15 tips för lageroptimering för att förbättra verksamheten

Ett icke-optimerat lager är ett utmärkt sätt att slösa tid och pengar samtidigt som kunderna får en fruktansvärd köpupplevelse. 

Trots det har hela 62 % av lagren i USA rapporterat att mänskliga fel är orsaken till deras problem med orderhanteringen. Tydligen är lageroptimering inte en prioritet för de flesta varumärken.

Som tur är är detta goda nyheter för dem som är intresserade av att göra sin lagerverksamhet så bra som möjligt (det vill säga du!). Alla dessa missnöjda tidigare kunder hos de mindre skickliga varumärkena är redo att vinnas över.

I den här guiden går vi igenom 15 tips som du kan använda för att optimera ditt lager redan idag, så låt oss sätta igång. 

Vad är lageroptimering?

Lageroptimering är den strategiska processen att förbättra lagerverksamheten för att maximera effektiviteten, minska kostnaderna och förbättra lagerhanteringen.

Denna process omfattar olika taktiker, bland annat:

• Effektivisera processerna. Förfina verksamhetsrutinerna för att möjliggöra smidigare arbetsflöden.
• Maximera utnyttjandet av utrymmet. Använd det tillgängliga utrymmet effektivt för att säkerställa optimal lagring och åtkomst.
• Uppgradera tekniken. Implementera avancerade tekniska lösningar för att förbättra lagerhantering, dataspårning och kommunikation.
• Optimera bemanningen. Anpassa personalnivåer och roller efter efterfrågan och arbetsflöde för att upprätthålla hög produktivitet utan överbemanning.
• Investera i maskiner. Inför nya maskiner eller uppgradera befintliga för att snabba upp verksamheten och minska manuellt arbete.

Det yttersta målet med lageroptimering är att öka produktiviteten, minska kostnader och svinn, förbättra personalens säkerhet och trivsel och, framför allt, erbjuda en kundupplevelse i världsklass. 

Fördelar med ett optimerat lager

Många ägare av e-handelsföretag tror att lageroptimering bara handlar om att spara pengar. 

Men dina lagerprocesser sparar inte bara pengar, utan förbättrar också den övergripande verksamheten och ger kunderna en bättre upplevelse. 

Här är några av de främsta fördelarna:

• Ökad operativ effektivitet. Ineffektivitet och flaskhalsar i ett lager kan kosta tid och pengar. Genom att förbättra verksamheten kan personalen plocka och packa fler beställningar. 
• Minskade driftskostnader. Förbättrad effektivitet minskar svinn och kostnader samt ökar lönsamheten.
• Ökad kundnöjdhet. Optimering handlar inte bara om att spara pengar! En bättre lagerprocess kan också ge kunderna en bättre upplevelse.
• Förbättrad lagerprecision. En god lagerprecision innebär 97 % noggrannhet, men de flesta företag når inte denna nivå. Felaktiga lageruppgifter kan leda till besvikna kunder. 
• Snabbare orderhantering. Snabbare orderhantering innebär att fler beställningar kan behandlas varje dag. Detta är särskilt viktigt om du har ett just-in-time-system för leveranshantering.
• Bättre utnyttjande av utrymmet. Outnyttjat utrymme är slöseri med utrymme. Genom att organisera lagret med snabbroterande produkter nära plockstationen och lagring längre bak ökar plockningshastigheten.
• Minskad felfrekvens. Fel leder till returer, och ett dåligt organiserat lager ökar risken för misstag.
• Ökad personalproduktivitet. Nöjd personal är vanligtvis 13 % mer produktiv, vilket är enormt! Föreställ dig att varje medarbetare plockar 13 % fler artiklar per dag och vad det gör för ditt resultat.
• Större skalbarhet. Ju mer produktiv personalen är, desto snabbare kan du skala upp utan att öka kostnaderna.
• Förbättrade säkerhetsstandarder. 18 % av lagerincidenterna i Storbritannien orsakades av bristande utbildning i lyft och bärande. Detta kan vara ett enkelt område att förbättra, och personal som känner sig säker är mycket nöjdare.
• Förbättrade hållbarhetsrutiner. Lager står för omkring 11 % av logistikens utsläpp. Hållbara förpackningar är en del av lagret som kan förbättras, men tänk också på lagrets utsläpp och energianvändning.

