Jak uzgadniać zapasy & eliminować straty

Za każdym razem, gdy idziesz do supermarketu, kupujesz puszki fasoli, ponieważ nie masz pewności, ile już ich masz.

I dziś w końcu sprawdzasz spiżarnię. O rany: jest 9 puszek… a 4 z nich już się przeterminowały.

Auć.

Na szczęście fasola jest tania. Ale w handlu detalicznym? Koszty nadmiernego zatowarowania, utraconych zapasów lub przeterminowanych produktów mogą poważnie uszczuplić Twoje zyski.

Ważne jest, aby to, co według Ciebie masz, i to, co znajduje się w Twoim systemie, odpowiadało temu, co znajduje się na półkach.

Właśnie tutaj przydaje się uzgadnianie stanów magazynowych.

W tym artykule pokażę Ci efektywny przebieg uzgadniania stanów magazynowych i podzielę się wskazówkami ekspertów, które pomogą Ci skutecznie zarządzać zapasami.

Czym jest uzgadnianie stanów magazynowych?

Uzgadnianie stanów magazynowych to proces sprawdzania, czy fizyczne stany zapasów odpowiadają stanom zapisanym w ewidencji. 

To Twoja pierwsza linia obrony przed rozbieżnościami w stanach magazynowych i ich skutkami operacyjnymi, takimi jak nadmierne zatowarowanie, utracona sprzedaż i nieprzewidziane koszty. 

Prawidłowe uzgadnianie stanów magazynowych pomaga skorygować liczby. Co więcej, pozwala zrozumieć, dlaczego w ogóle występują rozbieżności, dzięki czemu nie powtórzy się to w przyszłości.

Ale dlaczego w ogóle dochodzi do rozbieżności w stanach magazynowych?

To pytanie za bilion dolarów. A konkretnie 1,77 biliona dolarów — tyle wyniósł koszt zniekształceń stanów magazynowych, z którym branża handlu detalicznego zmagała się w 2023 roku. 

Zniekształcenie stanów magazynowych, znane również jako braki magazynowe lub wyczerpanie zapasów oraz nadmierne zatowarowanie, występuje wtedy, gdy nie masz jasnego obrazu rzeczywistych stanów. 

Jak więc ubytki magazynowe (i ich bardziej podstępne odpowiedniki) trafiają do Twojej firmy?

• Proste pomyłki w liczeniu. Błędy podczas ręcznego liczenia. Zdarza się to, szczególnie jeśli nie masz odpowiedniego sprzętu.
• Błędy przy wprowadzaniu danych. Wystarczy jedna błędna cyfra, aby zniekształcić raport o stanach magazynowych.
• Niezgodności z systemem sprzedaży. Systemy punktów sprzedaży (POS) i systemy magazynowe nie mówią tym samym językiem. 
• Oszustwa dostawców. Faktury, które nie odpowiadają dostarczonym towarom.
• Kradzieże sklepowe. Niestety zarówno klienci, jak i pracownicy mogą dopuszczać się takich wykroczeń.
• Uszkodzenia produktów. Uszkodzone, przeterminowane lub nienadające się do sprzedaży produkty, których nie ujęto w ewidencji.
• Nieujęte zwroty. Zwroty pieniędzy lub wymiany, które nigdy nie trafiają z powrotem do systemu.

Regularne uzgadnianie stanów magazynowych pomaga wyprzedzać problemy i utrzymywać aktualność ewidencji, dzięki czemu Twoja firma nie odczuje łącznego wpływu tych wszystkich czynników. 

Jak uzgadniać stany magazynowe: 6 prostych kroków do lepszej kontroli zapasów

Sprawdź, jak rzeczywiście wygląda Twój magazyn.  

Przeprowadzę Cię przez efektywny proces uzgadniania stanów magazynowych, który możesz z łatwością powtórzyć. Aby ułatwić zrozumienie, zobaczmy, jak Finn’s Things, fikcyjna marka produkująca zabawne i trwałe akcesoria dla zwierząt, wykona każdy z tych kroków:

1. Wybierz metodę 

Wybierz metodę uzgadniania stanów magazynowych odpowiadającą potrzebom Twojej firmy. Następnie się jej trzymaj — konsekwencja jest kluczowa dla dostrzegania trendów w czasie.

