No final da década de 1960, os custos da mão de obra nas mercearias estavam a aumentar rapidamente e a gestão do controlo de inventário era um verdadeiro pesadelo.
Avancemos para 26 de junho de 1974. O primeiro código de barras do Código Universal de Produtos (UPC) é lido numa mercearia em Troy, Ohio, num pacote de 10 pastilhas elásticas Wrigley's.
Avancemos para 1977. O Walmart, o Departamento de Defesa e a indústria automóvel dos EUA começam a utilizar códigos de barras para rastrear produtos.
Avancemos para outubro de 2024. O código de barras é lido 10 mil milhões de vezes por dia em todo o mundo. E este ano, estamos a celebrar o seu jubileu de ouro. Sejam todos bem-vindos ao aniversário da leitura do código de barras!
Talvez nunca tenha pensado ativamente em códigos de barras até começar a pesquisar para este artigo, mas, desde que me lembro, o meu mundo tem sido etiquetado, codificado e identificado por bips.
Desde um cartão de embarque até um pão, as etiquetas com códigos de barras são os trabalhadores silenciosos do comércio em todo o mundo.
Para homenagear o legado desta tecnologia com cinquenta anos, vou mostrar-lhe como implementar um sistema de inventário com códigos de barras para a sua empresa, as melhores práticas, os desafios e as principais soluções.
Vamos começar a ler!
O que é um código de barras?
Um código de barras é um código visual — um padrão legível por máquinas, composto por linhas pretas, espaços brancos e números. Em cada combinação, encontra informações sobre um produto específico.
Para um olhar pouco treinado, isto pode parecer uma algaraviada. Mas, para um leitor de códigos de barras, é uma mina de informação.
Zás!
E, de repente, o seu computador tem todos os detalhes sobre essa lata de sopa, incluindo o preço e a data de validade.
Dica do autor
Há um episódio maravilhoso do podcast do 99% Invisible que eu estava a ouvir sobre códigos de barras. (As coisas que fazemos para pesquisar…)
E há um excerto em particular que resume na perfeição a ubiquidade silenciosa desta tecnologia com 50 anos:
Katie Mingle (Produtora): “Os códigos de barras ajudam-nos a controlar receitas médicas, livros de biblioteca, bagagem e animais feridos. Há tantos códigos de barras em tantas coisas que, segundo Jerry Whiting–”
Quando os futuros arqueólogos encontrarem vestígios da nossa civilização retrógrada e se depararem com um código de barras, vão atribuir-lhe um significado religioso se não compreenderem a cadeia de abastecimento.
Falando de significado religioso…
Códigos de barras 1D vs. códigos de barras 2D
Existem dois tipos de códigos de barras:
- O código de barras unidimensional (1D) parece uma frase simples — apresenta os dados numa única linha reta. Uma linha de barras verticais separadas por espaços, cada uma com uma largura específica. O UPC é o código de barras 1D mais comum, presente em todas as caixas de cereais e frascos de champô.
- Os códigos de barras bidimensionais (2D), por outro lado, armazenam dados nos eixos X e Y, como uma grelha em miniatura. Pense no código QR que agora tem de ler em vez de sentir nas mãos as saliências de um menu físico. Podem armazenar vários tipos de ficheiros, incluindo ficheiros de texto, imagens e ligações para sites. Em situações em que é necessário concentrar muita informação numa área pequena, os códigos de barras 2D são uma excelente escolha.
Eis algumas das principais diferenças entre os dois tipos de códigos de barras:
| Característica | Código de barras 1D | Código de barras 2D |
|---|---|---|
| CaracterísticaRepresentação dos dados | Código de barras 1DSequência linear (horizontal) | Código de barras 2DEixos X-Y (grelha) |
| CaracterísticaCapacidade de armazenamento de dados | Código de barras 1DLimitada | Código de barras 2DElevada |
| CaracterísticaTipos comuns | Código de barras 1DUPC, EAN, Code 39, Code 128 | Código de barras 2DCódigo QR, GS1 DataMatrix, PDF 417 |
| CaracterísticaUtilizações típicas | Código de barras 1DComércio a retalho, gestão de inventário, identificação de produtos | Código de barras 2DMarketing, informação sobre produtos, pagamentos móveis, bilhética de eventos |
| CaracterísticaMecanismo de leitura | Código de barras 1DLeitor laser | Código de barras 2DTecnologia de captura de imagem |
| CaracterísticaFacilidade de leitura | Código de barras 1DÉ necessária uma orientação específica | Código de barras 2DPode ser lido a partir de qualquer direção |
| CaracterísticaDependência de uma base de dados | Código de barras 1DTem de estar ligado a uma base de dados para ler a informação | Código de barras 2DNão necessita de acesso para ler a informação codificada |
O que é um sistema de inventário com códigos de barras?
