Wat is PIM-software & wat kost het?

Maar voordat ik verderga, is een definitie van PIM-software op zijn plaats. 

Wat is PIM-software?

Het belangrijkste doel van PIM-software is om alle nauwkeurige productgegevens in één centraal programma te verzamelen, zodat alle afdelingen over één betrouwbare informatiebron beschikken voor hun producten—zowel bestaande als nieuwe producten. Hierdoor kan het bedrijf op elk moment toegang krijgen wanneer specifieke gegevens of stamgegevens moeten worden aangepast of gebruikt voor dagelijkse taken.

PIM-tools omvatten productgegevensbeheer via meerdere distributiekanalen. Door een gecentraliseerd programma voor informatie te gebruiken, kunnen alle relevante medewerkers dezelfde informatie bekijken. Wanneer iets wordt aangepast of bijgewerkt, automatiseert het systeem de wijzigingen in realtime voor iedereen die toegang heeft tot het systeem.

De productgegevens die in PIM-software zijn opgeslagen omvatten alles wat te maken heeft met de marketing en verkoop van een product. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de productcatalogus, SKU's, productbeschrijvingen, productkenmerken, de productlevenscyclus, taxonomie, afbeeldingen, productmiddelen zoals installatiehandleidingen of technische specificaties, video's en alle relevante referentienummers, productie-informatie en magazijninformatie.

Enkele voorbeelden van PIM-systemen zijn Akeneo, Salsify, inRiver, Pimcore (een open-sourceoptie) en Plytix. Als je overweegt om in de nabije toekomst PIM-software aan te schaffen, bekijk dan onze lijst met de 10 beste PIM-softwareoplossingen voor productinformatiebeheer.

Belangrijke functies van PIM-software

Hier volgen enkele functies die PIM-software vaak bevat.

• Productinhoudbeheer (PCM) omvat het beheren van inhoud rond het product, zoals beschrijvingen, kenmerken, voordelen, productnamen en meer. Een belangrijk onderdeel van deze functie is de verspreiding van productinhoud, die ervoor zorgt dat de inhoud consistent is via alle verkoopkanalen, retailers en distributeurs.
• Productgegevensbeheer (PDM) gaat meer over de gegevens van het product, waaronder de prijs, verkoopgegevens, maateenheden, technische specificaties en meer. 
• Catalogusbeheer zorgt ervoor dat je productgegevens in je volledige productcatalogus kunt beheren, evenals productmiddelen zoals afbeeldingen, logo's en video's.
• Gegevensverrijking omvat het verbeteren van de algehele kwaliteit en nauwkeurigheid van de productgegevens door gegevens uit meer bronnen te halen, de zichtbaarheid te vergroten en mogelijkheden voor gegevensopschoning te bieden.
• Vertaling en/of lokalisatie helpt bij het snel verwerken van meertalige productgegevens, waarbij de nauwkeurigheid wereldwijd en in realtime behouden blijft

Welke andere software houdt verband met PIM-software?

Er zijn enkele andere softwaretypen die vaak hand in hand gaan met PIM-software voor e-commerce. Soms worden al deze softwaretypen gecombineerd in een softwaresuite. Op andere momenten gebruik je ze afzonderlijk of integreer je ze om efficiënter te werken. 

• Software voor masterdatabeheer (MDM): Dit type software wordt ook gebruikt voor het opslaan van gegevens die door iedereen binnen een organisatie moeten kunnen worden geraadpleegd, maar het wordt gebruikt voor alle bedrijfsgegevens en niet alleen voor productgegevens. Dit omvat klant- en cliëntgegevens, KPI's van het bedrijf, transactie- en verkoopgegevens en meer. 
• Software voor beheer van digitale bedrijfsmiddelen (DAM): Dit type software is gericht op het opslaan en beheren van bedrijfsmiddelen, waaronder bestanden, documenten, afbeeldingen, video's, facturen, merklettertypen, merklogo's en meer kunnen vallen. 
• Contentbeheersysteem (CMS): Met dit type software kunnen bedrijven digitale content toevoegen, creëren, wijzigen, bijwerken en bewerken. Dit omvat productcontent zoals beschrijvingen, prijzen en kenmerken, evenals andere websitecontent zoals blogposts, 'over ons'-pagina's of contactpagina's. 
• Software voor geïntegreerde bedrijfsplanning (ERP-systemen): Dit type software is meer gericht op het beheren van algemene bedrijfsprocessen, zoals boekhouding, voorraadbeheer, klantrelatiebeheer (CRM), beheer van inkooporders, orderafhandeling, de toeleveringsketen en meer.  
• Software voor productervaringsbeheer (PXM): PXM-software is nauw verwant aan PIM-software, maar PXM-software richt zich meer op de gebruikerservaring van het product tijdens de volledige klantreis. De software is bedoeld om ervoor te zorgen dat klanten precies vinden wat ze nodig hebben, ongeacht met welk verkoop- of e-commerceplatform ze werken. 

Kosten van PIM-software

Zoals bij elk type software kunnen de kosten sterk variëren, afhankelijk van het type software en de specifieke behoeften van gebruikers. Hetzelfde geldt voor software voor productinformatiebeheer. 

