Key Takeaways
Chega de roleta do retalho: Acompanhar os indicadores-chave de desempenho do inventário ajuda a evitar situações de excesso ou falta de stock, garantindo um fluxo equilibrado de produtos.
Elimine a confusão dos indicadores-chave de desempenho: Apesar da existência de numerosos indicadores-chave de desempenho, concentrar-se nos essenciais pode proporcionar clareza e eficiência na gestão do inventário.
Indicadores-chave de desempenho: os seus melhores aliados na tomada de decisões: Os indicadores-chave de desempenho da gestão de inventário são ferramentas essenciais para tomar decisões informadas sobre ajustes de stock e estratégias de vendas.
O guia essencial dos indicadores-chave de desempenho: Este guia analisa detalhadamente 26 indicadores-chave de desempenho cruciais, explicando como medi-los e aplicá-los de forma eficaz.
Evite a síndrome de afogamento em dados: Aprenda a utilizar os indicadores-chave de desempenho de forma inteligente sem se sentir sobrecarregado pelo excesso de dados, garantindo um processo de inventário simplificado.
Já entrou no seu armazém e sentiu que estava a jogar à roleta do comércio a retalho? Demasiado stock de uma SKU, pouco de outra e nenhuma ideia de como tudo aconteceu?
Muitos gestores de inventário encontram-se nessa situação complicada, que poderia ter sido evitada simplesmente através do acompanhamento dos indicadores-chave de desempenho (KPIs) adequados.
O problema? Existem demasiados KPIs de gestão de inventário. Neste guia, analisamos 26 dos KPIs de gestão de inventário mais essenciais. Explicamos como medi-los, porque são importantes e como utilizá-los sem se afogar em dados.
O que são os KPIs de gestão de inventário?
Os KPIs de gestão de inventário ajudam-no a acompanhar quais as SKUs que estão a vender, quais estão paradas e com que fluidez o seu stock está a circular.
Para os gestores de inventário, os KPIs são ferramentas de apoio à tomada de decisões.
Podem ser utilizados para identificar ineficiências, otimizar os níveis de inventário, evitar ruturas de stock e garantir o bom funcionamento da cadeia de abastecimento.
Os 26 KPIs de inventário mais importantes para os retalhistas
Cada métrica da lista abaixo tem uma finalidade única. Vejamos os KPIs de inventário mais importantes, como medi-los e o que lhe dizem sobre o seu inventário.
KPIs de vendas e receitas
Comecemos pelos KPIs que ajudam a avaliar as vendas, o fluxo de caixa e a procura no contexto do inventário.
Rácio de rotação do inventário
A rotação do inventário indica o número de vezes que o seu stock foi vendido e reposto durante um determinado período.
Suponha que a TeeRex, uma marca de t-shirts online, tem normalmente 1.000 t-shirts em inventário e vendeu 3.000 unidades no mês passado. A rotação do inventário da TeeRex nesse mês seria de três (3.000 / 1.000).
Uma rotação elevada sugere um forte desempenho de vendas e um inventário reduzido, enquanto uma rotação baixa indica excesso de stock e custos de posse elevados.
Embora deva procurar alcançar um rácio de rotação elevado, é importante considerar o padrão do seu setor ao definir o que é considerado “elevado” para o seu produto.
Os produtos perecíveis e a moda rápida desaparecem rapidamente das prateleiras, mas os artigos de luxo provavelmente permanecerão mais tempo.
Se quiser experimentar calcular a rotação do seu inventário, utilize a nossa fantástica calculadora:
Dias de inventário em vendas (DSI)
OU
O DSI indica o número médio de dias necessários para vender o seu inventário atual.
Pense no DSI como o inverso da rotação do inventário, que mede a rapidez com que vende o seu inventário.
Suponha que a TeeRex mantém normalmente 1.000 unidades de t-shirts em inventário, com um valor contabilístico de $5,000, e vende produtos no valor de $10,000 durante o ano. O DSI da TeeTex nesse ano seria de 183 dias:
Um DSI elevado significa que o inventário permanece mais tempo do que gostaria, o que pode custar-lhe em armazenamento, depreciação e risco de obsolescência.
Muitos retalhistas utilizam o DSI como principal indicador para avaliar o desempenho das SKU. Falei com Joosep Seitam, cofundador e CEO da Icecartel, uma marca de comércio eletrónico nova-iorquina de joalharia masculina, sobre a forma como gerem o desempenho das SKU do seu inventário de elevado valor.
Disse que a sua equipa utiliza o DSI para ter uma noção do tempo necessário para escoar o inventário. A composição do inventário não é estática, mas dá à equipa uma ideia geral.
“A joalharia é um negócio difícil de gerir — alguns artigos vendem-se como pão quente, enquanto outros demoram a encontrar o proprietário certo. Se virmos o DSI a ficar demasiado elevado, isso indica-nos que temos excesso de stock ou preços demasiado altos”, explicou.
No entanto, um DSI baixo nem sempre é uma boa notícia.
Se for demasiado baixo, corre o risco de ficar sem stock, especialmente durante picos de procura. O objetivo não é apenas a rapidez — é o equilíbrio. Opte pela eficiência com uma margem de segurança.
