Sprawne przetwarzanie zamówień: 8 strategii & 10 najlepszych narzędzi

Każde zamówienie, które trafia do Twojego systemu, uruchamia łańcuch kluczowych decyzji. 

Przyspiesz przetwarzanie, aby sprostać oczekiwaniom klientów, ale jeśli pośpiech będzie zbyt duży, liczba błędów wzrośnie. Zautomatyzuj działania, aby skalować operacje, ale stracisz ludzką kontrolę, która pozwala wychwytywać kosztowne pomyłki. Zachowaj ręczne mechanizmy kontroli, aby zapewnić dokładność, ale obserwuj, jak konkurencja przetwarza zamówienia 5 razy szybciej.

Jako specjaliści ds. e-commerce i handlu detalicznego musisz mierzyć się z fundamentalnymi pytaniami, które kształtują całą Twoją działalność:

Czy stawiasz szybkość ponad dokładność? Ufasz algorytmom bardziej niż ludzkiej ocenie? Chronisz obecne procesy czy ryzykujesz zakłócenia, aby osiągnąć przyszłe korzyści?

Stawka jest natychmiastowa i dalekosiężna. 

Nieprawidłowo opracowana strategia przetwarzania zamówień oznacza nie tylko opóźnienia w wysyłce czy niezgodności stanów magazynowych — może również podważyć zaufanie klientów, obniżyć morale zespołu i stopniowo oddać udział w rynku bardziej efektywnej konkurencji. 

Jeśli jednak zrobisz to właściwie, zyskasz efektywność operacyjną, która przekształci realizację zamówień z wąskiego gardła w przewagę konkurencyjną.

Od lat analizuję marki e-commerce przechodzące tę transformację i nauczyłem się, że skuteczne przetwarzanie zamówień nie polega na opowiedzeniu się po jednej ze stron — chodzi o zrozumienie, jak wykorzystać zarówno ludzką wiedzę, jak i technologiczną efektywność. 

W tym przewodniku pokażę Ci dokładnie, jak zbudować tę równowagę, czerpiąc z rzeczywistych przykładów firm, które zrobiły to właściwie — a czasem boleśnie się pomyliły.

Czym jest przetwarzanie zamówień?

Przetwarzanie zamówień to proces zarządzania zamówieniem klienta na produkty lub usługi i jego realizacji.

Jeśli jednak prowadzisz firmę e-commerce, już wiesz, że przetwarzanie zamówień nie polega wyłącznie na wysyłaniu paczek. 

To centralny węzeł Twojej działalności, który decyduje o tym, czy wtorkowy poranek rozpoczniesz od sprawdzania wskaźników wzrostu, czy od obsługi lawiny zgłoszeń „gdzie jest moje zamówienie”.

Obejmuje zarządzanie przepływem informacji o zamówieniach między sklepem internetowym, systemami płatności, operacjami magazynowymi i przewoźnikami. 

W dzisiejszych realiach przetwarzanie zamówień musi obsługiwać znacznie więcej niż jeszcze kilka lat temu:

• Zamówienia napływające zewsząd (z Twojej strony internetowej, Amazona, TikTok Shop — ze wszystkich możliwych kanałów)
• Aktualizacje stanów magazynowych, które muszą odbywać się szybciej, niż klient zdąży kliknąć „kup teraz”
• Inteligentne decyzje dotyczące kierowania zamówień między wieloma magazynami
• Błyskawiczną synchronizację z platformą obsługi klienta
• Godzenie wymagań przewoźników ponad granicami

Prawda jest taka, że większość firm e-commerce wyrosła już z podstawowych systemów przetwarzania zamówień, od których zaczynała. 

Jeśli nadal zarządzasz zamówieniami tak samo jak w momencie uruchomienia sklepu, prawdopodobnie tracisz przychody — albo, co gorsza, ryzykujesz utratę tych pięciogwiazdkowych opinii, na które tak ciężko pracowałeś.

Co najmniej 40% wszystkich firm upadnie w ciągu najbliższych 10 lat… jeśli nie zrozumieją, jak zmienić całą firmę, aby dostosować ją do nowych technologii

John Chambers, Cisco

Etapy procesu przetwarzania zamówień

Porozmawiajmy o tym, co naprawdę dzieje się po tym, jak klient kliknie „Kup teraz” (bo oboje wiemy, że to nie jest dokładnie magia, nawet jeśli chcielibyśmy, żeby tak było).

Posłużę się fikcyjną marką kosmetyczną D2C Maven Cosmetics jako przykładem, aby pokazać, jak każdy etap wygląda w praktyce — zarówno ten dobry, chaotyczny, jak i wszystko pomiędzy. 

