Key Takeaways
Prijzen verschillen op basis van functies, gebruik en serviceniveau van het verkooppuntsysteem: Meer functies of intensiever gebruik betekenen vaak hogere softwarekosten of tarieven voor betalingsverwerking
De aanvangskosten weerspiegelen niet de totale kosten: Let op extra's zoals bonprinters, barcodescanners of kosten voor creditcardverwerking, die na verloop van tijd kunnen oplopen
Richt je niet alleen op de prijs, maar op rendement en schaalbaarheid: Investeer in een verkooppuntsysteem dat meegroeit met je detailhandelsbedrijf en op lange termijn waarde oplevert
De prijs van kassasystemen (POS-systemen) kan variëren van $50 tot $1,000+ per maand. Kleinere bedrijven beginnen vaak rond $50 per maand, terwijl grotere retailers $1,000 of meer uitgeven. Hardware, betalingsverwerking en uitbreidingen kunnen de kosten verhogen. Daarom is het belangrijk om te weten waarvoor je werkelijk betaalt.
Deze gids is bedoeld voor kopers, financiële managers en afdelingshoofden die betrokken zijn bij budgettering of inkoop. Ik bespreek gemiddelde kostenbereiken, prijsmodellen en verborgen kosten. Je krijgt ook advies over het evalueren van het rendement op je investering. Zo wordt het nemen van een beslissing over de prijs van je POS-systeem eenvoudiger.
De kostencalculator voor POS-systemen van The Retail Exec
Wil je snel de kosten van een POS-systeem inschatten? Probeer onze kostencalculator:
Typische prijzen per bedrijfsgrootte
De totale kosten van een POS-systeem groeien mee met de omvang van je bedrijf, wat gevolgen heeft voor je budget en de mogelijkheden van het systeem. Als je weet hoe de kosten verschillen, kun je je keuze voor een POS-systeem beter afstemmen op je bedrijfsvoering:
| Bedrijfsgrootte | Typische prijsklasse | Wat meestal inbegrepen is | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciers |
|---|---|---|---|
| BedrijfsgrootteKlein bedrijf | Typische prijsklasse$50-$150/ maand | Wat meestal inbegrepen isBasisfuncties zoals verkoopregistratie, voorraadbeheer en afrekentools | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersCafés, boetieks, foodtrucks Vend, Square (en andere mobiele POS-systemen) |
| BedrijfsgrootteMiddelgroot bedrijf | Typische prijsklasse$150-$500/ maand | Wat meestal inbegrepen isGeavanceerde verkooprapporten, klantrelatiebeheer en integraties | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersRestaurants, winkels Toast, Clover |
| BedrijfsgrootteGroot bedrijf | Typische prijsklasse$500-$1,000 /maand | Wat meestal inbegrepen isUitgebreide analyses, beheer van meerdere locaties en medewerkers | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersSupermarkten, grote winkelketens Lightspeed, Revel |
| BedrijfsgrootteZeer groot bedrijf | Typische prijsklasse$1,000+/ maand | Wat meestal inbegrepen isVolledig pakket met ondersteuning en integraties op ondernemingsniveau | Veelvoorkomende toepassingen en leveranciersGrote franchiseketens, wereldwijde retailers Oracle, SAP |
Have an account? Log In
Welke factoren beïnvloeden de prijs van POS-systemen?
Bij het kiezen van het juiste POS-systeem is het belangrijk om te begrijpen hoe functies zoals transactielimieten, integratie van POS-hardware en ondersteuningsdiensten van invloed zijn op wat je betaalt. POS-systemen hebben in de loop der jaren een lange ontwikkeling doorgemaakt en deze veranderingen hebben invloed gehad op hun prijs.