Rácio entre stock e vendas
O rácio entre stock e vendas compara as unidades de inventário disponíveis com as unidades vendidas durante um determinado período. Indica se tem excesso ou falta de stock em relação à procura.
Um rácio elevado indica excesso de inventário e vice-versa.
Interprete esta métrica tendo em conta o seu ciclo de compras. Um rácio temporariamente elevado nem sempre é um problema, especialmente se tiver acabado de reforçar o stock para responder à procura sazonal.
Mas se continuar elevado enquanto as vendas permanecem estáveis, é altura de repensar a sua estratégia de reposição.
Taxa de venda
A taxa de venda é a percentagem do inventário vendido durante um período específico.
Se a TeeRex encomendar 1.000 unidades de t-shirts a um fornecedor para vender neste trimestre e vender 5.000 até ao final do trimestre, a sua taxa de venda nesse trimestre é de 50%.
A taxa de venda é utilizada para identificar artigos com uma rotação rápida.
Uma taxa de venda elevada sugere uma procura forte e boas decisões de compra. Naturalmente, uma taxa de venda elevada só prova um desempenho forte quando não reduziu o preço do inventário até à exaustão para o conseguir.
Receita por unidade
A receita por unidade é a receita média gerada por cada unidade vendida.
Esta métrica ajuda a compreender o valor do produto e orienta as decisões de preços, criação de conjuntos e promoções.
Também ajuda a identificar artigos com baixo desempenho escondidos por trás de um elevado volume de vendas.
Naturalmente, também deve ter em conta o reverso da medalha — uma receita por unidade elevada pode parecer excelente à primeira vista, mas, quando associada a uma baixa taxa de venda ou a uma elevada taxa de devoluções, pode indicar um desalinhamento de preços ou uma insatisfação dos clientes disfarçada de artigo de elevada receita.
Retorno do investimento da margem bruta (GMROI)
O GMROI mede o lucro bruto obtido por cada dólar investido no inventário.
Se a sua margem bruta for de $50,000 e o custo médio do inventário for de $25,000, o seu GMROI será 2. Isto significa que gera $2 de lucro bruto por cada dólar investido no inventário.
O GMROI avalia o desempenho dos produtos, a estratégia de sortido e as decisões de compra. Um GMROI elevado mostra que está a obter um lucro bruto razoável pelo capital imobilizado no inventário.
Lembre-se de que, embora um GMROI elevado seja excelente, não deve ser conseguido à custa de manter um stock insuficiente.
Além disso, se estiver a reduzir as margens através de remarcações agressivas ou a comprar de forma demasiado conservadora, poderá observar um GMROI elevado, mas perder vendas (o que significa uma receita inferior).
Indicadores-chave de desempenho operacionais e de armazém
Os seguintes KPI avaliam a eficácia com que mantém e movimenta o inventário e o impacto da gestão de inventário no desempenho operacional.
Custo de manutenção do inventário
Os custos de manutenção do inventário (também designados por custos de posse) representam os custos totais de manter o inventário ao longo do tempo. Incluem armazenamento, seguros, depreciação, quebras e o custo de oportunidade do capital investido no stock.
Quando expresso em percentagem, mostra os custos totais de manutenção como uma percentagem do custo do inventário médio que mantém durante um determinado período.
Quanto mais tempo o seu inventário permanecer no armazém, mais contribuirá para os seus custos totais.
Custos de manutenção elevados reduzem as margens. No entanto, lembre-se de que terá sempre alguns custos de manutenção, especialmente no caso de artigos de elevado valor (e margem elevada) que demoram mais tempo a vender.
Quebras de inventário
As quebras de inventário acompanham a diferença entre o que os seus registos de inventário indicam que deveria ter e o que tem realmente disponível.
Se o sistema de inventário da TeeRex mostrar que tem 1.000 t-shirts disponíveis, mas tiver apenas 970, isso corresponde a uma quebra de inventário de 3%. A menos que seja algo habitual no negócio das t-shirts, a TeeRex deverá investigar mais aprofundadamente.
As quebras são perigosas porque muitas vezes passam despercebidas até os clientes começarem a queixar-se de ruturas de stock que pensava não existirem.
A diferença surge normalmente devido a furtos, danos ou erros de contagem.
Infelizmente, uma pequena quebra é habitual no comércio a retalho. Mas acompanhe essa tendência — se as suas quebras aumentarem subitamente, é um sinal de alerta. As quebras são geralmente mais um problema relacionado com pessoas ou processos do que um problema de custos, e é importante corrigi-las.
Criámos uma calculadora rápida e simples para o ajudar a descobrir este valor num instante:
Have an account? Log In
Precisão do inventário
A precisão do inventário compara o que o seu sistema considera estar em stock com o que está realmente disponível quando faz a contagem.
Uma baixa precisão do inventário é uma má notícia — é uma receita para vendas perdidas, clientes insatisfeitos e encomendas excessivas ou insuficientes.
Idealmente, a precisão do seu inventário deverá ser sempre de 100%, sendo considerada normal uma pequena descida ocasional.
