Så installerar du ett streckkodsbaserat lagersystem i 5 steg

Vi klipper till oktober 2024. Streckkoden skannas 10 miljarder gånger varje dag världen över.  Och i år firar vi dess guldjubileum. Välkomna allesammans till streckkodens skanniversum! 

Jag kanske inte aktivt hade tänkt på streckkoder förrän jag började göra research för den här artikeln – men så länge jag kan minnas har min värld varit märkt, kodad och identifierad med pip. 

Från ett boardingkort till en limpa bröd är streckkodsetiketter handelns tysta arbetshästar världen över.

För att hylla arvet efter denna femtio år gamla teknik ska jag gå igenom hur du implementerar ett streckkodsbaserat lagersystem i ditt företag, bästa praxis, utmaningar och de främsta lösningarna. 

Nu börjar vi skanna!

Vad är en streckkod?

En streckkod är en visuell kod – ett maskinläsbart mönster av svarta linjer, vita mellanrum och siffror. I varje kombination hittar du information om en specifik produkt.

För det otränade ögat kan det här se ut som obegripligt nonsens. Men för en streckkodsläsare är det en guldgruva av information. 

Vips! 

Och plötsligt har din dator alla detaljer om den där soppburken, inklusive pris och utgångsdatum.

På tal om religiös betydelse …

1D-streckkoder jämfört med 2D-streckkoder

Det finns två typer av streckkoder:

1. Den endimensionella streckkoden (1D) ser ut som en enkel mening – den presenterar data i en rak linje. En rad med lodräta streck separerade av mellanrum, där varje streck har en specifik bredd. UPC är den vanligaste 1D-streckkoden och möter din blick från varje flingpaket och schampoflaska.

2. Tvådimensionella streckkoder (2D) lagrar däremot data på både X- och Y-axeln, som ett miniatyriserat rutnät. Tänk på QR-koden som du numera måste skanna i stället för att känna räfflorna på en fysisk meny i händerna. De kan lagra olika typer av filer, bland annat textfiler, bilder och webbplatslänkar. I situationer där du måste få plats med mycket information på en liten yta är 2D-streckkoder ett utmärkt val. 

Här är några viktiga skillnader mellan de två typerna av streckkoder:

Egenskap	1D-streckkod	2D-streckkod
Datarepresentation	Linjär sekvens (horisontell)	X–Y-axel (rutnät)
Lagringskapacitet	Begränsad	Hög
Vanliga typer	UPC, EAN, Code 39, Code 128	QR-kod, GS1 DataMatrix, PDF 417
Vanliga användningsområden	Detaljhandel, lagerhantering, produktidentifiering	Marknadsföring, produktinformation, mobilbetalningar, evenemangsbiljetter
Avläsningsmekanism	Laserskanner	Teknik för bildinsamling
Enkelhet vid skanning	En specifik orientering krävs	Kan skannas från alla riktningar
Beroende av databas	Måste vara kopplad till en databas för att information ska kunna läsas	Behöver inte åtkomst till en databas för att läsa kodad information

Vad är ett lagerhanteringssystem med streckkoder?

Ett lagerhanteringssystem med streckkoder fungerar som en digital bibliotekarie för dina produkter.

Varje artikel har ett unikt serienummer, och genom att skanna det kan du se exakt var den finns och hur många du har.

En realtidsbild av dina data ger dig möjlighet att fatta smartare beslut. Du vet vad som är populärt, vad som håller på att avta och när du behöver fylla på lagret.

Ett lagerhanteringssystem med streckkoder består av tre centrala komponenter:

1. Streckkodsetiketter. De är digitala tatueringar för ditt lager. Du kan skapa egna eller köpa färdiga, men se till att de följer branschkraven. (UPC eller EAN).
2. Streckkodsskannrar. Dessa läsare, som även kallas streckkodsläsare, prisskannrar eller kassaskannrar, kan tyda de kryptiska digitala tatueringarna på dina produkter och överföra informationen tillbaka till ditt system. 
3. Programvara. Detta är program som hanterar, skapar och skriver ut streckkoder.