Oto najczęściej stosowane metody i sytuacje, w których sprawdzają się najlepiej:

Ponieważ Finn’s Things ma dużą liczbę SKU, firma wybrała metodę ABC. Obroże dla psów (dostępne w fantazyjnych wzorach i neonowych kolorach) są jej najlepiej sprzedającymi się produktami, dlatego podczas uzgadniania stanów magazynowych firma traktuje tę kategorię priorytetowo. 

2. Policz zapasy fizyczne

Po wybraniu metody nadszedł czas, aby dokładnie przeanalizować stan zapasów. 

W zależności od celu możesz wybrać:

• Pełną inwentaryzację: Sprawdzenie wszystkich zapasów, idealne podczas dużych audytów.
• Inwentaryzację ciągłą: Liczenie mniejszych części zapasów (takich jak jedna kategoria produktów, rodzaj SKU lub lokalizacja) na zasadzie rotacji. Łatwiej dopasować ją do napiętego harmonogramu.

Firma Finn’s Things wybiera inwentaryzację ciągłą, aby śledzić produkty o dużej rotacji. Produkty z grupy „A” liczy co miesiąc, produkty z grupy „B” co kwartał, a produkty z grupy „C” dwa razy w roku.

3. Porównaj dane z zapisami cyfrowymi/systemem POS

Gotowy na moment prawdy? Czas sprawdzić, czy rzeczywiste dane dotyczące zapasów, czyli wynik uzyskany po fizycznym przeliczeniu, są zgodne z zapisami cyfrowymi. 

 Porównaj całkowitą liczbę produktów w sklepie z poziomami zapasów zapisanymi w systemie POS. Ten krok pokazuje, czy brakuje produktów, jest ich za dużo lub zostały policzone nieprawidłowo.

Firma Finn’s Things pobiera dane z systemu POS i porównuje je z rzeczywistym stanem magazynu. Doświadczenie nauczyło ich, że nawet niewielka rozbieżność wynosząca od 3 do 5 sztuk może prowadzić do nadmiernej sprzedaży lub niepotrzebnego ponownego składania zamówień.

4. Zbadaj rozbieżności

Jeśli liczby się nie zgadzają, musisz ustalić dlaczego. Sprawdź, czego brakuje, i przeanalizuj potencjalne przyczyny ubytków.

Na przykład zespół firmy Finn’s Things zauważa, że brakuje pięciu sztuk najlepiej sprzedającej się obroży dla psa w neonowym pomarańczowym kolorze. 

Oto, co zrobili:

• Sprawdzili ostatnie zamówienia zakupu i otrzymane zapasy
• Przeanalizowali raporty finansowe i rejestry sprzedaży pod kątem zwrotów
• Sprawdzili w zespole marketingowym, czy jakieś produkty zostały wykorzystane podczas wydarzeń, jako próbki itp.

Po dokładnym sprawdzeniu zdali sobie sprawę, że dostawca oznaczył przesyłkę jako dostarczoną, jednak nigdy nie dotarła ona do magazynu. 

W rezultacie wiedzą, że rozbieżność nie wynika z problemu wewnętrznego, lecz z problemu z przyjęciem dostawy.

Załóżmy jednak, że sprawdzają swoje rejestry i okazują się one całkowicie prawidłowe. W takim przypadku przyczynę ubytków można przypisać kradzieży lub oszustwu. 

Tak czy inaczej, ustalenie źródła problemu pomaga podjąć działania naprawcze i zapobiegawcze.

5. Zaktualizuj rejestry i wygeneruj raport uzgodnienia

Kluczowe znaczenie ma ustalenie, gdzie i w jaki sposób doszło do problemu. Równie ważna jest jednak aktualizacja danych, aby w przyszłości były poprawne i użyteczne.