15 tips för lageroptimering som effektiviserar verksamheten

Nu när du är övertygad om att optimering är rätt för dig ska vi gå igenom några optimeringsidéer för att skapa en effektivare lagerverksamhet.

1. Upptäck lagrets dolda potential

Om du inte flyttar lagret kommer du alltid att begränsas av det utrymme du har idag. 

Du kan dock använda utrymmet till din fördel genom att optimera det utrymme du har, så att det rymmer mer lagring, ger personalen ett effektivare arbetsflöde eller skapar mer utrymme för utrustning och teknik att förflytta sig. 

Här är några tips för att upptäcka lagrets potential:

1. Börja med att titta på den aktuella planritningen över lagret. Fundera på om de viktigaste produkterna är placerade nära plockstationen eller om lagringsområdet är staplat så effektivt som möjligt. 
2. Mät ditt nuvarande lagringsutrymme. Kom ihåg att även mäta utrymmet på höjden, så att du kan förbättra hyllsystemen.
3. Definiera dina produkttyper med hjälp av ABC-produkttyper. Använd denna information för att avgöra var produkterna ska lagras.
4. Bestäm lagringstyper. Hyllsystem finns i många olika utföranden, till exempel i flera nivåer, mobila och justerbara. Det finns även förvaringslådor, pallställ och andra typer av lagring. 

2. Skapa en vinnande lagerstrategi

Att skapa en vinnande lagerstrategi innebär ett bredare angreppssätt för att optimera effektivitet och verksamhet. 

Börja med att granska dina nuvarande processer för att identifiera problemområden och områden som kan förbättras, och gör sedan en plan för att förbättra dessa processer. Fundera på hur ett idealiskt lager skulle se ut för dig.

De viktigaste områdena att fokusera på är:

• Plocknings- och packningstid. Utforma en optimal lagerlayout som skapar ett smidigt varuflöde och minimerar tiden för materialhantering.
• Bristfällig eller felaktig rapportering. Implementera ett lagerhanteringssystem för att effektivisera verksamheten och förbättra rapporteringen.
• Plockningsfel. Använd teknik som automatisering och dataanalys i realtid
• Säkerhetsproblem. Bygg din lagerstrategi kring personalens säkerhet.
• Kategorisering av lager. Använd ABC-analys för att identifiera dina viktigaste artiklar och prioritera dessa artiklar.
• Minska leveransfel. Se till att du förstår varför leveransfel uppstår och hur du kan förbättra situationen. Detta innebär vanligtvis att förbättra tekniken, till exempel programvara för plockning och packning eller enheter.

3. Optimera lagerstyrningen för att spara pengar

Lagerhantering kan vara en mycket svår uppgift, särskilt när ditt företag växer. 

I mitt företag har jag lager hos ett 3PL-lager, i ett internt lager, i distributionscentraler, hos Amazon FBA USA, Amazon FBA UK och Europa samt under transport och i tillverkning. 

Det är många rörliga delar att hålla reda på, och utan ett bra lagerhanteringssystem (IMS) skulle jag vara helt vilsen. 

Jag säljer också detta lager via min egen webbplats, Amazon, Walmart, Etsy och grossistförsäljning. Jag behöver att lagersaldot uppdateras i realtid, annars kommer jag att få besvikna kunder.

De bästa lagerhanteringssystemen och lagerhanteringssystemen har rapportering i realtid för att hålla koll på lagret.

Det innebär att kundsupportteamet, lagerteamet, kunderna och företaget alla kan se var lagret finns, vad som behöver fyllas på och vad som säljer långsamt.

