Processamento eficiente de encomendas: 8 estratégias & 10 ferramentas de topo

Cada encomenda que entra no seu sistema desencadeia uma cadeia de decisões críticas. 

Acelere o processamento para corresponder às expectativas dos clientes, mas apresse-se demasiado e os erros multiplicam-se. Automatize para expandir as operações, mas perca a supervisão humana que deteta erros dispendiosos. Mantenha controlos manuais para garantir a precisão, mas veja a concorrência processar encomendas 5 vezes mais depressa.

Enquanto profissionais do comércio eletrónico e do retalho, isto significa debater-se com questões fundamentais que moldam toda a sua operação:

Dá prioridade à rapidez em detrimento da precisão? Confia mais nos algoritmos do que no discernimento humano? Protege os fluxos de trabalho atuais ou arrisca-se a uma perturbação em prol de ganhos futuros?

O que está em jogo é imediato e tem consequências abrangentes. 

Uma estratégia inadequada de processamento de encomendas não significa apenas atrasos nas expedições ou discrepâncias no inventário — pode desgastar a confiança dos clientes, desmotivar a sua equipa e, gradualmente, fazer com que perca quota de mercado para concorrentes mais eficientes. 

Mas, se fizer tudo corretamente, desbloqueia uma eficiência operacional que transforma o seu processo de preparação e expedição de encomendas, de um obstáculo, numa vantagem competitiva.

Ao longo dos anos, estudei marcas de comércio eletrónico que atravessaram esta transformação e aprendi que o processamento de encomendas bem-sucedido não consiste em escolher um dos lados — consiste em compreender como tirar partido tanto da perspetiva humana como da eficiência tecnológica. 

Neste guia, mostrarei exatamente como criar esse equilíbrio, com base em exemplos reais de empresas que fizeram tudo corretamente — e, por vezes, erraram de forma dolorosa.

O que é o processamento de encomendas?

O processamento de encomendas é o processo de gerir e satisfazer a encomenda de produtos ou serviços de um cliente.

Mas, se gere uma empresa de comércio eletrónico, já sabe que o processamento de encomendas não consiste apenas em enviar os pacotes. 

É o centro nevrálgico da sua operação, que determina se a sua manhã de terça-feira começa por verificar métricas de crescimento ou por lidar com uma avalanche de pedidos do tipo «a minha encomenda está em falta».

Inclui a gestão do fluxo de informações sobre as encomendas entre a sua loja online, os sistemas de pagamento, as operações do armazém e as transportadoras. 

No contexto atual, o processamento de encomendas tem de lidar com muito mais do que há apenas alguns anos:

• Encomendas a chegar de todos os lados (o seu site, a Amazon, a TikTok Shop — tudo o que possa imaginar)
• Atualizações do inventário que têm de ocorrer mais depressa do que o tempo que um cliente demora a carregar em «comprar agora»
• Decisões inteligentes de encaminhamento entre vários armazéns
• Sincronizações extremamente rápidas com a sua plataforma de apoio ao cliente
• Gestão dos requisitos das transportadoras através das fronteiras

A verdade é que a maioria das empresas de comércio eletrónico já ultrapassou os sistemas básicos de processamento de encomendas com que começou. 

Se ainda gere as encomendas da mesma forma que quando lançou a sua loja, provavelmente está a deixar dinheiro por ganhar — ou, pior ainda, a arriscar aquelas avaliações de cinco estrelas que tanto se esforçou por conquistar.

Pelo menos 40% de todas as empresas desaparecerão nos próximos 10 anos… se não descobrirem como transformar toda a sua empresa para acomodar as novas tecnologias

John Chambers, Cisco

Etapas do fluxo de trabalho de processamento de encomendas

Vamos falar sobre o que realmente acontece depois de o seu cliente clicar em “Comprar agora” (porque ambos sabemos que não é propriamente magia, por muito que desejássemos que fosse).

Vou usar a Maven Cosmetics, uma marca de beleza D2C fictícia, como exemplo para mostrar como cada etapa funciona na prática — o bom, o caótico e tudo o que fica pelo meio. 

1. Colocação e validação da encomenda 

Quando um cliente da Maven Cosmetics faz uma encomenda, desencadeia-se uma reação em cadeia:

• Dados de pagamento e envio verificados em segundos. O sistema garante que estes dados estão corretos antes de avançar.
• É iniciada a verificação do inventário. Verificação em tempo real em todos os armazéns para confirmar os níveis de stock.
• É escolhido o melhor armazém. As encomendas são encaminhadas para o local mais próximo com inventário disponível, para garantir que o produto pode ser entregue rapidamente e com o custo mínimo. 
• Os níveis de stock são atualizados em todo o lado. As alterações refletem-se em todos os canais de vendas — site, marketplace e, basicamente, em todos os locais onde vende.

