Costo de Mantenimiento de Inventario: Calcula y Reduce Gastos
Stock antes que calcetines: Las empresas estadounidenses suelen mantener un inventario valorado en $1.32 por cada dólar ganado, manteniendo una proporción constante a lo largo de los años, salvo durante los cierres de almacenes por COVID.
Acumulación de inventario: Una alta proporción de inventario sobre ventas indica exceso de stock que no se vende, lo que lleva a mayores costos de mantenimiento y márgenes de beneficio reducidos.
El enigma del costo en estantería: Mantener un exceso de inventario sobrecarga a las empresas con costos de almacenamiento, afectando su salud financiera. Esto suele significar más gastos y menores márgenes de ganancia.
Historia del inventario COVID: Durante la pandemia de COVID-19, los comerciantes estadounidenses enfrentaron interrupciones al tener que inmovilizar inventarios, lo que impactó la proporción típica de inventario sobre ventas.
¿Podemos despejar el exceso?: Los comerciantes estadounidenses se ven desafiados a optimizar sus niveles de inventario para reducir costos y mejorar los márgenes de beneficio, lo que resalta la necesidad de una mejor gestión de inventarios.
Las empresas estadounidenses mantienen $1.32 en inventario por cada dólar de ingresos. Este número se ha mantenido bastante constante durante mucho tiempo, excepto cuando los comerciantes tuvieron que cerrar sus almacenes durante el COVID.
Un alto índice de inventario a ventas indica que mantienes más inventario del que puedes vender. Y mantener inventario implica costos de almacenamiento que reducen tu margen de beneficio.
¿Pueden los comerciantes estadounidenses hacerlo mejor?
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Quizás, si incorporas software de gestión de inventarios, IA y buenas prácticas de administración de inventarios, puedes minimizar los niveles de inventario, reducir los costos de almacenamiento y mejorar tus ganancias.
En esta guía, explicamos cómo calcular y realizar el seguimiento de los costos de almacenamiento, además de comentar estrategias para minimizarlos. Vamos a ello.
¿Qué son los costos de almacenamiento de inventario?
El costo de almacenamiento de inventario se refiere a la suma de todos los gastos incurridos para pedir y mantener el stock durante un período determinado.
Estos gastos incluyen mano de obra, seguros, merma, depreciación, manipulación, impuestos y el costo del capital (también llamado costo de oportunidad).
Los costos de almacenamiento suelen representar aproximadamente el 25% al 30% del valor total del inventario—aunque esto puede variar mucho según el negocio—y son uno de los retos más apremiantes para las empresas con grandes volúmenes de inventario.
Aquí está la razón: El inventario suma a tus gastos con cada segundo que pasa. Es como un invitado caro—cada día que permanece, te cuesta más dinero.
Vamos a asumir algunos supuestos sobre una marca que llamaremos New York Shoe Company (NYSC).
Supongamos que NYSC tiene 10.000 pares de zapatillas verdes, cuyo costo por unidad es de $100. El costo anual de almacenamiento de una zapatilla verde es de $25. Este producto dejó de estar de moda hace dos años, y NYSC ha estado almacenando esas 10.000 unidades durante dos años.
Haz una cuenta rápida y verás que NYSC ya ha gastado $50,000 ($25 x 10,000 x 2 años) solo por mantener este inventario, que vale $1,000,000.
¿Ves el problema?
¿Qué significan los altos costos de almacenamiento de inventario para las pequeñas empresas?
Los costos de almacenamiento de inventario pueden ser una mala noticia para las pequeñas empresas porque pueden generar:
Problemas de flujo de caja
Tendrás que gastar en primas de seguro y servicios básicos de tu propio bolsillo mientras sigas guardando el inventario sin venderlo.
Si tienes poco efectivo, los costos de almacenamiento pueden agravar el problema.
