Jatkuva varastokirjanpitojärjestelmä: täydellinen opas brändeille
Helppo A verkkokaupan tehokkuudessa: Automatisoi toistuvat tehtävät ajan säästämiseksi ja virheiden vähentämiseksi.
Teknologiapäivityksen hyödyt: Investoi edistyneisiin järjestelmiin sujuvamman toiminnan ja tyytyväisempien asiakkaiden saavuttamiseksi.
Karsi turha häly ja häiriöt: Käytä luotettavia työkaluja vastoinkäymisten ja häiriötekijöiden minimoimiseksi.
Älykkäät valinnat merkitsevät stressitöntä liiketoimintaa: Valitse ratkaisuja, jotka sujuvoittavat prosesseja ja varmistavat vähemmän stressiä aiheuttavan työympäristön.
Vaivattoman menestyksen strategia: Oikeiden järjestelmien käyttöönotto voi johtaa vähäisempiin ongelmiin ja parempaan tuottavuuteen.
Älä anna tämän pikakyselyn pelotella sinua – tämä on helppo:
Kumpi näistä järjestelmistä todennäköisemmin säästää verkkokauppasi työtunteja ja hermoja?
Vaihtoehto 1: Sinä ja tiimisi menette joka vuosineljännes varastolle viivakoodinlukijoiden ja tulostettujen varastoluetteloiden kanssa. Määritätte jokaiselle työntekijälle oman varastoalueen, jossa hän lukee jokaisen viivakoodin ja vertaa sitä tulostettuun luetteloon.
TAI
Vaihtoehto 2: Luotat kehittyneeseen varastonhallintatyökaluun, joka on integroitu viivakoodinlukujärjestelmääsi ja verkkokauppa-alustaasi. Tämä kokonaisuus seuraa kaikenlaista varastoliikennettä, joten saadaksesi selville ajantasaiset varastotasot sinun tarvitsee vain tarkistaa järjestelmä.
Jos valitsit vaihtoehdon 2 (eli jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmän), hyvä sinulle! Sinulla on jo hyvä käsitys siitä, mitä yrityksessäsi on tehtävä varastonhallinnan parantamiseksi.
Ja koska tämän menetelmän käyttöönotto näyttää olevan jo tehtävälistallasi, en pidä sinua enää odottamassa.
Siirrytään suoraan asiaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä jatkuva varastokirjanpito tarkoittaa?
Jatkuva varastokirjanpito on laskentamenetelmä, joka kirjaa myyntitapahtumat, varaston täydennykset, palautukset ja kaikki varastoon tehdyt oikaisut reaaliajassa.
Verkkokaupat, joilla on laaja tuotevalikoima ja nopeasti liikkuvia tuotteita, voivat hyötyä tästä menetelmästä, sillä se mahdollistaa varastotasojen paremman hallinnan ja paremman päätöksenteon varastoa täydennettäessä.
Mikä on jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä?
Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä toimii kuin itse päivittyvä tilikirja. Se mittaa varastotasojasi sähköisten lokien eikä fyysisten laskentojen perusteella.
Se kuitenkin varmistaa tietojen täsmällisyyden ja ajantasaisuuden seuraavilla toimenpiteillä:
- vähentää varastomäärää, kun asiakkaat ovat tehneet tilauksensa
- lisää toimitetut tuotteet vastaanoton yhteydessä varastotasojen päivittämiseksi
- oikaisee varastosaldot palautusten ja vaihtojen yhteydessä
Tämän toiminnallisuuden mahdollistamiseksi sinun on otettava käyttöön kehittynyt varastonhallintaohjelmisto ja muita komponentteja, kuten myyntipistejärjestelmät (POS), viivakoodinlukijat ja RFID-tunnisteet.
Jatkuvan ja jaksottaisen varastokirjanpidon järjestelmät: erot sekä hyödyt ja haitat
Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä päivittää tietosi tuotteiden liikkuessa sisään ja ulos.
