Arbetsflöde för orderhantering: 7 steg för att optimera orderleveransen

E-handelsadministration innefattar många delar som behöver finjusteras.

En av de mest givande (och betydelsefulla) delarna att optimera är ditt arbetsflöde för orderhantering.

För när alla relevanta processer är synkroniserade faller resten på plats. Resultatet blir färre kostsamma misstag, fler leveranser i rätt tid och tacksamma kunder.

Men låt oss vara realistiska – du måste först förstå de olika stegen. Först då kan du införa rätt verktyg och strategier för att förändra ditt arbetsflöde. 

Det är det vi går igenom i det här inlägget.

Vad är ett arbetsflöde för orderhantering?

Ett arbetsflöde för orderhantering beskriver en serie steg som ingår från det att ordern läggs tills den levereras. Det är grunden för en effektiv, skalbar och smidig orderuppfyllelseprocess. 

Genom att smörja kugghjulen kan du hålla alla processer synkroniserade, samordna verktyg och team samt säkerställa att ingen viktig detalj – vare sig det gäller lager, betalning eller kundinformation– faller mellan stolarna.

Stegen i ett effektiviserat arbetsflöde för orderhantering

Ett välstrukturerat arbetsflöde för orderhantering säkerställer att varje order effektivt rör sig från kassan till leveransen (och därefter).

Så här fungerar det i praktiken för Kendra Kookware, ett fiktivt varumärke som riktar sig till blivande hemmakockar som vill ha verktyg på proffsnivå.

Bonus: Jag har tagit fram några verktygsförslag som du kan använda för att optimera varje steg. Dessa verktyg är de hemliga knepen för att få processen att fungera perfekt.

1. Registrering och insamling av order

Det första steget i arbetsflödet för orderhantering innebär att samla in orderuppgifter från försäljningskanaler som din webbplats. 

Det centraliserar nödvändig information om ordern (t.ex. antal) och kunden (t.ex. leveranspreferens) för att sätta saker i rörelse. 

🛠️ Verktyg vi absolut rekommenderar: 

Ett orderhanteringssystem (OMS) automatiserar detta steg genom att omedelbart registrera orderdata och synkronisera den mellan plattformar, inklusive ditt ERP- och CRM-system. Det arbetar också i bakgrunden för att övervaka hela orderlivscykeln. 

Du kan också använda verktyg för orderregistrering till denna viktiga uppgift. Och se där, vi har en lista över den bästa programvaran för orderregistrering som hjälper dig dit du behöver komma:

1. 1. Booqable — Bäst för uthyrningsföretag
2. 2. Brightpearl — Bäst för detaljhandelsföretag
3. 3. TallyPrime — Bäst för ekonomisk förvaltning
4. 4. Orderwerks — Bäst för B2B-orderhantering
5. 5. Unicommerce — Bäst för e-handelslösningar
6. 6. InSitu Sales — Bäst med rutt- och leveransoptimering
7. 7. ERPAG — Bäst för små och medelstora företag
8. 8. TrueCommerce — Bäst för elektroniskt datautbyte
9. 9. QuickBooks Commerce — Bäst för redovisningsintegration
10. 10. Packagex — Bäst för paketspårning

2. Betalningshantering och verifiering

Innan en order går vidare verifierar ett effektivt orderhanteringssystem betalningsuppgifterna och kontrollerar om det förekommer bedräglig aktivitet. 

Det här steget säkerställer att transaktionerna alltid är auktoriserade och krypterade, så att pengarna överförs säkert till ditt handlarkonto. 

Det är en nödvändig åtgärd för både företaget och kunden.

3. Lagerhantering och lagerfördelning

Det här steget kontrollerar lagernivåerna för att bekräfta att varorna finns i lager. 

Om en produkt är slut i lager kan du skapa en restorder eller föreslå en ersättningsprodukt till kunden. 

Tillgång till realtidsdata är nödvändig för att undvika sådana besvärliga situationer.

4. Orderhantering och leverans

När ordern har bekräftats dirigeras den till rätt lager. Lagerteamet kavlar upp ärmarna för att plocka, packa och skicka rätt varor.

Alla dessa steg kräver strategiska beslut som kan spara dig stora summor pengar. 