Fördelen för lagerteamet är att ni kan undvika lagerbrist och optimera lagringskapaciteten. 

Fördelen för företagsteamet är att ni kan förbättra era prognoser och förstå vilka produkter era kunder efterfrågar från företaget.

4. Välj rätt WMS för maximal effektivitet

Det finns ett antal lagerhanteringsverktyg (WMS) som passar större eller mindre verksamheter. 

De viktigaste funktionerna i lagerorderhanteringssystem är:

• Orderuppfyllelse: Hantering av plocklistor, distributörer, frakt, försäljningskanaler och inköpsorder.
• Lagerhantering: Realtidsövervakning av lagernivåer, platser och statusar via RFID, streckkoder eller QR-koder.
• Godsmottagning och inlagring: Effektiv hantering av inkommande varor, inklusive inspektion, märkning och lagring.
• Plockning och packning: Optimering av plockprocesser, rutter och metoder, med möjlig integration med automatiserade system.
• Frakt- och transporthantering: Samordning av fraktprocesser och integration med transportörer för priser och spårning i realtid.
• Personalhantering: Övervakning av personalens prestationer, arbetskraftskostnader och optimering av personalfördelningen.
• Rapportering och analys: Insikter om lager, orderuppfyllelse och produktivitet för strategiska beslut. Välj de bästa KPI:erna för din verksamhet.
• Integrationsmöjligheter: Säkerställande av datakonsistens och operativ effektivitet genom integration med ERP-, CRM- och e-handelssystem.
• Kvalitetshantering: Hantering av kvalitetskontroller och effektiv behandling av returer.
• Arbetsflödeshantering: Automatisering av lagerprocesser som inlagring, lagerplatsoptimering eller cykelinventering.
• Hantering av gårds- och lastkajer: Optimering av förflyttning av fordon och varor på lagergårdar och lastkajer.
• Säkerhet och efterlevnad: Upprätthållande av datasäkerhet och efterlevnad av regulatoriska standarder.
• Mobil åtkomst: Mobila alternativ för åtkomst på lagergolvet och uppgiftshantering.

Vi har sammanställt våra 25 bästa val av WMS, men här är en titt på de tio främsta och vad de passar bäst för:

5. Utnyttja lagerautomation och ny teknik för ökad ROI

De flesta lagerhanteringssystem har inbyggd automatisering, till exempel automatisk utskrift av fraktetiketter, uppdatering av lagernivåer vid inkommande leveranser och plockinstruktioner.

Tekniken förändras ganska snabbt i lager, och det finns nu automatiseringslösningar som integrerar robotiserade plockverktyg. Dessa kan förbättra tiden från lastkaj till lager, personalens tillryggalagda sträcka på lagret, lagerprecisionen och precisionen vid orderplockning. 

På en mer grundläggande nivå kan automatisering hålla alla system uppdaterade. 

Exempelvis kan uppdateringar om lågt lagersaldo i lagret automatiskt vidarebefordras till orderhanteringssystemet (OMS) och IMS, så att företagsteamet och kunderna kan se lagernivåerna i realtid.

6. Bygg ett robust fraktnätverk

Även stora e-handelsvarumärken använder fraktpartners, som FedEx eller UPS, för att hantera sin logistik. 

Om ditt företag inte har kapacitet att hantera ett fraktteam är detta utan tvekan det mest kostnadseffektiva alternativet.

Du behöver dock inte använda samma fraktföretag som du alltid har anlitat.

The Retail Exec har en fullständig genomgång av några av de bästa fraktföretagen du kan använda, däribland ShipStation och ShipBob, men det finns många att välja mellan. 

Några av de främsta fördelarna med att använda ett bra fraktföretag är bättre leveranspriser, snabbare leveranser med ett distribuerat lager och flest möjliga integrationer.

Vissa företag erbjuder olika fraktalternativ, som leverans nästa dag eller fri frakt. 