2. Recolha dos artigos da encomenda

É aqui que o digital se torna físico. No armazém da Maven:

• As listas de recolha são disponibilizadas. O sistema gera listas com base na prioridade das encomendas e na organização do armazém.
• A estratégia de recolha é definida: 
  • É ativado o modo de recolha individual. Uma encomenda, um operador — ideal para encomendas personalizadas ou complexas.
  • É iniciada a recolha por lotes. Várias encomendas são recolhidas em simultâneo para obter a máxima eficiência.
  • É implementada a recolha por zonas. Operadores dedicados permanecem nas suas zonas, mantendo o fluxo de trabalho.

3. Embalamento e etiquetagem

É aqui que os custos de envio e a experiência do cliente se cruzam.

Como observa Teddy Smith:

Quando consideramos a embalagem, o mais importante é que o produto chegue em segurança, antes de pensar na estética. 

Mas a estética é importante consoante o produto que vende. O tamanho da embalagem também pode ter um grande impacto no custo do envio.

O processo de embalamento da Maven inclui:

• Escolha da caixa certa. Encontrar o ajuste perfeito — porque ninguém quer pagar para enviar ar.
• Dança do plástico de bolhas. Adicionar proteção onde é necessário, sem embrulhar tudo em plástico de bolhas (embora eu adore um pouco de plástico de bolhas extra)
• Um toque de magia da marca. Pequenos detalhes, como cartões de agradecimento ou amostras gratuitas, fazem com que abrir a caixa seja como desembrulhar um presente. Ah, e pessoalmente, adoro pequenas notas sobre o produto ou os seus criadores. 
• Etiquetas prontas e afixadas. Informações de acompanhamento que mantêm todos a par.

Se é proprietário de um negócio de comércio eletrónico e, ao ler esta etapa, está a questionar-se sobre se precisa ou não de embalagens personalizadas (para criar a sua estética), encontrámos este excelente conselho de um utilizador do Reddit. 

4. Envio e acompanhamento

Esta etapa tornou-se um importante fator de diferenciação na experiência do cliente. Os principais elementos incluem:

• Encontro rápido com as transportadoras. Associar cada encomenda ao parceiro de envio perfeito.
• O acompanhamento fica ativo. Porque “onde está a minha encomenda?” merece uma resposta concreta.
• As atualizações fluem como no Twitter. Cada leitura, cada paragem, cada etapa da viagem é partilhada.
• Sistema de alerta antecipado. Detetar atrasos antes de se transformarem naquela chamada para o serviço de apoio ao cliente.

5. Entrega e devoluções (se aplicável) 

A última milha (e, por vezes, o percurso de regresso) inclui: 

• Missão cumprida. A encomenda chega em segurança à sua nova casa.
• Portal de devoluções pronto. Devoluções fáceis, porque, por vezes, simplesmente não era para ser.
• Devoluções processadas rapidamente. Os artigos são inspecionados e o inventário é atualizado prontamente.
• Reembolsos tratados. O dinheiro regressa às contas dos clientes sem demora.
  

Embora possa saber instintivamente que as devoluções são uma parte integrante do percurso de processamento de encomendas, estas estatísticas ajudam a contextualizá-las. 

Cinquenta e quatro por cento dos inquiridos evitam ativamente retalhistas online que cobram pelas devoluções, enquanto 49% são menos leais às marcas que cobram pelas devoluções. Além disso, 72% dos compradores afirmam que, quando um retalhista oferece devoluções gratuitas, isso aumenta a sua lealdade a esse retalhista.

Se este é o cenário, então, enquanto proprietário de uma loja de comércio eletrónico, o que poderia fazer melhor, para além de criar processos e sistemas?

Encontrámos uma ideia rápida de um funcionário da Reebok! 

Cada etapa deste fluxo de trabalho deve passar facilmente para a seguinte, com responsabilidades e acompanhamento claros em todas as fases.

Afinal, as operações de comércio eletrónico mais bem-sucedidas eliminaram os pequenos estrangulamentos e lacunas de dados entre cada etapa.

Porque é importante um processamento eficiente das encomendas

Para compreender o verdadeiro impacto do processamento de encomendas, continuemos a história fictícia da Maven Cosmetics, que reflete desafios comuns a muitas marcas de comércio eletrónico em crescimento.

O que acontece quando o processamento de encomendas falha

Conheça Sarah, a responsável pelas operações da Maven Cosmetics, uma marca de cosméticos em rápido crescimento.

O seu sistema manual de processamento de encomendas, que funcionava sem problemas nos primeiros tempos, começou a dar sinais preocupantes de sobrecarga à medida que o volume de encomendas se multiplicava.

O ponto de rutura chegou durante a muito aguardada campanha de vendas de Natal. 

O que deveria ter sido o seu maior sucesso transformou-se numa sucessão de problemas: as encomendas acumulavam-se mais depressa do que conseguiam ser processadas. 