Plockningen kräver de snabbaste rutterna för att optimera personalens effektivitet; vid packningen måste de mest kostnadseffektiva materialen användas för att skydda varorna och säkerställa en trygg leverans.  

Leveransprocessen innebär att ordna leveransen med det för tillfället mest prisvärda externa alternativet, om du inte hanterar den internt. 

5. Orderleverans och statusuppdateringar

Paketet har lämnat lagret, men ordern ligger fortfarande inom ditt ansvarsområde. Automatisering av statusuppdateringar är nödvändig för att säkerställa realtidskorrekthet. 

Att spåra och övervaka dess status och vidarebefordra informationen till dina kunder är en del av en utmärkt kundupplevelse. 

Samtidigt får du möjlighet att upptäcka fel i processen och korrigera kursen så snart som möjligt.

Författarens kommentar: 

Upptäck de bästa metoderna och verktygen för spårning av försändelser i det här blogginlägget.

6. Processer efter leverans

Det är viktigt att ta hänsyn till returer och byten när du effektiviserar arbetsflödet för orderhantering. 

Kunder som handlar online värdesätter varumärken som underlättar en smidig process efter leveransen. 

I detta skede hanterar du returen av varorna till ditt lager, där du kan kontrollera om de är skadade för att godkänna processen.

Varför optimerade orderhanteringsflöden är viktiga

Du har ett ansvar att leverera beställningar i tid. Att förbättra ditt orderhanteringssystem är det första steget för att uppfylla det ansvaret.

När du standardiserar alla relaterade processer kan det leda till en kedja av fördelar: 

• Operativ effektivitet. Tillgång till realtidsdata kan hjälpa dig att förebygga problem när det gäller efterfrågeplanering och orderdirigering, vilket gör ditt företag mer flexibelt. 
• Personalens produktivitet. Nittiofyra procent av de tillfrågade medarbetarna uppgav att de utför repetitiva och tidskrävande uppgifter i sin roll. Din personal som arbetar med orderleveranser är inte annorlunda. När du effektiviserar och automatiserar viktiga processer frigör du deras tid för mer strategiska uppgifter. 
• Smidig samordning. Sammankopplade processer och plattformar kan förbättra samordningen mellan team. 
• Snabbare orderleveranser. Genom att ta bort repetitiva uppgifter och kostsamma fel med hjälp av automatisering minskar du onödig friktion.  Studier visar att automatisering kan förbättra handläggningstiderna för beställningar med 10 % till 15 %. 
• Kundnöjdhet. Tjugofem procent av kunderna uppges avbryta beställningar om leveransen tar lång tid. Att snabba upp orderleveranserna är ett sätt att förhindra denna förlust och behålla kundernas förtroende. 

Allt detta innebär att: Ett välfungerande orderhanteringsflöde banar väg för smidig drift, minimerar fel, minskar förseningar och får saker att gå framåt efter behov.

Låt oss gå djupare in på vad som krävs för att göra dessa fördelar möjliga.

Så automatiserar och optimerar du dina orderhanteringsflöden

Att automatisera röriga eller ineffektiva processer kan skapa ännu mer huvudvärk längre fram.

Så här kan du förbättra ditt orderhanteringsflöde och använda automatisering för smidigare och snabbare drift.

Steg 1: Granska ditt nuvarande arbetsflöde och identifiera flaskhalsar

Att slumpmässigt släcka bränder i olika orderhanteringsstadier är aldrig en bra strategi. Det kommer bara att utmatta dig.

Välj i stället ett systematiskt tillvägagångssätt, vilket innebär att du granskar hela arbetsflödet för att hitta var problemen ligger.

Du bör följa hur beställningar rör sig genom varje steg och upptäcka ineffektivitet innan problemen hopar sig. Leta efter sådant som:

• Manuella förseningar. Manuell fakturering, lageruppdateringar eller processer för lagerhantering drar ned effektiviteten längre fram i flödet.
• Överflödiga steg. Olika avdelningar matar in samma data i separata Excel-ark för att följa betalningar och orderstatus, vilket leder till poster som inte stämmer överens.
• Återkommande flaskhalsar. Kundbeställningar hopar sig eftersom en säljare hela tiden glömmer att bekräfta lagertillgängligheten innan beställningen skickas vidare för hantering.
• Bristande insyn. Avsaknad av realtidsaviseringar för beställningar som riskerar försenad leverans tvingar frustrerade team att i sista minuten kämpa för att komma ikapp.

