Inventário Gerido pelo Fornecedor: do Conceito à Implementação

Consegue imaginar entregar as chaves do seu reino de gestão de inventário?

Para algumas empresas, isso pode parecer um sonho. Imagine: menos relatórios para analisar e outra pessoa preocupada com o momento de fazer novas encomendas. 

Para outras, a ideia provoca arrepios. 

E se algo correr mal? 

Quem está realmente no controlo?

O inventário gerido pelo fornecedor (VMI) levanta muitas questões, e com toda a razão. Está a reestruturar a sua cadeia de abastecimento e a contar com outra pessoa para assumir o controlo.

Vamos esclarecer esta estratégia de cadeia de abastecimento baseada na confiança, para que não deixe que as dúvidas e o medo o impeçam de escolher aquilo que poderá ser a solução certa.

O que é o inventário gerido pelo fornecedor (VMI)? 

O inventário gerido pelo fornecedor (VMI) é um processo colaborativo de gestão de inventário em que permite que os seus fornecedores tratem de tudo nos bastidores. 

Com esta configuração, o papel deles vai além da entrega de mercadorias. 

Também gerem o fluxo de inventário em seu nome, tratando de tudo, desde as decisões diárias sobre o stock até ao planeamento estratégico da procura.

As responsabilidades incluem funções como:

• Monitorização dos níveis de stock
• Previsão da procura futura
• Planeamento dos ciclos de reposição
• Criação de ordens de compra
• Gestão dos limiares de stock de segurança
• Acompanhamento da rotação do inventário
• Otimização dos calendários de entrega
• Adaptação às tendências sazonais

O inventário gerido pelo fornecedor funciona nos dois sentidos. 

Os fornecedores obtêm um melhor controlo dos seus fluxos de trabalho e mantêm-se à frente da procura. E você, enquanto retalhista, pode ficar descansado enquanto beneficia de uma maior precisão do inventário e de uma cadeia de abastecimento mais ágil.

Retalhistas conhecidos como Walmart, Amazon e Bosch confiam no VMI para automatizar as suas encomendas, especialmente porque gerem inúmeros SKUs e possuem uma vasta rede de vendedores.

O processo de VMI: como funciona (em comparação com outros modelos)

Na gestão de inventário tradicional, faz as encomendas por si próprio e acompanha manualmente os níveis e a movimentação do seu stock.

Mas quando permite que os seus fornecedores assumam o controlo, terá de estabelecer alguns elementos indispensáveis para que tudo corra da forma mais tranquila possível. São eles:

• Acesso partilhado aos dados. Os fornecedores precisam de acesso em tempo real aos seus dados de vendas e stock para tomarem decisões informadas.
• Acordos de reposição. Em conjunto, irão definir parâmetros relativos aos níveis mínimos de stock, aos pontos de encomenda e à frequência de entrega.
• Métricas de desempenho alinhadas. Ambos têm de concordar com KPIs como a rotação do inventário, as ruturas de stock e os níveis de serviço, entre outros.

Não precisa de tanta estrutura e alinhamento quando gere o inventário internamente, pois não? 

Mas, caso ainda esteja a tentar perceber e queira compreender melhor como funciona o VMI, vamos analisar outros modelos e perceber em que diferem:

• CMI (inventário gerido em conjunto): O seu fornecedor obtém acesso ao seu sistema, adquirindo visibilidade total dos dados do seu inventário. Fará uma recomendação com base nas suas observações e análise, mas continua a ser você a tomar as decisões.
• Inventário em consignação: Os produtos continuam a pertencer ao seu consignador (fornecedor) até que você (o consignatário) os venda. Parece uma situação vantajosa, mas a manutenção do inventário continua a estar a seu cargo.
• Inventário no momento certo (JIT): Recebe os seus produtos apenas quando são necessários. O objetivo do JIT é manter os seus níveis de stock tão reduzidos quanto possível. Consulte este guia completo sobre a gestão de inventário JIT se considerar que esta é uma estratégia de gestão de inventário mais adequada para si. 
• Envio direto: Vende os produtos, mas nunca lhes toca. É uma solução que exige menos intervenção do que o VMI, porque as encomendas são enviadas diretamente do seu fornecedor para o seu cliente.
• Transbordo direto: As mercadorias são recebidas, separadas e enviadas imediatamente, eliminando a necessidade de armazenamento. Trabalha com os seus fornecedores e transportadores parceiros para acompanhar o ritmo, mas não recebe uma gestão estratégica do inventário — tudo fica a seu cargo. 

