Voorraadbeheer door leveranciers: van concept tot implementatie
De droom van uitbesteed voorraadbeheer: Sommige bedrijven ervaren verlichting door het voorraadbeheer uit te besteden, waardoor de last van rapportages en zorgen over bestelschema's afneemt.
Minder rapportages, meer ontspanning: Uitbesteed voorraadbeheer vermindert de behoefte aan voortdurende analyse van rapporten, waardoor kostbare tijd vrijkomt voor andere bedrijfsactiviteiten.
De verantwoordelijkheden voor voorraad opnieuw definiëren: Door voorraadverantwoordelijkheden over te dragen, kunnen bedrijven zich op andere zaken richten, in het vertrouwen dat voorraadniveaus en bestelbehoeften efficiënt worden beheerd.
Vertrouwen in deskundige handen: Door voorraadtaken te delegeren, kunnen bedrijven vertrouwen op gespecialiseerde expertise voor het beheren van de voorraad, het stroomlijnen van processen en het tijdig plaatsen van nieuwe bestellingen.
Geen zorgen meer over nabestellingen: Het uitbesteden van voorraadbeheer geeft gemoedsrust, omdat de verantwoordelijkheid voor het handhaven van voldoende voorraadniveaus verschuift naar bekwame beheerders.
Kun je je voorstellen dat je de sleutels van je voorraadbeheerrijk overdraagt?
Voor sommige bedrijven klinkt dat misschien als een droom. Denk aan: minder rapporten om door te nemen en iemand anders die zich zorgen maakt over wanneer er opnieuw moet worden besteld.
Voor anderen bezorgt het idee hun de rillingen.
Want more from The Retail Exec?
Sign up for a free membership to complete reading this article:
Have an account? Log In
Wat als er iets misgaat?
Wie heeft er eigenlijk de controle?
Voorraadbeheer door leveranciers (VMI) roept veel vragen op, en terecht. Je herstructureert je toeleveringsketen en vertrouwt erop dat iemand anders de leiding neemt.
Laten we deze op vertrouwen gebaseerde strategie voor de toeleveringsketen verduidelijken, zodat twijfels en angst je niet in de weg staan van wat misschien wel de juiste oplossing is.
Wat is voorraadbeheer door leveranciers (VMI)?
Voorraadbeheer door leveranciers (VMI) is een samenwerkingsproces voor voorraadbeheer waarbij je je leveranciers achter de schermen de zaken laat regelen.
Met deze opzet gaan hun rollen verder dan alleen het leveren van goederen.
Ze beheren namens jou ook de voorraadstroom en regelen alles, van dagelijkse voorraadbeslissingen tot strategische vraagplanning.
Hun verantwoordelijkheden omvatten functies zoals:
- Voorraadniveaus controleren
- Toekomstige vraag voorspellen
- Bevoorradingscycli plannen
- Inkooporders aanmaken
- Veiligheidsvoorraadgrenzen beheren
- Voorraadrotatie volgen
- Bezorgschema's optimaliseren
- Aanpassen aan seizoensgebonden trends
Voorraadbeheer door leveranciers werkt twee kanten op.
Leveranciers krijgen een betere controle over hun werkprocessen en blijven de vraag voor. En jij kunt als retailer achteroverleunen en ontspannen, terwijl je profiteert van een nauwkeurigere voorraadregistratie en een flexibelere toeleveringsketen.
Bekende retailers zoals Walmart, Amazon en Bosch vertrouwen op VMI om hun bestellingen te automatiseren, vooral omdat ze talloze SKU's beheren en een uitgebreid netwerk van verkopers hebben.
Het VMI-proces: hoe werkt het (vergeleken met andere modellen)?
Bij traditioneel voorraadbeheer plaats je zelf bestellingen en houd je handmatig je voorraadniveaus en voorraadbewegingen bij.
Maar wanneer je je leveranciers het stuur laat overnemen, moet je een aantal niet-onderhandelbare zaken vastleggen, zodat alles zo soepel mogelijk verloopt. Dit zijn:
- Gedeelde gegevenstoegang. Leveranciers hebben realtime toegang tot je verkoop- en voorraadgegevens nodig om weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.