7. Effektivisera mottagningen för smidiga arbetsprocesser

Mindre lager kontrollerar ofta manuellt varje produkt när den tas emot på lagret, innan produkterna sorteras in på rätt hyllor. 

Anledningen är att det till en början är billigare och att man kan komma igång direkt utan att behöva vänta på teknik. 

Att kontrollera varor manuellt är mycket tidskrävande och risken för mänskliga fel är hög. 

Automatiserad mottagning innebär att en skanner används för att skanna varje kartong innan den placeras på hyllorna. Det är en mycket snabbare process och den är inte så dyr som du kanske tror. 

Problemet med automatiserad skanning är att det görs färre kontroller av problem som skador och felmärkta produkter. 

Dessa problem kan dock vanligtvis upptäckas genom stickprovskontroller och genom att ha bra rapporteringssystem.

8. Fullända strategin för plockning och packning

Plockning och packning är ett av de viktigaste områdena där lagerflödet kan optimeras. 

Faktum är att 17 % av förlorade kunder beror på felaktigt packade produkter! 

I mindre lager utförs plockningen ofta för hand. En order kommer in, och lagerarbetaren hittar lagervaran, plockar ordern och tar den till packningsområdet. 

Detta kan bli tidskrävande när lagret växer, eftersom medarbetaren behöver lägga tid på att hitta lagervaran, kontrollera att den är korrekt och sedan packa den själv. 

Din lagerlayout kommer att ha stor inverkan på plockningstiden, men några andra faktorer är:

• Förvara liknande SKU:er på samma plats
• Förvara produkterna så att de är lättillgängliga
• Använd zonplockning för varor med hög omsättning
• Placera medarbetare i zoner för att minska restiden
• Batchplocka baserat på leveranstider
• Automatiserad plockning med hjälp av RFID-teknik
• Förbättrade maskiner för snabbare plockning

Packningen påverkar också leveransprocessen på liknande sätt. 

Det främsta målet med packning är snabbhet och noggrannhet, men packningen är det sista tillfället då en av dina medarbetare hanterar varan innan kunden tar emot den. 

Det innebär att medarbetaren måste göra de slutliga kontrollerna av produkten och lägga med eventuellt marknadsföringsmaterial eller annan varumärkesmärkt förpackning. 

Allt detta kan vara tidskrävande. 

Det finns dock några saker du kan göra för att förbättra processen, till exempel:

• Skriva ut packningsetiketter automatiskt
• Använda teknik, till exempel automatiserade packlistor, för att hjälpa packarna att undvika misstag
• Integrera ditt WMS med transportföretag för att automatiskt skriva ut fraktetiketter

9. Skapa en säker lagermiljö

Som e-handelsansvarig ansvarar du för dina medarbetares säkerhet. Ingen vill gå till jobbet och skada sig! 

I USA finns en myndighet som kallas OSHA (arbetsmiljö- och arbetarskyddsmyndigheten) och som upprätthåller standarder för säkerhet på arbetsplatsen. 

De har utbildning som du kan följa som chef och fastställer de standarder som du måste följa på lagret.

Ett säkert lager är bra för personalen, men vissa regler bidrar också till att optimera lagret, till exempel genom att hålla gångarna rena för en snabbare plockningsrutt.

Här är några viktiga saker att införa redan idag:

