Key Takeaways
Optimierte Auftragsverwaltung: Die Optimierung Ihres Auftragsverwaltungs-Workflows stimmt Prozesse aufeinander ab, reduziert Fehler, verbessert Lieferzeiten und steigert die Kundenzufriedenheit. Das Verständnis jeder Phase ist entscheidend für die Einführung wirksamer Werkzeuge und Strategien.
Synchronisierung führt zum Erfolg: Aufeinander abgestimmte Prozesse sorgen für ein nahtloses E-Commerce-Erlebnis, führen zu mehr Effizienz und weniger kostspieligen Fehlern und begeistern letztlich Ihre Kunden.
Phasen schaffen die Grundlage: Das Verständnis der Phasen der Auftragsverwaltung ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Verbesserungen und Werkzeuge zur Optimierung Ihrer Abläufe.
E-Commerce-Management umfasst viele miteinander verbundene Bereiche, die fein abgestimmt werden müssen.
Einer der lohnendsten (und wirkungsvollsten) Bereiche für Optimierungen ist dein Auftragsmanagement-Workflow.
Denn wenn alle relevanten Prozesse aufeinander abgestimmt sind, fügt sich der Rest nahtlos zusammen. Das Ergebnis sind weniger kostspielige Fehler, pünktlichere Lieferungen und dankbare Kunden.
Aber seien wir ehrlich – du musst zuerst die verschiedenen Phasen verstehen. Erst dann kannst du die richtigen Tools und Strategien einsetzen, um deinen Workflow zu optimieren.
Darum geht es in diesem Beitrag.
Was ist ein Auftragsmanagement-Workflow?
Ein Auftragsmanagement-Workflow beschreibt die Abfolge von Schritten, die von der Auftragserteilung bis zur Lieferung erforderlich sind. Er bildet die Grundlage für einen effizienten, skalierbaren und reibungslosen Auftragsabwicklungsprozess.
Wenn du seine Abläufe optimierst, kannst du alle Prozesse synchronisieren, Tools und Teams koordinieren und sicherstellen, dass kein wichtiges Detail – sei es der Bestand, die Zahlung oder die Kundeninformation– untergeht.
Die Phasen eines optimierten Auftragsmanagement-Workflows
Ein gut strukturierter Auftragsmanagement-Workflow stellt sicher, dass jeder Auftrag effizient vom Checkout bis zur Lieferung (und darüber hinaus) bearbeitet wird.
So funktioniert das in der Praxis für Kendra Kookware, eine fiktive Marke, die angehende Hobbyköche mit professionellen Küchenutensilien versorgt.
Bonus: Ich habe einige Tool-Empfehlungen zusammengestellt, mit denen du jede Phase optimieren kannst. Diese Tools sind die entscheidenden Helfer für einen perfekten Prozess.
1. Auftragserfassung und -eingabe
Der erste Schritt im Auftragsbearbeitungs-Workflow besteht darin, Auftragsdaten aus Vertriebskanälen wie deiner Website zu erfassen.
Er zentralisiert die erforderlichen Informationen zum Auftrag (z. B. Menge) und zum Kunden (z. B. Versandpräferenz), damit alles in Gang gesetzt werden kann.
🛠️ Tools, die wir unbedingt empfehlen:
Ein Auftragsmanagementsystem (OMS) automatisiert diesen Schritt, indem es Auftragsdaten sofort erfasst und plattformübergreifend synchronisiert, einschließlich deines ERP- und CRM-Systems. Außerdem überwacht es im Hintergrund den gesamten Auftragslebenszyklus.
Du kannst für diese wichtige Aufgabe auch Auftragserfassungstools verwenden. Und siehe da: Wir haben eine Liste der besten Software für die Auftragserfassung, die dich ans Ziel bringt:
2. Zahlungsabwicklung und -überprüfung
Bevor eine Bestellung fortgesetzt wird, überprüft ein effizientes Bestellverwaltungssystem die Zahlungsdetails und sucht nach betrügerischen Aktivitäten.
Diese Phase stellt sicher, dass Transaktionen stets autorisiert und verschlüsselt sind, damit die Gelder sicher auf Ihr Händlerkonto übertragen werden.
