Tracciabilità dei Lotti 101: Riduci i Richiami e Aumenta la Tracciabilità
Traccia o Perdi: La tracciabilità dei lotti è fondamentale per gestire in modo efficace l'inventario ed evitare problemi normativi, soprattutto in settori altamente regolamentati come quello farmaceutico e alimentare.
Perché la Tracciabilità dei Lotti è un Grande Aiuto: Anche i settori non regolamentati traggono vantaggio dalla tracciabilità dei lotti grazie a una migliore tracciabilità, risoluzione rapida dei problemi e meno errori costosi.
Basta con la Follia dei Richiami: Ridurre i richiami di prodotto e le multe diventa più facile con una solida tracciabilità dei lotti, salvaguardando la reputazione e la salute finanziaria della tua azienda.
Un Successo nella Tracciabilità: Una forte tracciabilità dei lotti garantisce una maggiore tracciabilità, aiutando le aziende a gestire lo stock in modo efficiente e a rimanere conformi agli standard di settore.
Prodotti scaduti. Multe regolamentari. Richiami di prodotti.
Se le costanti sfide nella gestione dell’inventario continuano a coinvolgerti in situazioni come queste, potresti dover ripensare al modo in cui supervisioni le tue scorte.
Il tracciamento dei lotti può aiutarti a riprendere il controllo e a restare conforme.
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È uno standard nei settori altamente regolamentati—pensa all’industria farmaceutica, ai dispositivi medici e ai settori alimentari come i latticini—dove un solo errore potrebbe compromettere la reputazione dell’azienda.
Se operi in uno di questi settori, rafforzare il tuo tracciamento dei lotti è indispensabile.
Non fai parte di questi settori? Ti sconsiglio di scorrere oltre, almeno per ora.
Anche se il tuo settore non è regolamentato, un tracciamento accurato dei lotti garantisce comunque una migliore tracciabilità, una risoluzione più rapida dei problemi e meno errori costosi.
Per le aziende con grandi magazzini, significa passare da un approccio reattivo a uno proattivo.
Vediamo se questa piccola modifica operativa può risolvere i tuoi problemi più grandi.
Cos’è il tracciamento dei lotti?
Il tracciamento dei lotti ti permette di monitorare un gruppo di prodotti—detto lotto o batch—mentre attraversano produzione, ricezione, stoccaggio e punto vendita.
Gli articoli dello stesso batch riportano lo stesso numero di lotto per migliorarne la tracciabilità.
Un marchio di cosmetici potrebbe assegnare un unico numero di lotto a 500 balsami labbra prodotti in un solo ciclo produttivo. Un caseificio potrebbe fare lo stesso per 100 confezioni di latte d’avena consegnate lo stesso giorno da un fornitore.
Così, se un prodotto si guasta o scade, possono rapidamente ritirare solo il lotto interessato senza dover rivoltare tutti gli scaffali.
Il tracciamento dei lotti, invece, raggruppa SKU identici sotto un unico identificativo.
Se vendi prodotti di alto valore e soggetti a numerosi resi, come orologi di lusso o dispositivi tecnologici, preferisci il tracciamento seriale. Ma il tracciamento dei lotti è più veloce e semplice quando si gestiscono grandi quantità di inventario nel commercio al dettaglio.
5 vantaggi del tracciamento dei lotti per i rivenditori
Nel retail, ciò che non puoi vedere può costarti caro. Un processo di tracciamento dei lotti offre un livello superiore di controllo e visibilità che spesso manca nei sistemi di inventario manuali—ecco come.
1. Identificazione e isolamento rapido dei prodotti difettosi
Il tracciamento dei lotti, specialmente se abbinato a tecnologie come i codici a barre 2D, ti consente di scansionare numeri di batch e date di scadenza in pochi secondi.
La catena di supermercati Woolworths ha aumentato la sicurezza alimentare e ridotto lo spreco di cibo fino al 40% grazie a questa tracciabilità dei lotti supportata dalla tecnologia.