Volvamos a NYSC. Si la marca tiene problemas de liquidez y debe gastar más de $2,000 solo para mantener stock obsoleto, probablemente eso la lleve mucho más rápido hacia la bancarrota.
Puedes preguntarle a Matt Tomkin. Incluso después de que su marca de comercio electrónico generó £250,000 en su tercer año, aún así fracasó—por problemas de flujo de caja.
Matt ahora dirige una agencia de marketing digital y una start-up de generación de leads llamada Quotonga. Pero, antes de eso, vivió en carne propia los peligros de un mal flujo de caja con su propio negocio ecommerce.
Recuerda cómo su exitosa marca de ropa deportiva, VO2, fracasó justamente por un problema de flujo de caja.
En definitiva, fue la falta de liquidez lo que terminó con todo, ya que estábamos creciendo demasiado rápido como para sostenernos sin un respaldo serio.
Aunque tu resultado final parezca sólido y los ingresos crezcan rápidamente, los problemas de flujo de caja pueden frenar tu negocio de inmediato.
El exceso de inventario y el stock sin salida suelen ser los principales culpables detrás de esta falta de liquidez.
Menor rentabilidad
Los costos de almacenamiento son fijos. Esto significa que los incurres sin importar cuántas unidades vendas.
Pero también están determinados por el tiempo: cuanto más tardes en vender tu inventario, más gastas en mantenerlo.
Menores ganancias significan un crecimiento más lento y una valoración reducida al buscar inversión de firmas de capital de riesgo.
La solución es simple: enfócate en mantener inventario que se venda rápido. Esto minimiza el impacto de los costos de almacenamiento en tu rentabilidad.
Obsolescencia, daño y merma
Siempre existe el riesgo de que el inventario pase de moda, se dañe o sea robado.
Cuando esto sucede, no podrás vender fácilmente los artículos, y seguirán sumando a tus costos de almacenamiento hasta que puedas deshacerte de ellos.
Como en el ejemplo de NYSC, las zapatillas verdes pasadas de moda seguirán aumentando tus costos de almacenamiento hasta que se vendan.
Si crees que no puedes venderlas ni siquiera con un gran descuento, financieramente tiene más sentido simplemente tirarlas a un vertedero.
Tipos de inventario a considerar
No solo los productos terminados suman a tus costos de almacenamiento de inventario. Aquí tienes los tipos de inventario que debes considerar al calcular los costos de almacenamiento:
- Productos terminados: Estos son los artículos que vendes directamente. Si eres una marca de moda, ropa, zapatos, relojes y cosméticos son tus productos terminados. Son los productos que mejor conoces y, a menos que ofrezcas productos personalizados o los fabriques tú mismo, lo más probable es que tengas productos terminados en tu almacén.
- Materias primas: Las materias primas son artículos que no vendes directamente, pero que utilizas para producir productos finales. Por ejemplo, si vendes camisetas personalizadas, las camisetas lisas serían tus materias primas. Tienen los mismos costos de almacenamiento que los productos terminados.
- Productos en proceso: Si procesas artículos antes de venderlos, puedes tener inventario en proceso. Por ejemplo, si vendes prendas hechas a medida, cualquier pedido con tu sastre se considerará inventario en proceso. Que este inventario incurra o no en costos de almacenamiento depende de en qué parte del proceso de producción se encuentre.
Piensa, por ejemplo, en prendas hechas a medida.
Si la tela está con tu sastre y no en tu almacén, ya no pagas costos de almacenamiento. Sin embargo, los costos de capital pueden seguir aplicando si no has recibido un pago por adelantado.
- Suministros de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO): Mantener el equipo y operar tu almacén requiere varios suministros—lubricantes, detergentes, EPP y otros artículos—para mantener tus activos en óptimas condiciones.
Calcular los costos de almacenamiento para todos los tipos de inventario es fundamental para asegurarte de que trabajas con una cifra precisa.
