26 wskaźników KPI zarządzania zapasami, których potrzebują sprzedawcy detaliczni w 2026 roku

Czy zdarzyło Ci się wejść do magazynu i poczuć, jakbyś grał w magazynową ruletkę? Za dużo jednego SKU, za mało innego i żadnego pojęcia, jak do tego doszło?

Wielu menedżerów ds. zapasów znajduje się w tej trudnej sytuacji, której można było uniknąć po prostu, śledząc właściwe kluczowe wskaźniki efektywności (KPI).

Problem? Istnieje zdecydowanie zbyt wiele wskaźników KPI związanych z zarządzaniem zapasami. W tym przewodniku omawiamy 26 najważniejszych wskaźników KPI dotyczących zarządzania zapasami. Wyjaśniamy, jak je mierzyć, dlaczego mają znaczenie i jak z nich korzystać bez utonięcia w danych.

Czym są wskaźniki KPI zarządzania zapasami?

Wskaźniki KPI zarządzania zapasami pomagają śledzić, które SKU się sprzedają, które zalegają oraz jak sprawnie przepływają zapasy.

Dla menedżerów ds. zapasów wskaźniki KPI są narzędziami wspomagającymi podejmowanie decyzji. 

Można ich używać do identyfikowania nieefektywności, optymalizowania poziomu zapasów, zapobiegania brakom towaru i zapewniania sprawnego działania łańcucha dostaw.

26 najważniejszych wskaźników KPI zarządzania zapasami dla sprzedawców detalicznych

Każdy wskaźnik z poniższej listy ma wyjątkowe zastosowanie. Przyjrzyjmy się najważniejszym wskaźnikom KPI zarządzania zapasami, sposobom ich pomiaru oraz informacjom, jakie dostarczają na temat zapasów.

Wskaźniki KPI sprzedaży i przychodów

Zacznijmy od wskaźników KPI, które pomagają ocenić sprzedaż, przepływy pieniężne i popyt w kontekście zapasów.

Wskaźnik rotacji zapasów

Rotacja zapasów informuje, ile razy zapasy zostały sprzedane i uzupełnione w danym okresie.

Załóżmy, że TeeRex, internetowa marka koszulek, zwykle ma w zapasach 1000 koszulek i sprzedała w zeszłym miesiącu 3000 sztuk. Rotacja zapasów TeeRex w tym miesiącu wyniosłaby trzy (3000 / 1000).

Wysoka rotacja sugeruje dobre wyniki sprzedaży i szczupły poziom zapasów, natomiast niska rotacja wskazuje na nadmierne zapasy i wysokie koszty utrzymania zapasów.

Choć należy dążyć do osiągnięcia wysokiego wskaźnika rotacji, przy określaniu tego, co jest „wysoką” wartością dla danego produktu, należy uwzględnić standardy obowiązujące w branży. 

Produkty szybko psujące się i odzież z segmentu szybkiej mody znikają z półek błyskawicznie, ale produkty luksusowe prawdopodobnie pozostaną na nich dłużej.

Jeśli chcesz spróbować obliczyć rotację swoich zapasów, skorzystaj z naszego eleganckiego kalkulatora:

Liczba dni sprzedaży zapasów (DSI)

LUB

DSI informuje o średniej liczbie dni potrzebnych do sprzedania bieżących zapasów.

Potraktuj DSI jako odwrotną stronę rotacji zapasów, która mierzy szybkość sprzedaży zapasów.

Załóżmy, że TeeRex zwykle przechowuje w zapasach 1000 koszulek o wartości księgowej 5 000 $, a w ciągu roku sprzedaje towary o wartości 10 000 $. DSI TeeTex za ten rok wyniósłby 183 dni:

Wysoki DSI oznacza, że zapasy pozostają w magazynie dłużej, niż byś chciał, co może generować koszty przechowywania, amortyzacji i ryzyko utraty przydatności.

Wielu sprzedawców detalicznych wykorzystuje DSI jako główny wskaźnik do oceny wyników SKU. Rozmawiałem z Joosepem Seitamem, współzałożycielem i dyrektorem generalnym Icecartel, nowojorskiej marki biżuterii męskiej sprzedawanej online, o tym, jak zarządzają wynikami SKU w przypadku zapasów o wysokiej wartości.

Powiedział, że jego zespół wykorzystuje DSI, aby uzyskać obraz czasu potrzebnego na sprzedaż posiadanych zapasów. Struktura zapasów nie jest stała, ale daje zespołowi ogólne rozeznanie.

„Biżuteria to branża, w której trudno się poruszać — niektóre rzeczy sprzedają się jak szalone, a inne powoli znajdują właściwego właściciela. Jeśli widzimy, że DSI staje się zbyt wysokie, oznacza to dla nas, że mamy nadmierne zapasy lub zbyt wysokie ceny” — wyjaśnił.

Niskie DSI nie zawsze oznacza jednak dobre wiadomości. 

Jeśli jest zbyt niskie, narażasz się na braki magazynowe, szczególnie w okresach nagłych wzrostów popytu. Celem nie jest sama szybkość — chodzi o równowagę. Wybierz efektywność z buforem bezpieczeństwa.

Wskaźnik zapasów do sprzedaży

Wskaźnik zapasów do sprzedaży porównuje liczbę jednostek znajdujących się w magazynie z liczbą jednostek sprzedanych w danym okresie. Informuje, czy poziom zapasów jest zbyt wysoki lub zbyt niski w stosunku do popytu. 

