Håndtering av overskuddslager: Komplett veiledning

Ekstra pålegg. Ekstra feriedager. Ekstra søvn. 

Alt høres ut som en drøm, ikke sant?

Men som netthandelssjef eller bedriftseier er det én ekstra «ting» du sannsynligvis ser på som et mareritt: ekstra lagerbeholdning. 

Det er ikke rart at du føler det slik.

Håndtering av overskuddslager er en av de mest kostbare utfordringene innen lagerstyring. I 2022 kostet det bedrifter over hele verden opptil $758.3 milliarder (ja, det er en m).

Det er sløsing med lagerplass og kapital å lagre disse varene – ressurser du heller ville brukt på produkter som genererer inntekter.

Så hvordan blir du kvitt dem én gang for alle – eller helst permanent?

Det er det vi skal se nærmere på i dette blogginnlegget. Les videre for å lære om de viktigste måltallene og årsakene til overskuddslager, samt hvordan du kan stoppe problemet før det oppstår. 

Hva er overskuddslager?

Overskuddslager oppstår når en forhandlers tilgjengelige lagerbeholdning overstiger den aktuelle kundeetterspørselen. Disse usolgte varene risikerer å bli foreldet og kan etter hvert miste verdi over tid. 

De omtales også som ukurante varer, overfylte lagre eller overskuddslager. 

Hvis produktene dine har begrenset holdbarhet, er det enda viktigere å følge nøye med på dem. Hvis du har for mange varer på lager uten å ta hensyn til utløpsdatoene, kan det uunngåelig føre til økonomiske tap.  

Hvilke måltall hjelper med å identifisere overskuddslager?

For å sikre at lagerbeholdningen ikke kommer ut av kontroll, kan du støtte deg på ulike måltall for lagerstyring, for eksempel:

• Lageromløpshastighet viser hvor raskt lagerbeholdningen selges. En lav lageromløpshastighet tyder på for stor lagerbeholdning, ettersom varene blir liggende i hyllene lenger enn ønskelig. Slik kan du beregne den.

• Lagerets omløpsdager (DSI) måler hvor mange dager det tar å selge varene du har på lager. En høy DSI viser at du samler opp varer med lav omløpshastighet, noe som bidrar til problemer med overfylte lagre.
• Antall dager med lagerbeholdning igjen gjenspeiler nylige salgstall. Dette måltallet er mer følsomt for sesongvariasjoner og tilpasset spesifikke forretningsbehov.
• Utsalgsgrad viser hvor stor andel av lagerbeholdningen som er solgt i løpet av en bestemt periode. Jo lavere utsalgsgrad, desto mindre av lagerbeholdningen selges ut, noe som fører til overskuddslager.

• Sesongtrender hjelper deg med å forutse svingninger i etterspørselen. Feilvurdering av disse trendene kan føre til overskuddslager, særlig for produkter med høysesong og lavsesong.
• Mønstre i kundeetterspørselen. Analyse av historiske salgstall og trender bidrar til å forbedre prognoser for fremtidig etterspørsel. Hvis du tolker trendene feil eller ikke tilpasser deg endrede mønstre, vil du sannsynligvis ende opp med å hamstre varer som kundene ikke lenger ønsker.

Avhengig av hvilken type netthandelsvirksomhet du driver, trenger du ulike nøkkeltall for å identifisere overskuddslager på et tidlig tidspunkt. 

For eksempel: Møbelfabrikanten Teak Warehouse bruker lageromløpshastighet for å se hvor raskt produktene selges, og lagerets omløpsdager (DSI) for å finne ut hvor lenge varene blir liggende i hyllene. 

I mellomtiden bruker Kenko Tea, som selger forbruksvarer, et annet måltall for å sikre at produktene ikke mister friskheten over tid.  

Direktør Sam Speller forklarer:

Vi bruker antall dager med lagerbeholdning igjen basert på salget de foregående 180 dagene.