Eis uma tabela de comparação rápida para tornar tudo um pouco mais claro:

Todas estas estratégias de gestão de inventário têm vantagens. Terá de decidir qual se adapta melhor à sua empresa. 

E, uma vez que estamos a concentrar-nos no VMI, vou destacar aquilo que poderá ganhar ao optar por confiar o controlo do inventário aos seus fornecedores (e aquilo que eles também ganharão com o processo). 

Principais vantagens do VMI para os retalhistas (e os seus fornecedores) 

O VMI é mais do que simplesmente ficar de braços cruzados e deixar que outra pessoa otimize o seu inventário. 

E, embora retire o stress do inventário dos seus ombros, os seus fornecedores não estão a trabalhar por caridade. Também recebem algo em troca.

Eis por que motivo alguns retalhistas e fornecedores preferem o VMI:

Maior disponibilidade de stock

Um estudo comprovou que o VMI pode reduzir as ruturas de stock em 31%

É uma redução enorme, em grande parte graças ao reaprovisionamento do seu stock pelos fornecedores com base em dados de inventário em tempo real. 

Níveis de stock mais reduzidos para si e nenhuma alteração significativa ao planeamento e calendário de produção para eles.

Redução dos custos de inventário

Não é necessário aumentar os níveis de stock de segurança nem acumular excesso de stock durante a época alta, o que significa menos custos de manutenção e mais espaço nas prateleiras para artigos de elevada rotação. 

Os seus parceiros também beneficiam. Não têm de apressar os envios e podem igualmente maximizar o seu espaço de armazenamento. 

Acima de tudo, ninguém tem de suportar os custos da produção excessiva.

Eficiência da cadeia de abastecimento

Uma vez que o seu fornecedor pode ajustar o planeamento da sua capacidade com base no fluxo de inventário em tempo real, pode confiar que o reaprovisionamento ocorrerá dentro do prazo, ficando eles responsáveis pelo processo. 

O inventário gerido pelo fornecedor elimina as trocas de mensagens que normalmente ocorrem durante as novas encomendas. 

Melhor previsão da procura

Os dados em tempo real proporcionam a ambas as partes informações mais completas e também melhoram a previsão do inventário.

Os seus fornecedores também obtêm uma perspetiva privilegiada sobre as tendências e a movimentação dos produtos, percebendo melhor aquilo de que necessita e quando. 

Relações mais sólidas

Pense nisto: Porque haveria de dispensar um fornecedor que faz um trabalho excelente na gestão do seu inventário? 

O seu maior envolvimento na gestão da sua cadeia de abastecimento torna-o extremamente difícil de substituir.

Desafios e riscos comuns do VMI

Todos estes benefícios parecem aliciantes, não é verdade? Mas antes de se precipitar, precisa de saber por que razão o VMI não é a solução ideal para todos os retalhistas. 

Dependência dos fornecedores

Algumas marcas simplesmente ainda não estão preparadas para ceder o controlo do inventário aos seus parceiros.

E isso é compreensível… Estamos a falar do seu meio de subsistência. 

Com o VMI, está a depositar a sua confiança num fornecedor para que este cumpra sempre, se adapte e dê prioridade ao seu negócio. Esse nível de fiabilidade pode ser difícil de garantir por parte de todos os seus parceiros.

Custos legais

É certo que poupa nos custos administrativos do inventário, mas terá de suportar os custos legais. 

O VMI inclui salvaguardas legais—como acordos de confidencialidade, responsabilidade pelo inventário e ANS claramente definidos—para manter os seus fornecedores alinhados. 