Oto, co zespół Finn’s Things uwzględnia w raporcie uzgodnienia zapasów:

• Udokumentowanie rozbieżności i sposobu jej rozwiązania
• Odnotowanie, kto przeprowadził uzgodnienie i kiedy
• Dodanie komentarzy lub uwag dotyczących przypadków szczególnych
• Przechowywanie raportów uzgodnień z każdego liczenia we współdzielonym folderze 

Opcjonalnie: Możesz dodać kolumnę dotyczącą wyceny zapasów, aby rejestrować finansowy wpływ rozbieżności na działalność. 

Przygotowałem dla Ciebie ten szablon uzgodnienia w Excelu do pobrania, aby było wiadomo, co należy monitorować:

Szablon uzgodnienia w Excelu do pobrania

6. Ustal regularne odstępy między uzgodnieniami

Na koniec, ale nie mniej ważne, zaplanuj kolejne uzgodnienie. Uzgadnianie zapasów wymaga powtarzalności, a częstotliwość będzie zależeć od wybranej metody, produktów i celów.

Im bardziej konsekwentnie działa Twój zespół, tym bardziej wiarygodne stają się dane.

Brzmi prosto, ale jest żmudne i czasochłonne, dlatego potrzebujesz kilku sposobów, aby zwiększyć efektywność. 

Strategie uzgadniania zapasów, które zwiększają rentowność

Firmy często wstrzymują działalność na kilka dni lub pracują poza standardowymi godzinami, aby wygospodarować czas na uzgadnianie zapasów.

Jeśli jednak będziesz pracować mądrze, możesz uzgadniać zapasy i zwiększać dokładność danych bez znaczących zakłóceń.

Oto kilka wskazówek zatwierdzonych przez ekspertów:

Standaryzuj działania za pomocą jasnej standardowej procedury operacyjnej

Ustandaryzowany proces uzgadniania zapasów wspiera spójność i powtarzalność. Dlatego pierwszym krokiem jest stworzenie standardowej procedury operacyjnej (SOP), której zespół będzie mógł przestrzegać z zegarkiem w ręku.

Będzie wyglądać nieco inaczej niż w przypadku innych firm, w zależności od ich produktów i procesów pracy. Jednak w swojej istocie każda standardowa procedura operacyjna powinna jasno określać następujące kwestie:

• Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej: Kto tu dowodzi? Wskaż kluczowych pracowników odpowiedzialnych za liczenie, wprowadzanie danych, nadzór i działania następcze. 
• Ustalenie harmonogramu: Kiedy i jak często należy przeprowadzać uzgadnianie stanu zapasów? Możesz zaplanować przestój poza sezonem lub go uniknąć, organizując kontrole po zakończeniu operacji. 
• Przygotowanie narzędzi: Co dodać do ich arsenału?  Wybierz i przygotuj systemy oraz sprzęt, których pracownicy będą potrzebować do wykonania zadania.  
• Określenie etapów dokumentacji: Co dzieje się po zakończeniu liczenia? Przekaż jasne instrukcje dotyczące rejestrowania problemów oraz przeszkol pracowników w zakresie rejestrowania i rozwiązywania rozbieżności.

Wszystkie te elementy współdziałają, tworząc standardową procedurę operacyjną, która ogranicza margines błędu w ewidencji zapasów i gwarantuje, że Twój zespół wie, co robić, gdy jednak się pojawią.

Pamiętaj, aby przeprowadzać audyt i aktualizować proces uzgadniania co najmniej raz w roku.

Zastosuj metodę ABC, aby nadać priorytet zapasom o największym wpływie

Dlaczego metoda ABC, pytasz?

Ponieważ choć kochasz wszystkie swoje produkty, każdy z nich zasługuje na inny poziom uwagi.

Oto krótkie przypomnienie: Metoda ABC opiera się na zasadzie Pareto, która pomaga skupić się na 20% produktów generujących 80% przychodów. 

Identyfikując produkty warte dodatkowego wysiłku — czyli te, w przypadku których gra jest warta świeczki — możesz poświęcić więcej czasu na uzgadnianie zapasów, które przyczyniają się do sukcesu Twojej firmy.