Vi forsøker alltid å ha mellom 90 og 180 dagers forsyning på lager. Hvis beholdningen er høyere, kan vi se at kvaliteten på teen forringes. Hvis den er lavere, risikerer vi utsolgte varer.

Vi valgte 180 dager fordi salget kan variere fra år til år, og vi fant ut at et gjennomsnitt på 12 måneder ikke var nøyaktig nok.

Uansett hvilke nøkkeltall for lagerstyring du velger å følge med på, bør de avdekke hvilke av rutinene og prosessene dine som fører til overfylte lagre. 

Dette er avgjørende for å optimalisere lagerstyringen og dermed lagerbeholdningen din. 

10 hovedårsaker til overskuddslager

En situasjon med overbeholdning kan gjenta seg hvis du ikke vet hvor den har sitt opphav. 

Så før vi går gjennom løsningene, skal vi først se på mulige årsaker til at produktene dine har en tendens til å bli værende for lenge på lageret. 

For å vise at du ikke er den eneste som står overfor disse utfordringene, snakket jeg med flere e-handelsansvarlige, merkevareeiere og fagpersoner innen forsyningskjeden, som delte sine erfaringer og tanker om følgende problemer:

1. Prognosefeil

Urealistiske prognoser forvrenger den optimale innkjøpsmengden. Hvis det faktiske salget er lavere enn etterspørselsprognosene, kan bestilling av for store mengder føre til utdatert lagerbeholdning.

2. Forstyrrelser i forsyningskjeden

Naturkatastrofer, politisk ustabilitet, en global pandemi eller svikt i logistikken kan føre til forsinkelser i produksjon eller levering. 

Alt som kan stanse leveransene, har en tendens til å føre til at merkevarer legger inn flere bestillinger, noe som resulterer i overflødig lagerbeholdning når etterslepet av varer endelig når lageret. 

3. Endringer i produktets livssyklus

Nye produkter, markedsmetning eller teknologiske fremskritt kan gjøre eksisterende produkter utdaterte. 

Riktig timing er avgjørende her. Hvis du ikke klarer å ligge ett skritt foran eller utnytte vekstbølgen før du introduserer et nytt produkt eller fyller opp lageret i tide, vil du sitte igjen med overflødig lagerbeholdning.

4. Sesongvariasjoner

Etterspørselen etter enkelte produkter varierer avhengig av årstid, vær eller høytider. 

Hvis du overvurderer interessen for et sesongprodukt, blir du sittende fast med lagerkostnadene ved å holde varer på lager som forblir usolgt i lang tid.

5. Problemer med leverandørenes pålitelighet

Uforutsigbare leveringsplaner, kvalitetsproblemer og begrensninger hos leverandørene kan få innkjøpsteam til å kjøpe sikkerhetslager for å forhindre lagerutsolgt.

Men det kan også føre til overfylte lagre hvis leveransene stabiliserer seg tidligere enn forventet, eller etterspørselen synker.

6. Økonomiske nedgangstider

Ny forskning rapporterte at kunder har en tendens til å kjøpe erstatningsprodukter under inflasjon. Hvis kundene dine begynner å kjøpe billigere alternativer, kan lageret ditt av dyrere varer forbli usolgt.

7. Endret forbrukeratferd

Produkter kan bli revet bort fra hyllene den ene dagen og samle støv den neste. 26 % av kundene sluttet å handle hos en bedrift etter en dårlig opplevelse (mindre eller betydelig), noe som viser hvor ustadig forbrukeratferd kan være.

Det er ikke overraskende at forhandlere som hamstret varer under pandemiens panikkpregede kjøpsbølge, nå har over 30 % overskuddslager.

8. Dårlig lagerstyring

Ikke-integrerte lagerstyringssystemer kan generere unøyaktige data og utløse falske varsler om lav lagerbeholdning.

Du kan være utsolgt hos Amazon, men ha tilstrekkelig lagerbeholdning i de andre salgskanalene dine. Uten oversikt kan du bli fristet til å bestille mer.  

