Arbetsflöde för orderhantering: 7 steg för att optimera orderleveransen

Men låt oss vara realistiska – du måste först förstå de olika stegen. Först därefter kan du införa rätt verktyg och strategier för att omvandla ditt arbetsflöde. 

Det är det vi går igenom i det här inlägget.

Vad är ett arbetsflöde för orderhantering?

Ett arbetsflöde för orderhantering beskriver serien av steg från det att ordern läggs tills den levereras. Det är grunden för en effektiv, skalbar och smidig orderhanteringsprocess. 

Genom att smörja maskineriet kan du hålla alla processer synkroniserade, samordna verktyg och team samt säkerställa att ingen viktig detalj – vare sig det gäller lager, betalning eller kunduppgifter– faller mellan stolarna.

Stegen i ett effektiviserat arbetsflöde för orderhantering

Ett välstrukturerat arbetsflöde för orderhantering säkerställer att varje order effektivt går från kassan till leveransen (och vidare).

Så här fungerar det i praktiken för Kendra Kookware, ett fiktivt varumärke som riktar sig till blivande hemmakockar som vill ha verktyg på professionell nivå.

Bonus: Jag har tagit fram några verktygsförslag som du kan använda för att optimera varje steg. Dessa verktyg är de hemliga knepen för att lyckas med processen.

1. Orderregistrering och insamling

Det första steget i arbetsflödet för orderhantering innebär att samla in orderuppgifter från försäljningskanaler som din webbplats. 

Det centraliserar nödvändig information om ordern (t.ex. kvantitet) och kunden (t.ex. önskat leveranssätt) för att sätta saker i rörelse. 

2. Betalningshantering och verifiering

Innan en order går vidare verifierar ett effektivt orderhanteringssystem betalningsuppgifterna och kontrollerar om det förekommer bedräglig aktivitet. 

Detta steg säkerställer att transaktionerna alltid är auktoriserade och krypterade, så att pengarna överförs säkert till ditt handlarkonto. 

Det är en nödvändig åtgärd för både företaget och kunden.

3. Lagerhantering och lagerallokering

Detta steg kontrollerar lagernivåerna för att bekräfta att varorna finns i lager. 

Om en produkt är slut i lager kan du skapa en restorder eller föreslå en ersättningsprodukt för kunden. 

Tillgång till realtidsdata är nödvändig för att undvika sådana besvärliga situationer.

Get Free Access

Sign up and stay in the loop with fresh content, podcasts, how-to guides, tool reviews, and product exclusives.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Orderhantering och frakt

När ordern har bekräftats dirigeras den till rätt lager. Lagerteamet kavlar upp ärmarna för att plocka, packa och skicka rätt varor.

Alla dessa steg kräver strategiska beslut som kan spara dig massor av pengar. 

Plockningen kräver de snabbaste rutterna för att optimera personalens effektivitet; packningen måste använda de mest kostnadseffektiva materialen för att säkra varorna och säkerställa en trygg leverans.  

Fraktprocessen innebär att ordna leveransen av ordern med det mest prisvärda tredjepartsalternativet för stunden, om du inte hanterar den internt. 

5. Orderleverans och statusuppdateringar

Paketet har lämnat lagret, men ordern ligger fortfarande inom ditt ansvarsområde. Att automatisera statusuppdateringar är nödvändigt för att säkerställa realtidsnoggrannhet. 

Att spåra och övervaka dess status och vidarebefordra informationen till dina kunder är en del av en utmärkt kundupplevelse. 

Samtidigt får du möjlighet att upptäcka fel i processen och korrigera dem så snart som möjligt.

Författarens kommentar:

Upptäck bästa praxis och verktyg för sändningsspårning i detta blogginlägg.

6. Processer efter leverans

Det är viktigt att ta hänsyn till returer och byten när du effektiviserar arbetsflödet för orderhantering. 

Kunder som handlar online värdesätter i hög grad varumärken som underlättar en smidig process efter leveransen. 

I detta skede hanterar du returen av artiklarna till lagret, där du kan kontrollera om de är skadade för att godkänna processen.