Las materias primas y los productos en proceso contribuyen a una gran parte de tus costos totales de almacenamiento, a veces incluso más que los productos terminados.
Componentes del costo de almacenamiento de inventario
Los costos de almacenamiento de inventario pueden ser explícitos (de desembolso directo) o implícitos:
- Costos explícitos son aquellos que pagas directamente. Por ejemplo, si pides dinero prestado a un amigo y pagas $100 de interés, ese es un costo explícito.
- Costos implícitos representan el dinero que podrías haber ganado haciendo otra cosa. Por ejemplo, si gastas el dinero prestado de tu amigo en un traje elegante en lugar de invertirlo en un depósito bancario que te habría generado $50 en intereses, esos $50 son el costo implícito de comprar el traje.
Ambos tipos afectan la rentabilidad, pero solo los costos explícitos afectan tu flujo de caja.
Para entenderlo mejor, veamos las cuatro grandes categorías de gastos que se suman al calcular los costos de almacenamiento.
Costos de capital
Los costos de capital pueden ser tanto implícitos como explícitos.
Si pides capital de trabajo prestado para financiar inventario, los intereses que pagas son un costo explícito. Por otra parte, existe un costo implícito de inmovilizar fondos en inventario.
Si esos fondos no estuvieran inmovilizados en el inventario, podrías haberlos invertido en valores negociables y ganado intereses. Ese interés que no has ganado es tu coste de oportunidad.
Supongamos que actualmente tienes $200,000 en inventario y que no es dinero prestado. Podrías haber invertido ese dinero en valores negociables y obtenido un rendimiento del 2% ($4,000).
Como los fondos están inmovilizados en el inventario, has perdido esos $4,000: el coste implícito de mantener inventario.
Cuanto más inventario mantienes, mayor es tu coste de capital. Por eso optimizar los niveles de inventario es una tarea crucial.
Costes de almacenamiento
Los costes de almacenamiento se refieren a los gastos de guardar el inventario de tu empresa en un almacén. La mayoría de estos costes son explícitos, pero algunos pueden ser implícitos.
Estos son los costes de almacenamiento incluidos:
- Espacio de almacén: Si el espacio es alquilado, el alquiler es un coste de almacenamiento explícito. Para los comercios electrónicos, el alquiler del almacén es uno de los mayores costes de mantenimiento, con un promedio de $8.84 por pie cuadrado. Si el almacén es propio, el coste de oportunidad de inmovilizar capital en él se convierte en un coste de almacenamiento implícito.
- Costes de mano de obra: Todos los costes laborales son explícitos e incluyen el pago del personal del almacén y los contratistas contratados para realizar cualquier tarea relacionada con el almacén.
- Depreciación de activos del almacén: Los activos como aires acondicionados y carretillas elevadoras se deprecian con el tiempo. Por ejemplo, si tienes 10 unidades de aire acondicionado, cada una con un coste de $10,000 y una vida útil de cinco años, el coste anual de depreciación sería de $20,000 [10 x ($10,000 / 5 años)].
- Servicios públicos: Necesitas electricidad para hacer funcionar los aires acondicionados e internet para que el gerente pueda actualizar los registros en el sistema de gestión de inventarios. Estos costes son explícitos.
Costes de servicio
Los costes de servicio incluyen los gastos incurridos para gestionar el inventario. Esto incluye:
- Impuestos: Aquí se encuentran los impuestos sobre la propiedad y el inventario.
- Seguro: Aquí se incluyen las primas pagadas para protegerse contra riesgos como robo, incendio, daños y desastres naturales.
- Costes de suscripción de software: El coste del software de gestión de inventarios y suscripciones al sistema de gestión de almacenes se cuentan aquí.
Pueden existir costes de servicio adicionales de inventario según los servicios que utilices.
Por ejemplo, puedes realizar auditorías de inventario regulares para garantizar la precisión. La mano de obra, el tiempo y la tecnología necesarios para estas auditorías también forman parte de los costes de servicio.