Dit heeft invloed op de prijzen van POS-systemen:
| Factor | Invloed op de prijs |
|---|---|
| FactorModules voor regelgeving | Invloed op de prijsAls je retailbedrijf actief is in een gereguleerde sector, betaal je mogelijk extra voor functies voor naleving van regelgeving. Afhankelijk van de complexiteit kunnen deze maandelijkse kosten van $50-$200 toevoegen. |
| FactorGespecialiseerde sjablonen | Invloed op de prijsBranchespecifieke sjablonen vereenvoudigen de installatie, maar kunnen vooraf meer kosten. Reken op $100-$500 voor gespecialiseerde modules die aansluiten bij de behoeften van je e-commerce- of fysieke bedrijf. |
| FactorTags voor gebruiksscenario's | Invloed op de prijsAangepaste POS-functies voor unieke bedrijfstypen kunnen de kosten met $25-$100 per maand verhogen. Ze zorgen er echter voor dat het systeem je specifieke bedrijfsactiviteiten efficiënt ondersteunt. |
| FactorTransactielimieten | Invloed op de prijsAls je de transactielimieten overschrijdt, kunnen er extra kosten voor betalingsverwerking van $0.10-$0.30 per kaarttransactie ontstaan. Kies daarom een abonnement dat aansluit bij je verkoopvolume. |
| FactorHardware-integratie | Invloed op de prijsIntegratie met bestaande POS-terminals, kassalades of bonprinters kan installatiekosten met zich meebrengen of de aanschaf van compatibele POS-hardware vereisen. Dit kan $200-$1,000 aan je initiële kosten toevoegen. |
| FactorOndersteuningsdiensten | Invloed op de prijsPremiumondersteuning, zoals 24/7-assistentie, kan $50-$150 per maand toevoegen. Zo krijgt je team tijdig hulp bij zowel POS-software als hardware wanneer dat nodig is. |
Prijsvergelijking van POS-systemen
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste keuze voor installatie- en gebruiksgemak | Met het gratis abonnement betaal je alleen voor transacties | Vanaf 2.6% + 10¢ | Website | |
| 2 | Het beste voor B2B-verkopers | Gratis offerte beschikbaar | Prijs op aanvraag | Website | |
| 3 | Het beste voor bedrijven met een hoog transactievolume in uiteenlopende sectoren | Gratis proefperiode van 3 maanden | Vanaf $79/maand | Website | |
| 4 | Beste voor realtime voorraadbeheer | Gratis proefversie + gratis demo beschikbaar | Vanaf $59/maand | Website | |
| 5 | Het beste voor e-commercebedrijven | 14 dagen gratis proberen | Vanaf $39/maand en 2.7% | Website | |
| 6 | Beste voor aanpasbaarheid | Geen gratis proefperiode | Vanaf $59/maand + betalingsverwerking | Website | |
| 7 | Beste voor hardwarebundels | Prijs op aanvraag | Website | ||
| 8 | Beste voor bedrijven met hoge volumes | De software is gratis. Je betaalt alleen voor transacties. | Vanaf 1.86% + 8¢ | Website | |
| 9 | Beste alles-in-éénsysteem voor kleine bedrijven | Gratis proefperiode van 30 dagen | Vanaf $14.95/maand en 2.3% + 10¢ | Website | |
| 10 | Beste voor directe creditcardverwerking | Gratis offerte beschikbaar | Prijzen op aanvraag | Website |
Prijsmodellen begrijpen
Prijsmodellen verschillen. Opties zoals kosten per gebruiker of getrapte maandabonnementen hebben een andere invloed op je budget dan alleen de vermelde prijs. Hier volgt een overzicht van veelvoorkomende modellen:
| Prijsmodel | Hoe het werkt | Waarop je moet letten |
|---|---|---|
| PrijsmodelPer gebruiker of werkplek | Hoe het werktJe betaalt een bedrag voor elke gebruiker die toegang heeft tot het systeem | Waarop je moet lettenDe kosten kunnen snel oplopen naarmate je team groeit of als je specifieke tools voor personeelsbeheer nodig hebt, zoals toegang op basis van rollen |