• Håll gångarna fria för att förhindra snubblingar. Håll gångarna fria och torka upp eventuellt spill omedelbart. Om du har ett särskilt riskfyllt område, till exempel en frysdisk, kan du bygga in en halkskyddsmatta i golvet. 
• Utbildning i plockning och maskiner. Utbildning är viktig när produkter ska hämtas från hyllor, särskilt om de är tunga, skrymmande eller oregelbundet formade. Utrustning som gaffeltruckar kräver också särskild utbildning. 
• Belysning. Installera tillräcklig belysning så att personalen alltid kan se vart de är på väg. Detta är inte bara säkrare, utan minskar även antalet plockfel. Belys även utgångarna tydligt så att personalen vet vart de ska gå när de arbetar nattetid. Självlysande golvmarkeringar kan också vara till stor hjälp i lager som är i drift hela natten.
• Säkerhetsutrustning. Tillhandahåll lämplig säkerhetsutrustning, till exempel varselvästar, skyddshjälmar och stålhättestövlar. 
• Inspektioner internt eller av tredje part. Du kan genomföra inspektionerna själv eller utse en medarbetare som ansvarar för säkerhetsinspektionerna. Det finns företag som erbjuder inspektioner av tredje part och som kan hjälpa till att upprätthålla hälso- och säkerhetsstandarder samt ge dig en lista över förbättringar du kan genomföra. 
• Renlighet. Ge personalen städredskap så att de kan hålla sina områden rena och håll personalen ansvarig för sina respektive områden. Städare kan städa lagret i allmänhet, men personalen måste ansvara för att hålla sina områden städade.

10. Effektivisera din leveranskedja med granskningar

Exakta lagerinventeringar är avgörande för att förstå företagets ekonomi och för att säkerställa att kunderna inte blir besvikna på grund av ett felaktigt lagersaldo.

Regelbundna granskningar kan genomföras manuellt genom lagerinventeringar, men de är ganska tidskrävande. 

Processen kan snabbas upp genom att använda RFID-märkning och handhållna skannrar, vilket kan bidra till exakta lagersaldon. Detta är dock en dyrare lösning, så det är endast meningsfullt för lager med större mängder lagervaror

ABC-analys kan minska hur ofta lagerinventeringar behöver göras, eller åtminstone snabba upp processen, genom att hålla snabbroterande lagervaror samlade. 

De viktigaste lagervarorna förvaras i samma lagerområde, så lagerinventeringarna kan fokusera på de viktigaste varorna i stället för att räkna allt samtidigt.

Syftet med granskningar är att hitta problem i lagret och leveranskedjan. 

Du kan till exempel upptäcka att stölder och skador orsakas av personalen, eller att det finns systemfel som behöver åtgärdas genom en ny process eller en förbättring av WMS.

11. Förhindra lagerbrist & överlager

Lagerhantering är den viktigaste uppgiften för ett lager, och genom att alltid hålla rätt lagernivå hålls kunderna nöjda och försäljningen flyter på. 

Nyckeln till att hålla rätt lagernivå finns i dina rapporteringsmått och integrationer. 

WMS måste integreras effektivt med de andra delarna av ditt system, annars kommer du att förlora försäljning. 

Många WMS erbjuder också fantastiska rapporter om aktuella lagernivåer och tillhandahåller prognoser för dina produkter. 

Dessa prognoser tar hänsyn till tidigare försäljning, kommande perioder med hög belastning och hur många returer du kan förvänta dig att ta emot.

De viktigaste datapunkterna jag följer för att undvika lagerbrist är:

1. Lageromsättningshastighet. Hur snabbt säljs dina produkter?
2. Lagerbrist. Är produkterna för närvarande slut i lager? 
3. Överlager. Lagrar du för mycket av en viss vara?
4. Effektivitet vid mottagning och leverans. Hur snabbt kan lagret fyllas på?
5. Ledtid för beställningar. Hur lång tid tar det att fylla på dina produkter?

Ett WMS som Shipbob tillhandahåller all denna information i en lättöverskådlig instrumentpanel.

12. Förbättra returprocessen

Kunder kommer oundvikligen att returnera produkter. Det är en normal del av e-handeln. 

