Kompletny przewodnik po śledzeniu zapasów: metody & 10 najlepszych narzędzi

W miarę rozwoju firmy chcesz mieć pewność, że zawsze masz pełną kontrolę nad wszystkimi zapasami. 

Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest chaotyczny system zarządzania zapasami. 

Wyobraź sobie, że poziomy zapasów zawsze prowadzą do braków magazynowych, stale występuje kurczenie się zapasów z powodu rozbieżności, prognozowanie zapasów jest niedokładne, a raporty dotyczące zapasów nie przekazują właściwie żadnych użytecznych informacji. 

Zdecydowanie nie jest to stan, w jakim chcesz utrzymywać swoje zapasy. Pokażę Ci, jak tego uniknąć. 

W tym miejscu znajdziesz kompletny przewodnik po śledzeniu zapasów oraz po tym, jak zintegrować je z firmą, aby pozbyć się typowych problemów w handlu elektronicznym. 

Omówimy wspólnie różne metody śledzenia zapasów, które powinny znaleźć się na Twoim radarze, najlepsze praktyki w zakresie śledzenia zapasów oraz naszą przygotowaną listę najlepszych narzędzi.

Czym jest śledzenie zapasów i dlaczego ma znaczenie?

Śledzenie zapasów to proces zarządzania cyklem zapasów w firmie. Oznacza to monitorowanie i rejestrowanie przepływu produktów w celu śledzenia poziomów zapasów, sprzedaży i zamówień. 

Dobrze opracowany system śledzenia będzie wykorzystywać oprogramowanie do zarządzania zapasami, aby usprawnić i ułatwić obsługę zapasów. 

Oprogramowanie do zarządzania zapasami dokładnie śledzi poziomy zapasów w czasie rzeczywistym, automatyzuje ponowne zamawianie poprzez ustawianie punktów wyzwalających zamówienie, prognozuje popyt na produkty oraz integruje się z powiązanymi systemami biznesowymi, takimi jak oprogramowanie księgowe i oprogramowanie do zarządzania łańcuchem dostaw. 

Śledzenie zapasów jest niezbędnym ogniwem w łańcuchu prowadzenia firmy. 

Proces ten bezpośrednio wpływa na różne aspekty działalności firmy, doświadczenia klientów, wyniki finansowe i ograniczanie ryzyka. 

Ostatecznie korzyści wynikające z dopracowanego śledzenia zapasów są efektem wszystkich tych odrębnych zadań.  

Co dokładnie jest śledzone w ramach zapasów?

Mówiąc o śledzeniu zapasów… Jakie dokładnie informacje są monitorowane? Oto najważniejsze elementy:

• Śledzenie SKU. SKU to kody pełniące funkcję unikalnych identyfikatorów produktów znajdujących się w zapasach. Śledzenie SKU ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu zapasami, ponieważ monitoruje identyfikację produktów, poziomy zapasów oraz warianty, takie jak kolor i rozmiar. 
• Szczegóły produktu. Systemy śledzenia zapasów monitorują informacje o produktach. Obejmuje to nazwę produktu, opis, kategorię, informacje o wariantach oraz wszystkie inne dane wyróżniające dany produkt. 
• Poziomy zapasów. Śledzenie ilości każdego produktu znajdującego się w magazynie we wszystkich magazynach i obiektach przechowywania jest ważne dla utrzymania dokładnych rejestrów zapasów. Oprócz zapobiegania problemom z nadmiarem zapasów i brakami magazynowymi, może obniżyć koszty zapasów o 10%. 
• Ponowne zamawianie i uzupełnianie zapasów. Zarządzanie zapasami obejmuje ustawianie punktów wyzwalających automatyczne ponowne zamawianie, aby zapobiegać brakom magazynowym. Aby zapobiegać nadmiarowi zapasów, system zarządzania zapasami musi rozpoznawać maksymalny poziom zapasów, jaki firma może przechowywać. 
• Śledzenie lokalizacji. Oprócz śledzenia czym są produkty i w jakich ilościach są dostępne, należy również śledzić, gdzie są przechowywane — w magazynach, sekcjach składowania, układach kategoryzacji czy pojemnikach.  Pozwala to szybko zlokalizować konkretne produkty podczas kompletowania, pakowania i wysyłki. 

