No final da década de 1960, os custos da mão de obra nas mercearias estavam a aumentar rapidamente e a gestão do controlo de inventário era um verdadeiro pesadelo.
Avancemos para 26 de junho de 1974. O primeiro código de barras do Código Universal de Produto (UPC) é lido numa mercearia em Troy, Ohio, num pacote de 10 pastilhas elásticas Wrigley's.
Avancemos para 1977. A Walmart, o Departamento de Defesa e a indústria automóvel dos EUA começam a utilizar códigos de barras para rastrear produtos.
Avancemos para outubro de 2024. O código de barras é lido 10 mil milhões de vezes por dia em todo o mundo. E este ano, estamos a celebrar o seu jubileu de ouro. Bem-vindos todos ao aniversário do código de barras!
É possível que nunca tenha pensado ativamente em códigos de barras até começar a pesquisar para este artigo — mas, desde que me lembro, o meu mundo tem sido etiquetado, codificado e identificado por bips.
Desde um cartão de embarque até um pão, as etiquetas com códigos de barras são os trabalhadores silenciosos do comércio em todo o mundo.
Para homenagear o legado desta tecnologia com cinquenta anos, vou explicar-lhe como implementar um sistema de inventário com códigos de barras na sua empresa, bem como as melhores práticas, os desafios e as principais soluções.
Vamos começar a digitalizar!
O que é um código de barras?
Um código de barras é um código visual — um padrão legível por máquinas composto por linhas pretas, espaços brancos e números. Em cada combinação, encontra informações sobre um produto específico.
Para um olhar destreinado, isto pode parecer uma algaraviada. Mas, para um leitor de códigos de barras, é uma mina de informação.
Zás!
E, de repente, o seu computador tem todos os detalhes sobre essa lata de sopa, incluindo o preço e a data de validade.
Por falar em significado religioso…
Códigos de barras 1D vs. códigos de barras 2D
Existem dois tipos de códigos de barras:
- O código de barras unidimensional (1D) parece uma frase simples — apresenta os dados numa única linha reta. Uma linha de barras verticais separadas por espaços, cada uma com uma largura específica. O UPC é o código de barras 1D mais comum, presente em todas as caixas de cereais e frascos de champô.
- Os códigos de barras bidimensionais (2D), por outro lado, armazenam dados nos eixos X e Y, como uma pequena grelha. Pense no código QR que agora tem de ler em vez de sentir nas mãos as saliências de um menu físico. Podem armazenar vários tipos de ficheiros, incluindo ficheiros de texto, imagens e ligações para sites. Em situações em que é necessário concentrar muita informação numa área pequena, os códigos de barras 2D são uma excelente opção.
Eis algumas das principais diferenças entre os dois tipos de códigos de barras:
| Característica | Código de barras 1D | Código de barras 2D |
|---|---|---|
| CaracterísticaRepresentação dos dados | Código de barras 1DSequência linear (horizontal) | Código de barras 2DEixos X-Y (grelha) |
| CaracterísticaCapacidade de armazenamento de dados | Código de barras 1DLimitada | Código de barras 2DElevada |
| CaracterísticaTipos comuns | Código de barras 1DUPC, EAN, Code 39, Code 128 | Código de barras 2DCódigo QR, GS1 DataMatrix, PDF 417 |
| CaracterísticaUtilizações típicas | Código de barras 1DComércio a retalho, gestão de inventário, identificação de produtos | Código de barras 2DMarketing, informação sobre produtos, pagamentos móveis, bilhética de eventos |
| CaracterísticaMecanismo de leitura | Código de barras 1DLeitor laser | Código de barras 2DTecnologia de captura de imagens |
| CaracterísticaFacilidade de leitura | Código de barras 1DÉ necessária uma orientação específica | Código de barras 2DPode ser lido a partir de qualquer direção |
| CaracterísticaDependência de uma base de dados | Código de barras 1DTem de estar associado a uma base de dados para ler as informações | Código de barras 2DNão necessita de acesso para ler as informações codificadas |
O que é um sistema de inventário com códigos de barras?
