Key Takeaways
Os preços variam consoante as funcionalidades, a utilização e o nível de serviço do PDV: Mais funcionalidades ou uma utilização mais intensa significam frequentemente custos de software mais elevados ou taxas de processamento de pagamentos superiores
O custo inicial não reflete o custo total: Tenha em atenção extras como impressoras de recibos, leitores de códigos de barras ou taxas de processamento de cartões de crédito, que podem acumular-se ao longo do tempo
Concentre-se no retorno do investimento e na escalabilidade, não apenas no preço anunciado: Invista num sistema de ponto de venda que cresça com o seu negócio de retalho e proporcione valor a longo prazo
O preço dos sistemas de ponto de venda (POS) pode variar entre $50 e mais de $1.000 por mês, sendo que as empresas mais pequenas começam frequentemente por cerca de $50 por mês e os retalhistas maiores gastam $1.000 ou mais. O hardware, o processamento de pagamentos e os complementos podem aumentar os custos, por isso é importante saber exatamente pelo que está a pagar.
Este guia destina-se a compradores, responsáveis financeiros e chefes de departamento envolvidos no orçamento ou na aquisição. Vou abordar intervalos de preços médios, modelos de preços e taxas ocultas. Também obterá conselhos sobre como avaliar o ROI. Vamos tornar mais fácil a sua decisão sobre o preço de um sistema POS.
Calculadora de custos de sistemas POS da The Retail Exec
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Preços típicos por dimensão da empresa
O custo total de um sistema POS aumenta proporcionalmente à dimensão da sua empresa, afetando o seu orçamento e as capacidades do sistema. Saber como os custos variam ajuda a adaptar a escolha do POS às suas operações:
| Dimensão da empresa | Intervalo de preços típico | O que normalmente inclui | Casos de utilização e fornecedores comuns |
|---|---|---|---|
| Dimensão da empresaPequena empresa | Intervalo de preços típico$50-$150/ mês | O que normalmente incluiFuncionalidades básicas, como acompanhamento de vendas, gestão de inventário e ferramentas de checkout | Casos de utilização e fornecedores comunsCafés, boutiques, carrinhas de comida Vend, Square (e outros sistemas POS móveis) |
| Dimensão da empresaEmpresa de média dimensão | Intervalo de preços típico$150-$500/ mês | O que normalmente incluiRelatórios de vendas avançados, gestão do relacionamento com os clientes e integrações | Casos de utilização e fornecedores comunsRestaurantes, lojas de retalho Toast, Clover |
| Dimensão da empresaGrande empresa | Intervalo de preços típico$500-$1.000 /mês | O que normalmente incluiAnálises abrangentes, gestão de várias localizações e de funcionários | Casos de utilização e fornecedores comunsSupermercados, grandes superfícies Lightspeed, Revel |
| Dimensão da empresaEmpresa | Intervalo de preços típico$1.000+/ mês | O que normalmente incluiPacote completo com suporte e integrações ao nível empresarial | Casos de utilização e fornecedores comunsGrandes franchisados, retalhistas globais Oracle, SAP |
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Que fatores influenciam o preço dos sistemas POS?
Escolher o sistema POS certo implica compreender de que forma funcionalidades como os limites de transações, a integração do hardware POS e os serviços de suporte influenciam o valor que irá pagar. Os sistemas POS evoluíram significativamente ao longo dos anos, e estas mudanças tiveram impacto nos seus preços.