• Numery partii. W przypadku produktów wymagających łatwego śledzenia identyfikacja numerów partii produktów ma kluczowe znaczenie. Zazwyczaj w przypadku towarów łatwo psujących się, farmaceutyków i kosmetyków śledzenie numeru partii produktu jest niezbędne do kontroli jakości i zgodności z normami. 
• Daty ważności. Niektóre produkty są wrażliwe na upływ czasu. W przypadku towarów łatwo psujących się, farmaceutyków i kosmetyków należy śledzić daty ważności, aby zarządzać okresem przydatności do użycia i prawidłowo stosować system FIFO.
• Produkty w toku (WIP). Systemy śledzenia zapasów monitorują również ilości produktów, które wciąż znajdują się w produkcji. Pozwala to dokładnie wyjaśnić przepływ pracy firmy i pomaga tworzyć efektywne harmonogramy produkcji. Szczegółowe śledzenie produktów WIP wyjaśnia czas i zasoby wykorzystywane podczas opracowywania produktów, wspierając alokację kosztów.

Jakie są wyzwania związane ze śledzeniem zapasów?

Czasami śledzenie zapasów nie jest usłane różami. 

Podobnie jak w przypadku wielu aspektów prowadzenia działalności handlu elektronicznego, możesz napotkać wyzwania i problemy, z którymi trzeba sobie poradzić. Oto kilka z nich, aby wiedzieć z wyprzedzeniem, jak sobie z nimi poradzić. 

Błąd ludzki

Popełnianie błędów jest czymś normalnym — należy to sobie uświadomić. Oto kilka wyzwań, które mogą wystąpić z powodu typowych błędów ludzkich:

• Niezgodne dane. Błędy zdarzają się podczas ręcznego wprowadzania danych. Nieprawidłowe ilości zapasów lub kody SKU prowadzą do niedokładnych stanów magazynowych, co może skutkować brakami zapasów lub nadmiernymi zapasami.
• Niespójność w działalności firmy. Błąd ludzki może wystąpić, gdy brakuje ustandaryzowanych procedur postępowania z zapasami. Niewystarczająco częste aktualizowanie szkoleń dotyczących obsługi zapasów może zwiększyć ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego. 

Złożoność zarządzania zapasami wielokanałowymi

Zarządzanie zapasami w wielu kanałach sprzedaży może być trudne i powodować problemy, takie jak:

• Problemy z synchronizacją. Stany magazynowe są niespójne lub nieprawidłowo aktualizowane w różnych kanałach. Prowadzi to do błędnej oceny stanów magazynowych, nadmiernych zapasów i braków zapasów. 
• Dostosowanie do zróżnicowanych zamówień specyficznych dla poszczególnych kanałów. Różne kanały mogą mieć określone wymagania dotyczące realizacji zamówień, takie jak odmienne opcje wysyłki. Gdy procesy realizacji zamówień różnią się w zależności od kanału, zwiększa to złożoność śledzenia zapasów. 

Zakłócenia w łańcuchu dostaw

Współpracując z dostawcami zewnętrznymi, nie powinno Cię dziwić, że niezależne od Ciebie zakłócenia czasami utrudniają działalność. 

• Opóźnienia i uszkodzenia po stronie dostawców. Problemy z transportem mogą powodować opóźnienia, uszkodzenia, a nawet całkowite wstrzymanie dostaw produktów. To zakłócenie w łańcuchu dostaw jest częstą przyczyną braków zapasów i niskich stanów magazynowych. 
• Zmiany popytu. Trendy rynkowe nieustannie się zmieniają. Niezależnie od tego, czy wynika to ze świąt, zmian pór roku czy nieoczekiwanych mód — te zmiany popytu często obciążają stany magazynowe. Może to prowadzić do niemożności realizacji potencjalnych zamówień z powodu niewystarczająco przygotowanych zapasów lub do powstania nadwyżki zapasów, na które nie ma popytu. 

Niezgodności danych

Gdy zestawy danych nie są zgodne, wiesz, że coś jest nie tak. Może to wynikać z:

•  Słaba integracja systemów. Błędy integracji mogą powodować problemy z synchronizacją danych, gdy systemy śledzenia zapasów łączą się z innymi systemami biznesowymi.
• Zbyt wiele źródeł danych. Korzystanie z licznych źródeł danych może być trudne bez odpowiedniej i aktualnej konsolidacji, co prowadzi do rozbieżności. 

6 najważniejszych korzyści ze śledzenia zapasów

Stosowanie inteligentnego śledzenia zapasów przynosi wiele korzyści. Oto kilka korzyści ze śledzenia zapasów:

1. Optymalny poziom zapasów

Badania pokazują, że 34% firm nieumyślnie sprzedało produkt, którego nie było w ich zapasach. 

Skuteczne śledzenie zapasów zapewnia dokładną ewidencję ich poziomu. 

Śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym zapewnia precyzyjny wgląd w ich poziom, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji dotyczących zarządzania zapasami. 