9. Massekjøp og kampanjer

Det er fristende å kjøpe i store mengder, særlig når du er begeistret for et nytt produkt eller tilbyr rabatterte priser og insentiver. 

Hvis de imidlertid ikke blir til salg, vil disse varene bli dødbeholdning (det vil si varer som ikke kan selges eller er foreldet).

10. Produktreturer

Hvis du behandler kundere­turer, men ikke oppdaterer systemet umiddelbart, kan for lave lagerbeholdningsnivåer føre til unødvendige etterfyllinger. 

Du vil først se overskuddet etter at de returnerte varene er tatt med i beregningen.

Slik håndterer du overflødig lagerbeholdning som en proff

Først når du har identifisert fallgruvene virksomheten din stadig havner i, kan du finne de beste løsningene. 

Her er noen av dem: 

Kombiner segmentering og prognoser for å forhindre overfylte lagre

Å bli kjent med produktene dine og hvordan de presterer gjør det mulig å oppdage produkter som selger sakte, og dødbeholdning. 

For å få denne typen oversikt og forståelse må du segmentere produktene dine riktig og lage mer nøyaktige prognoser for etterspørselen.

La oss se nærmere på hva disse to prosessene innebærer:

Produktsegmentering er en måte å kategorisere lagerbeholdningen på basert på hvor godt produktene selger. Det omtales ofte som ABC-analyse og følger Pareto-prinsippet:

• A utgjør de 20 % av produktene dine som kan generere opptil 80 % av inntektene. 
• B har potensial og genererer opptil 25 % av salget.
• C er lagerbeholdningen du ikke lenger ønsker å fylle på, ettersom varene tar opp plass og gir lite fortjeneste.

Du trenger ikke gjøre nøyaktig det samme som Secret Saunas, ettersom virksomheten din sannsynligvis har andre krav og metoder for å prioritere produkter.  

EnVista s direktør for planlegging av forsyningskjeden, Seth Burkart, forklarer at «Det finnes ulike måter å segmentere varer på, men vanlige variabler inkluderer omløpshastighet, etterspørselsstabilitet, lønnsomhet og inntektsbidrag.»

Etterspørselsprognoser tilfører derimot mer nyanse til bildet ved å vise deg hvilke varer midlene dine bør brukes best på. 

Det tar hensyn til markedstrender, sesongvariasjoner, kundeatferd og andre faktorer som du egentlig ikke ser når du kategoriserer produktene dine basert på lønnsomhet og betydning.  

GoodDay Software-sjef Kyle Hency forklarte hvorfor hensyn som sesongsvingninger bør tas med i beregningen ved innkjøp av lagerbeholdning.

Hency, som også grunnla DTC-merket Chubbies, ga dette eksempelet: 

Hos Chubbies var slutten på høysesongen vår den 4. juli, og forbrukernes kjøp av badetøy avtok betydelig etter denne perioden.

Derfor la vi vanligvis ikke inn store etterfyllingsordrer som kunne ankomme sent i sesongen og potensielt føre til overflødig lagerbeholdning.

Ved å kombinere begge lagerstyringsteknikkene blir lagerbeholdningen mer nøyaktig, og du kan ta datadrevne beslutninger om etterfylling.

En studie viste faktisk at dette kan forhindre overlagring og utsolgte varer. Selv om forskningen fokuserer på maskinteknikk, fungerer metoden også innen netthandel.

Ved ganske enkelt å legge sammen 6 måneder med tidligere forbruksdata og 5 måneder med prognosedata klarte forskerne å oppnå opptil 92 % nøyaktighet.

Bruk teknologi for bedre lagerstyring og økt effektivitet

Lagerstyring uten teknologi er som å håndtere etterfylling basert på gjetning. Det er ikke den smarteste metoden hvis du ønsker å redusere lageropphopning. 

Verktøy som programvare for lagerstyring har funksjoner og integrasjoner (for eksempel med programvare for styring av produktlivssyklusen) som kan håndtere årsaker til overlagring, som dårlig lagerstyring og dynamiske produktlivssykluser. 