Wysoki wskaźnik oznacza nadmiar zapasów i odwrotnie.

Interpretuj ten wskaźnik, uwzględniając swój cykl zakupowy. Tymczasowo wysoki wskaźnik nie zawsze stanowi problem, szczególnie jeśli właśnie uzupełniłeś zapasy przed sezonowym wzrostem popytu. 

Jeśli jednak pozostaje wysoki, podczas gdy sprzedaż utrzymuje się na stałym poziomie, nadszedł czas, aby ponownie przemyśleć strategię uzupełniania zapasów.

Wskaźnik wyprzedaży zapasów

Wskaźnik wyprzedaży zapasów to odsetek zapasów sprzedanych w określonym czasie.

Jeśli TeeRex zamówi od dostawcy 1,000 sztuk koszulek, aby sprzedawać je w tym kwartale, i do końca kwartału sprzeda 5,000 sztuk, wskaźnik wyprzedaży zapasów za ten kwartał wynosi 50%.

Wskaźnik wyprzedaży zapasów służy do identyfikowania produktów szybko rotujących. 

Wysoki wskaźnik wyprzedaży zapasów sugeruje silny popyt i trafne decyzje zakupowe. Oczywiście wysoki wskaźnik jest dowodem dobrych wyników tylko wtedy, gdy nie udało się go osiągnąć poprzez obniżenie cen zapasów do granic opłacalności.

Przychód na jednostkę

Przychód na jednostkę to średni przychód generowany przez każdą sprzedaną jednostkę.

Ten wskaźnik pomaga zrozumieć wartość produktu i kieruje decyzjami dotyczącymi cen, pakietowania oraz promocji.

Pomaga również znaleźć produkty osiągające słabe wyniki, które ukrywają się za wysokim wolumenem sprzedaży. 

Oczywiście należy również pamiętać o drugiej stronie medalu — wysoki przychód na jednostkę może na pierwszy rzut oka wyglądać świetnie, ale w połączeniu z niskim wskaźnikiem wyprzedaży zapasów lub wysokim odsetkiem zwrotów może oznaczać niedopasowanie cenowe albo problemy z satysfakcją klientów maskujące produkt o wysokim przychodzie.

Zwrot z inwestycji w marżę brutto (GMROI)

GMROI mierzy zysk brutto uzyskiwany z każdego dolara zainwestowanego w zapasy.

Jeśli Twoja marża brutto wynosi $50,000, a średni koszt zapasów to $25,000, GMROI wynosi 2. Oznacza to, że generujesz $2 zysku brutto z każdego dolara zainwestowanego w zapasy.

GMROI ocenia wyniki produktów, strategię asortymentową i decyzje zakupowe. Wysoki GMROI pokazuje, że uzyskujesz przyzwoity zysk brutto z kapitału zamrożonego w zapasach.

Pamiętaj, że choć wysoki GMROI jest doskonałym wynikiem, nie powinien być osiągany kosztem zbyt niskiego poziomu zapasów. 

Ponadto, jeśli obniżasz marże poprzez agresywne przeceny lub kupujesz zbyt zachowawczo, możesz odnotować wysoki GMROI, ale stracić część sprzedaży (co oznacza niższy przychód).

Wskaźniki KPI operacyjne i magazynowe

Następujące wskaźniki KPI oceniają skuteczność przechowywania i przemieszczania zapasów oraz wpływ zarządzania zapasami na efektywność operacyjną.

Koszt utrzymania zapasów

Koszty utrzymania zapasów (nazywane również kosztami przechowywania) obejmują całkowite koszty przechowywania zapasów w czasie. Obejmują one magazynowanie, ubezpieczenie, amortyzację, straty oraz koszt alternatywny kapitału zamrożonego w zapasach.

Wyrażony w procentach wskaźnik pokazuje całkowite koszty utrzymania jako odsetek kosztu średnich zapasów przechowywanych w danym okresie.

Im dłużej zapasy pozostają w magazynie, tym bardziej zwiększają całkowite koszty. 

Wysokie koszty utrzymania zmniejszają marże. Pamiętaj jednak, że zawsze ponosisz pewne koszty utrzymania, szczególnie w przypadku produktów o wysokiej wartości (i wysokiej marży), które sprzedają się wolniej.

Ubytki zapasów

Ubytki zapasów pokazują różnicę między stanem zapasów wynikającym z ewidencji a tym, co faktycznie znajduje się na stanie.

Jeśli system zarządzania zapasami firmy TeeRex pokazuje 1000 koszulek na stanie, ale w rzeczywistości jest ich tylko 970, oznacza to 3% ubytków zapasów. Jeśli nie jest to typowe dla branży koszulek, firma TeeRex powinna dokładniej zbadać sytuację.

Ubytki są niebezpieczne, ponieważ często pozostają niezauważone, dopóki klienci nie zaczną skarżyć się na braki produktów, których istnienia nie podejrzewałeś. 

Różnica zwykle wynika z kradzieży, uszkodzeń lub błędów podczas liczenia.

Niestety niewielkie ubytki są typowe w handlu detalicznym. Obserwuj jednak ten trend — jeśli ubytki nagle wzrosną, jest to sygnał ostrzegawczy. Ubytki są zazwyczaj bardziej problemem związanym z ludźmi lub procesami niż z kosztami i należy je wyeliminować.