Varför optimerade orderhanteringsarbetsflöden är viktiga

Du har ett ansvar att leverera beställningar i tid. Att förbättra ditt orderhanteringssystem är det första steget för att uppfylla det ansvaret.

När du standardiserar alla tillhörande processer kan det leda till en kedja av fördelar: 

• Operativ effektivitet. Tillgång till realtidsdata kan hjälpa dig att förebygga problem när det gäller efterfrågeplanering och orderdirigering, vilket gör ditt företag mer agilt. 
• Produktivitet hos arbetsstyrkan. Nittiofyra procent av de tillfrågade medarbetarna uppgav att de utför repetitiva och tidskrävande uppgifter i sin roll. Din personal på orderutföringsavdelningen är inget undantag. När du effektiviserar och automatiserar viktiga processer frigör du deras tid för mer strategiska uppgifter. 
• Smidig samordning. Sammankopplade processer och plattformar kan förbättra samordningen mellan team. 
• Snabbare orderutförande. Genom att ta bort repetitiva uppgifter och kostsamma fel med hjälp av automatisering minskar onödig friktion.  Studier visar att automatisering kan förbättra handläggningstiderna för beställningar med 10 % till 15 %. 
• Kundnöjdhet. Tjugofem procent av kunderna uppges avbryta beställningar om leveransen tar lång tid. Ett snabbare orderutförande är ett sätt att förhindra denna förlust och behålla kundernas förtroende. 

Allt detta innebär att ett robust orderhanteringsarbetsflöde banar väg för smidig drift, minimerar fel, minskar förseningar och ser till att saker och ting går framåt efter behov.

Jag har sett kunder uppnå 30–50 % snabbare orderhantering, en 90 % minskning av orderfel och 20–40 % lägre driftskostnader efter att ha optimerat sina arbetsflöden.

 

En av de största effekterna märks på kundnöjdheten – när beställningar behandlas snabbt och korrekt leder det till bättre omdömen och ökad lojalitet

Karl Threadgold

verkställande direktör på Threadgold ConsultingOpens new window

Låt oss gå djupare in på vad som krävs för att göra dessa fördelar möjliga.

Så automatiserar och optimerar du dina orderhanteringsarbetsflöden

Att automatisera röriga eller ineffektiva processer kan skapa ännu fler problem längre fram.

Så här kan du förbättra ditt orderhanteringsarbetsflöde och använda automatisering för smidigare och snabbare drift.

Steg 1: Granska ditt nuvarande arbetsflöde och identifiera flaskhalsar

Att slumpmässigt släcka bränder i olika skeden av orderhanteringen är aldrig en bra strategi. Det kommer bara att göra dig utmattad.

Välj ett systematiskt tillvägagångssätt, vilket innebär att du granskar hela arbetsflödet för att hitta var problemen ligger.

Du bör följa hur beställningarna rör sig genom varje steg och upptäcka ineffektivitet innan den byggs på. Leta efter saker som:

• Manuella förseningar. Manuell fakturering, lageruppdateringar eller manuella lagerhanteringsprocesser försämrar effektiviteten längre fram i flödet.
• Överflödiga steg. Olika avdelningar matar in samma data i separata Excel-ark för att följa betalningar och orderstatus, vilket leder till poster som inte stämmer överens.
• Återkommande flaskhalsar. Kundbeställningar samlas på hög eftersom en säljare fortsätter att glömma att bekräfta lagertillgängligheten innan beställningen skickas vidare för hantering.
• Bristande insyn. Avsaknad av realtidsaviseringar för beställningar som riskerar att levereras sent tvingar frustrerade team att skynda sig i sista minuten för att hinna ikapp.

Ett vanligt problem är lageravvikelser, där lagernivåerna inte uppdateras i realtid.

 

Detta leder till restorder eller överförsäljning, vilket ingen vill råka ut för!

 

Manuella processer är en annan stor bov, särskilt när beställningar måste kontrolleras eller justeras innan de kan gå vidare.

 

Att automatisera viktiga steg som orderdirigering, lagerallokering och fakturering har hjälpt många företag att minska flaskhalsarna.

