Varaston täsmäyttäminen ja hävikin poistaminen

Ostat papupurkkeja joka kerta, kun käyt supermarketissa, koska et ole aivan varma, kuinka monta niitä sinulla jo on.

Ja tänään tarkistat viimein ruokakomeron. Kas kummaa: siellä on 9 purkkia… ja 4 niistä on jo vanhentunut.

Huh.

Onneksi pavut ovat halpoja. Vähittäiskaupassa kuitenkin ylivarastoinnin, puuttuvan varaston tai vanhentuneiden tuotteiden kustannukset voivat syödä merkittävän osan voitoistasi.

On tärkeää, että se, mitä luulet sinulla olevan, ja järjestelmässäsi oleva tieto vastaavat sitä, mitä hyllyilläsi on.

Tässä kohtaa varaston täsmäytys astuu kuvaan.

Tässä artikkelissa käyn läpi tehokkaan täsmäytysprosessin ja jaan asiantuntijoiden tukemia vinkkejä, joiden avulla voit hallita varastoasi onnistuneesti.

Mitä varaston täsmäytys tarkoittaa?

Varaston täsmäytys on prosessi, jossa tarkistetaan, vastaavatko fyysisesti lasketut varastomäärät rekisteröityjä tietoja. 

Se on ensimmäinen puolustuslinjasi varastoeroja ja niiden toiminnallisia vaikutuksia vastaan – tällaisia ovat esimerkiksi ylivarastointi, menetetty myynti ja odottamattomat kustannukset. 

Asianmukainen varaston täsmäytys auttaa korjaamaan luvut. Vielä tärkeämpää on, että se auttaa ymmärtämään, miksi ne ovat alun perin pielessä, jotta sama ei tapahdu uudelleen.

Mutta miksi varastoeroja sitten syntyy?

Se on biljoonan dollarin kysymys. Tarkemmin sanottuna 1,77 biljoonaa dollaria – sen verran vähittäiskaupan alalla maksoi varaston vääristymä vuonna 2023. 

Varaston vääristymää, joka tunnetaan myös nimillä varastopula tai varaston loppuminen ja ylivarastointi, syntyy, kun sinulla ei ole selkeää kuvaa todellisista määristäsi. 

Joten miten hävikki (ja sen ovelammat serkut) päätyy yritykseesi?

• Yksinkertaiset laskuvirheet. Manuaaliset laskennat menevät pieleen. Näin tapahtuu etenkin, jos sinulla ei ole oikeita välineitä.
• Tiedonsyöttövirheet. Yksi väärä numero riittää vääristämään varastoraportin.
• Myyntipistejärjestelmien ristiriidat. Myyntipistejärjestelmät (POS) ja varastonhallintajärjestelmät eivät puhu samaa kieltä. 
• Toimittajapetokset. Laskut eivät vastaa toimitettua tavaraa.
• Myymälävarkaudet/varkaudet. Valitettavasti sekä asiakkaat että työntekijät voivat syyllistyä näihin rikkomuksiin.
• Tuotteiden vaurioituminen. Rikkoutuneet, vanhentuneet tai myyntikelvottomat tuotteet, joita ei ole kirjattu.
• Seuraamattomat palautukset. Hyvitykset tai vaihdot, jotka eivät koskaan päädy takaisin järjestelmään.

Säännöllinen varaston täsmäytys auttaa pysymään tilanteen edellä ja pitämään tietosi ajan tasalla, jotta yrityksesi ei kärsi kaikkien näiden tekijöiden yhteisvaikutuksesta. 

Varaston täsmäytys: 6 helppoa askelta parempaan varastonhallintaan

Tarkista varastosi todellinen tilanne.  

Käyn läpi tehokkaan varaston täsmäytysprosessin, jonka voit helposti toistaa. Jotta asia olisi vielä helpompi ymmärtää, tarkastellaan, miten Finn’s Things, kuvitteellinen leikkisiä ja kestäviä lemmikkitarvikkeita valmistava brändi, toteuttaa jokaisen vaiheen:

1. Valitse menetelmä 

Valitse täsmäytysmenetelmä , joka vastaa yrityksesi tarpeita. Pidä siitä sitten kiinni – johdonmukaisuus on avain ajan mittaan havaittavien trendien tunnistamiseen.