Oto przykład tego, jak może wyglądać liczenie cykliczne ABC:

Oczywiście sposób definiowania „wysokiej wartości” będzie zależeć od Twojej firmy. 

W przypadku niektórych marek może chodzić wyłącznie o przychody. Możesz jednak uwzględnić także takie czynniki jak popyt klientów, rentowność, wskaźnik rotacji, a nawet strategię biznesową.

Niezależnie od przyjętych kryteriów, produkty kategorii A wymagają najściślejszej kontroli i monitorowania zapasów. Po prostu zasługują na najdokładniejszą ewidencję, ponieważ przynoszą największe pieniądze. 

Uwaga autora:

Przeczytaj ten materiał na temat analizy zapasów ABC, aby lepiej zrozumieć ten proces.

Zastosuj liczenie cykliczne zamiast pełnej inwentaryzacji fizycznej

Liczenie cykliczne zapasów dzieli zadanie na łatwiejsze do wykonania części. Za każdym razem zajmujesz się tylko próbką zapasów.

To świetne rozwiązanie dla sprzedawców detalicznych z dużą liczbą jednostek SKU, a także ogólnie sposób na uniknięcie budzącej grozę pełnej inwentaryzacji, która może sparaliżować lub wstrzymać działalność firmy na wiele dni.

W zależności od celów wyróżniamy trzy rodzaje liczenia cyklicznego:

• Liczenie cykliczne ABC: Brzmi znajomo? Tak, właśnie o tym rozmawialiśmy powyżej — nadaj priorytet swoim najbardziej dochodowym produktom (kategorii A) i licz je częściej niż produkty kategorii B i C.
• Liczenie cykliczne losowej próby: Sprzedajesz podobne produkty w wielu kategoriach? To może być rozwiązanie dla Ciebie. Wybierz grupy produktów do policzenia, a następnie wyklucz je z przyszłych cykli, dopóki wszystkie typy produktów nie zostaną uwzględnione. Metoda ta jest również znana jako liczenie na zmniejszającej się populacji.

Liczenie cykliczne grupy kontrolnej: Chcesz przetestować skuteczność procesu uzgadniania zapasów? Ta metoda jest dla Ciebie. Wielokrotnie liczysz niewielką, stałą grupę produktów w krótkim okresie. Po usunięciu błędów i dopracowaniu procesu możesz wdrożyć go w odniesieniu do pozostałych zapasów.

Chwileczkę: czy to oznacza, że pełna inwentaryzacja fizyczna przestała być użyteczna?

Wcale nie. Według Karla Threadgolda, dyrektora zarządzającego w firmie Threadgold Consulting:

Pełne inwentaryzacje fizyczne nadal mają swoje miejsce, zwykle raz w roku, na koniec roku lub po zmianie systemu albo reorganizacji magazynu.

Jednak inwentaryzacje cykliczne zapewniają regularną aktualizację danych, pomagając wykryć rozbieżności, zanim staną się kosztownym problemem.

Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zapasami, aby usprawnić inwentaryzację

Uzgadnianie stanów magazynowych to żmudny proces, dlatego frustrujące jest, gdy po całym tym wysiłku liczby nadal się nie zgadzają. 

Rozwiązanie? Zainwestuj w oprogramowanie do zarządzania zapasami (IMS) lub zaktualizuj je. 

Dobra platforma automatyzuje uzgadnianie stanów i obejmuje śledzenie numerów seryjnych, dzięki czemu błędy ręczne, takie jak pomyłki w liczeniu i błędy wprowadzania danych, które nękają ten proces, przestają być problemem.

Inne funkcje oprogramowania do zarządzania zapasami, które warto mieć, to alerty o rozbieżnościach w czasie rzeczywistym, integracja z systemem POS, mobilne przechwytywanie danych, skanowanie kodów kreskowych oraz obsługa inwentaryzacji cyklicznej. 

Według Georgii Leybourne, Linnworks, dyrektorki ds. marketingu:

IMS powinien stanowić podstawę inwentaryzacji zapasów. 