Pozwala to uniknąć strat finansowych wynikających z nadmiernych zapasów i braków magazynowych, które często prowadzą do obniżenia rentowności. 

2. Lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi

Gdy skutecznie śledzisz zapasy, zarządzanie przepływami pieniężnymi staje się znacznie łatwiejsze. 

• Uwolnij środki pieniężne. Unikając nadmiaru wolno rotujących zapasów, uwalniasz środki pieniężne, które w przeciwnym razie byłyby zamrożone w kosztach przechowywania niesprzedanych produktów. 
• Unikaj wolno rotujących produktów. Proces sprzedaży staje się płynniejszy, gdy poświęcasz mniej czasu na przechowywanie zapasów i przeznaczasz mniej środków na koszty przechowywania. 
• Przejrzyste plany finansowe. Dzięki jasnemu obrazowi poziomu zapasów Twoja firma może odpowiednio planować i budżetować finanse. 

3. Większa efektywność magazynu

Wiele korzyści wynikających ze skutecznego śledzenia zapasów wiąże się z oprogramowaniem do śledzenia zapasów, które integruje Twoja firma. 

Korzystanie z oprogramowania do usprawniania operacji magazynowych skraca czas zwykle poświęcany na ręczne zarządzanie magazynem. Oznacza to, że masz więcej czasu na zwiększanie ogólnej produktywności firmy. 

Skuteczne oprogramowanie do śledzenia zapasów umożliwia:

• Dokładne prognozowanie popytu na podstawie historycznych danych sprzedażowych.
• Usprawnione ponowne zamawianie z wykorzystaniem punktów wyzwalających ponowne zamówienie na określonym poziomie zapasów.
• Szybkie wykrywanie błędów dzięki dokładnemu śledzeniu w czasie rzeczywistym.

4. Koniec z ubytkami zapasów 

Według niedawnego badania 68% sprzedawców detalicznych odnotowuje wskaźnik ubytków zapasów wyższy niż branżowa norma wynosząca 1,5%. 

Skuteczne śledzenie zapasów oznacza, że ewidencja zapasów dokładnie odzwierciedla ich rzeczywisty stan. 

Dzięki śledzeniu w czasie rzeczywistym i szczegółowej ewidencji poziomu zapasów błędy administracyjne trudniej przeoczyć. 

Umożliwia to szybkie wykrywanie rozbieżności w danych, takich jak kradzież lub strata, poprzez analizowanie ewidencji zapasów pod kątem wzorców i trendów przy użyciu metod śledzenia numerów seryjnych.

Dzięki skutecznemu śledzeniu zapasów możesz natychmiast korygować te niespójności danych, aby zachować dokładną ewidencję zapasów. 

5. Raportowanie najwyższej jakości

Śledzenie zapasów pozwala uzyskać lepsze raporty wspierające procesy decyzyjne w firmie. Dobre raportowanie wynika z tego, że śledzenie zapasów jest:

• Dokładne. Systemy śledzenia zapasów gromadzą szczegółowe dane dotyczące poziomu i przepływu zapasów, stanowiące wiarygodne źródło do tworzenia raportów dotyczących zapasów. 
• Aktualne. Aktualizacje danych o zapasach w czasie rzeczywistym pozwalają firmom tworzyć raporty odzwierciedlające najbardziej aktualny stan zapasów. Zaktualizowane raporty dotyczące zapasów mają kluczowe znaczenie dla podejmowania decyzji dotyczących terminowej sprzedaży zapasów i zakupów. 
• Zintegrowane. Oprogramowanie do śledzenia zapasów często integruje się z innym oprogramowaniem używanym w firmie. Bezproblemowa integracja umożliwia kompleksowe raportowanie z szerszej perspektywy działalności firmy, obejmującej między innymi zarządzanie łańcuchem dostaw, finanse i inne obszary. 
• Predykcyjne. Systemy śledzenia zapasów wykorzystują historyczne dane dotyczące zapasów do przewidywania nadchodzących trendów. Analizując wcześniejsze zestawy danych w celu tworzenia raportów, firma może przygotować się na wydarzenia lub sezony, które zmieniają przepływ zapasów, takie jak święta. 

6. Śledzenie w wielu lokalizacjach

Większość kupujących korzysta z więcej niż jednego kanału sprzedaży w trakcie procesu zakupowego. 

Dlatego w kontekście zapasów ważne jest jednoczesne śledzenie kanałów sprzedaży.

Jedną z kluczowych korzyści śledzenia zapasów jest zarządzanie zapasami w wielu lokalizacjach.

Niezależnie od tego, czy chodzi o lokalizacje sklepów detalicznych, pojemniki magazynowe, lokalizacje magazynów, czy wszystkie trzy, systemy śledzenia zapasów mogą zarządzać nimi wszystkimi.