O sistema de inventário não conseguia acompanhar o ritmo acelerado das vendas, levando os clientes a encomendar produtos que, na realidade, já estavam esgotados. 

O departamento de expedição esforçava-se por acelerar as entregas, enquanto os custos aumentavam e a satisfação dos clientes diminuía drasticamente.

O impacto fez-se sentir em todas as áreas da operação:

• Avaliações excelentes transformaram-se em críticas. Os clientes ficaram cada vez mais frustrados e descarregaram essa frustração na reputação da marca.
• As devoluções acumularam-se como neve. O trabalho pendente crescia enquanto continuavam a entrar novas encomendas.
• Os envios expresso consumiram os lucros. As soluções de última hora transformaram custos controláveis em destruidores das margens.
• O espírito de equipa desmoronou-se. Os longos horários e as reclamações constantes deixaram a equipa do armazém exausta.
• A campanha de sonho tornou-se um pesadelo. O que deveria ter sido a sua maior vitória transformou-se numa crise que envolveu toda a equipa.

Transformar o caos numa oportunidade

Mas é aqui que a história muda de rumo. Depois de implementarem um sistema eficiente de processamento de encomendas, a operação transformou-se. 

A transformação tocou em todos os aspetos do negócio:

• O processamento de encomendas tornou-se uma operação fluida e previsível
• O envio no próprio dia tornou-se a norma, e não a exceção
• Os comentários dos clientes passaram a centrar-se na experiência com o produto, e não em problemas de entrega
• O processo de devoluções tornou-se rápido e simples
• O inventário manteve-se rigorosamente controlado em todos os canais
• Os eventos de vendas transformaram-se em oportunidades, e não em desafios

Embora o percurso da Maven Cosmetics seja fictício, a transformação operacional que analisámos representa problemas e oportunidades muito reais no comércio eletrónico moderno. 

Em termos básicos, pode ter as fotografias de produto mais bonitas, as campanhas de marketing mais apelativas e os preços mais competitivos, mas, se o processamento das encomendas for instável, tudo o que for construído sobre ele fica vulnerável.

Processamento automatizado vs. manual de encomendas

Para se livrar das encomendas impressas e das folhas de Excel, a Maven Cosmetics precisa de um sistema automatizado moderno. 

Aqui está uma comparação lado a lado entre o processo antigo e obsoleto e o novo processo moderno:

A realidade? A maioria das empresas de comércio eletrónico em crescimento opera algures entre estes dois extremos. 

A chave não é automatizar tudo de um dia para o outro — trata-se de identificar quais os processos que estão a causar mais estrangulamentos e começar por esses.

Por exemplo, um retalhista de moda de média dimensão com quem trabalhei ainda introduzia manualmente as encomendas dos seus canais de marketplace no sistema de gestão do armazém. 

Ao automatizarem apenas esta etapa, reduziram o tempo de processamento em 60% e eliminaram praticamente os erros de introdução de dados.

Desafios comuns no processamento de encomendas (& como resolvê-los)

Agora que compreendemos em que consiste a eficiência no processamento de encomendas, vejamos alguns desafios que deve ter em conta ao gerir a sua loja de comércio eletrónico: 

1. O pesadelo da precisão do inventário 

Falemos daquela sensação desagradável quando descobre que vendeu mais unidades de um produto do que tinha disponíveis durante uma venda relâmpago, ou daquele momento em que o seu produto mais vendido está a acumular pó porque o sistema indica que está esgotado (alerta: não está).

Os problemas de inventário surgem normalmente de três formas:

• Rutura de stock. Quando os seus artigos mais procurados aparecem subitamente como “esgotados” e está a perder receitas
• Excesso de stock. Quando o seu armazém está cheio de inventário que consome capital e espaço nas prateleiras
• Inventário fantasma. Quando o sistema mostra 100 unidades, mas a equipa do armazém só consegue encontrar 85. 

Eis o que funciona realmente:

• Sincronização em tempo real. Ligue o seu OMS aos leitores do armazém para obter atualizações instantâneas do inventário. Quando os artigos são recebidos ou recolhidos, o seu sistema é atualizado imediatamente – já não terá de tomar decisões com base em números desatualizados.
• Limiares inteligentes. Defina pontos de reposição dinâmicos com base na velocidade de vendas e na sazonalidade. Deixe o seu sistema alertá-lo antes de o stock atingir níveis críticos e ajustar automaticamente os limiares com base em padrões históricos.
• Gestão de canais. Crie reservas de inventário separadas para cada canal de vendas. Quer se trate do seu site, da Amazon ou de lojas físicas, mantenha níveis de stock diferentes com base nos padrões e calendários promocionais específicos de cada canal.

Com uma vasta experiência em comércio eletrónico e gestão de stock, selecionámos os 10 principais softwares de gestão de inventário. Agradeça-nos mais tarde.