Dies ist sowohl für das Unternehmen als auch für den Kunden eine notwendige Maßnahme.
3. Bestandsverwaltung und Lagerbestandszuweisung
In dieser Phase werden die Lagerbestände geprüft, um die Verfügbarkeit der Produkte zu bestätigen.
Wenn ein Produkt nicht auf Lager ist, können Sie eine Nachbestellung anlegen oder dem Kunden ein Ersatzprodukt vorschlagen.
Die Verfügbarkeit von Echtzeitdaten ist notwendig, um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden.
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4. Bestellabwicklung und Versand
Sobald die Bestellung bestätigt ist, wird sie an das richtige Lager weitergeleitet. Das Lagerteam krempelt die Ärmel hoch, um die richtigen Artikel zusammenzustellen, zu verpacken und zu versenden.
All diese Schritte erfordern strategische Entscheidungen, die Ihnen eine Menge Geld sparen können.
Beim Zusammenstellen sind die schnellsten Wege erforderlich, um die Effizienz der Mitarbeiter zu optimieren; beim Verpacken müssen die kostengünstigsten Materialien verwendet werden, um die Artikel zu sichern und eine sichere Lieferung zu gewährleisten.
Der Versandprozess umfasst die Organisation der Zustellung mit der derzeit günstigsten Drittanbieteroption, sofern Sie dies nicht intern abwickeln.
5. Auftragslieferung und Statusaktualisierungen
Das Paket hat das Lager verlassen, aber die Bestellung bleibt in Ihrem Verantwortungsbereich. Die Automatisierung von Statusaktualisierungen ist notwendig, um eine Genauigkeit in Echtzeit zu gewährleisten.
Die Verfolgung und Überwachung des Status sowie die Weitergabe dieser Informationen an Ihre Kunden sind Teil eines hervorragenden Kundenerlebnisses.
Gleichzeitig erhalten Sie dadurch die Möglichkeit, Fehler im Prozess zu erkennen und so schnell wie möglich gegenzusteuern.
Hinweis des Autors:
Entdecken Sie die besten Vorgehensweisen und Tools für die Sendungsverfolgung in diesem Blogbeitrag.
6. Prozesse nach der Lieferung
Bei der Optimierung Ihres Auftragsverwaltungsprozesses ist es wichtig, Rücksendungen und Umtauschvorgänge zu berücksichtigen.
Kunden, die online einkaufen, legen großen Wert auf Marken, die einen reibungslosen Prozess nach der Lieferung ermöglichen.
In dieser Phase kümmern Sie sich um die Rücksendung der Artikel an Ihr Lager, wo Sie sie auf Schäden prüfen können, um den Vorgang zu genehmigen.
Warum optimierte Auftragsverwaltungsabläufe wichtig sind
Sie tragen die Verantwortung dafür, Bestellungen pünktlich zu liefern. Die Verbesserung Ihres Auftragsverwaltungssystems ist der erste Schritt, um dies zu erreichen.
Wenn Sie alle zugehörigen Prozesse standardisieren, kann dies eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen:
- Operative Effizienz. Der Zugriff auf Echtzeitdaten kann Ihnen helfen, Probleme bei der Nachfrageplanung und Auftragsweiterleitung zu vermeiden und Ihr Unternehmen agiler zu machen.
- Produktivität der Belegschaft. Vierundneunzig Prozent der befragten Arbeitnehmer gaben an, in ihrer Rolle sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben auszuführen. Ihre Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung bilden da keine Ausnahme. Wenn Sie wichtige Prozesse optimieren und automatisieren, schaffen Sie ihnen Zeit für strategischere Aufgaben.
- Reibungslose Koordination. Vernetzte Prozesse und Plattformen können die Koordination zwischen Teams verbessern.
- Schnellere Auftragsabwicklung. Die Beseitigung wiederkehrender Aufgaben und kostspieliger Fehler durch Automatisierung reduziert unnötige Reibungsverluste. Studien zeigen, dass Automatisierung die Bearbeitungszeiten von Bestellungen um 10 % bis 15 % verbessern kann.