- Bevoorradingsovereenkomsten. Samen bepalen jullie de parameters voor minimale voorraadniveaus, bestelpunten en leveringsfrequentie.
- Op elkaar afgestemde prestatie-indicatoren. Beide partijen moeten het eens worden over KPI's zoals voorraadrotatie, voorraadtekorten en serviceniveaus (om er een paar te noemen).
Je hebt niet zoveel structuur en afstemming nodig wanneer je de voorraad intern beheert, toch?
Maar als je nog steeds met vragen zit en meer wilt begrijpen over hoe VMI werkt, laten we dan naar andere modellen kijken en analyseren waarin ze van elkaar verschillen:
- CMI (gezamenlijk beheerde voorraad): Je leverancier krijgt toegang tot je systeem en volledige inzage in je voorraadgegevens. Op basis van hun waarnemingen en analyse doen ze een aanbeveling, maar jij houdt de touwtjes in handen.
- Voorraad in consignatie: Producten blijven eigendom van je consignatiegever (leverancier) totdat jij (de consignatienemer) ze verkoopt. Dat klinkt als een win-winsituatie, maar het voorraadbeheer blijft jouw verantwoordelijkheid.
- Just-in-timevoorraad (JIT): Je ontvangt je producten pas wanneer dat nodig is. Het doel van JIT is om je voorraadniveau zo laag mogelijk te houden. Hier vind je een volledige handleiding over JIT als je denkt dat dit een betere voorraadbeheerstrategie voor jou is.
- Directe levering: Je verkoopt de goederen, maar raakt ze nooit aan. Dit vereist minder eigen inspanning dan VMI, omdat de bestellingen rechtstreeks van je leverancier naar je klant gaan.
- Cross-docking: Goederen worden binnengebracht, gesorteerd en direct weer verzonden, waardoor opslag overbodig wordt. Je werkt samen met je leveranciers en transportpartners om het tempo bij te houden, maar je ontvangt geen strategisch voorraadbeheer—het komt volledig op jou neer.
Klinkt deze voorraadbeheerstrategie geschikter voor jouw bedrijf? Lees deze handleiding voor meer informatie over cross-docking.
Hier is een snelle vergelijkingstabel om het een en ander duidelijker te maken:
| Model | Wie is eigenaar van de voorraad? | Wie beheert de aanvulling? | Het meest geschikt voor... |
|---|---|---|---|
| VMI | Leverancier | Leverancier | Samenwerkingsrelaties met uitgebreide gegevensuitwisseling |
| CMI | Retailer | Gedeeld (leverancier doet aanbevelingen) | Teams die begeleiding willen, maar de controle willen behouden |
| Consignatie | Leverancier (tot verkoop) | Retailer | Retailers die op zoek zijn naar aankopen met weinig risico |
| JIT | Retailer | Retailer | Efficiënte voorraadactiviteiten met strak georganiseerde toeleveringsketens |
| Directe levering | Leverancier | Leverancier | Fulfilmentmodellen waarbij je zelf weinig hoeft te doen |
| Cross-docking | Retailer | Retailer | Snel bewegende logistiek met hoge volumes |
Al deze voorraadbeheerstrategieën hebben voordelen. Je zult moeten beslissen wat het beste bij jouw bedrijf past.
En omdat we ons nu richten op VMI, zet ik op een rij wat je kunt winnen wanneer je ervoor kiest het voorraadbeheer aan je leveranciers toe te vertrouwen (en wat zij er in het proces ook aan hebben).
Belangrijkste voordelen van VMI voor retailers (en hun leveranciers)
VMI houdt meer in dan simpelweg achteroverleunen en iemand anders je voorraad laten stroomlijnen.
Hoewel het de voorraadstress bij jou wegneemt, doen je leveranciers dit niet uit liefdadigheid. Zij krijgen er ook iets voor terug.
Dit is waarom sommige retailers en leveranciers de voorkeur geven aan VMI:
Betere beschikbaarheid van voorraad
Uit een onderzoek bleek dat VMI voorraadtekorten met 31% kan verminderen
Dat is aanzienlijk, en grotendeels te danken aan het feit dat je leveranciers je voorraad aanvullen op basis van realtimevoorraadgegevens.