1. Składanie i weryfikacja zamówienia 

Gdy klient Maven Cosmetics składa zamówienie, uruchamia się reakcja łańcuchowa:

• Szczegóły płatności i dostawy zostają zweryfikowane w kilka sekund. System sprawdza, czy wszystko się zgadza, zanim przejdzie dalej.
• Uruchamia się skanowanie zapasów. System sprawdza w czasie rzeczywistym poziomy zapasów we wszystkich magazynach.
• Wybierany jest najlepszy magazyn. Zamówienia są kierowane do najbliższej lokalizacji z dostępnym zapasem, aby produkt mógł zostać dostarczony błyskawicznie i przy minimalnym koszcie. 
• Poziomy zapasów są aktualizowane wszędzie. Zmiany są odzwierciedlane we wszystkich kanałach sprzedaży — na stronie internetowej, w serwisie marketplace i zasadniczo wszędzie tam, gdzie prowadzisz sprzedaż.

2. Kompletowanie zamówienia

To moment, w którym świat cyfrowy staje się fizyczny. W magazynie Maven:

• Pojawiają się listy kompletacyjne. System generuje listy na podstawie priorytetu zamówień i układu magazynu.
• Ustalana jest strategia kompletowania: 
  • Uruchamiany jest tryb kompletowania pojedynczego. Jedno zamówienie, jeden kompletujący — idealne rozwiązanie w przypadku zamówień niestandardowych lub złożonych.
  • Rozpoczyna się kompletowanie partiami. Wiele zamówień jest kompletowanych jednocześnie, aby zmaksymalizować wydajność.
  • Wdrażane jest kompletowanie strefowe. Wyznaczeni pracownicy pozostają w swoich strefach, dzięki czemu wszystko sprawnie płynie.

3. Pakowanie i etykietowanie

To tutaj koszty wysyłki spotykają się z doświadczeniem klienta.

Jak zauważa Teddy Smith:

Jeśli chodzi o opakowanie, najważniejsze jest to, aby produkt dotarł bezpiecznie — dopiero potem należy myśleć o estetyce. 

Estetyka jest jednak ważna w zależności od tego, jaki produkt sprzedajesz. Rozmiar opakowania może również znacząco wpłynąć na koszt wysyłki.

Proces pakowania w Maven obejmuje:

• Dopasowanie pudełka. Znalezienie idealnego rozmiaru — bo nikt nie chce płacić za wysyłkę powietrza.
• Balet folii bąbelkowej. Dodanie ochrony tam, gdzie jest potrzebna, bez pakowania wszystkiego w folię bąbelkową (chociaż bardzo lubię, gdy folii bąbelkowej jest trochę więcej)
• Odrobina magii marki. Dodanie drobnych akcentów, takich jak kartki z podziękowaniami lub bezpłatne próbki, sprawia, że otwieranie pudełka przypomina rozpakowywanie prezentu. Osobiście uwielbiam też krótkie notatki o produkcie lub jego twórcach. 
• Etykiety gotowe do drogi. Informacje umożliwiające śledzenie przesyłki, dzięki którym każdy jest na bieżąco.

Jeśli prowadzisz sklep internetowy i podczas czytania o tym etapie zastanawiasz się, czy potrzebujesz niestandardowych opakowań, aby stworzyć własną estetykę, znaleźliśmy świetną poradę użytkownika serwisu Reddit. 

4. Wysyłka i śledzenie przesyłki

Ten etap stał się ważnym czynnikiem wyróżniającym w doświadczeniu klienta. Najważniejsze elementy to:

• Szybkie dopasowanie przewoźnika. Dopasowanie każdej paczki do idealnego partnera wysyłkowego.
• Śledzenie zostaje uruchomione. Bo pytanie „gdzie są moje rzeczy?” zasługuje na konkretną odpowiedź.
• Aktualizacje płyną jak na Twitterze. Każde skanowanie, każdy przystanek i każdy etap podróży są udostępniane.
• System wczesnego ostrzegania. Wykrywanie opóźnień, zanim przerodzą się w ten telefon do działu obsługi klienta.

5. Dostawa i zwroty (jeśli dotyczy) 

Ostatni etap dostawy (a czasami także droga powrotna) obejmuje: 

• Misja zakończona sukcesem. Paczka bezpiecznie trafia do nowego domu.
• Gotowy portal zwrotów. Łatwe zwroty, bo czasami po prostu nie powinno do tego dojść.
• Zwroty przetwarzane szybko. Produkty są sprawdzane, a stan magazynowy niezwłocznie aktualizowany.
• Zwroty pieniędzy obsługiwane. Środki wracają na konta klientów bez zbędnego oczekiwania.
  

Choć możesz intuicyjnie wiedzieć, że zwroty są integralną częścią procesu realizacji zamówień, poniższe statystyki pozwalają spojrzeć na nie z właściwej perspektywy. 