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1. 1. Linnworks — Best for multichannel management automation
2. 2. MRPeasy — Best for manufacturers
3. 3. SkuVault — Best for its detailed restocking recommendations
4. 4. KORONA POS — Best for multi-location inventory management
5. 5. Helcim — Best for small business inventory + POS in one
6. 6. Veeqo — Best with built-in Amazon account protection
7. 7. Acumatica — Best for modern UI
8. 8. Zoho Inventory — Best for small businesses
9. 9. Sortly — Best for ease of use
10. 10. Cin7 Omni — Best for advanced multichannel order management

Truque de inventário da Amazon

Está bem, depois de organizar o seu inventário, temos um truque MUITO INTERESSANTE que pode aplicar à gestão do seu inventário. 

O Spencer explica isto muito bem na sua publicação no LinkedIn, onde salienta que não é apenas a quantidade de inventário, mas também o local onde armazena os seus produtos, que pode afetar a sua classificação nos marketplaces.

Leia a publicação completa abaixo (e agradeça-nos quando a sua classificação nas pesquisas da Amazon subir) ⬇️

2. O problema do erro humano 

Vejamos: somos todos humanos — o que significa que acontecem erros, especialmente em tarefas repetitivas, como o processamento de encomendas. Uma referência SKU lida incorretamente aqui, uma quantidade errada ali, e de repente está a lidar com devoluções dispendiosas ou clientes insatisfeitos.

A solução: automatização estratégica

Deixe os robôs tratarem daquilo que fazem melhor (tarefas repetitivas), enquanto mantém os humanos concentrados naquilo que fazem melhor (tomada de decisões complexas).

Concentre a sua automatização em áreas de alto risco, como a introdução e validação de encomendas, as contagens de inventário, a verificação da preparação e embalagem ou até a geração de etiquetas de envio. 

Siddhartha Srinivasa, diretor da Amazon Robotics AI afirma, 

Inserir cirurgicamente a automatização em edifícios existentes é muito desafiante, mas estamos a concretizar um futuro em que robôs e seres humanos podem realmente trabalhar lado a lado sem termos de alterar drasticamente o ambiente de trabalho humano.

💡Dica profissional:

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eComece pelos seus processos mais propensos a erros. Identifique onde ocorrem mais frequentemente, e depois concentre-se primeiro nessas áreas para a automatização. \u003c/span\u003e

\u0026nbsp;

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eNão precisa de automatizar tudo de uma só vez—até pequenas melhorias vão-se acumulando.\u003c/span\u003e

Poderia até agendar uma visita aos centros de distribuição da Amazon se quisesse ver como funcionam, tal como Binnyker e o seu filho de 9 anos!

3. Flutuações sazonais da procura 

Prever a procura no comércio eletrónico é como prever o tempo—uma tendência inesperada pode desviar todo o seu plano de inventário. 

Quando tenta manter os níveis certos de stock para milhares de produtos em várias lojas e épocas do ano, até pequenos erros de cálculo podem significar prateleiras vazias ou armazéns a transbordar.

A solução: sistemas inteligentes de previsão 

Os sistemas modernos de IA fazem aquilo que as folhas de cálculo e a intuição não conseguem—detetam padrões em todos os seus canais de vendas, analisam dados em tempo real (desde o estado do tempo às tendências nas redes sociais) e ajustam automaticamente os níveis de inventário antes de surgirem problemas.

Vejamos a Walmart.

Em vez de utilizarem sistemas separados para as suas aplicações de compras de mercearia e de compras gerais (o que criava os seus próprios problemas), 

A Walmart unificou os seus dados para proporcionar à sua IA uma visão completa do comportamento dos clientes. Agora, o seu sistema prevê não só o que os clientes vão comprar, mas também como vão querer recebê-lo. 

Utilizam megadados, IoT e análise das redes sociais para prever a procura.

A análise das redes sociais consiste em extrair informações relacionadas com o comércio a partir dos canais sociais, uma tarefa arriscada e pessoalmente entusiasmante para nós. 

 

Quando a nossa equipa passou o dia 22 de novembro a acompanhar freneticamente o pulso do comércio nas redes sociais durante a Black Friday, percebemos que o mundo não se estava a preparar para um apocalipse.

Desafios e soluções: uma tabela de referência rápida 

Foi muita informação, por isso apresentamos aqui as principais conclusões a reter.

Desafio	Solução	Exemplo de marca	Resultado no mundo real
DesafioRutura e excesso de stock	SoluçãoEtiquetagem RFID, software de gestão de inventário	Exemplo de marcaZara	Resultado no mundo realNíveis de stock otimizados, custos de inventário reduzidos e garantia de que os artigos estão sempre onde são necessários.
DesafioErro humano	SoluçãoRobótica, leitura de códigos de barras, automatização	Exemplo de marcaAmazon	Resultado no mundo realAlcançou 99% de precisão na recolha e embalagem, reduziu as devoluções e diminuiu a carga física sobre os colaboradores.
DesafioSazonalidade e flutuações da procura	SoluçãoAnálise preditiva, sistemas de dados unificados	Exemplo de marcaWalmart	Resultado no mundo realAntecipou tendências com precisão, reduziu o desperdício causado pelo excesso de stock e garantiu que o inventário correspondia à procura sazonal.