Przygotowaliśmy szybki i prosty kalkulator, który pomoże Ci błyskawicznie obliczyć tę wartość:

Dokładność ewidencji zapasów

Dokładność ewidencji zapasów porównuje stan wskazywany przez system ze stanem faktycznym ustalonym podczas liczenia.

Niska dokładność ewidencji zapasów to zła wiadomość — prowadzi do utraconej sprzedaży, niezadowolonych klientów oraz zamawiania zbyt dużych lub zbyt małych ilości.

Idealnie dokładność ewidencji zapasów powinna zawsze wynosić 100%, a sporadyczne niewielkie odchylenie można uznać za normę.

Rozmawiałem z Erikiem Jozwiakiem, właścicielem i założycielem firmy Keystone Business Services — firmy konsultingowej, która pomaga małym i średnim przedsiębiorstwom (w tym sprzedawcom detalicznym) we wdrażaniu rozwiązań technologicznych.

Zapytałem go, jak pomaga swoim klientom radzić sobie z rozbieżnościami w zapasach. 

Nawet jako konsultant technologiczny za swoje podstawowe podejście uznaje strategiczne liczenie cykliczne. Słowo „strategiczne” jest tu ważne, ponieważ bezmyślne liczenie marnuje czas i może zakłócać codzienne funkcjonowanie firmy.

Zaleca zrównoważone podejście.

Liczenie cykliczne, przeprowadzane w ustalonych odstępach ABC według lokalizacji i jednostki magazynowej, jest najlepszą metodą identyfikowania i rozwiązywania rozbieżności w zapasach.

Mówiąc prościej, zaleca on przeprowadzanie małych, zaplanowanych inwentaryzacji części zapasów na podstawie analizy ABC, w ramach której produkty o wysokiej wartości lub dużym wolumenie są liczone najczęściej.

W ten sposób ograniczasz zapotrzebowanie na zasoby związane z liczeniem cyklicznym i unikasz poważnych zakłóceń w działalności operacyjnej.

Wskaźnik utraconej sprzedaży

Wskaźnik utraconej sprzedaży określa, jak często klienci chcą coś kupić, ale nie mogą tego zrobić, ponieważ produktu nie ma w magazynie.

To zasadniczo miara pieniędzy, które tracisz, ponieważ Twoje półki są puste.

Dane potrzebne do obliczenia wskaźnika utraconej sprzedaży możesz uzyskać z systemu POS, skarg klientów lub zdarzeń „brak produktu w magazynie” na stronie internetowej.

Będziesz jednak potrzebować również odrobiny świadomych szacunków. 

Ponieważ nie każda utracona sprzedaż może być widoczna, wynik jest tak dobry, jak Twoja umiejętność jego oszacowania. Klienci robiący zakupy online po prostu opuszczają stronę, podczas gdy klienci w sklepie stacjonarnym rzadko składają zgłoszenia.

Wskaźnik martwych zapasów

Wskaźnik martwych zapasów pokazuje odsetek zapasów, które od dawna nie znajdują nabywców i prawdopodobnie nigdy ich nie znajdą.

Martwe zapasy zamrażają kapitał, zajmują przestrzeń magazynową i obniżają efektywność zarządzania zapasami. 

Jeśli wskaźnik martwych zapasów jest wysoki, czas przeanalizować decyzje zakupowe, ponownie ocenić cykle życia produktów oraz przecenić istniejące martwe zapasy, aby się ich pozbyć i uwolnić kapitał.

Pamiętaj, że słaby popyt lub nadmierne zakupy nie są jedynymi przyczynami powstawania martwych zapasów. 

Nieprawidłowo wyeksponowane lub niedostatecznie promowane produkty również mogą wyglądać na „martwe”, ale mogą po prostu potrzebować lepszego marketingu.

Czas realizacji zamówienia

Czas realizacji zamówienia określa, ile czasu mija od złożenia zamówienia przez klienta do jego otrzymania.

Obejmuje on cztery etapy — przetwarzanie zamówienia, kompletowanie i pakowanie, wysyłkę oraz dostawę — i odzwierciedla, jak dobrze współdziałają Twoje zapasy, magazyn i logistyka.

Pamiętaj, że czas realizacji zamówienia jest wartością średnią. 

Ważne jest również śledzenie zmienności. Jeśli dostarczasz 80% zamówień w ciągu dwóch dni, ale realizacja pozostałych 20% zajmuje pięć dni, Twoja średnia wynosi 2,6 dnia, jednak 20% klientów prawdopodobnie jest niezadowolonych z jakości dostaw.

Wskaźniki KPI dotyczące przyjęć i łańcucha dostaw

Oto kilka wskaźników zapasów służących do oceny wydajności dostawców i innych elementów łańcucha dostaw.

Czas realizacji dostawy

Czas realizacji dostawy to okres od złożenia zamówienia u dostawcy do otrzymania towarów.

Jeśli czas realizacji dostawy jest zbyt długi lub nieprzewidywalny, rośnie ryzyko braków albo nadmiaru zapasów.

Jednak podobnie jak czas realizacji zamówienia, czas realizacji dostawy jest wartością średnią. Zmienność czasu realizacji dostaw może powodować znaczne wahania poziomu zapasów.

Jeśli czas realizacji dostawy jest nieprzewidywalny, zadbaj o utrzymywanie większych zapasów bezpieczeństwa.