Um sistema de inventário com códigos de barras é como um bibliotecário digital para os seus produtos.
Cada artigo tem um número de série único e, ao digitalizá-lo, pode ver exatamente onde se encontra e quantas unidades tem.
Uma visão dos seus dados em tempo real permite-lhe tomar decisões mais inteligentes. Saberá o que está a vender bem, o que está a perder força e quando precisa de repor as existências.
Um sistema de inventário com códigos de barras é composto por três elementos essenciais:
- Etiquetas de códigos de barras. São tatuagens digitais para o seu inventário. Pode criar as suas próprias etiquetas ou comprar etiquetas pré-fabricadas; certifique-se apenas de que cumprem os requisitos do setor. (UPC ou EAN).
- Leitores de códigos de barras. Também chamados leitores de códigos de barras, leitores de preços ou leitores de pontos de venda, estes dispositivos conseguem decifrar as tatuagens digitais enigmáticas dos seus produtos e transmitir a informação de volta ao seu sistema.
- Software. São aplicações que gerem, criam e imprimem códigos de barras.
Um sistema de inventário com códigos de barras combina, portanto, o poder integrado do hardware e do software para simplificar a gestão do inventário.
Agora a questão é: o que é que isso realmente representa para si?
Vantagens de um sistema de inventário com códigos de barras
É bem provável que o seu atual sistema de gestão de inventário seja uma relíquia da Idade Média.
Ainda depende de folhas de cálculo do Excel ou pasme-se—livros de registos escritos à mão? A ser totalmente honesto, isso é tão eficiente como usar um pombo-correio para enviar um e-mail.
Pense em artigos de inventário perdidos, níveis de inventário imprecisos, sistemas de reposição deficientes para SKUs muito procuradas… e por aí fora, sem parar.
Agora imagine isto: uma leitura rápida e, zás! Tem visibilidade em tempo real de todo o seu stock.
Rain Yang, fundador e diretor executivo da WoodenAve, explica-o da melhor forma: “Basta uma simples leitura—sem escrever, sem tomar notas, sem perder tempo.”
História de sucesso real: KR Stationers, Nova Deli
Falei com Abhishek Kalra—o proprietário da KR Stationers—uma loja onde encontra tudo o que precisa de artigos de papelaria e os mais recentes dispositivos eletrónicos em Hauz Khas, Nova Deli.
Gere tanto uma loja física como uma loja digital. Por isso, um controlo de inventário eficaz é fundamental para a satisfação dos clientes.
E, com uma classificação de 4,7 em 600 avaliações, é evidente que estão a fazer algo bem.
Visito a loja dele desde os meus 10 anos para comprar cola, papel e canetas. Agora que tenho o meu próprio negócio, também passei a comprar-lhe produtos eletrónicos.
Há uma razão para ser cliente fiel há duas décadas…
A implementação de um sistema de gestão de inventário com códigos de barras, há sete anos, trouxe uma longa lista de vantagens:
1. Maior precisão
Errar é humano, perdoar é divino.
Mas quando o custo da introdução manual incorreta de dados pode representar 30% das receitas de uma empresa, é bastante difícil perdoar e esquecer.
Os erros humanos são dispendiosos.
Cometemos erros; no entanto, os códigos de barras raramente os cometem. Adeus aos erros de digitação e às contagens incorretas: apenas precisão de dados pura e sem adulterações.
2. Maior rentabilidade
Sim, a implementação de sistemas de leitura de códigos de barras tem um custo. Inicialmente.