Tässä ovat yleisimmät menetelmät ja tilanteet, joissa ne ovat järkevimmillään:

Koska Finn’s Thingsillä on paljon nimikkeitä, se valitsi ABC-menetelmän. Sen koirien kaulapannat (joita on saatavana hauskoilla kuoseilla ja neonväreissä) ovat sen parhaiten myyviä tuotteita, joten se priorisoi tämän kategorian varastoa täsmäyttäessään. 

2. Laske fyysinen varasto

Kun olet valinnut menetelmän, on aika tarkastella varastolaskentaa perusteellisesti. 

Tavoitteesi mukaan voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

• Koko varaston laskenta: Tarkista koko varasto, mikä sopii erityisesti laajoihin tarkastuksiin.
• Jaksottainen laskenta: Laske varastosi pienempiä osia (kuten yksi tuoteryhmä, SKU-tyyppi tai sijainti) vuorotellen. Tämä on helpompi sovittaa kiireiseen aikatauluun.

Finn’s Things käyttää jaksottaista laskentaa seuratakseen suurivolyymisia tuotteita. He laskevat ”A”-tuotteensa joka kuukausi, ”B”-tuotteensa neljännesvuosittain ja ”C”-tuotteensa kaksi kertaa vuodessa.

3. Vertaa digitaalisia/POS-tietoja

Oletko valmis totuuden hetkeen? Nyt on aika tarkistaa, vastaavatko todelliset varastomääräsi eli fyysisen laskennan tuloksena saadut luvut digitaalisia tietojasi. 

 Vertaa myymälässäsi olevien tuotteiden kokonaismäärää POS-järjestelmääsi kirjattuihin varastotasoihin. Tämä vaihe osoittaa, puuttuuko tuotteita, onko niitä ylimääräisiä tai onko niitä laskettu väärin.

Finn’s Things hakee tiedot POS-järjestelmästään ja vertaa niitä siihen, mitä heidän varastohuoneessaan todella on. He ovat oppineet kokemuksesta, että jopa pieni 3–5 yksikön ero voi johtaa ylimyyntiin tai tarpeettomiin uudelleentilauksiin.

4. Selvitä poikkeamat

Jos luvut eivät täsmää, sinun on selvitettävä miksi. Tarkista, mitä puuttuu, ja tutki mahdollisia hävikin syitä.

Esimerkiksi Finn’s Thingsin tiimi huomaa, että heidän varastostaan puuttuu viisi kappaletta myydyintä neonoranssia koiran kaulapantaa. 

He toimivat näin:

• Tarkista viimeaikaiset ostotilaukset ja vastaanotettu varasto
• Tarkista palautuksia koskevat talousraportit ja myyntitiedot
• Tarkista markkinointitiimiltä, käytettiinkö tuotteita tapahtumissa, näytteinä tai muuhun vastaavaan

Selvitettyään asiaa he huomaavat, että toimittaja on merkinnyt lähetyksen toimitetuksi, vaikka se ei koskaan saapunut varastolle. 

Tämän ansiosta he tietävät, ettei poikkeama johdu sisäisestä ongelmasta vaan vastaanottoon liittyvästä ongelmasta.

Oletetaan kuitenkin, että heidän tietonsa osoittautuvat moitteettomiksi. Tällöin he voivat päätellä hävikin johtuvan varkaudesta tai petoksesta. 

Joka tapauksessa lähteen selvittäminen auttaa sinua toteuttamaan korjaavia ja ennaltaehkäiseviä toimia.

5. Päivitä tiedot ja laadi täsmäytysraportti

On tärkeää selvittää, missä ja miten asiat menivät pieleen. Yhtä tärkeää on kuitenkin päivittää tietosi, jotta ne pysyvät jatkossa ajan tasalla ja hyödyllisinä.