Wskaźnik kompletności zamówień

Wskaźnik kompletności zamówień mierzy odsetek zamówień klientów, które możesz zrealizować z dostępnych zapasów, bez opóźnień, zamówień zaległych ani zamienników.

Niski wskaźnik kompletności zamówień to pewny sposób na utratę przychodów i frustrację klientów. 

Oczywiście osiągnięcie 100% kompletności zamówień jest trudne, ale może wymagać utrzymywania nadmiernych zapasów tylko po to, aby zrealizować każde możliwe zamówienie.

Zamiast tego dąż do równowagi — wysokiego poziomu obsługi bez zamrażania zbyt dużej ilości kapitału obrotowego w zapasach.

Wskaźnik zaległych zamówień

Wskaźnik zaległych zamówień określa odsetek zamówień klientów, których nie można było zrealizować od razu z powodu braków magazynowych.

Nagły wzrost wskaźnika zaległych zamówień podczas znacznego wzrostu popytu nie jest złym sygnałem. 

Częste lub długotrwałe zaległe zamówienia sugerują jednak, że coś robisz nie tak — może chodzić o niedokładne prognozowanie, błędną ocenę rzetelności dostawcy lub niewłaściwe ustalanie terminów ponownego zamawiania.

Wskaźnik jakości dostawcy (SQI)

SQI ocenia rzetelność i wydajność dostawców na podstawie takich wskaźników jak odsetek wad, terminowość dostaw, dokładność zamówień oraz szybkość reagowania na problemy.

Możesz zainwestować w najlepsze narzędzia na świecie, ale jeśli dostawca wciąż wysyła Ci niewłaściwy rozmiar, kolor lub SKU, nie będzie to miało znaczenia. 

SQI pomaga odróżnić dostawców, którzy często nie potrafią prawidłowo realizować zamówień, od tych bardziej niezawodnych.

Czas przyjęcia

Czas przyjęcia określa, ile czasu potrzebuje Twój zespół na sprawdzenie, weryfikację i oficjalne dodanie otrzymanych zapasów do stanu magazynowego po ich dostarczeniu.

Opóźnienia nie zawsze wynikają jednak z winy zespołu magazynowego. 

Czasami przyczyną jest brak dokumentacji, niejasne oznakowanie lub dostawcy, którzy uważają, że listy przewozowe są opcjonalne. Jeśli czas przyjęcia wykazuje tendencję wzrostową, przeanalizuj zarówno operacje wewnętrzne, jak i wcześniejsze ogniwa procesu (dostawców, przewoźników itd.), aby znaleźć przyczynę. Oparte na chmurze systemy zarządzania magazynem mogą pomóc usprawnić te procesy.

Czas odkładania na miejsce

Czas odkładania na miejsce określa, ile czasu mija od momentu przyjęcia zapasów do chwili ich prawidłowego składowania i udostępnienia do kompletacji.

Zwykle mierzy się go w godzinach (lub minutach, jeśli masz wszystko pod ścisłą kontrolą).

Zawsze o tym pamiętaj — czas odkładania na miejsce powinien oznaczać coś więcej niż szybkość. Równie ważna jest dokładność. Pośpiech podczas odkładania zapasów prowadzi do błędnego oznakowania, odłożenia produktów w niewłaściwych miejscach lub powstania „widmowych zapasów” (zapasów, które podobno masz, ale nie możesz ich znaleźć).

Wskaźniki KPI pracowników i pracy

Jak wydajni są Twoi pracownicy? Oto kilka wskaźników zapasów, które mogą Ci to pokazać.

Koszt pracy na godzinę

Ten wskaźnik KPI pokazuje, ile płacisz za każdą godzinę pracy, uwzględniając wynagrodzenia, świadczenia i podatki.

Wysoki koszt pracy nie musi być czymś złym, jeśli wiąże się z wyższą produktywnością, większą dokładnością lub mniejszymi stratami — w rzeczywistości może to być dla Ciebie korzystna oferta. 

Prawdziwym powodem do niepokoju jest niska wydajność.

Wydajność przyjęcia

Wydajność przyjęcia mierzy, jak szybko i dokładnie przetwarzane są dostawy przychodzące — od momentu, gdy trafiają na rampę, do chwili, gdy są gotowe do odłożenia na miejsce.

Jeśli powolne lub podatne na błędy przyjęcia zakłócają działanie całego łańcucha dostaw, śledzenie wydajności przyjęcia pozwoli wykryć problem, zanim przerodzi się on w poważną katastrofę.

Ale, podobnie jak wszędzie indziej, nie chodzi tu wyłącznie o szybkość. 

Chodzi również o wydajność. Dążenie do osiągnięcia wyższej wydajności może przynieść odwrotny skutek, jeśli prowadzi do błędnego liczenia lub pomijania uszkodzonych produktów.

Czas cyklu kompletacji

Czas cyklu kompletacji mierzy, ile czasu zajmuje pobranie produktów z zamówienia.

Małe firmy handlowe mogą dobrze funkcjonować bez śledzenia czasu cyklu kompletacji. To duże firmy, do których każdego dnia napływają setki zamówień na minutę, muszą go monitorować, ponieważ opóźnienia mogą wywoływać efekt domina w przetwarzaniu zamówień i wysyłce.

Zwracaj również uwagę na ogromne zamówienia. Mogą one zniekształcać czas cyklu kompletacji w obu kierunkach. Aby zminimalizować ich wpływ, podziel dane według typu zamówienia, osoby kompletującej lub strefy.