Oprogramowanie do scentralizowanego zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym automatycznie synchronizuje stany magazynowe przy każdym punkcie sprzedaży, zanim problem zdąży się pojawić. 

Bez wsparcia takiego systemu badanie rozbieżności w stanach magazynowych jest ciągłym, ręcznym zadaniem wymagającym logowania do wielu systemów i ręcznego liczenia w każdym z nich. 

Gdy tylko skończysz i uznasz, że masz pełny obraz sytuacji, dane prawdopodobnie znów będą nieaktualne, a kolejne rozbieżności będą już na horyzoncie.

Jednak im więcej dodatkowych urządzeń i rozwiązań zwiększających wartość wykorzystasz, tym dokładniejszy okaże się ten system. 

Kody kreskowe, kody QR, RFID, systemy bezpieczeństwa i wszelkiego rodzaju narzędzia śledzenia zmniejszą ryzyko wystąpienia rozbieżności w systemie IMS, jeśli zostaną w pełni połączone i uruchomione.

Narzędzia takie jak Linnworks i Cin7 oferują zaawansowane funkcje i integracje, które mogą zapewnić pracownikom wsparcie potrzebne w tym skądinąd wyczerpującym procesie. 

Poniżej przedstawiamy kilka innych rekomendacji:

1. 1. Linnworks — Najlepsza automatyzacja i przepływy pracy
2. 2. MRPeasy — Najlepsze rozwiązanie do planowania produkcji dla małych producentów
3. 3. KORONA POS — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
4. 4. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do bezpiecznego przetwarzania płatności kartami bez opłat
5. 5. Katana — Najlepszy kompleksowy system produkcyjny
6. 6. Ordoro — Najlepsze do synchronizacji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
7. 7. Acumatica — Najlepsze rozwiązanie do przepływów pracy między modułami
8. 8. Zoho Inventory — Najlepsza bezpłatna opcja dla małych sprzedawców wysyłających towary
9. 9. Finale Inventory — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania wieloma magazynami
10. 10. Infoplus — Najlepszy wybór ze względu na funkcje raportowania

Uwaga autora:

Czy nadal potrzebujesz pomocy w ustaleniu, które narzędzie będzie dla Ciebie odpowiednie? Przeczytaj nasz kompletny przewodnik dotyczący wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania zapasami.

Zintegruj system POS, aby uzyskać uzgadnianie danych w czasie rzeczywistym

To, że działasz już w środowisku wyposażonym w technologie, nie oznacza, że nie masz żadnych martwych punktów.

Jak wspomniałem wcześniej, jedną z głównych przyczyn rozbieżności w stanach magazynowych jest brak połączenia między systemem sprzedaży (POS) a oprogramowaniem do zarządzania zapasami. 

Te dwa kluczowe systemy muszą się ze sobą komunikować. 

Jeśli system POS nie aktualizuje poziomów zapasów w czasie rzeczywistym, ryzykujesz sprzedaż produktów, których nie masz, lub ponowne zamówienie tego, co już posiadasz. Żadna z tych sytuacji nie jest korzystna dla firmy.

Wybierz platformę, która płynnie integruje się z pozostałymi elementami Twojego stosu technologicznego e-commerce. Taki system przechowuje wszystkie dane w jednym miejscu, dzięki czemu nie musisz stale nadrabiać zaległości. 

Narzędzia takie jak Square oferują nawet podstawowe funkcje śledzenia zapasów , które pomagają monitorować ich poziom.

Oczywiście w biznesie nic tak naprawdę nie działa na zasadzie „ustaw i zapomnij”.

Jeremy Fitzgerald, dyrektor generalny firmy 86 Dead Stock (internetowej platformy handlowej dla branży hotelarsko-gastronomicznej), radzi: „Synchronizacja systemu POS z systemami zarządzania zapasami wymaga starannej konfiguracji i regularnej konserwacji. Zalecam okresowe audyty konfiguracji pozycji menu, aby upewnić się, że odzwierciedlają one rzeczywiście używane produkty”.