Redaktörens kommentar:

Ta fram en whiteboard eller anteckningsbok, eller öppna ett verktyg som Lucidchart eller Zapier Canvas för att visualisera helheten.

När problemområdena har kartlagts kan du börja planera hur automatiseringen ska införas. 

Ta först itu med de manuella processer som hämmar din effektivitet. Ju snabbare du undanröjer dessa hinder, desto tidigare minskar du belastningen på ditt team.

Men om dina arbetsflöden inte är tidskänsliga eller inte har akuta flaskhalsar kan du gå stegvis fram. Automatisera ditt orderhanteringsarbetsflöde ett steg i taget. 

Att optimera dessa friktionspunkter kan också bidra till att få stöd från intressenter som kommer att se omedelbara och betydande resultat.

Redaktörens kommentar:

Är du trött på det ständiga fram och tillbaka som uppstår vid fel och förseningar i orderhanteringen? Här är en artikel som beskriver hur automatisering av orderhantering fungerar för att effektivisera din process.

Steg 2: Välj rätt orderhanteringssystem

Du har sållat fram de viktigaste uppgifterna som lämpar sig för automatisering. Nu är det dags att välja det bästa orderhanteringssystemet (OMS) för att utföra dem.

Ditt OMS automatiserar hela orderhanteringen i alla kanaler – från inköpsorder till orderspårning och returer. Och som du har sett i avsnittet ovan är det ett praktiskt verktyg för nästan varje steg.

Leta efter ett som integreras med din befintliga teknikstack. 

Cin7 Core har till exempel över 200 direkta integrationer med ledande leverantörer inom e-handel, redovisning, CRM och tredjepartslogistik.

Andra nödvändiga funktioner är möjligheter till orderspårning i realtid och kanalöverskridande orderhantering. 

Författarens anmärkning:

Leta efter funktioner för orderhantering utifrån vad du behöver för att förbättra ditt arbetsflöde.

Med ett OMS minskar risken för mänskliga fel, förseningarna blir färre och arbetsflödet snabbare och mer tillförlitligt. Överväg dessa ledande lösningar för att begränsa sökandet efter det som passar bäst för ditt företag.

Lanseringen av ditt nya OMS måste genomföras noggrant. 

Här är några tips att tänka på för att säkerställa att ditt OMS stärker effektiviteten i stället för att försämra den:

• Planera installationen. Konfigurera systemet och migrera rena, dubblettfria data för att undvika problem under implementeringen.
• Utbilda ditt team. Ge medarbetarna rollbaserad, praktisk utbildning så att de lär sig systemet utan och innan. Utbilda dem i bästa praxis för datainmatning och övervakning.
• Övervaka och justera. Stäm av med ditt team om eventuella utmaningar eller problem som de möter före och efter implementeringen.
• Mät framgången. Följ upp leveranshastighet, ordernoggrannhet och lagertillgänglighet för att få avkastning på din investering.

Steg 3: Integrera med betalningsgateways, försäljningskanaler och fraktföretag

Automatiserade arbetsflöden för orderhantering är beroende av integration. 

Ditt OMS, dina försäljningskanaler, betalningsgateways och fraktföretag ansluter inte automatiskt. Men tack vare integration kan alla dessa system synkroniseras.

Jag har tidigare beskrivit de olika stegen för att ge dig en överblick över hela arbetsflödet för orderhantering, men här är en mer direkt genomgång av den fullt integrerade processen:

Att synkronisera dessa system leder till följande:

OMS-lösningar som Linnworks har inbyggda integrationer med mängder av plattformar.  Allt du behöver göra är att logga in, godkänna plattformarna och synkronisera allt.

Därför rekommenderade jag redan i steg 2 att du väljer ett OMS som passar med din befintliga teknik. 