Lagere voorraadniveaus voor jou en geen grote wijzigingen in productieplanning en -schema voor hen.
Lagere voorraadkosten
Je hoeft je veiligheidsvoorraadniveaus niet te verhogen of je goederen tijdens het hoogseizoen te veel op voorraad te nemen , wat betekent dat je minder voorraadkosten hebt en meer schapruimte voor artikelen met een hoge omloopsnelheid.
Ook je partners profiteren. Zij hoeven zendingen niet te versnellen en kunnen hun opslagruimte optimaal benutten.
Het beste van alles is dat niemand de kosten van overproductie hoeft te dragen.
Efficiëntie van de toeleveringsketen
Omdat je leverancier zijn capaciteitsplanning kan aanpassen op basis van je realtimevoorraadstroom, kun je erop vertrouwen dat de aanvulling volgens schema plaatsvindt terwijl zij de leiding hebben.
Voorraadbeheer door de leverancier voorkomt het heen-en-weer overleg dat doorgaans plaatsvindt bij het opnieuw bestellen.
Betere vraagvoorspelling
Realtimegegevens zorgen ervoor dat beide partijen beter geïnformeerd zijn en maken ook voorraadvoorspellingen nauwkeuriger.
Je leveranciers krijgen bovendien een plaats op de eerste rij bij trends en productbewegingen, waardoor ze beter begrijpen wat je nodig hebt en wanneer.
Sterkere relaties
Denk er eens over na: Waarom zou je afscheid nemen van een leverancier die uitstekend werk levert bij het beheren van je voorraad?
Door hun grotere betrokkenheid bij je supplychainbeheer zijn ze uiterst moeilijk te vervangen.
Veelvoorkomende uitdagingen en risico’s van VMI
Al deze voordelen klinken aantrekkelijk, toch? Maar voordat je overhaaste stappen zet, moet je weten waarom VMI niet voor elke detailhandelaar de perfecte oplossing is.
Afhankelijkheid van leveranciers
Sommige merken zijn er simpelweg nog niet klaar voor om de controle over hun voorraad aan hun partners over te dragen.
En dat is begrijpelijk… We hebben het hier over je levensonderhoud.
Met VMI stel je je vertrouwen in een leverancier die altijd moet leveren, zich moet aanpassen en prioriteit moet geven aan jouw bedrijf. Dat niveau van betrouwbaarheid kan moeilijk bij al je partners worden gegarandeerd.
Juridische kosten
Je bespaart weliswaar op de administratie van je voorraad, maar je zult de juridische overheadkosten moeten dragen.
VMI brengt juridische waarborgen met zich mee—zoals geheimhoudingsovereenkomsten, aansprakelijkheid voor de voorraad en duidelijk omschreven SLA’s—om ervoor te zorgen dat je leveranciers op één lijn blijven.
Grotere detailhandelaren hebben juridische teams die dit zonder moeite afhandelen. Maar als je een relatief klein bedrijf runt, kan dit je financieel zwaar belasten.
Beschikbaarheid en compatibiliteit van technologische infrastructuur
Je leveranciers moeten over de technische mogelijkheden en expertise beschikken om echte gegevensuitwisseling mogelijk te maken.
Dat betekent onder meer geautomatiseerde voorraadupdates, actuele dashboards en nauwkeurige vraagvoorspellingen.
Als je partners niet over die infrastructuur beschikken of als je eigen systemen niet compatibel zijn, wordt het een moeizaam traject.
Mogelijke beveiligingsinbreuken
Het delen van gevoelige gegevens met een externe organisatie stelt de kwetsbare kant van je bedrijf bloot.
De cijfers bevestigen dit: 98% van de organisaties werkt samen met een derde partij die het slachtoffer is geworden van een beveiligingsinbreuk, en 29% van alle beveiligingsinbreuken kan worden herleid tot die verbindingen met derde partijen.
5 beste praktijken voor een succesvol VMI-programma
Hoe kunnen we een manier vinden om de veelvoorkomende valkuilen van VMI te omzeilen? Volg de onderstaande stappen om samen met je partners een succesvol VMI-programma op te zetten.