- Kundenzufriedenheit. Berichten zufolge stornieren fünfundzwanzig Prozent der Käufer Bestellungen, wenn die Lieferung lange dauert. Eine Beschleunigung der Auftragsabwicklung ist eine Möglichkeit, diesen Verlust zu verhindern und bei Ihren Kunden in guter Erinnerung zu bleiben.
Zusammengefasst bedeutet das: Ein solider Auftragsverwaltungsablauf ebnet den Weg für reibungslose Abläufe, minimiert Fehler, reduziert Verzögerungen und bringt die Dinge bei Bedarf voran.
Ich habe erlebt, wie Kunden nach der Optimierung ihrer Abläufe eine um 30–50 % schnellere Auftragsbearbeitung, eine 90%ige Reduzierung von Auftragsfehlern und 20–40 % niedrigere Betriebskosten erzielen konnten.
Eine der größten Auswirkungen zeigt sich bei der Kundenzufriedenheit – wenn Bestellungen schnell und korrekt bearbeitet werden, führt dies zu besseren Bewertungen und größerer Loyalität
Sehen wir uns genauer an, was erforderlich ist, um diese Vorteile erreichbar zu machen.
So automatisieren und optimieren Sie Ihre Auftragsverwaltungsabläufe
Die Automatisierung unübersichtlicher oder ineffizienter Prozesse kann im weiteren Verlauf für noch mehr Kopfschmerzen sorgen.
So können Sie Ihren Auftragsverwaltungsablauf verbessern und Automatisierung für reibungslosere und schnellere Abläufe nutzen.
Schritt 1: Prüfen Sie Ihren aktuellen Ablauf und identifizieren Sie Engpässe
Planlos Brände in den verschiedenen Phasen des Auftragsmanagements zu löschen, ist niemals eine gute Strategie. Das wird dich nur erschöpfen.
Setze stattdessen auf einen systematischen Ansatz. Dazu gehört, deinen gesamten Arbeitsablauf zu prüfen, um herauszufinden, wo die Probleme liegen.
Verfolge, wie Aufträge die einzelnen Phasen durchlaufen, und erkenne Ineffizienzen, bevor sie sich anhäufen. Achte auf Dinge wie:
- Manuelle Verzögerungen. Manuelle Rechnungsstellung, Bestandsaktualisierungen oder manuelle Prozesse bei der Auftragsabwicklung im Lager bremsen die Effizienz in den nachgelagerten Prozessen.
- Überflüssige Schritte. Verschiedene Abteilungen geben dieselben Daten in separate Excel-Tabellen ein, um Zahlungen und den Auftragsstatus zu verfolgen, was zu nicht übereinstimmenden Datensätzen führt.
- Wiederkehrende Engpässe. Kundenaufträge stauen sich, weil ein Vertriebsmitarbeiter immer wieder vergisst, die Verfügbarkeit des Bestands zu bestätigen, bevor er die Auftragsabwicklung anstößt.
- Mangelnde Transparenz. Fehlen Echtzeitwarnungen für Aufträge, bei denen eine verspätete Lieferung droht, müssen frustrierte Teams in letzter Minute hektisch aufholen.
Ein häufiges Problem sind Bestandsabweichungen, wenn Bestandsmengen nicht in Echtzeit aktualisiert werden.
Dies führt zu Rückständen oder Überverkäufen, was niemand möchte!
Manuelle Prozesse sind ein weiterer großer Verursacher, insbesondere wenn Aufträge geprüft oder angepasst werden müssen, bevor sie weiterbearbeitet werden können.
Die Automatisierung wichtiger Schritte wie Auftragsweiterleitung, Bestandszuweisung und Rechnungsstellung hat vielen Unternehmen geholfen, Engpässe zu reduzieren.
Anmerkung des Autors:
Nimm ein Whiteboard oder ein Notizbuch zur Hand oder öffne ein Tool wie Lucidchart oder Zapier Canvas, um das Gesamtbild zu visualisieren.
Nachdem du die Problemstellen erfasst hast, kannst du mit der Planung der Einführung der Automatisierung beginnen.