Jaksottaisissa järjestelmissä (joista käytit myös nimitystä vaihtoehto 1) sinun on päivitettävä tiedot itse jokaisen laskentakauden jälkeen.
Tarkastellaan, miten tämä keskeinen ero liittyy verkkokauppasi eri osa-alueisiin:
| Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä | Jaksottaisen varastokirjanpidon järjestelmä | Voittaja | |
| Kirjanpito | Kirjanpitojärjestelmä päivittyy reaaliajassa jokaisen tapahtuman yhteydessä | Päivitetään manuaalisesti määräajoin | Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä (reaaliaikaiset päivitykset) |
| Myytyjen tuotteiden hankintamenon kirjaaminen | Veloittaa automaattisesti myytyjen tuotteiden hankintamenon tililtä ja hyvittää summan varastotilille | Lasketaan laskentakauden lopussa | Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä (automaattinen seuranta) |
| Kustannukset | Laitteiston, ohjelmistolisenssien, järjestelmäintegraation ja henkilöstön koulutuksen korkeammat aloituskustannukset | Pienemmät käyttöönottokustannukset, mutta suuremmat jatkuvat työkustannukset | Jaksottaisen varastokirjanpidon järjestelmä (pienemmät aloituskustannukset) |
| Raportointi | Tuottaa reaaliaikaisia raportteja ja analyyseja | Raportit tuotetaan kauden lopun oikaisujen jälkeen | Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä (reaaliaikaiset näkymät) |
| Kysynnän ennustaminen | Reaaliaikaiset varastotiedot parantavat ennusteiden tarkkuutta | Ennusteiden tarkkuus on rajallinen, koska se perustuu jaksottaisten laskentojen historiallisiin tietoihin | Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä (parempi tarkkuus) |
| Fyysiset varastolaskennat | Varmennusta varten voidaan edelleen tarvita säännöllisiä fyysisiä laskentoja, mutta niitä tarvitaan harvemmin | Tarpeen tietojen täsmäyttämiseksi | Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä (vähemmän laskentoja tarvitaan) |
| Tietojen integrointi | Saumaton tietovirta muiden järjestelmien kanssa tehdyn integraation ansiosta | Toimii erillään – tiedot on synkronoitava manuaalisesti muiden järjestelmien kanssa | Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmä (parempi integrointi) |
Kuten näet, jatkuvan järjestelmän kehittyneisyyden valitsemiseen liittyy vain vähän kompromisseja verrattuna jaksottaisten järjestelmien yksinkertaisuuteen.
Jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmän kustannukset
Ensisijainen haittapuoli on se, että jatkuvan inventaarin järjestelmien käyttöönotto on kallista, mikä voi olla ratkaiseva este joillekin pk-yrityksille.
Nopea esimerkki kustannuksista: Terraces Menswear käytti aloittamiseen noin 18 000 dollaria.
Käyttöönoton kustannuksiin sisältyivät:
- Ohjelmistot ja lisenssit: noin 10 000 dollaria
- Laitteisto (esim. skannerit ja palvelimet): noin 5 000 dollaria
- Koulutus ja käyttöönotto: noin 3 000 dollaria
Yrityksesi koosta ja vaatimuksista riippuen nämä luvut voivat olla huomattavasti suurempia.
Hyvä uutinen on, että investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin ja jatkuvan ylläpidon kustannukset ovat alhaiset.
Lisätietoja IMS-järjestelmien kustannuksista saat oppaastamme, joka käsittelee sitä, kuinka paljon varastonhallintaohjelmisto maksaa.
Miehille suunnatun meikkibrändin Formenin toimitusjohtajan Andrew Grellan mukaan:
Tämän investoinnin tuotto tuli näkyväksi muutamassa kuukaudessa paremman varastonhallinnan ja lisääntyneen asiakastyytyväisyyden ansiosta, mikä ylitti siihen liittyneet alkuperäiset kustannukset.