1. Stel een duidelijk kader, verwachtingen en grenzen vast
Grenzen zijn belangrijk in elke relatie—ja, dat heb ik gezegd. Bij voorraadbeheer door de leverancier kan dit betekenen dat je het volgende vastlegt:
- Contactpersonen. Bij wie kun je terecht als er vragen, problemen of goedkeuringen zijn? Dit werkt in beide richtingen, zodat de communicatie duidelijk en snel blijft.
- Servicelevelovereenkomsten (SLA’s). Wat zijn de formele verplichtingen van je leverancier op het gebied van bijvoorbeeld beschikbaarheid van voorraad, nauwkeurigheid van orderafhandeling en responstijden? Zo kun je je leveranciers verantwoordelijk houden.
- Opslagcapaciteit. Hoeveel producten passen er realistisch op je schappen? Je moet ervoor zorgen dat leveranciers ze niet overspoelen met overtollige voorraad.
- Aanvaardbare voorraadniveaus. Wat is het ideale voorraadniveau? Net genoeg om aan de vraag te voldoen zonder kapitaal vast te leggen.
- Voorraaddrempelwaarden. Op welke momenten moet je opnieuw bestellen? VMI is bedoeld om je schappen gevuld te houden zonder je te zwaar te belasten.
- Betalingsvoorwaarden. Hoe worden leveranciers betaald? Dit is zeer belangrijk, vooral als ze goederen verzenden voordat ze factureren.
- Retourbeleid. Hoe wordt omgegaan met onverkochte of beschadigde goederen? Hierin moeten de verantwoordelijke partij, de frequentie en het proces worden vastgelegd.
- Grenzen voor besluitvorming. Hoeveel zeggenschap houd je zelf? Door duidelijk vast te leggen wie welke beslissingen mag nemen, blijven beide partijen binnen hun eigen verantwoordelijkheden en uit elkaars vaarwater.
Door deze details vroegtijdig uit te werken en schriftelijk vast te leggen, houd je alles op koers, vooral wanneer zaken wat onduidelijk zijn—denk aan schommelingen in de vraag en interne veranderingen.
Een gebrek aan duidelijkheid over het eigenaarschap van de voorraad kan spanningen veroorzaken.
Op een dag gingen we ervan uit dat onze leverancier automatisch zou aanvullen op basis van oude patronen, maar ons verbruik nam sterk toe en zij hielden dit minder nauwlettend in de gaten dan we dachten.
We hebben dit opgelost door duidelijke SLA’s en wekelijkse evaluatiemomenten in te stellen.
2. Stem gezamenlijke KPI's en voorraadstatistieken op elkaar af
Je hebt me dit al eerder horen zeggen: gezamenlijke doelen en waarden vormen de basis voor een goed VMI-partnerschap.
En de manier waarop je die doelen meet, kan dienen als een compatibiliteitscontrole.
Ga voordat je verdergaat met je leverancier om de tafel en bepaal samen hoe succes er daadwerkelijk uitziet en hoe jullie dit allebei kunnen bijhouden.
Een aantal goede statistieken om mee te beginnen:
- Voorraadomloopsnelheid: Hoe snel worden producten verkocht en vervangen? Een hoge omloopsnelheid betekent meestal een gezonde vraag en een slimme voorraadplanning. Gebruik deze formule om de voorraadomloopsnelheid te berekenen:
Omloopsnelheid = (Kostprijs van de verkochte goederen (COGS) / Gemiddelde voorraadwaarde over een overeenkomstige periode) x 100
- Doorlooptijden: Hoe lang duurt het voordat de voorraad opnieuw is aangevuld zodra het bestelpunt is bereikt? Hoe korter en consistenter, hoe beter. Gebruik deze formule om de doorlooptijd te berekenen:
Doorlooptijd = Leveringsdatum van de bestelling - Aanvraagdatum van de bestelling
- Voorraadtekortpercentages: Hoe vaak raakt een product uit voorraad? Minder voorraadtekorten betekenen meer tevreden klanten. Gebruik deze formule om het voorraadtekortpercentage te berekenen:
Voorraadtekortpercentage = (Aantal voorraadtekorten / Totaal aantal bestellingen) x 100
- Voorraadkosten: Hoeveel kost het om voorraad aan te houden? VMI zou dit bedrag moeten verlagen. Gebruik deze formule om de voorraadkosten (%) te berekenen:
Voorraadkosten (%) = (Totale voorraadkosten / Totale voorraadwaarde) x 100
- Uitleveringsgraad: Welk percentage van de klantvraag wordt zonder onderbreking of nalevering vervuld? Gebruik deze formule om de uitleveringsgraad te berekenen:
Uitleveringsgraad = (Totaal aantal voltooide bestellingen / Totaal aantal bestellingen) x 100
- Bestelnauwkeurigheid: Komen bestellingen aan in de juiste hoeveelheid en staat? Gebruik deze formule om de bestelnauwkeurigheid te berekenen:
Bestelnauwkeurigheid = Getelde voorraad / Geregistreerde (verwachte) voorraad) x 100
- Transactiekosten: Besteed je te veel tijd of geld aan het beheren van bestellingen? Met VMI zou dat niet het geval moeten zijn.
