Slik installerer du et strekkodebasert lagerstyringssystem i 5 trinn

Forfatterens tips

Det finnes en fantastisk podkastepisode av 99% Invisible som jeg lyttet til, om strekkoder. (Det man gjør for å undersøke…)

Og det er særlig ett utdrag som oppsummerer den stille allestedsnærværelsen til den 50 år gamle teknologien perfekt:

Katie Mingle (produsent): “Strekkoder hjelper oss med å holde oversikt over resepter, biblioteksbøker, bagasje og skadde dyr. Det finnes så mange strekkoder på så mange ting at de ifølge Jerry Whiting–”

Apropos religiøs betydning…

1D-strekkoder kontra 2D-strekkoder

Det finnes to typer strekkoder:

1. Den endimensjonale strekkoden (1D) ser ut som en enkel setning – den presenterer data på én rett linje. En rekke vertikale streker adskilt av mellomrom, hver med en bestemt bredde. UPC er den vanligste 1D-strekkoden og stirrer tilbake på deg fra hver frokostblandingeske og sjampoflaske.

2. To-dimensjonale strekkoder (2D) lagrer derimot data på både X- og Y-aksen, som et miniatyrrutenett. Tenk på QR-koden du nå må skanne i stedet for å kjenne fordypningene i en fysisk meny i hendene. De kan lagre ulike typer filer, blant annet tekstfiler, bilder og lenker til nettsteder. I situasjoner der du må pakke mye informasjon inn på et lite område, er 2D-strekkoder et utmerket valg. 

Her er noen av de viktigste forskjellene mellom de to typene strekkoder:

Hva er et strekkodebasert lagersystem?

Et strekkodebasert lagersystem fungerer som en digital bibliotekar for produktene dine.

Hver vare har et unikt serienummer, og ved å skanne det kan du se nøyaktig hvor varen befinner seg, og hvor mange du har.

En sanntidsvisning av dataene dine gir deg mulighet til å ta smartere beslutninger. Du vet hva som er populært, hva som er på vei ut, og når du må fylle på lageret.

Et strekkodebasert lagersystem består av tre hovedkomponenter:

1. Strekkodeetiketter. Dette er digitale tatoveringer for lagerbeholdningen din. Du kan lage dine egne eller kjøpe ferdiglagde, men pass på at de følger bransjekravene. (UPC eller EAN).
2. Strekkodeskannere. Disse leserne kalles også strekkodelesere, prisskannere eller kassesystemskannere. De kan tyde de kryptiske digitale tatoveringene på produktene dine og sende informasjonen tilbake til systemet ditt. 
3. Programvare. Dette er applikasjoner som administrerer, oppretter og skriver ut strekkoder.

Et strekkodebasert lagersystem kombinerer derfor den integrerte kraften i maskinvare og programvare for å effektivisere lagerstyringen.

Nå er spørsmålet: hva får du egentlig ut av det?

Fordeler med et strekkodebasert lagersystem

Det er stor sjanse for at ditt nåværende lagerstyringssystem er en levning fra middelalderen. 

Stoler du fortsatt på Excel-regneark eller gisp—håndskrevne lagerbøker? Helt ærlig er det omtrent like effektivt som å bruke en brev due til e-post.

Tenk på bortkomne lagerartikler, unøyaktige lagernivåer, dårlige bestillingssystemer for etterspurte SKU-er … og slik fortsetter det.

Se for deg dette: en rask skanning, og vips! Du får innsyn i hele lagerbeholdningen din i sanntid.

Rain Yang, grunnlegger og administrerende direktør i WoodenAve, sier det best: «Alt som kreves, er en enkel skanning—ingen skriving, ingen notater, ingen bortkastet tid.»

En suksesshistorie fra virkeligheten: KR Stationers, New Delhi

Jeg snakket med Abhishek Kalra—eieren av KR Stationers—en alt-i-ett-butikk for kontorrekvisita og de nyeste dingsene i Hauz Khas, New Delhi. 

Han driver både en fysisk butikk og en digital butikk. Derfor er vellykket lagerstyring avgjørende for kundetilfredsheten.  

Og med en vurdering på 4,7 basert på 600 anmeldelser gjør de tydeligvis noe riktig.

Jeg har besøkt butikken hans siden jeg var 10 år gammel for å kjøpe lim, papir og penner. Nå som jeg har min egen virksomhet, har jeg også begynt å kjøpe elektronikk fra ham.