2. Velocizzare la gestione dei richiami
Con i numeri di lotto collegati ai dati di inventario in tempo reale, puoi individuare e isolare all’istante i batch difettosi durante i richiami di prodotto.
I richiami estesi costano ai produttori circa da $3 milioni a $72,7 milioni per azienda, ai distributori da $100.000 a $2,3 milioni, e ai ristoranti da $40.000 a $1,1 milioni.
Richiami più rapidi migliorano la gestione dell’inventario e possono generare enormi risparmi, oltre a ridurre l’impatto sul tuo fatturato.
3. Ottimizzare l’esecuzione FIFO per ridurre gli sprechi
Il tracciamento dei lotti associa ai tuoi prodotti le informazioni su batch e scadenza, così saprai sempre cosa vendere prima.
Alcuni software di tracciamento dei lotti includono anche calcolatori della durata a scaffale e alert automatici per la rotazione FIFO. Secondo PW Consulting, queste funzionalità possono ridurre gli sprechi alimentari fino al 30% nei piccoli ristoranti.
4. Rafforzare la conformità alle normative FDA/USDA
Le informazioni sui lotti costituiscono una traccia integrata di audit per quello che hai prodotto o acquistato, quando l’hai fatto e dove è stato inviato.
Non servono documenti aggiuntivi per dimostrare che rispetti gli standard qualitativi.
“Le aziende che hanno investito in sistemi digitali di tracciabilità dei lotti saranno le meglio preparate per la conformità al 20 gennaio 2026,” ha dichiarato Jim Bresler, Direttore della Gestione Prodotto, Food & Beverage di Plex Systems.
5. Aumentare la fiducia dei clienti tramite la trasparenza
Con così tante informazioni—e disinformazioni—disponibili, i consumatori si aspettano trasparenza. La tracciabilità dei lotti fornisce tutti i dati che servono a supportarti.
Arrae, un marchio di integratori gestito da un team di supply chain di 2 persone, ha utilizzato la tracciabilità dei lotti di ShipBob per etichettare e tracciare i prodotti finiti durante tutta la fase di evasione ordini. Questo li ha aiutati a spedire il 78% degli ordini nello stesso giorno, aumentando la soddisfazione dei clienti.
La tracciabilità dei lotti in tempo reale a portata di mano può aiutarti a gestire un'operazione più intelligente ed efficiente.
Prossimamente, ti mostrerò come funziona tutto questo.
Come Funziona la Tracciabilità dei Lotti
Per illustrare come avviene la tracciabilità dei lotti, seguiremo Pure & Fresh Creamery, un'azienda fittizia di prodotti lattiero-caseari, mentre traccia i suoi yogurt durante tutto il ciclo di vita di 14 giorni.
Ti fornirò una prospettiva reale su come gestire i prodotti deperibili e poi spiegherò come questa strategia si inserisce nel tuo sistema più ampio di gestione dell’inventario.
1. Inizia raggruppando i prodotti in lotti
Per evitare di vendere vasetti acidi o andati a male, Pure & Fresh Creamery raggruppa i suoi yogurt per data di produzione.
2. Assegna un numero di lotto univoco ad ogni gruppo
Ogni lotto giornaliero di yogurt Pure & Fresh Creamery riceve il proprio numero di lotto distinto.
Seguono un formato semplice: tipo di yogurt (GYP per yogurt greco bianco, GYF per frutta, YOP per yogurt bianco…) + data di produzione (AA/MM/GG) + numero lotto (B##) + codice stabilimento (MA per Madrid). Il primo lotto di yogurt greco prodotto il 16 maggio 2025, a prescindere dalla dimensione del vasetto, avrebbe un numero lotto GYP-250516-B01-MA.
3. Etichetta ogni articolo del lotto per la rintracciabilità
Per potenziare la tracciabilità dei lotti, il rivenditore stampa adesivi QR code su ogni vasetto di yogurt. Questi adesivi includono il numero di lotto, il gusto, la data di produzione e una data di “consumare entro”.