Jatkuvan inventaarin järjestelmät mahdollistavat kaltaisillesi verkkokauppabrändeille varastotasojen tarkemman hallinnan.
Sen automaatio ja jatkuva seurantajärjestelmä johtavat tehokkaampaan talousraportointiin suurten myyntimäärien yhteydessä.
Se ei kuitenkaan ole aina 100-prosenttisen tarkka.
Järjestelmäsi ilmoittamat varastotasot eivät välttämättä aina vastaa todellisia määriä inhimillisten virheiden, tietojen syöttövirheiden tai teknisten häiriöiden vuoksi.
Jatkuvan inventaarin menetelmä pitää kaiken sujuvana päivittäisessä toiminnassa, mutta sinun on silti suoritettava säännöllisiä fyysisiä tarkastuksia varmistaaksesi pitkän aikavälin tarkkuuden.
Toisaalta jaksottaiset järjestelmät ovat yksinkertaisempia ja edullisempia ottaa käyttöön. Niitä on myös helpompi ylläpitää.
Kirjanpitovientisi ja muut varastotietosi saattavat kuitenkin laahata päivittäisten muutosten perässä.
Nämä poikkeamat voivat vaikuttaa liiketoimintaasi kielteisesti monin tavoin ja johtaa toistuviin varastonhallinnan haasteisiin, kuten varastojen loppumiseen tai ylivarastointiin, jos niitä ei ratkaista.
Jatkuvassa inventaarissa käytettävät kaavat ja mittarit
Varastonhallinnan kaavat auttavat hahmottamaan tärkeitä asioita, kuten tilauspisteitä, toimitusaikaa, tilausmäärää ja varmuusvarastoja.
Ne ovat myös välttämättömiä tarkan varaston arvostuksen ja talousraportoinnin kannalta.
Seuraavassa ovat tärkeimmät kaavat ja mittarit, jotka kannattaa pitää mielessä varastoa hallinnoitaessa ja voittoja maksimoitaessa.
Myytyjen tuotteiden kustannukset (COGS)
COGS = Alkuvarasto + Ostot - Loppuvarasto
COGS laskee, kuinka paljon myymiesi tuotteiden valmistaminen tai ostaminen maksaa tietyn ajanjakson aikana.
Varastokustannuksiin sisältyvät suorat kulut, kuten raaka-aineet, työvoima ja valmistuksen yleiskustannukset (esim. käyttöhyödykkeet ja vuokramaksut).
Jatkuvan inventaarin järjestelmä laskee COGS-arvon automaattisesti kertomalla myytyjen yksiköiden määrän yksikkökohtaisella kustannuksella. Voit tarkistaa tuloksen ja selvittää poikkeamien syitä yllä olevan kaavan avulla.
Varaston kiertonopeus
Varaston kiertonopeus = COGS / Keskimääräinen varasto
Tämä suhdeluku mittaa, kuinka usein myyt varastoa ja täydennät sen. Nämä reaaliaikaiset tiedot voivat auttaa tunnistamaan ja poistamaan hitaasti liikkuvat varastotuotteet.
Keskimääräisen varaston laskemiseksi sinun on laskettava alku- ja loppuvarasto yhteen ja jaettava summa kahdella seuraavasti:
Keskimääräinen varasto = (Alkuvarasto + Loppuvarasto) / 2
Taloudellinen tilauserä (EOQ)
EOQ = √(2 x Kysyntä x Tilauskustannus) / Varastointikustannus
EOQ optimoi tilauspisteet määrittämällä ihanteellisen tilausmäärän silloin, kun varaston määrä laskee järjestelmän raja-arvon alapuolelle.
Se varmistaa riittävän varastosaldon ja minimoi samalla tilaus- ja varastointikustannukset.
Bruttokate
Bruttokate = Liikevaihto – COGS
Bruttokate on myynnistä saatava summa, kun COGS on vähennetty. Jatkuvassa järjestelmässä voit laskea sen milloin tahansa ja hienosäätää hinnoittelu- tai varastostrategioitasi tarpeen mukaan.