Sprawdź, które z naszych wysoko rekomendowanych narzędzi sprawdzi się w Twojej firmie:

1. 1. Payment Depot — Najlepsza wartość przy dużej liczbie transakcji
2. 2. Shopify POS — Najlepszy dla sprzedawców wielokanałowych
3. 3. Stax — Najlepsze rozwiązanie dla sprzedawców B2B
4. 4. CAKE — Najlepszy do płynnego łączenia FOH i BOH
5. 5. ePOS — Najlepszy wybór dla rozwijających się firm
6. 6. Helcim — Najlepszy w przypadku dużych wolumenów sprzedaży
7. 7. Clover — Najlepsze usługi przetwarzania płatności dla małych i średnich firm
8. 8. Merchant One — Najlepsze konfigurowalne rozwiązania płatnicze dostosowane do konkretnych potrzeb firmy
9. 9. Stripe — Najlepsze dla firm działających na rynkach międzynarodowych
10. 10. Zoho Creator — Najlepsze rozwiązanie do personalizacji

Używaj skanerów kodów kreskowych, aby przyspieszyć i zweryfikować liczenie

Skanowanie kodów kreskowych to sprawdzona technologia, która ogranicza liczbę błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych i przyspiesza proces liczenia.  

Po prostu skieruj skaner i poczekaj na sygnał dźwiękowy — voilà, informacje są już w systemie. Aby jednak osiągnąć tak łatwy i wydajny sposób pracy, musisz prawidłowo skonfigurować dane kodów kreskowych. 

Przyjrzyj się liczbie unikalnych produktów, które przechowujesz, i ustal, jaki typ kodu kreskowego może zawierać informacje o ich właściwościach:

• Kody kreskowe 1D (takie jak UPC lub EAN) świetnie nadają się do prostego identyfikowania produktów.
• Kody kreskowe 2D (takie jak kody QR lub Data Matrix) mogą zawierać dodatkowe informacje, takie jak numery seryjne lub daty ważności — idealne do złożonych potrzeb związanych ze śledzeniem.

Następnie zdecyduj, jak chcesz podejść do kwestii technologicznych. 

Możesz używać dedykowanego oprogramowania do kodów kreskowych, które łączy się z obecnym systemem zarządzania zapasami, albo przejść na system zarządzania zapasami z wbudowaną funkcją obsługi kodów kreskowych.

Wybierz rozwiązanie dopasowane do swojego budżetu i konfiguracji. Upewnij się tylko, że odpowiada ono złożoności Twoich zapasów.

Notatka autora:

Dowiedz się więcej o tej sprawdzonej i przetestowanej technologii. Oto kompletny przewodnik po systemie kodów kreskowych.

Uporządkuj fizyczne zapasy, aby szybciej i sprawniej przeprowadzać inwentaryzację

Technologia i współpraca zaprowadzą Cię daleko. Jeśli jednak chcesz, aby te działania były zrównoważone, musisz stworzyć sprzyjające środowisko… dosłownie.

Oznacza to dostosowanie układu magazynu lub pomieszczenia zapasów tak, aby wspierał szybsze i sprawniejsze uzgadnianie stanów.

Zacznij od podstaw:

• Wyraźne oznaczenia SKU, aby nie było wątpliwości, co jest czym
• Mapowanie stref w celu logicznego grupowania produktów (według kategorii, rotacji, sezonowości — zgodnie z tym, co najlepiej pasuje do organizacji pracy). 

Keith Gorney, dyrektor ds. łańcucha dostaw w firmie Pivotree (dostawcy bezproblemowych rozwiązań handlowych), podaje dobry przykład:

W magazynach warto przechowywać SKU o dużej rotacji zarówno w zapasie magazynowym, jak i w lokalizacjach kompletacji. 

Te produkty zazwyczaj generują najwięcej rozbieżności, dlatego zapewnienie do nich łatwego dostępu ułatwia szybkie inwentaryzacje cykliczne i uzgadnianie stanów magazynowych.

Jeśli prowadzisz sklep, podejście oparte na lustrzanym planogramie może dobrze się sprawdzić, ponieważ nie musisz zapamiętywać dwóch układów. 