Gli addetti al magazzino e i commessi di Pure & Fresh Creamery scansionano questo codice per verificare la freschezza e assicurarsi che i vasetti più vecchi vengano venduti prima.
4. Traccia ogni lotto mentre si muove nelle tue operazioni
Non appena un nuovo lotto esce dalla linea di produzione, il personale di magazzino scansiona il codice QR.
Il sistema registra automaticamente il numero del lotto, la quantità e l’orario di arrivo nel software di gestione inventario (IMS) e nel software di gestione del magazzino (WMS).
Da lì, ogni spostamento—tra zone di stoccaggio, punti vendita o camion di consegna—viene seguito in tempo reale utilizzando scanner portatili.
5. Monitora condizioni e stato dei lotti in tempo reale
Il sistema di Pure & Fresh Creamery avvisa il personale quando i recipienti stanno per raggiungere la scadenza o se le scorte sono basse.
Se un gusto mostra segni di deterioramento durante i controlli qualità, possono estrarre solo quel particolare lotto dal frigorifero assegnato.
6. Collega i dati dei lotti ad altri sistemi retail per una visibilità completa
Il tracciamento lotti di Pure & Fresh Creamery non si ferma al magazzino. Quando un vasetto di yogurt viene scansionato alla cassa, il numero del lotto viene collegato automaticamente al loro sistema.
Il team non deve più cercare tra fogli Excel o registri cartacei quando arriva un’ispezione di routine o una visita improvvisa dai regolatori.
Questa è la visione d’insieme.
Continua a leggere per scoprire come preparare risorse e operazioni retail al tracciamento dei lotti.
Come implementare un sistema di tracciamento lotti
Segui questi sei semplici passaggi per avviare rapidamente il tuo sistema di tracciamento lotti:
Fase 1: Scegli la giusta tecnologia per la tua operatività
I rivenditori e i produttori utilizzano diversi strumenti per tracciare i numeri di lotto lungo la catena di fornitura.
Ecco le principali opzioni:
Sistemi di gestione inventario (IMS)
Le piattaforme IMS ti consentono di assegnare, registrare e tracciare i numeri di lotto lungo tutto il ciclo di vita del prodotto. Insieme al numero di lotto, possono memorizzare altre informazioni sull’intero lotto, come la provenienza, la quantità e la data di scadenza.
Alcuni, come MRPEasy, generano anche etichette e codici a barre per l'inventario fisico, rendendo più semplice identificare i lotti in movimento.
Ecco altri strumenti che consigliamo:
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Software di pianificazione delle risorse d'impresa (ERP)
Per le aziende che hanno bisogno di prestazioni superiori, gli ERP offrono una soluzione completa. Queste piattaforme collegano tutti i punti di contatto del lotto: approvvigionamento, produzione, inventario, finanza e conformità.
Katana, ad esempio, è un ERP progettato per i produttori in serie che stanno crescendo nel DTC o nel B2B.
Traccia i numeri di lotto dalle materie prime ai prodotti finiti, supporta la gestione del magazzino e si integra perfettamente con l'intero sistema tecnologico per una visibilità in tempo reale dei lotti.
Oltre a Katana, ci piacciono anche:
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Software per la tracciabilità dei lotti
Se cerchi una soluzione specializzata, sono facilmente disponibili software di tracciabilità dei lotti.
Le loro funzionalità includono il monitoraggio della conformità, la gestione dei batch, la tracciabilità dell'inventario e l'offerta di ulteriori informazioni per ottimizzare il tuo processo di gestione dell'inventario.
Blue Link, ad esempio, supporta la conformità FDA/ISO/CFIA, stampa i numeri di lotto su bolle di consegna e fatture e consente un flusso inventariale FIFO pronto all’uso.