Pięćdziesiąt cztery procent respondentów aktywnie unika sprzedawców internetowych, którzy pobierają opłaty za zwroty, a 49% jest mniej lojalnych wobec marek naliczających takie opłaty. Ponadto 72% kupujących twierdzi, że gdy sprzedawca oferuje darmowe zwroty, zwiększa to ich lojalność wobec tego sprzedawcy.

Jeśli tak wygląda sytuacja, to co jako właściciel sklepu internetowego możesz zrobić lepiej, poza wdrożeniem procesów i systemów?

Znaleźliśmy szybki pomysł u pracownika firmy Reebok! 

Każdy etap tego procesu musi płynnie przechodzić w kolejny, przy jasno określonej odpowiedzialności i monitorowaniu na każdym etapie.

Najskuteczniejsze operacje w handlu elektronicznym wyeliminowały bowiem drobne wąskie gardła i luki w danych między poszczególnymi etapami.

Dlaczego sprawne przetwarzanie zamówień ma znaczenie

Aby zrozumieć rzeczywisty wpływ przetwarzania zamówień, kontynuujmy fikcyjną historię firmy Maven Cosmetics, która odzwierciedla wyzwania typowe dla wielu rozwijających się marek handlu elektronicznego.

Co się dzieje, gdy przetwarzanie zamówień zawodzi

Poznajmy Sarah, kierowniczkę operacyjną w Maven Cosmetics, marce kosmetycznej, która szybko się rozwija.

Ich ręczny system przetwarzania zamówień, który działał sprawnie na początku działalności, zaczął wykazywać niepokojące oznaki przeciążenia, gdy liczba zamówień gwałtownie wzrosła.

Punktem krytycznym była długo wyczekiwana wyprzedaż świąteczna. 

To, co miało być ich największym sukcesem, przerodziło się w lawinę problemów: zamówienia napływały szybciej, niż można było je przetwarzać. 

System magazynowy nie nadążał za szybkim wzrostem sprzedaży, przez co klienci zamawiali produkty, które faktycznie były już wyprzedane. 

Dział wysyłki gorączkowo organizował przyspieszone dostawy, koszty rosły, a zadowolenie klientów gwałtownie spadało.

Skutki odczuła każda część ich działalności:

• Entuzjastyczne opinie zmieniły się w rozczarowanie. Klienci byli coraz bardziej sfrustrowani i dawali temu wyraz, szkodząc ich reputacji.
• Zwroty rosły jak na śnieżnej kuli. Zaległości narastały, podczas gdy wciąż napływały nowe zamówienia.
• Przyspieszone wysyłki pochłaniały zyski. Ratunkowe działania podejmowane w ostatniej chwili zmieniały możliwe do opanowania koszty w obciążenie marży.
• Duch zespołu podupadł. Długie godziny pracy i nieustanne skargi doprowadziły załogę magazynu do wypalenia.
• Wymarzona wyprzedaż stała się koszmarem. To, co miało być ich największym sukcesem, przerodziło się w kryzys wymagający zaangażowania całego zespołu.

Jak zamienić chaos w szansę

Jednak w tym miejscu historia przybiera inny obrót. Po wdrożeniu wydajnego systemu przetwarzania zamówień działalność przeszła transformację. 

Transformacja objęła każdy aspekt ich działalności:

• Przetwarzanie zamówień stało się płynnym i przewidywalnym procesem
• Wysyłka tego samego dnia stała się standardem, a nie wyjątkiem
• Opinie klientów koncentrowały się na doświadczeniu związanym z produktem, a nie na problemach z dostawą
• Proces zwrotów stał się szybki i bezproblemowy
• Stan magazynowy był dokładnie śledzony we wszystkich kanałach
• Wydarzenia sprzedażowe stały się szansami, a nie wyzwaniami

Choć historia Maven Cosmetics jest fikcyjna, opisana przez nas transformacja operacyjna odzwierciedla bardzo realne problemy i możliwości współczesnego handlu elektronicznego. 

Zasadniczo możesz mieć najpiękniejsze zdjęcia produktów, najbardziej chwytliwe kampanie marketingowe i najbardziej konkurencyjne ceny, ale jeśli przetwarzanie zamówień działa niestabilnie, wszystko, co na nim zbudowano, staje się podatne na problemy.

Automatyczne a ręczne przetwarzanie zamówień

Aby pozbyć się drukowanych zamówień i arkuszy Excela, Maven Cosmetics potrzebuje nowoczesnego, zautomatyzowanego systemu. 

Oto zestawienie tego, jak ich stary, zakurzony proces wypada w porównaniu z nowym, nowoczesnym:

Jaka jest rzeczywistość? Większość rozwijających się firm handlu elektronicznego działa gdzieś pomiędzy tymi dwoma skrajnościami. 