Ta strategia dopasowuje pomieszczenie zapasów do tego, co klienci widzą w sklepie.

Analizuj podstawowe przyczyny powtarzających się rozbieżności

Poznaliśmy już typowych podejrzanych, ale w każdej firmie jeden problem zwykle wyróżnia się na tle pozostałych: błąd ludzki. 

Brian Lim, założyciel marek takich jak I Heart Raves i Into the AM, przedstawia swoją perspektywę:

Na pierwszym miejscu znajduje się błąd ludzki. Pracownicy często nie liczą właściwej liczby produktów, nieprawidłowo skanują kody kreskowe i błędnie wprowadzają dane — wszystko to jest powszechne w codziennej działalności.

Wyjaśnił również, że ogromną rolę odgrywają kradzieże wewnętrzne i zewnętrzne, ale jak je od siebie odróżnić? Kluczem jest nauczenie pracowników, aby wykraczali poza same liczby.  

Lim wyjaśnił, że rzadkie kontrole zapasów w połączeniu z niewystarczającym przeszkoleniem personelu często powodują, że rozbieżności w stanach magazynowych pozostają niewykryte i nierozwiązane.

Znalezienie błędu to dopiero pierwszy krok. Kolejny, większy i bardziej ekscytujący krok wymaga, aby zespół założył czapki detektywów i odkrył, gdzie zakradł się problem. 

Na przykład, jeśli określone rozbieżności występują regularnie podczas tej samej zmiany lub w konkretnym obszarze składowania, może to wskazywać na problemy wewnętrzne. 

Z drugiej strony straty związane z produktami o wysokim ryzyku kradzieży lub niezgodnościami w wysyłce mogą być wynikiem przyczyn zewnętrznych takich jak kradzieże sklepowe lub ubytki związane z dostawcami.

Dlatego zaleca markom:

Uwzględnij szkolenie z obsługi zapasów, rejestrowania danych i identyfikowania rozbieżności, takich jak uszkodzone produkty lub błędne przeliczenia, a także innych nieprawidłowości. 

Buduj poczucie odpowiedzialności, przydzielając poszczególne sekcje zapasów konkretnym członkom zespołu.

Uzgadnianie stanu zapasów to znacznie więcej niż porównywanie liczb. Właściwie przeprowadzone pomaga również zapobiegać rozbieżnościom w przyszłości. 

Zdobądź poparcie zespołu

Twoi pracownicy są Twoim najważniejszym zasobem, mówi Georgia Leybourne, dyrektor marketingu w Linnworks.

Jej zdaniem „Kluczem do wdrożenia pracowników w kwestie związane z zapasami jest pełna przejrzystość co do tego, co próbujesz osiągnąć, napotkanych problemów oraz wpływu różnych scenariuszy na firmę”.

Brian Lim (Into the AM) zgadza się z tym: „Pracownicy, którzy rozumieją wpływ rozbieżności na działalność firmy, są bardziej zaangażowani w utrzymanie dokładności danych”.

Dlatego:

Wracamy tym samym do porady nr 1: Dopracuj swoją procedurę SOP. 

Jeśli masz solidną procedurę, wdrożenie zespołu nie będzie przypominać zaganiania kotów. Wyjaśnij znaczenie uzgadniania stanu zapasów zarówno dla firmy, jak i dla pracowników.  

Następnie przejdź do szczegółów:

• Lista zadań. Organizuj praktyczne warsztaty na żywo. Prosimy, żadnych zakurzonych podręczników ani plików PDF przesyłanych pocztą elektroniczną.
• Osoba kontaktowa. Przydziel jasne role. Osoby odpowiedzialne mogą również prowadzić szkolenia i udzielać wskazówek.
• Narzędzia. Pokaż im, jak korzystać ze skanerów kodów kreskowych, aplikacji mobilnych lub dowolnych innych wdrożonych technologii.
• Dalsze działania. Umów spotkanie kontrolne po 30 dniach, aby odpowiedzieć na pytania i utrwalić dobre nawyki.