Eis o que influencia os preços dos POS:
| Fator | Como afeta o preço |
|---|---|
| FatorMódulos regulamentares | Como afeta o preçoSe a sua empresa de retalho operar num setor regulamentado, poderá pagar mais pelas funcionalidades de conformidade. Estas podem acrescentar $50-$200 em taxas mensais, dependendo da complexidade. |
| FatorModelos especializados | Como afeta o preçoOs modelos específicos do setor simplificam a configuração, mas podem custar mais inicialmente. Conte pagar $100-$500 por módulos especializados que se adaptem às necessidades do seu negócio de comércio eletrónico ou presencial. |
| FatorEtiquetas de casos de utilização | Como afeta o preçoAs funcionalidades POS adaptadas a tipos de negócio específicos podem aumentar os custos em $25-$100 por mês. No entanto, garantem que o sistema suporta as suas operações específicas de forma eficiente. |
| FatorLimites de transações | Como afeta o preçoExceder os limites de transações pode implicar taxas adicionais de processamento de pagamentos de $0.10-$0.30 por transação com cartão, por isso escolha um plano que corresponda ao seu volume de vendas. |
| FatorIntegração de hardware | Como afeta o preçoA integração com terminais POS, gavetas de dinheiro ou impressoras de recibos existentes pode envolver taxas de configuração ou exigir a compra de hardware POS compatível, acrescentando $200-$1.000 aos custos iniciais. |
| FatorServiços de suporte | Como afeta o preçoAs opções de suporte premium, como assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, podem acrescentar $50-$150 por mês, garantindo que a sua equipa recebe ajuda atempada tanto com o software POS como com o hardware quando necessário. |
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|---|---|---|---|---|---|
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Compreender os modelos de preços
Os modelos de preços variam, com opções como taxas por utilizador ou subscrições mensais por escalões a afetarem o seu orçamento de forma diferente do simples custo apresentado. Eis uma explicação dos modelos mais comuns:
| Modelo de preços | Como funciona | Aspetos a ter em conta |
|---|---|---|
| Modelo de preçosPor utilizador ou lugar | Como funcionaPaga uma tarifa por cada utilizador que acede ao sistema | Aspetos a ter em contaOs custos podem aumentar rapidamente à medida que a sua equipa cresce ou se precisar de ferramentas específicas de gestão de colaboradores, como o acesso baseado em funções |
| Modelo de preçosPor utilização | Como funcionaOs custos baseiam-se na intensidade de utilização do sistema, como pagamentos com cartão ou transações de débito processadas | Aspetos a ter em contaUma utilização elevada pode resultar em custos inesperados (como taxas de transação) se não for monitorizada de perto |
| Modelo de preçosSubscrição escalonada | Como funcionaOs diferentes níveis de preços disponibilizam funcionalidades e limites variados | Aspetos a ter em contaCertifique-se de que não paga por funcionalidades de POS de que não precisa nem ultrapassa rapidamente os limites do seu escalão |
| Modelo de preçosOrçamento personalizado | Como funcionaO preço é adaptado às necessidades específicas da sua empresa | Aspetos a ter em contaPode ser difícil comparar com outros fornecedores de POS sem referências claras |
| Modelo de preçosPagamento conforme a utilização ou anual | Como funcionaPague mensalmente ou assine um contrato anual para obter uma tarifa com desconto | Aspetos a ter em contaOs planos anuais podem permitir poupar dinheiro, mas vinculam-no ao serviço, por isso certifique-se de que está satisfeito com o serviço a longo prazo |
Custos ocultos e adicionais a ter em conta
Ao avaliar o preço de um sistema POS, é essencial olhar para além do preço anunciado. Custos ocultos, como taxas de configuração ou suporte premium, podem apanhá-lo de surpresa.
Alguns sistemas podem cobrar pela formação, pelos pedidos online ou por integrações que não estão incluídos no preço base. Verifique sempre as opções de processamento de cartões de crédito mais barato para minimizar os custos de transação. Eis uma análise dos custos ocultos mais comuns:
- Atualizações de hardware: Substituir ou atualizar terminais, impressoras de recibos ou leitores de códigos de barras pode acrescentar centenas de dólares, especialmente com fornecedores como a Clover ou a Toast.
- Taxas de processamento de pagamentos: Alguns fornecedores, como a Square e a Shopify POS, exigem que utilize o seu processamento de pagamentos a tarifas fixas, que podem aumentar rapidamente.
- Taxas de integração: Ligar o seu POS ao comércio eletrónico, à contabilidade ou a programas de fidelização de clientes pode exigir taxas mensais adicionais ou custos únicos de configuração com fornecedores como a Lightspeed ou a Revel.
- Suporte premium: O acesso a suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, ou a gestores de conta dedicados tem frequentemente um custo adicional, como acontece com a Toast e a NCR Silver.
- Complementos de software: As funcionalidades avançadas, como relatórios avançados, cartões-presente ou ferramentas de marketing, são frequentemente vendidas como complementos pagos por fornecedores como a Vend e a Clover.
- Taxas de rescisão do contrato: A cessação antecipada do contrato pode desencadear penalizações elevadas, especialmente no caso de acordos de longo prazo com fornecedores como a Oracle MICROS.