Nie chodzi o to, aby zautomatyzować wszystko z dnia na dzień — kluczowe jest wskazanie procesów powodujących największe wąskie gardła i zajęcie się najpierw właśnie nimi.

Na przykład jeden ze średniej wielkości sprzedawców odzieży, z którym współpracowałem, wciąż ręcznie wprowadzał zamówienia z kanałów platform handlowych do swojego systemu zarządzania magazynem. 

Automatyzując tylko ten jeden etap, skrócili czas przetwarzania o 60% i praktycznie wyeliminowali błędy wprowadzania danych.

Typowe wyzwania związane z przetwarzaniem zamówień (& jak je rozwiązać)

Skoro wiemy już, jak wygląda efektywność w przetwarzaniu zamówień, przyjrzyjmy się kilku wyzwaniom, o których trzeba pamiętać podczas prowadzenia sklepu internetowego: 

1. Koszmar dokładności stanów magazynowych 

Porozmawiajmy o tym nieprzyjemnym uczuciu, gdy odkrywasz, że podczas błyskawicznej wyprzedaży sprzedałeś więcej produktów, niż faktycznie miałeś na stanie, albo o chwili, gdy najlepiej sprzedający się produkt zbiera kurz, ponieważ system pokazuje, że jest niedostępny (uwaga: wcale tak nie jest).

Problemy ze stanami magazynowymi zwykle występują w trzech postaciach:

• Braki towaru. Gdy najpopularniejsze produkty nagle są oznaczane jako „wyprzedane”, a Ty tracisz potencjalne przychody
• Nadmiar zapasów. Gdy magazyn jest wypełniony towarem, który pochłania kapitał i zajmuje miejsce na półkach
• Widmowe zapasy. Gdy system pokazuje 100 sztuk, ale zespół magazynowy może znaleźć tylko 85. 

Oto, co naprawdę działa:

• Synchronizacja w czasie rzeczywistym. Połącz system OMS ze skanerami magazynowymi, aby natychmiast aktualizować stan zapasów. Gdy towary zostaną przyjęte lub pobrane, system od razu aktualizuje dane – koniec z podejmowaniem decyzji na podstawie nieaktualnych liczb.
• Inteligentne progi. Ustaw dynamiczne punkty ponownego zamówienia na podstawie tempa sprzedaży i sezonowości. Pozwól systemowi ostrzegać Cię, zanim zapasy osiągną krytyczny poziom, i automatycznie dostosowywać progi na podstawie wzorców historycznych.
• Zarządzanie kanałami. Twórz oddzielne bufory zapasów dla każdego kanału sprzedaży. Niezależnie od tego, czy chodzi o Twoją stronę internetową, Amazon czy sklepy stacjonarne, utrzymuj różne poziomy zapasów w zależności od unikalnych wzorców i harmonogramów promocji każdego kanału.

Mając ogromne doświadczenie w handlu elektronicznym i zarządzaniu zapasami, wybraliśmy 10 najlepszych programów do zarządzania zapasami. Podziękujesz nam później.

1. 1. Linnworks — Najlepsze do automatyzacji zarządzania wielokanałowego
2. 2. MRPeasy — Najlepsze dla producentów
3. 3. SkuVault — Najlepsze dzięki szczegółowym rekomendacjom dotyczącym uzupełniania zapasów
4. 4. KORONA POS — Najlepszy do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
5. 5. Helcim — Najlepsze rozwiązanie łączące zarządzanie zapasami i POS dla małych firm
6. 6. Veeqo — Najlepsze rozwiązanie z wbudowaną ochroną kont Amazon
7. 7. Acumatica — Najlepsze dla nowoczesnego interfejsu użytkownika
8. 8. Zoho Inventory — Najlepszy wybór dla małych firm
9. 9. Sortly — Najlepszy pod względem łatwości obsługi
10. 10. Cin7 Omni — Zaawansowane zarządzanie zamówieniami w wielu kanałach

Sposób na zapasy w Amazonie

Dobrze, skoro masz już uporządkowane zapasy, mamy dla Ciebie NAPRAWDĘ ŚWIETNY sposób, który możesz zastosować w zarządzaniu zapasami. 

Spencer bardzo dobrze wyjaśnia to w swoim poście na LinkedIn, w którym pokazuje, że na pozycję w rankingach platform sprzedażowych może wpływać nie tylko liczba produktów w zapasach, lecz także miejsce ich składowania.

Przeczytaj cały post poniżej (i podziękuj nam, gdy Twoje pozycje w wynikach wyszukiwania Amazon wzrosną) ⬇️

2. Problem błędów ludzkich 

Spójrzmy prawdzie w oczy — wszyscy jesteśmy ludźmi, co oznacza, że zdarzają się błędy, szczególnie przy powtarzalnych zadaniach, takich jak przetwarzanie zamówień. Błędnie odczytany SKU w jednym miejscu, niewłaściwa liczba produktów w innym i nagle musisz radzić sobie z kosztownymi zwrotami lub niezadowolonymi klientami.