Um sistema de inventário com códigos de barras é como um bibliotecário digital dos seus produtos.
Cada artigo tem um número de série único e, ao digitalizá-lo, pode ver exatamente onde se encontra e quantas unidades tem.
Uma visão dos seus dados em tempo real permite-lhe tomar decisões mais inteligentes. Saberá o que está a vender bem, o que está a perder popularidade e quando precisa de repor o stock.
Um sistema de inventário com códigos de barras é composto por três elementos essenciais:
- Etiquetas de códigos de barras. São tatuagens digitais para o seu inventário. Pode criá-las ou comprá-las já feitas; certifique-se apenas de que cumprem os requisitos do setor. (UPC ou EAN).
- Leitores de códigos de barras. Também chamados leitores de códigos de barras, leitores de preços ou leitores de ponto de venda, estes dispositivos conseguem decifrar as tatuagens digitais enigmáticas dos seus produtos e transmitir as informações de volta ao seu sistema.
- Software. São aplicações que gerem, criam e imprimem códigos de barras.
Um sistema de inventário com códigos de barras combina, portanto, o poder integrado do hardware e do software para simplificar a gestão do inventário.
Agora a questão é: o que ganha realmente com isto?
Vantagens de um sistema de inventário com códigos de barras
É muito provável que o seu sistema atual de gestão de inventário seja uma relíquia da Idade das Trevas.
Ainda depende de folhas de cálculo do Excel ou suspiro—livros de registo escritos à mão? Sinceramente, isso é tão eficiente como usar um pombo-correio para enviar um e-mail.
Pense em artigos de inventário perdidos, níveis de inventário imprecisos, sistemas de reposição deficientes para SKUs com elevada procura… e por aí fora, sem fim.
Agora imagine isto: uma rápida leitura e, zás! Tem visibilidade em tempo real sobre todo o seu stock.
Rain Yang, fundador e CEO da WoodenAve, explica-o melhor: “Basta uma simples leitura—sem escrever, sem tomar notas, sem perder tempo.”
História de sucesso real: KR Stationers, Nova Deli
Falei com Abhishek Kalra—o proprietário da KR Stationers—uma loja onde encontra tudo, desde artigos de papelaria a dispositivos eletrónicos modernos, em Hauz Khas, Nova Deli.
Gere tanto uma loja física como uma loja digital. Por isso, um controlo de inventário eficaz é essencial para a satisfação dos clientes.
E, com uma classificação de 4,7 em 600 avaliações, é evidente que estão a fazer algo bem.
Visito a loja dele desde os meus 10 anos para comprar cola, papel e canetas. Agora que tenho o meu próprio negócio, passei também a comprar-lhe produtos eletrónicos.
Há uma razão para ser cliente fiel dele há duas décadas…
A implementação de um sistema de gestão de inventário com códigos de barras, há sete anos, trouxe uma longa lista de vantagens:
1. Maior precisão
Errar é humano, perdoar é divino.
Mas quando o custo da introdução manual de dados incorretos pode representar 30% das receitas de uma empresa, é bastante difícil perdoar e esquecer.
Os erros humanos são dispendiosos.
Cometemos erros; no entanto, os códigos de barras raramente os cometem. Chega de erros de digitação ou contagens incorretas: apenas uma precisão de dados pura e inalterada.
2. Mais económico
Sim, a implementação de sistemas de leitura de códigos de barras tem um custo. Inicialmente.
A boa notícia é que, normalmente, esse custo é uma gota no oceano quando comparado com o tempo e o dinheiro que poupará a longo prazo.
Para a KR Stationers, controlar o inventário já não significa ir a correr ao armazém para procurar fisicamente os artigos. A facilidade de gestão de negócios graças a uma melhor gestão de encomendas, uma faturação mais rápida e reposições mais eficientes compensam significativamente o custo inicial.
Abhishek afirma: “Só tive de pagar uma taxa única de licenciamento dos códigos de barras, e as taxas de subscrição mensais do Busy, o software de contabilidade, parecem insignificantes quando comparadas com o facto de, ao longo da última década, termos mais do que duplicado as nossas receitas.”