Painotettu keskihankintahinta (WAC)
Painotettu keskihankintahinta = (Alkuvaraston arvo + Lisäostot) / Myytävissä olevien yksiköiden kokonaismäärä
Jatkuvat järjestelmät päivittävät varastotietoja jatkuvasti jokaisen myynnin ja oston yhteydessä.
Kustannusten vaihteluiden tasaamiseksi WAC laskee COGS-arvon ja loppuvaraston arvon keskiarvottamalla kustannukset reaaliajassa.
FIFO- ja LIFO-menetelmät
FIFO (ensin sisään, ensin ulos) ja LIFO (viimeisenä sisään, ensin ulos) ovat vaihtoehtoisia WAC-menetelmässä käytettäviä varaston arvostusmenetelmiä.
Järjestelmäsi määrittää kustannuksen hankintajärjestyksen perusteella FIFO-menetelmässä. Menetelmä perustuu periaatteeseen, jonka mukaan vanhin varasto on käytettävä tai myytävä ensin.
LIFO-menetelmässä varastotietoja päivitetään sitä mukaa, kun viimeksi ostetut tuotteet myydään ensin. Se auttaa hallitsemaan kustannusten vaihtelua erityisesti pilaantuvien tuotteiden tai inflaatiokausien aikana.
FIFO- ja LIFO-menetelmien seuraaminen voi olla haastavaa jaksottaisessa järjestelmässä.
Jatkuvan järjestelmän reaaliaikaisten päivitysten ansiosta nämä menetelmät kuvaavat tarkemmin varaston liikkeitä ja kustannusvaikutuksia.
Näin jatkuvat varastojärjestelmät toimivat
Jatkuvan varastojärjestelmän käyttöönotto sisältää useita vaiheita.
Jotta näkisit, miltä tämä näyttää käytännössä, olen laatinut kuvitteellista tuotemerkkiä käyttävän esimerkkitilanteen.
Tutustu Petal and Playwear -yritykseen, joka on kestävään kehitykseen keskittyvä lastenvaatteiden tukkumyyjä ja valmistaja. Tämä kasvava verkkokauppayritys päätteli, että jatkuva varastojärjestelmä voisi auttaa sitä hallitsemaan laajaa varastoaan tehokkaammin.
Siirrytään tarkastelemaan, miten Petal and Playwear suoritti seuraavat tehtävät:
1. Ota varastonhallintajärjestelmä käyttöön
Aloita valitsemalla oikea varastonhallintajärjestelmä.
Varastonhallintajärjestelmä muodostaa perustan varastotasojen automaattiselle kirjaamiselle ja päivittämiselle, joten saat niistä selkeän kuvan milloin tahansa.
Lisäksi se synkronoi olennaiset tiedot integroimalla taloushallinnon, varastonhallinnan, POS-järjestelmien, verkkokauppa-alustojen ja muiden myyntikanavien kanssa, mikä varmistaa yhdenmukaisuuden kaikissa liiketoiminnan toiminnoissa.
Nämä ovat keskeisiä syitä siihen, miksi sellaisen käyttöönoton tulisi olla ensimmäinen tehtävä, jos haluat ottaa käyttöön jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmän.
Mitä Petal and Playwear teki:
Petal and Playwear otti käyttöön MRPeasyn (jota suosittelemme lämpimästi valmistusyrityksille.) MRPeasy integroitiin kätevästi myös brändin verkkokauppa-alustaan, Shopifyhin.
Tämän ansiosta, kun asiakas ostaa sinisen "Playful Romper" -haalarin, IMS päivittää automaattisesti uuden varastotason.
MRPeasy ei ole ainoa valintamme IMS-järjestelmäksi.