Data is geweldig voor besluitvorming, maar is ook nuttig om op één lijn te blijven met je leveranciers. Houd ze bij om de sterke en zwakke punten van je samenwerking bloot te leggen.
3. Gebruik de juiste technologieset voor het delen van realtimegegevens
VMI is alleen succesvol als jij en je leveranciers dezelfde werkwijze hanteren en dezelfde voorraad- en verkoopgegevens gebruiken.
Het opzetten van een VMI-systeem vormt de basis en heeft grotendeels invloed op hoe snel je kunt lanceren.
Volgens Ashley Hetrick, segmentleider voor inkoop en toeleveringsketen bij BDO USA:
Een volwaardig VMI-programma duurt doorgaans 6 tot 12 maanden voor implementatie, ervan uitgaande dat het systeem realtimegegevensuitwisseling vereist.
Hier zijn drie integratiemethoden die je kunt gebruiken voor het delen van gegevens in een VMI-opstelling:
- Elektronische gegevensuitwisseling (EDI): Een gestandaardiseerd systeem dat gegevensoverdrachten tussen jou, je verkoopkanalen en interne systemen en die van je leverancier automatiseert.
- Cloudgebaseerde voorraadplatforms: Deze tools maken omvangrijke hardware en servers op locatie overbodig. Jij en je partners kunnen informatie delen over de realtimebeweging van je producten, ongeacht hun fysieke locatie.
- Enterprise-resourceplanningssystemen (ERP): Door een ERP-systeem te implementeren breng je al je bedrijfsprocessen en gegevens, waaronder voorraad, financiën en toeleveringsketen, samen op één plek. Het wordt sneller om VMI-gerelateerde beslissingen te nemen als je de benodigde informatie maar op één plek hoeft te zoeken.
Het opzetten van een naadloze uitwisseling tussen bestaande tools en je nieuwe oplossing is stap één. Stap twee is optimaal gebruikmaken van de informatie die deze produceert.
Hier is een voorbeeld: Cin7 Core voegt een AI-tool toe met de naam Cin7 ForesightAI, die op basis van deep learning vraagpieken voorspelt, bestelniveaus optimaliseert en nog veel meer.
Dit intelligentieniveau maakt van VMI een proactieve in plaats van een reactieve aanpak.
Of je nu kiest voor een cloudgebaseerde, ERP-geïntegreerde of door EDI aangedreven oplossing, je voorraadbeheersysteem moet kunnen inspelen op realtimebehoeften en gedeelde zichtbaarheid.
Als je je afvraagt welke platforms daadwerkelijk resultaat leveren, hebben we de beste opties voor VMI op een rij gezet:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
4. Geef prioriteit aan open communicatie en samenwerking
Gegevenssynchronisatie en automatisering zorgen ervoor dat iedereen op de hoogte blijft van regelmatige updates.
Maar abrupte veranderingen, zoals plotselinge verschuivingen in de vraag of productwijzigingen, moeten door beide partijen zo snel mogelijk worden gemeld. Hiervoor moet je duidelijke communicatiekanalen opzetten met alle belangrijke teamleden en belanghebbenden die bij het VMI-proces betrokken zijn.