Wewnętrzna wydajność WMS (ROI)

Ten kluczowy wskaźnik efektywności ocenia ROI Twojego systemu zarządzania magazynem (WMS).

Załóżmy, że dzięki nowemu systemowi WMS, który kosztuje $5,000 rocznie, udało Ci się w tym roku zaoszczędzić $20,000. W takim przypadku ROI Twojego WMS wynosi 300%.

Jeśli niedawno zainwestowałeś(-aś) w system WMS, warto śledzić, ile dzięki niemu zyskujesz w postaci mniejszej liczby godzin pracy, mniejszej liczby błędów kompletacji, krótszego czasu cyklu zamówienia i innych korzyści.

Śledzenie tego wskaźnika pomoże Ci oceniać wydajność w miarę rozwoju procesów roboczych i powiększania się zespołu.

Wskaźniki KPI dotyczące satysfakcji klienta i realizacji zamówień

Satysfakcja klienta napędza przychody i rozwój. Mierz ją i śledź za pomocą poniższych wskaźników KPI.

Wskaźnik perfekcyjnych zamówień

Wskaźnik perfekcyjnych zamówień pokazuje odsetek zamówień dostarczonych bez problemów — na czas, w całości, z prawidłowymi produktami, bez uszkodzeń i z poprawną dokumentacją.

Daje Ci całościowy obraz tego, jak dobrze cały ekosystem — zapasy, kompletacja, pakowanie i wysyłka — działa razem.

Diabeł tkwi tutaj w szczegółach definicji. 

Jeśli jesteś osobą zarządzającą zapasami, dopilnuj, aby nikt z Twojego zespołu ani spoza niego nie mógł naginać znaczenia słowa „perfekcyjne” w celu poprawy wskaźnika. Ściśle określ, co perfekcja naprawdę oznacza dla Twojej firmy.

Poziom obsługi

Poziom obsługi mierzy odsetek popytu klientów, który możesz zaspokoić bezpośrednio za pomocą dostępnych zapasów.

Bez opóźnień i bez zamówień zaległych.

Poziom obsługi jest kluczowym wskaźnikiem dla wszystkich firm handlowych. Jednak nawet jeśli Twój poziom obsługi jest przyzwoity, nie pozwól, aby stworzył fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Nie mówi on, czy masz w zapasach właściwe produkty.

Możesz mieć poziom obsługi na poziomie 99% dla produktów o niskim popycie, a mimo to nie sprostać oczekiwaniom w przypadku bestsellerów. 

Dlatego musisz prześledzić, gdzie tracisz punkty (i sprzedaż), zamiast skupiać się wyłącznie na ogólnym odsetku poziomu obsługi.

Wskaźnik satysfakcji klienta (CSAT)

CSAT mierzy zadowolenie klientów z konkretnej interakcji, produktu lub usługi.

Zwykle oznacza to zadawanie klientom pytań takich jak:

• Czy produkt był dostępny, gdy klient chciał go kupić?
• Czy produkt dotarł na czas?
• Czy produkt był w dobrym stanie?

Przy podejmowaniu strategicznych decyzji pamiętaj, że CSAT mierzy krótkoterminowe trendy w zadowoleniu klientów. Odzwierciedla bezpośrednią reakcję emocjonalną klienta na niedawną interakcję, taką jak otrzymanie zamówienia lub kontakt z działem wsparcia.

Wskaźnik dostępności zapasów

Wskaźnik dostępności zapasów pokazuje, przez jaki odsetek czasu produkt jest dostępny w sprzedaży, gdy klienci chcą go kupić.

Na przykład jeśli sprzedajesz 20 smaków kawy, a obecnie masz na stanie 18 z nich, Twój wskaźnik dostępności zapasów wynosi 90%.

Połącz dostępność zapasów z kosztami utrzymania zapasów, aby przeprowadzić dokładniejszą analizę. Łatwo poklepać się po plecach za wysoką dostępność, dopóki nie zdasz sobie sprawy, że jest ona wysoka, ponieważ utrzymywałeś zbyt duże zapasy i wydałeś tysiące na koszty ich utrzymania.

Ściąga dotycząca wskaźników KPI zarządzania zapasami

Jak wybrać odpowiednie KPI dla swojej marki

Śledzenie dziesiątek KPI to przepis na chaos. 

Wyobraź sobie, że patrzysz na ponad 20 KPI na swoim pulpicie, próbując ocenić wpływ każdego z nich podczas podejmowania decyzji.

KPI mają ułatwiać prowadzenie firmy, zapewniając szybki wgląd w dane, dlatego zamiast tworzyć na pulpicie sieć wskaźników KPI, skup się na tych, które mają największy wpływ.

Każda firma ma inne priorytety, dlatego nie istnieje jedna konkretna lista najważniejszych KPI, ale przyjrzyjmy się kilku sposobom zawężenia listy z dziesiątek KPI do zaledwie kilku.

Ustal cele SMART przed wyborem KPI

Model SMART to łatwy pierwszy krok. Zgodnie z nim cele powinny być:

• Konkretne
• Mierzalne
• Osiągalne
• Istotne
• Określone w czasie

Załóżmy, że zauważyłeś wzrost liczby klientów proszących o zwrot pieniędzy, ponieważ dostarczyłeś niewłaściwy produkt. Twoim celem jest „rozwiązanie tego problemu”. 