A boa notícia é que, normalmente, esse custo é insignificante quando comparado com o tempo e o dinheiro que irá poupar a longo prazo.
Para a KR Stationers, acompanhar o inventário já não significa ir a correr ao armazém para procurar fisicamente os artigos. A facilidade de gerir o negócio, com uma melhor gestão de encomendas, faturação mais rápida e reposições mais eficientes, compensa largamente o custo inicial.
Abhishek afirma: “Só tive de pagar uma taxa única de licenciamento dos códigos de barras, e as taxas de subscrição mensais do Busy, o software de contabilidade, parecem insignificantes quando comparadas com o facto de, ao longo da última década, termos mais do que duplicado as nossas receitas.”
3. Melhor visibilidade dos dados
O sistema não lhe mostra apenas o que tem; também mostra como o seu inventário está a movimentar-se.
Por exemplo, durante a nossa chamada, Abhishek mencionou que tem acesso a dados atualizados ao segundo sobre os resumos de artigos de fornecedores e clientes, algo que anteriormente implicaria remexer em livros de registos poeirentos para compilar informações de diferentes registos.
Um sistema de inventário com códigos de barras torna-se, por isso, numa fonte única e fiável de verdade para a sua empresa.
4. Melhor controlo do inventário
Uma contagem do stock em tempo real elimina o excesso de stock ou a falta de artigos populares.
Na verdade, durante o fim de semana, encomendei um telemóvel OnePlus na loja do Abhishek para a minha avó. Em menos de cinco minutos, enviou-me uma mensagem pelo WhatsApp com o modelo mais recente, as opções de cor, o prazo de entrega estimado e as informações de pagamento.
Na opinião dele, as operações não teriam sido geridas de forma tão eficiente se não tivesse implementado um sistema de controlo do inventário por códigos de barras para gerir o inventário.
Além de contagens de inventário mais precisas, menos erros manuais e um fluxo de trabalho fluido — quando utiliza códigos de barras nos artigos do seu inventário, pode simplificar melhor as suas operações, aumentar a satisfação dos clientes e automatizar as encomendas de venda.
Assim, os seus resultados não sofrem. E agora, passemos ao ponto alto do espetáculo.
Guia em 5 passos: Como implementar um sistema de inventário por códigos de barras
O código de barras moderno pode ter sido uma invenção das mercearias, mas hoje permite acompanhar tudo, desde gaze em hospitais a iPhones em lojas de retalho.
Eis como começar a implementar um sistema de inventário por códigos de barras na sua empresa:
Passo 1: Avalie as suas necessidades atuais de gestão do inventário
Que problemas relacionados com o inventário lhe tiram o sono? Fica constantemente sem stock, perde artigos no armazém ou tem dificuldade em lidar com uma folha de cálculo mais longa do que Guerra e Paz?
Identifique os problemas específicos no seu fluxo de trabalho de inventário. Quer se trate de melhorar o processamento das encomendas, simplificar as reposições ou acompanhar os níveis de stock.
Depois de saber aquilo de que precisa, pode escolher uma solução de códigos de barras adaptada aos seus requisitos exatos .
Passo 2: Escolha os tipos de códigos de barras adequados e gere os códigos de barras
O passo seguinte consiste em selecionar o sistema de códigos de barras adequado com base nos seus desafios de inventário.
Pense nisto como escolher a ferramenta certa para realizar o trabalho. Não utilizaria um martelo para reparar uma torneira com fugas, pois não?
Como já sabe, existem dois tipos de códigos de barras. O tipo que escolher depende dos seus requisitos específicos e das normas do setor.
Pode estar a perguntar-se…
Qual é o código de barras adequado para a minha empresa?
Os códigos de barras 1D são elegantes, simples e perfeitos para artigos do dia a dia, como produtos alimentares, roupa e eletrónica. Se precisa de identificar e acompanhar produtos básicos, estas são as opções perfeitas.
Por exemplo, a KR Stationers utiliza este tipo de código de barras para simplificar o processamento das encomendas.
Os códigos de barras 2D podem armazenar uma grande quantidade de dados, incluindo URLs de sítios Web, texto e até imagens.
Pode utilizá-los para transmitir muitas informações numa área pequena ou para criar experiências interativas para os seus clientes.