Karl Threadgold

verkställande direktör på Threadgold ConsultingOpens new window

Författarens kommentar:

Ta fram en whiteboard eller anteckningsbok, eller öppna ett verktyg som Lucidchart eller Zapier Canvas för att visualisera helheten.

När problemområdena har kartlagts kan du börja planera hur automatiseringen ska införas. 

Ta först itu med de manuella processer som hämmar din effektivitet. Ju snabbare du undanröjer dessa hinder, desto snabbare minskar belastningen på ditt team.

Men om dina arbetsflöden inte är tidskänsliga eller saknar akuta flaskhalsar bör du gå stegvis fram. Automatisera arbetsflödet för orderhantering ett steg i taget. 

Att optimera dessa friktionspunkter kan också bidra till att få med sig intressenter som ser omedelbara och betydande resultat.

Författarens kommentar:

Är du trött på det ständiga fram och tillbaka-arbetet med fel och förseningar i orderhanteringen? Här är en artikel som beskriver hur automatisering av orderhantering fungerar för att effektivisera din process.

Steg 2: Välj rätt system för orderhantering

Du har sållat fram de viktigaste uppgifterna som lämpar sig för automatisering. Nu är det dags att välja det bästa systemet för orderhantering (OMS) för att genomföra den.

Ditt OMS automatiserar hela orderhanteringen i alla kanaler – från inköpsorder till orderspårning och returer. Och som du har sett i avsnittet ovan är det ett praktiskt verktyg för nästan varje steg.

Leta efter en lösning som integreras med din befintliga teknikstack. 

Cin7 Core har till exempel över 200 direkta integrationer med ledande leverantörer av e-handel, redovisning, CRM och tredjepartslogistik.

Börja med en kontroll av systemberedskapen för att säkerställa att dina befintliga system är redo för förändring. Titta på faktorer som kompatibilitet, dimensionering, integrationer och affärsprocesser.

Tim YatesOpens new window VD på DataXstreamOpens new window

Andra nödvändiga funktioner är funktioner för orderuppföljning i realtid och omnikanalsleveranser. 

Redaktörens kommentar:

Leta efter orderhanteringsfunktioner utifrån vad du behöver för att förbättra ditt arbetsflöde.

Med ett OMS minskar risken för mänskliga fel, förseningarna blir färre och arbetsflödet blir snabbare och mer tillförlitligt. Överväg dessa ledande lösningar för att begränsa din sökning efter den bästa lösningen för ditt företag.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Linnworks — Bäst för centraliserad e-handelsadministration
2. 2. Rierino — Bäst för dynamisk produktanpassning
3. 3. NetSuite Commerce — Bäst för affärsinsikter i realtid
4. 4. SellerCloud — Bäst för synkronisering av lager
5. 5. Shopify Plus — Bästa urvalet av försäljningskanaler
6. 6. SAP Commerce Cloud — Bäst för intelligenta försäljningslösningar
7. 7. Carat by Fiserv — Bäst för robusta betalningslösningar
8. 8. Sana Commerce — Bäst för B2B-företag
9. 9. Elastic Path — Bäst för att snabbt skapa handelslösningar
10. 10. Cloud Commerce Pro — Bäst för att samla order från alla försäljningskanaler

Lanseringen av ditt nya OMS måste genomföras noggrant. 

Ett OMS är mycket datadrivet.

 

Om SKU:er inte konfigureras korrekt, dataelementen för kunder inte standardiseras eller om du fokuserar på att registrera ordern och åtgärda den längs vägen, kommer OMS att uppfattas som problemet som påverkar kunden.

 

Du måste se till att dina order och de data som används för att behandla orderna är väldefinierade.

 

Annars kommer du att lägga mycket tid på att gräva i problem som hade kunnat undvikas.

Keith Gorney

chef för försörjningskedjan på PivotreeOpens new window

Här är några tips att tänka på för att säkerställa att ditt OMS stärker effektiviteten i stället för att försämra den:

• Planera konfigurationen. Konfigurera systemet och migrera rena data utan dubbletter för att undvika problem vid implementeringen.
• Utbilda teamet. Ge medarbetarna rollbaserad, praktisk utbildning som hjälper dem att lära sig systemet utan och innan. Utbilda dem i bästa praxis för datainmatning och övervakning.
• Övervaka och justera. Stäm av med teamet om eventuella utmaningar eller problem som de möter före och efter implementeringen.
• Mät framgången. Följ upp leveranshastighet, orderprecision och lagertillgänglighet för att få avkastning på din investering.