Finn’s Thingsin tiimi sisällyttää varaston täsmäytysraporttiinsa seuraavat tiedot:

• Dokumentoi poikkeama ja sen ratkaisu
• Merkitse, kuka suoritti täsmäytyksen ja milloin
• Lisää erityistapauksia koskevat kommentit tai huomautukset
• Säilytä jokaisen laskennan täsmäytysraportit jaetussa kansiossa 

Valinnainen: Voit lisätä varaston arvostukseen sarakkeen, johon merkitään poikkeamien taloudellinen vaikutus liiketoimintaasi. 

Olen laatinut sinulle ladattavan Excel-täsmäytysmallin, jotta tiedät, mitä asioita seurata:

Ladattava Excel-täsmäytysmalli

6. Määritä säännölliset täsmäytysvälit

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä asiana suunnittele seuraava täsmäytys. Varaston täsmäytys edellyttää toistamista, ja ajankohta riippuu valitsemastasi menetelmästä, tuotteista ja tavoitteista.

Mitä johdonmukaisemmin tiimisi toimii, sitä luotettavammiksi tietosi muuttuvat.

Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta työ on työlästä ja aikaa vievää, joten tarvitset muutamia keinoja tehdäksesi siitä tehokkaampaa. 

Varaston täsmäytysstrategiat, jotka parantavat kannattavuutta

Yritykset keskeyttävät usein toimintansa muutamaksi päiväksi tai työskentelevät tavanomaista pidempään varatakseen aikaa varaston täsmäytykseen.

Jos kuitenkin työskentelet tehokkaasti, voit täsmäyttää varaston ja parantaa varastotietojen tarkkuutta ilman merkittäviä häiriöitä.

Tässä muutamia asiantuntijoiden hyväksymiä vinkkejä:

Yhtenäistä toimintaa selkeällä vakiotoimintamenettelyllä

Yhtenäinen varaston täsmäytysprosessi tukee johdonmukaisuutta ja toistettavuutta. Ensimmäinen vaihe on siis laatia vakiotoimintamenettely (SOP), jota tiimisi voi noudattaa järjestelmällisesti.

Se näyttää hieman erilaiselta kuin muiden yritysten toimintatavat tuotteista ja työnkuluista riippuen. Jokaisen vakiotoimintamenettelyn tulisi kuitenkin pohjimmiltaan tehdä seuraavat asiat selkeästi:

• Nimeä vastuuhenkilö: Kuka johtaa toimintaa? Määritä keskeiset henkilöt, jotka vastaavat laskennasta, tietojen syöttämisestä, valvonnasta ja seurannasta. 
• Laadi aikataulu: Milloin ja kuinka usein varastot täsmäytetään? Voit ajoittaa seisokit hiljaisille kausille tai välttää ne järjestämällä tarkistukset toiminnan päätyttyä. 
• Valmistele työkalut: Mitä työkalupakkiin tarvitaan? Valitse ja valmistele järjestelmät ja laitteet, joita henkilöstösi tarvitsee työn suorittamiseen.  
• Kuvaa dokumentointivaiheet: Mitä tapahtuu laskennan jälkeen? Anna selkeät ohjeet ongelmien kirjaamiseen ja opasta henkilöstöä kirjaamaan ja ratkaisemaan poikkeamat.

Kaikki nämä yhdessä muodostavat vakiotoimintamenettelyn, joka pienentää varastovirheiden marginaalia ja varmistaa, että tiimisi tietää, mitä tehdä, kun virheitä kuitenkin ilmenee.

Muista tarkastaa ja päivittää täsmäytysprosessisi vähintään kerran vuodessa.

Käytä ABC-menetelmää suuren vaikutuksen varastotuotteiden priorisointiin

Miksi ABC-menetelmä, kysyt?

Koska vaikka pidät kaikista tuotteistasi, jokainen niistä ansaitsee eritasoista huomiota.