E existe sempre a opção de contactar um fornecedor de sistemas de códigos de barras — este pode fornecer-lhe informações valiosas com base nas necessidades específicas da sua empresa.
Como gerar códigos de barras
Depois de selecionar o tipo de código de barras, pode gerar códigos específicos para cada produto.
Crie estes códigos com software especializado de códigos de barras e certifique-se de que são compatíveis com o seu sistema atual.
A boa notícia é que não precisa de um curso de design gráfico para criar códigos de barras. Existem muitos geradores de códigos de barras online, e muitos são gratuitos.
Por exemplo, eis um código de barras gratuito que gerei para um dos blogues do The Retail Exec utilizando um gerador de códigos de barras online gratuito.
Tudo o que tem de fazer é selecionar o tipo de código de barras na lista à esquerda, introduzir os dados relevantes (código do produto, preço, URL, etc.) e já está! Tem uma tatuagem digital que pode descarregar!
🔥DICA IMPORTANTE:
Leia este código de barras para saber tudo sobre os regulamentos da GS1 relativos a códigos de barras e as melhores práticas:
Passo 3: Selecione o leitor e a impressora de códigos de barras adequados
Está na altura de se equipar com o hardware adequado.
Leitores de códigos de barras: os seus olhos digitais
Escolha um leitor que responda às suas necessidades e esteja dentro do seu orçamento.
Tenha em conta a facilidade de utilização e a compatibilidade do programa com o seu sistema. Para ambientes com condições adversas — como o fabrico — selecione modelos robustos, enquanto os modelos leves são ideais para ambientes de retalho.
- Leitores portáteis. Para ambientes de retalho e pequenas empresas, são verdadeiros cavalos de batalha. São resistentes, fáceis de utilizar e estão disponíveis em versões com e sem fios.
- Aplicações móveis. Se precisar de uma solução portátil ou tiver um orçamento limitado, o seu humilde dispositivo móvel pode funcionar como leitor. Só precisa de descarregar uma aplicação de leitura de códigos de barras e estará pronto a começar.
- Leitores integrados. Em armazéns e operações de grande volume, os leitores integrados em sistemas POS e equipamentos industriais facilitam a leitura e a captura de dados sem problemas.
Impressoras de códigos de barras: dê vida aos seus códigos
Para trazer os seus códigos de barras exclusivos para o mundo físico, precisará de uma impressora. A impressora de códigos de barras adequada depende das suas necessidades e pode assumir várias formas e tamanhos.
- Pequenas empresas e retalho. Normalmente, uma impressora de secretária é suficiente. Escolha um modelo que consiga imprimir etiquetas de alta qualidade numa variedade de materiais.
- Armazéns. Invista em impressoras industriais. Além de suportarem grandes volumes de etiquetas, também resistem a condições adversas.
- Necessidades especializadas. Para imprimir códigos de barras em artigos pequenos ou superfícies curvas, considere impressoras móveis ou impressoras com aplicadores de etiquetas.
Passo 4: Integre o software de códigos de barras nos seus sistemas existentes
Certo. Os códigos de barras estão prontos e os leitores estão carregados.
Agora, está na altura de integrar o seu sistema de códigos de barras no seu sistema de gestão de inventário (IMS) ou sistema de gestão de armazéns (WMS).
É aqui que tudo se conjuga — o hardware e o software.
Os códigos de barras criam uma ligação direta entre os mundos físico e digital quando são ligados a IMS ou a sistemas de gestão de armazéns baseados na nuvem.
Assim que é efetuada uma leitura, é enviado um sinal que atualiza o seu software em tempo real.
No final, isto elimina a necessidade de introdução manual de dados que, sejamos sinceros, é tão divertido como ficar sentado a ver a erva crescer.
A integração proporciona visibilidade do inventário em tempo real, eliminando as ruturas de stock e as suposições. Tomar decisões baseadas em dados ajudará a simplificar as operações, automatizar tarefas repetitivas e aumentar a eficiência.