Dette gir deg smidigheten til å tilpasse strategiene dine basert på de aktuelle forholdene. 

Det gir deg også lagerdata i sanntid på tvers av salgskanalene dine, slik at du kan ta proaktive beslutninger om etterfylling. 

Men det er ikke alt. Det automatiserer mange prosesser som kan føre til overdreven lageropphopning hvis de utføres feil. 

Dette omfatter etterspørselsprognoser, overvåking av leveringstider, fastsettelse av optimale bestillingspunkter og hensyntaking til en passende mengde sikkerhetslager. 

I tillegg blir overvåking av nøkkeltallene som kan signalisere opphopning av overskuddslager svært enkelt dersom du har et lagerstyringssystem på plass. 

Grunnlegger Devansh Goswami i tekstilselskapet Ethnic Dreams bekreftet hvor effektivt det er å bruke IMS. 

Vi bruker Zoho Inventory, som har forenklet lagerstyringen vår betydelig.

Programvarens omfattende funksjoner har gjort lagerhåndteringen mer effektiv enn noen gang. 

Teak Warehouse bruker derimot NetSuite til lagerstyring.  

Administrerende direktør Chris Putrimas uttalte: «Siden vi tok i bruk NetSuite, har vi sett en betydelig reduksjon i lagerkostnadene og forbedret nøyaktighet i prognosene våre, noe som har ført til bedre samsvar mellom lagerbeholdning og salg.»

Å velge den riktige programvaren for lagerstyring krever at du ser på bedriftens teknologistakk for å sikre at den kan samle inn alle lagerdataene du trenger på ett sted. 

Author's Tip

Husk å velge en løsning som støtter flerkanals- eller omnikanaltilnærmingene dine, slik at du unngår spredning av lagerdata som kan føre til overskuddslager.

Her er 10 kvalitetssikrede toppvalg (blant de mange vi valgte ut). Se hvilket som vil dekke behovene dine innen netthandel best:

I tillegg til å høste fordelene ved å bruke programvare for lagerstyring, bør du ta i bruk annen innovativ teknologi, som strekkoder og RFID, for å gjøre lagersporing og opptelling mer effektivt.

Bruk riktig lagerstyringsteknikk

Hvilke teknikker for lagerstyring du bruker, vil variere basert på produktene dine, virksomhetens størrelse, budsjett og kravene i forsyningskjeden.

Men hvis du stadig blir overveldet av overflødige lagerbeholdninger, kan du prøve just-in-time-lagerstyring. 

JIT fokuserer på å motta og lagre varer nær salgsstedet for å redusere lagerkostnader og eliminere svinn.

Jeff Wolpov, senior visepresident for netthandel hos Ryder, som tilbyr løsninger for forsyningskjeden fra start til slutt, delte noen råd om hvordan du kan få denne strategien til å fungere for deg:

Med en godt koordinert forsyningskjede og sterke relasjoner til leverandørene kan netthandelsbedrifter motta produkter i tide, noe som reduserer behovet for overdreven lageroppbygging.

Han anbefalte også videresalg uten eget lager som et middel for å forhindre oppbygging av overflødig lager: «Ved videresalg uten eget lager sendes produktene direkte fra leverandøren til kunden, slik at behovet for lagring unngås og risikoen for overflødig lagerbeholdning reduseres.»

📚 Anbefalt videre lesning

I tillegg til riktige lagerstyringsteknikker kan du oppnå et slankt lager ved å følge disse beste praksisene.

Implementer strategier for å forebygge returer 

Produktreturer skaper mange problemer for virksomheten din. De er kostbare og utgjør omtrent 17 % av de primære kostnadene.

De skjer ganske ofte, særlig for netthandelsmerker – den gjennomsnittlige returandelen for nettkjøp er 17,6 %. Det betyr at nesten 1 av 6 kjøp returneres til lageret ditt.

Derfor er det trygt å si at de fører til overflødig lagerbeholdning.