Os retalhistas de maior dimensão têm equipas jurídicas para tratar disso sem pestanejar. Mas, se gere uma empresa relativamente pequena, isto pode esgotar os seus recursos financeiros. 

Disponibilidade e compatibilidade da infraestrutura tecnológica 

Os seus fornecedores precisam de ter as capacidades e conhecimentos técnicos necessários para permitir a partilha de dados em tempo real.

Isso significa atualizações automatizadas do inventário, painéis de controlo em tempo real e previsões precisas da procura, para mencionar apenas alguns requisitos indispensáveis. 

Se os seus parceiros não tiverem essa infraestrutura ou se os seus próprios sistemas não forem compatíveis, o processo será complicado.

Possíveis falhas de segurança 

A partilha de dados sensíveis com uma organização externa expõe o ponto mais vulnerável do seu negócio.

Os números comprovam-no: 98% das organizações trabalham com um terceiro que já sofreu uma violação de segurança, e 29% de todas as violações podem ser atribuídas a essas ligações a terceiros.

5 melhores práticas para um programa de VMI bem-sucedido

Como podemos encontrar uma forma de contornar as armadilhas comuns do VMI? Siga os passos abaixo para criar um programa de VMI bem-sucedido com os seus parceiros. 

1. Estabeleça uma estrutura clara, expectativas e limites

Os limites são importantes em qualquer relação—sim, eu disse-o. No inventário gerido pelo fornecedor, isto pode passar por definir o seguinte:

• Pontos de contacto. Quem é a pessoa a quem recorre quando surgem dúvidas, problemas ou pedidos de autorização? Isto aplica-se a ambas as partes, para garantir que a comunicação continua clara e rápida.
• Acordos de nível de serviço (SLAs). Quais são os compromissos formais do seu fornecedor relativamente a aspetos como a disponibilidade de stock, a precisão do processamento das encomendas e os tempos de resposta? É assim que responsabiliza os seus fornecedores.
• Capacidade de armazenamento. Qual é a quantidade de produtos que caberá realisticamente nas suas prateleiras? Tem de garantir que os fornecedores não as inundam com inventário excedentário.
• Níveis de inventário aceitáveis. Qual é o nível ideal de inventário? O suficiente para satisfazer a procura sem absorver demasiado capital.
• Limiar de inventário. Quais são os níveis que indicam que precisa de fazer uma nova encomenda? O VMI foi concebido para manter as suas prateleiras abastecidas sem o sobrecarregar. 
• Condições de pagamento. Como são pagos os fornecedores? Isto é fundamental, sobretudo se expedirem os produtos antes de emitirem a fatura.
• Políticas de devolução. Como são tratados os produtos não vendidos ou danificados? Isto deve abranger a parte responsável, a frequência e o processo.  
• Limites de tomada de decisão. Quanto poder continua a ter? Clarificar quem pode tomar cada decisão ajuda ambas as partes a manterem-se dentro das suas responsabilidades e a não interferirem umas com as outras.  

Definir estes pormenores e colocá-los por escrito desde o início ajuda a manter tudo no caminho certo, sobretudo quando as coisas são um pouco incertas—como acontece com uma procura flutuante e alterações internas.

2. Alinhar KPIs e métricas de inventário partilhadas

Já me ouviu dizer isto: objetivos e valores partilhados são fundamentais para uma boa parceria VMI. 

E a forma como mede esses objetivos pode servir como verificação de compatibilidade. 

Antes de avançar, reúna-se com o seu fornecedor e decidam em conjunto como é o sucesso na realidade e como podem acompanhá-lo.