Rozwiązanie: strategiczna automatyzacja

Pozwól robotom wykonywać zadania, w których są najlepsze (czynności powtarzalne), a ludziom skupiać się na tym, w czym są najlepsi (podejmowaniu złożonych decyzji).

Skoncentruj automatyzację na obszarach wysokiego ryzyka, takich jak wprowadzanie i weryfikacja zamówień, liczenie zapasów, weryfikacja kompletowania i pakowania zamówień, a nawet generowanie etykiet wysyłkowych. 

Siddhartha Srinivasa, dyrektor Amazon Robotics AI, mówi: 

Precyzyjne wprowadzanie automatyzacji do istniejących budynków jest bardzo trudne, ale urzeczywistniamy przyszłość, w której roboty i ludzie mogą naprawdę pracować obok siebie, bez konieczności radykalnej zmiany środowiska pracy ludzi.

💡Praktyczna wskazówka:

Zacznij od procesów, w których występuje najwięcej błędów. Sprawdź, gdzie najczęściej dochodzi do pomyłek, a następnie w pierwszej kolejności zautomatyzuj te obszary. 

 

Nie musisz automatyzować wszystkiego jednocześnie — nawet niewielkie usprawnienia z czasem przynoszą duże efekty.

Możesz nawet zaplanować wycieczkę do centrów realizacji zamówień Amazon, jeśli chcesz zobaczyć, jak działają — podobnie jak Binnyker i jego 9-letni syn!

3. Sezonowe wahania popytu 

Przewidywanie popytu w handlu elektronicznym przypomina prognozowanie pogody — jeden nieoczekiwany trend może wywrócić cały plan zapasów do góry nogami. 

Gdy próbujesz utrzymywać odpowiedni poziom zapasów dla tysięcy produktów w wielu sklepach i sezonach, nawet niewielkie błędy w obliczeniach mogą oznaczać puste półki lub przepełnione magazyny.

Rozwiązanie: inteligentne systemy prognozowania 

Nowoczesne systemy sztucznej inteligencji robią to, czego nie potrafią arkusze kalkulacyjne ani intuicja — wykrywają wzorce we wszystkich kanałach sprzedaży, analizują dane w czasie rzeczywistym (od pogody po trendy w mediach społecznościowych) i automatycznie dostosowują poziomy zapasów, zanim pojawią się problemy.

Wyzwania i rozwiązania: szybka tabela porównawcza 

To było sporo informacji, dlatego poniżej przedstawiamy najważniejsze wnioski.

Jak zoptymalizować przetwarzanie zamówień

Widzisz już, z jakimi wyzwaniami trzeba się mierzyć. Rozumiesz stawkę. 

Teraz nadszedł czas, aby przekształcić przetwarzanie zamówień z potencjalnego koszmaru w sprawnie działającą maszynę e-commerce, która zachwyca klientów i pozwala Twojemu zespołowi zachować zdrowy rozsądek. Tak jak zrobiła to Sarah z Maven Cosmetics. 

Gotowi zobaczyć, jak rozwiązała problemy? No to jazda! 

1. Usprawnij przepływy pracy dzięki scentralizowanemu systemowi zarządzania zamówieniami

Jeśli zamówienia napływają z sześciu różnych miejsc, ale zarządzasz nimi na dwanaście różnych sposobów, nadszedł czas na scentralizowany system zarządzania zamówieniami. 

Nowoczesne platformy OMS automatycznie kierują zamówienia do właściwego centrum realizacji, synchronizują zapasy we wszystkich kanałach i sygnalizują problemy, zanim się pojawią.

Wdrożenie jest proste: zacznij od połączenia najważniejszych kanałów sprzedaży, skonfiguruj automatyczne reguły kierowania zamówień na podstawie takich czynników jak lokalizacja zapasów i szybkość wysyłki oraz zapewnij aktualizacje zapasów w czasie rzeczywistym na wszystkich platformach. 

Większość marek już w pierwszym miesiącu odnotowuje największą poprawę w postaci krótszego czasu przetwarzania i mniejszej liczby przypadków sprzedaży nadmiarowych zapasów.

Praktyczna wskazówka:

Nie próbuj integrować wszystkiego naraz. Najpierw połącz kanały o największej liczbie zamówień, doprowadź do ich sprawnego działania, a następnie rozszerzaj zarządzanie zamówieniami na kolejne kanały sprzedaży.

