Tracciamento dei lotti 101: riduci i richiami e aumenta la tracciabilità
Traccialo o perdilo: Il tracciamento dei lotti è fondamentale per gestire efficacemente l’inventario ed evitare problemi normativi, soprattutto nei settori altamente regolamentati come quello farmaceutico e alimentare.
Perché il tracciamento dei lotti è di grande aiuto: Anche i settori non regolamentati traggono vantaggio dal tracciamento dei lotti, grazie a una migliore tracciabilità, a una risoluzione più rapida dei problemi e a un minor numero di errori costosi.
Basta con la follia dei richiami: Ridurre i richiami dei prodotti e le sanzioni diventa più facile con un solido tracciamento dei lotti, proteggendo la reputazione e la salute finanziaria della tua azienda.
Un trionfo della tracciabilità: Un efficace tracciamento dei lotti garantisce una migliore tracciabilità, aiutando le aziende a gestire le scorte in modo efficiente e a rispettare gli standard del settore.
Merci scadute. Sanzioni normative. Ritiri di prodotti.
Se i continui problemi nella gestione dell'inventario continuano a trascinarti in situazioni di questo tipo, potresti dover ripensare al modo in cui supervisioni le tue scorte.
Il tracciamento dei lotti può aiutarti a riprendere il controllo e a rimanere conforme alle normative.
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È una procedura standard nei settori altamente regolamentati—come quello farmaceutico, dei dispositivi medici e alimentare, ad esempio il comparto lattiero-caseario—dove un singolo errore potrebbe compromettere la reputazione della tua azienda.
Se operi in uno di questi settori, rafforzare il tracciamento dei lotti è indispensabile.
Non operi in nessuno di questi settori? Non ti consiglierei di passare oltre così in fretta.
Anche se il tuo settore non è regolamentato, un solido tracciamento dei lotti porta comunque a una migliore tracciabilità, a una risoluzione più rapida dei problemi e a un numero inferiore di errori costosi.
Per le aziende con grandi inventari, significa passare da un approccio reattivo a uno proattivo.
Scopriamo se questo piccolo cambiamento operativo può risolvere i tuoi problemi più importanti.
Che cos'è il tracciamento dei lotti?
Il tracciamento dei lotti consente di monitorare un gruppo di prodotti—chiamato lotto o partita—durante le fasi di produzione, ricezione, stoccaggio e vendita.
Gli articoli della stessa partita riportano lo stesso numero di lotto per migliorarne la tracciabilità.
Un marchio di cosmetici potrebbe assegnare un singolo numero di lotto a 500 creme solari per labbra realizzate durante una stessa sessione di produzione. Un'azienda lattiero-casearia potrebbe fare lo stesso per 100 confezioni di latte d'avena consegnate lo stesso giorno da un fornitore.
In questo modo, se un prodotto va a male o scade, puoi ritirare rapidamente solo il lotto interessato senza dover riorganizzare tutti gli scaffali.
Il tracciamento dei lotti, al contrario, raggruppa gli SKU identici sotto un unico identificativo.
Se vendi prodotti di alto valore e soggetti a reso, come orologi di lusso e dispositivi tecnologici, scegli il tracciamento tramite numero di serie. Tuttavia, il tracciamento dei lotti è più rapido e semplice per la gestione dell'inventario al dettaglio su larga scala.
5 vantaggi del tracciamento dei lotti per i rivenditori
Nella vendita al dettaglio, ciò che non puoi vedere può costarti caro. Un processo di tracciamento dei lotti offre un livello di controllo e visibilità maggiore rispetto alla maggior parte dei sistemi manuali di gestione dell'inventario—ecco come.
1. Identificare e isolare rapidamente i prodotti difettosi
Il tracciamento dei lotti, soprattutto se abbinato a tecnologie come i codici a barre 2D, consente di scansionare i numeri di partita e le date di scadenza in pochi secondi.
La catena di supermercati Woolworths ha migliorato la sicurezza alimentare e ridotto gli sprechi alimentari fino al 40% grazie a questa tracciabilità dei lotti basata sulla tecnologia.
2. Accelerare la gestione dei ritiri
Collegando i numeri di lotto ai dati di inventario in tempo reale, puoi individuare e isolare immediatamente le partite difettose durante i ritiri dei prodotti.