Como otimizar o processamento de encomendas

Já viu os desafios. Compreende o que está em jogo. 

Agora, está na altura de transformar o processamento das suas encomendas de um potencial pesadelo numa máquina de comércio eletrónico bem oleada, que encanta os clientes e mantém a sua equipa tranquila. Tal como Sarah, da Maven Cosmetics, fez. 

Pronto para vê-la resolver problemas? Vamos a issooooo! 

1. Simplifique os fluxos de trabalho com um sistema centralizado de gestão de encomendas

Quando as suas encomendas chegam de seis locais diferentes, mas são geridas de doze formas diferentes, está na altura de adotar um sistema de gestão de encomendas. 

As plataformas OMS modernas encaminham automaticamente as encomendas para o centro de processamento adequado, mantêm o inventário sincronizado em todos os canais e assinalam os problemas antes de estes se tornarem críticos.

A implementação é simples: comece por ligar os seus canais de vendas com maior volume, configure regras de encaminhamento automáticas com base em fatores como a localização do inventário e a velocidade de envio e garanta atualizações do inventário em tempo real em todas as plataformas. 

A maioria das marcas observa o maior impacto na redução do tempo de processamento e na diminuição dos incidentes de venda excessiva durante o primeiro mês.

Dica profissional:

Não tente integrar tudo de uma só vez. Ligue primeiro os canais com maior volume, certifique-se de que funcionam sem problemas e, em seguida, expanda a gestão de encomendas a todos os canais de vendas.

Se está convencido e procura a solução ideal para a sua empresa de comércio eletrónico, encontrámos o melhor software de gestão de encomendas do mercado, para que se possa concentrar no crescimento.

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1. 1. Linnworks — Best OMS software for stock forecasting
2. 2. QuickBooks Online — Best ecommerce order management for Quickbooks integration
3. 3. SimplyDepo — Best for real-time inventory tracking
4. 4. Shopify — Best ecommerce order management for Shopify users
5. 5. Brightpearl — Best OMS software for multichannel sellers
6. 6. Acumatica — Best ERP with order management built-in
7. 7. BigCommerce — Best complete ecommerce solution
8. 8. Zoho Inventory — Best OMS software for various shipping options
9. 9. Cin7 Omni — Best OMS software for wholesale sellers
10. 10. Fulfil — Best for AI-powered multi-channel order control

Como é que a Maven Cosmetics conseguiu

“Lembra-se de quando geríamos seis canais de doze formas diferentes?” ri-se Sarah, a gestora de operações da Maven. “Agora o nosso OMS trata de tudo — desde aquela encomenda aleatória da loja do TikTok até aos nossos maiores parceiros de retalho.”

• Antes: Caos de folhas de cálculo entre canais
• Agora: Um único sistema, processamento 60% mais rápido

2. Melhore o processo de preparação e embalagem para aumentar a eficiência

A sua equipa do armazém pode estar a trabalhar arduamente, mas estará a trabalhar de forma inteligente?

Calcule a taxa de preparação das suas operações com esta fórmula simples: 

Taxa de preparação = Total de preparações ÷ Tempo total despendido

Eis um cálculo baseado na Maven Cosmetics e no seu batom Rose mais vendido:

Dados da preparação:

• 1 200 unidades preparadas
• 4 preparadores
• Turno de 6 horas
• Várias zonas do armazém

Cálculo:

Taxa de preparação = 1 200 preparações ÷ (4 preparadores × 6 horas) 

Taxa de preparação = 1 200 ÷ 24 horas 

Taxa de preparação = 50 preparações por hora de trabalho

As soluções atuais de preparação e embalagem combinam leitura móvel, rotas otimizadas e agrupamento inteligente para reduzir significativamente o tempo de processamento das encomendas sem comprometer a precisão.

Comece pelo seu layout do armazém — organize os produtos com base na frequência de preparação e crie zonas específicas para diferentes tipos de produtos. 

Depois, integre tecnologia — leitores móveis para validar as preparações, preparação por lotes para encomendas semelhantes e preparação por zonas para operações de maior dimensão.

O objetivo é minimizar o tempo de deslocação e maximizar a precisão da preparação.

Dica profissional:

Mapeie os percursos dos seus preparadores durante um dia. Ficará surpreendido com o tempo que é gasto simplesmente a deslocar-se entre locais. Utilize estes dados para reorganizar os artigos mais procurados, colocando-os mais próximos uns dos outros.