Falei com Eric Jozwiak, proprietário e fundador da Keystone Business Services — uma empresa de consultoria que ajuda pequenas e médias empresas (incluindo retalhistas) com soluções tecnológicas.
Perguntei-lhe como ajuda os seus clientes a lidar com discrepâncias de inventário.
Mesmo sendo consultor tecnológico, a sua abordagem habitual consistia em contagens cíclicas estratégicas. A palavra “estratégicas” é importante neste caso, porque fazer contagens sem critério é uma perda de tempo e pode perturbar as operações do dia a dia.
Recomenda uma abordagem equilibrada.
As contagens cíclicas, realizadas em intervalos ABC predefinidos por localização e SKU, são o melhor método para identificar e resolver discrepâncias de inventário.
Em termos simples, recomenda a realização de pequenas contagens programadas de subconjuntos do inventário com base na análise ABC, contando com maior frequência os artigos de elevado valor ou volume.
Desta forma, minimiza os recursos necessários para as contagens cíclicas e evita grandes perturbações nas suas operações.
Rácio de vendas perdidas
O rácio de vendas perdidas quantifica a frequência com que os clientes querem comprar, mas não podem fazê-lo porque não tem stock.
É, essencialmente, uma medida do dinheiro que sai pela porta porque as suas prateleiras estão vazias.
Pode obter os dados para calcular o rácio de vendas perdidas a partir do seu sistema POS, das reclamações dos clientes ou dos eventos de “sem stock” no seu website.
Mas também precisará de algumas estimativas fundamentadas.
Como nem todas as vendas perdidas são visíveis, o valor é apenas tão fiável quanto a sua capacidade para o estimar. Os compradores online abandonam o processo silenciosamente, enquanto os clientes nas lojas raramente apresentam uma reclamação.
Taxa de stock obsoleto
A taxa de stock obsoleto mostra a percentagem do inventário que não teve movimentação durante muito tempo e provavelmente nunca terá.
O stock obsoleto imobiliza capital, ocupa espaço de armazenamento e prejudica o desempenho do inventário.
Se a sua taxa de stock obsoleto for elevada, está na altura de investigar as suas decisões de compra, reavaliar os ciclos de vida dos produtos e aplicar descontos ao stock obsoleto existente para se desfazer dele e libertar capital.
Lembre-se de que a procura reduzida ou o excesso de compras não são os únicos motivos para a existência de stock obsoleto.
Os artigos com uma apresentação deficiente ou pouco promovidos também podem parecer “obsoletos”, mas precisam apenas de um marketing melhor.
Tempo do ciclo da encomenda
O tempo do ciclo da encomenda acompanha o tempo que decorre desde o momento em que um cliente faz uma encomenda até ao momento em que a recebe.
Inclui quatro etapas—processamento da encomenda, recolha e embalagem, expedição e entrega—e reflecte o grau de articulação entre o seu inventário, armazenamento e logística.
Lembre-se de que o tempo do ciclo da encomenda é uma média.
Também é importante acompanhar a variabilidade. Se entregar 80% das encomendas em dois dias, mas demorar cinco dias para as restantes 20%, a sua média será de 2,6 dias, mas é provável que 20% dos seus clientes estejam insatisfeitos com o seu desempenho de entrega.
KPIs de recepção e da cadeia de abastecimento
Eis algumas métricas de inventário para avaliar o desempenho dos fornecedores e de outros elementos da sua cadeia de abastecimento.
Prazo de aprovisionamento
O prazo de aprovisionamento é o tempo que decorre entre a realização de uma encomenda ao seu fornecedor e a recepção dos produtos.
Se o seu prazo de aprovisionamento for demasiado longo ou imprevisível, existe um risco maior de rupturas de stock ou de excesso de stock.
No entanto, tal como o tempo do ciclo da encomenda, o prazo de aprovisionamento é uma média. A variabilidade dos prazos de aprovisionamento pode causar flutuações significativas nos níveis de inventário.
Se o seu prazo de aprovisionamento for imprevisível, certifique-se de que mantém mais stock de segurança.
Taxa de satisfação
A taxa de satisfação mede a percentagem de encomendas dos clientes que consegue satisfazer a partir do stock disponível, sem atrasos, encomendas pendentes ou substituições.
Uma taxa de satisfação baixa é uma forma segura de perder receitas e frustrar os clientes.
É certo que é difícil alcançar uma taxa de satisfação de 100%, mas isso pode obrigá-lo a manter um excesso de stock apenas para cobrir todas as encomendas possíveis.
Procure o equilíbrio—níveis de serviço elevados sem imobilizar demasiado capital circulante em inventário.
Taxa de encomendas pendentes
A taxa de encomendas pendentes acompanha a percentagem de encomendas de clientes que não puderam ser satisfeitas imediatamente devido a ruturas de stock.
Um aumento súbito da taxa de encomendas pendentes durante um pico significativo da procura não é um mau sinal.
Mas as encomendas pendentes frequentes ou prolongadas sugerem que está a fazer algo errado — pode tratar-se de previsões imprecisas, de uma avaliação incorreta da fiabilidade dos fornecedores ou de um momento inadequado para efetuar novas encomendas.