Factoren die van invloed kunnen zijn op de kosten van PIM-software zijn onder meer licentiekosten, maatwerk, implementatie, automatisering, training, het aantal gebruikers, schaalbaarheid en eventueel doorlopend onderhoud. Zodra je je behoeften met betrekking tot elk van deze factoren in kaart hebt gebracht, kun je een behoorlijk nauwkeurige kostenraming opstellen voor het type software dat je nodig hebt. 

De kosten van PIM-oplossingen kunnen worden opgesplitst in kosten voor het analyseren van je behoeften, het afstemmen van de oplossing op je bedrijf, het implementeren van de oplossing en licentiekosten. Zodra je elk van deze categorieën hebt beoordeeld, krijg je een beter beeld van de totale kosten van PIM-software. 

Elk bedrijf stelt andere eisen aan een PIM-oplossing. Elke complexiteit beïnvloedt de kostenraming voor PIM-software binnen deze 4 kostencategorieën voor PIM.

1. Analyse 

De kosten die met deze fase gepaard gaan, houden verband met het beoordelen van de behoeften en zijn gericht op de zoektocht naar PIM-software. Dit omvat het beoordelen van de huidige markt, het bijwonen van conferenties of het deelnemen aan workshops. Als niemand binnen het bedrijf dit kan doen, kan het inschakelen van een PIM-consultant helpen, maar dit brengt extra kosten met zich mee.

De analyse omvat ook een beoordeling van het bedrijf. Je moet inzicht krijgen in de belanghebbenden, bedrijfsvereisten, het budget en eventuele criteria voor het wel of niet doorgaan met PIM-software.

2. Afstemming

Een PIM-oplossing moet aansluiten bij de doelen en visie van je bedrijf, evenals bij je bestaande procesecosysteem voor productinformatie, IT en meer. Wie en wat wordt beïnvloed door de nieuwe oplossing? Zijn er zaken die niet kunnen worden gewijzigd? 

Zodra alles is beoordeeld, kan het aanpassen van het systeem daadwerkelijk beginnen. Dit omvat integraties en functionaliteit met andere software, zoals de hierboven genoemde, het vastleggen van productinformatie en productcontent, het toevoegen van kanalen en teamwerkstromen.

3. Implementatie 

Zodra de afstemming en aanpassingen zijn afgerond, kan de implementatie beginnen. De kosten in deze fase omvatten het inwerken, teamtraining, het migreren van content en processen naar het nieuwe PIM-platform en eventuele kosten voor de installatie. Deze kosten ontstaan doorgaans gedurende het eerste jaar tot 18 maanden, hoewel het aanpassen van het systeem doorgaat wanneer het upgrades en wijzigingen nodig heeft.

4. Licentie

Dit is de belangrijkste kostenpost achter PIM-software, maar het is belangrijk om te begrijpen dat dit niet de enige kostenpost is, zoals in de bovenstaande fasen is vermeld. Sommige SaaS-PIM-softwareopties brengen maandelijkse kosten in rekening, vaak variërend van $450 tot $850 per maand, terwijl sommige softwareleveranciers jaarlijks kosten in rekening brengen, ongeveer $15.000 per jaar.

De meeste softwarebedrijven hanteren een glijdende schaal, waarbij ze meer in rekening brengen voor meer functies en gebruikers en minder voor minder functies en gebruikers. Hier zijn enkele factoren die van invloed kunnen zijn op het abonnement dat je nodig hebt.

• Bedrijfsmodel
• Aantal en typen producten die worden beheerd
• Aantal en typen productcategorieën die worden beheerd
• Typen informatie die worden beheerd
• Complexiteitsniveau van de relatie tussen producten
• Aantal talen dat de software moet ondersteunen
• Aantal medewerkers dat de software zal gebruiken

Het online vinden van prijzen kan lastig zijn, omdat leveranciers een passende offerte willen opstellen die aansluit bij de specifieke behoeften van het bedrijf, in plaats van de kosten te gokken en te hoog in te schatten. De grote verscheidenheid aan kosten weerspiegelt het brede scala aan variabelen die betrokken zijn bij het bepalen van het uiteindelijke factuurbedrag. Daarom zullen prijzen die zonder overleg worden gegeven, niet nauwkeurig zijn.

Wat de kosten van PIM-software ook zijn, de kans is groot dat deze uw bedrijf op termijn geld zal besparen door gegevens te leveren die gecentraliseerd, nauwkeurig en gebruiksvriendelijk zijn.

Levering, inkoop, voorraadbeheer en vragen van klanten worden allemaal geoptimaliseerd. Dat betekent dat er meer geld wordt bespaard, waardoor eventuele kosten voor het installeren en lokaal gebruiken van PIM worden gecompenseerd.

Stroomlijn uw gegevens met PIM-tools en PIM-software

Hoe ziet uw huidige PIM-proces eruit? Overweegt u te investeren in een systeem voor productinformatiemanagement? Laat het ons weten in de reacties hieronder.

Voor meer informatie over essentiële e-commercetools, tips en trends kunt u zich abonneren op de nieuwsbrief van The Retail Exec.

Meer geweldige ECM-content:

• 6 beste praktijken voor productinformatiemanagement
• Een onlineproductcatalogus maken met PIM-software
• 10 beste PIM-softwareoplossingen voor productinformatiemanagement
• Gids voor e-commerce-ERP: zo krijgt u controle over uw bedrijfsactiviteiten
• 10 beste e-commerce-ERP-softwareoplossingen
• 10 beste softwareoplossingen voor productgegevensbeheer in e-commerce
• 20 beste e-commercetools