Śledzenie zapasów wykorzystuje scentralizowaną bazę danych do zarządzania informacjami o zapasach z jednej platformy. 

Zapewnia to dokładność, spójność i szerszy wgląd w poziom zapasów firmy. 

Metody śledzenia zapasów, które warto znać

73% firm nadal spotyka się z niedokładnymi danymi dotyczącymi zapasów. 

Ważne jest, aby znać wszystkie dostępne metody zarządzania zapasami, dzięki czemu można wdrożyć rozwiązanie najlepiej odpowiadające potrzebom firmy.

Ponadto firmy często łączą ze sobą wiele metod śledzenia zapasów, aby monitorować swoje zapasy — w zależności od potrzeb i budżetu. 

Przykładowo, firmy różnej wielkości mogą łączyć systemy śledzenia zapasów w następujący sposób: 

• MŚP. Małe firmy mogą rozpocząć od ręcznego systemu arkuszy kalkulacyjnych połączonego z systemem skanowania kodów kreskowych. 
• Marki DTC. Rozwijające się marki mogą chcieć korzystać z bardziej zaawansowanego systemu zarządzania zapasami z oznaczeniami RFID. 
• Przedsiębiorstwa. Duże firmy e-commerce zazwyczaj łączą oprogramowanie do zarządzania zapasami z zaawansowanymi technologicznie znacznikami RFID, usługami 3PL i innymi rozwiązaniami.  

Ręczne śledzenie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych

Ręczne śledzenie zapasów polega na zapisywaniu danych o zapasach w arkuszu kalkulacyjnym. 

W przypadku korzystania z tej metody należy zaprojektować układ arkusza danych, tworząc kolumny dla atrybutów zapasów, takich jak SKU, nazwy produktów, ilości dostępne na stanie, poziomy ponownego zamówienia i inne. 

Metoda ta wymaga ręcznej i regularnej aktualizacji zapisów. 

Każda aktywność związana z zapasami, taka jak przyjęcie, sprzedaż lub przemieszczenie zapasów między lokalizacjami, musi zostać odnotowana w tym arkuszu. 

Oprogramowanie do zarządzania zapasami

Systemy oprogramowania do zarządzania zapasami usprawniają wiele codziennych procesów związanych z zapasami.  

Oprogramowanie do zarządzania zapasami oferuje wiele świetnych funkcji, które mogą przynieść korzyści Twojej firmie. Na szczęście dla Ciebie przygotowaliśmy listę.

Istnieją dwa rodzaje oprogramowania do zarządzania zapasami:

• Systemy oparte na chmurze. Są to systemy, do których dostęp uzyskuje się przez internet i które są hostowane online.
• Systemy lokalne. Są to systemy zarządzane wewnętrznie i zainstalowane na lokalnym serwerze firmy. 

Istnieje wiele korzyści z korzystania z oprogramowania do zarządzania zapasami. Jednak początkowy proces konfiguracji może być skomplikowany. 

Oto kilka kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę przy wdrażaniu oprogramowania do zarządzania zapasami. 

Skanowanie kodów kreskowych

Podczas korzystania z systemu skanowania kodów kreskowych produkty są oznaczane unikalnym kodem kreskowym, który pełni funkcję identyfikatora produktu. 

Kod kreskowy produktu jest skanowany, gdy produkt trafia do magazynu, opuszcza go lub przemieszcza się w jego obrębie. 

Po zeskanowaniu kodu kreskowego produktu skaner wprowadza cyfrowe dane kodu kreskowego do systemu zarządzania zapasami. 

Należy pamiętać, że skanowanie kodów kreskowych nie jest samodzielnym systemem, lecz działa w połączeniu z innym systemem zarządzania zapasami.  

Na przykład SME może korzystać ze skanowania kodów kreskowych wraz z ręcznym śledzeniem, a większa marka DTC może używać skanowania kodów kreskowych w połączeniu z oprogramowaniem. 

System zapasów rejestruje przemieszczanie i aktywność produktu, niezależnie od tego, czy został on nowo nabyty, sprzedany czy przeniesiony do nowej lokalizacji magazynowej.

Etykietowanie RFID

Podobnie jak skanowanie kodów kreskowych, etykietowanie za pomocą identyfikacji radiowej (RFID) obejmuje etykietę z zakodowanymi informacjami o produkcie oraz czytnik do przechowywania zebranych danych. 

Etykietowanie RFID wykorzystuje etykietę z mikrochipem do przechowywania informacji oraz antenę do przesyłania informacji do czytnika. 

