanteellinen suuntausLähempänä 100 %:a |
| KPIMenetetyn myynnin suhde | Kaava(Päivät ilman varastoa / 365) × 100 | Mitä se kertooVarastoloppujen ja menetettyjen myyntien yleisyys | Ihanteellinen suuntausMatalampi |
| KPIHitaasti kiertävän varaston osuus | KaavaHitaasti kiertävä varasto / Varasto yhteensä × 100 | Mitä se kertooMyymättä jäävän varaston prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausMatalampi |
| KPITilauksen käsittelyaika | KaavaToimituspäivä – Tilauspäivä | Mitä se kertooAika asiakkaan tilauksesta toimitukseen | Ihanteellinen suuntausLyhyempi |
| KPIToimitusaika | KaavaToimituspäivä – Ostotilauksen päivämäärä | Mitä se kertooToimittajan toimitusnopeus | Ihanteellinen suuntausLyhyempi ja tasainen |
| KPIToimitusaste | KaavaVälittömästi täytetyt tilaukset / Tilaukset yhteensä × 100 | Mitä se kertooVarastosta toimitettujen tilausten prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPIJälkitoimitusaste | KaavaJälkitoimitustilaukset / Tilaukset yhteensä × 100 | Mitä se kertooVälittömästi täyttämättä jääneiden tilausten prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausMatalampi |
| KPIToimittajien laatuindeksi (SQI) | Kaava(Tilaukset yhteensä – Ongelmalliset tilaukset) / Tilaukset yhteensä × 100 | Mitä se kertooToimittajien luotettavuus ja täsmällisyys | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPIVastaanottoaika | KaavaVarasto käytettävissä – Toimituspäivä | Mitä se kertooAika varaston tarkastamiseen ja varastointiin | Ihanteellinen suuntausLyhyempi |
| KPIHyllytysaika | KaavaVarastointiaika – Vastaanottoaika | Mitä se kertooAika vastaanotosta tuotteiden hyllyttämiseen | Ihanteellinen suuntausLyhyempi (täsmällisyys säilyttäen) |
| KPITyövoimakustannus tuntia kohden | KaavaTyövoimakustannukset yhteensä / Tehdyt työtunnit | Mitä se kertooVarastotyön kustannustehokkuus | Ihanteellinen suuntausTasapainossa tuottavuuden kanssa |
| KPIVastaanoton tehokkuus | KaavaVastaanotetut yksiköt / Vastaanottotunnit | Mitä se kertooSaapuvan varaston käsittelyn tehokkuus | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPIKeräilyjakson aika | KaavaKeräilyyn käytetty aika / Kerätyt tuotteet | Mitä se kertooKeskimääräinen aika yhden tilaustuotteen keräilyyn | Ihanteellinen suuntausLyhyempi |
| KPIWMS:n ROI | Kaava(Hyöty – Kustannus) / Kustannus × 100 | Mitä se kertooVarastonhallintaohjelmiston tuotto | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPITäydellisten tilausten aste | KaavaTäydelliset tilaukset / Tilaukset yhteensä × 100 | Mitä se kertooVirheettömien ja ajallaan toimitettujen tilausten prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPIPalvelutaso | KaavaVarastosta täytetyt tilaukset / Tilaukset yhteensä × 100 | Mitä se kertooSaatavilla olevasta varastosta täytetyn kysynnän prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPICSAT (asiakastyytyväisyys) | KaavaTyytyväiset vastaukset / Vastaukset yhteensä × 100 | Mitä se kertooAsiakkaiden tyytyväisyys palveluun | Ihanteellinen suuntausKorkeampi |
| KPIVaraston saatavuusaste | KaavaSaatavilla olevat yksiköt / SKU:t yhteensä × 100 | Mitä se kertooOstettavissa olevien SKU:iden prosenttiosuus | Ihanteellinen suuntausKorkeampi (mutta kustannusten kanssa tasapainossa) |
Miten valitset brändillesi oikeat KPI-mittarit
Useiden kymmenien KPI-mittareiden seuraaminen johtaa helposti sekaannukseen.