Com tantas soluções diferentes de software de preparação e embalagem disponíveis, é difícil perceber qual é a mais adequada para si. Por isso, se precisa de descobrir qual é a melhor ferramenta, estou aqui para ajudar! 

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1. 1. SkuVault — Best for real-time inventory updates
2. 2. Finale Inventory — Best for inventory management
3. 3. SKUSavvy — Best end-to-end pick and pack software
4. 4. Fulfil — Best for high-volume pick and pack workflows
5. 5. InSitu Sales — Best for automated order processing
6. 6. ShipBob — Best for an extensive list of fulfillment centers
7. 7. SAP Supply Chain — Best for large operations
8. 8. Epicor for Distribution — Best for manufacturing companies
9. 9. Deskera croz — Best for small businesses
10. 10. ShipHero — Best for artificial intelligence

Como a Maven Cosmetics fez isso

“Mapeámos as rotas dos nossos operadores de recolha e percebemos que, basicamente, faziam diariamente o número de passos recomendado,” brinca a Sarah. “Acontece que atravessar metade do armazém para cada batom não é propriamente ideal para a eficiência.”

• Antes: maratonas de preparação de encomendas de 3 horas
• Agora: períodos intensivos de 45 minutos com rotas otimizadas

3. Implemente verificações de qualidade para garantir a precisão das encomendas

Conhece aquela sensação angustiante quando um cliente envia um e-mail a dizer que recebeu o artigo errado? Ou, pior ainda, quando descobre que recebeu a encomenda de outra pessoa?

Basicamente, verificar todas as encomendas parece ótimo até ter de lidar diariamente com centenas de envios. 

Um controlo de qualidade inteligente significa ser minucioso onde isso é mais importante: artigos de elevado valor, encomendas complexas e produtos com taxas de devolução elevadas.

Passos a seguir para uma verificação de qualidade eficaz: 

• Integre a verificação no seu fluxo de trabalho habitual. Utilize a leitura de códigos de barras em pontos essenciais, verificações baseadas no peso das encomendas embaladas e documentação fotográfica para produtos premium. 
• Utilize os dados para identificar as suas “áreas problemáticas”. Mapeie e acompanhe o que está a correr mal, quer se trate de produtos específicos, horas do dia ou tipos de encomendas. Concentre primeiro os seus esforços de controlo de qualidade nessas áreas. Poderá descobrir que 80% dos seus erros provêm de apenas 20% dos seus processos.

Como a Maven Cosmetics fez isso

“Aqueles e-mails a dizer que havia uma encomenda errada costumavam estragar o meu pequeno-almoço,” admite a Sarah. “Agora, com a leitura de códigos de barras e as verificações de peso, são suficientemente raros para serem surpreendentes.”

• Antes: taxa de erro de 5% (que horror)
• Agora: 0,5% de erros (muito melhor)

4. Configure notificações automáticas para melhorar a comunicação com os clientes

Já ninguém gosta daqueles e-mails genéricos com a mensagem “A sua encomenda foi enviada”. 

O acompanhamento moderno de encomendas precisa de dizer aos clientes exatamente o que está a acontecer com a sua compra, quando a irão receber e o que fazer caso exista algum problema — tudo isto sem inundar a caixa de entrada.

Configure notificações direcionadas que sejam acionadas com base em eventos reais: confirmação da encomenda imediatamente após a compra, atualizações do processamento quando o estado muda e notificações de entrega com intervalos horários concretos. 

O segredo está em equilibrar a informação com a contenção.

Os seus clientes querem saber se a encomenda está a seguir o percurso previsto, mas não precisam de receber uma atualização sempre que o pacote passa para uma nova unidade de triagem.

💡Acompanhe os seus pedidos WISMO (Onde está a minha encomenda).

Se está a receber muitas perguntas sobre uma determinada fase do seu processo de preparação de encomendas, é aí que precisa de acrescentar uma comunicação mais proativa.

Para simplificar o processo de acompanhamento de encomendas, se precisar de descobrir qual o software de acompanhamento de encomendas mais adequado, eu ajudo!

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1. 1. Square — Best for POS and online order tracking
2. 2. Linnworks — Best for assigning shipping carriers automatically based on predefined criteria
3. 3. Infoplus — Best for 3PL warehouse management capabilities
4. 4. Cin7 Omni — Best for B2B selling
5. 5. Shippo — Best for prefilled customs forms
6. 6. ShippyPro — Best for cross-border shipping compliance
7. 7. NetSuite SuiteCommerce — Best enterprise order management system
8. 8. IBM Order Management — Best for supply chain management features
9. 9. ShippingEasy — Best for for SMBs
10. 10. Kibo Commerce — Best for efficiently managing returns

Como a Maven Cosmetics conseguiu

“A sua encomenda foi expedida” era a nossa linguagem do amor, sorri Sarah. “Agora, os clientes sabem exatamente quando a sua encomenda estará pronta — antes sequer de pensarem em perguntar.”