Gebruik e-mail, interne berichtentools zoals Slack en Microsoft Teams en projectmanagementplatforms zoals Asana of Monday om iedereen op de hoogte te houden en verantwoordelijk te houden.
Brian Kroeker blikt terug op de implementatie van VMI bij zijn bedrijf, Little Rock Printing: “Goede communicatie lost de meeste problemen op.”
5. Investeer in verandermanagement en teamtraining
Verandering is niet eenvoudig, vooral niet als je te weinig in je mensen investeert.
Onderzoek toont zelfs aan dat tot 70% van de veranderinitiatieven mislukt door weerstand van medewerkers of een gebrek aan ondersteuning.
De overstap naar VMI heeft invloed op de manier waarop je team communiceert, samenwerkt en technologie gebruikt. Het vereist een mentaliteitsverandering. Iets waarbij je hen kunt helpen:
- Interne trainingssessies aanbieden die ingaan op het ‘wat’, ‘waarom’ en ‘hoe’ van voorraadbeheer door leveranciers
- De rol van elke functie in de overgang toelichten, zodat niemand hoeft te gissen.
- Duidelijk en toegankelijk beleid en procedures voor elke afdeling delen.
- Open feedbacklussen en voortdurende procesverbetering aanmoedigen.
Ik geef je een voorbeeld van waarom dit belangrijk is:
Zodra je gevoelige voorraad- en verkoopgegevens gaat delen met externe leveranciers, neemt je cyberrisico toe.
Strikte versleutelingsprotocollen en bijgewerkte beveiligingstools kunnen je slechts tot op zekere hoogte helpen. Zonder een goed opgeleid team zullen ze kwetsbaarheden niet snel genoeg herkennen en beperken om grootschalige datalekken te voorkomen.
Training is een belangrijk onderdeel van het geheel. Maar om je VMI-processen echt aan te scherpen, moet je al je teams (juridische zaken, inkoop, operations en IT) aan dezelfde tafel krijgen. Het doel is om afstemming tussen verschillende functies te creëren.
Soms kan het idee om het beheer van je voorraadbeheer aan je leveranciers over te dragen, zorgen baren.
Medewerkers die jarenlang de voorraad hebben beheerd, kunnen het gevoel krijgen dat hun expertise aan de kant wordt geschoven of zich zorgen maken dat leveranciers niet betrouwbaar zijn.
Om dit aan te pakken, zou ik aanraden om eenvoudige visuele handleidingen te maken die de rol van elke afdeling laten zien, zodat iedereen duidelijkheid heeft over het proces.
Ik zou ook aanraden om het medewerkers gemakkelijk te maken omfeedback te geven over wat goed werkt en wat moet worden aangepast. Zo kun je problemen signaleren voordat ze kostbare problemen worden
Zo kies je het juiste systeem voor voorraadbeheer door leveranciers
Je systeem voor voorraadbeheer door leveranciers is de motor onder de motorkap. Het houdt alles vooruit in beweging als je de beste optie voor je bedrijf kiest.
Volg deze drie stappen om te ontdekken welk systeem dat is:
1. Richt je op de functies die echte VMI-resultaten opleveren
Moderne voorraadbeheersystemen bieden veel voordelen, maar niet alle systemen ondersteunen een VMI-opzet.
Als je een VMI-systeem wilt opbouwen dat resultaten oplevert, heb je de volgende functies van voorraadbeheersoftware nodig:
- Realtimezichtbaarheid. Stelt u en uw leveranciers in staat de hoeveelheid aan te passen en de omloopsnelheid te verbeteren. Een standaard voorraadrapport richt zich meestal op een vooraf bepaalde periode. VMI-dashboards bieden voortdurend actuele en dynamische informatie.
- Geautomatiseerde bevoorrading. Met vooraf gedefinieerde triggers en algoritmen kan uw systeem automatisch inkooporders genereren op basis van voorraadniveaus die onder vooraf bepaalde drempelwaarden liggen. Handmatige betrokkenheid is niet nodig.
