Guía básica del seguimiento de lotes: reduce las retiradas del mercado & aumenta la trazabilidad
Haz seguimiento o piérdelo: El seguimiento de lotes es fundamental para gestionar el inventario de forma eficaz y evitar problemas normativos, especialmente en sectores altamente regulados como el farmacéutico y el alimentario.
Por qué el seguimiento de lotes es de gran ayuda: Incluso los sectores no regulados se benefician del seguimiento de lotes gracias a una mejor trazabilidad, una resolución más rápida de los problemas y menos errores costosos.
Detén la locura de las retiradas: Reducir las retiradas de productos y las multas resulta más fácil con un seguimiento de lotes sólido, lo que protege la reputación y la salud financiera de tu empresa.
Un triunfo de la trazabilidad: Un seguimiento de lotes sólido garantiza una mejor trazabilidad, ayudando a las empresas a gestionar las existencias de manera eficiente y a cumplir las normas del sector.
Productos caducados. Multas regulatorias. Retiradas de productos.
Si los constantes desafíos de la gestión de inventario te siguen arrastrando a problemas como estos, quizá debas replantearte cómo supervisas tus existencias.
El seguimiento de lotes puede ayudarte a recuperar el control y mantener el cumplimiento normativo.
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Es una práctica habitual en sectores altamente regulados—como el farmacéutico, el de dispositivos médicos y sectores alimentarios como el lácteo—, donde un solo error podría hundir la reputación de tu empresa.
Si trabajas en uno de estos sectores, reforzar el seguimiento de lotes es imprescindible.
¿No perteneces a ninguno de ellos? Aun así, no te recomendaría pasar de largo todavía.
Aunque tu sector no esté regulado, un seguimiento de lotes sólido sigue proporcionando una mejor trazabilidad, una resolución más rápida de los problemas y menos errores costosos.
Para las empresas con grandes inventarios, esto implica pasar de reaccionar a anticiparse.
Descubramos si este pequeño ajuste operativo puede resolver tus problemas más importantes.
¿Qué es el seguimiento de lotes?
El seguimiento de lotes te permite supervisar un grupo de productos—denominado lote o partida—a medida que atraviesa las etapas de producción, recepción, almacenamiento y punto de venta.
Los artículos de una misma partida llevan el mismo número de lote para mejorar su trazabilidad.
Una marca de cosméticos podría asignar un único número de lote a 500 protectores solares labiales fabricados en una misma tirada de producción. Una empresa láctea podría hacer lo mismo con 100 envases de leche de avena entregados el mismo día por un proveedor.
Así, si un producto se deteriora o caduca, pueden retirar rápidamente solo el lote afectado sin tener que reorganizar todas sus estanterías.
En cambio, el seguimiento de lotes agrupa los SKU idénticos bajo un único identificador.
Si vendes productos de alto valor y sensibles a las devoluciones, como relojes de lujo y dispositivos tecnológicos, opta por el seguimiento serializado. Sin embargo, el seguimiento de lotes es más rápido y sencillo para gestionar el inventario minorista a gran escala.
5 beneficios del seguimiento de lotes para minoristas
En el comercio minorista, lo que no puedes ver puede salirte caro. Un proceso de seguimiento de lotes te ofrece un mayor nivel de control y visibilidad del que carecen la mayoría de los sistemas manuales de inventario; así es como funciona.
1. Identificar y aislar rápidamente los productos defectuosos
El seguimiento de lotes, especialmente cuando se combina con tecnologías como los códigos de barras 2D, te permite escanear los números de lote y las fechas de caducidad en cuestión de segundos.
La cadena de supermercados Woolworths mejoró la seguridad alimentaria y redujo el desperdicio de alimentos hasta un 40 % con esta trazabilidad de lotes basada en tecnología.
2. Agilizar la gestión de retiradas
Con los números de lote vinculados a datos de inventario en tiempo real, puedes localizar y aislar al instante las partidas defectuosas durante las retiradas de productos.
Las retiradas amplias cuestan a los fabricantes entre 3 millones y 72,7 millones de dólares por empresa, a los distribuidores entre 100.000 y 2,3 millones de dólares, y a los restaurantes entre 40.000 y 1,1 millones de dólares.
Las retiradas más rápidas mejoran la gestión del inventario y pueden generar enormes ahorros y reducir el impacto en tus resultados.