Steg 3: Integrera med betalningslösningar, försäljningskanaler och transportörer

Automatiserade arbetsflöden för orderhantering bygger på integration. 

Ditt OMS, dina försäljningskanaler, betalningslösningar och transportörer är inte anslutna som standard. Men tack vare integration kan alla dessa system synkroniseras.

Jag har tidigare beskrivit de olika stegen för att ge dig en överblick över hela arbetsflödet för orderhantering, men här är en mer direkt genomgång av den fullt integrerade processen:

Genom att synkronisera dessa system blir resultatet:

OMS-lösningar som Linnworks har inbyggda integrationer med mängder av plattformar.  Allt du behöver göra är att logga in, auktorisera plattformarna och synkronisera allt.

Det är därför jag i steg 2 rekommenderade att välja ett OMS som passar med din befintliga teknik. 

Men om direkta integrationer inte är möjliga är det inget problem. Du kan alltid investera i verktyg som Zapier eller specialbyggda API:er för att överbrygga gapet.

Steg 4: Automatisera aviseringar i realtid och uppdateringar av spårningsinformation

Enligt en studie genomförd av Parcel Monitor har aviseringar efter köp i genomsnitt en öppningsfrekvens på 62 %. Genom att hålla kunderna informerade med aktuella uppdateringar bygger du förtroende och förbättrar kundupplevelsen.

Självklart vill du inte ägna din tid åt att ladda ner orderuppgifter och ladda upp spårningsinformation varje gång.

För att automatisera kommunikationen i arbetsflödet för orderhantering kan du utnyttja det inbyggda aviseringsverktyget i din e-handelsplattform eller ditt CRM.

Synkronisera det med ditt OMS för att automatiskt skicka orderuppgifter och fraktuppdateringar till kunderna. Med verktyg som Linnworks kan du konfigurera orderrelaterade aviseringar.

Steg 5: Använd verktyg och metoder för att förbättra orderprecisionen

Automatisering garanterar inte 100 % orderprecision. 

Förbättra dina förutsättningar genom att investera i tekniska verktyg som streckkodsskanning, SKU-spårning och automatiserad orderhantering.

• Streckkodsskanning. Lagerpersonalen kan använda skannern vid plockning, packning och leverans av varor. Varje skanning uppdaterar automatiskt OMS och andra system.
• SKU-spårning. Lagerhållningsenheter (SKUs) hjälper till att spåra produkter ner till minsta detalj. Varje variant får en unik SKU, vilket gör det enklare att lokalisera lager, övervaka försäljningen och förhindra sammanblandningar.  Streckkodsläsare eller RFID-taggar fångar SKU-data och synkroniserar den med ett IMS eller OMS för lageruppdateringar i realtid.
• Automatiserad orderhantering. Denna metod använder robotar och smart programvara för att optimera plock- och packprocessen. Exempel: Nespresso automatiserade sin orderhantering med robotiserade plockare och uppnådde 99,9 % ordernoggrannhet och 200 % högre produktivitet.

God praxis, som att standardisera mallar för orderformulär och packsedlar, kan bidra till att minimera misstag. Med enhetliga layouter är det mindre sannolikt att du missar eller misstolkar orderdetaljer.

Slutligen bör du införa flera kontrollpunkter för kvalitetskontroll. 

• Kommer en order in? Kontroll.
• Plockning? Kontroll. 
• Packning? Kontroll. 
• Leverans? Kontroll.

Automatisering hanterar merparten av arbetet, men mänsklig övervakning är ett nödvändigt säkerhetsnät.

Steg 6: Inför programvara för arbetsflödeshantering

OMS fokuserar på orderhanteringsprocessen – ordermottagning, spårning och leverans. Det samordnar inte nödvändigtvis arbetsflöden mellan olika team.

Det är här automatiseringen kan bli något kaotisk för verksamheter i stor skala.