- Voorspellingen op basis van AI. Kunstmatige intelligentie kan historische gegevens analyseren en toekomstige vraag en verstoringen beter voorspellen dan welke formule dan ook. Dit vergroot uw aanpassingsvermogen voor een betere voorraadplanning en verkleint het risico op voorraadverstoringen.
- Systeemintegratie. Een naadloze gegevensuitwisseling tussen VMI-software en bestaande ERP-, WMS- en e-commerceplatforms maximaliseert de operationele efficiëntie.
Deze functies ondersteunen de samenwerking tussen leveranciers en retailers.
Een eenvoudige integratie met uw huidige systemen moet leidend zijn.
Idealiter zijn VMI-leveranciers al aangesloten bij gateways zoals SPS Commerce of Commerce Hub.
Dit maakt het eenvoudig om SKU’s, voorraad en orderverwerking te onboarden en standaardiseert de workflow waarmee één retailer verbinding maakt met meerdere VMI-leveranciers.
Laat opvallende functies achterwege. Kies voor kernfunctionaliteit.
2. Bepaal welk type VMI-oplossing bij uw bedrijf past
Uw VMI-oplossing moet aansluiten bij uw schaal en complexiteit.
Wat werkt voor een wereldwijde retailer met 55 magazijnen, werkt niet noodzakelijkerwijs voor een groeiend mkb-bedrijf.
Volg daarom onderstaande tips bij het nemen van een beslissing:
- Evalueer uw ordervolume en productcomplexiteit. De capaciteit van uw systeem moet het aantal SKU's en productlijnen die u heeft aankunnen.
- Breng uw leveranciersnetwerk in kaart. Het beheren van één leverancier verschilt sterk van het beheren van meerdere leveranciers in verschillende categorieën
- Beoordeel de technologische volwassenheid van uw organisatie. Controleer of systemen zoals POS, ERP, en WMS goed samenwerken met uw VMI-oplossing.
- Beoordeel uw interne mogelijkheden. Uw team moet het nieuwe systeem kunnen beheren en onderhouden.
Kortom: Uw nieuwe systeem moet samenwerken met wat u al heeft en u niet dwingen alles te herstructureren.
Als iemand die een klein bedrijf zoals Little Rock Printing beheert, deelt Brian dat het absoluut mogelijk is om een succesvolle VMI-opzet te runnen zonder al te veel gedoe of hoge kosten:
We hebben geen enorme organisatie, dus we maken er het beste van. Tools zoals QuickBooks Commerce kunnen voldoende zijn om te beginnen.
U heeft geen enorm platform nodig—alleen schone gegevens, een toegewijde leverancier en een duidelijk proces.
3. Stel slimme vragen voordat u uw leverancier kiest
VMI verdiept de relaties met leveranciers enigszins, dus het is uw goed recht om de puntjes op de i te zetten.
Stel uw leveranciers de volgende vragen voordat u de overeenkomst ondertekent:
- Wat is uw blauwdruk voor de implementatie van een VMI-programma? Zoek naar duidelijkheid over de onboardingtijd, implementatiefasen, verantwoordelijkheden van het team, systeemvereisten en tijdlijnen. Veel aanbieders bieden een proeffase, waarin u het systeem met een beperkte set producten kunt uitproberen voordat het volledig wordt gelanceerd.
Volgens ECR Community:
Een proefproject geeft je de kans om je processen en IT-oplossing indien nodig aan te passen, zonder grote omwentelingen te veroorzaken.
Het is ook een mogelijkheid om de reactie van je partner en werknemers op het programma te peilen.
Tot slot brengt het eventuele aanpassingen aan je overeengekomen doelstellingen of meetinstrumenten aan het licht, zodat je de gewenste resultaten zo goed mogelijk meet.
- Zijn er integratiehiaten waarvan ik op de hoogte moet zijn? Kan hun systeem rechtstreeks worden gekoppeld aan je POS-, ERP- of WMS-systeem? Zo niet, hoe gaan ze dan om met tijdelijke oplossingen? Dit zijn de plekken waar verborgen handmatige processen of kosten kunnen ontstaan.