Se está à procura de um sistema sólido de software de gestão de inventário, consulte a nossa lista das 10 principais recomendações:
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Passo 5: Forme a sua equipa e teste o sistema
Prepare a sua equipa para um curso intensivo de Introdução aos códigos de barras. Aborde tudo, desde as técnicas básicas de leitura até à resolução de problemas comuns.
O sistema de inventário por códigos de barras é um esforço de equipa.
Certifique-se de que todos sabem qual é o seu papel. Certifique-se de que existem procedimentos claros e escritos para a receção de novo stock, a preparação e embalagem de encomendas e a realização de contagens de inventário.
Isto manterá a consistência e a precisão em todas as áreas… e evitará conversas constrangedoras como esta:
Agora, isto é importante: Certifique-se de que testa cuidadosamente o seu sistema antes de este entrar em funcionamento. Encare este processo como um ensaio geral antes do grande espetáculo.
Teste os seus processos começando com um pequeno lote de inventário e avançando pela receção, preparação, embalagem e contagem.
Esteja atento a quaisquer falhas, problemas ou expressões de confusão por parte da sua equipa.
Desafios e soluções para utilizar um sistema de inventário por códigos de barras
No total, falei com 31 proprietários de pequenas e médias empresas de comércio eletrónico que implementaram com sucesso um sistema de inventário por códigos de barras.
As conclusões foram unânimes—melhor preparação das encomendas, maior precisão e maior satisfação dos clientes… mas o processo inicial de instalação não está isento de dificuldades.
Por isso, apresentamos alguns conselhos importantes dos melhores profissionais do setor:
1. A Metal Marker Manufacturing recomenda um programa-piloto para evitar problemas de integração
Quando introduz uma nova solução no seu fluxo de trabalho, esta não deve perturbar o fluxo existente.
Por isso, quer tenha centenas ou milhões de SKUs, David Primrose tem alguns conselhos sólidos:
Para os proprietários de empresas que estão a considerar um sistema de códigos de barras, aqui fica uma dica valiosa: comece por uma implementação pequena, com um programa-piloto nos artigos mais populares.
Isto permite-lhe resolver quaisquer problemas antes da implementação integral.
Começámos com as nossas etiquetas de identificação aeroespacial, o que nos ajudou a aperfeiçoar o processo antes de o expandirmos a toda a nossa linha de produtos.
2. Yorkshire Fabric Shop partilha dicas sobre a gestão de inventário
Jay Soni, fundador e diretor executivo, descreve a configuração de um sistema de inventário com códigos de barras como uma “aventura”.
Porquê?
Primeiro, tivemos de escolher um sistema que se integrasse na nossa plataforma de comércio eletrónico existente.
A parte mais difícil foi configurá-lo — pegar no nosso vasto stock de tecidos, organizado por cor, padrão e material, e catalogá-lo num formato digital que pudesse ser lido e acompanhado.
Cada artigo tinha de ser devidamente etiquetado para evitar incompatibilidades que pudessem causar erros no processamento das encomendas.
Então, como é que resolveu os problemas?
Dedique bastante atenção à fase de planeamento.
Certifique-se de que escolhe um sistema que acompanhe o crescimento da sua empresa e que seja compatível com qualquer software de gestão existente.
Dedique tempo a organizar as categorias dos seus produtos e os dados de inventário, pois isso irá poupar-lhe muitas dores de cabeça a longo prazo, evitando discrepâncias de inventário e falhas do sistema durante as operações.
3. A JettProof enfrentou resistência por parte dos funcionários e dificuldades em expandir o equipamento
A fundadora Michelle Ebbin começou inicialmente com uma simples impressora e um leitor de códigos de barras “quando o volume de encomendas atingiu 50 por dia”.
À medida que cresceram, contudo, houve resistência por parte da equipa, que conseguiu ultrapassar através de uma formação diligente dos funcionários. Também expandiram o equipamento e o software à medida que a “empresa cresceu para produzir 2 000 peças de vestuário por dia”.
Ebbin partilha três conselhos fundamentais para outras pequenas empresas:
- “Comece cedo, mesmo que o seu volume pareça controlável — é mais fácil do que tentar recuperar o atraso mais tarde.”
- “Envolva a sua equipa no processo e invista tempo na formação para garantir a adoção.”