Costes de riesgo de inventario
El inventario almacenado en tu almacén está expuesto a diversos riesgos. Dependiendo de los artículos almacenados, los riesgos incluyen:
- Merma: La merma se produce por robo, extravío, fraude o errores administrativos. Electrónica como teléfonos inteligentes y tabletas, ropa y cosméticos son ejemplos comunes de productos propensos a la merma.
- Obsolescencia: Los cambios en la demanda del mercado y los avances tecnológicos pueden hacer obsoleto tu inventario, incluso con grandes descuentos. La ropa es especialmente vulnerable, ya que las tendencias a corto plazo pueden desaparecer rápidamente con los cambios de estilo.
- Daños: Los daños físicos durante el transporte o la manipulación pueden hacer que los productos no sean vendibles. Los artículos frágiles como cristalería, cerámica y piezas complejas de maquinaria son especialmente vulnerables.
Cómo calcular los costes de mantenimiento de inventario
Supervisar los costos de almacenamiento es el primer paso para controlarlos. Si no prestas atención, los costos de almacenamiento pueden acumularse y afectar seriamente tu rentabilidad.
Los costos de almacenamiento pueden calcularse en términos monetarios o como porcentaje del valor de tu inventario. Calcularlos como porcentaje suele ser más útil, ya que el valor del inventario fluctúa de un año a otro.
Fórmula del costo de almacenamiento de inventario
Costos de almacenamiento de inventario = [Costos totales de almacenamiento / Valor anual total de inventario] x 100
Esta fórmula expresa los costos de almacenamiento como porcentaje del valor total anual de inventario.
Es más fácil comparar los costos de almacenamiento año tras año usando la fórmula porcentual, ya que el denominador generalmente fluctúa anualmente. También puedes simplemente sumar los costos totales de almacenamiento y considerar el costo total de almacenamiento de inventario para tener un mayor contexto.
Ejemplo de cálculo
Supongamos que los costos totales de almacenamiento de zapatillas verdes de NYSC, con un valor de $100,000 (a precio de costo), son $25,000:
- Costo de capital: $10,000
- Costos de almacenamiento: $9,000
- Costos de servicio: $5,000
- Merma: $1,000
Según la fórmula de costos de almacenamiento, los costos de almacenamiento de NYSC son el 25% del valor del inventario.
Estrategias para reducir los costos de almacenamiento de inventario
Una tendencia al alza en los costos de almacenamiento es una señal de advertencia para tu rentabilidad, pero existen estrategias que puedes utilizar para protegerte contra el aumento de estos costos.
La estrategia adecuada depende de la causa. Analicemos algunas estrategias que puedes emplear cuando sea necesario controlar los costos.
Automatiza la gestión de tu inventario con software de gestión de inventario
Automatizar la gestión de inventario es un excelente primer paso para reducir los costos de almacenamiento. Así es como ayuda:
- Pronósticos automatizados y más precisos de la demanda. Es casi imposible determinar el número exacto de unidades que necesitarás el próximo mes, trimestre o año. Pero un software de gestión de inventario puede ser tu bola de cristal. Úsalo y te proporcionará un pronóstico razonablemente preciso utilizando IA y análisis de datos.
- Menores costos laborales. Puedes ahorrar en mano de obra automatizando conteos de existencias, reabastecimiento y seguimiento. La automatización también elimina el error humano, por lo que no tendrás que gastar tiempo y dinero corrigiendo errores costosos.
- Minimiza la obsolescencia y la merma. El software de gestión de inventario facilita la identificación de artículos obsoletos. Utiliza descuentos o agrupa productos de baja rotación para liberar espacio en tu almacén y reducir los costos de almacenamiento. El seguimiento en tiempo real también ayuda a disminuir la merma por robo o extravío.
Existen decenas de sistemas de gestión de inventario en el mercado, pero la mayoría no merecen tu tiempo.