Índice de qualidade dos fornecedores (SQI)
O SQI avalia a fiabilidade e o desempenho dos fornecedores com base em métricas como as taxas de defeitos, as entregas atempadas, a precisão das encomendas e a capacidade de resposta a problemas.
Pode investir nas ferramentas mais avançadas do mundo, mas se o seu fornecedor continuar a enviar-lhe o tamanho, a cor ou o SKU completamente errados, isso não terá importância.
O SQI ajuda a distinguir os fornecedores que frequentemente não conseguem processar corretamente as encomendas daqueles que são mais fiáveis.
Tempo até à receção
O tempo até à receção acompanha o tempo necessário para a sua equipa inspecionar, verificar e adicionar oficialmente o inventário recebido ao stock, depois de este ser entregue.
Contudo, os atrasos nem sempre são da responsabilidade da equipa do armazém.
Por vezes, devem-se à falta de documentação, a uma etiquetagem pouco clara ou a fornecedores que acham que as guias de remessa são opcionais. Se o seu tempo até à receção estiver a aumentar, analise as operações internas, bem como os intervenientes a montante (fornecedores, transportadoras, etc.), para encontrar a causa. Os sistemas de gestão de armazéns baseados na nuvem podem ajudar a simplificar estes processos.
Tempo de arrumação
O tempo de arrumação acompanha o tempo decorrido entre o momento em que o inventário é recebido e aquele em que é devidamente armazenado e fica disponível para recolha.
É normalmente medido em horas (ou em minutos, se gerir uma operação muito eficiente).
Tenha sempre isto em mente — o tempo de arrumação deve representar mais do que rapidez. A precisão também é vital. Acelerar o processo de arrumação do inventário conduz a etiquetagem incorreta, artigos colocados no local errado ou “stock fantasma” (o stock que jura ter, mas que não consegue encontrar).
KPIs dos colaboradores e da mão de obra
Qual é a eficiência dos seus colaboradores e trabalhadores? Eis algumas métricas de inventário que lhe podem dar essa indicação.
Custo da mão de obra por hora
Este KPI indica quanto paga por cada hora de trabalho, incluindo salários, benefícios e impostos.
Um custo elevado da mão de obra não é necessariamente mau se for acompanhado por uma produtividade superior, maior precisão ou menos perdas — na realidade, pode ser uma opção vantajosa para si.
A verdadeira razão para ficar alerta é um desempenho baixo.
Eficiência da receção
A eficiência da receção acompanha a rapidez e a precisão com que as remessas recebidas são processadas, desde o momento em que chegam à doca até estarem prontas para serem armazenadas.
Se uma receção lenta ou propensa a erros está a afetar toda a sua cadeia de abastecimento, acompanhar a eficiência da receção irá identificar o problema antes de este se transformar num grande desastre.
Mas, tal como em qualquer outra área, aqui não se trata apenas de velocidade.
Trata-se também de eficiência. A pressa para alcançar uma maior eficiência pode sair-lhe cara se conduzir a contagens incorretas ou à não identificação de artigos danificados.
Tempo do ciclo de preparação
O tempo do ciclo de preparação acompanha o tempo necessário para preparar os artigos de uma encomenda.
Os pequenos retalhistas podem funcionar bem sem acompanhar o tempo do ciclo de preparação. São as grandes empresas, com centenas de encomendas a chegar a cada minuto, que precisam de acompanhar este indicador, porque os atrasos podem causar efeitos em cadeia no processamento das encomendas e nas expedições.
Além disso, esteja atento às encomendas gigantes. Estas podem distorcer o seu tempo do ciclo de preparação em qualquer direção. Para minimizar o impacto das encomendas gigantes, faça a segmentação por tipo de encomenda, preparador ou zona.
Eficiência interna do WMS (ROI)
Este KPI avalia o ROI do seu sistema de gestão de armazéns (WMS).
Suponha que poupou $20,000 este ano graças ao seu novo WMS, que custa $5,000 por ano. Nesse caso, o ROI do seu WMS é de 300%.
Se investiu recentemente num WMS, vale a pena acompanhar quanto está a ganhar com ele sob a forma de redução das horas de trabalho, menos erros de preparação, ciclos de processamento de encomendas mais rápidos, entre outros benefícios.
Acompanhar este indicador pode ajudá-lo a avaliar a eficiência à medida que os seus fluxos de trabalho evoluem e a sua equipa cresce.
KPIs de satisfação do cliente e cumprimento de encomendas
A satisfação do cliente impulsiona as receitas e o crescimento. Meça e acompanhe-a através dos seguintes KPIs.
Taxa de encomendas perfeitas
A taxa de encomendas perfeitas acompanha a percentagem de encomendas entregues sem problemas — atempadamente, na totalidade, com os artigos corretos, sem danos e com documentação precisa.
Oferece-lhe uma visão holística do funcionamento conjunto de todo o seu ecossistema — inventário, preparação, embalagem e expedição.
O mais importante está na definição.
