Czym jest kompletowanie i pakowanie w realizacji zamówień?

Dzięki stale rozwijającej się technologii i ogromnej zmianie preferencji konsumentów dotyczących zakupów na całym świecie działa obecnie około 24 miliony sprzedawców e-commerce.

Co to oznacza dla Ciebie? Oznacza to, że masz dużą konkurencję i musisz zapewnić klientom wyjątkowe doświadczenia. W rzeczywistości najnowsze statystyki pokazują, że 72% klientów, którzy mają pozytywne doświadczenia zakupowe, podzieli się nimi z co najmniej sześcioma osobami. Już o tym wiesz: marketing szeptany to potężne narzędzie marketingowe.

Na stworzenie najlepszego doświadczenia dla klientów składa się wiele elementów, ale wszystkie te wysiłki nie przyniosą większych korzyści, jeśli nie masz solidnej strategii realizacji zamówień. Tu właśnie pojawia się kompletowanie i pakowanie. 

Poniżej dokładniej omówię usługi kompletowania i pakowania oraz sposób ich działania.

Co oznacza „kompletowanie i pakowanie”?

Kompletowanie i pakowanie oznacza pobranie zamówienia klienta z odpowiedniego miejsca w magazynie i zapakowanie go do pudełka wysyłkowego. Brzmi dość łatwo, prawda? Owszem, ale przyjrzyjmy się temu nieco dokładniej.

W centrum realizacji zamówień zajmujący się kompletowaniem pracownicy pobierają poszczególne produkty z kartonów zbiorczych przechowywanych na magazynowych półkach. Po zebraniu wszystkich produktów dla konkretnego zamówienia umieszczają je w pojemnikach wysyłkowych zaadresowanych do klienta, gotowych do wysyłki. W większych magazynach e-commerce produkty może kompletować jeden pracownik, a pakować je do wysyłki inny. Pracownicy, którzy zajmują się wyłącznie pakowaniem towarów dla klientów, są nazywani „pakowaczami”.

Wiele największych firm na świecie usprawnia swoje działania, korzystając z tego procesu realizacji zamówień. Na przykład Amazon (być może o nim słyszałeś) korzysta z usług realizacji zamówień obejmujących kompletowanie i pakowanie, aby obsługiwać niezwykłą liczbę zamówień wynoszącą około 1,6 miliona paczek dziennie.

Rodzaje strategii kompletowania i pakowania

Nie musisz być globalnym gigantem e-commerce, aby strategie kompletowania i pakowania sprawdziły się w Twojej firmie. Istnieją cztery podstawowe rodzaje metod kompletowania, które może wykorzystywać Twoja firma. Wybór odpowiedniej opcji dla sklepu internetowego jest indywidualną decyzją, ale wielkość firmy i dzienna liczba zamówień w dużej mierze wpłyną na to, która opcja będzie najbardziej praktyczna i opłacalna.

Kompletowanie pojedynczych sztuk

Jeśli Twoja firma jest stosunkowo nowa lub mała, kompletowanie pojedynczych sztuk może być dobrym rozwiązaniem. To najprostsza ze strategii kompletowania, którą mogą realizować bardzo małe zespoły kompletujące, bez potrzeby zatrudniania osobnych pakowaczy.

W przypadku kompletowania pojedynczych sztuk pracownik realizuje jedno zamówienie naraz, w miarę generowania list pakowania. Produkty są wybierane z półki dla pojedynczego zamówienia, pakowane do pudełka  i oznaczane jako gotowe do wysyłki po zakończeniu.

Warto zauważyć, że kompletowanie pojedynczych sztuk nie sprawdza się dobrze w dużych magazynach ani w operacjach z dużą liczbą zamówień. Jest jednak doskonałym sposobem na rozpoczęcie działalności przez mniejsze sklepy internetowe.

Kompletowanie partiami

Obsługujesz większą liczbę zamówień? Świetnie! Rozważ wdrożenie kompletowania partiami. Opiera się ono na podstawach kompletowania pojedynczych sztuk, ale kompletujący jednocześnie pobierają produkty do wielu zamówień. Możesz nie potrzebować zatrudniać osobnych pakowaczy, ale możesz zatrudnić kilku wyspecjalizowanych pracowników magazynowych.