I ritiri su larga scala costano ai produttori circa da 3 milioni a 72,7 milioni di dollari per azienda, ai distributori da 100.000 a 2,3 milioni di dollari e ai ristoranti da 40.000 a 1,1 milioni di dollari.
Ritiri più rapidi migliorano la gestione dell'inventario e possono portare a enormi risparmi e a un minore impatto sui tuoi profitti.
3. Ottimizzare l'applicazione del FIFO per ridurre gli sprechi
Il tracciamento dei lotti associa ai tuoi prodotti le informazioni sulla partita e sulla scadenza, così sai sempre cosa vendere per primo.
Alcuni software per il tracciamento dei lotti includono persino calcolatori della durata di conservazione e avvisi FIFO automatizzati. Secondo PW Consulting, queste funzionalità possono ridurre gli sprechi alimentari fino al 30% nei piccoli ristoranti.
4. Rafforzare la conformità alle normative FDA/USDA
Le informazioni sui lotti costituiscono una traccia di audit integrata che documenta cosa hai prodotto o acquistato, quando lo hai fatto e dove è finito.
Non hai bisogno di documenti aggiuntivi per dimostrare di rispettare gli standard di qualità.
“Le aziende che hanno investito in sistemi digitali di tracciabilità dei lotti saranno meglio preparate per la conformità il 20 gennaio 2026,” ha dichiarato Jim Bresler, Direttore della gestione dei prodotti, settore alimenti e bevande di Plex Systems.
5. Aumentare la fiducia dei clienti attraverso la trasparenza
Con così tante informazioni — e disinformazione — in circolazione, gli acquirenti si aspettano trasparenza. Il tracciamento dei lotti fornisce tutti i dati necessari per dimostrare la qualità del tuo operato.
Arrae, un marchio di integratori gestito da un team di 2 persone addetto alla catena di approvvigionamento, ha utilizzato il tracciamento dei lotti di ShipBob per contrassegnare e tracciare i prodotti finiti durante tutto il processo di evasione degli ordini. Questo li ha aiutati a spedire il 78% degli ordini lo stesso giorno, aumentando la soddisfazione dei clienti.
Il tracciamento dei lotti in tempo reale a portata di mano può aiutarti a gestire un'attività più intelligente ed efficiente.
Nel prossimo capitolo ti mostrerò come funziona tutto questo.
Come funziona il tracciamento dei lotti
Per illustrare come avviene il tracciamento dei lotti, seguiremo Pure & Fresh Creamery, un'azienda casearia immaginaria, mentre traccia i suoi prodotti a base di yogurt durante i loro 14 giorni di conservazione.
Ti offrirò una prospettiva concreta sulla gestione dei prodotti deperibili, per poi spiegare come questa strategia si inserisce nel tuo sistema più ampio di gestione dell'inventario.
1. Inizia raggruppando i prodotti in lotti
Per evitare di vendere vasetti acidi o deteriorati, Pure & Fresh Creamery raggruppa i propri prodotti a base di yogurt in base alla data di produzione.
2. Assegna un numero di lotto univoco a ciascun gruppo
Ogni lotto giornaliero di yogurt di Pure & Fresh Creamery riceve il proprio numero di lotto distintivo.
Seguono un formato semplice: varietà di yogurt (GYP per yogurt greco bianco, GYF per yogurt alla frutta, YOP per yogurt bianco...) + data di produzione (YYMMDD) + numero del lotto (B##) + codice dello stabilimento (MA per Madrid). Il primo lotto di yogurt greco prodotto il 16 maggio 2025, indipendentemente dalle dimensioni del vasetto, avrebbe il numero di lotto GYP-250516-B01-MA.
3. Etichetta ogni articolo del lotto per garantirne la tracciabilità
Per migliorare la tracciabilità dei lotti, il rivenditore utilizza strumenti per codici a barre per creare e stampare adesivi con codici QR per ogni vasetto di yogurt. Questi adesivi includono il numero di lotto, il gusto, la data di produzione e una data di “consumare entro o il”.
Il personale del magazzino e gli addetti ai negozi di Pure & Fresh Creamery scansionano questo codice per verificare la freschezza e assicurarsi che i vasetti più vecchi vengano venduti per primi.