For å redusere lageroverskuddet som oppstår på grunn av produktreturer bør du innføre forebyggende strategier, blant annet:

• Forbedre kundeservicen. Opplær de ansatte og invester i kundeserviceprogramvare for netthandel. 
• Velge riktig lagerstyringsprogramvare. Verktøy som Cin7 Core hjelper bedrifter med å spore data om returnerte varer. 
• Gi nøyaktige produktbeskrivelser. 49 % av de spurte kundene returnerte en vare fordi den ikke samsvarte med beskrivelsen. Vær så presis og åpen som mulig. ASOS har en «Tilpasningsassistent» for å sikre at kundene ikke blir forvirret av størrelsesinformasjonen:

• Gi nettbutikkundene muligheten til å oppleve produktet virtuelt. Et av de mest suksessrike digitalt innfødte merkevarene, Warby Parker, bruker utvidet virkelighet slik at nettbutikkunder kan prøve innfatninger før de gjennomfører et kjøp.

Reduser lagerbeholdningen samtidig som du gjør overskuddsvarer om til fortjeneste

Når du havner i den uheldige situasjonen at du har bestilt eller produsert for mye lagerbeholdning, kan du være i knipe, men du er ikke fastlåst. 

Wolpov gjenspeiler dette synet og deler følgende: «Overflødig lagerbeholdning er ikke automatisk død lagerbeholdning. Hvis du ender opp med et overskudd, finnes det absolutt måter dette kan føre til positive resultater på.»

Den beste løsningen? Tilby kampanjer. Det er en fantastisk måte å redusere lagerkostnadene på og oppnå en viss fortjenestemargin. 

Netthandelsbedrifter som Or & Zon og Harmony Business Supplies har hatt nytte av å gjøre dette.

Guillaume Drew, grunnlegger av Or & Zon, delte følgende: 

Vi har lykkes med håndteringen av overflødig lagerbeholdning gjennom tidsriktige salgskampanjer, produktsammensetninger og samarbeid med interiørdesignere og virksomheter innen hotell- og serveringsbransjen for å utvide kundebasen vår.

Sean Clough fra Harmony Business Supplies fortalte at de brukte lignende strategier, blant annet kortvarige salg og lagertømmingssalg, samt krysskampanjer. 

Dette hjalp selskapet med å redusere den overflødige lagerbeholdningen med 30 % i 2023. 

Du kan også finne kjøp- og salgsgrupper for å selge den ekstra lagerbeholdningen din til virksomheter i vekst. 

Ifølge Jessica Principe fra netthandelsmerket med abonnementsmodell All Girl Shave Club gjorde dette det mulig for henne å overføre besparelsene fra bulkkjøp til nye merkevarer, samtidig som hun bygget relasjoner med dem.

Forfatterens tips

I tillegg til rabatter og produktsammensetninger kan du tilby overskuddsvarer som en gratis gave til kunder som når et visst kjøpsvolum.

Hvis disse strategiene ikke tømmer det overflødige lageret ditt fullstendig, finnes nettmarkedsplasser som Max Retail for å markedsføre de usolgte varene dine til et stort nettverk av nettbaserte og fysiske forhandlere.

Administrerende direktør Melodie van der Baan avslørte at plattformen hjelper forhandlere og merkevarer med å selge varer som har blitt liggende lenge, uten å gå på bekostning av konfidensialiteten i 18 nordamerikanske, latinamerikanske og asiatiske markeder. 

Sist, men ikke minst, gi til veldedighet. 

En naturalytelsesdonasjon er en kostnadseffektiv måte å støtte ideell sektor på og nå noen av virksomhetens mål for samfunnsansvar. I tillegg kan det også bidra til å forbedre resultatet.

Ifølge Gary Smith fra National Association for the Exchange of Industrial Resources (NAEIR), USAs største organisasjon for naturalytelser, får C-selskaper som donerer varelageret sitt til en kvalifisert ideell organisasjon større fordeler enn ved å føre det som et skattefradrag. 