| PrijsmodelPer gebruik | Hoe het werktDe kosten zijn gebaseerd op hoeveel je het systeem gebruikt, zoals verwerkte kaartbetalingen of pintransacties | Waarop je moet lettenVeelvuldig gebruik kan leiden tot onverwachte kosten (zoals transactiekosten) als dit niet nauwlettend wordt gecontroleerd |
| PrijsmodelAbonnement met verschillende niveaus | Hoe het werktVerschillende prijsniveaus bieden uiteenlopende functies en limieten | Waarop je moet lettenBetaal niet voor POS-functies die je niet nodig hebt en groei niet te snel uit je gekozen niveau |
| PrijsmodelAangepaste offerte | Hoe het werktDe prijs wordt afgestemd op de specifieke behoeften van je bedrijf | Waarop je moet lettenHet kan lastig zijn om dit te vergelijken met andere POS-aanbieders zonder duidelijke vergelijkingspunten |
| PrijsmodelBetalen naar gebruik of jaarlijks | Hoe het werktBetaal maandelijks of sluit een jaarcontract af voor een gereduceerd tarief | Waarop je moet lettenJaarabonnementen kunnen geld besparen, maar leggen je wel voor langere tijd vast. Zorg er dus voor dat je op de lange termijn tevreden bent met de service |
Verborgen kosten en extra kosten om op te letten
Bij het beoordelen van de prijs van een POS-systeem is het cruciaal om verder te kijken dan de vermelde prijs. Verborgen kosten, zoals installatiekosten of premiumondersteuning, kunnen je onaangenaam verrassen.
Sommige systemen brengen mogelijk kosten in rekening voor training, onlinebestellingen of integraties die niet bij de basisprijs zijn inbegrepen. Controleer altijd de opties voor de goedkoopste creditcardverwerking om transactiekosten te beperken. Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende verborgen kosten:
- Hardware-upgrades: Het vervangen of upgraden van terminals, bonprinters of barcodescanners kan honderden dollars kosten, vooral bij leveranciers zoals Clover of Toast.
- Verwerkingskosten voor betalingen: Sommige aanbieders, zoals Square en Shopify POS, verplichten je om hun betalingsverwerking tegen vaste tarieven te gebruiken, waardoor de kosten snel kunnen oplopen.
- Integratiekosten: Voor het koppelen van je POS aan e-commerce, boekhouding of klantenloyaliteitsprogramma's kunnen extra maandelijkse kosten of eenmalige installatiekosten in rekening worden gebracht door leveranciers zoals Lightspeed of Revel.
- Premiumondersteuning: Toegang tot 24/7-ondersteuning of vaste accountmanagers kost vaak extra, zoals bij Toast en NCR Silver.
- Software-uitbreidingen: Geavanceerde functies zoals uitgebreide rapportages, cadeaubonnen of marketingtools worden door leveranciers zoals Vend en Clover vaak als betaalde uitbreidingen verkocht.
- Kosten voor vroegtijdige contractbeëindiging: Als je je contract voortijdig beëindigt, kunnen hoge boetes volgen, vooral bij langlopende overeenkomsten van aanbieders zoals Oracle MICROS.
- Naleving en beveiliging: PCI-naleving, gegevensback-ups of beveiligingsupgrades zijn mogelijk niet inbegrepen in de basisprijs en kunnen bij veel zakelijke leveranciers tot extra kosten leiden.
De ROI van je investering in POS-systemen maximaliseren
ROI moet leidend zijn bij je aankoopbeslissing voor POS-systemen, omdat het bijhouden ervan je investering kan omzetten in meetbaar succes:
Tijdsbesparing
Automatisering en gestroomlijnde werkprocessen kunnen de handmatige inspanningen drastisch verminderen, waardoor je team meer ruimte krijgt voor strategische taken. Bedenk welke handmatige processen het moderne POS-systeem zal vervangen en hoeveel tijd je team mogelijk kan besparen.