Se é o responsável pelo inventário, certifique-se de que ninguém na sua equipa ou fora dela pode manipular a parte “perfeita” para aumentar o indicador. Seja rigoroso quanto ao verdadeiro significado de perfeito para o seu negócio.
Nível de serviço
O nível de serviço mede a percentagem da procura dos clientes que consegue satisfazer diretamente com o stock disponível.
Sem atrasos, sem encomendas pendentes.
O nível de serviço é um indicador fundamental para todas as empresas de retalho. Mas, mesmo que o seu nível de serviço seja razoável, não deixe que crie uma falsa sensação de segurança. Não lhe diz se está a armazenar os artigos certos.
Pode ter um nível de serviço de 99% para artigos de baixa procura e, ainda assim, falhar nos seus produtos mais vendidos.
É por isso que precisa de identificar onde está a perder pontos (e vendas), em vez de se concentrar apenas na percentagem geral do nível de serviço.
Pontuação de satisfação do cliente (CSAT)
O CSAT mede o grau de satisfação dos seus clientes com uma interação, produto ou serviço específico.
Normalmente, isso significa fazer perguntas aos clientes, tais como:
- O artigo estava disponível quando o cliente o procurava?
- O produto chegou atempadamente?
- O produto estava em boas condições?
Ao tomar decisões estratégicas, lembre-se de que o CSAT mede tendências de curto prazo na satisfação dos clientes. Capta a reação emocional imediata de um cliente a uma interação recente, como receber uma encomenda ou contactar o apoio ao cliente.
Taxa de disponibilidade de stock
A taxa de disponibilidade de stock acompanha a percentagem de tempo durante a qual um produto está disponível para venda quando os clientes o querem comprar.
Por exemplo, se vender 20 sabores de café e tiver atualmente 18 deles em stock, a sua taxa de disponibilidade de stock é de 90%.
Combine a disponibilidade de stock com os custos de manutenção para obter uma análise mais completa. É fácil congratular-se por uma elevada disponibilidade até perceber que esta é elevada porque armazenou demasiado stock e gastou milhares em custos de manutenção.
Guia rápido de KPIs de gestão de inventário
| KPI | Fórmula | O que lhe diz | Tendência ideal |
|---|---|---|---|
| KPIRotação do inventário | FórmulaCOGS / Inventário médio | O que lhe dizCom que frequência vende e repõe o inventário | Tendência idealMais elevada (com stock suficiente) |
| KPIDias de vendas em inventário (DSI) | Fórmula(Inventário médio / COGS) × 365 | O que lhe dizNúmero médio de dias para vender o stock atual | Tendência idealMais baixo |
| KPIRácio stock-vendas | FórmulaInventário disponível / Vendas | O que lhe dizNíveis de inventário relativamente à procura | Tendência idealEquilibrado |
| KPITaxa de venda | Fórmula(Unidades vendidas / Unidades recebidas) × 100 | O que lhe diz% do inventário vendido durante um período | Tendência idealMais elevada |
| KPIReceita por unidade | FórmulaReceita total / Unidades vendidas | O que lhe dizReceita média por artigo vendido | Tendência idealMais elevada (com uma taxa de devolução baixa) |
| KPIGMROI | FórmulaMargem bruta / Custo médio do inventário | O que lhe dizLucro por unidade monetária investida no inventário | Tendência idealMais elevado |
| KPICusto de manutenção do inventário | Fórmula(Custos de manutenção / Inventário médio) × 100 | O que lhe diz% do custo de manutenção do inventário | Tendência idealMais baixo |
| KPIQuebras de inventário | Fórmula(Registado – Real) / Registado × 100 | O que lhe dizPerda de inventário devido a erro ou furto | Tendência idealMais baixo |
| KPIPrecisão do inventário | FórmulaContado / Registado × 100 | O que lhe dizCorrespondência entre a contagem física e os registos | Tendência idealMais próxima de 100% |
| KPIRácio de vendas perdidas | Fórmula(Dias sem stock / 365) × 100 | O que lhe dizFrequência de ruturas de stock e vendas perdidas | Tendência idealMais baixo |
| KPITaxa de stock obsoleto | FórmulaStock obsoleto / Inventário total × 100 | O que lhe diz% do inventário que não é vendido | Tendência idealMais baixa |
| KPITempo do ciclo da encomenda | FórmulaData de entrega – Data da encomenda | O que lhe dizTempo entre a encomenda do cliente e a entrega | Tendência idealMais curto |
| KPIPrazo de entrega | FórmulaData de entrega – Data da PO | O que lhe dizRapidez de cumprimento do fornecedor | Tendência idealMais curto e consistente |
| KPITaxa de atendimento | FórmulaEncomendas satisfeitas imediatamente / Total de encomendas × 100 | O que lhe diz% de encomendas satisfeitas a partir do stock | Tendência idealMais elevada |
| KPITaxa de encomendas pendentes | FórmulaEncomendas pendentes / Total de encomendas × 100 | O que lhe diz% de encomendas não satisfeitas imediatamente | Tendência idealMais baixa |