Han forklarte: 

Fradragene tilsvarer kostnaden for det donerte varelageret, pluss halvparten av forskjellen mellom kostnaden og salgsprisen på det åpne markedet, men kan ikke overstige det dobbelte av kostnaden.

Hvis produktet for eksempel koster $10, og du selger det i butikken for $30, er forskjellen $20.

Halvparten av $20 er $10. Dermed blir $10 (produktkostnaden) pluss $10 (halvparten av forskjellen) lik et fradrag på $20. Ettersom $20 ikke overstiger det dobbelte av produktkostnaden, er det et tillatt fradrag. Det er en vinn-vinn-situasjon.

Selskaper som ikke er C-selskaper, kan også dra nytte av dette. Den positive omtalen og den gode viljen i offentligheten som kan følge av gavmildheten din, er ekstra fordeler ved en naturalytelsesdonasjon.

Gjennom denne strategien har merkevarer som Teak Warehouse frigjort lagerplass, samtidig som de har handlet i tråd med verdiene sine knyttet til bærekraft og samfunnsansvar.

Fordeler og ulemper ved å holde overflødig varelager

Er det en god idé for virksomheten din å holde et overflødig varelager? La oss sammenligne fordelene og ulempene:

Claudia Ivette Aguilera, en direktør for forsyningskjeden, mener det er riktig å øke lagerinvesteringene når du sliter med å holde tritt med etterspørselen.  

Dette gir mening når du stadig opplever utsolgte varer.

Barry Bradley understreket dette og påpekte at kortsiktig overflødig varelager kan være fordelaktig ved planlagte kampanjer eller perioder med høy etterspørsel. 

Han mener imidlertid ikke at dette bør regnes som overflødig, fordi det er strategisk forventet og håndtert. 

«Reelt overflødig» varelager har reelle ulemper. Bradley fortsatte med å forklare:

Det er mange ulemper ved overflødig varelager, blant annet høye kostnader for lagring og lagerføring, økte fraktkostnader, risiko for utgåtte eller bortkastede produkter og muligheten for prisreduksjoner på usolgte varer.

Alle disse ulempene spiser av produktets margin og kan også avlede produkter fra andre steder der det kan være tomt på lager.

Sarah Scudder, programleder for Voice of Supply Chain, ser ut til å være enig i dette. 

I en melding delte hun «Ja, det [sic. å holde et overflødig varelager] hjelper deg med å sikre deg mot risiko. Men hvor mye varelager du beholder, og hvordan det optimaliseres, spiller en stor rolle for hvordan virksomheten gjør det økonomisk.»

Til syvende og sist er det bare du som kjenner kundene dine og hvor raskt lagerbeholdningen din beveger seg. Det er opp til deg å vurdere hvor mye overskuddslager du kan holde uten å pådra deg tap. 

Avsluttende tanker

Hvis du for øyeblikket har et overskudd på lageret, finnes det mange måter å bli kvitt det på, for eksempel ved å tilby kampanjer og gi til veldedighet.

Fremover anbefaler jeg imidlertid på det sterkeste at du retter innsatsen mot å redusere risikoen for at dette oppstår.

Dette kan du gjøre ved å optimalisere lagerstyringsprosessen ved hjelp av riktig IMS. 

Denne teknologien reduserer de viktigste årsakene til overlagring på mange måter – særlig ved å gi deg bedre lagerstyring, mer nøyaktige etterspørselsprognoser og økt synlighet i forsyningskjeden. 

Du kan også være interessert i å lese:

• Våre beste tips for forbedring av lagerstyringen generelt, samt for lagerstyring for netthandel og lagerstyring for detaljhandel.
• Oppdag den beste programvaren for lagerstyring i netthandel. 
• De beste kostnadsfrie lagerstyringsverktøyene – egnet for små bedrifter og oppstartsbedrifter.

I netthandel går ting raskt – og du må holde tritt. Abonner på nyhetsbrevet vårt med de nyeste innsiktene for ledere innen netthandel fra de beste i bransjen.