Men om direkta integrationer inte är möjliga är det inget problem. Du kan alltid investera i verktyg som Zapier eller specialbyggda API:er för att överbrygga gapet.

Steg 4: Automatisera aviseringar i realtid och spårningsuppdateringar

Enligt en studie som genomförts av Parcel Monitor har aviseringar efter köp en öppningsfrekvens på 62 %. Genom att hålla kunderna informerade med aktuella uppdateringar bygger du förtroende och förbättrar kundupplevelsen.

Du vill förstås inte ägna tiden åt att ladda ner orderuppgifter och ladda upp spårningsinformation varje gång.

För att automatisera kommunikationen i ditt arbetsflöde för orderhantering kan du använda det inbyggda aviseringsverktyget i din e-handelsplattform eller ditt CRM.

Synkronisera det med ditt OMS för att skicka automatiska orderuppgifter och fraktuppdateringar till kunderna. Med verktyg som Linnworks kan du konfigurera orderrelaterade aviseringar.

Steg 5: Använd verktyg och metoder för att förbättra ordernoggrannheten

Automatisering garanterar inte 100 % ordernoggrannhet. 

Öka dina chanser att lyckas genom att investera i tekniska verktyg som streckkodsskanning, SKU-spårning och automatiserad orderhantering.

• Streckkodsskanning. Lagerpersonalen kan använda skannern vid plockning, packning och leverans av varor. Varje skanning uppdaterar automatiskt OMS och andra system.
• SKU-spårning. Lagerhållningsenheter (SKU:er) hjälper till att spåra produkter ner till minsta detalj. Varje variant får en unik SKU, vilket gör det enklare att hitta lager, övervaka försäljningen och förhindra sammanblandningar.  Streckkodsskannrar eller RFID-taggar fångar SKU-data och synkroniserar den med ett IMS eller OMS för lageruppdateringar i realtid.
• Automatiserad orderhantering. Denna metod använder robotar och smart programvara för att optimera plocknings- och packningsprocessen. Exempel: Nespresso automatiserade sin orderhantering med robotiserade plockare och uppnådde 99,9 % orderprecision och 200 % högre produktivitet.

Goda metoder, som att standardisera mallar för orderformulär och packsedlar, kan bidra till att minimera misstag. Med enhetliga layouter är det mindre sannolikt att du missar eller feltolkar orderuppgifter.

Slutligen bör du införa flera kontrollpunkter för kvalitetskontroll. 

• Kommer ordern in? Kontroll.
• Plockning? Kontroll. 
• Packning? Kontroll. 
• Leverans? Kontroll.

Automatisering hanterar merparten av arbetet, men mänsklig övervakning är ett nödvändigt säkerhetsnät.

Steg 6: Inför programvara för arbetsflödeshantering

OMS fokuserar på orderhanteringsprocessen – mottagning, spårning och leverans av order. Det samordnar inte nödvändigtvis arbetsflöden mellan olika team.

Det är här automatiseringen kan bli något kaotisk för storskalig verksamhet.

Försäljningen skyller förseningar på orderhanteringen. Orderhanteringen skyller lagerproblemen på lageravdelningen. Kundtjänsten hamnar mitt emellan. 

Programvara för arbetsflödeshantering (WMS) kopplar samman avdelningarna för att undvika röran. Den centraliserar viktiga uppgifter som:

• Orderregistrering: Tilldelar och dirigerar automatiskt order till rätt team utan manuella överlämningar
• Betalningshantering: Dubbelkontrollerar att betalningarna är verifierade innan ordern expedieras
• Skapande av fraktsedlar: Skapar etiketter och synkroniserar med transportörer för spårning i realtid, hantering av undantag och smidig samordning mellan avdelningar

Ett WMS bör fungera som ditt OMS. Det bör passa ihop med dina befintliga system och samtidigt minska växtvärken när verksamheten skalas upp.