Olemme koonneet listan markkinoilla saatavilla olevista parhaista varastonhallintatyökaluista, jotta yrityksesi tarpeisiin sopivan ja verkkokauppa-alustasi kanssa toimivan ratkaisun löytäminen olisi helpompaa:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Järjestä luotettava varaston seurantajärjestelmä
Seuraavaksi on vuorossa järjestelmän perustaminen varaston liikkeiden seuraamista varten jatkossa.
Viivakoodilukijat ja RFID-seurantajärjestelmät—joiden tulisi olla yhteensopivia IMS-järjestelmäsi kanssa—voivat hoitaa raskaan työn puolestasi.
Nämä nykyaikaiset työkalut toimivat yhdessä pitääkseen sinut ajan tasalla ja poistaakseen tarpeen työläille manuaalisille laskennoille, joista kukaan tiimisi jäsenistä ei luultavasti muutenkaan nauti.
Kun kirjaat varastotietoja järjestelmääsi, pidä tarkkuus etusijalla.
Mitä yksityiskohtaisempia tiedot ovat, sitä helpompaa tuotteen seuraaminen on. Anna siis olennaiset tiedot, kuten:
- Tuotteen nimi
- Kuvaus
- Kokonaiskustannukset ja myyntihinta
- Tuotteen ominaisuudet (materiaali, koko, väri, viimeinen käyttöpäivä, takuu jne.)
Näin voit määrittää oikeat varastotasot ja luoda vankan perustan uudelle jatkuvan varastokirjanpidon järjestelmällesi.
Mitä Petal and Playwear teki:
Koska Petal and Playwear käyttää MRPeasyä, se pystyi helposti ottamaan käyttöön alustan viivakoodien skannausjärjestelmän varaston seurannan tehostamiseksi.
Sen avulla jokaiselle tuotteelle tulostetaan viivakoodi tuotelappuun.
Kun uutta varastoa, esimerkiksi 180 vaaleanpunaista Playful Romper -haalaria, saapuu, varastotiimi voi skannata jokaisen tuotteen järjestelmään ja päivittää sen varastotason.
3. Laadi varastonhallintaperiaatteet
Kaikki järjestelmät toimivat? Ei aivan.
Ennen kuin voit siirtyä vakionopeudensäätimelle, sinun on määritettävä sopivat varastonhallintaperiaatteet täydentämään järjestelmääsi.
Tässä muutamia ideoita:
- Säännölliset varastotarkastukset. Määritä, kuinka usein teet pistotarkastuksia ja täydellisiä varastotarkastuksia.
- Hukkuneen tai vahingoittuneen varaston käsittely. Luo suunnitelma hukkuneiden ja vahingoittuneiden tuotteiden käsittelyä varten
- Varaston täydentämismenettelyt. Tiedä, milloin varastoa on täydennettävä, jotta varasto ei koskaan pääse loppumaan tai paisumaan liian suureksi.
- Palautukset ja oikaisut. Laadi selkeät menettelyt asiakaspalautusten ja toimittajavaihdosten käsittelyä varten.
Petal and Playwearin toimet:
Ennen kuin se vetäytyi taustalle ja käynnisti jatkuvan varastonhallintajärjestelmänsä, Petal and Playwear suunnitteli tekevänsä kiertolaskennat neljännesvuosittain ja satunnaiset pistotarkastukset kahden viikon välein.
Johto nimesi myös tietyt varastotiimin jäsenet selvittämään mahdollisten poikkeamien perimmäiset syyt (esim. järjestelmään on kirjattu 97 vihreää Playful Romper -haalaria, mutta järjestelmät näyttävät luvuksi 99).
Brändi laati lisäksi vakiotoimintamenettelyt tuotteiden palautusten sekä hukkuneiden tai vahingoittuneiden tuotteiden käsittelyä varten.
Palautetut tuotteet on esimerkiksi tarkastettava niiden saapuessa.
Jos ne ovat hyvässä kunnossa, ne palautetaan varastoon ja lisätään uudelleen varastojärjestelmään.
Virheelliset tuotteet puolestaan merkitään myyntikelvottomiksi ja siirretään varastossa niille varatulle alueelle.