• Antes: mais de 50 pedidos diários a perguntar "onde está a minha encomenda?"
• Agora: no máximo 5, normalmente apenas pedidos especiais

5. Gerir eficazmente as etiquetas de expedição para poupar tempo

Essas pequenas etiquetas de expedição podem parecer uma parte insignificante da sua operação, mas uma gestão ineficiente das etiquetas pode criar grandes estrangulamentos no seu processo de preparação e expedição de encomendas. 

A gestão moderna de etiquetas pode ajudar a automatizar a seleção da transportadora, validar endereços antes da impressão e integrar-se com o seu sistema de encomendas para eliminar a introdução duplicada de dados.

A verdadeira eficiência resulta do processamento em lote e da integração de sistemas. 

Ligue a geração de etiquetas diretamente ao seu sistema de gestão de encomendas, valide automaticamente os endereços e imprima em lotes com base nas prioridades de expedição. 

Para encomendas internacionais, preencha automaticamente os formulários alfandegários e a documentação da transportadora para poupar ainda mais tempo.

Como a Maven Cosmetics conseguiu

“A nossa azáfama da tarde com as etiquetas parecia um exercício diário de resposta a incêndios”, recorda Sarah. “Agora, é mais como uma paragem suave nas boxes.”

• Antes: estrangulamento de 2 horas na preparação das etiquetas
• Agora: 15 minutos e está feito

6.  Utilizar o EDI para simplificar as operações da cadeia de abastecimento

O EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados) não tem de ser aquela complexa dor de cabeça técnica que todos fazem parecer. 

No essencial, trata-se de fazer com que os seus sistemas comuniquem diretamente com os sistemas dos seus parceiros comerciais — sem introdução manual de dados, sem formatos incompatíveis e sem falhas de comunicação.

Para fazer tudo corretamente, concentre-se nas ligações mais importantes: processamento de encomendas, notificações de expedição e faturação. 

Comece pelos seus parceiros comerciais com maior volume, uniformize os formatos dos documentos e automatize o fluxo de dados. A maioria das empresas obtém retorno do investimento em poucos meses apenas com a redução da introdução manual de dados e dos erros.

Ao configurar o EDI, concentre-se nos 20% principais dos seus parceiros comerciais, que geram 80% das suas transações. Faça com que estes funcionem sem problemas antes de avançar para parceiros mais pequenos.

Como a Maven Cosmetics conseguiu

“As encomendas dos parceiros comerciais eram, basicamente, um trabalho de introdução de dados a tempo inteiro”, afirma Sarah. “A sincronização automática mudou tudo.”

• Antes: 4 horas diárias de introdução manual
• Agora: intervenção zero para os principais parceiros

7.  Controlar o feedback dos clientes e a gestão de devoluções

Um processo estratégico de devoluções é uma das ferramentas mais poderosas, embora frequentemente ignorada, para criar fidelização dos clientes. 

De facto, 92% dos clientes afirmam que voltarão a comprar se o processo de devolução for simples.

Configure um portal de devoluções online onde os clientes possam iniciar devoluções, imprimir etiquetas e acompanhar os reembolsos. 

Mas não fique por aqui — utilize os dados das devoluções para detetar problemas nos produtos, identificar descrições de produtos confusas ou assinalar artigos que possam precisar de fotografias melhores no seu site. 

A sua política de devoluções deve ser suficientemente clara para que o serviço de apoio ao cliente raramente precise de a explicar.

💡Acompanhe religiosamente os motivos das devoluções.

Se está a verificar muitas devoluções por “não corresponder à descrição”, provavelmente as suas páginas de produto precisam de ser melhoradas. Se os problemas de tamanho predominarem, talvez esteja na altura de criar guias de tamanhos melhores.

Quer saber mais sobre uma estratégia de devoluções justa? Ouça este excelente podcast de Zoe Kahn, Associada Sénior de Experiência do Cliente da Chomps, que fala sobre o seu modelo abrangente para fazer precisamente isso. 

Depois de ouvir esta conversa, será capaz de: 

• Compreender como recolher feedback sobre as devoluções e agir com base nele
• Compreender como medir o LTV dos clientes que devolvem produtos
• Compreender o futuro das devoluções 

Como a Maven Cosmetics conseguiu fazê-lo

“As devoluções costumavam ser o lugar onde o amor dos clientes morria,” ri-se Sarah. “O nosso novo portal torna tudo simples.”

• Antes: Uma semana num limbo de devolução
• Agora: Processamento no dia seguinte

8. Acompanhe as métricas principais para medir e melhorar o desempenho

Esqueça as métricas de vaidade — precisa de números que lhe indiquem exatamente em que ponto está a sua operação e para onde se dirige.