Jeśli dałeś się przekonać i szukasz rozwiązania idealnie dopasowanego do swojego biznesu e-commerce, znaleźliśmy najlepsze oprogramowanie do zarządzania zamówieniami dostępne na rynku, abyś mógł skupić się na skalowaniu działalności.

1. 1. Linnworks — Najlepsze oprogramowanie OMS do prognozowania zapasów
2. 2. QuickBooks Online — Najlepsze zarządzanie zamówieniami e-commerce z integracją z QuickBooks
3. 3. SimplyDepo — Najlepsze do śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym
4. 4. Shopify — Najlepsze zarządzanie zamówieniami e-commerce dla użytkowników Shopify
5. 5. Brightpearl — Najlepsze oprogramowanie OMS dla sprzedawców wielokanałowych
6. 6. Acumatica — Najlepszy ERP z wbudowanym zarządzaniem zamówieniami
7. 7. BigCommerce — Najlepsze kompletne rozwiązanie e-commerce
8. 8. Zoho Inventory — Najlepsze oprogramowanie OMS dla różnych opcji wysyłki
9. 9. Cin7 Omni — Najlepsze oprogramowanie OMS dla sprzedawców hurtowych
10. 10. Fulfil — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania wielokanałową obsługą zamówień z wykorzystaniem AI

2. Usprawnij proces kompletacji i pakowania, aby zwiększyć wydajność

Twój zespół magazynowy może ciężko pracować, ale czy pracuje mądrze?

Dzisiejsze rozwiązania do kompletacji i pakowania łączą skanowanie mobilne, zoptymalizowane wyznaczanie tras i inteligentne grupowanie zamówień, aby znacznie skrócić czas realizacji bez poświęcania dokładności.

Zacznij od układu magazynu — organizuj produkty na podstawie częstotliwości kompletacji i twórz wydzielone strefy dla różnych typów produktów. 

Następnie wprowadź technologię — skanery mobilne do sprawdzania pobrań, kompletację grupową dla podobnych zamówień oraz kompletację strefową w większych zakładach.

Celem jest skrócenie czasu przemieszczania się i maksymalizacja dokładności kompletacji.

Wskazówka eksperta:

Przez jeden dzień śledź trasy przemieszczania się osób kompletujących zamówienia. Zdziwisz się, ile czasu spędzają one po prostu na przemieszczaniu się między lokalizacjami. Wykorzystaj te dane, aby umieścić najczęściej pobierane produkty bliżej siebie.

Przy tak wielu dostępnych rozwiązaniach w zakresie oprogramowania do kompletacji i pakowania trudno zdecydować, które będzie odpowiednie dla Ciebie. Jeśli więc potrzebujesz pomocy w ustaleniu, które narzędzie jest najlepsze — służę pomocą! 

1. 1. SkuVault — Najlepsze rozwiązanie do aktualizacji zapasów w czasie rzeczywistym
2. 2. Finale Inventory — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zapasami
3. 3. SKUSavvy — Najlepsze kompleksowe oprogramowanie do kompletacji i pakowania
4. 4. Fulfil — Najlepsze rozwiązanie do obsługi procesów kompletowania i pakowania zamówień o dużym wolumenie
5. 5. InSitu Sales — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego przetwarzania zamówień
6. 6. ShipBob — Najlepsze rozwiązanie dla firm potrzebujących rozbudowanej listy centrów realizacji zamówień
7. 7. SAP Supply Chain — Najlepsze rozwiązanie dla dużych operacji
8. 8. Epicor for Distribution — Najlepsze rozwiązanie dla firm produkcyjnych
9. 9. Deskera croz — Najlepsze dla małych firm
10. 10. ShipHero — Najlepsze rozwiązanie wykorzystujące sztuczną inteligencję

3. Wprowadź kontrole jakości, aby zapewnić poprawność zamówień

Znasz to przytłaczające uczucie, gdy klient pisze e-mail, że otrzymał niewłaściwy produkt? Albo, co gorsza, gdy dowiadujesz się, że dostał zamówienie należące do kogoś innego?

Zasadniczo sprawdzanie każdego zamówienia brzmi świetnie, dopóki nie masz do czynienia z setkami przesyłek dziennie. 

Inteligentna kontrola jakości oznacza dokładność tam, gdzie ma ona największe znaczenie: w przypadku produktów o wysokiej wartości, złożonych zamówień i produktów o wysokim odsetku zwrotów.

Kroki, które należy wykonać, aby przeprowadzić skuteczną kontrolę jakości: 

• Włącz weryfikację do standardowego procesu pracy. Używaj skanowania kodów kreskowych w kluczowych punktach, kontroli na podstawie wagi zapakowanych zamówień oraz dokumentacji fotograficznej w przypadku produktów premium. 
• Wykorzystuj dane do identyfikowania „obszarów problemowych”. Mapuj i śledź to, co idzie nie tak — niezależnie od tego, czy chodzi o konkretne produkty, pory dnia czy rodzaje zamówień. Najpierw skoncentruj tam swoje działania związane z kontrolą jakości. Możesz odkryć, że 80% błędów wynika z zaledwie 20% procesów.