Qui sotto trovi altri strumenti che approviamo fortemente:
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Cosa hanno in comune questi strumenti:
- Automatizzazione delle attività manuali
- Dati di lotto centralizzati tra SKU, batch e stabilimenti
- Visibilità in tempo reale, anche tra più sedi
Scegli la piattaforma che si adatta ai tuoi obiettivi, flussi di lavoro e budget. Non inseguire solo le funzionalità, scegli ciò che offrirà un reale valore alla tua azienda.
Passaggio 2: Assegna e formatta i numeri di lotto in modo coerente
I rivenditori gestiscono dozzine, se non centinaia, di numeri di lotto tra ingredienti, lotti di produzione e prodotti finiti.
Una convenzione di denominazione chiara e coerente rende il tracciamento più fattibile e affidabile.
Non esiste un formato universale per i numeri di lotto. Dovrai considerare i tipi di informazioni e i requisiti normativi che desideri includere.
Le informazioni comuni includono numero di lotto, codice dello stabilimento o del sito, e data di produzione.
Vediamo un esempio concreto per il nostro prodotto yogurt greco per capire come questi codici possano essere sia tracciabili che facili da usare.
Ecco il nostro esempio di codice lotto visto in precedenza:
GYP-250516-B01-MA
Ogni segmento trasmette subito un'informazione:
- GYP: Codice prodotto per yogurt greco naturale
- 0523: Data di produzione nel formato YYMMDD (15 maggio 2025)
- B01: Numero di lotto—traccia la quantità prodotta in una sola sessione
- MA: Codice località dello stabilimento (es: Madrid)
Mantieni lunghezze fisse dei segmenti e separatori coerenti (ad esempio, trattini o barre) per rendere i tuoi codici leggibili, scansionabili e facili da gestire nei sistemi.
Passaggio 3: Scegli il metodo di inventario più appropriato per massimizzare i benefici del tracciamento dei lotti
Due metodi di valutazione dell'inventario possono essere utilizzati insieme al tracciamento dei lotti di merci deperibili e sottoposte a normative, per garantire minimo spreco, conformità e integrità del prodotto:
- FIFO (first in, first out). I beni più vecchi sono i primi a uscire. I numeri di lotto possono includere un codice con data di ricezione.
- FEFO (first expired, first out). Gli articoli con scadenza più ravvicinata vengono inviati o venduti per primi. I numeri di lotto possono includere un segmento che indica la data di scadenza.
Qual è l’opzione migliore per i tuoi prodotti?
Usa FIFO per prodotti con durata di conservazione più prevedibile o con ampi intervalli di scadenza (es: prodotti in scatola, prodotti da forno e ortofrutta fresca).
Scegli FEFO quando la durata di conservazione varia o quando la normativa richiede un controllo preciso della scadenza. Pensiamo a farmaci e latticini.
Con una soluzione avanzata, sia essa ERP, IMS o software per il tracciamento dei lotti, puoi automatizzare entrambe le strategie. Assicurati che lo stock più vecchio o prossimo alla scadenza esca sempre per primo, così da evitare rimanenze invendute.
Passaggio 4: Prepara un piano di risposta a richiami e resi
I richiami di prodotto sono una realtà dolorosa per le aziende.
Un richiamo comporta il tracciamento, la localizzazione e la restituzione dei prodotti dai tuoi clienti (sia negozi sia singoli consumatori).
Grazie al tracciamento dei lotti, risulta più semplice districare questa complessa catena distributiva. È più facile capire dove sono finiti i prodotti difettosi.
Ecco come è successo nella realtà:
Nel 2023, Ellenos Real Greek ha richiamato i 4-pack di yogurt Vanilla Bean a causa della presenza non dichiarata di allergeni d'uovo. Il lotto interessato è stato identificato come Lotto #073, con data di scadenza 23 aprile 2023.
Ecco perché quel numero di lotto era importante:
- Identificazione della località: L’azienda ha potuto isolare i prodotti interessati presso specifici punti vendita Costco, soltanto in Alaska, Oregon e Washington.