Nimm dir zuerst die manuellen Prozesse vor, die deine Effizienz beeinträchtigen. Je schneller du diese Hindernisse beseitigst, desto früher verringerst du die Belastung für dein Team.
Wenn deine Arbeitsabläufe jedoch nicht zeitkritisch sind oder keine dringenden Engpässe aufweisen, gehe schrittweise vor. Automatisiere deinen Arbeitsablauf im Auftragsmanagement Phase für Phase.
Die Optimierung dieser Reibungspunkte kann auch dazu beitragen, die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen, die sofortige, wirkungsvolle Ergebnisse sehen werden.
Anmerkung des Autors:
Bist du die ständigen Rückfragen wegen Fehlern und Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung leid? Hier findest du einen Artikel darüber, wie die Automatisierung des Auftragsmanagements funktioniert, um deinen Prozess zu optimieren.
Schritt 2: Das richtige Auftragsmanagementsystem auswählen
Du hast die wichtigsten Aufgaben herausgefiltert, die sich für eine Automatisierung eignen. Jetzt ist es an der Zeit, das beste Auftragsmanagementsystem (OMS) auszuwählen, um diese Aufgaben auszuführen.
Ihr OMS automatisiert den gesamten Auftragserfüllungsprozess über alle Kanäle hinweg – von Bestellungen bis zur Auftragsverfolgung und zu Retouren. Und wie Sie im obigen Abschnitt gesehen haben, ist es in nahezu jeder Phase ein praktisches Tool.
Suchen Sie nach einem System, das sich in Ihren bestehenden Technologie-Stack integrieren lässt.
Cin7 Core bietet beispielsweise mehr als 200 direkte Integrationen mit führenden Anbietern aus den Bereichen E-Commerce, Buchhaltung, CRM und Drittanbieterlogistik.
Beginnen Sie mit einer Systembereitschaftsprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre bestehenden Systeme für Veränderungen bereit sind. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kompatibilität, Dimensionierung, Integrationen und Geschäftsprozesse.
Weitere unverzichtbare Funktionen sind die Möglichkeiten zur Auftragsverfolgung in Echtzeit und die kanalübergreifende Auftragserfüllung.
Hinweis des Autors:
Suchen Sie nach Auftragsverwaltungsfunktionen, die auf Ihren Anforderungen basieren und Ihren Workflow verbessern.
Mit einem OMS besteht ein geringeres Risiko für menschliche Fehler, es gibt weniger Verzögerungen und der Workflow ist schneller und zuverlässiger. Ziehen Sie diese führenden Lösungen in Betracht, um Ihre Suche nach der besten Lösung für Ihr Unternehmen einzugrenzen.
Die Einführung Ihres neuen OMS muss sorgfältig erfolgen.
Ein OMS ist stark datengetrieben.
Wenn SKUs nicht korrekt eingerichtet sind, Elemente der Kundendaten nicht standardisiert wurden oder Sie den Auftrag zunächst erfassen und erst im weiteren Verlauf korrigieren, wird das OMS als Problem wahrgenommen, das sich auf den Kunden auswirkt.
Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Aufträge und die Daten für deren Verarbeitung klar definiert sind.
Andernfalls werden Sie viel Zeit damit verbringen, Problemen nachzugehen, die hätten vermieden werden können.
Hier sind einige Tipps, die Sie beachten sollten, damit Ihr OMS die Effizienz steigert und nicht beeinträchtigt:
- Planen Sie die Einrichtung. Konfigurieren Sie das System und migrieren Sie saubere, duplikatfreie Daten, um Probleme bei der Implementierung zu vermeiden.
- Schulen Sie Ihr Team. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit rollenbasierten, praxisnahen Schulungen aus, damit sie das System vollständig kennenlernen. Schulen Sie sie in den Best Practices für Dateneingabe und Überwachung.
- Überwachen und justieren Sie. Sprechen Sie mit Ihrem Team über alle Herausforderungen oder Probleme, mit denen es vor und nach der Implementierung konfrontiert ist.
- Messen Sie den Erfolg. Verfolgen Sie die Abwicklungsgeschwindigkeit, die Bestellgenauigkeit und die Warenverfügbarkeit, um den ROI Ihrer Investition zu realisieren.