Pobieranie zamówień zawierających podobne produkty może sprawić, że kompletowanie partiami będzie najbardziej skuteczne. Dzięki temu kompletujący partie nie przemieszczają się po całym magazynie w poszukiwaniu produktów do wielu zamówień, lecz mogą skupić się na jednej lub dwóch strefach regałów.

Kompletowanie strefowe

Jeśli Twoja firma e-commerce jest dobrze ugruntowaną marką z dużą liczbą zamówień, kompletowanie strefowe może być najlepszą opcją. W tej metodzie kompletowania i pakowania magazyn jest podzielony na strefy. Kompletujący są przypisani do konkretnych stref i pracują wyłącznie w nich, zamiast przemieszczać się między różnymi obszarami magazynu.

Aby ta metoda działała, pudełka są przekazywane z jednej strefy do kolejnej. Wykorzystanie przenośników taśmowych do transportu pudełek jest najbardziej efektywną czasowo metodą, ale można również stosować transport ręczny.

Kompletowanie falowe

Kompletowanie falowe to metoda stosowana przez największe firmy e-commerce do obsługi wyjątkowo dużej liczby zamówień, często wymagająca infrastruktury centrum realizacji zamówień.

Kompletowanie falowe łączy elementy kompletowania strefowego i partiami, w ramach którego pracownicy są przypisani do stref i kompletują zamówienia partiami, a następnie przekazują je do kolejnej strefy.

Kompletowanie i pakowanie zamówień — realizacja od początku do końca

Chcesz zapewnić najwyższy poziom satysfakcji klientów i wyróżnić się na tle konkurencji. Aby to osiągnąć, musisz zadbać o to, aby proces realizacji zamówień był tak wydajny, jak to tylko możliwe, a jednocześnie płynnie integrował się z procesem magazynowym w handlu elektronicznym, umożliwiając bezbłędne zarządzanie zapasami.

Sposób, w jaki firma e-commerce organizuje proces kompletowania i pakowania zamówień, może nieznacznie różnić się od rozwiązań stosowanych przez inne firmy, nawet w ramach tej samej strategii. Aby jednak stworzyć własny proces, warto zrozumieć, jak zazwyczaj przebiega on od początku do końca. Poniżej przedstawiono ogólne kroki składające się na kompletny proces realizacji zamówień w handlu elektronicznym.

1. Klient dokonuje zakupu: Proces realizacji zamówienia rozpoczyna się jeszcze przed otrzymaniem zamówienia — w momencie, gdy klient przegląda Twoją stronę internetową w zaciszu własnego domu (lub z dowolnego innego miejsca). Po dodaniu produktów ze sklepu internetowego do koszyka klient finalizuje proces płatności.
2. Zamówienie jest przesyłane do magazynu realizującego zamówienia: Po sfinalizowaniu zakupu i opłaceniu go przez klienta zamówienie jest wirtualnie przekazywane do magazynu realizującego zamówienia.
3. Generowany jest dokument kompletacyjny: Dla każdego zamówienia klienta generowany jest dokument kompletacyjny zawierający szczegółową listę produktów do pobrania oraz kod kreskowy zapewniający dokładność kompletacji zamówienia. Ten etap stanowi doskonałą okazję do zaoszczędzenia czasu dzięki automatyzacji. Automatyczne generowanie (i drukowanie) tych dokumentów może znacznie skrócić czas pracy magazynierów.
4. Kompletujący pobiera odpowiednie produkty: W zależności od strategii kompletowania i pakowania stosowanej w magazynie pracownik może pobierać produkty jednocześnie dla jednego lub kilku zamówień.
5. Produkty są przenoszone do stanowiska pakowania: Po pobraniu wszystkich produktów do pojedynczego zamówienia lub partii zamówień kompletujący przenosi je do stanowiska pakowania. W zależności od organizacji pracy magazynu kompletujący mogą używać różnych rodzajów wózków, a nawet wózków widłowych do transportu pobranych produktów.
6. Pakujący pakuje zamówienie klienta: Pracownik umieszcza pobrane produkty w opakowaniach wysyłkowych, korzystając z odpowiednich materiałów do pakowania. Następnie nakleja etykietę wysyłkową i umieszcza paczkę we właściwym obszarze przeznaczonym do dostawy.
7. Zamówienia są wysyłane do zadowolonego klienta: Na koniec rozpoczyna się proces wysyłki, a produkty zostają przesłane do klienta. Zamówienie dociera do domu lub biura klienta na czas, kończąc proces realizacji zamówienia.