- Evita richiami non necessari: Altri prodotti con la stessa data di scadenza, come le coppette Marionberry da 4 oz, sono rimasti sugli scaffali. Il numero di lotto ha chiarito che provenivano da una produzione diversa, quindi non erano coinvolti.
L'utilizzo di strumenti di gestione dell'inventario con funzioni di tracciamento dei lotti può aiutarti a svolgere la tua dovuta diligenza.
Ad esempio, Cin7 offre una funzionalità estesa di richiamo per lotti, che include report dettagliati (ad esempio, stock disponibile, ordini/clienti evasi e inevasi, fornitori interessati) e ti permette di inviare una lettera di richiamo ai consumatori coinvolti.
Passo 5: Forma il tuo personale in tutte le sedi
Il tuo sistema di tracciabilità dei lotti è valido solo quanto le persone che lo usano. Forma il personale su come registrare, tracciare e recuperare correttamente i numeri di lotto.
Parti dalle basi: cosa significa la tracciabilità dei lotti e qual è il suo valore per le operazioni e per l’azienda nel suo complesso
Una volta poste le fondamenta, passa alla formazione pratica, che include:
- Tecniche di etichettatura corrette. Spiega dove e come devono essere applicate le etichette per garantirne visibilità e durata.
- Protocolli di stoccaggio. Descrivi come i diversi metodi di inventario (es: FIFO, FEFO) sono legati ai numeri di lotto.
- Utilizzo dei sistemi digitali. Forma il personale su come usare il software di tracciabilità dei lotti, sia che si tratti di un IMS, ERP, WMS o di una piattaforma dedicata.
- Altri strumenti tecnologici. Mostra come scansionare e inserire i numeri di lotto con la tecnologia di scansione barcode, i codici QR o RFID, e spiega come risolvere i problemi più comuni.
- Rilevamento e risoluzione dei problemi. Insegna al personale come identificare e gestire etichette errate, numeri di lotto mancanti e registri non corrispondenti.
Standardizza la formazione in tutta l’organizzazione, indipendentemente dalla sede, così che tutti siano sempre allineati.
Passo 6: Effettua audit regolari e aggiorna i processi
La tracciabilità lotti automatizzata è potente, ma richiede comunque una supervisione regolare.
Audit e controlli a campione sono necessari per garantire l’integrità e l’accuratezza dei dati sui lotti, oltre che la conformità dei processi.
Quindi, quanto spesso bisogna effettuare queste ispezioni di routine? Dipende dal settore, dalla tipologia di prodotto e dalle esigenze aziendali.
Ad esempio, ipotizziamo che la Pure & Fresh Creamery venda anche formaggi freschi, che rientrano nella Food Traceability List (FTL) della FDA.
Ciò significa che, rispetto allo yogurt, i formaggi freschi richiedono una tenuta dei registri più rigorosa e cicli di audit più frequenti, soprattutto secondo il Food Safety Modernization Act (FSMA).
Per eseguire correttamente le ispezioni di routine, ecco alcune caselle da spuntare regolarmente.
☐ Assegnazione coerente dei numeri di lotto nei registri
☐ Conciliazione tra stock fisico e registri digitali
☐ Verifiche di conformità (ad es. FDA Traceability Rule per gli articoli in FTL)
☐ Revisione delle prestazioni del sistema
☐ Documentazione dei risultati degli audit e azioni correttive
Rendilo un’abitudine, così il tuo sistema di tracciabilità dei lotti potrà supportare efficienza operativa e sicurezza del prodotto.
Casi d’uso della tracciabilità lotti nel retail
La tracciabilità dei lotti offre numerosi modi per tenere sotto controllo il tuo inventario e l’evasione degli ordini.
Ecco come i diversi settori utilizzano la tracciabilità dei lotti per ispirare strategie di tracciabilità più intelligenti per la tua azienda.
Alimentari e prodotti deperibili
Prodotti freschi, latticini, surgelati e qualsiasi articolo con una data di scadenza ravvicinata non possono permettersi di rimanere troppo a lungo in magazzino.