- Conformidade e segurança: A conformidade com a norma PCI, as cópias de segurança dos dados ou as atualizações de segurança podem não estar incluídas no preço base e resultar em custos adicionais junto de muitos fornecedores empresariais.
Maximizar o ROI do seu investimento em sistemas POS
O ROI deve orientar a sua decisão de compra de sistemas POS, uma vez que acompanhá-lo pode transformar o seu investimento num sucesso mensurável:
Tempo poupado
A automatização e os fluxos de trabalho simplificados podem reduzir drasticamente o esforço manual, libertando a capacidade da sua equipa para tarefas mais estratégicas. Considere que processos manuais serão substituídos pelo sistema POS moderno e quanto tempo a sua equipa poderá poupar.
Peça aos fornecedores que demonstrem as funcionalidades de poupança de tempo utilizando um caso de utilização típico. Esta avaliação prática pode ajudá-lo a medir o ROI potencial em termos reais.
Redução de erros
A redução das transferências manuais e dos cálculos minimiza o risco de erros dispendiosos. Identifique onde ocorrem atualmente os erros e de que forma a solução POS poderá reduzi-los.
Peça aos fornecedores que mostrem como são geridos a validação e o controlo dos dados em toda a plataforma. Esta compreensão ajuda-o a quantificar o valor da minimização dos erros e de uma melhor tomada de decisões.
Evitar problemas de conformidade
As funcionalidades de conformidade integradas podem ajudá-lo a evitar multas e auditorias através do cumprimento das normas legais e do setor, especialmente quando combinadas com protocolos adequados de formação dos funcionários. Pergunte quais são as funcionalidades específicas de conformidade incluídas e se a plataforma suporta os requisitos do seu setor.
Os sistemas POS para retalho, POS para restauração e POS para comércio eletrónico incluem frequentemente estas funcionalidades de origem — esta é uma vantagem essencial dos sistemas POS para retalho. Solicite exemplos de como o sistema ajudou a evitar lacunas de conformidade. Isto pode ajudá-lo a avaliar as poupanças de custos associadas à manutenção da conformidade.
Adoção transversal às equipas ou consolidação
Utilizar uma ferramenta em várias equipas, gerir várias lojas ou substituir várias ferramentas por uma só pode reduzir os custos e melhorar o alinhamento das equipas. Determine quais são os melhores sistemas POS que poderiam substituir várias ferramentas e, em seguida, restrinja a sua seleção a partir daí.
Peça aos fornecedores exemplos de implementações bem-sucedidas em diferentes funções. Esta informação pode orientá-lo na avaliação do verdadeiro ROI e da rentabilidade a longo prazo da adoção de uma ferramenta abrangente.
Dicas para negociar os preços dos sistemas POS
Os custos do software POS são frequentemente flexíveis, e estar preparado pode fazer uma grande diferença no resultado. Táticas de negociação eficazes podem ajudar a sua equipa a obter melhores preços e condições contratuais sem sacrificar funcionalidades. Utilize estas dicas para melhorar a sua estratégia de negociação:
- Compare os concorrentes: Compare os preços com os de fornecedores semelhantes para compreender o preço praticado no mercado. Utilize esta informação para negociar preços competitivos que correspondam ou sejam inferiores aos das alternativas.
- Oportunidades de desconto: Informe-se sobre descontos para startups, organizações sem fins lucrativos ou compromissos de longo prazo. Muitos fornecedores oferecem tarifas reduzidas a estes grupos, o que pode diminuir significativamente os seus custos.
- Programas-piloto ou preços para implementação faseada: Negocie um período experimental ou uma implementação faseada para testar o sistema antes de assumir um compromisso total. Isto permite-lhe avaliar a adequação do sistema sem um grande investimento inicial.
- Cláusulas de renovação e fidelização: Discuta as condições de renovação e evite períodos longos de fidelização. A flexibilidade das condições contratuais pode protegê-lo de futuros aumentos de preços ou de alterações nas suas necessidades.
- Utilização do poder de compra coletivo ou de apoio às aquisições: Utilize o poder de compra coletivo ou o apoio às aquisições para negociar preços por volume. Colaborar com outros departamentos ou empresas pode proporcionar maior poder de negociação para obter melhores condições.
E a seguir?
Depois de determinar um orçamento para um sistema POS, o passo seguinte é escolher um software de ponto de venda que corresponda às necessidades da sua empresa.