Investigamos los mejores sistemas de gestión de inventario y estos son los que encontramos como los más recomendados:
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Optimiza los niveles de inventario
Es tentador tener un poco de todo en inventario, "por si acaso". Pero esos montones "por si acaso" pueden convertirse rápidamente en peso muerto, inmovilizando capital y aumentando los costos de almacenamiento.
Así puedes poner la optimización de inventario en modo automático:
- Pronostica la demanda. Utiliza un software de inventario impulsado por IA para hacer previsiones precisas de la demanda. Si ya entiendes bien tus tendencias de ventas, también puedes pronosticar la demanda manualmente.
- Calcula el stock de seguridad. Tu software de inventario puede encargarse de esto, o puedes calcularlo manualmente multiplicando el tiempo de entrega del proveedor por la demanda durante ese periodo. Por ejemplo, si tu proveedor tarda cinco días en entregar y vendes 25 unidades al día, tu stock de seguridad debería ser de 125 unidades. También puedes añadir un margen de seguridad del 20% para evitar quiebres de stock.
- Calcula la cantidad económica de pedido: Calcula la cantidad económica de pedido (EOQ) usando la siguiente fórmula:
EOQ = √(2 x S x D) / H
Dónde:
D: Demanda anual
S: Costo de pedido por orden
H: Costo anual de almacenamiento por unidad
- Configura el software de gestión de inventario. Configura el punto de pedido en tu software de inventario para que realice un pedido automáticamente cada vez que el stock llegue al nivel de seguridad.
Minimiza el inventario disponible
Lo entiendo: no es fácil. ¿Cómo puedes minimizar el inventario disponible y al mismo tiempo asegurarte de no rechazar a los clientes por falta de stock?
Necesitas dos cosas para poder mantener el inventario al mínimo:
- Pronósticos precisos de la demanda. Aunque los pronósticos no sean perfectos, utiliza analítica de datos e inteligencia artificial para acercarte lo máximo posible. Luego, suma un margen de seguridad. Por ejemplo, si estimas una demanda de 100 unidades, planifica para 120 unidades.
- Relaciones sólidas con proveedores. El sistema de inventario justo a tiempo (JIT), desarrollado por Toyota, es muy eficiente, pero no siempre es fácil de aplicar en el comercio electrónico. Sin embargo, si tienes buenas relaciones con los proveedores, puedes mantener niveles de stock optimizados. Proveedores confiables que entregan siempre a tiempo te dan la tranquilidad de mantener solo el inventario necesario para prevenir quiebres de stock.
- Software de gestión de inventario. Debes poder rastrear los niveles de inventario y automatizar los pedidos. Rastrear el inventario y hacer pedidos manualmente deja margen para errores costosos.
Mejora la eficiencia del almacén
El caos en el almacén es uno de los mayores causantes de costos de inventario. Piensa en tu almacén como una máquina, no solo como un depósito de mercancía.
Cada ineficiencia es como una llave en los engranajes.
Un diseño caótico facilita que el personal extravíe inventario, reduce la visibilidad y termina generando pedidos innecesarios.
Usar códigos de barras y seguimiento automatizado de inventario en tu almacén es un buen punto de partida para abordar este problema. Sin embargo, optimizar el diseño de tu almacén es la solución más eficaz, ya que permite que los trabajadores localicen y muevan artículos rápidamente, reduciendo los costos laborales.
Un diseño optimizado también permite almacenar más unidades, lo que reduce el costo de almacenamiento por unidad.
Si tu presupuesto lo permite y te gusta estar a la vanguardia, considera invertir en soluciones de almacenamiento automatizado como:
- Módulos de elevación vertical (VLM): Un VLM es un sistema de almacenamiento automatizado con bandejas almacenadas en columnas y un elevador en el medio. Cuando un operador solicita un artículo, el elevador se desplaza a la bandeja, recupera el artículo y lo entrega en un punto de acceso ergonómico.