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3. Melhor visibilidade dos dados
O sistema não lhe mostra apenas o que tem; também mostra como o seu inventário está a circular.
Por exemplo, durante a nossa conversa, Abhishek mencionou que tem acesso a dados atualizados ao segundo sobre os resumos dos artigos de fornecedores e clientes, algo que anteriormente implicaria vasculhar livros de registo poeirentos para compilar informações de diferentes registos.
Assim, um sistema de inventário com códigos de barras torna-se uma fonte única e fiável de informação para a sua empresa.
4. Melhor controlo de inventário
Uma contagem do stock em tempo real elimina o excesso de stock ou a falta de artigos populares.
Na verdade, durante o fim de semana, encomendei um telemóvel OnePlus na loja do Abhishek para a minha avó. Em menos de cinco minutos, enviou-me uma mensagem pelo WhatsApp com o modelo mais recente, as opções de cor, o prazo de entrega estimado e as informações de pagamento.
Na opinião dele, as suas operações não teriam sido geridas com tanta eficiência se não tivesse implementado um sistema de controlo de inventário por códigos de barras para gerir o inventário.
Além de contagens de inventário mais precisas, da redução dos erros manuais e de um fluxo de trabalho eficiente — quando utiliza códigos de barras para os artigos do seu inventário, pode simplificar melhor as suas operações, aumentar a satisfação dos clientes e automatizar as encomendas de vendas.
Assim, os seus resultados financeiros não são afetados. Agora, passemos à estrela do espetáculo.
5. Guia passo a passo: como implementar um sistema de inventário por códigos de barras
O código de barras moderno pode ter sido uma invenção dos supermercados, mas hoje acompanha tudo, desde compressas em hospitais a iPhones em lojas de retalho.
Eis como começar a implementar um sistema de inventário por códigos de barras na sua empresa:
Passo 1: Avalie as suas necessidades atuais de gestão de inventário
Que problemas relacionados com o inventário não o deixam dormir? Fica constantemente sem stock, perde artigos no armazém ou tem dificuldade em lidar com uma folha de cálculo mais longa do que Guerra e Paz?
Identifique os problemas específicos no seu fluxo de trabalho de inventário. Quer se trate de melhorar o processamento das encomendas, simplificar as reposições ou acompanhar os níveis de stock.
Depois de saber do que precisa, pode escolher uma solução de códigos de barras adaptada aos seus requisitos exatos .
Passo 2: Escolha os tipos de códigos de barras adequados e gere os códigos de barras
O passo seguinte é selecionar o sistema de códigos de barras adequado com base nos seus desafios de inventário.
Pense nisto como escolher a ferramenta certa para realizar o trabalho. Não usaria um martelo para reparar uma torneira com fugas, pois não?
Como já sabe, existem dois tipos de códigos de barras. O tipo que escolher depende dos seus requisitos específicos e das normas do setor.
Pode estar a perguntar-se…
Qual é o código de barras adequado para a minha empresa?
Os códigos de barras 1D são elegantes, simples e perfeitos para artigos do dia a dia, como produtos alimentares, roupa e eletrónica. Se precisa de identificar e acompanhar produtos básicos, estas são as opções perfeitas.
Por exemplo, a KR Stationers utiliza este tipo de código de barras para simplificar o processamento das encomendas.
Os códigos de barras 2D podem armazenar uma grande quantidade de dados, incluindo URLs de websites, texto e até imagens.
Pode utilizá-los para transmitir muitas informações numa área pequena ou para criar experiências interativas para os seus clientes.
E existe sempre a opção de contactar um fornecedor de sistemas de códigos de barras — este pode fornecer-lhe informações valiosas com base nas necessidades específicas da sua empresa.
Como gerar códigos de barras
Depois de selecionar o tipo de código de barras, pode gerar códigos específicos para os produtos.
Crie estes códigos com software especializado de códigos de barras e certifique-se de que são compatíveis com o seu sistema atual.