Ale to tak, jakby wyznaczyć sobie cel trafienia w tarczę na strzelnicy z zawiązanymi oczami.

Oto jak możesz przekształcić go w cel SMART: zwiększyć wskaźnik perfekcyjnych zamówień z obecnych 80% do 95% do końca następnego kwartału.

Pracując nad tym celem, możesz śledzić takie KPI jak wskaźnik perfekcyjnych zamówień i CSAT, ale możesz z powodzeniem nie monitorować aktywnie kosztów utrzymania zapasów, chyba że zauważysz ich znaczny wzrost.

Unikaj wskaźników próżności, które nie prowadzą do działania

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zapasami może śledzić setki wskaźników. Nie ma jednak potrzeby śledzenia wskaźników zapasów, które nie mają dla Ciebie znaczenia.

Jeśli z dumą śledzisz łączną liczbę SKU dostępnych we wszystkich sklepach, ale 30% z tych SKU nie znalazło nabywcy od sześciu miesięcy, tak naprawdę nie oferujesz konsumentom wyboru. Finansujesz muzeum produktów.

Ten zawyżony wskaźnik SKU może maskować braki produktów o wysokim popycie i zawyżać koszty utrzymania zapasów. Bardziej użytecznym wskaźnikiem byłby wskaźnik sprzedaży według SKU lub wskaźnik zapasów martwych.

Jeśli nie wiesz, jak znaleźć wskaźniki próżności, zadaj sobie pytanie: Czy ten wskaźnik prowadzi do podjęcia decyzji? Jeśli nie, usuń go z pulpitu nawigacyjnego.

Nadaj priorytet KPI, które odpowiadają na kluczowe pytania biznesowe

Nie zaczynaj od wskaźnika. Zacznij od problemu.

Myśl o KPI w kategoriach pytań, na które potrzebujesz odpowiedzi w codziennej działalności. Na przykład:

• Śledź GMROI , jeśli Twoje pytanie brzmi: „Czy uzyskujemy wystarczającą marżę na każde SKU, aby uzasadnić jego magazynowanie?”
• Śledź zwrot z inwestycji w WMS, jeśli zastanawiasz się: „Czy nasza inwestycja w WMS przynosi dodatni zwrot z inwestycji?”
• Śledź CSAT, jeśli zadajesz sobie pytanie: „Czy klienci są z nas zadowoleni?”

Kiedy zadasz pytania, KPI wybiera się sam. 

W ten sposób możesz śledzić wskaźniki, które mają dla Ciebie znaczenie, zamiast każdego wskaźnika dostępnego w Twoim oprogramowaniu do zarządzania zapasami.

Dopasuj KPI do etapu strategii zarządzania zapasami

Twój pulpit nawigacyjny nie musi być wykuty w kamieniu. KPI na pulpicie mogą się zmieniać wraz z rozwojem Twojej strategii zarządzania zapasami.

Wskaźniki zarządzania zapasami, które śledzisz podczas skalowania działalności, znacznie różnią się od tych, których potrzebujesz podczas optymalizacji marży lub przygotowań do ekspansji.

Oto przykład wskaźników, które możesz śledzić w zależności od aktualnego etapu strategii zarządzania zapasami:

• Dopiero zaczynasz: Na tym etapie koncentrujesz się na porządku operacyjnym. Śledź poniższe wskaźniki, aby uzupełnić luki w swoim procesie:
  • Dokładność zapasów
  • Efektywność przyjęć
  • Czas odkładania
• Faza wzrostu: Na tym etapie najważniejsze są dostępność i szybkość. Monitoruj te KPI, aby upewnić się, że popyt nie przewyższa podaży:
  • Wskaźnik realizacji zamówień
  • Czas cyklu zamówienia
  • Wskaźnik dostępności zapasów
• Optymalizacja zysku: Na tym etapie koncentrujesz się na eliminowaniu nieefektywności. Śledź poniższe KPI, aby poprawić przepływy pieniężne i ograniczyć nadmiar zapasów:
  • Rotacja zapasów
  • Koszt utrzymania zapasów
  • Wskaźnik zapasów martwych
• Ekspansja strategiczna: Na tym etapie zarządzasz złożonością. Wykorzystaj te KPI do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących zarządzania zapasami:
  • Wskaźnik jakości dostawcy
  • Czas realizacji
  • Zwrot z inwestycji w WMS

Zacznij od małej liczby wskaźników, a następnie ją zwiększaj w miarę opanowywania pomiarów

Nie potrzebujesz bufetu KPI. Potrzebujesz jedynie dobrze zbilansowanego talerza.

Zacznij od kilku KPI o dużym wpływie dla każdego działu. To wszystko. Większa liczba może doprowadzić do powstania bagniska danych. 

Celem nie jest mierzenie wszystkiego. Chodzi o mierzenie tego, co naprawdę robi różnicę.

Na przykład zespół magazynowy może koncentrować się na dokładności kompletacji, czasie odkładania i efektywności przyjęć, podczas gdy zespół planowania monitoruje rotację zapasów, wskaźnik zapasów martwych i dostępność zapasów.

Rozumiesz? Prosto. Konkretnie. Praktycznie.

Gdy Twoje zespoły faktycznie zaczną wykorzystywać te wskaźniki do podejmowania lepszych decyzji, możesz dodać bardziej zaawansowane KPI powiązane ze strategią, rentownością lub wzrostem, odpowiednio do dojrzałości operacyjnej.