Försäljningen skyller förseningar på orderhanteringen. Orderhanteringen skyller lagerproblemen på lageravdelningen. Kundtjänsten hamnar mitt emellan. 

Programvara för arbetsflödeshantering (WMS) kopplar samman avdelningar för att undvika röran. Den centraliserar viktiga uppgifter som:

• Orderregistrering: Tilldelar och dirigerar automatiskt order till rätt team utan manuella överlämningar
• Betalningshantering: Dubbelkontrollerar att betalningarna har verifierats innan ordern hanteras
• Skapande av fraktetiketter: Skapar etiketter och synkroniserar med transportörer för spårning i realtid, hantering av undantag och smidig samordning mellan avdelningar

Ett WMS bör fungera som ditt OMS. Det bör passa in i dina befintliga system och samtidigt minska växtvärken när verksamheten skalas upp.

Steg 7: Åta dig att kontinuerligt optimera arbetsflödet

Gå igenom din arbetsflödeskarta från steg 1 minst en gång per kvartal (eller tidigare om flaskhalsar fortsätter att dyka upp). Gör optimering till en långsiktig vana genom att genomföra:

• Kvartalsvisa arbetsflödesgranskningar. Leta efter föråldrade steg, överflödiga processer eller nya flaskhalsar som orsakas av systemförändringar eller externa faktorer. Dokumentera nödvändiga ändringar.
• Övervakning av nyckeltal. Jämför orderbehandlingstider, leveransprecision och felfrekvenser före och efter optimeringarna. Använd rapporteringsverktygen i ditt OMS eller WMS för att ta fram aktuella insikter.
• Justeringar inför högsäsongen. Belastningstesta systemet före stora försäljningsperioder för att säkerställa att det klarar ökningen. Utbilda personalen i beredskapsplaner i händelse av problem.
• Kontinuerlig återkopplingsloop. Ditt team och dina kunder kan upptäcka ineffektiviteter som du kanske missar efter automatiseringen – lyssna på dem.

Upprepa sedan processen. Att automatisera arbetsflöden för orderhantering är en cykel av kontinuerliga förbättringar som framtidssäkrar din leveransstrategi.

Utmaningar i arbetsflöden för orderhantering (& hur du övervinner dem)

Orderhanteringen blir mer komplicerad när du lägger till försäljningskanaler, lanserar nya produkter och i princip gör allt som utökar verksamheten. 

För att hantera växtvärken på ett bra sätt bör du vara beredd på följande utmaningar:

Hantering av komplexa omnikanalsordrar

Forbes uppgav att företag med omnikanalstrategier behåller 89 % av sina kunder, så det är ett bra steg att koppla samman alla dina försäljningskanaler.

Men det kan försämra din befintliga orderhanteringsprocess om du inte väljer rätt verktyg.

En av de största utmaningarna vi ser att varumärken möter är att hantera lager över flera försäljningskanaler och samtidigt säkerställa att leveranserna uppfyller marknadsplatsernas SLA:er.

 

Försenade leveranser, översäljning och manuella arbetsflöden kan snabbt bli hinder för tillväxten.

Courtney Samok

regional marknadschef på ChannelEngineOpens new window

Ditt val av OMS påverkar din anpassningsförmåga. Om det integreras väl med din e-handelsteknik kan det underlätta ett smidigt dataflöde och förbättra dina processer på lång sikt.

Samok utvecklar: 

Lösningen ligger i att centralisera marknadsplatshanteringen, automatisera lageruppdateringar och förbättra samordningen på lagret. Många varumärken finjusterar fortfarande sitt tillvägagångssätt för leveranser genom att förbättra det datadrivna beslutsfattandet.

Hantering av ordertoppar under högsäsong

Det är roligt att se vissa ordertoppar. Men du vill inte se ditt team kämpa med att fylla på lagernivåerna under högsäsongen. 

Det får ditt orderhanteringssystem ur balans. 

För att möta den ökade efterfrågan behöver du ett verktyg för lagerprognoser som följer upp dina resultat och förstår marknadstrender och kundbeteenden. 