4. Traccia ogni lotto mentre attraversa le tue operazioni
Non appena un nuovo lotto esce dalla linea di produzione, il personale del magazzino scansiona il codice QR.
Il sistema registra automaticamente il numero del lotto, la quantità e l'ora di arrivo nel software di gestione dell'inventario (IMS) e nel software di gestione del magazzino (WMS).
Da quel momento, ogni spostamento—tra zone di stoccaggio, filiali o camion per le consegne—viene tracciato in tempo reale utilizzando scanner portatili.
5. Monitora in tempo reale le condizioni e lo stato dei lotti
Il sistema di Pure & Fresh Creamery avvisa il personale quando le confezioni si avvicinano alla data di scadenza o quando le scorte stanno diminuendo.
Se durante i controlli di qualità un gusto mostra segni di deterioramento, il personale può anche ritirare solo quel lotto specifico dal frigorifero assegnato.
6. Collega i dati dei lotti agli altri sistemi del punto vendita per una visibilità completa
Il tracciamento dei lotti di Pure & Fresh Creamery non termina in magazzino. Quando una confezione di yogurt viene scansionata alla cassa, il numero del lotto viene collegato automaticamente al sistema.
Il team non deve affannarsi a cercare tra fogli di calcolo o registri cartacei quando si verifica un'ispezione ordinaria o una visita a sorpresa da parte degli enti regolatori.
Questo è il quadro generale.
Continua a leggere per scoprire come preparare le tue risorse e le tue operazioni di vendita al dettaglio al tracciamento dei lotti.
Come implementare un sistema di tracciamento dei lotti
Segui questi sei semplici passaggi per rendere operativo il tuo sistema di tracciamento dei lotti in pochissimo tempo:
Passaggio 1: scegli l'insieme di tecnologie giusto per la tua attività
I rivenditori e i produttori utilizzano diversi strumenti per tracciare i numeri dei lotti lungo la catena di approvvigionamento.
Ecco le opzioni principali:
Sistemi di gestione dell'inventario (IMS)
Le piattaforme IMS consentono di assegnare, registrare e tracciare i numeri dei lotti durante l'intero ciclo di vita del prodotto. Oltre al numero del lotto, possono memorizzare ulteriori informazioni sull'intero lotto, come la sua origine, la quantità e la data di scadenza.
Alcuni, come MRPEasy, generano anche etichette e codici a barre per l'inventario fisico, facilitando l'identificazione dei lotti in movimento.
Ecco altri strumenti che consigliamo:
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Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
Per le aziende che necessitano di maggiore potenza, gli ERP offrono una soluzione completa. Queste piattaforme collegano tutti i punti di contatto dei lotti: approvvigionamento, produzione, inventario, finanza e conformità.
Katana, ad esempio, è un ERP pensato per i produttori che realizzano prodotti in lotti e che si stanno espandendo verso il DTC o il B2B.
Monitora i numeri di lotto dalle materie prime ai prodotti finiti, supporta la gestione del magazzino e si integra perfettamente con il resto del tuo ecosistema tecnologico, offrendo visibilità in tempo reale sui lotti.
A parte Katana, ci piacciono anche:
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Software per il monitoraggio dei lotti
Se cerchi una soluzione specializzata, le soluzioni per il monitoraggio dei lotti sono facilmente disponibili.
Le loro funzionalità includono il monitoraggio della conformità, l'elaborazione dei lotti, il monitoraggio dell'inventario e ulteriori informazioni per ottimizzare il tuo processo di gestione dell'inventario.
Blue Link, ad esempio, supporta la conformità FDA/ISO/CFIA, stampa i numeri di lotto sui documenti di imballaggio e sulle fatture e consente il flusso di inventario FIFO immediatamente.
Di seguito trovi altri strumenti che apprezziamo molto:
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Cosa hanno in comune questi strumenti:
- Automazione delle attività manuali
- Dati centralizzati sui lotti tra SKU, lotti e strutture
- Visibilità in tempo reale, anche tra più sedi
Scegli la piattaforma più adatta ai tuoi obiettivi, flussi di lavoro e budget. Non inseguire semplicemente le funzionalità: scegli ciò che farà davvero la differenza per la tua azienda.