| KPIÍndice de qualidade do fornecedor (SQI) | Fórmula(Total – Encomendas problemáticas) / Total de encomendas × 100 | O que lhe dizFiabilidade e precisão dos fornecedores | Tendência idealMais elevado |
| KPITempo até à receção | FórmulaStock disponível – Data de entrega | O que lhe dizTempo necessário para inspecionar e armazenar o inventário | Tendência idealMais curto |
| KPITempo de arrumação | FórmulaHora de armazenamento – Hora de receção | O que lhe dizTempo entre a receção e a colocação do stock nas prateleiras | Tendência idealMais curto (com precisão) |
| KPICusto da mão de obra por hora | FórmulaCusto total da mão de obra / Horas de trabalho realizadas | O que lhe dizEficiência de custos da mão de obra do armazém | Tendência idealEquilibrado com a produtividade |
| KPIEficiência da receção | FórmulaUnidades recebidas / Horas de receção | O que lhe dizEficiência do processamento do stock recebido | Tendência idealMais elevada |
| KPITempo do ciclo de preparação | FórmulaTempo de preparação / Artigos preparados | O que lhe dizTempo médio para preparar cada artigo da encomenda | Tendência idealMais baixo |
| KPIROI do WMS | Fórmula(Ganho – Custo) / Custo × 100 | O que lhe dizRetorno do software de gestão de armazéns | Tendência idealMais elevado |
| KPITaxa de encomendas perfeitas | FórmulaEncomendas perfeitas / Total de encomendas × 100 | O que lhe diz% de encomendas sem erros e entregues atempadamente | Tendência idealMais elevada |
| KPINível de serviço | FórmulaEncomendas satisfeitas a partir do stock / Total de encomendas × 100 | O que lhe diz% da procura satisfeita a partir do stock disponível | Tendência idealMais elevado |
| KPICSAT (Satisfação do cliente) | FórmulaRespostas satisfeitas / Total de respostas × 100 | O que lhe dizSatisfação do cliente com o serviço | Tendência idealMais elevada |
| KPITaxa de disponibilidade de stock | FórmulaUnidades disponíveis / Total de SKUs × 100 | O que lhe diz% de SKUs disponíveis para compra | Tendência idealMais elevada (mas equilibrada com o custo) |
Como escolher os KPIs certos para a sua marca
Acompanhar dezenas de KPIs é uma receita para a confusão.
Imagine analisar cerca de 20 KPIs no seu painel, tentando avaliar o impacto de cada um ao tomar decisões.
Os KPIs devem facilitar o negócio ao fornecer informações rápidas, por isso, em vez de criar uma rede de KPIs num painel, concentre-se nos mais impactantes.
Cada empresa tem prioridades diferentes, por isso não existe uma lista específica de KPIs impactantes, mas vejamos algumas formas de reduzir a sua lista de dezenas de KPIs para apenas alguns.
Defina objetivos SMART antes de escolher os KPIs
O modelo SMART é um primeiro passo simples. Este modelo indica que os seus objetivos devem ser:
- Específicos
- Mensuráveis
- Exequíveis
- Relevantes
- Com prazo definido
Suponha que notou um aumento de clientes a pedir um reembolso porque entregou o artigo errado. O seu objetivo é “resolver este problema”.
Mas isso é tão eficaz como definir o objetivo de acertar no alvo num campo de tiro com os olhos vendados.
Eis como pode transformar esse objetivo num objetivo SMART: aumentar a taxa de encomendas perfeitas para 95%, face aos atuais 80%, até ao final do próximo trimestre.
Ao trabalhar neste objetivo, pode acompanhar KPIs como a taxa de encomendas perfeitas e o CSAT, mas poderá não precisar de monitorizar ativamente os custos de manutenção do inventário, a menos que veja um aumento significativo.
Evite métricas de vaidade que não conduzem à ação
O moderno software de gestão de inventário pode acompanhar centenas de métricas. Mas não precisa de acompanhar as métricas de inventário que não são relevantes para si.
Se se orgulha de acompanhar o total de SKUs disponíveis em todas as lojas, mas 30% desses SKUs não tiveram qualquer movimento nos últimos seis meses, então não está realmente a oferecer escolha aos consumidores. Está a financiar um museu de produtos.
Essa métrica de SKUs inflacionada pode ocultar ruturas de stock de artigos com elevada procura e aumentar os custos de posse. Uma métrica mais útil seria acompanhar a taxa de venda por SKU ou a taxa de stock parado.
Se não tiver a certeza de como encontrar métricas de vaidade, pergunte a si próprio: esta métrica conduz a uma decisão? Se não, remova-a do seu painel.
Dê prioridade aos KPIs que respondem a questões empresariais essenciais
Não comece pela métrica. Comece pelo problema.
Pense nos KPIs em termos das perguntas para as quais precisa de respostas durante a atividade diária. Por exemplo:
- Acompanhe o GMROI se a sua pergunta for: «Estamos a obter margem suficiente por SKU para justificar mantê-lo em stock?»
- Acompanhe o ROI do WMS se estiver a perguntar-se: «O nosso investimento no WMS apresenta um ROI positivo?»
- Acompanhe o CSAT se estiver a perguntar-se: «Os clientes estão satisfeitos connosco?»