Tässä nopea kertaus: ABC-menetelmä perustuu Pareton periaatteeseen, joka auttaa keskittymään niihin 20 prosenttiin tuotteista, jotka tuovat 80 prosenttia liikevaihdostasi. 

Tunnistamalla, mitkä tuotteet ovat ylimääräisen vaivan arvoisia – eli tuottavat vaivannäön takaisin – voit käyttää enemmän aikaa yrityksesi menestykseen vaikuttavan varaston täsmäyttämiseen.

Tältä ABC-kiertolaskenta voisi näyttää:

Tietenkin se, miten määrittelet ”suuren arvon”, riippuu yrityksestäsi. 

Joillekin brändeille kyse voi olla yksinomaan liikevaihdosta. Saatat kuitenkin haluta ottaa huomioon myös esimerkiksi asiakaskysynnän, kannattavuuden, kiertonopeuden tai jopa liiketoimintastrategian.

Olivat kriteerisi mitkä tahansa, luokan A tuotteet tarvitsevat tiukimman varastonhallinnan ja seurannan. Ne ansaitsevat yksinkertaisesti tarkimmat tiedot, koska ne tuovat suurimmat tuotot. 

Kirjoittajan huomautus:

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eLue tämä kirjoitus aiheesta \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://theretailexec.com/logistics/abc-inventory-analysis/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eABC-varastoanalyysi\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e saadaksesi paremman käsityksen prosessista.\u003c/span\u003e

Ota kiertolaskenta käyttöön täydellisten fyysisten laskentojen sijaan

Varaston kiertolaskenta jakaa työn pienempiin osiin. Työskentelet kerrallaan vain yhden varasto-otoksen parissa.

Se sopii erinomaisesti vähittäiskauppiaille, joilla on paljon SKU-tunnuksia, ja yleensä se auttaa välttämään pelätyn täydellisen varastolaskennan, joka voi keskeyttää tai pysäyttää liiketoiminnan päiviksi.

Kiertolaskentaa on kolme tyyppiä tavoitteistasi riippuen:

• ABC-kiertolaskenta: Kuulostaako tutulta? Aivan, puhuimme siitä juuri edellä – aseta rahasamposi (luokka A) etusijalle ja laske ne useammin kuin luokkien B ja C tuotteet.
• Satunnaisotantaan perustuva kiertolaskenta: Myytkö samankaltaisia tuotteita useissa luokissa? Tämä saattaa sopia sinulle. Valitse laskettavat tuoteryhmät ja jätä ne sitten tulevien kierrosten ulkopuolelle, kunnes kaikki tuotetyypit on käyty läpi. Menetelmä tunnetaan myös supistetun perusjoukon laskentana.

Kontrolliryhmän kiertolaskenta: Haluatko testata varaston täsmäytysprosessisi tehokkuutta? Tämä menetelmä sopii sinulle. Laske toistuvasti pientä, yhdenmukaista tuoteryhmää lyhyen ajanjakson ajan. Kun olet korjannut virheet ja hienosäätänyt prosessin, voit ottaa sen käyttöön koko muun varastosi osalta.

Hetkinen: tarkoittaako tämä, että täydelliset fyysiset laskennat ovat menettäneet hyödyllisyytensä?

Eivät suinkaan. Threadgold Consultingin toimitusjohtajan Karl Threadgoldin mukaan:

Täysimittaisilla fyysisillä laskennoilla on edelleen paikkansa, yleensä vuosittain, vuoden lopussa tai järjestelmämuutoksen tai varaston uudelleenjärjestelyn jälkeen.

Mutta kiertävät laskennat varmistavat, että tietosi ovat säännöllisesti ajan tasalla, ja auttavat havaitsemaan poikkeamat ennen kuin niistä tulee kalliita ongelmia.

Hyödynnä varastonhallintaohjelmistoa tehokkaampiin laskentoihin

Varaston täsmäytys on työläs prosessi, joten on turhauttavaa, kun luvut eivät kaiken vaivan jälkeen vieläkään täsmää. 

Ratkaisu? Investoi varastonhallintaohjelmistoon (IMS) tai päivitä nykyinen ohjelmistosi. 