4. Kouluta henkilöstö tehokkaaseen varastonhallintaan
Alustat? Kunnossa.
Toimintaperiaatteet? Kunnossa.
Henkilöstö? Älä unohda heitä.
Tarvitset koulutettua henkilöstöä hallinnoimaan varastoasi tehokkaasti. Asianmukainen teknologian käyttöönotto ja käyttöönottostrategiat ovat tässä avainasemassa.
Mitä tämä tarkoittaa? Kahta asiaa:
Varmista ensin työntekijöiden sitoutuminen selittämällä jatkuvan varastonhallintajärjestelmän arvo.
Esittele IMS:n kaltaisten työkalujen käytön vaikutukset ja hyödyt sekä ajan tasalla olevien tietojen ylläpitämisen arvo – tähän kuuluu myös hyvästien sanominen päiville, jotka kuluvat varaston manuaaliseen laskemiseen ja monimutkaisten taulukkolaskentataulukoiden tulkitsemiseen.
Opeta seuraavaksi henkilöstölle, miten uutta teknologiaa käytetään oikein.
Ihmiset ja organisaatiomuutos on mainittu yleisimmäksi haasteeksi digitaalisen muutoksen aikana.
Anna työntekijöillesi valmiudet tarjoamalla käytännönläheisiä koulutustilaisuuksia viivakoodiskannerien tai RFID-tunnisteiden käyttöön sekä varastonhallintajärjestelmän käyttämiseen.
Tarjoa lisäksi työntekijöille viestintätyökalussasi sisäinen tukikanava varastojärjestelmää varten.
Petal and Playwearin toimet:
Petal and Playwearin johto järjesti kokouksen uuden järjestelmän hyötyjen selittämiseksi ja kertoi tilanteista, joissa varastotietojen vääristymät olivat vaikuttaneet liiketoimintaan haitallisesti.
(Muistatko ennen juhlapyhiä tapahtuneen sinisten haalareiden puutteen?)
He järjestivät työntekijöille myös koulutustilaisuuksia, joissa nämä oppivat käyttämään viivakoodiskannereita ja MRPeasy-järjestelmää.
Tilaisuuksissa he harjoittelivat tuotteiden skannaamista, tietojen syöttämistä ja raporttien luomista.
5. Seuraa ja päivitä jatkuvasti
Jatkuvan varastonhallintajärjestelmän käyttöönotto ei ole kertaluonteinen asia. Ensimmäisellä kerralla on vaikea saada kaikkea oikein, joten kehittäminen kuuluu ohjelmaan.
Tässä ovat asiat, joita kannattaa seurata ja tarvittaessa säätää:
- Varaston arvostus. Pidä varaston arvostus ajan tasalla käyttämällä esimerkiksi FIFO-, LIFO- tai painotetun keskihinnan menetelmää. Niiden avulla voit määrittää varastosi todellisen arvon ja yksinkertaistaa kirjanpitoa.
- Varastotasot. Seuraa poikkeamia valppaasti. Jos jokin ei täsmää – esimerkiksi hävikit ja vahingot – selvitä syy ja päivitä samalla varastotietosi.
- Alustat ja prosessit. Päivitä varastonhallintaohjelmistosi ja prosessisi säännöllisesti, jotta ne pysyvät liiketoimintatavoitteidesi tahdissa. Eilen toimineet ratkaisut saattavat tarvita tänään pienen hienosäädön.
- Varastonhallinnan suorituskyky. Seuraa, miten järjestelmäsi toimii. Jos se ei auta sinua tekemään parempia päätöksiä, se on merkki siitä, että sitä on säädettävä ja kehitettävä.
Petal and Playwearin tekemät toimet:
Petal and Playwear valitsi varaston arvostukseen FIFO-menetelmän. Esimerkiksi kesäkuussa vastaanotettu ensimmäinen kesähaalareiden erä tulisi myydä loppuun ennen seuraavan erän saapumista.