Łącząc edukację ze sprawczością, możesz usprawnić procesy zarządzania zapasami i wzmocnić strategie zapobiegania stratom. 

Śledź KPI, aby monitorować ubytki i skuteczność uzgadniania stanu zapasów

Wskaźniki dostarczają rzeczywistych, surowych danych pokazujących, jak sobie radzisz. Jeśli chcesz ocenić skuteczność uzgadniania stanu zapasów, oto kilka KPI, które warto monitorować:

• Wskaźnik dokładności zapasów: Jaki procent zapisów dotyczących zapasów jest prawidłowy? Mierzy precyzję danych dotyczących zapasów, wskazując, że wdrożone systemy śledzenia działają świetnie!

• Wskaźnik rotacji zapasów: Jak szybko Twoje zapasy są sprzedawane i uzupełniane? Wysoki wskaźnik rotacji odzwierciedla skuteczne zarządzanie zapasami. Oznacza to, że nie zalegają u Ciebie przestarzałe zapasy ani rozbieżności.

Nota autora:

Napisaliśmy pełny przewodnik na temat obliczania rotacji zapasów. Zachęcamy do lektury!

• Ubytek zapasów lub wskaźnik ubytków: Jaki odsetek zapasów nie znajduje odzwierciedlenia w ewidencji? Ubytek zapasów to różnica między rzeczywistym stanem magazynowym a zarejestrowanymi zapasami. Jeśli jest wysoki, należy zaostrzyć procesy kontroli zapasów lub zwiększyć częstotliwość uzgadniania danych.

• Dokładność uzgadniania: Jak często fizyczne inwentaryzacje są zgodne z ewidencją? Ten wskaźnik KPI odzwierciedla skuteczność procesów uzgadniania danych. Może wskazać, czy należy zmodyfikować procedury lub lepiej przeszkolić pracowników.

• Pokrycie inwentaryzacją cykliczną: Jaka część zapasów jest regularnie sprawdzana? Wskaźnik ten ocenia, jaka część zapasów jest uwzględniana w okresowych inwentaryzacjach. Kompleksowe pokrycie zapewnia szybkie wykrywanie i korygowanie rozbieżności.

Możesz dodać inne wskaźniki KPI, które lepiej odpowiadają specyfice Twojej firmy. Najważniejsze z nich będą zależeć od rodzaju produktów, liczby zamówień i częstotliwości rotacji zapasów.

Zadbaj o skuteczność strategii uzgadniania zapasów

Uzgadnianie zapasów nie jest działaniem jednorazowym. Zapasy są w ciągłym ruchu — produkty są sprzedawane, zwracane, uzupełniane lub uszkadzane.

Tak długo, jak prowadzisz działalność handlową, musisz za każdym razem robić to właściwie.

Regularne uzgadnianie zapasów pozwala zachować dokładność ewidencji, prawidłowy poziom zapasów oraz zadowolenie zespołu i klientów. Pomijanie tego procesu może prowadzić do narastania błędów i utraty zysków.

Oto inne przydatne artykuły dotyczące zarządzania zapasami, które możesz dodać do zakładek, aby usprawnić działalność i wyprzedzić problemy związane z zapasami:

• Zapasy just-in-time (JIT): Kompletny przewodnik po elastycznych operacjach 
• 10 najważniejszych wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami i sposoby ich rozwiązania 
• Zarządzanie zapasami z wykorzystaniem AI: Jak używać robotów do efektywnej obsługi zapasów
• Zapasy komisowe — wyjaśnienie: Przewodnik dla operatorów handlu detalicznego i e-commerce
• Zapasy cykliczne: Czym są, jak je obliczać i jakie są najważniejsze narzędzia 
• Koszty utrzymania zapasów — wyjaśnienie: Obliczanie i strategie redukcji 

Handel detaliczny nigdy nie stoi w miejscu — Ty również nie powinieneś. Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze spostrzeżenia, strategie i materiały dotyczące kariery od czołowych liderów handlu detalicznego, którzy kształtują tę branżę.