Ett lagerhanteringssystem med streckkoder kombinerar därför den integrerade kraften hos maskinvara och programvara för att effektivisera lagerhanteringen.

Så frågan är: vad får du egentligen ut av det?

Fördelar med ett streckkodssystem för lagerhantering

Det finns en god chans att ditt nuvarande lagerhanteringssystem är en kvarleva från medeltiden. 

Förlitar du dig fortfarande på Excel-kalkylblad eller hör och häpna—handskrivna lagerböcker? Om vi ska vara helt ärliga är det ungefär lika effektivt som att använda en brevduva för e-post.

Tänk på borttappade lagerartiklar, felaktiga lagernivåer, dåliga beställningssystem för efterfrågade SKU:er … och så vidare i all oändlighet.

Föreställ dig nu detta: en snabb skanning, och vips! Du får insyn i hela ditt lager i realtid.

Rain Yang, grundare och vd för WoodenAve, uttrycker det bäst: ”Allt som krävs är en enkel skanning—inget skrivande, inga anteckningar och ingen tid som slösas bort.”

1. Ökad noggrannhet

Att fela är mänskligt, att förlåta gudomligt. 

Men när kostnaden för felaktig manuell datainmatning kan uppgå till 30 % av ett företags intäkter är det ganska svårt att förlåta och glömma.

Den mänskliga faktorn kostar.  

Vi gör misstag, men streckkoder gör det sällan. Inga fler stavfel eller felräkningar, bara ren, oförfalskad datanoggrannhet.  

2. Mer kostnadseffektivt

Ja, det kostar att installera streckkodsskanningssystem. Till en början. 

Den goda nyheten är att kostnaden vanligtvis är en droppe i havet jämfört med den tid och de pengar du sparar på lång sikt.

För KR Stationers innebär lageruppföljning inte längre att de måste springa till lagret för att fysiskt leta efter artiklarna. Den enklare hanteringen av bättre orderhantering, snabbare fakturering och effektivare återbeställningar överväger vida den ursprungliga kostnaden. 

Abhishek säger: ”Jag behövde bara betala en engångsavgift för streckkodslicensen, och de månatliga prenumerationsavgifterna för Busy-bokföringsprogrammet verkar obetydliga jämfört med att vi under det senaste decenniet har mer än fördubblat våra intäkter.”

Get Free Access

Sign up and stay in the loop with fresh content, podcasts, how-to guides, tool reviews, and product exclusives.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Bättre insyn i data

Systemet visar inte bara vad du har, utan också hur ditt lager rör sig.

Under vårt samtal berättade Abhishek till exempel att han har tillgång till data uppdaterad sekund för sekund om både leverantörers och kunders artikelsammanställningar, något som tidigare hade inneburit att han behövde bläddra igenom dammiga lagerböcker för att sammanställa information från olika register.

Ett streckkodssystem för lagerhantering blir därför en tillförlitlig, gemensam sanningskälla för ditt företag.

4. Förbättrad lagerkontroll

Ett lagerantal i realtid eliminerar överlager eller risken att populära artiklar tar slut. 

Faktum är att jag under helgen beställde en OnePlus-telefon från Abhisheks butik åt min mormor. På mindre än fem minuter skickade han ett WhatsApp-meddelande till mig med den senaste modellen, färgalternativ, uppskattad leveranstid och betalningsinformation. 

Enligt honom hade verksamheten inte kunnat drivas lika effektivt om han inte hade implementerat ett streckkodssystem för lagerkontroll för att hantera lagret. 

Utöver mer exakta lagerräkningar, färre manuella fel och ett smidigt arbetsflöde – när du använder streckkoder för dina lagerartiklar kan du effektivisera verksamheten bättre, öka kundnöjdheten och automatisera försäljningsorder. 