Petal and Playwear ajoitti myös varastonhallintaprosessiensa neljännesvuosittaiset ja vuosittaiset arvioinnit.
Jos brändi huomaa, että sen työkalut eivät enää vastaa sen tarpeita, se voisi siirtyä kehittyneempään viivakoodien skannausjärjestelmään tai lisätä uusia varastonhallintaohjelmiston ominaisuuksia.
On hyvä huomata: Kehittyneinkään jatkuvan varaston seurannan järjestelmä ei ole virheetön.
Jos luotat siihen parantaaksesi varastoennusteitasi, sinun on yhdistettävä se tulevaisuuteen suuntautuvaan analyysiin.
Verkossa toimiva muotitukkukauppias Dressin tekee säännöllisesti markkinatutkimusta, mukauttaa toimintaansa kausittain ja suorittaa skenaarioanalyysejä.
Johtaja Mengtian Chow kertoi:
Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa ei ole meille ainutlaatuinen — monet menestyvät verkkokauppayritykset käyttävät samanlaisia taktiikoita pysyäkseen ketterinä ja reagoidakseen markkinoiden muutoksiin.
Kyse on jatkuvan varaston seurannan järjestelmistä saatavien reaaliaikaisten tietojen yhdistämisestä tulevaisuuteen suuntautuvaan analyysiin, jotta päätökset voidaan tehdä tietoon perustuen.
Jatkuvan varaston seurannan järjestelmä voi tehostaa liiketoimintaa merkittävästi, mutta sinun on silti pidettävä silmällä esimerkiksi varastonhallintakäytäntöjen noudattamista, henkilöstön kouluttamista ja eri strategioiden yhdistämistä ennusteiden parantamiseksi.
Jatkuva varaston seuranta erikokoisissa yrityksissä
Monikansalliset brändit, kasvavat verkkokaupat ja yksinyrittäjät — kaikkien on hallittava varastonsa.
Katsotaan, miten jatkuva varastonhallinta voi auttaa kaikenlaisia verkkokauppayrityksiä riippumatta siitä, ovatko ne B2B-, DTC-, tukku- tai tilauspohjaisia.
Startup-yritykset ja pienet brändit
Kasvavana yrityksenä myynnin, asiakastuen ja markkinoinnin hoitaminen jättää vähän aikaa tarkalle varaston seurannalle.
Näin on erityisesti silloin, jos luotat manuaalisiin taulukkolaskentatiedostoihin ja fyysisiin laskentoihin — menettelyihin, jotka ovat sekä alttiita virheille että aikaa vieviä.
Jatkuva varaston seuranta automatisoi nämä prosessit, vapauttaa henkilöstön aikaa ja parantaa varaston näkyvyyttä. Sen käyttöönotto vaatii kuitenkin huomattavan investoinnin, johon pienillä yrityksillä ei välttämättä ole varaa.
Ratkaisuja on kuitenkin saatavilla.
Esimerkiksi DTC-brändi Prevelo Bikesin perustaja Jacob Rheuban huomautti, että yksinkertaisia järjestelmiä on olemassa ja että ne tarjoavat kohtuullisen hyvin ajantasaista tietoa.
Yksinkertaisimmat järjestelmät, kuten Shopifyn sisäänrakennettu järjestelmä, ylläpitävät yksinkertaisesti juoksevaa kokonaismäärää myytävissä olevista tuotteista.
Kun vastaanotat toimituksen, lisäät siinä olevien tuotteiden määrän varastojärjestelmään. Kun myyt tuotteen, se vähennetään automaattisesti varastojärjestelmästä.
Se on hyvä lähtökohta. Voit kehittää järjestelmiäsi ja prosessejasi liiketoimintasi kasvaessa.
Keskisuuret yritykset
Keskisuuret yritykset hyödyntävät jatkuvan varaston seurannan järjestelmiä toimintojensa ja asiakaspalvelunsa parantamiseen.