W przypadku etykietowania RFID czytnik emituje fale radiowe, które aktywują etykietę w celu odczytania danych. 

Zebrane dane są przesyłane i przechowywane w zapleczu systemu zarządzania zapasami. Następnie dane te można ponownie pobrać na potrzeby wielu działań związanych z zarządzaniem zapasami, takich jak śledzenie stanów magazynowych i obserwowanie wzorców w zapasach. 

Etykietowanie RFID może działać w połączeniu z różnymi metodami śledzenia zapasów. 

Zazwyczaj w rozwijających się markach DTC RFID współpracuje z oprogramowaniem do zarządzania zapasami w celu śledzenia operacji magazynowych. Skanowanie RFID może być stosowane wraz z metodami śledzenia, takimi jak skanowanie kodów kreskowych, poprzez integrację danych z centralnym systemem zarządzania zapasami. 

Systemy kart

Systemy kart polegają na korzystaniu z fizycznych lub cyfrowych kart do zarządzania produktami w zapasach. 

Karty produktów zawierają informacje o zapasach, takie jak opisy artykułów, numery SKU, początkowe ilości produktów, dodane lub usunięte ilości zapasów oraz transakcje magazynowe, takie jak sprzedaż lub przyjęcie towaru. 

Fizyczne karty produktów muszą być ręcznie aktualizowane i fizycznie odszukiwane, aby odczytać wymienione informacje o produkcie. 

Karty te są zazwyczaj przechowywane w uchwycie przymocowanym do miejsca składowania produktu, pojemnika lub półki. 

Karty cyfrowe mogą być automatycznie aktualizowane za pomocą oprogramowania i są dostępne poprzez funkcje wyszukiwania na dowolnym urządzeniu. 

Te karty cyfrowe współpracują z systemami zarządzania zapasami i są przechowywane jako rekordy zapasów w oprogramowaniu do zarządzania. 

Operatorzy 3PL

Logistyka zewnętrzna (3PL) obejmuje zlecone wyspecjalizowane usługi, które mogą pomóc w zarządzaniu zapasami. 

Operatorzy 3PL przejmują za Ciebie zadania związane ze śledzeniem zapasów, zarządzaniem ich poziomami i realizacją zamówień, dzięki czemu możesz skupić się na innych elementach swojej działalności. 

Większość operatorów 3PL korzysta z oprogramowania, które integruje się z systemem ERP lub systemami zarządzania zapasami Twojej firmy. Dzięki temu masz pełną wiedzę na temat zapasów i magazynowania. 

Rozważając integrację z operatorem 3PL w zakresie zadań związanych z zarządzaniem zapasami, należy wziąć pod uwagę kilka czynników. 

Śledzenie partii

Śledzenie partii obejmuje monitorowanie działań związanych z zapasami należącymi do określonych partii produktów, takich jak lokalizacja, historia i przemieszczanie produktów. 

System śledzenia jest używany wraz ze śledzeniem partii w celu rejestrowania przemieszczania różnych partii. Można to robić ręcznie, zapisując ruchy partii w arkuszu kalkulacyjnym. 

Śledzenie partii często wykorzystuje technologie skanowania, takie jak skanowanie kodów kreskowych, skanowanie kodów QR oraz śledzenie RFID.  

Ta metoda jest szczególnie istotna w przypadku produktów, które wymagają precyzyjnej identyfikowalności, takich jak produkty łatwo psujące się, farmaceutyki i kosmetyki. 

Partiom produktów przypisuje się numer partii, a szczegółowe informacje dotyczące produkcji, terminu ważności, surowców i lokalizacji są rejestrowane. 

Porównanie metod zarządzania zapasami

Chociaż opisane powyżej metody nie funkcjonują w izolacji, nadal możemy je porównać na podstawie przedstawionych szczegółów. 

Sprawdźmy, jak wszystkie te metody wypadają w wygodnej formie tabeli:

10 najlepszych narzędzi do automatycznego śledzenia zapasów

Automatyczne śledzenie zapasów nie pojawia się znikąd.

Automatyczne śledzenie zapasów opiera się na narzędziach i rozwiązaniach wykorzystywanych przez firmę do zarządzania zapasami. 

Narzędzia do śledzenia zapasów to oprogramowanie z unikalnymi wymaganiami, zaprojektowane w celu usprawnienia procesu śledzenia zapasów. 

Narzędzia te pomagają zarządzać poziomami zapasów, ponownie składać zamówienia i raportować w czasie rzeczywistym. Co najważniejsze, wiele z tych narzędzi wykonuje te zadania bez użycia rąk — automatyzując je dla Twojej wygody. 