Vraag leveranciers om tijdbesparende functies te demonstreren aan de hand van een typische gebruikssituatie. Deze praktische evaluatie kan je helpen om de potentiële ROI in concrete cijfers te meten.
Foutreductie
Door minder handmatige overdrachten en berekeningen te gebruiken, verklein je het risico op kostbare fouten. Breng in kaart waar momenteel fouten ontstaan en hoe de POS-oplossing deze kan verminderen.
Laat leveranciers demonstreren hoe gegevensvalidatie en controle binnen het platform worden beheerd. Dit inzicht helpt je om de waarde van minder fouten en betere besluitvorming te kwantificeren.
Nalevingsproblemen voorkomen
Ingebouwde nalevingsfuncties kunnen je helpen boetes en audits te voorkomen door te voldoen aan wettelijke normen en industrienormen, vooral in combinatie met de juiste trainingsprotocollen voor personeel. Vraag naar de specifieke nalevingsfuncties die zijn inbegrepen en of het platform je branchevereisten ondersteunt.
POS-systemen voor winkels, POS-systemen voor restaurants en POS-systemen voor e-commerce bevatten deze functies vaak standaard — dit is een belangrijk voordeel van POS-systemen voor winkels. Vraag om voorbeelden van situaties waarin het systeem nalevingsproblemen heeft helpen voorkomen. Zo kun je de kostenbesparingen beoordelen die gepaard gaan met naleving.
Adoptie door meerdere teams of consolidatie
Het gebruik van één tool door meerdere teams, het beheren van meerdere winkels of het vervangen van verschillende tools door één tool kan kosten verlagen en de afstemming binnen teams verbeteren. Bepaal welke POS-systemen meerdere tools kunnen vervangen en beperk vervolgens van daaruit uw selectie.
Vraag leveranciers om voorbeelden van succesvolle implementaties binnen verschillende functies. Dit inzicht kan u helpen bij het beoordelen van de werkelijke ROI en de winstgevendheid op lange termijn van het gebruik van uitgebreide tools.
Tips voor het onderhandelen over de prijzen van POS-systemen
De kosten van POS-software zijn vaak flexibel en een goede voorbereiding kan een groot verschil maken voor het resultaat. Met sterke onderhandelingstactieken kan uw team betere prijzen en contractvoorwaarden bedingen zonder functionaliteit op te offeren. Gebruik deze tips om uw onderhandelingsstrategie te verbeteren:
- Vergelijk concurrenten: Vergelijk de prijzen met die van vergelijkbare leveranciers om inzicht te krijgen in het markttarief. Gebruik deze informatie om aan te dringen op concurrerende prijzen die gelijk zijn aan of lager liggen dan die van alternatieven.
- Kortingsmogelijkheden: Vraag naar kortingen voor start-ups, non-profitorganisaties of langdurige verbintenissen. Veel leveranciers bieden deze groepen lagere tarieven, waardoor uw kosten aanzienlijk kunnen dalen.
- Prijzen voor proefprogramma's of gefaseerde implementatie: Onderhandel over een proefperiode of gefaseerde implementatie om het systeem te testen voordat u zich volledig vastlegt. Zo kunt u beoordelen of het systeem geschikt is zonder een grote investering vooraf.
- Verlengings- en exclusiviteitsclausules: Bespreek de voorwaarden voor verlenging en vermijd lange periodes waarin u aan het contract vastzit. Flexibiliteit in de contractvoorwaarden kan u beschermen tegen toekomstige prijsverhogingen of veranderingen in uw behoeften.
- Gebruikmaken van gezamenlijke inkoop of ondersteuning bij inkoop: Gebruik de gezamenlijke inkoopkracht of ondersteuning bij inkoop om volumekortingen te bedingen. Samenwerken met andere afdelingen of bedrijven kan u meer onderhandelingskracht geven voor betere deals.
Wat is de volgende stap?
Nadat u een budget voor een POS-systeem heeft vastgesteld, is de volgende stap het kiezen van POS-software die aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.