Jak poprawić KPI dotyczące zapasów

Porozmawiajmy o kilku ogólnych krokach, które możesz podjąć, aby poprawić niektóre z KPI omówionych w tym przewodniku.

Wykorzystaj technologię śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym

Wszystkie wskaźniki wymagają danych o zapasach. Do śledzenia wskaźników zarządzania zapasami potrzebujesz dokładnych danych o stanie zapasów w czasie rzeczywistym, dlatego potrzebujesz systemu zarządzania zapasami.

System zarządzania zapasami śledzi, co znajduje się w magazynie i w jakiej ilości.

Sprawdź najlepsze systemy zarządzania zapasami, jeśli szukasz lepszego wglądu w zapasy:

1. 1. Linnworks — Najlepsza automatyzacja i przepływy pracy
2. 2. MRPeasy — Najlepsze rozwiązanie do planowania produkcji dla małych producentów
3. 3. KORONA POS — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zapasami w wielu lokalizacjach
4. 4. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do bezpiecznego przetwarzania płatności kartami bez opłat
5. 5. Katana — Najlepszy kompleksowy system produkcyjny
6. 6. Ordoro — Najlepsze do synchronizacji stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
7. 7. Acumatica — Najlepsze rozwiązanie do przepływów pracy między modułami
8. 8. Zoho Inventory — Najlepsza bezpłatna opcja dla małych sprzedawców wysyłających towary
9. 9. Finale Inventory — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania wieloma magazynami
10. 10. Infoplus — Najlepszy wybór ze względu na funkcje raportowania

Z drugiej strony system zarządzania magazynem koncentruje się na sposobie przechowywania, przemieszczania i realizacji zamówień dotyczących zapasów w magazynie.

Jeśli chcesz usprawnić i zautomatyzować procesy pracy w magazynie, zapoznaj się z najlepszymi dostępnymi na rynku systemami zarządzania magazynem:

1. 1. Linnworks — Najlepsze do wielokanałowego prognozowania zapasów
2. 2. NetSuite — Najlepsze rozwiązanie dla wbudowanych narzędzi marketingowych handlu elektronicznego
3. 3. Acumatica — Najlepsze do usprawniania i automatyzacji operacji
4. 4. PULPO WMS — Najlepszy do przeprowadzania kompletnych audytów procesów łańcucha dostaw
5. 5. Infoplus — Najlepszy do automatycznego routingu
6. 6. Manhattan Active Order Management — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania łańcuchem dostaw z wykorzystaniem sztucznej inteligencji
7. 7. Blue Link ERP — Najlepsze dla hurtowników i dystrybutorów
8. 8. Fulfil — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania operacjami magazynowymi opartymi na sztucznej inteligencji
9. 9. ShipBob — Najlepsze rozwiązanie do bezobsługowej realizacji zamówień i porównywania stawek wysyłkowych
10. 10. Hopstack — Najlepsze do zarządzania pełnym cyklem realizacji zamówienia

Efekt inwestycji w te narzędzia będzie zazwyczaj widoczny w różnych wskaźnikach zapasów. Na przykład lepszy wgląd w zapasy pomoże Ci monitorować wskaźnik zapasów martwych, koszty utrzymania zapasów oraz rotację zapasów.

Udoskonal prognozowanie popytu

Poziomy zapasów mają kluczowe znaczenie dla wielu wskaźników zapasów, niezależnie od tego, czy chodzi o rotację zapasów, DSI czy koszty utrzymania zapasów. 

Aby poprawić którykolwiek z tych wskaźników, potrzebujesz lepszych prognoz.

Wszyscy, nawet ich babcie, wiedzą, że popyt określa się na podstawie historycznych danych sprzedażowych i trendów rynkowych. Nie lekceważ jednak znaczenia doświadczenia — jeśli prowadzisz działalność od lat, możesz być w stanie uwzględnić czynniki lub ryzyka, których inni jeszcze nie dostrzegają.

Uwzględnij dane historyczne i własne spostrzeżenia w prognozie, aby tworzyć lepsze prognozy. 

Gdy udoskonalisz prognozowanie popytu i będziesz w stanie utrzymywać optymalne poziomy zapasów, zauważysz poprawę różnych wskaźników, takich jak rotacja zapasów, DSI i wskaźnik sprzedaży zapasów.

Należy jednak zawsze być przygotowanym na brak zapasów. Co zrobisz, gdy wskaźnik braków magazynowych nagle zacznie rosnąć?

Zadałem to pytanie Joosepowi z Icecartel, a oto co odpowiedział:

Pamiętam taką sytuację. Był okres świąteczny i niespodziewanie zabrakło nam kilku najlepiej sprzedających się pierścionków.

Aby sobie z tym poradzić, zapłaciliśmy dostawcy wyższą cenę za szybsze dostawy i rozpoczęliśmy uzupełnianie zapasów. Przenieśliśmy również kampanie reklamowe na produkty, które mieliśmy na stanie.

Dlatego potrzebujesz planu awaryjnego.

Musisz zarządzać zapasami równie dobrze jak planem awaryjnym. Pamiętaj jednak, że plany awaryjne nie są w stanie całkowicie zniwelować wpływu braków magazynowych na przychody. Służą do ograniczania szkód.