Na szczęście dla Ciebie oceniliśmy i zebraliśmy informacje o wielu narzędziach do zarządzania zapasami, aby stworzyć listę najlepszych z najlepszych.

Oto 10 najlepszych, naszym skromnym zdaniem:

1. 1. Linnworks — Najlepsze do automatyzacji zarządzania wielokanałowego
2. 2. MRPeasy — Najlepsze dla producentów
3. 3. SkuVault — Najlepsze dzięki szczegółowym rekomendacjom dotyczącym uzupełniania zapasów
4. 4. KORONA POS — Najlepszy do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
5. 5. Helcim — Najlepsze rozwiązanie łączące zarządzanie zapasami i POS dla małych firm
6. 6. Veeqo — Najlepsze rozwiązanie z wbudowaną ochroną kont Amazon
7. 7. Acumatica — Najlepsze dla nowoczesnego interfejsu użytkownika
8. 8. Zoho Inventory — Najlepszy wybór dla małych firm
9. 9. Sortly — Najlepszy pod względem łatwości obsługi
10. 10. Cin7 Omni — Zaawansowane zarządzanie zamówieniami w wielu kanałach

Jak wybrać właściwą metodę śledzenia zapasów

Przy tak wielu dostępnych rozwiązaniach do śledzenia zapasów wybór metody, która z pewnością sprawdzi się w Twojej firmie, może być przytłaczający.

Oto 5 prostych kroków, które pomogą Ci wybrać idealną metodę śledzenia zapasów. 

1. Oceń wielkość i potrzeby swojej firmy

Ważne jest, aby zrozumieć, z czym masz do czynienia. 

Oceń skalę swojej firmy. Obejmuje to zrozumienie wielkości zapasów, liczby używanych jednostek SKU, charakteru produktów (łatwo psujących się lub luksusowych), a także stopnia złożoności operacji związanych z zapasami. 

Ma to również związek ze skalą zasobów, którymi dysponuje firma, takich jak pracownicy wykonujący zadania manualne, technologia, dotychczasowa wiedza o zapasach i budżet.

Określ również, jakie cele chcesz osiągnąć dzięki wdrażanemu systemowi śledzenia zapasów. 

• Czy chcesz ograniczyć nadmierne zapasy? 
• Poprawić efektywność realizacji zamówień zakupu? 
• A może ograniczyć koszty utrzymywania zapasów? 

Cele Twojej firmy będą powiązane z wybranym systemem śledzenia zapasów.  

2. Upewnij się, że integruje się z Twoim stosem technologicznym.

Twój nowy system śledzenia zapasów nie powinien zakłócać dotychczasowego sposobu pracy. 

Niezależnie od używanej technologii upewnij się, że system śledzenia zapasów płynnie integruje się z obecnym stosem technologicznym. 

Po wdrożeniu systemu śledzenia Twój ERP, POS i CRM, a także inne systemy, powinny nadal ze sobą współpracować.

Szukaj rozwiązań do śledzenia zapasów, które oferują łatwą integrację i sprawną wymianę danych między systemami. 

W przypadku outsourcingu skontaktuj się z dostawcą systemu śledzenia, aby potwierdzić dostępność wsparcia w zakresie integracji systemów. 

3. Weź pod uwagę koszty

Różne systemy śledzenia zapasów mają różne ceny. 

Weź pod uwagę budżet swojej firmy i wybierz system śledzenia zapasów, który odpowiada ustalonym celom i potrzebom. 

Pamiętaj, ile jesteś gotów wydać na bardziej kompleksowy system w porównaniu z rozwiązaniem wymagającym większego nakładu pracy. Zastanów się również, jak te rozwiązania wpłyną na długoterminowe zarządzanie zapasami. 

Oceniając rozwiązania do śledzenia zapasów, weź pod uwagę zarówno inwestycje początkowe, jak i bieżące wydatki. 

Następnie zastanów się, czy początkowe inwestycje zwrócą się w dłuższej perspektywie oraz czy można zarządzać stałymi kosztami operacyjnymi. 

4. Wybierz system, który będzie się skalować

Rozważając system śledzenia zapasów, należy zastanowić się, jak będzie on wspierać Cię w miarę rozwoju firmy. 

Oceniając bieżące cele swojej firmy, zastanów się, jak mogą one zmieniać się z czasem i jak mogą wyglądać w przyszłości. 

Wpłynie to również na wybór systemu śledzenia zapasów, z którego będziesz korzystać w dłuższej perspektywie. 

Kluczowe znaczenie ma ocena możliwości skalowania i elastyczności wybranego systemu. Szukaj systemów przygotowanych na rozwój firmy, takich jak rozwiązania chmurowe i zaawansowane możliwości integracji. 