Hyvä alusta automatisoi täsmäytyksen ja sisältää sarjanumeroiden seurannan, joten prosessiasi vaivaavat manuaaliset virheet, kuten laskentavirheet ja tietojen syöttövirheet, jäävät pois.

Muita varastonhallintaominaisuuksia, joita haluat ohjelmistolta, ovat reaaliaikaiset poikkeamahälytykset, kassajärjestelmäintegraatio, mobiililaitteilla tapahtuva tietojen keruu, viivakoodien skannaus ja kiertävien laskentojen tuki. 

Georgian Leybournen, Linnworksin markkinointijohtajan, mukaan:

IMS:n tulisi olla varastosi laskennan perustana oleva runko. 

Reaaliaikainen keskitetty varastonhallintaohjelmisto synkronoi varastolaskennat automaattisesti jokaisessa myyntipisteessä ennen kuin ongelmia ehtii syntyä. 

Ilman tällaista järjestelmätukea varastopoikkeamien selvittäminen on jatkuvaa manuaalista työtä, joka edellyttää kirjautumista useisiin järjestelmiin ja manuaalisia laskentoja jokaisessa järjestelmässä. 

Kun olet saanut työn päätökseen ja luulet muodostaneesi selkeän kokonaiskuvan, tiedot ovat todennäköisesti jo jälleen vanhentuneet ja uusia poikkeamia on ilmaantunut.

Mitä useampia lisäarvoa tuottavia oheislaitteita otat käyttöön, sitä tarkemmaksi tämä järjestelmä osoittautuu. 

Viivakoodit, QR-koodit, RFID, turvajärjestelmät ja kaikenlaiset seurantatyökalut vähentävät IMS:n poikkeamien riskiä, jos ne on yhdistetty täysin järjestelmään ja otettu käyttöön.

Linnworksin ja Cin7:n kaltaisissa työkaluissa on edistyneitä ominaisuuksia ja integraatioita, jotka voivat tarjota henkilöstöllesi tarvittavan tuen tässä muuten erittäin raskaassa prosessissa. 

Alla on lueteltu muutamia muita suosituksia:

Kirjoittajan huomautus:

Etkö vieläkään tiedä, mikä työkalu sopii sinulle? Lue täydellinen oppaamme oikean varastonhallintaohjelmiston valintaan.

Integroi POS-järjestelmäsi reaaliaikaista täsmäytystä varten

Se, että toimit jo teknologiaa hyödyntävässä ympäristössä, ei tarkoita, ettei toiminnassasi voisi enää olla katvealueita.

Kuten aiemmin mainitsin, yksi suurimmista varastosaldojen poikkeamien aiheuttajista on yhteyden puuttuminen myyntipistejärjestelmän (POS-järjestelmän) ja varastonhallintaohjelmiston välillä. 

Näiden kahden kriittisen järjestelmän on viestittävä keskenään. 

Jos POS-järjestelmäsi ei päivitä varastotasoja reaaliajassa, saatat myydä tuotteita yli varaston tai tilata uudelleen tuotteita, joita sinulla jo on. Kumpikaan ei ole hyväksi liiketoiminnalle.

Valitse alusta, joka integroituu sujuvasti verkkokauppasi muun teknologiapinon kanssa. Järjestelmä pitää kaikki tietosi ajan tasalla, joten sinun ei tarvitse jatkuvasti yrittää pysyä muiden perässä. 

Squaren kaltaiset työkalut Square tarjoavat jopa perustoimintoja varaston seurantaan varastotasojen valvonnan helpottamiseksi.

Mikään liiketoiminnassa ei tietenkään oikeastaan toimi niin, että sen voisi vain ”asettaa ja unohtaa”.

Jeremy Fitzgerald, 86 Dead Stockin (ravintola-alan verkkokauppapaikan) toimitusjohtaja, neuvoo: ”POS-järjestelmän synkronointi varastonhallintajärjestelmien kanssa edellyttää huolellista käyttöönottoa ja säännöllistä ylläpitoa. Suosittelen tarkistamaan ruokalistan tuotteiden asetukset aika ajoin, jotta voidaan varmistaa niiden vastaavan käytössä olevia todellisia tuotteita.”