4. Skonfiguruj automatyczne powiadomienia, aby usprawnić komunikację z klientami

Nikt już nie lubi tych ogólnikowych e-maili „Twoje zamówienie zostało wysłane”. 

Nowoczesne śledzenie zamówień powinno informować klientów dokładnie o tym, co dzieje się z ich zakupem, kiedy go otrzymają i co zrobić w razie problemu — a wszystko to bez zalewania ich skrzynki odbiorczej.

Skonfiguruj ukierunkowane powiadomienia uruchamiane na podstawie rzeczywistych zdarzeń: potwierdzenie zamówienia zaraz po zakupie, aktualizacje dotyczące realizacji po zmianie statusu oraz powiadomienia o dostawie z rzeczywistymi przedziałami czasowymi. 

Kluczowe jest zachowanie równowagi między ilością informacji a powściągliwością.

Klienci chcą wiedzieć, że ich zamówienie jest realizowane zgodnie z planem, ale nie potrzebują aktualizacji za każdym razem, gdy ich paczka trafia do nowego centrum sortowania.

Aby usprawnić proces śledzenia zamówień, jeśli potrzebujesz ustalić, które oprogramowanie do śledzenia zamówień jest najlepsze — służę pomocą!

1. 1. Square — Najlepsze rozwiązanie do śledzenia zamówień POS i internetowych
2. 2. Linnworks — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego przypisywania przewoźników wysyłkowych na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów
3. 3. Infoplus — Najlepsze możliwości zarządzania magazynami logistycznymi 3PL
4. 4. Cin7 Omni — Najlepsze rozwiązanie do sprzedaży B2B
5. 5. Shippo — Najlepsze rozwiązanie do wstępnie wypełnionych formularzy celnych
6. 6. ShippyPro — Najlepsze rozwiązanie do zapewniania zgodności z przepisami dotyczącymi wysyłki transgranicznej
7. 7. NetSuite SuiteCommerce — Najlepszy system zarządzania zamówieniami dla przedsiębiorstw
8. 8. IBM Order Management — Najlepsze rozwiązanie do funkcji zarządzania łańcuchem dostaw
9. 9. ShippingEasy — Najlepsze dla małych i średnich firm
10. 10. Kibo Commerce — Najlepsze rozwiązanie do sprawnego zarządzania zwrotami

5. Efektywnie zarządzaj etykietami wysyłkowymi, aby oszczędzać czas

Te niewielkie etykiety wysyłkowe mogą wydawać się mało istotną częścią działalności, ale nieefektywne zarządzanie etykietami może powodować poważne wąskie gardła w procesie realizacji zamówień. 

Nowoczesne zarządzanie etykietami może pomóc w automatyzacji wyboru przewoźnika, weryfikowaniu adresów przed drukowaniem oraz integracji z systemem zamówień, aby wyeliminować podwójne wprowadzanie danych.

Prawdziwa efektywność wynika z przetwarzania wsadowego i integracji systemów. 

Połącz generowanie etykiet bezpośrednio z systemem zarządzania zamówieniami, automatycznie weryfikuj adresy i drukuj etykiety partiami, zgodnie z priorytetami wysyłki. 

W przypadku zamówień międzynarodowych automatycznie uzupełniaj formularze celne i dokumentację przewoźnika, aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu.

6.  Wykorzystaj EDI, aby usprawnić działania w łańcuchu dostaw

EDI (Elektroniczna wymiana danych) nie musi być tak skomplikowanym technicznym problemem, za jaki wszyscy je uważają. 

W swojej istocie chodzi o bezpośrednią komunikację systemów z systemami partnerów handlowych — bez ręcznego wprowadzania danych, niezgodnych formatów i nieporozumień.

Osiągnięcie właściwego efektu oznacza skupienie się na najważniejszych połączeniach: przetwarzaniu zamówień, powiadomieniach o wysyłce i fakturowaniu. 

Zacznij od partnerów handlowych generujących największy wolumen, ustandaryzuj formaty dokumentów i zautomatyzuj przepływ danych. Większość firm osiąga zwrot z inwestycji w ciągu kilku miesięcy, już dzięki ograniczeniu ręcznego wprowadzania danych i zmniejszeniu liczby błędów.

Podczas wdrażania EDI skup się na 20% najważniejszych partnerów handlowych, którzy generują 80% transakcji. Zadbaj o ich sprawne działanie, zanim rozszerzysz system na mniejszych partnerów.