På så sätt påverkas inte ditt resultat negativt. Nu går vi vidare till föreställningens huvudnummer.

5-stegsguide: Så implementerar du ett streckkodssystem för lager 

Den moderna streckkoden kan ha uppfunnits i en livsmedelsbutik, men i dag används den för att spåra allt från kompresser på sjukhus till iPhone-telefoner i detaljhandeln. 

Så här kommer du igång med att implementera ett streckkodssystem för lager i din verksamhet:

Steg 1: Utvärdera dina nuvarande behov av lagerhantering

Vilka lagerproblem håller dig vaken om nätterna? Får du ständigt slut på lagervaror, tappar du bort artiklar på lagret eller kämpar du med ett kalkylblad som är längre än Krig och fred?

Identifiera de specifika problemområdena i ditt lagerflöde. Det kan handla om att förbättra orderhanteringen, effektivisera återbeställningar eller spåra lagernivåer.

När du vet vad du behöver kan du välja en streckkodslösning som är anpassad efter dina exakta krav.

Steg 2: Välj rätt streckkodstyper och generera streckkoder

Nästa steg är att välja rätt streckkodssystem utifrån dina lagerutmaningar. 

Tänk på det som att välja rätt verktyg för att få jobbet gjort. Du skulle väl inte använda en hammare för att reparera en läckande kran?

Det finns två typer av streckkoder, som du nu vet. Vilken typ du väljer beror på dina specifika krav och branschstandarder. 

Du kanske undrar …

Vilken streckkod passar min verksamhet?

1D-streckkoder är eleganta, enkla och perfekta för vardagliga artiklar som livsmedel, kläder och elektronik. Om du behöver identifiera och spåra grundläggande produkter är dessa det perfekta valet. 

KR Stationers använder till exempel denna typ av streckkod för att förenkla orderhanteringen. 

2D-streckkoder kan lagra stora mängder data, inklusive webbadresser, text och till och med bilder.

Du kan använda dem för att förmedla mycket information på en liten yta eller skapa interaktiva upplevelser för dina kunder. 

Det finns också alltid möjlighet att kontakta en leverantör av streckkodssystem – de kan ge dig värdefull information utifrån din verksamhets unika behov.

Så genererar du streckkoder

När du har valt streckkodstyp kan du generera produktspecifika koder. 

Skapa dessa koder med specialiserad streckkodsprogramvara och se till att de är kompatibla med ditt nuvarande system.

Den goda nyheten är att du inte behöver en examen i grafisk design för att skapa streckkoder. Det finns gott om streckkodsgeneratorer online, och många av dem är gratis.

Här är till exempel en gratis streckkod som jag genererade för en av The Retail Execs bloggar med hjälp av en gratis streckkodsgenerator online. 

Allt du behöver göra är att välja streckkodstyp från listan till vänster, ange relevanta uppgifter (produktkod, pris, URL osv.) och voilà! Du har en nedladdningsbar digital tatuering!

Steg 3: Välj rätt streckkodsläsare och skrivare

Det är dags att utrusta dig med rätt maskinvara.

Streckkodsläsare: Dina digitala ögon

Välj en skanner som uppfyller dina behov och ryms inom din budget. 

Ta hänsyn till programmets användarvänlighet och kompatibilitet med ditt system. För miljöer med tuffa förhållanden – som tillverkning – bör du välja robusta modeller, medan lätta modeller är idealiska för detaljhandeln.

• Handhållna skannrar. För detaljhandelsmiljöer och småföretag är dessa perfekta arbetshästar. De är hållbara, enkla att använda och finns både i trådbundna och trådlösa versioner.

• Mobilappar. Om du behöver en portabel lösning eller har en begränsad budget kan din anspråkslösa mobilenhet fungera som skanner. Allt du behöver göra är att ladda ner en app för streckkodsskanning, så är du redo att köra. 