Steg 7: Åta sig löpande optimering av arbetsflödet

Gå igenom din arbetsflödeskarta från steg 1 minst en gång per kvartal (eller tidigare om flaskhalsar fortsätter att dyka upp). Gör optimering till en långsiktig vana genom att genomföra:

• Kvartalsvisa granskningar av arbetsflödet. Leta efter föråldrade steg, överflödiga processer eller nya flaskhalsar som orsakats av systemförändringar eller externa faktorer. Dokumentera nödvändiga ändringar.
• Övervakning av nyckeltal. Jämför orderbehandlingstider, leveransprecision och felfrekvenser före och efter optimeringar. Använd rapporteringsverktyg i ditt OMS eller WMS för att generera aktuella insikter.
• Justeringar inför högsäsong. Inför större försäljningsperioder bör du stresstesta systemet för att säkerställa att det klarar ökningen. Utbilda personalen i beredskapsplaner om problem skulle uppstå.
• Kontinuerlig återkopplingsslinga. Ditt team och dina kunder kan upptäcka ineffektivitet som du kanske missar efter automatiseringen – lyssna på dem.

Upprepa sedan processen. Att automatisera arbetsflöden för orderhantering är en cykel av kontinuerliga förbättringar som framtidssäkrar din leveransstrategi.

Utmaningar i arbetsflöden för orderhantering (& hur du övervinner dem)

Orderhantering blir mer komplicerad när du lägger till försäljningskanaler, lanserar nya produkter och i princip gör allt som expanderar verksamheten. 

För att hantera växtvärk på ett bra sätt bör du vara beredd på följande utmaningar:

Hantera komplexa omnikanalordrar

Forbes uppgav att företag med omnikanalstrategier behåller 89 % av sina kunder, så att koppla samman alla dina försäljningskanaler är ett bra steg.

Men det kan försämra din befintliga orderhanteringsprocess om du inte väljer rätt verktyg.

Ditt val av OMS påverkar din anpassningsförmåga. Om det integreras väl med din e-handelsteknik kan det underlätta ett smidigt dataflöde och förbättra dina processer på lång sikt.

Samok utvecklar: 

Lösningen ligger i att centralisera hanteringen av marknadsplatser, automatisera lageruppdateringar och förbättra samordningen på lagret. Många varumärken finslipar fortfarande sin leveransstrategi genom att förbättra datadrivet beslutsfattande.

Hantera orderökningar under högsäsong

Du vill gärna se vissa orderökningar. Men du vill inte se ditt team kämpa med att fylla på lagernivåerna under högsäsong. 

Det får ditt orderhanteringssystem ur synk. 

För att möta den ökade efterfrågan behöver du ett verktyg för lagerprognoser som följer upp dina resultat och förstår marknadstrender och kundbeteenden. 

När den intensiva perioden infaller ser dessa funktioner till att du alltid har tillräckligt. 

Hantera störningar i leveranskedjan

Störningar i leveranskedjan bör ha ett eget helt kapitel i din handbok för orderhantering. 

Att ha beredskapsplaner för frakt- och logistikförseningar kan förebygga problem i orderhanteringen.

Risken med att förlita sig på endast en leverantör är hög för ditt företag. 

När du samarbetar med olika transportörer och använder programvara för att avgöra vilken orderutförandepartner som är bäst för varje order kan du förhandla fram bättre priser och villkor, vilket leder till kostnadsbesparingar (detta är en viktig fördel med programvara för paketgranskning).

Avslutande tankar

Genom att förstå hur ditt arbetsflöde för orderhantering ser ut – och optimera varje steg – säkerställer du smidigare verksamhet, färre förseningar och en bättre kundupplevelse. 

Ett effektiviserat orderhanteringssystem kan förebygga lagerbrist, minska fel i orderutförandet och stödja företagets övergripande tillväxt. 

Med verktygsförslaget och bästa praxis ovan kan du förbättra ordernoggrannheten, påskynda leveranserna och hålla kunderna nöjda.

Uppgradera ditt arbetsflöde för orderhantering redan idag.

Här är andra användbara resurser om ämnet:

• De 25 bästa programvarorna för orderutförande för e-handel 2025  
• En guide till den globala processen för orderutförande 
• En komplett guide till lageruppföljning: metoder, bästa praxis och de främsta verktygen 
• Mikroorderutförande: Den kompletta guiden för att optimera din e-handelsverksamhet för leverans samma dag 

E-handelns värld förändras snabbt – och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev med de senaste insikterna för e-handelsansvariga från ledande experter inom e-handel.