Kuvittele katsovasi hallintapaneelissasi yli 20:tä KPI-mittaria ja yrittäväsi arvioida jokaisen vaikutusta päätöksiä tehdessäsi.
KPI-mittareiden tarkoitus on helpottaa liiketoimintaa tarjoamalla nopeasti tietoa, joten sen sijaan, että rakentaisit hallintapaneeliin KPI-mittareiden verkoston, keskity kaikkein vaikuttavimpiin mittareihin.
Jokaisella yrityksellä on erilaiset prioriteetit, joten yhtä tiettyä vaikuttavien KPI-mittareiden luetteloa ei ole. Tarkastellaan kuitenkin muutamaa tapaa, joilla voit rajata luettelosi kymmenistä KPI-mittareista muutamaan tärkeimpään.
Aseta SMART-tavoitteet ennen KPI-mittareiden valitsemista
SMART-viitekehys on helppo ensimmäinen askel. Sen mukaan tavoitteidesi tulisi olla:
- Täsmällisiä
- Mitattavia
- Saavutettavissa olevia
- Merkityksellisiä
- Aikaan sidottuja
Oletetaan, että yhä useampi asiakas pyytää hyvitystä, koska toimitit väärän tuotteen. Tavoitteesi on ”korjata tämä ongelma”.
Se vastaa kuitenkin tavoitetta osua ampumaradalla tauluun silmät sidottuina.
Näin voit muuttaa sen SMART-tavoitteeksi: Nosta täydellisten tilausten aste nykyisestä 80 prosentista 95 prosenttiin seuraavan vuosineljänneksen loppuun mennessä.
Kun työskentelet tämän tavoitteen parissa, voit seurata esimerkiksi täydellisten tilausten astetta ja CSAT-mittaria, mutta sinun ei välttämättä tarvitse seurata aktiivisesti varaston ylläpitokustannuksia, ellet huomaa niiden kasvavan merkittävästi.
Vältä turhamaisuusmittareita, jotka eivät johda toimintaan
Moderni varastonhallintaohjelmisto voi seurata satoja mittareita. Sinun ei kuitenkaan tarvitse seurata varastomittareita, joilla ei ole sinulle merkitystä.
Jos olet ylpeä siitä, että seuraat kaikissa myymälöissä saatavilla olevien SKU:iden kokonaismäärää, mutta 30 % näistä SKU:ista ei ole liikkunut kuuteen kuukauteen, et oikeastaan tarjoa kuluttajille valinnanvaraa. Rahoitat tuotemuseota.
Paisunut SKU-mittari voi peittää suuren kysynnän tuotteiden varastopuutteet ja kasvattaa varastointikustannuksia. Käytännöllisempi seurattava mittari olisi SKU-kohtainen läpimyyntiaste tai kuolleen varaston aste.
Jos et ole varma, miten turhamaiset mittarit tunnistetaan, kysy itseltäsi: Johtaako tämä mittari päätökseen? Jos ei, poista se hallintapaneelistasi.
Aseta etusijalle KPI:t, jotka vastaavat keskeisiin liiketoimintakysymyksiin
Älä aloita mittarista. Aloita ongelmasta.
Ajattele KPI:itä niiden kysymysten kautta, joihin tarvitset vastauksia päivittäisessä liiketoiminnassa. Esimerkiksi:
- Seuraa GMROI:ta jos kysymyksesi on: ”Saammeko SKU:ta kohden riittävän katteen oikeuttamaan sen varastoinnin?”
- Seuraa WMS ROI:ta jos mietit: ”Tuottaako WMS-investointimme positiivisen tuoton?”
- Seuraa CSAT:ia jos kysyt itseltäsi: ”Ovatko asiakkaat tyytyväisiä meihin?”
Kun esität kysymykset, KPI valikoituu itsestään.
Näin voit seurata sinulle merkityksellisiä mittareita kaikkien varastonhallintaohjelmistosi tarjoamien mittareiden sijaan.