Det er en grunn til at jeg har vært en lojal kunde i to tiår …

Implementeringen av et strekkodebasert lagerstyringssystem for sju år siden har gitt ham en lang rekke fordeler:

1. Økt nøyaktighet

Å feile er menneskelig, å tilgi er guddommelig. 

Men når kostnadene ved feilaktig manuell dataregistrering kan utgjøre 30% av en bedrifts inntekter, er det ganske vanskelig å tilgi og glemme.

Menneskelige feil er kostbare.  

Vi gjør feil, men strekkoder gjør det sjelden. Slutt på skrivefeil og feilopptellinger, bare ren og uforfalsket datanøyaktighet.  

2. Mer kostnadseffektivt

Ja, det koster å sette opp strekkodeskanningssystemer. I begynnelsen. 

Den gode nyheten er at kostnaden vanligvis er en dråpe i havet sammenlignet med tiden og pengene du sparer på lang sikt.

For KR Stationers betyr lagerstyring ikke lenger at de må løpe opp til lageret for å lete fysisk etter varene. Den enklere driften med bedre ordrebehandling, raskere fakturering og mer effektive nye bestillinger veier betydelig tyngre enn den opprinnelige kostnaden. 

Abhishek sier: «Jeg måtte bare betale en engangsavgift for strekkodelisensen, og de månedlige abonnementsavgiftene for Busy-regnskapsprogramvaren virker ubetydelige sammenlignet med at vi i løpet av det siste tiåret har mer enn doblet inntektene våre.»

3. Bedre innsyn i data

Systemet viser deg ikke bare hva du har, men også hvordan lagerbeholdningen din beveger seg.

Da vi snakket sammen, nevnte Abhishek for eksempel at han har tilgang til helt ferske data om både vareoppsummeringer for leverandører og kunder, noe som tidligere ville ha betydd å bla gjennom støvete lagerbøker for å samle informasjon fra ulike registre.

Et strekkodebasert lagersystem blir derfor en pålitelig, samlet sannhetskilde for virksomheten din.

4. Bedre lagerstyring

En lagerbeholdning i sanntid eliminerer overfylte lagre eller at populære varer går tomme. 

Faktisk bestilte jeg en OnePlus-telefon fra Abhisheks butikk i helgen, som gave til bestemoren min. På under fem minutter sendte han meg en WhatsApp-melding med den nyeste modellen, fargealternativer, forventet leveringstid og betalingsinformasjon. 

Etter hans mening ville driften hans ikke ha vært så effektiv uten at han hadde implementert et strekkodebasert lagerstyringssystem for å administrere lagerbeholdningen. 

I tillegg til mer nøyaktige lagertellinger, færre manuelle feil og en smidig arbeidsflyt – når du bruker strekkoder for lagerartiklene dine, kan du effektivisere driften bedre, øke kundetilfredsheten og automatisere salgsordrer. 

Dermed blir ikke bunnlinjen din rammet. Nå går vi videre til hovedattraksjonen.

5-trinnsveiledning: Slik implementerer du et strekkodebasert lagersystem 

Den moderne strekkoden kan ha blitt oppfunnet i en dagligvarebutikk, men i dag brukes den til å spore alt fra gasbind på sykehus til iPhone-telefoner i butikker. 

Slik kommer du i gang med å implementere et strekkodebasert lagersystem i virksomheten din:

Trinn 1: Vurder dine nåværende behov for lagerstyring

Hvilke lagerproblemer holder deg våken om natten? Går du stadig tom for varer, mister du varer på lageret, eller sliter du med et regneark som er lengre enn Krig og fred?

Identifiser de konkrete utfordringene i lagerarbeidsflyten din. Det kan være å forbedre ordrebehandlingen, effektivisere gjenbestillinger eller spore lagernivåer.

Når du vet hva du trenger, kan du velge en strekkodeløsning som er skreddersydd for dine nøyaktige krav.

Trinn 2: Velg riktige strekkodetyper og generer strekkoder

Det neste trinnet er å velge riktig strekkodesystem basert på dine lagerutfordringer. 

Tenk på det som å velge riktig verktøy for å få jobben gjort. Du ville vel ikke brukt en hammer til å reparere en lekk kran?

Som du nå vet, finnes det to typer strekkoder. Typen du velger, avhenger av dine spesifikke behov og bransjestandardene. 