Algumas métricas excelentes para começar:

• Taxa de rotação do inventário: Com que rapidez serão os produtos vendidos e substituídos? Uma rotação elevada normalmente significa uma procura saudável e um aprovisionamento inteligente. Para calcular as taxas de rotação do inventário, utilize esta fórmula:

• Prazos de entrega: Depois de o inventário atingir o ponto de reposição, quanto tempo demora a ser reposto? Quanto mais curto e consistente for o prazo, melhor. Para calcular os prazos de entrega, utilize esta fórmula:

• Taxas de rutura de stock: Com que frequência fica sem um produto? Menos ruturas de stock significam clientes mais satisfeitos. Para calcular as taxas de rutura de stock, utilize esta fórmula:

• Custos de manutenção: Quanto custa manter o inventário? A VMI deverá reduzir este valor. Para calcular o custo de manutenção (%), utilize esta fórmula:

• Taxas de atendimento: Que percentagem da procura dos clientes é satisfeita sem interrupções ou encomendas pendentes? Para calcular as taxas de atendimento, utilize esta fórmula:

• Precisão das encomendas: As encomendas chegam na quantidade e nas condições corretas? Para calcular a precisão das encomendas, utilize esta fórmula:

• Custos de transação: Gasta demasiado tempo ou dinheiro a gerir encomendas? Com a VMI, não deveria.

Os dados são excelentes para a tomada de decisões, mas também são úteis para se manter alinhado com os seus fornecedores. Acompanhe-os para revelar os pontos fortes e fracos da sua parceria.

3. Utilize a pilha tecnológica certa para a partilha de dados em tempo real

O VMI só é bem-sucedido se você e os seus fornecedores utilizarem o mesmo plano de ação e os mesmos dados de inventário e vendas. 

A criação de um sistema VMI é fundamental — e influencia em grande medida a rapidez com que pode ser implementado.

Segundo Ashley Hetrick, responsável pelo segmento de aquisição e cadeia de abastecimento na BDO USA:

Um programa VMI completo demora normalmente entre 6 e 12 meses a ser implementado, partindo do princípio de que o sistema requer troca de dados em tempo real.

Eis três métodos de integração que pode utilizar para a partilha de dados numa configuração VMI:

• Intercâmbio eletrónico de dados (EDI): Um sistema normalizado que automatiza as transferências de dados entre si, os seus canais de vendas e os sistemas internos, bem como entre estes e os do seu fornecedor. 
• Plataformas de inventário baseadas na nuvem: Estas ferramentas eliminam a necessidade de hardware volumoso e servidores locais. Você e os seus parceiros podem partilhar informações sobre a movimentação dos seus produtos em tempo real, independentemente da sua localização física.  
• Sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP):  A implementação de um sistema ERP reúne todos os processos e dados da sua empresa, incluindo inventário, finanças e cadeia de abastecimento, num único local. Torna-se mais rápido tomar decisões relacionadas com o VMI se apenas tiver de procurar as informações de que necessita num único local. 

Configurar a troca perfeita entre as ferramentas atuais e a sua nova solução é o primeiro passo. O segundo passo consiste em tirar bom partido das informações que esta produz. 

Eis um exemplo: o Cin7 Core integra uma ferramenta baseada em IA chamada Cin7 ForesightAI, baseada em aprendizagem profunda para prever picos de procura, otimizar os pontos de reposição e muito mais. 

Este nível de inteligência transforma o VMI de reativo em proativo. 

Quer opte por uma solução baseada na nuvem, integrada com ERP ou com tecnologia EDI, o seu sistema de gestão de inventário tem de acompanhar as necessidades em tempo real e proporcionar visibilidade partilhada.

Se está a perguntar-se quais são as plataformas que realmente cumprem o prometido, reunimos as melhores opções para VMI:

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1. 1. Linnworks — Best automation and workflows
2. 2. MRPeasy — Best for small manufacturers' production planning
3. 3. KORONA POS — Best for multi-location inventory management
4. 4. Helcim — Best for secure, no-fee card processing
5. 5. Katana — Best all-in-one manufacturing system
6. 6. Ordoro — Best for real-time inventory syncing
7. 7. Acumatica — Best for cross-module workflows
8. 8. Zoho Inventory — Best free option for small shippers
9. 9. Finale Inventory — Best for multi-warehouse management
10. 10. Infoplus — Best for reporting features

4. Dê prioridade à comunicação aberta e à colaboração

A sincronização de dados e a automatização mantêm todos a par das atualizações regulares. 