Sovita KPI:t varastostrategiasi vaiheeseen
Hallintapaneeliasi ei tarvitse hakata kiveen. Sen KPI:t voivat muuttua varastostrategiasi kehittyessä.
Kasvun aikana seuraamasi varastonhallinnan mittarit ovat täysin erilaisia kuin ne, joita tarvitset katteen optimointiin tai laajentumiseen valmistautumiseen.
Tässä esimerkki mittareista, joita saatat seurata varastostrategiasi nykyisen vaiheen perusteella:
- Vasta aloittamassa: Tässä vaiheessa keskityt toiminnan perusasioiden kuntoon saattamiseen. Seuraa seuraavia mittareita prosessisi aukkojen paikkaamiseksi:
- Varaston tarkkuus
- Vastaanoton tehokkuus
- Varastoon sijoittamiseen kuluva aika
- Kasvuvaihe: Tässä vaiheessa kaikki liittyy saatavuuteen ja nopeuteen. Seuraa näitä KPI:itä varmistaaksesi, ettei kysyntä ylitä tarjontaa:
- Täyttöaste
- Tilaussyklin kesto
- Varaston saatavuusaste
- Voiton optimointi: Tässä vaiheessa keskityt tehottomuuksien poistamiseen. Seuraa seuraavia KPI:itä kassavirran parantamiseksi ja ylimääräisen varaston vähentämiseksi:
- Varaston kiertonopeus
- Varastointikustannukset
- Kuolleen varaston aste
- Strateginen laajentuminen: Tässä vaiheessa hallitset monimutkaisuutta. Käytä näitä KPI:itä strategisten varastonhallintapäätösten tekemiseen:
- Toimittajien laatuindeksi
- Toimitusaika
- WMS ROI
Aloita pienestä ja laajenna mittaamisen hallinnan myötä
Et tarvitse KPI-buffettia. Tarvitset vain tasapainoisen annoksen.
Aloita muutamasta vaikuttavasta KPI:stä osastoa kohden. Siinä kaikki. Jos niitä on enemmän, vaarana on tietosuon luominen.
Tavoitteena ei ole mitata kaikkea. Tavoitteena on mitata sitä, mikä saa aikaan muutoksen.
Varastotiimisi voi esimerkiksi keskittyä keräilyn tarkkuuteen, varastoon sijoittamiseen kuluvaan aikaan ja vastaanoton tehokkuuteen, kun taas suunnittelutiimisi seuraa varaston kiertonopeutta, kuolleen varaston astetta ja varaston saatavuutta.
Ymmärrätkö? Yksinkertaista. Kohdennettua. Käytännöllistä.
Kun tiimisi todella käyttää näitä mittareita älykkäämpien päätösten tekemiseen, voit lisätä vaiheittain kehittyneempiä strategiaan, kannattavuuteen tai kasvuun sidottuja KPI:itä toiminnan kypsyyden perusteella.
More Articles
Näin parannat varastonhallinnan KPI-mittareitasi
Käydään läpi yleisiä toimenpiteitä, joilla voit parantaa joitakin tässä oppaassa käsittelemiämme KPI-mittareita.
Hyödynnä reaaliaikaista varastonseurantateknologiaa
Kaikki mittarit edellyttävät varastotietoja. Tarvitset tarkan, reaaliaikaisen varastomäärän voidaksesi seurata varastonhallinnan mittareita, ja siksi tarvitset varastonhallintajärjestelmän.
Varastonhallintajärjestelmä seuraa, mitä varastossasi on ja kuinka paljon sitä on.
Tutustu parhaisiin varastonhallintajärjestelmiin, jos etsit parempaa näkyvyyttä varastotilanteeseen:
Varastonhallintajärjestelmä puolestaan keskittyy siihen, miten varastoa säilytetään, siirretään ja käsitellään toimitusta varten varastossa.