Altrimenti, i tuoi margini marcirebbero insieme ai prodotti freschi.
La tracciabilità dei lotti aiuta i rivenditori a stare al passo con le date di scadenza, ottimizzare la durata a scaffale dei prodotti, gestire i richiami e altro ancora. La FDA promuove queste pratiche tramite regole di tracciabilità più rigorose nella sua iniziativa New Era of Smarter Food Safety.
Salute e bellezza
Oltre 77 milioni di prodotti cosmetici sono stati richiamati negli Stati Uniti dal 2011 al 2023—impressionante, vero?
Senza la tracciabilità dei lotti, queste aziende sarebbero nel caos nel capire quali prodotti ritirare, da quale magazzino, per quale punto vendita.
Le aziende farmaceutiche e cosmetiche si affidano a questa tracciabilità end-to-end per catalogare gli ingredienti e gestire la rotazione dei prodotti per mantenere una qualità costante.
Elettronica di consumo
Resi, garanzie e difetti fanno parte del gioco quando si vende tecnologia. Ma il vero problema è individuare le unità difettose e stabilire se si tratta di un caso isolato o di un richiamo generale.
Etichettando i prodotti con dati a livello di lotto, puoi tracciare i difetti fino a specifiche produzioni (ad esempio, una partita di laptop con batterie surriscaldate).
Questo riduce i continui scambi tra richieste di garanzia e logistica dei resi.
Ecommerce multicanale
Più canali online usi per vendere, più diventa difficile monitorare in tempo reale il movimento dei prodotti.
Ecco perché l'87% dei prodotti vietati o richiamati resta ancora elencato sui siti di ecommerce, esponendo i marchi a rischi legali e reazioni dei consumatori.
La tracciabilità dei lotti unisce tutti i punti della tua rete di evasione ordini. Ottieni una panoramica centralizzata e aggiornata del tuo inventario ed eviti di spedire lotti difettosi.
Beni deperibili, prodotti regolamentati o qualsiasi cosa soggetta a difetti traggono vantaggio dalla tracciabilità dei lotti. Se ti ritrovi a preoccuparti per il controllo qualità o per i richiami, ecco perché vale la pena considerarla.
È MOLTO più semplice di quanto pensi
La tracciabilità dei lotti offre un'opportunità per un controllo dell'inventario più rigoroso. E anche se è più adatta a grandi imprese o a settori altamente regolamentati, anche i rivenditori in crescita possono provarla.
Tutto ciò che serve per iniziare è il software di tracciamento giusto e un processo ben definito.
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FAQ sulla Tracciabilità dei Lotti
La tracciabilità dei lotti può sembrare tecnica e complicata, ma è qui per semplificare le tue operazioni quotidiane. Di seguito trovi le domande più comuni che i rivenditori pongono prima di iniziare.
Devo utilizzare la tracciabilità dei lotti se non produco i miei prodotti?
Tecnicamente, no—non sei obbligato se sei un distributore, grossista o rivenditore diretto al consumatore (DTC).
Tuttavia, può farti risparmiare molto tempo se vendi beni regolamentati (ad esempio, prodotti farmaceutici, cosmetici), gestisci scadenze oppure movimenta SKU ad alto volume.
Qual è il rischio di non utilizzare la tracciabilità dei lotti nel commercio al dettaglio?
Se non tracci i lotti, i richiami diventano complicati. Rischi di prolungare le operazioni di richiamo e di eliminare merce perfettamente buona solo perché non riesci a isolare il lotto problematico. In alcuni casi, questo potrebbe anche ritardare le richieste di risarcimento assicurativo in caso di difetti del prodotto.
La tracciabilità dei lotti è richiesta ai fini della conformità normativa nel mio settore?
La FDA e agenzie simili si aspettano che i rivenditori utilizzino la tracciabilità dei lotti per la sicurezza e la rintracciabilità dei prodotti regolamentati. Potresti non essere obbligato se vendi articoli non regolamentati, ma si rivela comunque utile averla.