Kasvavan asiakaskunnan hallinta tai verkkokaupan laajentaminen on helpompaa reaaliaikaisen varastonhallinnan avulla.
Kabeier, vauvanvaatteita valmistava yritys, joka on toiminut 15 vuoden ajan, on käyttänyt jatkuvan varaston seurannan järjestelmää jo useita vuosia.
Se on ollut ratkaisevan tärkeä varastotasojemme tehokkaassa hallinnassa, erityisesti vauvanvaatteiden kausiluonteisuuden vuoksi.
Esimerkiksi kiireisimpinä ajanjaksoina, kuten juhlapyhien aikaan, järjestelmä on auttanut meitä ylläpitämään optimaalisia varastotasoja ja välttämään yli- tai alivarastointia.
Yritystason organisaatiot
Monet suuret toimijat, kuten Walgreens ja Amazon, joutuisivat keskeyttämään toimintansa kuukausiksi (mahdollisesti jopa vuosiksi), jos niiden pitäisi laskea varastot manuaalisesti.
Jatkuva varaston seuranta mukautuu niiden toimitusketjun monimutkaisuuteen ja laajuuteen sekä mahdollistaa jopa niiden hankkeiden skaalaamisen.
Esimerkiksi Walgreens suunnitteli toimittavansa verkkokauppatilaukset myymälöistään tunnin kuluessa tilauksen vastaanottamisesta — reaaliaikaisten varastotasotietojen määrittäminen on olennaista tämän toteuttamiseksi.
Koska nämä tiedot ovat kuitenkin ensisijaisesti järjestelmästä riippuvaisia, niiden on oltava vapaita häiriöistä ja keskeytyksistä.
Käyttöönotto ja koulutus ovat yrityksille kriittisiä, sillä investointi ei ole ainoastaan huomattavasti suurempi, vaan virheiden korjaaminen on myös vaikeampaa, mikä tekee vaikutuksista näkyvämpiä.
William Carlin, Racklifyn markkinointijohtaja, huomautti:
Tekniset ongelmat voivat toisinaan aiheuttaa lyhyitä keskeytyksiä tietovirrassa [...] Mikään järjestelmä ei pysty tarjoamaan täysin välittömiä päivityksiä — tiedonsiirrossa tulee aina olemaan pieni viive.
Resurssien varaaminen jatkuvaan ylläpitoon ja järjestelmäpäivityksiin on aina hyvä ajatus. Carlin kuitenkin suositteli varamäärien asettamista mahdollisten tietoviiveiden ja poikkeamien huomioimiseksi.
Loppupäätelmät
Sano hyvästit pitkille ja uuvuttaville jaksottaisille varastolaskennoille.
Jatkuvan varaston seurannan järjestelmät automatisoivat varaston seurannan ja tarjoavat runsaasti etuja. Ne eivät kuitenkaan ole itsenäinen ratkaisu, sillä toiminnan jatkuvuus edellyttää edelleen ihmisen osallistumista.
Ohjaa siis tiimiäsi.
Opeta heille varastonhallintaohjelmiston kaltaisten työkalujen käytön merkitys sekä se, miten varastonhallintakäytäntöjä noudatetaan ja järjestelmää seurataan ja päivitetään.
Löydä lisää tapoja menestyä varastonhallinnassa:
- Pilvipohjainen varastonhallinta: opas tehokkaampaan varaston seurantaan
- Varastonhallinnan 10 suurinta haastetta ja niiden ratkaiseminen
- Lean-varastointi: erittäin toimivat varastot vauhdittavat verkkokauppayritysten menestystä
- ABC-varastoanalyysi: mitä se on ja miten se lasketaan menestyksen saavuttamiseksi
Verkkokaupan maailma etenee nopeasti — niin sinäkin. Tilaa uutiskirjeemme ja saat johtavien verkkokauppa-asiantuntijoiden uusimmat näkemykset verkkokauppajohtajille.