- “Pense a longo prazo ao selecionar fornecedores para evitar mudanças dispendiosas à medida que cresce.”
Quanto ao impacto concreto…
Desde que implementámos os códigos de barras, expandimo-nos para 14 países, ganhámos vários prémios e ajudámos inúmeras famílias que vivem com autismo e dificuldades de processamento sensorial.
Um sistema eficiente de inventário com códigos de barras foi fundamental para o nosso crescimento e impacto.
4. A SuperBee ultrapassou as dificuldades na leitura das etiquetas
A SuperBee é uma empresa de comércio eletrónico de produtos de cera de abelha com certificação ambiental… e enfrentou desafios únicos.
Nomeadamente, como equilibrar a logística exigente da cadeia de abastecimento com materiais ecológicos?
Antoinette Jackson, diretora criativa e fundadora, explica:
O maior desafio foi adaptar o sistema para lidar com muitos dos materiais de embalagem ecológicos que, por vezes, não eram lidos corretamente pelas etiquetas de códigos de barras normais.
Fomos obrigados a experimentar diferentes etiquetas biodegradáveis para que aderissem no lugar e pudessem ser lidas ao longo da cadeia de abastecimento.
Isto foi importante para garantir que o sistema funcionava sem interrupções, cumprindo simultaneamente os nossos objetivos de sustentabilidade.
Para outros proprietários de empresas ambientalmente conscientes, Jackson apresenta orientações claras:
A minha sugestão é que pensem cuidadosamente na forma como o sistema pode ser aplicado aos vossos produtos e embalagens.
Não escolham a opção mais popular ou mais barata.
Pensem na pegada ecológica dos componentes do sistema (como etiquetas e leitores) e na forma como estes se alinham com os vossos objetivos de sustentabilidade.
Quanto ao impacto geral no negócio, implementaram com sucesso um sistema de inventário por códigos de barras ao refletirem profundamente sobre os seus objetivos empresariais, o que acabou por conduzir a uma “melhoria da precisão das encomendas para quase 100%”.
O futuro dos códigos de barras
Em 2027, o mundo do retalho receberá uma grande atualização com o “Sunrise 2027”, liderado pela GS1. Os códigos de barras 2D passarão a ocupar o centro das atenções, prometendo uma mudança radical na forma como fazemos compras.
O código de barras 2D irá “proporcionar-lhe uma experiência que a marca quer que tenha.”
É o que afirma Carrie Wilkie, vice-presidente sénior de normas e tecnologia da GS1 US
Imagine digitalizar um produto e obter instantaneamente tudo aquilo de que precisa, desde listas de ingredientes a receitas e instruções de reciclagem.
Exemplos reais de pioneiros dos códigos 2D: Puma e PepsiCo
Talvez já estejamos dentro da matriz. Veja estes exemplos:
- A Puma foi a primeira grande marca a utilizar códigos de barras 2D nos Estados Unidos. Uma rápida leitura revela os detalhes do calçado e o percurso da Puma em matéria de sustentabilidade.
- Mas a PepsiCo está a levar ainda mais longe o envolvimento dos clientes. Os seus códigos QR nas embalagens, conhecidos como códigos de barras 2D GS1 Digital Link, fornecem uma grande quantidade de informação: desde dados nutricionais a iniciativas de sustentabilidade, passando por recompensas de fidelização e conteúdo personalizado.
O futuro, caro leitor, é codificado, personalizado e interativo — tudo através de uma única leitura.
Feliz 50.º aniversário da leitura de códigos!
Quer o ajudem a evitar a introdução de dados sem pensar, quer o impeçam de vender acidentalmente a última PlayStation a 17 clientes diferentes, estes companheiros às riscas estão sempre consigo.
Na gestão de inventário, os códigos de barras e os leitores são a face visível, mas o software que escolher é o cérebro. Os sistemas de gestão de armazéns e os sistemas de gestão de inventário funcionam como um sistema nervoso central, recolhendo, organizando e analisando os dados dos códigos de barras. Porque, sejamos realistas — sem software de gestão de inventário por códigos de barras, os códigos de barras são basicamente riscas de zebra glorificadas.
Por isso, um brinde a 50 anos de bips, leituras e lucros. Saúde!
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