Quando faz as perguntas, o KPI surge naturalmente.
Desta forma, pode acompanhar as métricas que são relevantes para si, em vez de todas as métricas disponíveis no seu software de gestão de inventário.
Alinhe os KPIs com a fase da sua estratégia de inventário
O seu painel não tem de ser gravado em pedra. Os KPIs no seu painel podem mudar à medida que a sua estratégia de inventário evolui.
As métricas de gestão de inventário que acompanha durante a expansão são muito diferentes das que precisa quando está a otimizar a margem ou a preparar-se para crescer para novos mercados.
Eis um exemplo das métricas que poderá acompanhar com base na fase atual da sua estratégia de inventário:
- A dar os primeiros passos: É nesta fase que se concentra na disciplina operacional. Acompanhe os seguintes indicadores para corrigir falhas no seu processo:
- Precisão do inventário
- Eficiência da receção
- Tempo de arrumação
- Modo de crescimento: Nesta fase, tudo se centra na disponibilidade e na rapidez. Monitorize estes KPIs para garantir que a procura não ultrapassa a oferta:
- Taxa de satisfação da procura
- Tempo do ciclo da encomenda
- Taxa de disponibilidade de stock
- Otimização do lucro: Nesta fase, o seu foco está na eliminação de ineficiências. Acompanhe os seguintes KPIs para melhorar o fluxo de caixa e reduzir o excesso de inventário:
- Rotação do inventário
- Custo de posse
- Taxa de stock parado
- Expansão estratégica: Aqui, está a gerir a complexidade. Utilize estes KPIs para tomar decisões estratégicas de gestão de inventário:
- Índice de qualidade dos fornecedores
- Prazo de aprovisionamento
- ROI do WMS
Comece com pouco e expanda à medida que dominar a medição
Não precisa de um buffet de KPIs. Precisa apenas de um prato bem equilibrado.
Comece com um pequeno conjunto de KPIs de elevado impacto por departamento. É tudo. Se forem mais, arrisca-se a criar um pântano de dados.
O objetivo não é medir tudo. É medir o que faz a diferença.
Por exemplo, a sua equipa de armazém poderá concentrar-se na precisão da preparação de encomendas, no tempo de arrumação e na eficiência da receção, enquanto a sua equipa de planeamento monitoriza a rotação do inventário, a taxa de stock parado e a disponibilidade de stock.
Percebe a ideia? Simples. Focado. Prático.
Assim que as suas equipas estiverem efetivamente a utilizar estas métricas para tomar decisões mais inteligentes, pode acrescentar KPIs mais sofisticados, associados à estratégia, à rentabilidade ou ao crescimento, com base na maturidade operacional.
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Como melhorar os seus KPIs de inventário
Vamos falar sobre alguns passos gerais que pode dar para melhorar alguns dos KPIs que analisámos neste guia.
Aproveite a tecnologia de acompanhamento do inventário em tempo real
Todas as métricas requerem dados de inventário. Precisa de uma contagem de dados precisa e em tempo real para acompanhar as métricas de gestão de inventário, e é por isso que precisa de um sistema de gestão de inventário.
Um sistema de gestão de inventário acompanha o que tem em inventário e em que quantidade.
Consulte os melhores sistemas de gestão de inventário se procura uma melhor visibilidade do inventário:
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Por outro lado, um sistema de gestão de armazéns centra-se na forma como o inventário é armazenado, movimentado e preparado para expedição dentro do armazém.
Se pretende simplificar e automatizar os fluxos de trabalho no seu armazém, consulte os melhores sistemas de gestão de armazéns disponíveis no mercado:
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O efeito do seu investimento nestas ferramentas irá normalmente refletir-se em várias métricas de inventário. Por exemplo, uma melhor visibilidade do inventário irá ajudá-lo a acompanhar a taxa de stock parado, os custos de manutenção e a rotação do inventário.
Aperfeiçoe a previsão da procura
Os níveis de stock são fundamentais para muitas métricas de inventário, quer se trate da rotação do inventário, do DSI ou dos custos de manutenção.
Para melhorar qualquer uma destas métricas, precisa de previsões mais precisas.
Toda a gente sabe que a procura se baseia em dados históricos de vendas e tendências de mercado. Mas não subestime o poder da experiência — se está no mercado há anos, poderá conseguir introduzir fatores ou riscos que os outros ainda não conseguem identificar.
Integre os dados históricos e os seus conhecimentos numa previsão para criar previsões mais precisas.
Quando aperfeiçoa as previsões da procura e consegue manter níveis de inventário ideais, verá melhorias em várias métricas, como a rotação do inventário, o DSI e a taxa de vendas.
No entanto, deve estar sempre preparado para uma rutura de stock. Quando a sua taxa de ruturas começar subitamente a aumentar, como irá resolver a situação?
Fiz esta pergunta ao Joosep, da Icecartel, e foi isto que ele respondeu:
Lembro-me de uma ocasião. Era época festiva e ficámos inesperadamente sem alguns dos nossos anéis mais vendidos.