Du lurer kanskje på …

Hvilken strekkode passer for virksomheten min?

1D-strekkoder er elegante, enkle og perfekte for hverdagsvarer som dagligvarer, klær og elektronikk. Hvis du trenger å identifisere og spore grunnleggende produkter, er disse det perfekte valget. 

KR Stationers bruker for eksempel denne typen strekkode for å forenkle ordrebehandlingen. 

2D-strekkoder kan lagre enorme mengder data, inkludert nettadresser, tekst og til og med bilder.

Du kan bruke dem til å formidle mye informasjon på et lite område eller til å skape interaktive opplevelser for kundene dine. 

Du kan også alltid ta kontakt med en leverandør av strekkodesystemer – de kan gi deg verdifull informasjon basert på virksomhetens unike behov.

Slik genererer du strekkoder

Når du har valgt strekkodetype, kan du generere produktspesifikke koder. 

Opprett disse kodene med spesialisert strekkodeprogramvare, og sørg for at de er kompatible med det nåværende systemet ditt.

Den gode nyheten er at du ikke trenger en grad i grafisk design for å lage strekkoder. Det finnes mange nettbaserte strekkodegeneratorer, og mange av dem er gratis.

Her er for eksempel en gratis strekkode jeg genererte for en av The Retail Execs blogger ved hjelp av en gratis nettbasert strekkodegenerator. 

Alt du trenger å gjøre, er å velge strekkodetypen fra listen til venstre, skrive inn de relevante opplysningene (produktkode, pris, URL osv.), og voilà! Du har en digital tatovering som kan lastes ned!

🔥HETT TIPS:

Skann denne strekkoden for å lese alt om GS1s regler for strekkoder og anbefalte fremgangsmåter:

Trinn 3: Velg riktig strekkodeskanner og skriver

Det er på tide å skaffe riktig maskinvare.

Strekkodeskannere: Dine digitale øyne

Velg en skanner som dekker behovene dine og er innenfor budsjettet ditt. 

Ta hensyn til hvor enkel programvaren er å bruke, og hvor kompatibel den er med systemet ditt. For miljøer med krevende forhold – som produksjon – bør du velge robuste modeller, mens lette modeller er ideelle i detaljhandelen.

• Håndholdte skannere. For detaljhandel og små bedrifter er disse perfekte arbeidshestene. De er slitesterke, enkle å bruke og tilgjengelige både med og uten kabel.

• Mobilapper. Hvis du trenger en bærbar løsning eller har et begrenset budsjett, kan den trofaste mobilen din også fungere som en skanner. Alt du trenger å gjøre, er å laste ned en app for skanning av strekkoder, så er du klar. 

• Integrerte skannere. På lager og i virksomheter med høyt volum gjør integrerte skannere i POS-systemer og industrielt utstyr skanning og datafangst smidig.

Strekkodeskrivere: Gi kodene dine liv

For å bringe de unike strekkodene dine ut i den fysiske verden trenger du en skriver. Den riktige strekkodeskriveren avhenger av behovene dine og finnes i mange former og størrelser.

• Små bedrifter og detaljhandel. Vanligvis er en stasjonær skriver tilstrekkelig. Velg en modell som kan skrive ut etiketter av høy kvalitet på en rekke ulike materialer.
• Lager. Invester i industrielle skrivere. I tillegg til å håndtere store mengder etiketter tåler de også krevende forhold.
• Spesialiserte behov. For utskrift av strekkoder på små gjenstander eller buede overflater bør du vurdere mobile skrivere eller skrivere med etikettapplikatorer.

Trinn 4: Integrer strekkodeprogramvaren med de eksisterende systemene dine

Greit. Strekkodene er klare, og skannerne er ladet. 

Nå er det på tide å integrere strekkodesystemet med lagerstyringssystemet ditt (IMS) eller lagerstyringssystemet (WMS). 

Det er her alt faller på plass – maskinvaren og programvaren.

Strekkoder skaper en direkte forbindelse mellom den fysiske og digitale verdenen når du kobler dem til IMS-er eller skylbaserte lagerstyringssystemer.

Så snart en skanning er utført, sendes et signal som oppdaterer programvaren din i sanntid. 

Til syvende og sist eliminerer dette behovet for manuell dataregistrering, som, la oss være ærlige, er omtrent like morsomt som å sitte og se på at gresset gror.