Schritt 3: Integration mit Zahlungsgateways, Vertriebskanälen und Versanddienstleistern
Automatisierte Workflows für die Bestellverwaltung profitieren von einer Integration.
Ihr OMS, Ihre Vertriebskanäle, Zahlungsgateways und Versanddienstleister sind standardmäßig nicht miteinander verbunden. Dank der Integration können jedoch all diese Systeme synchronisiert werden.
Ich habe die verschiedenen Phasen bereits zuvor beschrieben, um Ihnen einen Überblick über den vollständigen Workflow der Bestellverwaltung zu geben, aber hier ist eine direktere Aufschlüsselung des vollständig integrierten Prozesses:
Die Synchronisierung dieser Systeme führt zu folgendem Ablauf:
OMS-Lösungen wie Linnworks verfügen über integrierte Anbindungen an zahlreiche Plattformen. Sie müssen sich lediglich anmelden, die Plattformen autorisieren und alles synchronisieren.
Deshalb habe ich bereits in Schritt 2 empfohlen, ein OMS auszuwählen, das zu Ihrer bestehenden technischen Infrastruktur passt.
Wenn direkte Integrationen jedoch keine Option sind, ist das kein Problem. Sie können jederzeit in Tools wie Zapier oder individuell entwickelte APIs investieren, um die Lücke zu schließen.
Schritt 4: Echtzeitbenachrichtigungen und Aktualisierungen der Sendungsverfolgung automatisieren
Laut einer von Parcel Monitor durchgeführten Studie liegt die durchschnittliche Öffnungsrate von Benachrichtigungen nach dem Kauf bei 62 %. Wenn Sie Ihre Kunden mit zeitnahen Aktualisierungen auf dem Laufenden halten, schafft das Vertrauen und verbessert das Kundenerlebnis.
Natürlich möchten Sie nicht jedes Mal Ihre Bestelldetails herunterladen und die Informationen zur Sendungsverfolgung hochladen.
\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eEchtzeit-Überwachung ist entscheidend. \u003c/span\u003e\r\n\r\n\u0026nbsp;\r\n\r\n\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eWenn wir in der Lage sind, Bestellstatus im Workflow zu überwachen, können wir Anomalien anhand der Zeit erkennen, die eine Bestellung in einem Status verbleibt, und auf Verzögerungen reagieren – sowohl auf systembedingte als auch auf prozessbedingte.\u003c/span\u003e
Um den Kommunikationsaspekt Ihres Workflows für die Bestellverwaltung zu automatisieren, nutzen Sie das integrierte Benachrichtigungstool Ihrer E-Commerce-Plattform oder Ihres CRM-Systems.
Synchronisieren Sie es mit Ihrem OMS, um Kunden automatisch Bestelldetails und Versandaktualisierungen zu senden. Mit Tools wie Linnworks können Sie bestellbezogene Benachrichtigungen einrichten.
Schritt 5: Nutzen Sie Tools und Methoden, um die Bestellgenauigkeit zu verbessern
Automatisierung garantiert keine Bestellgenauigkeit von 100 %.
Verbessern Sie Ihre Ausgangslage, indem Sie in technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanning, SKU-Verfolgung und automatisierte Bestellabwicklung investieren.
- Barcode-Scanning. Das Lagerpersonal kann den Scanner beim Kommissionieren, Verpacken und Versenden von Artikeln verwenden. Jeder Scan aktualisiert automatisch das OMS und andere Systeme.
- SKU-Verfolgung. Artikelnummern (SKUs) helfen dabei, Produkte bis ins kleinste Detail zu verfolgen. Jede Variante erhält eine eindeutige SKU, sodass sich Lagerbestände leichter lokalisieren, Verkäufe überwachen und Verwechslungen vermeiden lassen. Barcodescanner oder RFID-Tags erfassen SKU-Daten und synchronisieren sie mit einem IMS oder OMS, um Bestandsaktualisierungen in Echtzeit zu ermöglichen.
