Wat is nabestellen? Overzicht en beste werkwijzen

In dit proces gaat het verzoek voor een nabesteld artikel rechtstreeks naar een leverancier in plaats van naar het magazijn voor orderverwerking. Als je normale werkwijze voorschrijft dat alle bestellingen via je distributiecentrum lopen, kan er vertraging ontstaan bij het leveren en verwerken van artikelen. In een just-in-timemodel maak je de leverancier feitelijk tot je centrum voor orderverwerking, een handige truc als je dit kunt beheren.

Nabestellen & moderne orderverwerking

Vroeger kwam het vaak voor dat producten op waren, in de tijd dat de meeste boodschappen nog bij de winkel voor droge kruidenierswaren werden gedaan en meneer Parsons op goed geluk moest inschatten hoeveel voer en zaad er zou worden verkocht in de maand die nodig was om een inkooporder te verwerken.

De 20e eeuw bracht veel complexere toeleveringsketens en geavanceerde cloudgebaseerde voorraadbeheertools. Met geautomatiseerde voorraadbeheersoftware, containertransport en intelligente databasesystemen kunnen voorraadbeheerders de tijd dat voorraad kostbaar onverkocht in de magazijnschappen ligt drastisch verkorten. 

Met geautomatiseerde voorraadbeheersoftware kunnen bedrijven hun proces voor nabestellingen stroomlijnen. Inzicht in de voordelen van voorraadbeheersoftware kan je helpen deze strategie te optimaliseren voor een hogere efficiëntie en grotere klanttevredenheid.

Dit heeft concrete gevolgen voor de klantervaring. Dat je iets — om het even wat — kunt kopen in de tijd die nodig is om een creditcardnummer in te voeren, is een van de prettigste kenmerken van de moderne wereld.

Natuurlijk weet je dat daarachter een enorme logistieke keten schuilgaat. Als er ook maar één ding misgaat, krijg je te maken met frustrerende vertragingen op de leverdatum, kostbare overbevoorrading van artikelen waar geen vraag naar is, of zelfs annuleringen van verkopen die je al hebt gerealiseerd.

Nabestellen + voorraadbeheer

Voorraadbeheer is het gebied waarop nabestellen een uitkomst biedt. Vertel de klant dat iets wat diegene wil niet op voorraad is en ongeveer wanneer het beschikbaar zal zijn. Bied je excuses aan voor het ongemak en geef een nauwkeurige schatting van wanneer het artikel wordt geleverd.

Als het te lang gaat duren, bied dan een alternatief aan, zoals een vergelijkbaar artikel dat nu verkrijgbaar is of korting op de aankoop, om het wachten draaglijker te maken. 

Zoals je misschien hebt gemerkt, komt er veel kijken bij dat proces. Om een klant op deze manier tevreden te stellen, moet je op zijn minst:

1. Weten dat het artikel niet op voorraad is.
2. Weten wanneer het beschikbaar zal zijn.
3. Die informatie doorgeven aan de database voor voorraadbeheer die gekoppeld is aan je klantwebsite.
4. Vooraf ingestelde opties voor orderverwerking aanbieden, van een korte vertraging tot het verwerken van een korting of het zoeken naar en aanbevelen van een vervangend artikel.
5. De bestelling verwerken en de nabestelde artikelen opnemen in je leveringsproces, idealiter met een intelligente beslissing over de vraag of je artikelen afzonderlijk verzendt zodra ze binnenkomen, of allemaal tegelijk als één verpakte bestelling.

Houd er rekening mee dat:

• Items 1 en 2 zijn in feite afhankelijk van het kennen van uw eigen voorraad en toeleveringsketen. U kunt zelfs beginnen met gratis voorraadbeheersoftware en dit vanaf daar naar behoefte uitbreiden.
• Item 3 is een kwestie van webdesign die zo eenvoudig kan zijn als een pop-upmelding, maar deze moet gekoppeld zijn aan artikelen die daadwerkelijk in nabestelling zijn, waarbij de melding moet worden verwijderd zodra de voorraad is ontvangen.
• Item 4 is een kwestie van webontwikkeling en orderverwerking, en dit kan een hoofdpijndossier zijn als uw front-end en back-end niet goed geïntegreerd zijn en niet goed met elkaar communiceren.
• Item 5 is orderafhandeling, en dit zal voornamelijk in uw magazijn plaatsvinden, met niet meer dan beleidsrichtlijnen op hoofdlijnen van het management.

Wat te doen wanneer uw voorraad op is?