Passaggio 2: assegna e formatta i numeri di lotto in modo coerente
I rivenditori gestiscono dozzine, se non centinaia, di numeri di lotto relativi a ingredienti, lotti e prodotti finiti.
Una convenzione di denominazione chiara e coerente rende il monitoraggio più fattibile e affidabile.
Non esiste un formato universale per i numeri di lotto. Dovrai considerare i tipi di informazioni e i requisiti normativi che desideri includere.
I dettagli più comuni includono il numero del lotto, il codice dello stabilimento o del sito e la data di produzione.
Elaboriamo un esempio concreto per il nostro prodotto a base di yogurt greco, per vedere come questi codici possano essere tracciabili e facili da usare.
Ecco il nostro esempio di codice lotto precedente:
GYP-250516-B01-MA
Ogni segmento comunica qualcosa a colpo d'occhio:
- GYP: Codice prodotto per lo yogurt greco bianco
- 250516: Data di produzione nel formato YYMMDD (16 maggio 2025)
- B01: Numero del lotto: indica la quantità prodotta in un'unica lavorazione
- MA: Codice della sede dello stabilimento (ad es. Madrid)
Utilizza segmenti di lunghezza fissa e separatori coerenti (ad es. trattini o barre) per mantenere i codici leggibili, facilmente scansionabili e compatibili con i sistemi.
Passaggio 3: scegli il metodo di gestione dell'inventario appropriato per massimizzare i vantaggi del monitoraggio dei lotti
Due metodi di valutazione dell'inventario possono essere utilizzati con il monitoraggio dei lotti di prodotti deperibili e soggetti a normative, per garantire sprechi minimi, conformità e integrità dei prodotti:
- FIFO (primo entrato, primo uscito). Le merci più vecchie sono le prime a uscire. I numeri di lotto possono includere un codice con indicazione temporale per mostrare la data di ricezione.
- FEFO (prima la scadenza, primo a uscire). Gli articoli con scadenza più vicina vengono spediti o venduti per primi. I numeri di lotto possono contenere un segmento con la data di scadenza.
Qual è l'opzione migliore per i tuoi prodotti?
Utilizza il FIFO per i prodotti con una conservabilità più prevedibile o ampie finestre di scadenza (ad es. prodotti in scatola, prodotti da forno e prodotti freschi).
Scegli il FEFO quando la conservabilità varia o quando le normative richiedono un controllo preciso delle scadenze. Pensa ai prodotti farmaceutici e lattiero-caseari.
Con una soluzione avanzata, che si tratti di un ERP, di un IMS o di un software per il monitoraggio dei lotti, puoi automatizzare entrambe le strategie. Assicurati di far uscire dal magazzino le scorte più vecchie o prossime alla scadenza prima che diventino scorte invendibili.
Passaggio 4: prepara un piano di risposta per richiami e resi
I richiami dei prodotti sono una realtà dolorosa nel mondo degli affari.
Un richiamo comporta la tracciabilità, l'individuazione e la restituzione delle merci da parte dei tuoi clienti (negozi o singoli consumatori).
Con il monitoraggio dei lotti, questo complesso sistema di distribuzione diventa più semplice da districare. È più facile determinare dove siano finiti questi prodotti difettosi.
Ecco come si è svolta la vicenda nella realtà:
Nel 2023, Ellenos Real Greek ha richiamato le confezioni da 4 di yogurt alla vaniglia a causa della presenza di un allergene dell'uovo non dichiarato. Il lotto interessato è stato identificato dal Lotto n. 073, con una data di scadenza del 23 aprile 2023.
Ecco perché quel numero di lotto era importante:
- Identificazione della posizione: l'azienda ha potuto isolare i prodotti interessati in specifici punti vendita Costco, esclusivamente quelli in Alaska, Oregon e Washington.
- Come evitare richiami non necessari: altri prodotti con la stessa data di scadenza, come le confezioni da 4 da 113 g al gusto marionberry, sono rimasti sugli scaffali. Il numero di lotto ha chiarito che provenivano da una produzione diversa e quindi non erano interessati.
L'utilizzo di strumenti di gestione dell'inventario con funzionalità di monitoraggio dei lotti può aiutarti a svolgere le dovute verifiche.