- Automatisierte Auftragsabwicklung. Diese Methode nutzt Roboter und intelligente Software, um den Kommissionier- und Verpackungsprozess zu optimieren. Beispiel: Nespresso automatisierte die Auftragsabwicklung mit Roboter-Kommissionierern und erreichte eine Auftragsgenauigkeit von 99,9 % sowie eine Produktivitätssteigerung von 200 %.
Wir haben den Einsatz von Automatisierungs- und Barcode-Scanning-Technologien ausgeweitet.
Auch Doppelprüfungssysteme, bei denen Kommissionierungen oder Verpackungen gegengeprüft werden, haben unsere Fehlerquote drastisch reduziert.
Darüber hinaus verbessert die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit Ausnahmefällen, etwa wenn ein Artikel nicht vorrätig ist oder eine Bestellung an die falsche Adresse versendet wird, ebenfalls die Genauigkeit.
Bewährte Verfahren wie die Standardisierung von Vorlagen für Bestellformulare und Packlisten können dazu beitragen, Fehler zu minimieren. Bei einheitlichen Layouts ist es weniger wahrscheinlich, dass Bestelldetails übersehen oder falsch gelesen werden.
Führen Sie schließlich mehrere Qualitätskontrollpunkte ein.
- Bestellung eingegangen? Prüfen.
- Kommissionierung? Prüfen.
- Verpackung? Prüfen.
- Versand? Prüfen.
Die Automatisierung übernimmt den Großteil der Arbeit, aber die menschliche Kontrolle bleibt ein notwendiges Sicherheitsnetz.
Schritt 6: Software zur Ablaufverwaltung einführen
Das OMS konzentriert sich auf den Auftragsverwaltungsprozess – Auftragseingang, Verfolgung und Abwicklung. Es koordiniert jedoch nicht zwangsläufig Abläufe über verschiedene Teams hinweg.
Hier kann die Automatisierung bei großen Betriebsabläufen etwas chaotisch werden.
Der Vertrieb gibt der Auftragsabwicklung die Schuld für Verzögerungen. Die Auftragsabwicklung macht den Bestand für Lieferprobleme verantwortlich. Der Kundenservice steckt dazwischen fest.
Software zur Ablaufverwaltung (WMS) verbindet Abteilungen, um das Durcheinander zu vermeiden. Sie zentralisiert wichtige Aufgaben wie:
- Auftragserfassung: Weist Bestellungen automatisch dem richtigen Team zu und leitet sie dorthin weiter, ohne manuelle Übergaben
- Zahlungsabwicklung: Überprüft, dass Zahlungen vor der Auftragsabwicklung verifiziert wurden
- Erstellung von Versandetiketten: Erstellt Etiketten und synchronisiert sich mit Versanddienstleistern für Sendungsverfolgung in Echtzeit, Ausnahmebehandlung und eine reibungslose Koordination zwischen den Abteilungen
Ein WMS sollte wie Ihr OMS funktionieren. Es sollte sich in Ihre bestehenden Systeme einfügen und gleichzeitig die Herausforderungen des Wachstums bei der Skalierung verringern.
Schritt 7: Verpflichten Sie sich zur kontinuierlichen Optimierung der Arbeitsabläufe
Überprüfen Sie Ihre Arbeitsablaufkarte aus Schritt 1 mindestens einmal pro Quartal (oder früher, wenn weiterhin Engpässe auftreten). Machen Sie Optimierung zu einer langfristigen Gewohnheit, indem Sie Folgendes durchführen:
- Vierteljährliche Arbeitsablaufprüfungen. Suchen Sie nach veralteten Schritten, redundanten Prozessen oder neuen Engpässen, die durch Systemänderungen oder externe Faktoren verursacht werden. Dokumentieren Sie notwendige Änderungen.
- Überwachen Sie wichtige Kennzahlen. Vergleichen Sie die Auftragsbearbeitungszeiten, die Genauigkeit der Auftragsabwicklung und die Fehlerquoten vor und nach Optimierungen. Nutzen Sie die Berichtstools in Ihrem OMS oder WMS, um aktuelle Erkenntnisse zu gewinnen.
- Anpassungen vor der Hochsaison. Testen Sie Ihr System vor großen Verkaufszeiträumen unter Belastung, damit es den Anstieg bewältigen kann. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Notfallplänen für den Fall von Problemen.