Jos haluat tehostaa ja automatisoida varastosi työnkulkuja, tutustu markkinoiden parhaisiin varastonhallintajärjestelmiin:
Investointisi näihin työkaluihin näkyy yleensä erilaisissa varastomittareissa. Parempi näkyvyys varastotilanteeseen auttaa esimerkiksi seuraamaan vanhentuneen varaston osuutta, varastointikustannuksia ja varaston kiertonopeutta.
Tarkenna kysynnän ennustamista
Varastotasot ovat keskeisiä monissa varastomittareissa, olipa kyse varaston kiertonopeudesta, DSI:stä tai varastointikustannuksista.
Jos haluat parantaa mitä tahansa näistä mittareista, tarvitset parempia ennusteita.
Kaikki tietävät, että kysyntä perustuu historiallisiin myyntitietoihin ja markkinatrendeihin. Älä kuitenkaan aliarvioi kokemuksen merkitystä – jos olet toiminut alalla vuosia, saatat pystyä ottamaan huomioon tekijöitä tai riskejä, joita muut eivät vielä havaitse.
Yhdistä historialliset tiedot ja omat näkemyksesi ennusteeseen, jotta voit laatia parempia ennusteita.
Kun tarkennat kysynnän ennusteita ja pystyt pitämään varastotasot optimaalisina, näet parannuksia useissa mittareissa, kuten varaston kiertonopeudessa, DSI:ssä ja läpimyyntiasteessa.
Sinun kannattaa kuitenkin aina varautua varaston loppumiseen. Kun varaston loppumisaste alkaa yhtäkkiä kasvaa, miten aiot ratkaista tilanteen?
Esitin tämän kysymyksen Icecartelin Joosepille, ja tässä on hänen vastauksensa:
Muistan erään kerran. Oli juhlakausi, ja jotkin parhaiten myyvistä sormuksistamme loppuivat yllättäen.
Tilanteen ratkaisemiseksi maksoimme toimittajallemme lisähintaa nopeammista toimituksista ja aloitimme varaston täydentämisen. Siirsimme myös mainoskampanjat tuotteisiin, joita meillä oli varastossa.
Siksi tarvitset varasuunnitelman.
Sinun on hallittava varastoa ja laadittava samalla varasuunnitelma. Muista kuitenkin, että varasuunnitelmat eivät voi täysin poistaa varaston loppumisen vaikutusta liikevaihtoon. Niiden tarkoitus on rajoittaa vahinkoja.
Optimoi tilaus- ja täydennyssyklit
Suuriin tilauksiin voi liittyä alennuksia, mutta pienemmät ja useammin tehdyt tilaukset voivat tulla pitkällä aikavälillä edullisemmiksi, koska säästät varastointikustannuksissa.
Myös eri tuoteryhmissä on riski tuotteiden vanhentumisesta.
Jos pystyt optimoimaan täydennyssyklisi pienentämällä tilauskokoa, pystyt reagoimaan kysyntään nopeammin, vähentämään hävikkiä ja minimoimaan vanhentuneen varaston.
Juuri oikeaan tarpeeseen -varasto (JIT) on kaikkein kevyin malli, mutta se ei ole käytännöllinen useimmille vähittäiskauppayrityksille. Selvitä, mikä toimii sinulle, ja pidä varasto samalla mahdollisimman kevyenä.
Jos haluat automatisoida työnkulkuja, saada reaaliaikaisia päivityksiä varastotilanteesta ja luoda hyödyllisiä varastoraportteja, harkitse investoimista varaston täydennysohjelmistoon.
Tutustu parhaisiin valintoihimme:
Vahvista suhteita toimittajiin
Pidä toimittajia strategisina kumppaneina äläkä pelkkinä myyjinä. Vahvat suhteet johtavat nopeampiin läpimenoaikoihin ja parempiin hintoihin.
Soita siis heille. Järjestä säännöllisiä tapaamisia. Jaa kysyntäennusteita.
Mitä paremmin olette samalla kartalla, sitä epätodennäköisemmin viivästykset, puutteet tai ”yllätykselliset” kustannusten nousut pääsevät yllättämään sinut.
Ja ollaanpa rehellisiä.