- Wat zijn je succesmetingen en hoe meet je die? Dit laat zien in hoeverre jullie dezelfde opvatting hebben over hoe “succes” eruitziet. Ze krijgen extra punten als ze kunnen laten zien hoe deze KPI's worden weergegeven in realtimeoverzichten of rapporten.
- Hoe krijg ik toegang tot de gegevens die je verstrekt en hoe interpreteer ik die? Bepaal waar je de relevante details kunt bekijken (zoals voorraadniveaus, bestelniveaus en doorlooptijden), en hoe deze aan je worden gecommuniceerd. Vraag of ze visuele overzichten, samenvattende rapporten of geautomatiseerde waarschuwingen bieden om kritieke verschuivingen in de vraag of voorraadniveaus te signaleren.
- Hoe werk je samen met ons team? Vraag om een duidelijk aanspreekpunt en controleer welke samenwerkingstools ze gebruiken.
Maak je klaar om je voorraadbeheer over te dragen
Als je hebt besloten dat door de leverancier beheerde voorraad de juiste keuze is voor je bedrijf, is de volgende stap ervoor zorgen dat je dit goed uitvoert.
Selecteer een VMI-oplossing die past bij je schaal, technologiestack en relaties met leveranciers, en gebruik de tips uit deze gids om leveranciers te beoordelen en duidelijke afspraken met hen te maken.
Weet je nog dat we begonnen met het idee om de sleutels over te dragen?
Met het juiste systeem en de juiste waarborgen zul je zien dat je de controle niet verliest. In plaats daarvan geef je je bedrijf (en jezelf en je team) meer ruimte om te groeien.
Hier zijn nog enkele bronnen waarin je je kunt verdiepen om je te helpen het juiste platform en de juiste strategie te kiezen:
- Wat kost voorraadbeheersoftware? Een complete prijsgids voor e-commercebedrijven
- De 16 beste voorraadbeheersoftwareoplossingen voor kleine bedrijven beoordeeld in 2025 | The Retail Exec
- 25 vereisten voor voorraadbeheersoftware waar je niet zonder kunt
De detailhandel staat nooit stil — en jij zou dat ook niet moeten doen. Abonneer je op onze nieuwsbrief voor de nieuwste inzichten, strategieën en carrièremogelijkheden van toonaangevende retailleiders die de sector vormgeven.
Veelgestelde vragen over door leveranciers beheerde voorraad
Heb je nog meer vragen over VMI? Vind hier de antwoorden:
Wat moet er in een VMI-proefprogramma staan?
Begin door een kleine selectie SKU’s en een betrouwbare leverancier te kiezen om mee samen te werken.
Op basis van onderzoek uitgevoerd door ECR Community moet je ook “een systeem hebben om informatie over de werking van het programma te monitoren en vast te leggen. Plan dagelijkse/wekelijkse briefingbijeenkomsten met je eerste partner.”
Houd de vastgestelde KPI’s bij en vergelijk de resultaten met je benchmarks van vóór VMI.
Je moet ook de dagelijkse werkwijze en eventuele uitzonderingsafhandeling doornemen, zodat je kunt zien hoe het systeem zich gedraagt wanneer er iets misgaat.
Welke invloed heeft VMI op relaties met externe logistieke dienstverleners (3PL's)?
3PL’s worden beschouwd als een alternatief voor VMI. In beide gevallen besteed je het voorraadbeheer uit aan een externe dienstverlener. 3PL’s worden echter beschouwd als experts op het gebied van voorraadbeheer en orderafhandeling —hun diensten zijn voornamelijk gericht op deze bedrijfsgebieden.
Als dit het soort ondersteuning is dat je zoekt, hier vind je een overzicht van 3PL-partners die we van harte aanbevelen.
Welk rendement op investering (ROI) mogen bedrijven verwachten van een VMI-programma?
Ashley vat het antwoord mooi samen:
“De ROI is hoger voor organisaties met een groot aantal voorraadartikelen waarvoor het beheren van variabel verbruik zowel tijdrovend als arbeidsintensief is.
Voor deze organisaties is er een aanzienlijk risico verbonden aan het niet op voorraad hebben van veelgevraagde artikelen op het moment dat ze nodig zijn, omdat dit kan leiden tot vertragingen of stilstand van de bedrijfsactiviteiten.”