Korzyści z kompletowania i pakowania zamówień

Do najważniejszych korzyści wynikających z kompletowania i pakowania zamówień należą:

• Organizowanie różnych produktów jest łatwiejsze, co pozwala poszerzać ofertę.
• Klienci doceniają szeroki wybór produktów, co może potencjalnie zwiększyć sprzedaż.
• Zamówienia są realizowane w krótszym czasie od zakupu do dostawy (jeśli kompletowanie i pakowanie przebiega prawidłowo), co może zwiększyć satysfakcję klientów i poprawić reputację marki.
• Dzięki wyspecjalizowanym pracownikom magazynu można zapewnić dokładność zamówień i sprawny przepływ pracy.
• Ponieważ wysyłanych jest wiele zamówień jednocześnie, koszty wysyłki są często niższe, co prowadzi do zwiększenia marży zysku.
• Możesz zastąpić czasochłonne systemy zarządzania zamówieniami, które wymagają ręcznej pracy z Twojej strony i ze strony Twoich pracowników.

Wyzwania związane z kompletowaniem i pakowaniem zamówień

Każda decyzja biznesowa wiąże się z pewnymi potencjalnymi wyzwaniami, w tym z wyborem stosowanej metody realizacji zamówień. Do potencjalnych problemów związanych z wyborem kompletowania i pakowania należą:

• Słaba organizacja może opóźniać wewnętrzny łańcuch dostaw.
• Wadliwy system zarządzania zapasami może prowadzić do błędów obniżających satysfakcję klientów.
• Nieodpowiednie pakowanie może prowadzić do uszkodzenia produktów.
• Chaotyczny proces kompletacji może prowadzić do pomyłek w wyborze produktów i marnowania czasu.

Wskazówki dotyczące prowadzenia wydajnego magazynu kompletacji i pakowania

Aby sprostać wysokim oczekiwaniom klientów, musisz prowadzić możliwie najbardziej wydajny magazyn kompletacji i pakowania. Poniżej przedstawiono kilka szczególnie polecanych wskazówek, które pomogą Ci to osiągnąć.

• Zastanów się, jak przechowujesz swoje produkty, i umieść artykuły z najczęściej sprzedawanymi SKU najbliżej punktów przyjęcia i wydania towarów w magazynie.
• Organizuj zapasy według kategorii, koloru i rozmiaru, aby maksymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową.
• Korzystaj z dobrego oprogramowania do zarządzania zapasami i systemów zarządzania magazynem.
• Usprawniaj procesy wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, w tym odpowiednio wykorzystując możliwości automatyzacji.
• Wdrażaj solidne programy szkoleniowe dla pracowników zajmujących się kompletowaniem i pakowaniem zamówień.
• Zawsze ponownie skanuj kody kreskowe produktów podczas pakowania, aby upewnić się, że są prawidłowe.

Wdrożyłeś te wskazówki, ale nadal szukasz czegoś, co zapewni Ci przewagę nad konkurencją?

Być może nadszedł czas, aby rozważyć wykorzystanie dedykowanego oprogramowania do kompletowania i pakowania zamówień. Rozwiązania takie jak SkuVault i NetSuite mogą znacznie ułatwić zarządzanie magazynem, czy to dzięki doskonałym integracjom zewnętrznych usług, czy narzędziom marketingowym dla e-commerce. 

To może wydawać się trudne do ogarnięcia, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie zestawienie najlepszego oprogramowania do zarządzania magazynem.

Znalazłeś coś, co musisz rozpakować?

Kompletowanie i pakowanie zamówień może być jedną z najpopularniejszych metod realizacji zamówień, ale to tylko jedna z wielu metod, które możesz wykorzystać w swoim sklepie e-commerce. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o realizacji zamówień lub stać się ekspertem w dziedzinie e-commerce, koniecznie zasubskrybuj biuletyn The Retail Exec. Najnowsze porady, wskazówki i trendy dotyczące e-commerce będą trafiać bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej.