15 najlepszych strategii zapobiegania brakom magazynowym: kompletny przewodnik

Ponad połowa kupujących online na całym świecie zgłosiła, że doświadczyła sytuacji braku produktów podczas próby ich zakupu. 

Oznacza to, że wiele marek e-commerce spotkało się z takim zachowaniem klientów: 

W tym wpisie na blogu omówimy, jak zapobiegać brakom zapasów, a tym samym tej niepokojącej reakcji klientów. 

Najpierw jednak przyjrzyjmy się temu, jak te niedobory zapasów mogą wpływać na Twoją firmę oraz jak w ogóle pojawiają się w działalności e-commerce.

Czym są braki zapasów?

Braki zapasów występują, gdy firmie kończy się konkretny, cieszący się popytem produkt lub jednostka SKU.

Taka sytuacja często wynika z opóźnienia w dowolnym miejscu łańcucha dostaw — zarówno z powodu nieefektywności wewnętrznych lub czynników zewnętrznych.

Zgodnie z klasycznym prawem podaży i popytu firmy e-commerce są narażone na zwiększone ryzyko braków zapasów, gdy podaż jest niska, a popyt klientów wysoki. 

Najważniejsze okresy, w których prawdopodobieństwo ich wystąpienia jest większe, to:

• Okresy świąteczne. 27% kupujących nabywa prezenty świąteczne już w październiku, podczas gdy 26% zaczyna zakupy przed Świętem Dziękczynienia, a 19% w trakcie Cyber Week.
• Wydarzenia promocyjne. Rabaty, oferty kup jeden, drugi otrzymaj bezpłatnie (BOGO) oraz wyprzedaże błyskawiczne przyciągają tłumy. Badanie wykazało, że konsumenci robią zapasy podczas promocji, aby zaoszczędzić na przyszłych wydatkach.
• Wprowadzanie produktów na rynek​​. Wprowadzanie nowych produktów wraz ze skutecznymi kampaniami marketingowymi wywołuje u konsumentów FOMO.  Wystarczy spojrzeć na Nintendo, którego najnowsze premiery gier na Switcha zwiększyły sprzedaż konsoli.
• Sezonowość. Zmiany sezonowe i pogodowe wpływają na wzorce zakupowe konsumentów. Na przykład 45% rodziców zwiększa popyt na artykuły szkolne, odzież i elektronikę podczas wyprzedaży związanych z rozpoczęciem roku szkolnego.

Łatwo myśleć o brakach zapasów jako o sytuacji, w której produkty znikają z półek w mgnieniu oka.  Nie zawsze tak jednak jest. Jeśli pozostaną niezauważone, prowadzą do całego łańcucha konsekwencji.

Jakie są konsekwencje braku zapasów?

Szacuje się, że braki zapasów kosztują firmy na całym świecie 1,235 biliona dolarów. Oto, jak sytuacje OOS mogą wpływać na Twoją firmę:

• Niższy poziom satysfakcji klientów.  Kupujący cenią dostępność produktów (36%) i wygodę (32%). Nie będą czekać na uzupełnienie zapasów na półkach, co z czasem negatywnie wpływa na lojalność klientów.
• Pogorszenie postrzegania marki. Badania sugerują, że niezadowoleni klienci częściej wyrażają swoje skargi. Mogą publikować negatywne opinie publicznie, niszcząc reputację firmy i zniechęcając potencjalnych klientów.
• Utrata przychodów. Niezrealizowanie zamówień klientów oznacza utratę sprzedaży, którą w przeciwnym razie udałoby się pozyskać. Kwota 1,235 biliona dolarów daje wiele powodów do niepokoju.
• Wyższe koszty. W sytuacjach braku produktów na półkach tracisz nie tylko sprzedaż. Ponosisz również dodatkowe koszty operacyjne związane z pilnymi zamówieniami, opłatami za przyspieszoną wysyłkę oraz potencjalnymi obniżkami cen służącymi wyprzedaży nadmiernych zapasów.
• Nieefektywność operacyjna. Awaryjne uzupełnianie zapasów w sytuacjach OOS może zakłócać standardowe działania oraz obciążać logistykę i możliwości magazynów.
• Niższa pozycja w wynikach SEO.  John Mueller z Google wyjaśnił, że wyszukiwarka traktuje strony z produktami niedostępnymi jako błędy 404 w łagodniejszej formie. W rezultacie mogą one zostać usunięte z wyników wyszukiwania.

Utracone przychody, wyższe koszty i zakłócenia łańcucha dostaw obciążają finanse firmy. Unikaj ich, wiedząc, co powoduje braki w magazynie i jak je ograniczać.

6 typowych przyczyn braków magazynowych

Zapobiegaj brakom magazynowym, monitorując swoje działania i rozwiązując problemy związane z wąskimi gardłami i niespójnościami w zarządzaniu zapasami. 

Przyjrzyjmy się podstawowym przyczynom, aby wyprzedzić sytuację o krok:

1. Nieprawidłowe poziomy zapasów

Błędne liczenie zapasów prowadzi do zawyżania ilości towaru dostępnego na stanie i opóźnionego ponawiania zamówień, co powoduje braki magazynowe.

Podstawowe przyczyny: błędy ręcznego wprowadzania danych, niewłaściwie odłożone produkty, przeoczenia pracowników, nieaktualne oprogramowanie do zarządzania zapasami, usterki systemu

2. Niewłaściwe prognozowanie popytu

Zaniżone prognozy powodują niedobory. Z kolei nadmierne zapasy wynikające z zawyżonych prognoz zamrażają kapitał i zajmują powierzchnię magazynową, powodując braki innych SKU.

Podstawowe przyczyny: niedokładne historyczne dane sprzedażowe, nieskuteczne modele prognozowania, ograniczony wgląd w trendy rynkowe

3. Opóźnienia dostawców i produkcji

Wydłużony czas realizacji, nieregularne dostawy i częste zamówienia zaległe mogą opróżnić półki, szczególnie w przypadku braku zróżnicowanej bazy dostawców.

Podstawowe przyczyny: brak zapasów buforowych lub poziomów zapasów bezpieczeństwa, słaba komunikacja z dostawcami, wiele poziomów pośredników

4. Problemy logistyczne i transportowe

Korki, zakłócenia pogodowe, niewłaściwe planowanie tras i nieprawidłowe obchodzenie się z zapasami ograniczają terminową dostępność towarów. 

Podstawowe przyczyny: ograniczone możliwości wysyłki, brak widoczności łańcucha dostaw

5. Dezinformacja w internecie

Dezinformacja wzbudza strach wśród konsumentów, co obciąża łańcuch dostaw.  

Przykład: Podczas pandemii COVID-19 fałszywe informacje o brakach papieru toaletowego, żywności i artykułów medycznych wywołały powszechną panikę zakupową. 

Podstawowe przyczyny: brak aktualnych informacji o dostępności produktów w internecie (i w sklepach stacjonarnych) 

6. Problemy z kontrolą jakości

Odrzucone partie i wycofane produkty znikają z obiegu (tj. nie są już dostępne do dystrybucji). Sprzedawcy muszą pospiesznie szukać zamienników, w przeciwnym razie grożą im natychmiastowe braki magazynowe.

Podstawowe przyczyny: rozbieżności podczas kontroli jakości, niepełna dokumentacja, niewystarczające szkolenie pracowników

W przypadku braków magazynowych sprzedaż spada. Klienci, którzy nie mogą znaleźć tego, czego potrzebują, zwykle przenoszą swoje zakupy gdzie indziej. 

Ważne jest, aby kontrolować zapasy i unikać strat poprzez wdrażanie odpowiednich strategii.

15 kluczowych strategii zapobiegania brakom magazynowym

Średni wskaźnik braków magazynowych na początku XXI wieku wynosił 7–10%. 

Nie przeprowadzono nowego badania, które pokazywałoby, jak wskaźnik braków magazynowych zmieniał się w czasie, ale w związku z pandemią i nieustającymi problemami łańcucha dostaw można bezpiecznie założyć, że znacznie wzrósł. 

Biorąc pod uwagę ten wzrost, firmy muszą zachować większą czujność. Oto najlepsze sposoby zapobiegania brakom magazynowym:

1. Udoskonal prognozowanie popytu

Podczas prognozowania popytu konsumentów osiągnięcie 100% dokładności jest niemożliwe, ponieważ wpływa na nie tak wiele czynników. 

Dotyczy to szczególnie marek handlu elektronicznego, w przypadku których należy uwzględnić złożone zmienne, takie jak nasilona konkurencja i zróżnicowane lokalizacje geograficzne.

Nie oznacza to jednak, że nie należy dążyć do zbliżenia się do tego absolutnego poziomu.

Jeden niezawodny sposób na zwiększenie dokładności od samego początku? Wykorzystanie technologii z zaawansowanym narzędziem do prognozowania, najlepiej opartym na sztucznej inteligencji. 

McKinsey poinformował, że prognozowanie popytu z wykorzystaniem sztucznej inteligencji może zmniejszyć liczbę błędów nawet o 50% oraz ograniczyć utraconą sprzedaż wynikającą z braków w magazynie nawet o 65%.

Współpraca między zespołami sprzyja również dokładnemu prognozowaniu popytu. Zapewnia to cenne informacje pozwalające na lepszą kontrolę zapasów.

2. Monitoruj i optymalizuj czas realizacji

Czas realizacji decyduje o tym, czy zabraknie Ci towaru, będziesz mieć nadmiar zapasów czy otrzymasz produkt dokładnie na czas.

Zanim jednak będziesz w stanie go zoptymalizować, musisz wiedzieć, jaki jest rzeczywisty czas realizacji.

Wiele marek e-commerce popełnia błąd, polegając wyłącznie na informacjach przekazywanych przez dostawców.

Nie daje to jednak pełnego obrazu.

Musisz poznać całkowity czas realizacji, który zazwyczaj obejmuje takie opóźnienia jak proces weryfikacji zamówienia, czas dostawy do magazynu, procedury przyjęcia towaru oraz wszystkie okresy oczekiwania pomiędzy nimi, na przykład opóźnienia w transporcie międzynarodowym.

Przeanalizuj swoje dane, aby ustalić rzeczywisty czas realizacji dla swoich produktów. Powinny one przedstawiać bardziej realistyczny harmonogram i czas potrzebny do ponownego udostępnienia towarów na rynku.

Dopiero gdy zobaczysz, gdzie występują typowe opóźnienia i spadki, możesz zacząć pracować nad ich stabilizacją. Współpracuj z dostawcami, aby sprawdzić, gdzie można zlikwidować luki.

Załóżmy, że zauważyłeś, iż Twój dostawca wysyła towary tylko raz w tygodniu, co prowadzi do stałych opóźnień w transporcie międzynarodowym. Wspólnie z dostawcą możesz opracować plan przyspieszenia tego procesu.

3. Utrzymuj optymalny poziom zapasów bezpieczeństwa

Utrzymywanie mniejszych zapasów obniża koszty utrzymania zapasów.

Jeśli jednak wpłynie to na Twoją zdolność do utrzymania wystarczającego poziomu zapasów bezpieczeństwa, ryzykujesz pogorszenie satysfakcji klientów z powodu braków w magazynie.

Zapasy bezpieczeństwa chronią przed taką możliwością i zabezpieczają przed zakłóceniami w łańcuchu dostaw, takimi jak wydłużony czas realizacji.

W związku z wybuchem pandemii i następującą po nim serią niefortunnych zdarzeń w łańcuchach dostaw, 80% ankietowanych firm zwiększyło w 2022 roku swoje zapasy bezpieczeństwa.

To dobra strategia radzenia sobie z problemem, ale konieczne jest określenie optymalnej ilości, aby towary nie zalegały na półkach magazynowych.

Zapasy bezpieczeństwa mogą być statyczne lub dynamiczne.

W przypadku zapasów statycznych zapasy bezpieczeństwa oblicza się za pomocą 6 różnych wzorów:

Przy wyborze formuły należy uwzględnić sytuację na rynku i wyniki produktu. Na przykład obliczenia średniej wartości minimalnej i maksymalnej najlepiej sprawdzają się w przypadku towarów sprzedawanych w niewielkich ilościach. 

Dynamiczny zapas bezpieczeństwa z kolei dostosowuje uzupełnianie zapasów do popytu zależnego od wielkości sprzedaży i zmian sezonowych. Dzięki temu jest bardziej proaktywny.

Stefan de Kok, innowator w dziedzinie łańcucha dostaw, wyjaśnił to jasno:

Author's Tip

Marki e-commerce sprzedające towary łatwo psujące się powinny często sprawdzać zapasy rezerwowe, aby upewnić się, że przed zaliczeniem ich do zapasu bezpieczeństwa nadają się one do spożycia.

Spróbuj obliczyć poziom zapasu bezpieczeństwa za pomocą naszego rozbudowanego kalkulatora:

4. Ustal dokładne punkty ponownego zamawiania

Punkt ponownego zamawiania jest często określany jako złote równanie zapasów. Informuje, kiedy najlepiej uzupełnić zapasy, aby nigdy nie musieć mierzyć się z sytuacją braku towaru. 

Tradycyjna metoda obliczania punktów ponownego zamawiania polega na pomnożeniu czasu realizacji przez poziom popytu, a następnie dodaniu zapasu bezpieczeństwa:

Jeśli udało Ci się dobrze zastosować pierwsze trzy wskazówki (prognozowanie popytu, mierzenie czasu realizacji i określenie optymalnego poziomu zapasu bezpieczeństwa), ustalenie właściwych punktów ponownego zamawiania powinno być łatwe. Masz wszystkie parametry potrzebne do znalezienia odpowiedzi.

Jeśli wybierzesz tę metodę, analizuj ją co kwartał, aby uwzględniać trendy i inne czynniki. 

Podobnie jak w przypadku zapasu bezpieczeństwa, możesz również zdecydować się na wdrożenie dynamicznych punktów ponownego zamawiania.

Badanie pokazuje, że dynamiczne punkty ponownego zamawiania dostosowują ustawienia zapasów do sezonowego popytu i danych w czasie rzeczywistym, co prowadzi do lepszych wyników i niższych kosztów utrzymania zapasów (a tym samym rozwiązuje również problemy związane z nadmiernymi zapasami). 

Dynamiczne punkty ponownego zamawiania są adaptacyjne i stale analizują dane dotyczące sprzedaży oraz zapasów, aby określić najlepszą strategię zakupu zapasów. 

5. Korzystaj ze zautomatyzowanego oprogramowania do zarządzania zapasami

Pod wieloma względami tradycyjne zarządzanie zapasami jest nieefektywne i podatne na błędy ludzkie. 

Zastąpienie go wydajnym oprogramowaniem do zarządzania zapasami może uruchomić wiele procesów zapobiegających brakom magazynowym za naciśnięciem jednego przycisku. 

System zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym automatycznie śledzi liczby produktów w magazynie, procesy i rekordy danych. 

Pomyśl o nim jak o centrum dowodzenia operacjami łańcucha dostaw. Zapewnia szeroki zakres korzyści, obsługując wiele obowiązków, takich jak: 

• automatyzowanie prognozowania popytu, 
• utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa, 
• monitorowanie czasu realizacji, 
• przeprowadzanie segmentacji produktów za pomocą analizy ABC,
• oraz ustalanie dynamicznych punktów ponownego zamawiania w celu zapobiegania brakom magazynowym.

Krishnamoorthy wyjaśnił, jak narzędzia takie jak Cin7 pomagają firmom z branży handlu elektronicznego: 

Systemy zarządzania zapasami i prognozowania za pomocą sztucznej inteligencji dokładnie prognozują popyt z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem, utrzymując poziomy zapasów i eliminując ryzyko znacznych strat zysków.

Dane zapewniają również szczegółowy wgląd w trendy zakupowe konsumentów, umożliwiając firmom odpowiednie planowanie scenariuszowe.

Prawdopodobnie dlatego badanie Shopify wykazało, że 33% firm planowało zdigitalizować swoje ręczne procesy w celu poprawy odporności łańcucha dostaw w 2023 roku.  

Jeśli Twoja firma należy do tych, które szukają najlepszego narzędzia do zarządzania zapasami w celu usprawnienia przepływów pracy i procesów, zapoznaj się z naszymi rekomendacjami opartymi na analizie najważniejszych graczy na rynku:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. MRPeasy — Najlepsze dla małych producentów
2. 2. KORONA POS — Najlepszy do automatycznego śledzenia zapasów
3. 3. Helcim — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zapasami i punktem sprzedaży dla małych firm
4. 4. inFlow Inventory — Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zapasami dla firm podejmujących decyzje na podstawie danych
5. 5. UpKeep — Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zapasami dla firm produkcyjnych
6. 6. Zoho Inventory — Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zapasami dla działalności prowadzonej z jednego magazynu
7. 7. Sortly — Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zapasami pod względem łatwości obsługi
8. 8. Settle — Najlepsze dla firm z sektora CPG
9. 9. Odoo Inventory — Najlepsze darmowe oprogramowanie do zarządzania zapasami o otwartym kodzie źródłowym
10. 10. RightControl — Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do zarządzania zapasami z platformą dodatków

6. Regularnie przeprowadzaj inwentaryzację wybranych partii zapasów 

Inwentaryzacja wybranych partii zapasów polega na regularnym liczeniu wybranych sekcji zapasów. 

Jest to konieczne, aby upewnić się, że liczby zapasów w oprogramowaniu odpowiadają rzeczywistości. 

Im częściej przeprowadzasz audyt zapasów, tym większa będzie ich dokładność. Dlatego planuj inwentaryzację wybranych partii tak często, jak to możliwe. 

Zorganizuj wyspecjalizowane zespoły do wykonania tego zadania. 

Duzi sprzedawcy internetowi mogą zaangażować wielu pracowników do przeprowadzania inwentaryzacji wybranych partii. W przypadku małych i średnich firm przypisz wybraną grupę pracowników do obsługi liczenia zapasów.

Aby zwiększyć efektywność inwentaryzacji wybranych partii, możesz:

• Zidentyfikuj i wycofaj przestarzałe, wadliwe i uszkodzone towary, gdy je zauważysz. 
• Używaj nowoczesnych technologii, takich jak systemy zarządzania zapasami, skanery kodów kreskowych, RFID i drony. 
• Ustal harmonogram liczenia zapasów, koncentrując się na tym, co najważniejsze. Przykład: licz produkty szybko rotujące co tydzień, a pozostałe co kwartał. Zastosowanie analizy ABC do segmentacji produktów okaże się tutaj pomocne.

Oprócz liczenia cyklicznego możesz również przeprowadzać kontrole w czasie rzeczywistym podczas przetwarzania zamówień, aby zapewnić stałą dokładność danych o zapasach. 

Marka odzieżowa sprzedająca hurtowo Michelle Mae zastosowała tę strategię, aby zapobiec błędnym stanom magazynowym wynikającym z nieświadomego wysyłania niewłaściwych produktów.  

Jak mówi założycielka Michelle Mae:

Przed wysyłką stosujemy system kontroli przez dwie osoby, zmniejszając wskaźnik błędów do poziomu poniżej 1%.

Dodatkowo co kwartał przeprowadzamy przeglądy zapasów, licząc każdą sztukę odzieży, aby zapewnić dokładność.

7. Zintegruj dane dotyczące zapasów

Braki produktów w magazynie mogą wystąpić, gdy dane nie są skoordynowane we wszystkich kanałach sprzedaży. 

Sprzedaż na platformach handlowych oraz prowadzenie wielu sklepów internetowych (i stacjonarnych) może łatwo doprowadzić do rozbieżności w informacjach o zapasach. 

Weźmy za przykład stratę zapasów w wysokości 4.6% w Walmart z powodu braków produktów podczas pandemii COVID-19. Klienci zgłaszali, że produkty oznaczone w internecie jako niedostępne (OOS) były dostępne w sklepie stacjonarnym.

Ta sytuacja ujawniła brak synchronizacji danych w czasie rzeczywistym między platformą handlu elektronicznego Walmartu a systemem zarządzania zapasami.

Każdy kanał powinien przedstawiać ogólny poziom zapasów. 

Poleganie na oprogramowaniu do zarządzania zapasami może sprawić, że synchronizacja między kanałami będzie szybka i łatwa.  Platformy takie jak SkuVault Core umożliwiają integrację z oprogramowaniem do zarządzania kanałami, takim jak Zentail. 

Umożliwienie platformom łatwej współpracy ułatwia uzyskanie bardziej dokładnych danych o stanach magazynowych.

8. Wykorzystaj technologię RFID

RFID (identyfikacja radiowa) zapobiega brakom produktów, zwiększając dokładność danych o poziomie zapasów. 

Gdy towary dotrą do magazynu, pracownicy mogą przymocować do nich znaczniki RFID. Każdy znacznik ma numer seryjny, można go śledzić i może przechowywać więcej informacji niż kod kreskowy. 

Ponadto umożliwiają szybsze liczenie cykliczne (zobacz wskazówkę nr 6) dzięki bezprzewodowej transmisji ich anten oraz możliwości odczytywania przez czytniki wielu znaczników jednocześnie. 

Dzięki aktualnym informacjom o bieżącym poziomie zapasów możesz szybko uzupełnić zapasy, gdy tylko osiągną ustalony poziom — jeszcze zanim pojawi się status SOS. 

Ucieszy Cię wiadomość, że: znaczniki i czytniki RFID stały się bardziej przystępne cenowo. 

McKinsey oszacował, że ceny znaczników spadły o 80%, a ceny czytników o prawie 50% w ciągu ostatniej dekady, uznając obniżki cen za najważniejszy czynnik rozwoju tej technologii w handlu detalicznym. 

9. Zidentyfikuj wzorce braków produktów

Pozornie nieistotne zdarzenia mogą poprzedzać sytuację braku produktu — łatwo je zignorować, jeśli nie wiesz, na co zwracać uwagę.

Przeanalizuj dane, aby znaleźć oznaki. Często trend po prostu się ujawni. Na przykład produkt może zawsze wyczerpywać się w tym samym tygodniu każdego miesiąca.

Aby jednak znaleźć przyczynę źródłową, trzeba będzie przyjrzeć się sprawie nieco dokładniej. 

Na przykład zauważasz, że niektóre okresy promocyjne zwykle prowadzą do większych braków magazynowych. Może to sygnalizować problemy, takie jak niewystarczające planowanie w obliczu skoków popytu (omówię, jak sobie z tym radzić, we wskazówce nr 14).

Wyrób sobie nawyk przeprowadzania audytów danych dotyczących zapasów, aby sprawdzić, czy możesz odkryć wzorce pomagające zapobiegać brakom magazynowym i ich wpływowi na Twoją firmę. 

10. Śledź trendy klientów

Wyprzedzaj wydarzenia, obserwując, co komunikuje Twój rynek docelowy i obecni klienci. 

Analizuj zachowania w internecie, aby sprawdzić, co zyskuje popularność i jaki może to mieć wpływ na wyniki Twojej firmy. Takie działania mogą usprawnić prognozowanie popytu, zapewniając bardziej szczegółową perspektywę tego procesu. 

Wiele platform, takich jak narzędzia do marketingu w mediach społecznościowych, systemy CRM oraz poczciwy Google Analytics, może pomóc Ci dostrzec pojawiające się trendy.  

Wykorzystanie tych narzędzi pozwala lepiej zrozumieć rynek, zapewniając podejmowanie dopasowanych decyzji na podstawie potrzeb klientów i celów firmy. 

Author's Tip

Osobiście zapisuję się do newsletterów, takich jak Exploding Topics, które analizują miliony wyszukiwań, rozmów i wzmianek, aby pokazywać, co zyskuje popularność.

11. Zbuduj silne relacje z dostawcami

W obliczu niestabilnego popytu w łańcuchu dostaw od czasu pandemii wzmacnianie relacji z dostawcami może przynieść znaczące korzyści.   

Aby zapobiec przyszłym brakom magazynowym, sprzedawca używanych luksusowych zegarków Precision Watches pracował nad  nawiązaniem silniejszych relacji z wieloma dostawcami, aby zapewnić bardziej odporny łańcuch dostaw.

Menedżer marketingu Sergey Traver wspominał sytuację, w której firma doświadczyła braku magazynowego po nieoczekiwanych opóźnieniach dostawcy: 

Nasz główny dostawca miał problemy logistyczne, które dodatkowo pogłębiły skutki naszego niedokładnego prognozowania.

Aby to naprawić, natychmiast skontaktowałem się z dostawcami drugorzędnymi i przyspieszyłem realizację zamówień, aby szybko uzupełnić zapasy.

Precision Watches nie jest w tym odosobniona.  

Według raportu Shopify niemal jedna trzecia ankietowanych sprzedawców Shopify Plus zbudowała bufory bezpieczeństwa dzięki lokalnemu zaopatrzeniu, znalezieniu nowych dostawców i współpracy z kilkoma dostawcami.

Budowanie trwałych relacji z tymi dostawcami wymaga nawiązania dwustronnej komunikacji oraz terminowego regulowania płatności. 

12. Wypróbuj zapasy zarządzane przez dostawcę (VMI)

Skoro wzmacniasz relacje z dostawcami, dobrym pomysłem może być przeniesienie ich na wyższy poziom poprzez wdrożenie zapasów zarządzanych przez dostawcę (VMI).

VMI pozwala dzielić z dostawcami odpowiedzialność za zarządzanie zapasami.

Jak zapobiega to brakom magazynowym? 

Źródła produktów, czyli sami dostawcy, przejmą sprawy w swoje ręce, monitorując punkty ponownego zamawiania zapasów i czasy realizacji. 

Takie rozwiązanie działa na korzyść Twojej marki, ponieważ możesz mieć pewność, że zapasy będą stale uzupełniane (do tego stopnia, że możesz zmniejszyć zapas bezpieczeństwa!).

To powiedziawszy, VMI zadziała tylko wtedy, gdy między Tobą a dostawcami panuje wystarczający poziom zaufania, ponieważ współpraca wymaga udostępniania danych i przekazania dostawcy kluczowej funkcji biznesowej.

13. Rozważ zapasy konsygnacyjne

Sytuacje braku towaru mogą wystąpić, gdy stale obawiasz się, że zapasy blokują Twoją płynność finansową. 

Jeśli brzmi to znajomo, sprawdź, czy konsygnacja jest możliwym rozwiązaniem dla Twojego rodzaju działalności.

W przypadku zapasów konsygnacyjnych dostawca zachowuje własność produktu do momentu, gdy klient kupi go od Ciebie. Oznacza to brak płatności z góry za towary, ale po ich sprzedaży dostawca otrzymuje część płatności.

W handlu elektronicznym często spotykamy się z tym w formie dropshippingu. Jednak inne firmy e-commerce mogą uznać to rozwiązanie za przydatne podczas testowania nowych produktów. 

📚 Polecane materiały

Dowiedz się więcej o innych procesach zarządzania zapasami w e-commerce, które możesz wypróbować, korzystając z naszych przewodników po zapasach just-in-time (JIT) i analizie ABC.

14. Dopasuj promocje i oferty specjalne do poziomu zapasów

Wiesz, co jest gorsze od sytuacji braku towaru? Brak towaru podczas prowadzenia wyprzedaży i promocji. 

Nie pamiętam, żebym kiedykolwiek cieszył się z tego, że przegapiłem okazję, a Ty?  To samo dotyczy Twoich klientów.

Według Kyle’a Hency’ego, byłego współzałożyciela Chubbies Shorts i obecnego dyrektora generalnego dostawcy oprogramowania ERP GoodDay, taki brak zapasów może wynikać ze złego międzydziałowego planowania zapasów przed sezonem. 

Zespoły marketingu cyfrowego powinny uczestniczyć w planowaniu popytu w takim samym stopniu jak zespoły łańcucha dostaw.

Żadne produkty o ograniczonej dostępności nie powinny trafiać do oferty rabatów ani ofert specjalnych—chyba że możesz zagwarantować ich szybkie uzupełnienie.

15. Aktywnie informuj kupujących

Czasami braków towaru nie da się uniknąć. Jeśli widzisz, że się zbliżają, nie próbuj ich ukrywać. 

Poinformuj o nich kupujących. Przejrzysta komunikacja to jedna z najlepszych strategii poprawy jakości obsługi klienta. 

James Wilkinson, dyrektor generalny marki suplementów Balance One, podzielił się ze mną tą historią:

Zainspiruj się sposobem, w jaki te marki poradziły sobie z tą sytuacją:

Na stronach produktów sklep internetowy ze zbiornikami magazynowymi Tank Retailer podaje aktualne informacje o czasie realizacji zamówienia oraz formularz kontaktowy, który pozwala klientom zapytać o bieżące terminy wysyłki:

Według właściciela, Lou Haverty'ego. „To skuteczne rozwiązanie, ponieważ zapobiega zaskoczeniu klientów dłuższym czasem wysyłki po dokonaniu zakupu”.

Marka e-commerce Le Puzz wykorzystuje wiadomości e-mail, aby rozpowszechniać informacje o swojej sytuacji związanej z brakiem produktów w magazynie:

Sprzedawca na Etsy Nandemocreative opublikował informacje o dostępnych produktach na platformie X (Twitter) przed nadchodzącym wydarzeniem typu pop-up:

Jeśli nie udało Ci się na czas zauważyć informacji o braku produktu w magazynie, natychmiast skontaktuj się z zainteresowanymi klientami i napraw sytuację. Oto sposoby, jak sobie z tym poradzić:

• Zaoferuj rabaty lub zachęty.
• Zaproponuj alternatywne produkty. 
• Podaj szacowany termin ponownej dostępności produktu, którego brakuje w magazynie (tak jak w strategiach Balance One i Tank Retailer).

Przemyślenia na koniec

Braki produktów w magazynie negatywnie wpływają na wynik finansowy. Można im jednak zapobiegać. 

Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz podejmować nadzwyczajnych działań, aby zobaczyć rezultaty.  Na przykład Balance One jedynie wdrożyła prognozowanie oparte na danych, stworzyła zdywersyfikowaną sieć dostawców i nauczyła się proaktywnie komunikować z klientami. 

Same te działania pozwoliły marce suplementów od tamtej pory uniknąć problemów związanych z brakami produktów w magazynie. 

Jak podzielił się Wilkinson,  „Poziom zadowolenia klientów z dostępności produktów jest bardzo wysoki, zgodnie z wynikami ostatnich ankiet przeprowadzonych po zakupie”.

Podobnie jak w przypadku Balance One, połączenie tych wskazówek może zdziałać cuda w zapobieganiu brakom produktów w magazynie. Nie są one też trudne do wdrożenia, ponieważ wiele z nich można zautomatyzować za pomocą zaawansowanego systemu zarządzania zapasami.

Wykorzystanie takiego systemu było najczęściej powtarzaną radą, jaką usłyszałem od właścicieli firm i ekspertów ds. zapasów, z którymi rozmawiałem na temat zapobiegania brakom produktów w magazynie, więc nie bagatelizuj jej. 

Pogłęb swoją wiedzę na temat oprogramowania do zarządzania zapasami, czytając poniższe materiały: 

• Oto najlepsze narzędzia do zarządzania zapasami w e-commerce
• Poznaj niezbędne funkcje, które powinno mieć Twoje narzędzie do zarządzania zapasami. 
• Przeczytaj o dodatkowych sposobach na ogólną poprawę zarządzania zapasami oraz o sposobach przeznaczonych konkretnie dla e-commerce.

Czy chcesz otrzymywać najnowsze porady dotyczące zarządzania zapasami w e-commerce i nie tylko? Zapisz się do biuletynu The Retail Exec, aby najciekawsze informacje trafiały prosto do Twojej skrzynki odbiorczej.