A boa notícia é que não precisa de um curso de design gráfico para criar códigos de barras. Existem muitos geradores de códigos de barras online, vários deles gratuitos.
Por exemplo, eis um código de barras gratuito que gerei para um dos blogues da The Retail Exec utilizando um gerador gratuito de códigos de barras online.
Tudo o que tem de fazer é selecionar o tipo de código de barras na lista à esquerda, introduzir os dados relevantes (código do produto, preço, URL, etc.) e já está! Tem uma tatuagem digital transferível!
🔥DICA QUENTE:
Leia este código de barras para saber tudo sobre os regulamentos da GS1 relativos a códigos de barras e as melhores práticas:
Passo 3: Selecione o leitor e a impressora de códigos de barras adequados
Está na altura de equipar-se com o hardware adequado.
Leitores de códigos de barras: os seus olhos digitais
Escolha um leitor que corresponda às suas necessidades e esteja dentro do seu orçamento.
Tenha em conta a facilidade de utilização e a compatibilidade do programa com o seu sistema. Para ambientes com condições adversas — como os de fabrico — selecione modelos robustos, enquanto os modelos leves são ideais para ambientes de retalho.
- Leitores portáteis. Para ambientes de retalho e pequenas empresas, são verdadeiros cavalos de batalha. São resistentes, fáceis de utilizar e estão disponíveis em versões com e sem fios.
- Aplicações móveis. Se precisar de uma solução portátil ou tiver um orçamento limitado, o seu humilde dispositivo móvel pode funcionar também como leitor. Basta descarregar uma aplicação de leitura de códigos de barras e estará pronto a utilizar.
- Leitores integrados. Em armazéns e operações de grande volume, os leitores integrados em sistemas POS e equipamentos industriais facilitam a leitura e a captura de dados de forma eficiente.
Impressoras de códigos de barras: dê vida aos seus códigos
Para trazer os seus códigos de barras exclusivos para o mundo físico, precisará de uma impressora. A impressora de códigos de barras adequada depende das suas necessidades e pode apresentar-se em vários formatos e tamanhos.
- Pequenas empresas e retalho. Normalmente, uma impressora de secretária é suficiente. Escolha um modelo capaz de imprimir etiquetas de alta qualidade numa variedade de materiais.
- Armazéns. Invista em impressoras industriais. Para além de suportarem grandes volumes de etiquetas, também conseguem resistir a condições adversas.
- Necessidades especializadas. Para imprimir códigos de barras em artigos pequenos ou superfícies curvas, considere impressoras móveis ou impressoras com aplicadores de etiquetas.
Passo 4: Integre o software de códigos de barras nos seus sistemas existentes
Certo. Os códigos de barras estão prontos e os leitores estão carregados.
Agora, está na altura de integrar o seu sistema de códigos de barras no seu sistema de gestão de inventário (IMS) ou sistema de gestão de armazéns (WMS).
É aqui que tudo se junta — o hardware e o software.
Os códigos de barras criam uma ligação direta entre os mundos físico e digital quando os liga a IMSs ou a sistemas de gestão de armazéns baseados na nuvem.
Assim que é efetuada uma leitura, é enviado um sinal que atualiza o seu software em tempo real.
No final, isto elimina a necessidade de introdução manual de dados que, sejamos sinceros, é tão divertido como ficar sentado a ver a relva crescer.
A integração proporciona visibilidade do inventário em tempo real, eliminando ruturas de stock e decisões baseadas em suposições. Tomar decisões baseadas em dados ajudará a otimizar as operações, automatizar tarefas repetitivas e aumentar a eficiência.
Se está à procura de um sistema sólido de software de gestão de inventário, consulte a nossa lista das 10 principais recomendações:
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Passo 5: Forme a sua equipa e teste o sistema
Organize a sua equipa para um curso intensivo de Código de barras 101. Aborde tudo, desde as técnicas básicas de leitura até à resolução de problemas comuns.
O sistema de inventário por código de barras é um esforço de equipa.
Certifique-se de que todos sabem qual é o seu papel. Garanta que estão definidos procedimentos claros e escritos para a receção de novo stock, a preparação e embalagem de encomendas e a realização de contagens de inventário.
Isto manterá a consistência e a precisão em toda a operação… e evitará conversas constrangedoras como esta:
Agora, isto é importante: Certifique-se de que testa exaustivamente o seu sistema antes de este entrar em funcionamento. Considere este teste como um ensaio geral antes do grande espetáculo.
Teste os seus processos começando com um pequeno lote de inventário e avançando pela receção, preparação, embalagem e contagem.
Esteja atento a quaisquer falhas, problemas ou expressões de confusão por parte da sua equipa.
Desafios e soluções para utilizar um sistema de inventário por código de barras
No total, falei com 31 proprietários de pequenas e médias empresas de comércio eletrónico que implementaram com sucesso um sistema de inventário por código de barras.
As conclusões foram unânimes—melhor processamento de encomendas, maior precisão e maior satisfação dos clientes… mas o processo inicial de instalação não está isento de contratempos.
Por isso, aqui ficam alguns dos principais conselhos dos melhores profissionais do setor:
1. A Metal Marker Manufacturing recomenda um programa-piloto para evitar problemas de integração
Quando introduz uma nova solução no seu fluxo de trabalho, esta não deve perturbar o fluxo existente.
Por isso, quer tenha centenas quer milhões de SKUs, David Primrose tem alguns conselhos sólidos:
Para os proprietários de empresas que estão a considerar um sistema de códigos de barras, eis uma dica valiosa: comece com algo pequeno, através de um programa-piloto aplicado aos seus artigos mais populares.
Isto permite-lhe corrigir quaisquer problemas antes da implementação completa.
Começámos pelas nossas etiquetas de identificação aeroespacial, o que nos ajudou a aperfeiçoar o processo antes de o expandirmos a toda a nossa linha de produtos.
2. Yorkshire Fabric Shop dá dicas sobre a gestão do inventário
Jay Soni, fundador e diretor executivo, descreve a configuração de um sistema de inventário com códigos de barras como uma “aventura”.
Porquê?
Primeiro, tivemos de escolher um sistema que pudesse ser integrado na nossa plataforma de comércio eletrónico existente.
A parte mais difícil foi configurá-lo — pegar no nosso amplo stock de tecidos, organizado por cor, padrão e material, e catalogá-lo num formato digital que pudesse ser lido e monitorizado.
Cada artigo tinha de ser devidamente etiquetado para evitar incompatibilidades que pudessem conduzir a erros no processamento das encomendas.
Então, como é que ele resolveu os problemas?
Dedique muita atenção à fase de planeamento.
Certifique-se de que escolhe um sistema que acompanhe o crescimento da sua empresa e que seja compatível com qualquer software existente específico da atividade.
Dedique tempo a organizar as categorias dos seus produtos e os dados do inventário, pois isso irá evitar muitos problemas a longo prazo, relacionados com discrepâncias no inventário e falhas do sistema durante as operações.
3. A JettProof teve dificuldades com a resistência dos funcionários e a expansão do hardware
A fundadora Michelle Ebbin começou inicialmente com uma impressora e um leitor de códigos de barras simples, “quando o volume de encomendas atingiu 50/dia”.
À medida que foram crescendo, contudo, houve resistência por parte da equipa, que conseguiram ultrapassar através de uma formação diligente dos funcionários. Também expandiram o hardware e o software à medida que a “empresa cresceu para produzir 2 000 peças de vestuário por dia”.
Ebbin partilha três conselhos fundamentais para outras pequenas empresas:
- “Comece cedo, mesmo que o seu volume pareça gerível — é mais fácil do que tentar recuperar o atraso mais tarde.”
- “Envolva a sua equipa no processo e invista tempo na formação para garantir a adoção.”
- “Pense a longo prazo ao selecionar fornecedores, para evitar mudanças dispendiosas à medida que cresce.”
Quanto ao impacto tangível…
Desde que implementámos os códigos de barras, expandimo-nos para 14 países, ganhámos vários prémios e ajudámos inúmeras famílias que vivem com autismo e desafios de processamento sensorial.
Um sistema eficiente de inventário com códigos de barras foi fundamental para o nosso crescimento e impacto.
4. A SuperBee ultrapassou as dificuldades na leitura das etiquetas
A SuperBee é uma empresa de comércio eletrónico de produtos de cera de abelha com certificação ecológica… e enfrentou desafios únicos.
Nomeadamente, como equilibrar a logística exigente da cadeia de abastecimento com materiais ecológicos?
Antoinette Jackson, diretora criativa e fundadora, explica:
O maior desafio foi adaptar o sistema para lidar com muitos dos mais materiais de embalagem ecológicos que, por vezes, não eram devidamente lidos pelas etiquetas de códigos de barras normais.
Fomos obrigados a experimentar diferentes etiquetas biodegradáveis para que aderissem no lugar e pudessem ser lidas ao longo da cadeia de abastecimento.
Isto foi importante para garantir que o sistema funcionava sem interrupções, ao mesmo tempo que cumpríamos os nossos objetivos de sustentabilidade.
Para outros proprietários de empresas conscientes do ambiente, Jackson apresenta orientações claras e pertinentes:
A minha sugestão é que pensem cuidadosamente na forma como o sistema pode ser aplicado aos vossos produtos e embalagens.
Não optem pelo mais popular ou pelo mais barato.
Pensem na pegada ecológica dos componentes do sistema (como etiquetas e leitores) e na forma como estes se alinham com os vossos objetivos de sustentabilidade.
Quanto ao impacto geral no negócio, implementaram com sucesso um sistema de inventário por códigos de barras ao refletirem profundamente sobre os seus objetivos empresariais, o que acabou por resultar numa “melhoria da precisão das encomendas para perto de 100%”.
O futuro dos códigos de barras
Em 2027, o mundo do comércio a retalho receberá uma grande atualização com o “Sunrise 2027”, liderado pela GS1. Os códigos de barras 2D passarão a ocupar o centro das atenções, prometendo uma mudança radical na forma como fazemos compras.
O código de barras 2D irá “proporcionar-lhe uma experiência que a marca quer que tenha.”
Assim o afirma Carrie Wilkie, vice-presidente sénior de normas e tecnologia da GS1 US
Imagine digitalizar um produto e obter instantaneamente tudo aquilo de que precisa, desde listas de ingredientes a receitas e instruções de reciclagem.
Exemplos reais de pioneiros dos códigos 2D: Puma e PepsiCo
Talvez já estejamos dentro da matriz. Veja estes exemplos:
- A Puma foi a primeira grande marca a utilizar códigos de barras 2D nos Estados Unidos. Uma simples leitura revela os detalhes do calçado e o percurso de sustentabilidade da Puma.
- Mas a PepsiCo está a levar ainda mais longe a interação com os clientes. Os seus códigos QR nas embalagens, conhecidos como códigos de barras 2D GS1 Digital Link, disponibilizam uma grande quantidade de informação: desde dados nutricionais a iniciativas de sustentabilidade, passando por recompensas de fidelização e conteúdos personalizados.
O futuro, caro leitor, é codificado, personalizado e interativo — tudo através de uma única leitura.
Feliz 50.º aniversário dos códigos de barras!
Quer o salvem de introduzir dados irrefletidamente, quer o impeçam de vender acidentalmente a última PlayStation a 17 clientes diferentes, estes companheiros listrados tratam de tudo.
Na gestão de inventário, os códigos de barras e os leitores são a face visível, mas o software que escolhe é o cérebro. Os WMS e os IMS funcionam como um sistema nervoso central, recolhendo, organizando e analisando dados dos códigos de barras. Porque, sejamos realistas — sem software de gestão de inventário por códigos de barras, os códigos de barras são basicamente riscas de zebra glorificadas.
Por isso, brindemos a 50 anos de sinais sonoros, leituras e lucros. Saúde!
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