Szukaj również systemów, które umożliwiają dodawanie nowych funkcji i personalizację. Dzięki temu firma może się rozwijać, dodając nowe elementy dopasowane do jej potrzeb.

5. Przetestuj system i monitoruj jego działanie

Nawet jeśli system wygląda dobrze, przeprowadź testy, aby potwierdzić, że dokonałeś właściwego wyboru. 

Przeprowadź próbę wybranej metody śledzenia zapasów. Rozpocznij od testu pilotażowego, początkowo śledząc zapasy na małą skalę. 

Może to oznaczać rozpoczęcie od śledzenia jednej linii produktów lub zapasów w określonym miejscu przechowywania. Następnie możesz ocenić swoje pierwsze wrażenia i skuteczność rozwiązania oraz wskazać potencjalne problemy, które mogą się pojawić. 

Na podstawie zebranych opinii możesz wprowadzić niezbędne zmiany i zdecydować, czy chcesz w pełni wdrożyć ten system. 

Pamiętaj o stałym monitorowaniu wydajności systemu śledzenia zapasów. 

Dzięki temu możesz sprawdzić, czy zmierzasz do osiągnięcia celów swojej firmy, i w razie potrzeby wprowadzić niezbędne korekty. 

6 najlepszych praktyk śledzenia zapasów zapewniających pełną dokładność

Podobnie jak w życiu i pracy, istnieją dobre i złe sposoby wykonywania zadań. Śledzenie zapasów nie jest wyjątkiem. Chcemy wskazać Ci właściwą drogę.

 Oto nasze najlepsze praktyki dotyczące dokładnego śledzenia zapasów w Twojej działalności e-commerce.

1. Wykorzystaj automatyzację

Automatyzacja ma kluczowe znaczenie dla dokładnego śledzenia zapasów — pozwala zaoszczędzić do 95% czasu poświęcanego na ręczne wprowadzanie danych. 

Automatyzacja zarządzania zapasami eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, obciążenie związane z pracą ręczną oraz wszelkie opóźnienia wynikające z braku śledzenia w czasie rzeczywistym. 

Automatyzację można wdrożyć na wiele różnych sposobów:

• Zautomatyzuj procesy za pomocą oprogramowania do śledzenia zapasów. Oprogramowanie do zarządzania zapasami usprawnia codzienne operacje związane z zapasami poprzez automatyzację zadań. Procesy związane z zapasami, takie jak śledzenie zapasów, raportowanie, przetwarzanie zamówień i ponowne zamawianie zapasów, można zautomatyzować za pomocą oprogramowania do śledzenia zapasów. 
• Zautomatyzuj wprowadzanie danych. Procesy związane z zapasami można automatyzować również bez oprogramowania. Wykorzystaj automatyczne wprowadzanie danych dotyczących zapasów za pomocą śledzenia kodów kreskowych, śledzenia RFID oraz systemów 3PL.

2. Przeprowadzaj regularne audyty i inwentaryzację cykliczną 

Monitorowanie zapasów jest niezbędne do wykrywania błędów lub rozbieżności, zanim staną się poważnym problemem.

Ważne jest regularne ocenianie skuteczności systemu śledzenia zapasów zarówno w okresach wzmożonego ruchu, jak i w spokojniejszych porach roku. 

Możesz to robić w następujący sposób:

• Regularne audyty. Regularne fizyczne liczenie zapasów pomaga uzgodnić oznaczenia zapasów znajdujących się na stanie z danymi w rejestrach systemowych. Dzięki temu wszelkie rozbieżności w danych wynikające z kradzieży lub strat można szybko zidentyfikować i skorygować. 
• Inwentaryzacja cykliczna. Wypróbuj system, w którym zapasy są liczone rotacyjnie. Oznacza to, że fizyczne liczenie zapasów będzie odbywać się w różnych okresach każdego roku. Dzięki temu zapasy pozostaną dokładne niezależnie od pory roku.

3. Aktualizacje zapasów w czasie rzeczywistym

Wiedza o stanie zapasów w dowolnym momencie jest ogromną korzyścią w zarządzaniu zapasami. Śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym pozwala dokładnie zrozumieć ich aktualny stan. 

Jest to szczególnie przydatne podczas podejmowania ważnych decyzji dotyczących zarządzania zapasami.

Śledzenie w czasie rzeczywistym można wdrożyć na kilka sposobów:

• Systemy śledzenia zapasów. Wiele systemów śledzenia zapasów oferuje śledzenie w czasie rzeczywistym. Systemy takie jak oprogramowanie do śledzenia zapasów i doświadczeni operatorzy 3PL często obejmują funkcję śledzenia w czasie rzeczywistym.
• System centralny. Korzystaj z centralnego systemu śledzenia zapasów we wszystkich integracjach, aby synchronizować wszystkie systemy biznesowe. Jego zadaniem będzie wyświetlanie poziomów zapasów w czasie rzeczywistym, aby uniknąć niespójności w systemach firmy. 