3. Optimizar la aplicación de FIFO para reducir el desperdicio
El seguimiento de lotes etiqueta tus productos con información sobre la partida y la caducidad, por lo que siempre sabes qué vender primero.
Algunos programas de seguimiento de lotes incluso incluyen calculadoras de vida útil y alertas FIFO automatizadas. Según PW Consulting, estas funciones pueden reducir el desperdicio de alimentos hasta un 30 % en restaurantes pequeños.
4. Reforzar el cumplimiento de las normativas de la FDA y el USDA
La información de tus lotes constituye un registro de auditoría integrado de lo que fabricaste o adquiriste, cuándo lo hiciste y adónde fue.
No necesitas documentación adicional para demostrar que cumples los estándares de calidad.
“Las empresas que han invertido en sistemas digitales de trazabilidad de lotes estarán mejor preparadas para cumplir con la normativa el 20 de enero de 2026,” dijo Jim Bresler, director de Gestión de Productos de Plex Systems para Alimentación y Bebidas.
5. Aumentar la confianza de los clientes mediante la transparencia
Con tanta información —y desinformación— disponible, los compradores esperan transparencia. El seguimiento de lotes contiene todos los datos necesarios para respaldar tus afirmaciones.
Arrae, una marca de suplementos gestionada por un equipo de cadena de suministro de 2 personas, utilizó el seguimiento de lotes de ShipBob para etiquetar y rastrear los productos terminados durante todo el proceso de preparación y envío. Esto les ayudó a enviar el 78 % de los pedidos el mismo día, lo que aumentó la satisfacción de los clientes.
El seguimiento de lotes en tiempo real al alcance de tu mano puede ayudarte a gestionar una operación más inteligente y eficiente.
A continuación, te mostraré cómo funciona todo esto.
Cómo funciona el seguimiento de lotes
Para ilustrar cómo se realiza el seguimiento de lotes, seguiremos a Pure & Fresh Creamery, una empresa ficticia de productos lácteos, mientras rastrea sus productos de yogur durante sus 14 días de vida útil.
Te ofreceré una perspectiva práctica sobre la gestión de productos perecederos y luego explicaré cómo encaja esta estrategia en tu sistema general de gestión de inventario.
1. Empieza agrupando los productos en lotes
Para evitar vender envases agrios o deteriorados, Pure & Fresh Creamery agrupa sus productos de yogur por fecha de producción.
2. Asigna un número de lote único a cada grupo
Cada lote diario de yogur de Pure & Fresh Creamery recibe su propio número de lote.
Siguen un formato sencillo: variedad de yogur (GYP para yogur griego natural, GYF para yogur con fruta, YOP para yogur natural...) + fecha de producción (YYMMDD) + número de lote (B##) + código de planta (MA para Madrid). El primer lote de yogur griego elaborado el 16 de mayo de 2025, independientemente del tamaño del envase, tendría el número de lote GYP-250516-B01-MA.
3. Etiqueta cada artículo del lote para garantizar la trazabilidad
Para mejorar la trazabilidad de los lotes, el minorista utiliza herramientas de códigos de barras para crear e imprimir pegatinas con códigos QR para cada envase de yogur. Estas pegatinas incluyen el número de lote, el sabor, la fecha de producción y una fecha de “consumir preferentemente antes de”.
El personal del almacén y los empleados de las tiendas de Pure & Fresh Creamery escanean este código para comprobar la frescura y garantizar que los envases más antiguos se vendan primero.
4. Haz un seguimiento de cada lote a medida que avanza por tus operaciones
En cuanto un lote nuevo sale de la línea de producción, el personal del almacén escanea el código QR.
El sistema registra automáticamente el número de lote, la cantidad y la hora de llegada en el software de gestión de inventario (IMS) y el software de gestión de almacenes (WMS).
A partir de ahí, cada movimiento —entre zonas de almacenamiento, sucursales minoristas o camiones de reparto— se registra en tiempo real mediante escáneres portátiles.
5. Supervisa las condiciones y el estado de los lotes en tiempo real
El sistema de Pure & Fresh Creamery avisa al personal cuando los envases se acercan a su fecha de caducidad o cuando las existencias son bajas.
Si un sabor muestra signos de deterioro durante los controles de calidad, también pueden retirar únicamente ese lote específico del frigorífico que tiene asignado.
6. Vincula los datos de los lotes con otros sistemas minoristas para obtener una visibilidad completa
El seguimiento de lotes de Pure & Fresh Creamery no termina en el almacén. Cuando se escanea un envase de yogur en la caja, el número de lote se vincula automáticamente a su sistema.
El equipo no tiene que rebuscar entre hojas de cálculo o registros en papel cuando se produce una inspección rutinaria o una visita sorpresa de los organismos reguladores.
Ese es el panorama general.
Ahora, sigue leyendo para descubrir cómo preparar tus recursos y operaciones minoristas para el seguimiento de lotes.
Cómo implementar un sistema de seguimiento de lotes
Sigue estos seis sencillos pasos para poner en marcha tu sistema de seguimiento de lotes en poco tiempo:
Paso 1: Elige la pila tecnológica adecuada para tu operación
Los minoristas y fabricantes utilizan varias herramientas para hacer un seguimiento de los números de lote a lo largo de la cadena de suministro.
Estas son tus principales opciones:
Sistemas de gestión de inventario (IMS)
Las plataformas IMS permiten asignar, registrar y rastrear los números de lote durante todo el ciclo de vida del producto. Además del número de lote, pueden almacenar más información sobre todo el lote, como su origen, cantidad y fecha de caducidad.
Algunos, como MRPEasy, también generan etiquetas y códigos de barras para el inventario físico, lo que facilita identificar los lotes en movimiento.
Estas son otras herramientas que recomendamos:
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Software de planificación de recursos empresariales (ERP)
Para las empresas que necesitan mayor potencia, los ERP ofrecen una solución integral. Estas plataformas abarcan todos los puntos de contacto de los lotes: adquisiciones, fabricación, inventario, finanzas y cumplimiento.
Katana, por ejemplo, es un ERP diseñado para fabricantes de producción por lotes que se están expandiendo hacia DTC o B2B.
Realiza un seguimiento de los números de lote desde las materias primas hasta los productos terminados, permite gestionar almacenes y se integra perfectamente con el resto de tu ecosistema tecnológico para ofrecer visibilidad de los lotes en tiempo real.
Aparte de Katana, también nos gustan:
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Software de seguimiento de lotes
Si buscas una solución especializada, existen soluciones de seguimiento de lotes fácilmente disponibles.
Sus funciones incluyen la supervisión del cumplimiento, el procesamiento por lotes, el seguimiento del inventario y la obtención de información adicional para optimizar tu proceso de gestión del inventario.
Blue Link, por ejemplo, admite el cumplimiento de las normas FDA/ISO/CFIA, imprime los números de lote en albaranes y facturas, y permite implementar el flujo de inventario FIFO desde el primer momento.
A continuación se indican otras opciones que recomendamos ampliamente:
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Lo que estas herramientas tienen en común:
- Automatización de tareas manuales
- Datos de lotes centralizados en todos los SKU, lotes e instalaciones
- Visibilidad en tiempo real, incluso en varias ubicaciones
Elige la plataforma que se adapte a tus objetivos, flujos de trabajo y presupuesto. No persigas simplemente las funcionalidades: elige lo que realmente impulse tu negocio.
Paso 2: Asigna y da formato a los números de lote de manera coherente
Los minoristas gestionan docenas, si no cientos, de números de lote correspondientes a ingredientes, lotes y productos terminados.
Una convención de nomenclatura clara y coherente hace que el seguimiento sea más viable y fiable.
No existe un formato universal para los números de lote. Deberás tener en cuenta los tipos de información y los requisitos normativos que quieras incluir.
Los datos habituales incluyen el número de lote, el código de la planta o del centro, y la fecha de producción.
Desarrollemos un ejemplo concreto para nuestro producto de yogur griego para ver cómo estos códigos pueden ser trazables y fáciles de usar.
Este es nuestro código de lote de ejemplo anterior:
GYP-250516-B01-MA
Cada segmento te indica algo de un vistazo:
- GYP: Código de producto para yogur griego natural
- 0523: Fecha de producción en formato YYMMDD (15 de mayo de 2025)
- B01: Número de lote: registra la cantidad producida en una ejecución
- MA: Código de ubicación de la planta (por ejemplo, Madrid)
Utiliza longitudes de segmento fijas y separadores coherentes (por ejemplo, guiones o barras) para que tus códigos sean legibles, escaneables y compatibles con los sistemas.