Kun toimittajasi joutuu päättämään, kuka saa viimeisen erän suuren kysynnän tuotteesta, he antavat sen ostajille, joiden kanssa heillä on vahva suhde, eivät niille, jotka soittavat vain ongelmien ilmetessä. Jos haluat työkalun, joka auttaa sinua luomaan hyvät suhteet toimittajiisi, tutustu toimittajasuhteiden hallintaohjelmistojen koosteeseemme:
Kouluta ja kannusta varastohenkilökuntaa
KPIt eivät merkitse mitään, jos tiimisi ei ole tilanteen tasalla.
Panosta varastohenkilökuntasi kouluttamiseen, jotta he vastaanottavat, varastoivat ja keräilevät varastoa nopeasti ja täsmällisesti.
Tee suoritusten arviointiprosessista pelillinen saadaksesi henkilökunnan sitoutumaan yhdistämällä suoritukset palkintoihin. Luo tunnustustauluja, järjestä kuukausittaisia kiitoksia tai tarjoa bonuksia tiimisi motivoimiseksi.
Kun tiimilläsi on muutakin motivaatiota kuin kojelaudalla näkyvän luvun kasvattaminen, he ponnistelevat enemmän ja pyrkivät menestykseen.
Valmiina siirtymään laskemisesta selkeyteen?
KPIt ovat monia asioita—varhaisvaroitusjärjestelmä, suoritusraporttisi ja kannattavuutesi kristallipallo.
Ne toimivat kuitenkin vain, kun seuraat oikeita mittareita oikeaan aikaan ja oikeista syistä.
Valitse kourallinen liiketoimintatavoitteidesi kanssa linjassa olevia KPI-mittareita. Muista, että seuranta on vasta alkua. Todellinen arvo syntyy siitä, että toimit seuraamistasi mittareista saatujen oivallusten perusteella.
Valitse siis mittarisi. Tarkkaile niitä haukan lailla. Anna niiden ohjata seuraavaa siirtoasi. Sillä välin tilaa uutiskirjeemme, niin saat ajantasaisimmat oivallukset, strategiat ja uraresurssit alan johtavilta vähittäiskaupan ammattilaisilta.
Varastonhallinnan KPI-mittareita koskevat usein kysytyt kysymykset
Alla vastaamme joihinkin yleisiin varastonhallinnan KPI-mittareita koskeviin kysymyksiin:
Mikä varaston KPI-mittari on vähittäiskauppiaille tärkein seurattava ensin?
Varaston kiertonopeus. Se on olennainen mittari riippumatta siitä, missä liiketoimintasi vaiheessa olet.
Kuinka usein minun pitäisi tarkistaa ja päivittää varaston KPI-mittarit?
Vähintään neljännesvuosittain. Jos kuitenkin harjoitat nopeasti liikkuvaa vähittäiskauppaa, kuukausittainen tarkistus on ihanteellinen.
Mitä eroa on varaston kiertonopeudella ja varaston myyntipäivillä (DSI)?
Ne ovat saman asian kaksi puolta. Varaston kiertonopeus kertoo, kuinka monta kertaa myyt ja täydennät varastosi tietyn ajanjakson aikana. DSI kertoo, kuinka monta päivää varaston myyntiin keskimäärin kuluu.
Miten korjaan epätarkat varastotiedot?
Aloita juoksevasta inventoinnista. Laske arvokkaat tai nopeasti liikkuvat tuotteet pienissä erissä ja usein, jotta havaitset virheet ajoissa ja voit korjata tiedot.
Tehosta sitten vastaanotto- ja hyllytysprosessejasi. Useimmat epätarkkuudet alkavat niistä. Varmista, että kaikki varastotuotteet skannataan, merkitään ja säilytetään oikeassa paikassa ennen hyllyille sijoittamista.
Viimeisenä vaiheena tarkasta teknologia ja tiimisi. Ohittavatko ihmiset järjestelmät? Toimivatko viivakoodiskannerit virheellisesti? Korjaa perimmäinen syy.