Ad esempio, Cin7 offre una funzione completa di richiamo per lotti/partite, che include report dettagliati (ad es. scorte disponibili, ordini/clienti evasi e non evasi, fornitori interessati) e consente di inviare una lettera di richiamo ai consumatori interessati.
Passaggio 5: forma il personale in tutte le sedi
Il tuo sistema di tracciamento dei lotti è valido tanto quanto le persone che lo utilizzano. Forma il personale su come registrare, tracciare e recuperare correttamente i numeri di lotto.
Inizia dalle nozioni fondamentali: che cos'è il tracciamento dei numeri di lotto e qual è il suo valore per le operazioni e per l'azienda nel suo complesso
Una volta gettate le basi, passa alla formazione pratica, che include:
- Corrette tecniche di etichettatura. Spiega dove e come applicare le etichette affinché siano visibili e durevoli.
- Protocolli di stoccaggio. Descrivi come i diversi metodi di gestione dell'inventario (es.: FIFO, FEFO) si collegano ai numeri di lotto.
- Utilizzo dei sistemi digitali. Forma il personale sull'uso del software di tracciamento dei lotti, che si tratti di un IMS, ERP, WMS o di una piattaforma dedicata.
- Altri strumenti tecnologici. Mostra al personale come scansionare e inserire i numeri di lotto con la tecnologia di scansione dei codici a barre, i codici QR o l'RFID, e spiega come risolvere i problemi più comuni.
- Rilevamento e risoluzione dei problemi. Insegna a identificare e correggere etichette errate, numeri di lotto mancanti e registrazioni non corrispondenti.
Standardizza la formazione in tutta l'organizzazione, indipendentemente dalla sede, in modo che tutti siano sempre aggiornati.
Passaggio 6: esegui audit regolari e aggiorna i processi
Il tracciamento automatizzato dei lotti è potente, ma richiede comunque una supervisione regolare.
Gli audit e i controlli a campione sono necessari per garantire l'integrità e l'accuratezza dei dati dei lotti, nonché la conformità dei processi.
Quindi, con quale frequenza esegui queste ispezioni di routine? Dipende dal settore, dal tipo di prodotto e dalle esigenze organizzative.
Ad esempio, supponiamo che Pure & Fresh Creamery venda anche formaggi freschi, che rientrano nell'elenco FDA degli alimenti tracciabili (FTL).
Ciò significa che, rispetto allo yogurt, i formaggi freschi richiedono una gestione più rigorosa dei registri e cicli di audit più frequenti, soprattutto ai sensi della legge sulla modernizzazione della sicurezza alimentare (FSMA).
Per eseguire correttamente le ispezioni di routine, ecco alcuni elementi da verificare regolarmente.
☐ Assegnazione coerente dei numeri di lotto in tutti i registri
☐ Riconciliazione tra scorte fisiche e registri digitali
☐ Controlli di conformità (ad es. normativa FDA sulla tracciabilità per gli articoli FTL)
☐ Revisione delle prestazioni del sistema
☐ Documentazione dei risultati dell'audit e delle azioni da intraprendere
Trasforma questa attività in un'abitudine, così il tuo sistema di tracciamento dei lotti potrà supportare l'efficienza operativa e la sicurezza dei prodotti.
Casi d'uso del tracciamento dei lotti nel commercio al dettaglio
Il tracciamento dei lotti offre numerosi modi per tenere sotto controllo l'inventario e l'evasione degli ordini.
Ecco come diversi settori utilizzano il tracciamento dei lotti per ispirare strategie di tracciabilità più intelligenti per la tua azienda.
Alimentari e prodotti deperibili
Prodotti freschi, latticini, surgelati e tutto ciò che ha una data di scadenza imminente non possono permettersi di rimanere in magazzino troppo a lungo.
Altrimenti, i tuoi margini marcirebbero insieme ai prodotti.
Il monitoraggio dei lotti aiuta i rivenditori a tenere sotto controllo le date di scadenza, ottimizzare la durata di conservazione dei prodotti, gestire i richiami e molto altro. La FDA promuove queste pratiche attraverso norme di tracciabilità più severe nell'ambito della sua iniziativa Nuova era della sicurezza alimentare più intelligente.