• Integrerade skannrar. På lager och i verksamheter med stora volymer möjliggör skannrar som är integrerade i kassasystem och industriell utrustning smidig skanning och dataregistrering.

Streckkodsskrivare: Ge dina koder liv

För att ta dina unika streckkoder till den fysiska världen behöver du en skrivare. Rätt streckkodsskrivare beror på dina behov och kan finnas i många olika former och storlekar.

• Småföretag och detaljhandel. Vanligtvis räcker en skrivbordsskrivare. Välj en modell som kan skriva ut etiketter av hög kvalitet på en mängd olika material.
• Lager. Investera i industriskrivare. Utöver att hantera stora mängder etiketter tål de även tuffa förhållanden.
• Specialiserade behov. För utskrift av streckkoder på små artiklar eller böjda ytor kan du överväga mobila skrivare eller skrivare med etikettapplikatorer.

Steg 4: Integrera streckkodsprogramvara med dina befintliga system

Okej. Streckkoderna är klara och skannrarna är laddade. 

Nu är det dags att integrera ditt streckkodssystem med ditt lagerhanteringssystem (IMS) eller lagerstyrningssystem (WMS). 

Det är här allt faller på plats – maskinvaran och programvaran.

Streckkoder skapar en direkt länk mellan den fysiska och digitala världen när du kopplar ihop dem med IMSs eller molnbaserade lagerhanteringssystem.

Så snart en skanning har genomförts skickas en signal som uppdaterar din programvara i realtid. 

I slutändan eliminerar detta behovet av manuell datainmatning, vilket, om vi ska vara ärliga, är ungefär lika roligt som att sitta och titta på gräs som växer.

Integrationen ger insyn i lagersaldot i realtid, vilket eliminerar lagerbrist och gissningar. Datadrivna beslut hjälper dig att effektivisera verksamheten, automatisera repetitiva uppgifter och öka effektiviteten.

Om du letar efter ett stabilt lagerhanteringssystem kan du ta en titt på vår lista över de 10 bästa rekommendationerna:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Bäst för automatisering av hantering i flera kanaler
2. 2. MRPeasy — Bäst för tillverkare
3. 3. SkuVault — Bäst för sina detaljerade rekommendationer om återbeställning
4. 4. KORONA POS — Bäst för lagerhantering på flera platser
5. 5. Helcim — Bäst för lagerhantering + POS för små företag i en och samma lösning
6. 6. Veeqo — Bäst med inbyggt skydd för Amazon-konton
7. 7. Acumatica — Bäst för modernt användargränssnitt
8. 8. Zoho Inventory — Bäst för små företag
9. 9. Sortly — Bäst för enkel användning
10. 10. Cin7 Omni — Bäst för avancerad orderhantering i flera kanaler

Behöver du ett robust lagerhanteringssystem? Vi har en lista för det också!

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Bäst för lagerprognoser i flera försäljningskanaler
2. 2. NetSuite — Bäst för inbyggda marknadsföringsverktyg för e-handel
3. 3. Acumatica — Bäst för att effektivisera och automatisera verksamheten
4. 4. PULPO WMS — Bäst för fullständiga processrevisioner av försörjningskedjan
5. 5. Infoplus — Bäst för automatiserad ruttning
6. 6. Manhattan Active Order Management — Bäst för AI-styrd hantering av försörjningskedjan
7. 7. Blue Link ERP — Bäst för grossister och distributörer
8. 8. Fulfil — Bäst för AI-drivna lagerverksamheter
9. 9. ShipBob — Bäst för automatiserad orderhantering och jämförelser av fraktpriser
10. 10. Hopstack — Bäst för att hantera hela orderleveransens livscykel

Steg 5: Utbilda personalen och testa systemet

Samla trupperna för en intensivkurs i Streckkod 101. Gå igenom allt från grundläggande skanningsteknik till felsökning av vanliga problem. 

Streckkodssystemet för lagerhantering är ett lagarbete. 