7.  Uporządkuj zarządzanie opiniami klientów i zwrotami

Strategiczny proces zwrotów to jedno z najpotężniejszych, choć często pomijanych, narzędzi budowania lojalności klientów. 

W rzeczywistości 92% klientów twierdzi, że ponownie dokona zakupu, jeśli proces zwrotu będzie łatwy.

Skonfiguruj internetowy portal zwrotów, w którym klienci będą mogli zgłaszać zwroty, drukować etykiety i śledzić zwroty pieniędzy. 

Ale na tym nie poprzestawaj — wykorzystuj dane dotyczące zwrotów do wykrywania problemów z produktami, identyfikowania niejasnych opisów produktów lub oznaczania artykułów, które mogą wymagać lepszych zdjęć w witrynie. 

Twoja polityka zwrotów powinna być na tyle jasna, aby obsługa klienta rzadko musiała ją wyjaśniać.

💡Skrupulatnie śledź powody zwrotów.

Jeśli widzisz wiele zwrotów z powodem “niezgodne z opisem”, prawdopodobnie musisz popracować nad stronami produktów. Jeśli dominują problemy z rozmiarem, być może nadszedł czas na lepsze przewodniki po rozmiarach.

Chcesz dowiedzieć się więcej o uczciwej strategii zwrotów? Posłuchaj tego znakomitego podcastu Zoe Kahn, starszej specjalistki ds. doświadczeń klientów w Chomps, która opowiada o swoim kompleksowym podejściu do tego tematu. 

Po wysłuchaniu tej rozmowy będziesz w stanie: 

• Zrozumieć, jak zbierać opinie dotyczące zwrotów i podejmować na ich podstawie działania
• Dowiedzieć się, jak mierzyć LTV klientów dokonujących zwrotów
• Zrozumieć przyszłość zwrotów 

8. Śledź kluczowe wskaźniki, aby mierzyć i poprawiać wyniki

Zapomnij o wskaźnikach próżności — potrzebujesz liczb, które dokładnie pokażą Ci, gdzie znajduje się Twoja działalność i dokąd zmierza.

Nie skupiaj się obsesyjnie na danych jako narzędziu — skup się na przyszłości

Jeff Beaver, dyrektor ds. produktu w Zazzle

 Jednak śledzenie wszystkiego jest równie bezużyteczne jak nieśledzenie niczego. Skoncentruj się na wskaźnikach, które bezpośrednio wpływają na Twój wynik finansowy i zadowolenie klientów.

Skup się na czterech najważniejszych: 

• Wskaźnik poprawności zamówień. Celuj w co najmniej 99%.
• Czas realizacji jednego zamówienia. Porównuj go ze standardami obowiązującymi w Twojej branży.
• Odsetek zamówień zrealizowanych perfekcyjnie. Zamówienia wysłane w całości, na czas i bez uszkodzeń.
• Wskaźnik zwrotów. Kategoryzowany według powodu zwrotu.

Jeśli zarządzasz własnym magazynem, dodaj rotację zapasów i koszty utrzymania zapasów. Liczby te powinny napędzać Twoje codzienne decyzje i działania usprawniające.

Wskazówka:

Stwórz dla swojego zespołu prosty codzienny panel, pokazujący tylko 3–4 kluczowe wskaźniki. Gdy wszyscy wiedzą, jak wygląda sukces, będą pracować mądrzej, aby go osiągnąć.

Podpisane, zapieczętowane i dostarczone: Twój przewodnik po realizacji zamówień

Omówiliśmy wszystko — od ręcznych arkuszy programu Excel po magazyny oparte na sztucznej inteligencji. Jedno jest całkowicie jasne: sprawna realizacja zamówień to sposób na przetrwanie i rozwój we współczesnym handlu elektronicznym.

Zasadniczo znajdź idealny punkt równowagi między szybkością a dokładnością, automatyzacją a ludzkim podejściem. I pamiętaj o tych złotych zasadach:

1. Przetwarzanie zamówień jest tak dobre, jak jego najsłabsze ogniwo
2. Automatyzacja powinna pomagać Twojemu zespołowi, a nie go zastępować
3. Dane napędzają decyzje, ale to ludzie zapewniają sukces
4. Małe usprawnienia składają się na duże sukcesy

Ostatecznie nic z tego nie zadziała bez odpowiednich narzędzi. Mogą one stać się Twoją przewagą konkurencyjną na rynku, na którym klienci oczekują od każdego sklepu internetowego wydajności na poziomie Amazona.

Niezależnie od tego, czy obsługujesz 50 zamówień, czy 5000, zacznij od małych kroków, myśl szeroko i stale optymalizuj zarządzanie handlem elektronicznym. 

Świat handlu elektronicznego szybko się zmienia — podobnie jak Ty. Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze informacje dla menedżerów handlu elektronicznego od czołowych ekspertów w tej branży.