Salute e bellezza
Oltre 77 milioni di prodotti cosmetici sono stati ritirati negli Stati Uniti dal 2011 al 2023: sorprendente, vero?
Senza il monitoraggio dei lotti, questi marchi si affannerebbero per capire quali prodotti ritirare, da quale magazzino e verso quale negozio.
Le aziende farmaceutiche e cosmetiche si affidano a questa tracciabilità completa per catalogare gli ingredienti e gestire la rotazione dei prodotti, garantendo una qualità costante.
Elettronica di consumo
Resi, garanzie e difetti fanno parte del gioco quando si vendono prodotti tecnologici. Ma il vero problema è individuare le unità difettose e decidere se si tratta di un problema isolato o di un richiamo su larga scala.
Associando ai prodotti i dati a livello di lotto, puoi ricondurre i difetti a specifici cicli di produzione (ad esempio, un lotto di computer portatili con batterie soggette a surriscaldamento).
In questo modo si riducono gli scambi di comunicazioni per le richieste di garanzia e la logistica dei resi.
Commercio elettronico multicanale
Più canali online utilizzi per vendere, più diventa difficile monitorare in tempo reale lo spostamento dei prodotti.
Ecco perché l'87% dei prodotti vietati o richiamati rimane presente sui siti di commercio elettronico, esponendo i marchi a rischi legali e alla reazione negativa dei consumatori.
Il monitoraggio dei lotti collega tutti gli elementi della tua rete di evasione degli ordini. Ottieni una visione centralizzata e aggiornata minuto per minuto del tuo inventario ed eviti di spedire lotti non conformi.
I prodotti deperibili, quelli soggetti a normative o qualsiasi articolo incline ai difetti traggono vantaggio dal monitoraggio dei lotti. Se ti capita di preoccuparti del controllo della qualità dei prodotti o dei richiami, ecco perché vale la pena prenderlo in considerazione.
È MOLTO più facile di quanto pensi
Il monitoraggio dei lotti offre l'opportunità di ottenere un controllo dell'inventario più rigoroso. Sebbene sia più adatto alle grandi aziende o ai settori altamente regolamentati, anche i rivenditori in crescita possono provarlo.
Tutto ciò che ti serve per iniziare è il software di monitoraggio giusto e un processo chiaramente definito.
Altri articoli e recensioni di software che vale la pena consultare:
- Inventario just-in-time (JIT): la guida completa alle operazioni reattive
- Gestione dell'inventario basata sul cloud: come ottimizzare i processi per avere scorte più efficienti e meno stress
- I 22 migliori software per il reintegro dell'inventario, recensiti e confrontati
- I 21 migliori software per l'inserimento degli ordini, classificati e confrontati
- I 23 migliori software per la gestione dell'inventario dei ricambi, classificati e recensiti
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Domande frequenti sul monitoraggio dei lotti
Il monitoraggio dei lotti può sembrare tecnico e complesso, ma è stato pensato per semplificare le operazioni quotidiane. Di seguito sono riportate le domande più comuni che i rivenditori pongono prima di iniziare.
Ho bisogno del monitoraggio dei lotti se non produco i miei prodotti?
Tecnicamente, no: non è obbligatorio se sei un distributore, un grossista o un rivenditore diretto al consumatore (DTC).
Tuttavia, può farti risparmiare moltissimo tempo se vendi prodotti regolamentati (ad esempio, prodotti farmaceutici e cosmetici), gestisci date di scadenza o movimenta SKU ad alto volume.
Qual è il rischio di non utilizzare il monitoraggio dei lotti nella vendita al dettaglio?
Se non monitori i lotti, i richiami diventano complicati. Rischi di prolungare le procedure di richiamo e di scartare scorte perfettamente integre semplicemente perché non riesci a isolare il lotto problematico. In alcuni casi, ciò potrebbe anche ritardare le richieste di risarcimento assicurativo in caso di difetti del prodotto.
Il monitoraggio dei lotti è obbligatorio per la conformità normativa nel mio settore?
La FDA e le agenzie analoghe si aspettano che i rivenditori adottino il monitoraggio dei lotti per garantire la sicurezza e la tracciabilità dei prodotti regolamentati. Potresti non essere obbligato a farlo se vendi articoli non regolamentati, ma è comunque utile averlo.