Se till att alla vet vilken roll de har. Se till att tydliga, skriftliga rutiner finns för mottagning av nya varor, plockning och packning av beställningar samt genomförande av lagerinventeringar. 

Detta upprätthåller konsekvens och noggrannhet över hela linjen … och förhindrar obekväma samtal som detta:

Det här är viktigt: Se till att du testar systemet noggrant innan det tas i drift. Se det som en generalrepetition inför den stora föreställningen. 

Testa processerna genom att börja med en liten mängd lager och arbeta dig igenom mottagning, plockning, paketering och inventering. 

Var uppmärksam på eventuella fel, problem eller förvirrade blickar från personalen.

Utmaningar och lösningar vid användning av ett streckkodssystem för lagerhantering

Totalt pratade jag med 31 ägare av små och medelstora e-handelsföretag som framgångsrikt har implementerat ett streckkodssystem för lagerhantering. 

Resultaten var entydiga – förbättrad orderhantering, ökad noggrannhet och större kundnöjdhet … men den första installationsprocessen är inte helt utan problem. 

Här är därför några av de bästa tipsen från de främsta experterna:

1. Metal Marker Manufacturing rekommenderar ett pilotprogram för att undvika integrationsproblem

När du introducerar en ny lösning i arbetsflödet får den inte störa det befintliga arbetssättet.

Så oavsett om du har hundratals eller miljontals SKU:er har David Primrose några värdefulla råd:

För företagare som överväger ett streckkodssystem kommer här ett värdefullt tips: börja i liten skala med ett pilotprogram för dina mest populära produkter. 

Det gör att du kan lösa eventuella problem innan systemet implementeras fullt ut. 

Vi började med våra identifieringsetiketter för flygindustrin, vilket hjälpte oss att finslipa processen innan vi utökade den till hela vårt produktsortiment.

2. Yorkshire Fabric Shop ger tips om lagerhantering

Jay Soni, grundare och vd, beskriver uppsättningen av ett streckkodssystem för lagerhantering som ett ”äventyr”.

Varför?

Först var vi tvungna att välja ett system som kunde integreras med vår befintliga e-handelsplattform. 

Det svåraste var att konfigurera det – att ta vårt breda utbud av tyger, indelat efter färg, mönster och material, och katalogisera det i ett digitalt format som kunde skannas och spåras. 

Varje produkt behövde märkas korrekt för att undvika sammanblandningar som kunde leda till fel vid orderhanteringen.

Så hur löste han problemen?

Lägg mycket tanke på planeringsfasen. 

Se till att välja ett system som kan växa med företaget och som är kompatibelt med eventuell befintlig verksamhetsprogramvara. 

Ta dig tid att organisera dina produktkategorier och lagerdata, eftersom det kommer att spara dig mycket huvudvärk på lång sikt genom att minska lageravvikelser och systemfel under driften.

3. JettProof hade problem med motstånd från personalen och att skala upp hårdvaran

Grundaren Michelle Ebbin började ursprungligen med en enkel streckkodsskrivare och skanner ”när ordervolymen nådde 50 per dag”.

När företaget växte uppstod dock motstånd bland personalen, vilket de kunde övervinna genom noggrann personalutbildning. De skalade också upp sin hårdvara och programvara när ”verksamheten växte till 2 000 plagg som producerades dagligen”.

Ebbin delar med sig av tre viktiga råd till andra småföretag:

1. ”Börja tidigt, även om volymen verkar hanterbar – det är enklare än att försöka komma ikapp senare.”
2. ”Involvera teamet i processen och investera tid i utbildning för att säkerställa att systemet tas i bruk.”
3. ”Tänk långsiktigt när du väljer leverantörer för att undvika kostsamma byten när du skalar upp.”

Vad gäller den konkreta effekten …

Sedan vi införde streckkoder har vi expanderat till 14 länder, vunnit flera utmärkelser och hjälpt otaliga familjer som lever med autism och utmaningar inom sensorisk bearbetning. 