- Carouseles horizontales (HC): Un HC es un sistema de transporte rotativo con compartimentos y estantes de almacenamiento montados sobre un riel. Cuando se pide un artículo, el carrusel gira para acercar el compartimento o estante que contiene el artículo al operador.
Imagínate tu almacén actual por un momento. Ahora compáralo con un almacén que utiliza VLMs:
¿Ves la diferencia?
Deshazte del inventario obsoleto
El inventario que no se ha movido en meses o años es peso muerto.
Toma medidas para deshacerte de él—te está costando dinero sin generar ningún ingreso. Lanza promociones, ofrece descuentos o haz paquetes. Si eso no funciona, dona el inventario y reclama una deducción fiscal.
El inventario obsoleto ocupa espacio de almacenamiento.
Cada mes, parte de tu alquiler y los servicios públicos se destinan a almacenar inventario obsoleto. En su lugar, véndelo con descuento, recupera lo que puedas y haz espacio para el inventario que sí se mueve y genera ingresos.
Por eso muchas marcas adoptaron un enfoque proactivo para deshacerse del inventario obsoleto el año pasado.
En 2023, el 27% de los minoristas encuestados dijo que estaba vendiendo inventario en el mercado secundario para eliminar producto obsoleto porque los altos precios de almacenamiento estaban afectando los resultados de la empresa.
Esto ni siquiera es lo peor que hemos visto que puede provocar el inventario obsoleto en un negocio.
Burberry quema excedentes difíciles de vender
En 2018, Burberry quemó $38 millones en inventario obsoleto porque la empresa pensó que era mejor no vender que ofrecer grandes descuentos.
La destrucción del inventario obsoleto es una práctica común entre las marcas de lujo.
Una de las razones es que existe un incentivo financiero para destruir estos productos—la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de EE. UU. permite a las empresas recuperar la mayoría de los impuestos o tasas pagadas por mercancía importada si ésta no se usa, se exporta o se destruye bajo supervisión de Aduanas (19 U.S.C. § 1313).
Y no es solo Burberry. Marcas como Louis Vuitton también optan por destruir stock porque tienen la política de que todos los clientes deben pagar el mismo precio por un artículo, como explicó un exempleado en Quora.
Por supuesto, quemar tu inventario debe ser el último recurso, pero la solución depende de tu situación.
En el caso de NYSC que usamos como ejemplo antes, las zapatillas verdes podrían haberse vendido fácilmente con descuento a clientes o a otra marca.
Alternativamente, NYSC podría haberlas donado a una ONG para una deducción fiscal.
Costes de tenencia: un asesino silencioso, pero no siempre
No ves los costes de tenencia reflejados en tu estado de resultados.
Es probable que los informes de tu departamento financiero no indiquen explícitamente los costes de tenencia, por eso muchos dueños de ecommerce no son conscientes de ellos.
Los costes de tenencia son una combinación de varios gastos implícitos y explícitos, lo que dificulta su seguimiento. Hay que esforzarse para calcularlos con precisión.
Si tienes un almacén lleno de inventario, siempre puedes reducir los costes de tenencia innecesarios y optimizar tu inventario para lograr la máxima rentabilidad.
Pero hay ocasiones en las que mantener un inventario excesivo puede ser una estrategia de mitigación de riesgos.
Para los comerciantes que necesitan protegerse frente a la volatilidad de los precios y la incertidumbre en la cadena de suministro, mantener más inventario suele ser la opción más rentable.
Con las guerras en curso y la inestabilidad de los precios, actualmente los comerciantes están dispuestos a mantener más inventario, dice Tracy Smith:
Para el entorno en el que nos encontramos, diría que las empresas están dispuestas a mantener más inventario y, por lo tanto, tendrán un mayor coste de inventario, (aunque) para algunas, sigue siendo un reto conseguir materiales.
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