- Kontinuierliche Feedbackschleife. Ihr Team und Ihre Kundinnen und Kunden können Ineffizienzen erkennen, die Ihnen nach der Automatisierung möglicherweise entgehen – hören Sie ihnen zu.
Wiederholen Sie anschließend den Prozess. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen der Auftragsverwaltung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, mit dem Sie Ihre Strategie für die Auftragsabwicklung zukunftssicher machen.
Herausforderungen bei Arbeitsabläufen der Auftragsverwaltung (& wie Sie sie bewältigen)
Die Auftragsverwaltung wird komplizierter, wenn Sie Vertriebskanäle hinzufügen, neue Produkte einführen und im Grunde alles tun, was Ihr Unternehmen erweitert.
Um Wachstumsschmerzen gut zu bewältigen, sollten Sie auf die folgenden Herausforderungen vorbereitet sein:
Komplexe Aufträge über mehrere Vertriebskanäle verwalten
Forbes zufolge binden Unternehmen mit Strategien über mehrere Vertriebskanäle 89 % ihrer Kundinnen und Kunden, daher ist es sinnvoll, alle Ihre Vertriebskanäle miteinander zu verbinden.
Ohne das richtige Werkzeug kann dies jedoch Ihren bestehenden Prozess der Auftragsverwaltung beeinträchtigen.
Eine der größten Herausforderungen für Marken besteht darin, den Bestand über mehrere Vertriebskanäle hinweg zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Auftragsabwicklung die SLAs der Marktplätze erfüllt.
Verspätete Lieferungen, Überverkäufe und manuelle Arbeitsabläufe können schnell zu Wachstumshemmnissen werden.
Die Wahl Ihres OMS beeinflusst Ihre Anpassungsfähigkeit. Wenn es sich gut in Ihre E-Commerce-Technologieumgebung integrieren lässt, kann es einen reibungslosen Datenfluss ermöglichen und Ihre Prozesse langfristig verbessern.
Samok führt aus:
Die Lösung besteht darin, die Marktplatzverwaltung zu zentralisieren, Bestandsaktualisierungen zu automatisieren und die Koordination im Lager zu verbessern. Viele Marken verfeinern ihren Ansatz für die Auftragsabwicklung weiterhin, indem sie die datengestützte Entscheidungsfindung verbessern.
Auftragsspitzen während der Hochsaison bewältigen
Über einige Auftragsspitzen freuen Sie sich sicherlich. Aber Sie möchten bestimmt nicht, dass Ihr Team während der Hochsaison hektisch versucht, die Lagerbestände wieder aufzufüllen.
Dadurch gerät Ihr Auftragsverwaltungssystem aus dem Takt.
Um den Anstieg der Nachfrage zu bewältigen, benötigen Sie ein Werkzeug zur Bestandsprognose, das Ihre Leistung verfolgt und Markttrends sowie das Kundenverhalten versteht.
Wenn die arbeitsreiche Zeit beginnt, stellen diese Funktionen sicher, dass Sie immer ausreichend Bestand haben.
Autorenhinweis:
Ich habe hier einen vollständigen Leitfaden zur Inventarprognose verfasst. Er enthält zahlreiche Tipps und Tricks, damit Sie in den kritischsten Zeiten keine Überbevorratung oder Fehlbestände erleiden.
Umgang mit Störungen in der Lieferkette
Störungen in der Lieferkette sollten ein eigenes Kapitel in Ihrem Leitfaden für die Auftragsverwaltung erhalten.
Notfallpläne für Versand- und Logistikverzögerungen können Probleme in der Auftragsverwaltung verhindern.
Für Ihr Unternehmen ist das Risiko, sich nur auf einen Lieferanten zu verlassen, hoch.
Wenn Sie mit verschiedenen Spediteuren zusammenarbeiten und Software einsetzen, um für jede Bestellung den besten Partner für die Auftragsabwicklung zu bestimmen, können Sie Tarife und Konditionen besser aushandeln und dadurch Kosten sparen (dies ist ein wichtiger Vorteil von Software zur Paketprüfung).