4. Kompleksowe szkolenie pracowników

Osoby pracujące w Twojej firmie powinny wiedzieć, co się dzieje. 

Prostym sposobem na zapewnienie dokładności zapasów jest dbanie o to, aby pracownicy odpowiedzialni za zapasy znali aktualne, ustandaryzowane praktyki i procedury związane z zapasami. 

Programy szkoleniowe dla pracowników to świetny sposób na zapewnienie wszystkim wspólnego poziomu wiedzy.  

Kompleksowy program szkoleniowy powinien obejmować codzienne zadania związane z zapasami oraz sposoby wykonywania ich dokładnie i z należytą starannością. 

Zadania takie jak przemieszczanie zapasów, rejestrowanie ich poziomu i raportowanie danych dotyczących zapasów mogą być obarczone błędem ludzkim.

Dlatego ważne jest, aby edukować członków swojego zespołu. 

5. Zwróć uwagę na prognozowanie popytu

Jednym ze sposobów przewidywania przyszłości jest przyjrzenie się przeszłości. Prognozowanie popytu to świetny sposób na określenie potencjalnego zapotrzebowania na zapasy, z którym możesz się zetknąć, oraz przygotowanie się z wyprzedzeniem. 

Na dokładne prognozowanie popytu składa się kilka elementów:

• Korzystaj z danych historycznych. Przyjrzyj się wzorcom dotyczącym zapasów w Twojej firmie. Zauważ, jak te wzorce mogą pomóc Ci przewidzieć przyszły popyt, i odpowiednio dostosuj poziomy zapasów.
• Zwracaj uwagę na trendy sezonowe. Nadszedł sezon. Uwzględniaj sezonowe zmiany na rynku oraz zaplanowane promocje i odpowiednio dostosowuj poziomy zapasów. Zwykle są to największe wydarzenia sprzedażowe przypadające na różne okresy świąteczne, takie jak Boże Narodzenie i BFCM. 

6. Stosuj wycenę zapasów 

Wycena zapasów pomaga określić wartość finansową posiadanych zapasów. 

Pomaga to przypisać zapasom wartość pieniężną, która może być uwzględniana w sprawozdaniach finansowych i decyzjach. 

Wycena zapasów odgrywa ważną rolę w zapewnieniu dokładności finansowej danych dotyczących zapasów. 

Upewnij się, że stosujesz odpowiednią metodę wyceny zapasów dla swoich produktów, aby dokładnie odzwierciedlić wartość poszczególnych pozycji zapasów. 

Metoda stosowana do wyceny zapasów zależy w dużej mierze od produktów i marki.

Metody obejmują:

• FIFO 
• LIFO 
• Średni ważony koszt
• Identyfikacja szczegółowa

Podsumowanie

Śledzenie zapasów jest niezbędnym elementem funkcjonowania firmy. 

Od monitorowania przepływu zapasów, przez przewidywanie popytu na zapasy, po raportowanie ich stanu — śledzenie zapasów obejmuje wszystkie te działania. 

Piękno śledzenia zapasów polega na tym, że nie ma jednego sposobu na jego prowadzenie. 

Istnieje wiele sposobów wdrażania śledzenia zapasów, zależnie od potrzeb, skali, budżetu i przyszłości Twojej firmy. 

Co ważne, śledzenie zapasów staje się łatwiejsze dzięki rozwiązaniom programowym do śledzenia zapasów, które zdejmują część obowiązków z Twoich barków. 

Automatyzacja śledzenia zapasów jest teraz łatwa dzięki rozwiązaniom programowym, które usprawniają codzienne operacje związane z zapasami.

Pamiętaj, aby uważnie obserwować działania związane z zapasami. 

Ważne jest, aby stale monitorować rotację zapasów, by oceniać wyniki sprzedaży, a także utrzymywać stałe poziomy ponownego zamawiania, aby zapobiegać brakom produktów w magazynie, szczególnie w okresach wzmożonej sprzedaży. 

Dzięki temu zarządzanie zapasami będzie w doskonałej formie przez cały rok.

Świat handlu elektronicznego szybko się zmienia — podobnie jak Ty. Zapisz się do naszego biuletynu z najnowszymi spostrzeżeniami dla menedżerów handlu elektronicznego przygotowanymi przez czołowych ekspertów w dziedzinie e-commerce.