Tarkista, mitkä suosittelemistamme työkaluista sopivat liiketoimintaasi:

Käytä viivakoodilukijoita laskennan nopeuttamiseen ja tarkistamiseen

Viivakoodien skannaus on luotettava tekniikka manuaalisten syöttövirheiden vähentämiseen ja laskentaprosessin nopeuttamiseen.  

Osoita vain lukijalla ja odota piippausta – ja voilà, tiedot ovat järjestelmässä. Jotta pääset näin helppoon ja tehokkaaseen toimintatapaan, viivakooditietosi on määritettävä asianmukaisesti. 

Tarkastele varastossasi olevien yksilöllisten tuotteiden määrää ja selvitä, mikä viivakoodityyppi pystyy sisältämään niiden tiedot ja ominaisuudet:

• 1D-viivakoodit (kuten UPC tai EAN) sopivat erinomaisesti yksinkertaiseen tuotteiden tunnistamiseen.
• 2D-viivakoodit (kuten QR-koodit tai Data Matrix) voivat sisältää lisätietoja, kuten sarjanumeroita tai viimeisiä käyttöpäiviä – ihanteellisia monimutkaisiin seurantatarpeisiin.

Päätä seuraavaksi, miten haluat toteuttaa teknisen puolen. 

Voit käyttää nykyiseen IMS-järjestelmääsi liitettävää erillistä viivakoodiohjelmistoa tai siirtyä varastonhallintajärjestelmään, jossa viivakooditoiminnot ovat valmiiksi mukana.

Valitse budjettiisi ja toimintaympäristöösi sopiva vaihtoehto. Varmista vain, että se vastaa varastosi monimutkaisuutta.

Kirjoittajan huomautus:

Lue lisää tästä testatusta ja toimivaksi todetusta tekniikasta. Tässä on täydellinen opas viivakoodijärjestelmään.

Järjestä fyysinen varastosi nopeampia ja selkeämpiä laskentoja varten

Teknologia ja yhteistyö vievät pitkälle. Mutta jos haluat tehdä näistä toimista kestäviä, sinun on luotava niitä tukeva ympäristö… kirjaimellisesti.

Se tarkoittaa, että varaston tai varastotilan pohjaratkaisua on mukautettava nopeamman ja selkeämmän täsmäytyksen tukemiseksi.

Aloita perusteista:

• Selkeät SKU-merkinnät, jotta ei tarvitse arvailla, mikä on mitäkin
• Alueiden kartoitus tuotteiden loogista ryhmittelyä varten (kategorian, kiertonopeuden, kausiluonteisuuden – mikä ikinä sopii työnkulkuusi). 

Keith Gorney, Pivotreen (kitkattoman kaupankäynnin palveluntarjoaja) toimitusketjusta vastaava johtaja, tarjoaa hyvän esimerkin:

Varastoissa on järkevää pitää nopeasti kiertävät SKU:t sekä varaston takaosassa että etummaisilla keräilypaikoilla. 

Näissä tuotteissa on yleensä eniten poikkeamia, joten niiden pitäminen helposti saatavilla mahdollistaa nopeat kiertolaskennat ja varaston täsmäytyksen.

Jos omistat vähittäismyymälän, peilattu hyllysuunnitelma voisi toimia sinulle hyvin, koska sinun ei tarvitse opetella ulkoa kahta pohjaratkaisua. 

Tämä strategia sovittaa varastotilan yhteen sen kanssa, mitä asiakkaat näkevät myymälässäsi.

Analysoi toistuvien poikkeamien perimmäiset syyt

Olet jo tutustunut tavanomaisiin epäiltyihin, mutta jokaisessa yrityksessä yksi ongelma nousee yleensä muita selvemmin esiin: inhimillinen virhe. 