U hebt dus een klant die heeft besloten bij u te kopen, maar een of meer van de artikelen die deze wil, zijn niet op voorraad. U hebt hier enkele opties, afhankelijk van uw vermoedelijke levertijd en van hoe betrouwbaar u kunt beloven dat het artikel wordt geleverd. Beschouw deze tabel als een suggestie en pas de strategieën gerust aan zodat ze beter bij uw bedrijf passen:

Wanneer u te maken hebt met voorraadtekorten, is het ook nuttig om dieper in te gaan op de uitdagingen van voorraadbeheer, zodat u een volledig inzicht krijgt voor betere besluitvorming.

Nabestellingen als bewuste strategie

Nabestellingen zijn meer dan een techniek voor crisisbeheer binnen uw e-commercebedrijf. U kunt uw voorraadbeheer opbouwen rond het aannemen van voorbestellingen voor artikelen die u technisch gezien nog niet op voorraad hebt. Uw online winkel effectief tot een distributeur voor uw leveranciers maken, biedt grote voordelen als u dit goed kunt uitvoeren.

Hoe werken nabestellingen?

Stel dat u online een klein bedrijf runt en dat er een nieuw product op de markt komt waarvan u gewoon weet dat uw klanten het geweldig zullen vinden. Daarvan bent u echter nog niet voor 100% zeker, en u bent niet groot genoeg om een grote mislukking van u af te laten glijden zoals Apple kan omgaan met lage iPhone-verkopen.

U weet niet hoe groot de vraag van klanten zal zijn, en verstoringen van uw beperkte cashflow kunnen een echt probleem vormen voor uw bedrijfsresultaat.

Wat doet u?

• Begin met het maken van een reguliere productpagina—net zoals u zou doen als u de artikelen die niet op voorraad zijn in uw opslagruimte had liggen.
• Verwerk de betaling voor de voorraad zoals normaal en stuur de bestelling vervolgens door naar de groothandel die u bevoorraadt, in iets dat lijkt op een realtime uitwisseling.
• In plaats van de voorraad voor uw magazijn voor orderafhandeling te bestellen, wat alleen maar de wachttijden en voorraadkosten verhoogt, gebruikt u uw orderbeheersoftware om het afleveradres van de klant door te geven en het artikel rechtstreeks daarheen te laten verzenden.

Dit komt in de buurt van de manier waarop Amazon te werk ging toen het bedrijf net begon. In plaats van overal ter wereld dure faciliteiten te onderhouden, fungeerde de eerste echt grote e-commercewebsite simpelweg als tussenpersoon die een klantenbestand verbond met verkopers van boeken en allerlei andere artikelen.

Hierdoor werd Amazon bevrijd—het bedrijf kon de voorraadtracking overslaan en de twee problemen van overtollige voorraad en lage voorraadniveaus tot het probleem van iemand anders maken.

Klanten met nabestellingen tevreden houden

Als u nabestellingen goed beheert, merkt de klant misschien nooit dat er een achterstand of vertraging in de levertijden is.

Toch is het goed om een communicatiestrategie te hebben voor wanneer dingen niet goed gaan. Klanten tevreden houden terwijl u complexe nabestellingen voor de door hen gekochte artikelen afhandelt, is belangrijk als u wilt dat ze terugkomen en klanten naar u doorverwijzen. Hier zijn enkele trucs om iedereen tevreden te houden wanneer u de orderafhandeling niet zelf in de hand hebt:

• Houd iedereen op de hoogte: Maak een account op sociale media; het maakt niet uit waar, hoewel Twitter en Facebook blijvende favorieten zijn. Plaats meldingen over vertragingen en artikelen met een lage voorraad.
• Stel meerdere nabestelpunten in: Maak het klanten gemakkelijk om een verkooporder bij je te plaatsen. Voeg product- of categorielinks toe aan al je communicatie en geef recente kopers beperkte toegang tot je openbare voorraadbeheersysteem voor ondernemingen om hun bestelde producten te volgen.
• Investeer ruim in veiligheidsvoorraad: Veiligheidsvoorraad is het kleine aantal gevraagde artikelen dat je sowieso op de plank houdt, voor de zekerheid. Als je ooit een noodsituatie hebt, zoals een sterke stijging van de vraag of een leverancier die geen grondstoffen meer heeft voor het product dat je verkoopt, komt het goed van pas om een paar extra exemplaren te hebben om bestellingen met hoge prioriteit te vullen.

Alles samenbrengen

Verstandige bedrijfseigenaren zijn altijd aan het vernieuwen. Of je nu een tijdelijk tekort opvangt of experimenteert met just-in-timelevering, nabestellingen plaatsen is een onderdeel van slim voorraadbeheer waar je niet zonder kunt.

Blijf op de hoogte van alles wat nieuw is voor e-commercemanagers door je op onze nieuwsbrief te abonneren.