Optymalizuj cykle uzupełniania zamówień

Duże zamówienia mogą wiązać się z rabatami, ale mniejsze i częstsze zamówienia mogą w dłuższej perspektywie kosztować mniej, ponieważ oszczędzasz na kosztach utrzymania zapasów. 

W różnych kategoriach produktów istnieje również ryzyko utraty przydatności lub przestarzałości.

Jeśli możesz zoptymalizować cykl uzupełniania zapasów poprzez zmniejszenie wielkości zamówień, będziesz szybciej reagować na popyt, ograniczysz marnotrawstwo i zminimalizujesz zapasy martwe.

Zapasy dokładnie na czas (JIT) to najbardziej odchudzony model, ale w przypadku większości firm handlowych nie jest on praktyczny. Znajdź rozwiązanie odpowiednie dla siebie, jednocześnie utrzymując szczupły poziom zapasów.

Jeśli chcesz zautomatyzować procesy pracy, otrzymywać aktualizacje zapasów w czasie rzeczywistym i generować wartościowe raporty dotyczące zapasów, rozważ inwestycję w oprogramowanie do uzupełniania zapasów. 

Sprawdź nasze najlepsze propozycje:

1. 1. LineNow — Najlepsze rozwiązanie do obsługi zamówień zakupu w małych i średnich firmach
2. 2. Leafio — Najlepsze rozwiązanie dla handlu spożywczego
3. 3. Zoho Inventory — Najlepsze do integracji z Zoho
4. 4. Finale Inventory — Najlepsze dla sprzedawców wielokanałowych
5. 5. Fishbowl Inventory — Najlepsze dla użytkowników QuickBooks
6. 6. Unleashed — Najlepsze dla dystrybutorów
7. 7. Manhattan Active — Najlepsze dla globalnych przedsiębiorstw
8. 8. Katana Cloud Inventory — Najlepsze dla producentów
9. 9. Prediko — Najlepsze dla marek e-commerce
10. 10. Streamline — Najlepsze rozwiązanie dla małych firm

Wzmacniaj relacje z dostawcami

Traktuj dostawców jako strategicznych partnerów, a nie tylko sprzedawców. Silne relacje prowadzą do krótszego czasu realizacji i korzystniejszych cen.

Dlatego chwyć za telefon. Organizuj regularne rozmowy kontrolne. Udostępniaj prognozy popytu.

Im lepiej jesteście zgrani, tym mniejsze ryzyko, że zaskoczą Cię opóźnienia, braki lub „niespodziewane” podwyżki kosztów.

Powiedzmy sobie szczerze. 

Kiedy dostawca musi zdecydować, kto otrzyma ostatnią partię popularnego produktu, przekaże ją kupującym, z którymi łączy go silna relacja, a nie tym, którzy dzwonią tylko wtedy, gdy pojawia się problem. Jeśli chcesz skorzystać z narzędzia, które pomoże Ci zbudować dobre relacje z dostawcami, sprawdź nasze zestawienie oprogramowania do zarządzania relacjami z dostawcami:

1. 1. Precoro — Najlepsze rozwiązanie do centralizacji danych dostawców
2. 2. Pipefy — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji procesów
3. 3. Anvyl — Najlepsze rozwiązanie do poprawy wyników dostawców
4. 4. GEP SMART — Najlepsze ujednolicone rozwiązanie od pozyskania do płatności
5. 5. Gatekeeper — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania cyklem życia umów
6. 6. Coupa — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania ryzykiem dostawców
7. 7. SAP Ariba — Najlepsze kompleksowe rozwiązanie
8. 8. Oracle Supply Chain Management — Najlepsze rozwiązanie zapewniające widoczność łańcucha dostaw
9. 9. Ivalua — Najlepsze do zarządzania wydatkami
10. 10. APEX Portal — Najlepsze rozwiązanie do wyszukiwania dostawców

Szkolenie i motywowanie pracowników magazynu

Wskaźniki KPI nie mają znaczenia, jeśli Twój zespół nie działa skutecznie.

Zainwestuj w szkolenie pracowników magazynu, aby przyjmowali, przechowywali i kompletowali zapasy szybko i precyzyjnie.

Uatrakcyjnij proces oceny wyników, aby zyskać zaangażowanie zespołu, łącząc wyniki z nagrodami. Twórz tablice wyróżnień, organizuj comiesięczne publiczne podziękowania lub oferuj premie, aby angażować swój zespół.

Kiedy Twój zespół ma motywację wykraczającą poza samo zwiększanie liczby na pulpicie nawigacyjnym, będzie wkładał więcej wysiłku i dążył do sukcesu.

Gotowy, by przejść od liczenia do przejrzystości?

Wskaźniki KPI pełnią wiele funkcji — są systemem wczesnego ostrzegania, kartą ocen wyników i kryształową kulą rentowności. 

Jednak działają tylko wtedy, gdy śledzisz właściwe wskaźniki, we właściwym czasie i z właściwych powodów.

Wybierz kilka wskaźników KPI zgodnych z celami swojej firmy. Pamiętaj też, że monitorowanie to dopiero początek. Prawdziwa wartość wynika z działania na podstawie wniosków płynących ze śledzonych wskaźników.

Wybierz więc swoje wskaźniki. Obserwuj je jak jastrząb. I pozwól, by wskazały Ci kolejny krok. W międzyczasie zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać najnowsze spostrzeżenia, strategie i materiały dotyczące kariery od czołowych liderów handlu detalicznego kształtujących tę branżę.