Brian Lim, I Heart Ravesin ja Into the AM:n kaltaisten brändien perustaja, kertoo näkemyksensä:

Listan kärjessä on inhimillinen virhe. Henkilökunta laskee väärän määrän tuotteita, skannaa viivakoodeja virheellisesti ja syöttää tietoja väärin – kaikki nämä ovat arkipäivän toiminnassa yleisiä ongelmia.

Hän selitti myös, että sisäiset ja ulkoiset varkaudet ovat merkittävässä roolissa, mutta miten ne erottaa toisistaan? Juju on opettaa henkilökuntasi menemään lukuja pidemmälle.  

Limin mukaan harvoin tehdyt varastotarkastukset yhdistettynä riittämättömään henkilöstön koulutukseen johtavat usein siihen, että varastoerot jäävät havaitsematta ja käsittelemättä.

Virheen löytäminen on vasta ensimmäinen vaihe. Suurempi ja kiinnostavampi vaihe vaatii tiimiäsi ryhtymään salapoliiseiksi ja selvittämään, missä konna on päässyt livahtamaan sisään. 

Jos esimerkiksi tietyt poikkeamat ilmenevät jatkuvasti saman työvuoron aikana tai tietyllä varastoalueella, se voi viitata sisäisiin ongelmiin. 

Toisaalta suuren varkausriskin tuotteisiin tai toimitusten epäjohdonmukaisuuksiin liittyvät menetykset voivat johtua ulkoisista syistä kuten myymälävarkauksista tai toimittajiin liittyvästä hävikistä.

Siksi hän neuvoo brändejä:

Sisällytä koulutukseen varaston käsittely, tietojen kirjaaminen sekä poikkeamien, kuten vaurioituneiden tuotteiden tai laskentavirheiden, ja muiden epäsäännöllisyyksien tunnistaminen. 

Kasvata vastuuntuntoa nimeämällä varaston osioita yksittäisten tiimin jäsenten vastuulle.

Varaston täsmäytys on paljon muutakin kuin lukujen täsmäyttämistä. Oikein tehtynä se auttaa myös ehkäisemään poikkeamia heti alkuunsa jatkossa. 

Hanki tiimisi sitoutuminen

Henkilöstösi on tärkein voimavarasi, sanoo Georgia Leybourne, Linnworksin markkinointijohtaja.

Hän uskoo, että “Varastonhallintaan perehdytettäessä on tärkeää olla täysin avoin siitä, mitä yrität saavuttaa, millaisia sudenkuoppia olet kohdannut ja millaisia vaikutuksia eri tilanteilla on liiketoimintaan.”

Brian Lim (Into the AM) on samaa mieltä: “Henkilöstö, joka ymmärtää poikkeamien vaikutukset liiketoimintaan, sitoutuu paremmin tarkkuuden ylläpitämiseen.”

Siksi:

Tämä palauttaa meidät suoraan vinkkiin numero 1: Viimeistele SOP-menettelysi. 

Jos se on kunnossa, tiimisi perehdyttäminen ei tunnu kissojen paimentamiselta. Selitä varaston täsmäytyksen merkitys sekä yritykselle että heille itselleen.  

Siirry sitten yksityiskohtiin:

• Tehtävät. Järjestä käytännönläheisiä työpajoja. Ei pölyttyneitä käsikirjoja tai sähköpostitse lähetettyjä PDF-tiedostoja, kiitos.
• Yhteyshenkilö. Määritä selkeät roolit. Vastuuhenkilöt voivat myös tarjota koulutusta ja ohjausta.
• Työkalut. Näytä heille, miten viivakoodiskannereita, mobiilisovelluksia tai mitä tahansa käyttöönottamaasi teknologiaa käytetään.
• Seuranta. Järjestä 30 päivän seurantatapaaminen kysymyksiin vastaamiseksi ja toimintatapojen vahvistamiseksi.

Kun yhdistät koulutuksen vaikutusmahdollisuuksien antamiseen, voit parantaa varastonhallintaprosessejasi ja tehostaa hävikin ehkäisemiseen liittyviä strategioitasi. 