Não fique obcecado com os dados enquanto ferramenta; fique obcecado com o futuro

Jeff Beaver, Diretor de Produto da Zazzle

 Mas acompanhar tudo é tão inútil como não acompanhar nada. Concentre-se nas métricas que têm um impacto direto nos seus resultados e na satisfação dos clientes.

Concentre-se nas quatro principais: 

• Taxa de exatidão das encomendas. Procure atingir mais de 99%.
• Tempo de processamento por encomenda. Compare-o com os valores de referência do seu setor.
• Percentagem de encomendas perfeitas. Encomendas expedidas completas, atempadamente e sem danos.
• Taxa de devolução. Categorizada pelo motivo da devolução.

Adicione a rotação de inventário e os custos de posse se gerir o seu próprio armazém. Estes números devem orientar as suas decisões diárias e os seus esforços de melhoria.

Dica profissional:

Crie um painel de controlo diário simples para a sua equipa, mostrando apenas 3 a 4 métricas principais. Quando todos sabem como é o sucesso, trabalharão de forma mais inteligente para o alcançar.

Como a Maven Cosmetics conseguiu fazê-lo

“Os relatórios mensais eram como ler história antiga,” observa Sarah. “Os painéis de controlo diários permitem-nos resolver os problemas antes de estes se tornarem maiores.”

• Antes: Resolução reativa de problemas
• Agora: Melhorias proativas que nos deixam felizes. Não temos limites para o nosso mundo. Estamos apenas limitados pela nossa imaginação.

Assinado, Selado & Entregue: O seu manual de processamento

Abordámos tudo, desde simples folhas de Excel até armazéns equipados com inteligência artificial. Uma coisa é evidente: um processamento inteligente de encomendas é a forma de sobreviver e prosperar no comércio eletrónico moderno.

Em suma, procure o equilíbrio ideal entre velocidade e precisão, automação e intervenção humana. E lembre-se destas regras de ouro:

1. O processamento das suas encomendas é tão bom quanto o seu elo mais fraco
2. A automação deve ajudar a sua equipa, não substituí-la
3. Os dados orientam as decisões, mas são as pessoas que conduzem ao sucesso
4. Pequenas melhorias acumulam-se e resultam em grandes conquistas

No fim de contas, nada disto funciona sem as ferramentas certas. Estas podem ser a sua vantagem competitiva num mercado em que os clientes esperam uma eficiência ao nível da Amazon de todas as lojas online.

Por isso, quer esteja a processar 50 encomendas ou 5000, comece por baixo, pense em grande e continue a otimizar a sua gestão de comércio eletrónico. 

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Perguntas frequentes sobre o processamento de encomendas

Ainda tem perguntas? Então veja isto: tentámos adivinhar quais poderiam ser e respondemos por si.

Como é que o processamento de encomendas se integra na cadeia de abastecimento global do comércio eletrónico?

O processamento de encomendas é o sistema nervoso central da sua cadeia de abastecimento de comércio eletrónico, ligando a gestão de inventário, o processamento de pagamentos e as operações de expedição. Garante que a informação flui de forma harmoniosa entre a compra efetuada pelo cliente e a entrega final, coordenando todas as etapas intermédias.

Em que é que o processamento de encomendas difere do cumprimento de encomendas?

O processamento de encomendas trata da vertente digital das transações, incluindo a verificação de pagamentos e as atualizações de inventário. O \u003ca href=\u0022https://theecommmanager.com/how-to-guides/global-order-fulfillment/\u0022\u003ecumprimento de encomendas\u003c/a\u003e gere os aspetos físicos, como a recolha, o embalamento e o envio dos produtos aos clientes.

Posso utilizar a minha plataforma de comércio eletrónico atual para processar encomendas?

A maioria das plataformas de comércio eletrónico inclui funcionalidades básicas de processamento de encomendas, como a receção de encomendas e o processamento de pagamentos. Necessidades avançadas, como a gestão multicanal ou o encaminhamento complexo, exigem normalmente ferramentas especializadas adicionais.

Qual é a melhor forma de lidar com os picos sazonais no volume de encomendas?

Uma gestão sazonal bem-sucedida exige preparação através da previsão da procura e da formação de pessoal temporário antes do pico. Durante os períodos de maior procura, utilize o processamento em lotes e o encaminhamento automatizado para manter a eficiência.

Que tecnologias emergentes deverão transformar o processamento de encomendas?

A inteligência artificial e a automação estão a liderar a transformação do processamento de encomendas através da análise preditiva e de sistemas robóticos. Os dispositivos IoT permitem o acompanhamento em tempo real e uma gestão inteligente do inventário em todas as operações.

Como podem ser incorporadas práticas sustentáveis no processamento de encomendas?

O processamento sustentável de encomendas centra-se na utilização de embalagens recicláveis e dimensionadas de forma adequada, bem como na otimização das rotas de entrega. A documentação digital e os centros de processamento locais ajudam a reduzir o impacto ambiental, mantendo a eficiência.