Integrasjonen gir sanntidsinnsikt i lagerbeholdningen, slik at du unngår utsolgte varer og gjetting. Datadrevne beslutninger hjelper deg med å effektivisere driften, automatisere repetitive oppgaver og øke effektiviteten.

Hvis du er på utkikk etter et solid system for lagerstyring, kan du ta en titt på listen vår over de 10 beste anbefalingene:

Trenger du et robust lagerstyringssystem? Vi har en liste for det også!

Trinn 5: Lær opp de ansatte og test systemet

Samle troppene dine til et grunnkurs i strekkoder. Gå gjennom alt fra grunnleggende skanningsteknikker til feilsøking av vanlige problemer. 

Strekkodelagersystemet er et lagarbeid. 

Sørg for at alle vet hva rollen deres er. Sørg for at det finnes tydelige, skriftlige prosedyrer for mottak av nye varer, plukking og pakking av bestillinger samt gjennomføring av lageropptellinger. 

Dette vil opprettholde konsistens og nøyaktighet over hele linjen … og unngå pinlige samtaler som denne:

Dette er viktig: Sørg for å teste systemet grundig før det tas i bruk. Se på det som en generalprøve før den store forestillingen. 

Test prosessene dine ved å begynne med et lite parti av lagerbeholdningen og arbeide deg gjennom mottak, plukking, pakking og opptelling. 

Vær på utkikk etter eventuelle feil, problemer eller forvirrede blikk fra de ansatte.

Utfordringer og løsninger ved bruk av et strekkodelagersystem

Totalt snakket jeg med 31 eiere av SMB-er innen netthandel som har implementert et strekkodelagersystem med suksess. 

Funnene var enstemmige – bedre ordreoppfyllelse, økt nøyaktighet og større kundetilfredshet … men den innledende installasjonsprosessen er ikke uten utfordringer. 

Så her er noen gode tips fra de beste i bransjen:

1. Metal Marker Manufacturing anbefaler et pilotprosjekt for å unngå integrasjonsproblemer

Når du introduserer en ny løsning i arbeidsflyten din, må den ikke forstyrre den eksisterende arbeidsflyten.

Så enten du har hundrevis eller millioner av SKU-er, har David Primrose noen gode råd:

For bedriftseiere som vurderer et strekkodesystem, er her et verdifullt tips: Start i det små med et pilotprogram for de mest populære produktene dine. 

Dette lar deg luke ut eventuelle problemer før full implementering. 

Vi begynte med identifikasjonsmerkene våre for luftfartsindustrien, noe som hjalp oss med å perfeksjonere prosessen før vi utvidet den til hele produktlinjen vår.

2. Yorkshire Fabric Shop gir tips om lagerstyring

Jay Soni, grunnlegger og administrerende direktør, beskriver oppsettet av et strekkodebasert lagerstyringssystem som et «eventyr».

Hvorfor?

Først måtte vi velge et system som kunne kobles til den eksisterende e-handelsplattformen vår. 

Det vanskeligste var å sette det opp – å ta det brede utvalget vårt av tekstiler, inndelt etter farge, mønster og materiale, og katalogisere det i et digitalt format som kunne skannes og spores. 

Hver vare måtte merkes riktig for å unngå forvekslinger som kunne føre til feil i ordrebehandlingen.

Så hvordan løste han problemene?

Legg mye omtanke i planleggingsfasen. 

Sørg for at du velger et system som kan skaleres i takt med virksomheten din, og som er kompatibelt med eventuell eksisterende virksomhetsspesifikk programvare. 

Ta deg tid til å organisere produktkategoriene og lagerdataene dine, fordi dette vil spare deg for mye bryderi på lang sikt, med lageravvik og systemfeil under driften.

3. JettProof hadde utfordringer med motstand blant ansatte og skalering av maskinvare

Grunnlegger Michelle Ebbin startet først med en enkel strekkodeskriver og skanner «da ordrevolumet nådde 50 per dag».

Etter hvert som de vokste, oppsto det imidlertid motstand blant de ansatte, noe de klarte å overvinne gjennom grundig opplæring. De oppgraderte også maskinvaren og programvaren etter hvert som «virksomheten vokste til 2 000 produserte plagg daglig».