Ett effektivt streckkodssystem för lagerhantering har varit avgörande för vår tillväxt och vårt genomslag.

4. SuperBee övervann problem med att läsa etiketter

SuperBee är ett miljöcertifierat e-handelsföretag som säljer bivaxprodukter … och de ställdes inför unika utmaningar. 

Nämligen: hur balanserar man den tuffa logistiken i leveranskedjan med miljövänliga material? 

Antoinette Jackson, kreativ chef och grundare, förklarar:

Den största utmaningen var att anpassa systemet så att det kunde hantera många av de mer miljövänliga förpackningsmaterial som ibland inte lästes särskilt bra av vanliga streckkodsetiketter. 

Vi tvingades prova olika biologiskt nedbrytbara etiketter så att de skulle sitta fast och kunna skannas genom hela leveranskedjan. 

Detta var viktigt för att säkerställa att systemet fungerade utan avbrott samtidigt som vi uppfyllde våra hållbarhetsmål.

För andra miljömedvetna företagare ger Jackson tydliga råd:

Mitt förslag är att verkligen tänka igenom hur systemet kan tillämpas på era produkter och förpackningar. 

Välj inte det mest populära eller billigaste. 

Tänk på systemdelarnas ekologiska fotavtryck (såsom etiketter och skannrar) och hur de överensstämmer med era hållbarhetsmål.

När det gäller den övergripande affärspåverkan har de framgångsrikt implementerat ett streckkodssystem för lagerhantering genom att noggrant tänka igenom sina affärsmål, vilket i slutändan har lett till ”förbättrad ordernoggrannhet på närmare 100 %.”

Streckkodernas framtid

År 2027 får detaljhandeln en omfattande uppgradering genom ”Sunrise 2027”,  under ledning av GS1. 2D-streckkoder kommer att stå i centrum och lovar en radikal förändring av hur vi handlar.

2D-streckkoden kommer att ”ta med dig på en upplevelse som varumärket vill att du ska få.”

Det säger Carrie Wilkie, senior vice vd för standarder och teknik på GS1 US

Föreställ dig att skanna en produkt och omedelbart få allt du behöver, från ingrediensförteckningar till recept och återvinningsinstruktioner.

Verkliga exempel på 2D-pionjärer: Puma och PepsiCo

Vi kanske redan befinner oss i matrisen. Ta en titt på de här exemplen:

• Puma var det första stora varumärket att använda 2D-streckkoder i USA. En snabb skanning visar skons detaljer och Pumas hållbarhetsresa.
• Men PepsiCo går ännu längre när det gäller att skapa kundengagemang. Deras QR-koder på förpackningarna, som kallas GS1 Digital Link 2D-streckkoder, ger en mängd information: från näringsinformation till hållbarhetsinitiativ, lojalitetsbelöningar och personligt anpassat innehåll.

Framtiden, kära läsare, är kodad, personligt anpassad och interaktiv – allt genom en enda skanning.

Grattis på 50-årsjubileet för skanningen!

Oavsett om de besparar dig från tanklöst dataregistrerande eller hindrar dig från att av misstag sälja den sista PlayStation-konsolen till 17 olika kunder, så har de här randiga små hjältarna ryggen fri. 

Inom lagerhantering är streckkoder och skannrar det synliga ansiktet, men programvaran du väljer är hjärnan. WMS och IMS fungerar som ett centralt nervsystem som samlar in, organiserar och analyserar streckkodsdata. För låt oss vara ärliga – utan programvara för lagerhantering med streckkoder är streckkoder i princip glorifierade zebraränder. 

Så skålar vi för 50 år av pip, skanningar och vinster. Skål!

Hamna inte efter i det digitala dammet. Prenumerera på vårt nyhetsbrev för de senaste insikterna om e-handel och expertråd från branschens ledare.