Att förstå varför produkter returneras är en viktig del av din rapportering, och för lagret är de viktigaste faktorerna:

• Skapa en returprocess som minimerar felaktiga returer. Gör returprocessen enkel för kunden att följa, så minskar antalet fel när kunder returnerar varor. Det förbättrar också konverteringsgraden, eftersom 60 % av kunderna tittar på returpolicyn innan de genomför ett köp.
• Förbättra kundlojaliteten. Du behöver göra det enkelt för kunderna att returnera produkter, eftersom de är mer benägna att handla om de känner förtroende för returprocessen.
• Minska avfallet genom att öka antalet säljbara returer. Säkerställ att produkter kan säljas vidare genom att returerna tas emot på ett säkert sätt. 
• Byt snabbt ut varor åt kunderna. Vissa kunder vill bara ha en annan storlek eller färg. Du vill säkerställa att dessa kunder får sin ersättningsvara så snabbt som möjligt. 
• Datarapportering. Använd rapporter för att förstå produkttrender och orsaker till returer, så att du får god insikt i kundernas köpbeteenden. 

13. Stärk personalen genom utbildning

Utbildning är viktigt på ett lager eftersom tekniken och metoderna förbättras mycket snabbt. Dessutom är en utbildad medarbetare betydligt mer effektiv än en outbildad.

Personalen behöver förstå sina roller och sitt ansvar fullt ut för att lyckas, och genom att integrera utbildning i personalens arbetstid blir det enklare att identifiera var personalen presterar bra, halkar efter eller behöver ytterligare utbildning för att lyckas.

Det finns lagerutbildningar, certifieringar och diplom som personalen kan genomföra för att lyckas, vilket hjälper dem i karriären och stärker ditt företag.

14. Anamma leanmetoden för maximalt värde

Leanhantering handlar om att göra mer med mindre. 

Ibland vill team ha en snabb lösning, till exempel en ny medarbetare, men ofta är det bättre på lång sikt att hjälpa teamen att bli mer produktiva. 

Ett enkelt exempel på leanstyrning kan vara att använda zonplockning eller batchplockning för att minska plocktiden eller förbättra arbetsflödet, så att en teammedlem kan minska antalet steg som behöver tas.

Det kan också innebära att ge dina teammedlemmar möjlighet att föreslå förbättringar för lagret. 

Det är ofta en bra idé eftersom teamen då blir engagerade i nya idéer, samtidigt som du får ta del av deras expertis om hur ett bra lager bör drivas.

15. Gör lagret mer miljövänligt

Över 140 miljoner ton plastförpackningar används varje år, och nästan en tredjedel av detta kommer från extra förpackningsmaterial som bubbelplast och skumplastkulor som inte kan återvinnas.

90 % av denna plast återvinns aldrig, vilket orsakar en enorm miljöpåverkan. 

Det är inte bara dåligt för miljön, utan 87 % av kunderna säger också att de är mer benägna att handla från ett företag som minskar sin plastanvändning. 

Förutom att minska mängden förpackningar kan du förbättra lagrets miljöpåverkan genom att hantera miljön i byggnaden. 

Toyota är ett bra exempel på detta, eftersom de har högintegrerade och automatiserade lager och produktionslinjer. 

De fokuserar på att minska användningen av uppvärmning och kylning där det är möjligt, använder LED-belysning för att hålla nere energiåtgång och kostnader, använder automatisering där det är möjligt och förbättrar lagerlayouten för att minska transporttiden. 

Sänk kostnaderna och gläd kunderna med ett optimerat lager

Ett optimerat lager sparar pengar, förbättrar effektiviteten och håller kunderna nöjda. 

Det viktigaste steget är att säkerställa att du använder rätt programvara för lagerhantering och har de bästa integrationerna konfigurerade med dina andra system.

När systemet är konfigurerat kan du optimera användningen av utrymmet och personalens rörelser i lagret för att minska tiden för plockning och packning samt minska risken för mänskliga fel.

Att optimera ett lager är inget arbete som blir klart över en natt, och det kräver kontinuerliga förbättringar, men om du inte genomför förändringarna kommer du att hamna efter konkurrenterna.

Om du vill ha mer information om programvara för lagerhantering kan du läsa den här guiden med några av mina favoritprogram samt för- och nackdelarna med varje program.

E-handeln går snabbt – och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev med de senaste insikterna för e-handelschefer från ledande experter inom e-handel.