No entanto, quaisquer alterações abruptas — como mudanças repentinas na procura ou alterações nos produtos — devem ser assinaladas o mais rapidamente possível por ambas as partes. Para tal, terá de estabelecer canais de comunicação claros com todos os membros essenciais da equipa e partes interessadas envolvidos no processo de VMI.

Utilize o e-mail, ferramentas de mensagens internas como o Slack e o Microsoft Teams e plataformas de gestão de projetos como o Asana ou o Monday para manter todos informados e responsabilizá-los. 

Ao refletir sobre a implementação do VMI na sua empresa, a Little Rock Printing, Brian Kroeker afirma: “Uma boa comunicação resolve a maioria dos problemas.”

5. Invista na gestão da mudança e na formação da equipa

A mudança não é fácil, especialmente se não der aos seus colaboradores o apoio necessário. 

De facto, os estudos mostram que até 70% das iniciativas de mudança fracassam devido à resistência dos colaboradores ou à falta de apoio.

A transição para o VMI afeta a forma como a sua equipa comunica, colabora e utiliza a tecnologia. Requer uma mudança de mentalidade. Algo que pode ajudar a orientar:

• Oferecer sessões de formação internas que abordem o “quê”, o “porquê” e o “como” do inventário gerido pelo fornecedor
• Explicar o papel de cada função na transição para que ninguém fique a tentar adivinhar. 
• Partilhar políticas e procedimentos claros e acessíveis para cada departamento.
• Incentivar canais de feedback abertos e o aperfeiçoamento contínuo dos processos.

A formação é uma parte importante da equação. Mas, para reforçar verdadeiramente os seus processos de VMI, precisa de reunir todas as suas equipas (jurídica, compras, operações e TI) à mesma mesa. O objetivo é criar um alinhamento transversal entre funções.

Como escolher o sistema de inventário gerido pelo fornecedor adequado

O seu sistema de inventário gerido pelo fornecedor é o motor que está por baixo do capô. Mantê-lo-á a avançar se escolher a melhor opção para a sua empresa. 

Siga estes três passos para descobrir qual é: 

1. Concentre-se nas funcionalidades que proporcionam resultados reais de VMI

Os sistemas modernos de gestão de inventário oferecem inúmeras vantagens, mas nem todos são compatíveis com uma configuração de VMI.

Se pretende desenvolver um sistema de VMI que produza resultados, precisa das seguintes funcionalidades de IMS:

• Visibilidade em tempo real. Permite-lhe, a si e aos seus fornecedores, ajustar a quantidade e melhorar as taxas de rotação. Um relatório de inventário padrão costuma centrar-se num período predefinido. Os painéis de VMI disponibilizam informações atuais e dinâmicas em todos os momentos. 
• Reposição automatizada. Com acionadores e algoritmos predefinidos, o seu sistema pode gerar automaticamente ordens de compra com base em níveis de inventário inferiores aos limites predefinidos. Não é necessária qualquer intervenção manual.
• Previsão baseada em IA. A inteligência artificial pode analisar dados históricos e prever a procura futura e as interrupções melhor do que quaisquer fórmulas. Aumenta a sua capacidade de adaptação para um melhor planeamento do inventário e reduz o risco de distorção do inventário.
• Integração de sistemas. Uma troca contínua de dados entre o software de VMI e as plataformas ERP, WMS e de comércio eletrónico existentes maximiza a eficiência operacional.

Estas funcionalidades apoiam a colaboração entre fornecedores e retalhistas. 

Evite funcionalidades vistosas. Opte pelas funcionalidades essenciais.

2. Identifique o tipo de solução de VMI adequado à sua empresa

A sua solução de VMI tem de corresponder à sua dimensão e complexidade. 

O que funciona para um retalhista global com 55 armazéns não funcionará necessariamente para uma PME em crescimento. 