Para lidar com a situação, pagámos um preço adicional ao nosso fornecedor para obter entregas mais rápidas e começámos a repor o stock. Também redirecionámos as campanhas publicitárias para promover os produtos que tínhamos em stock.
É por isso que precisa de um plano de contingência.
Precisa de gerir o inventário e de ter um plano de reserva. Mas lembre-se: os planos de reserva não conseguem eliminar totalmente o impacto das ruturas de stock nas receitas. Servem para controlar os danos.
Otimize os ciclos de reposição de encomendas
As encomendas de grandes dimensões podem incluir descontos, mas as encomendas mais pequenas e frequentes podem custar menos a longo prazo, uma vez que poupa nos custos de manutenção.
Existe também um risco de obsolescência em várias categorias de produtos.
Se estiver numa posição que lhe permita otimizar o ciclo de reposição reduzindo o tamanho das encomendas, poderá responder melhor à procura, reduzir o desperdício e minimizar o stock parado.
O inventário just-in-time (JIT) é o modelo mais eficiente, mas não é prático para a maioria das empresas de retalho. Encontre a solução mais adequada para si, mantendo um inventário reduzido.
Se pretende automatizar fluxos de trabalho, receber atualizações do inventário em tempo real e gerar relatórios de inventário úteis, considere investir em software de reposição de inventário.
Consulte as nossas principais escolhas:
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Reforce as relações com os fornecedores
Veja os fornecedores como parceiros estratégicos, em vez de simples vendedores. Relações sólidas conduzem a prazos de resposta mais rápidos e a melhores preços.
Por isso, pegue no telefone. Agende reuniões de acompanhamento regulares. Partilhe as previsões da procura.
Quanto mais alinhado estiver, menos provável será ser apanhado de surpresa por atrasos, faltas de stock ou aumentos “surpresa” dos custos.
E sejamos honestos.
Quando o seu fornecedor tiver de escolher quem recebe o último lote de um artigo muito procurado, irá atribuí-lo aos compradores com quem mantém uma relação sólida, não àqueles que só telefonam quando existe um problema. Se quiser uma ferramenta que o ajude a criar uma excelente relação com os seus fornecedores, consulte o nosso resumo dos melhores softwares de gestão de relações com fornecedores:
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Forme e incentive os funcionários do armazém
Os KPIs não importam se a sua equipa não estiver devidamente preparada.
Invista na formação dos funcionários do seu armazém para receber, armazenar e preparar o inventário com rapidez e precisão.
Transforme o processo de avaliação do desempenho numa atividade mais motivadora para obter o envolvimento da equipa, associando o desempenho a recompensas. Crie quadros de reconhecimento, agende elogios mensais ou ofereça prémios para envolver a sua equipa.
Quando a sua equipa tiver mais motivação do que simplesmente aumentar um número no seu painel de controlo, irá esforçar-se mais e procurar alcançar o sucesso.
Pronto para passar da contagem à clareza?
Os KPIs são muitas coisas — um sistema de alerta precoce, a sua avaliação do desempenho e a sua bola de cristal da rentabilidade.
Mas só funcionam quando acompanha os indicadores certos, no momento certo e pelas razões certas.
Escolha alguns KPIs que estejam alinhados com os objetivos da sua empresa. E lembre-se de que o acompanhamento é apenas o início. O verdadeiro valor resulta da aplicação dos conhecimentos obtidos através das métricas que acompanha.
Por isso, escolha as suas métricas. Observe-as atentamente. E deixe que orientem o seu próximo passo. Entretanto, subscreva a nossa newsletter para receber as informações mais recentes, estratégias e recursos de carreira dos principais líderes do retalho que estão a moldar o setor.
Perguntas frequentes sobre KPIs de gestão de inventário
Abaixo, respondemos a algumas perguntas comuns sobre KPIs de gestão de inventário:
Qual é o KPI de inventário mais importante que os retalhistas devem acompanhar primeiro?
A rotação do inventário. É uma métrica relevante, independentemente da fase em que a empresa se encontra.
Com que frequência devo analisar e atualizar os meus KPIs de inventário?
No mínimo, trimestralmente. Mas, se tiver uma empresa de retalho com elevada rotação, o ideal é fazê-lo mensalmente.
Qual é a diferença entre a taxa de rotação do inventário e os dias de vendas de inventário (DSI)?
São duas faces da mesma moeda. A taxa de rotação do inventário indica quantas vezes vende e repõe o seu inventário num determinado período. Os DSI indicam quantos dias, em média, são necessários para vender esse inventário.
Como posso corrigir registos de inventário imprecisos?
Comece pela contagem cíclica. Faça contagens pequenas e frequentes dos artigos de elevado valor ou com elevada rotação para detetar erros atempadamente e corrigir os registos.
Depois, aperfeiçoe os seus processos de receção e arrumação. A maioria das imprecisões começa aí. Certifique-se de que todos os artigos do inventário são digitalizados, etiquetados e armazenados no local correto antes de serem colocados nas prateleiras.
Como etapa final, audite a sua tecnologia e a sua equipa. As pessoas estão a contornar os sistemas? Os leitores de códigos de barras estão a falhar? Corrija a causa raiz.