Paso 3: Elige el método de inventario adecuado para maximizar las ventajas del seguimiento de lotes
Se pueden utilizar dos métodos de valoración de inventario con el seguimiento de lotes de productos perecederos y regulados para garantizar un desperdicio mínimo, el cumplimiento normativo y la integridad del producto:
- FIFO (primero en entrar, primero en salir). Los productos más antiguos son los primeros en salir. Los números de lote pueden incluir un código con marca de tiempo que muestre la fecha de recepción.
- FEFO (primero en caducar, primero en salir). Los artículos cuya fecha de caducidad está más próxima se envían o venden primero. Los números de lote pueden incluir un segmento con la fecha de caducidad.
¿Cuál es la mejor opción para tus productos?
Utiliza FIFO para productos con una vida útil más predecible o periodos de caducidad amplios (por ejemplo, alimentos enlatados, productos horneados y productos frescos).
Elige FEFO cuando la vida útil varíe o cuando la normativa exija un control preciso de la caducidad. Piensa en productos farmacéuticos y lácteos.
Con una solución avanzada, ya sea un ERP, un IMS o un software de seguimiento de lotes, puedes automatizar cualquiera de las dos estrategias. Asegúrate de sacar del almacén las existencias antiguas o próximas a caducar antes de que se conviertan en inventario obsoleto.
Paso 4: Prepara un plan de respuesta ante retiradas y devoluciones
Las retiradas de productos son una realidad dolorosa en el sector.
Una retirada implica rastrear, localizar y devolver productos de tus clientes (ya sean tiendas o particulares).
Con el seguimiento de lotes, este complejo sistema de distribución resulta más sencillo de desentrañar. Es más fácil saber dónde han acabado estos productos defectuosos.
Así se desarrolló en la vida real:
En 2023, Ellenos Real Greek retiró sus paquetes de 4 unidades de yogur con vainilla debido a la presencia no declarada de alérgeno de huevo. El lote afectado se identificó con el n.º de lote 073 y una fecha de consumo preferente del 23 de abril de 2023.
Este es el motivo por el que ese número de lote era importante:
- Identificación de la ubicación: La empresa pudo aislar los productos afectados en establecimientos específicos de Costco, únicamente los situados en Alaska, Oregón y Washington.
- Evitar retiradas innecesarias: Otros productos con la misma fecha de caducidad, como los vasos de 4 oz de Marionberry, permanecieron en los estantes. El número de lote aclaró que procedían de una producción diferente, por lo que no estaban afectados.
El uso de herramientas de gestión de inventario con funciones de seguimiento de lotes puede ayudarte a cumplir con tu deber de diligencia.
Por ejemplo, Cin7 ofrece una función amplia de retirada de lotes/partidas, que incluye informes detallados (p. ej., existencias disponibles, pedidos/clientes atendidos y no atendidos, proveedores afectados) y permite enviar una carta de retirada a los consumidores afectados.
Paso 5: Capacita a tu personal en todas las ubicaciones
Tu sistema de seguimiento de lotes es tan bueno como las personas que lo utilizan. Capacita a tu personal sobre cómo registrar, hacer seguimiento y recuperar correctamente los números de lote.
Comienza con los fundamentos: qué es el seguimiento de números de lote y cuál es su valor para las operaciones y para la empresa en su conjunto
Una vez establecidos los fundamentos, pasa a la capacitación práctica, que incluye:
- Técnicas adecuadas de etiquetado. Explica dónde y cómo deben colocarse las etiquetas para garantizar su visibilidad y durabilidad.
- Protocolos de almacenamiento. Describe cómo los distintos métodos de inventario (p. ej., FIFO, FEFO) se relacionan con los números de lote.
- Uso del sistema digital. Capacita al personal sobre cómo utilizar el software de seguimiento de lotes, ya sea un IMS, ERP, WMS o una plataforma específica.
- Otras herramientas tecnológicas. Muéstrales cómo escanear e introducir números de lote con tecnología de escaneo de códigos de barras, códigos QR o RFID, y explica cómo resolver los problemas habituales.
- Detección y resolución de problemas. Enséñales a identificar y corregir etiquetas incorrectas, números de lote faltantes y registros que no coinciden.
Estandariza la capacitación en toda tu organización, independientemente de la ubicación, para que todos estén siempre al tanto.
Paso 6: Realiza auditorías periódicas y actualiza los procesos
El seguimiento automatizado de lotes es potente, pero aún requiere supervisión periódica.