Por isso, siga as sugestões abaixo ao tomar uma decisão:

• Avalie o volume das suas encomendas e a complexidade dos produtos. A capacidade do seu sistema deve ser suficiente para lidar com o número de SKUs e linhas de produtos que possui.
• Mapeie o seu ecossistema de fornecedores. Gerir um único fornecedor é muito diferente de gerir vários fornecedores em diversas categorias.
• Avalie a maturidade tecnológica atual. Verifique se sistemas como POS, ERP,  e WMS funcionam bem com a sua solução de VMI.
• Analise as suas capacidades internas. A sua equipa deve conseguir gerir e manter o novo sistema.

Em suma: O seu novo sistema tem de funcionar com aquilo que já possui, sem o obrigar a reestruturar tudo. 

Enquanto alguém que gere uma pequena empresa como a Little Rock Printing, Brian partilha que é perfeitamente possível implementar uma configuração de VMI bem-sucedida sem grandes complicações nem custos excessivos:

Não temos uma operação de grandes dimensões, por isso fazemos com que funcione. Ferramentas como o QuickBooks Commerce podem ser suficientes para começar. 

Não precisa de uma plataforma enorme — apenas de dados limpos, de um fornecedor empenhado e de um processo claro.

3. Faça perguntas pertinentes antes de escolher o seu fornecedor

O VMI aprofunda um pouco mais as relações com os fornecedores, por isso tem todo o direito de esclarecer todos os pormenores. 

Antes de formalizar o acordo, faça aos seus fornecedores perguntas como as seguintes:

• Qual é o seu plano para a implementação do programa de VMI? Procure obter clareza sobre o tempo de integração inicial, as fases de implementação, as responsabilidades da equipa, os requisitos do sistema e os prazos. Muitos fornecedores oferecem uma fase-piloto, que lhe permite testar o sistema com um conjunto limitado de produtos antes do lançamento completo.

• Existem lacunas de integração que eu deva conhecer? O sistema deles pode ligar-se diretamente ao seu POS, ERP ou WMS? Se não, como lidam com soluções alternativas? É nestes pontos que podem surgir processos manuais ou custos ocultos.
• Quais são as vossas métricas de sucesso e como as medem? Isto permite-lhe perceber até que ponto está alinhado com aquilo que significa “sucesso” para eles. Ganham pontos extra se conseguirem mostrar como estes KPI são apresentados em painéis ou relatórios em tempo real.
• Como terei acesso aos dados que fornecem e como os poderei interpretar? Determine onde pode consultar os detalhes relevantes (como níveis de inventário, pontos de reposição e prazos de aprovisionamento),  e como lhe serão comunicados. Pergunte se disponibilizam painéis visuais, relatórios resumidos ou alertas automáticos para assinalar alterações críticas na procura ou nos níveis de stock.
• Como irão colaborar com a nossa equipa? Peça um ponto de contacto claro e confirme quais as ferramentas de colaboração que utilizam.

Prepare-se para transferir a gestão do seu inventário

Se decidiu que o inventário gerido pelo fornecedor é a opção certa para a sua empresa, o passo seguinte é garantir que o implementa corretamente.

Selecione uma solução VMI que se adeque à dimensão da sua empresa, à sua infraestrutura tecnológica e às relações com os seus fornecedores, e utilize as sugestões deste guia para avaliar os fornecedores e estabelecer acordos claros com eles.

Lembra-se de como começámos com a ideia de entregar as chaves?

Com o sistema e as salvaguardas adequados, verá que não está a perder o controlo. Pelo contrário, está a dar à sua empresa (e também a si e à sua equipa) mais espaço para crescer.

Eis mais alguns recursos que pode consultar para o ajudar a escolher a plataforma e a estratégia certas:

• Quanto custa o software de gestão de inventário? Um guia completo de preços para marcas de comércio eletrónico  
• As 16 melhores soluções de software de gestão de inventário para pequenas empresas analisadas em 2025 | The Retail Exec  
• 25 requisitos de software de gestão de inventário sem os quais não pode passar 

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