Abschließende Gedanken
Wenn Sie verstehen, wie Ihr Arbeitsablauf für die Auftragsverwaltung aussieht, und jede Phase optimieren, sorgen Sie für reibungslosere Abläufe, weniger Verzögerungen und ein besseres Kundenerlebnis.
Ein optimiertes Auftragsverwaltungssystem kann Fehlbestände verhindern, Fehler bei der Auftragsabwicklung reduzieren und Ihr allgemeines Unternehmenswachstum unterstützen.
Mit den oben genannten Empfehlungen für die Werkzeuge und bewährten Verfahren können Sie die Bestellgenauigkeit verbessern, die Lieferung beschleunigen und Ihre Kunden zufriedenstellen.
Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf für die Auftragsverwaltung noch heute.
Hier finden Sie weitere hilfreiche Ressourcen zu diesem Thema:
- 25 beste Softwarelösungen für die Auftragsabwicklung im E-Commerce im Jahr 2025
- Ein Leitfaden für den globalen Prozess der Auftragsabwicklung
- Ein vollständiger Leitfaden zur Bestandsverfolgung: Methoden, bewährte Verfahren und wichtigste Werkzeuge
- Mikro-Fulfillment: Der vollständige Leitfaden zur Optimierung Ihrer E-Commerce-Abläufe für die Lieferung am selben Tag
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Häufig gestellte Fragen zum Auftragsverwaltungs-Workflow
Die Automatisierung des Auftragsverwaltungs-Workflows umfasst viele Bereiche. Wenn Sie mehr Klarheit benötigen, finden Sie in diesem FAQ-Bereich weitere Informationen.
Muss ich meinen Workflow automatisieren, wenn ich nur auf einer Plattform verkaufe?
Nicht immer! Bei einer kleinen Anzahl von Bestellungen auf einer Plattform benötigen Sie möglicherweise keine Automatisierung.
Wenn die Auftragsabwicklung jedoch Ihren ganzen Tag in Anspruch nimmt – insbesondere, wenn Sie niemandem Aufgaben übertragen können –, kann die Automatisierung Sie entlasten.
Warten Sie nicht, bis sich verspätete Bestellungen, hohe Rücksendequoten und häufige Bestandsverwechslungen häufen, bevor Sie mit der Automatisierung beginnen.
Wie kann ich Rücksendungen als Teil meines Workflows effizient verwalten?
Als Erstes sollten Sie klare Rückgaberichtlinien festlegen. Erläutern Sie Ihren Kunden, welche Voraussetzungen für eine Rückgabe gelten und wie sie diese durchführen können.
Richten Sie anschließend über Ihr OMS oder Ihre E-Commerce-Plattform ein Selbstbedienungsportal für Rücksendungen ein. Synchronisieren Sie es mit Ihrem Bestandssystem, um die Lagerbestände in Echtzeit zu aktualisieren.
Wie bewältige ich Auftragsspitzen, ohne meinen Workflow zu überlasten?
Planen Sie mit IMS oder OMS vorausschauend, um Auftragsspitzen vorherzusagen und sich frühzeitig vorzubereiten. So können Sie rechtzeitig Bestände aufbauen, ohne zu viel Inventar zu horten.
Sie können mit Lieferanten auch kürzere Lieferzeiten oder Notfall-Nachlieferungen während der Hochsaison aushandeln.
Wenn die Auftragsbearbeitung überwältigend wird, sollten Sie vorübergehend zusätzliches Personal einstellen oder die Auftragsabwicklung auslagern.
Welche Kennzahlen sollte ich verfolgen, um den Erfolg meines Auftragsverwaltungs-Workflows zu messen?
Verfolgen Sie diese KPIs der Auftragsverwaltung , um die Effizienz zu beurteilen: Bestellgenauigkeit, pünktliche Lieferung, Auftragsdurchlaufzeit und Auftragserfüllungsrate. Auch die Kundenzufriedenheitswerte sollten überwacht werden.
Diese Kennzahlen zeigen, wie gut ein Unternehmen Bestellungen bearbeitet und erfüllt. Für qualitative Erkenntnisse können Sie Bewertungen und Umfragen nutzen, um die Kundenzufriedenheit zu verfolgen.