Seuraa KPI-mittareita hävikin ja täsmäytysten tehokkuuden valvomiseksi

Mittarit tarjoavat todellista raakadataa siitä, miten suoriudut. Jos haluat arvioida täsmäytystesi tehokkuutta, seuraa ainakin näitä KPI-mittareita:

• Varaston tarkkuusaste: Kuinka nopeasti varastosi myydään ja täydennetään? Korkea kiertonopeus kertoo tehokkaasta varastonhallinnasta. Se tarkoittaa, ettet jää jumiin vanhentuneen varaston ja poikkeamien kanssa.

• Varaston kiertonopeus: Kuinka suuri prosenttiosuus varastotiedoistasi on oikein? Se mittaa varastotietojesi täsmällisyyttä ja osoittaa, että käytössäsi olevat seurantajärjestelmät toimivat erinomaisesti!

Kirjoittajan huomautus:

Kirjoitimme kattavan oppaan siitä, miten varaston kiertonopeus lasketaan. Käy lukemassa!

• Hävikki tai hävikkiprosentti: Kuinka suuri prosenttiosuus varastostasi on selvittämättä? Varastohävikki on fyysisen varaston ja kirjattujen varastotietojen välinen ero. Jos hävikki on suurta, sinun on tehostettava varastonhallinnan prosesseja tai lisättävä täsmäytysten tiheyttä.

• Täsmäytysten tarkkuus: Kuinka usein fyysiset laskennat vastaavat tietojasi? Tämä KPI kuvastaa täsmäytysprosessiesi tehokkuutta. Sen avulla voit selvittää, tarvitseeko menettelyjä hienosäätää tai henkilöstöä kouluttaa paremmin.

• Kiertolaskennan kattavuus: Kuinka suuri osa varastostasi tarkistetaan säännöllisesti? Se arvioi, kuinka suuri osa varastostasi sisältyy määräajoin tehtäviin laskentoihin. Kattava seuranta varmistaa, että poikkeamat havaitaan ja korjataan nopeasti.

Voit lisätä myös muita liiketoimintaasi paremmin sopivia KPI-mittareita. Tärkeimmät mittarit riippuvat tuotetyypeistäsi, tilaustesi määrästä ja siitä, kuinka usein varastosi kiertää.

Tee varaston täsmäytysstrategiastasi tehokas

Varaston täsmäytys ei ole kertaluonteinen tehtävä. Varastosi liikkuu jatkuvasti – tuotteita myydään, palautetaan, täydennetään tai vahingoittuu.

Niin kauan kuin harjoitat vähittäiskauppaa, sinun on onnistuttava siinä joka kerta.

Säännöllinen varaston täsmäytys pitää tietosi ajan tasalla, varastotasot terveinä ja tiimisi (sekä asiakkaasi) tyytyväisinä. Sen laiminlyönti voi johtaa virheiden kasaantumiseen ja voittojen valumiseen hukkaan.

Tässä on muita varastonhallintaan liittyviä artikkeleita, jotka voit tallentaa kirjanmerkkeihin tehostaaksesi toimintaasi ja pysyäksesi varasto-ongelmien edellä:

• Juuri oikeaan aikaan -varastonhallinta (JIT): Täydellinen opas joustaviin toimintoihin 
• Varastonhallinnan 10 suurinta haastetta ja niiden ratkaisut 
• Tekoälyyn perustuva varastonhallinta: robottien hyödyntäminen tehokkaissa varastotoiminnoissa
• Konsignaatiovarasto selitettynä: opas vähittäiskaupan ja verkkokaupan toimijoille
• Kiertovarasto: mitä se on, miten se lasketaan ja parhaat työkalut 
• Varaston ylläpitokustannukset selitettynä: laskenta- ja vähentämisstrategiat 

Vähittäiskauppa ei koskaan pysähdy – eikä sinunkaan pitäisi. Tilaa uutiskirjeemme ja saat uusimmat näkemykset, strategiat ja urakehitysresurssit alan johtavilta vähittäiskaupan ammattilaisilta.