När den hektiska perioden infaller ser dessa funktioner till att du alltid har tillräckligt. 

Författarens kommentar:

Jag har skrivit en fullständig guide om lagerprognoser här. Den innehåller många tips och knep för att säkerställa att du inte drabbas av överlager eller lagerbrist under de mest kritiska perioderna.

Hantering av störningar i leveranskedjan

Störningar i leveranskedjan bör ha ett helt eget kapitel i din handbok för orderhantering. 

Att ha beredskapsplaner för frakt- och logistikförseningar kan förhindra problem i orderhanteringen.

Risken med att förlita sig på endast en leverantör är hög för ditt företag. 

När du samarbetar med olika transportörer och använder programvara för att avgöra vilken uppfyllelsepartner som är bäst för varje order, kan du förhandla fram bättre priser och villkor, vilket leder till kostnadsbesparingar (detta är en viktig fördel med programvara för paketgranskning).

Avslutande tankar

Genom att förstå hur ditt arbetsflöde för orderhantering ser ut – och optimera varje steg – säkerställer du smidigare verksamhet, färre förseningar och en bättre kundupplevelse. 

Ett effektiviserat system för orderhantering kan förhindra lagerbrist, minska fel i orderuppfyllelsen och stödja företagets övergripande tillväxt. 

Med verktygsförslaget och de bästa metoderna ovan kan du förbättra orderprecisionen, snabba upp leveranserna och hålla kunderna nöjda.

Uppgradera ditt arbetsflöde för orderhantering idag.

Här är andra användbara resurser på ämnet:

• 25 bästa programvarorna för orderuppfyllelse för e-handel 2025  
• En guide till den globala processen för orderuppfyllelse 
• En komplett guide till lageruppföljning: metoder, bästa metoder och de främsta verktygen 
• Mikro-orderuppfyllelse: Den kompletta guiden till att optimera din e-handelsverksamhet för leverans samma dag 

E-handelns värld rör sig snabbt – och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev med de senaste insikterna för e-handelschefer från ledande experter inom e-handel.

Vanliga frågor om arbetsflödet för orderhantering

Automatisering av arbetsflödet för orderhantering omfattar mycket. Om du behöver mer klarhet kan du läsa det här avsnittet med vanliga frågor för fler insikter.

Behöver jag automatisera mitt arbetsflöde om jag bara säljer på en plattform?

Inte alltid! Du kanske inte behöver automatisering för ett fåtal beställningar på en plattform.

Men om orderuppfyllelsen börjar ta upp hela dagen – särskilt om du inte har någon att delegera till – kan automatisering minska belastningen.

Vänta inte tills försenade beställningar, höga returgrader och återkommande lagerförväxlingar uppstår innan du börjar automatisera.

Hur kan jag hantera returer effektivt som en del av mitt arbetsflöde?

Det första steget är att sätta tydliga returpolicyer. Förklara för kunderna vad som berättigar till en retur och hur de genomför den.

Använd sedan ditt OMS eller din e-handelsplattform för att konfigurera en självbetjäningsportal för returer. Synkronisera den med ditt lagersystem för att uppdatera lagernivåerna i realtid.

Hur hanterar jag ordertoppar utan att överbelasta mitt arbetsflöde?

Planera smart med IMS eller OMS för att förutse orderökningar och förbereda dig i förväg. De hjälper dig att bygga upp lagret tidigt utan att samla på dig för mycket lager.

Du kan också förhandla med leverantörer om kortare ledtider eller akuta lagerpåfyllningar under högsäsong.

Om orderhanteringen blir överväldigande kan du överväga att anställa tillfällig personal eller lägga ut orderuppfyllelsen på entreprenad.

Vilka mätvärden bör jag följa för att mäta framgången för mitt arbetsflöde för orderhantering?

Följ dessa KPI:er för orderhantering för att bedöma effektiviteten: orderprecision, leverans i tid, ordercykeltid och orderfyllnadsgrad. Det är också värt att följa kundnöjdhetsresultat.

Dessa mätvärden visar hur väl ett företag behandlar och uppfyller beställningar. För kvalitativa insikter kan du använda omdömen och enkäter för att följa kundnöjdheten.