Las auditorías y las comprobaciones aleatorias son necesarias para garantizar la integridad y precisión de los datos de tus lotes, así como el cumplimiento de tus procesos.
Entonces, ¿con qué frecuencia realizas estas inspecciones rutinarias? Depende del sector, del tipo de producto y de las necesidades de la organización.
Por ejemplo, supongamos que Pure & Fresh Creamery también vende quesos frescos, que están incluidos en la Lista de Trazabilidad de Alimentos (FTL) de la FDA.
Esto significa que, en comparación con el yogur, los quesos frescos requieren un mantenimiento de registros más estricto y ciclos de auditoría más frecuentes, especialmente en virtud de la Ley de Modernización de la Inocuidad de los Alimentos (FSMA).
Para realizar correctamente las inspecciones rutinarias, estos son algunos puntos que debes comprobar periódicamente.
☐ Asignación coherente de números de lote en todos los registros
☐ Conciliación entre las existencias físicas y los registros digitales
☐ Comprobaciones de cumplimiento (p. ej., Regla de Trazabilidad de la FDA para los artículos incluidos en la FTL)
☐ Revisión del rendimiento del sistema
☐ Documentación de los resultados de la auditoría y de las medidas adoptadas
Conviértelo en un hábito para que tu sistema de seguimiento de lotes pueda respaldar la eficiencia operativa y la seguridad de los productos.
Casos de uso del seguimiento de lotes en el comercio minorista
El seguimiento de lotes ofrece numerosas formas de mantener bajo control tu inventario y el cumplimiento de pedidos.
Así es como distintos sectores utilizan el seguimiento de lotes para inspirar estrategias de trazabilidad más inteligentes para tu empresa.
Productos de alimentación y perecederos
Los productos frescos, los lácteos, los productos congelados y cualquier artículo con una fecha de caducidad próxima no pueden permitirse permanecer demasiado tiempo almacenados.
De lo contrario, tus márgenes se pudrirían junto con los productos.
El seguimiento de lotes ayuda a los minoristas a anticiparse a las fechas de caducidad, optimizar la vida útil de los productos, gestionar retiradas y mucho más. La FDA promueve estas prácticas mediante normas de trazabilidad más estrictas en el marco de su iniciativa Nueva era de una seguridad alimentaria más inteligente.
Salud y belleza
Más de 77 millones de productos cosméticos fueron retirados en EE. UU. entre 2011 y 2023; sorprendente, ¿verdad?
Sin el seguimiento de lotes, estas marcas tendrían que apresurarse para averiguar qué productos retirar, de qué almacén y en qué tienda.
Las empresas farmacéuticas y cosméticas dependen de esta trazabilidad integral para catalogar ingredientes y gestionar la rotación de productos con el fin de mantener una calidad constante.
Electrónica de consumo
Las devoluciones, las garantías y los defectos forman parte del juego cuando vendes tecnología. Pero el verdadero quebradero de cabeza es encontrar las unidades defectuosas y decidir si se trata de un problema aislado o de una retirada generalizada.
Al etiquetar los productos con datos a nivel de lote, puedes rastrear los defectos hasta lotes de producción específicos (por ejemplo, un lote de portátiles con baterías sobrecalentadas).
Esto reduce el ir y venir relacionado con las reclamaciones de garantía y la logística de devoluciones.
Comercio electrónico multicanal
Cuantos más canales en línea utilizas para vender, más difícil resulta supervisar el movimiento de los productos en tiempo real.
Por eso, el 87 % de los productos prohibidos o retirados siguen publicados en sitios de comercio electrónico, lo que expone a las marcas a riesgos legales y a la reacción negativa de los consumidores.
El seguimiento de lotes conecta todos los puntos de tu red de preparación de pedidos. Obtienes una visión centralizada y actualizada al minuto de tu inventario y evitas enviar lotes defectuosos.
Los productos perecederos, los productos regulados o cualquier artículo propenso a defectos se benefician del seguimiento de lotes. Si te encuentras preocupado por el control de calidad de los productos o por las retiradas, estas son las razones por las que vale la pena considerarlo.
Es MUCHO más fácil de lo que crees
El seguimiento de lotes ofrece la oportunidad de ejercer un control más estricto del inventario. Y aunque es más adecuado para grandes empresas o sectores altamente regulados, los minoristas en crecimiento también pueden probarlo.
Todo lo que necesitas para empezar es el software de seguimiento adecuado y un proceso claramente definido.
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