Ebbin deler tre viktige råd med andre små bedrifter:

1. «Start tidlig, selv om volumet virker håndterbart – det er enklere enn å prøve å ta igjen etterslepet senere.»
2. «Involver teamet ditt i prosessen, og invester tid i opplæring for å sikre at systemet tas i bruk.»
3. «Tenk langsiktig når du velger leverandører, slik at du unngår kostbare bytter etter hvert som virksomheten skaleres.»

Når det gjelder den konkrete effekten …

Siden vi implementerte strekkoder, har vi utvidet til 14 land, vunnet flere priser og hjulpet utallige familier som lever med autisme og utfordringer knyttet til sensorisk bearbeiding. 

Et effektivt strekkodebasert lagerstyringssystem har vært avgjørende for veksten vår og effekten vi skaper.

4. SuperBee overvant problemer med å lese etiketter

SuperBee er en miljøsertifisert nettbasert virksomhet som selger bivoksprodukter … og de møtte unike utfordringer. 

Nærmere bestemt: Hvordan balanserer man krevende logistikk i forsyningskjeden med miljøvennlige materialer? 

Antoinette Jackson, kreativ direktør og grunnlegger, forklarer:

Den største utfordringen var å tilpasse systemet slik at det kunne håndtere mange av de mer miljøvennlige emballasjematerialene som noen ganger ikke ble lest godt nok av vanlige strekkodeetiketter. 

Vi ble tvunget til å prøve ulike biologisk nedbrytbare etiketter slik at de skulle sitte på plass og kunne skannes gjennom forsyningskjeden. 

Dette var viktig for å sikre at systemet fungerte uten avbrudd, samtidig som vi nådde bærekraftsmålene våre.

For andre miljøbevisste bedriftseiere gir Jackson tydelige råd:

Mitt forslag er å faktisk tenke nøye gjennom hvordan systemet kan brukes på produktene og emballasjen din. 

Ikke velg det mest populære eller billigste. 

Tenk på miljøavtrykket til systemdelene (som etiketter og skannere), og hvordan de samsvarer med bærekraftsmålene dine.

Når det gjelder den samlede forretningspåvirkningen, har de lykkes med å implementere et strekkodebasert lagerstyringssystem ved å tenke grundig gjennom forretningsmålene sine, noe som til slutt har ført til «forbedret ordre­nøyaktighet til nær 100 %.»

Strekkodenes fremtid

I 2027 vil detaljhandelen få en stor oppgradering med «Sunrise 2027», ledet an av GS1. 2D-strekkoder vil stå i sentrum og love oss en radikal endring i hvordan vi handler.

2D-strekkoden vil «gi deg en opplevelse som merkevaren ønsker at du skal ha.»

Det sier Carrie Wilkie, SVP for standarder og teknologi hos GS1 US

Se for deg at du skanner et produkt og umiddelbart får alt du trenger, fra ingredienslister og oppskrifter til instruksjoner for resirkulering.

Virkelige eksempler på 2D-pionerer: Puma og PepsiCo

Kanskje er vi allerede i matrisen. Se her:

• Puma var den første store merkevaren som brukte 2D-strekkoder i USA. En rask skanning avslører skoens detaljer og Pumas bærekraftsreise.
• Men PepsiCo går enda lenger når det gjelder kundeengasjement. QR-kodene deres på emballasjen, kjent som GS1 Digital Link 2D-strekkoder, gir et vell av informasjon: fra næringsinnhold og bærekraftsinitiativer til lojalitetsbelønninger og personlig tilpasset innhold.

Fremtiden, kjære leser, er kodet, personlig tilpasset og interaktiv – alt gjennom én enkelt skanning.

Gratulerer med 50-års skannejubileum!

Enten de sparer deg for tankeløs dataregistrering eller hindrer deg i å selge den siste PlayStation-konsollen til 17 forskjellige kunder ved et uhell, har disse stripete karene ryggen din. 

Innen lagerstyring er strekkoder og skannere det synlige ansiktet, men programvaren du velger, er hjernen. WMS-er og IMS-er fungerer som et sentralnervesystem som samler inn, organiserer og analyserer strekkodedata. For la oss være ærlige – uten programvare for strekkodebasert lagerstyring er strekkoder i bunn og grunn bare glorifiserte sebrastriper. 

Så skåler vi for 50 år med pip, skanninger og fortjeneste. Skål!

Ikke bli hengende igjen i det digitale støvet. Abonner på nyhetsbrevet vårt for den nyeste innsikten om netthandel og ekspertråd fra ledere i bransjen.