8 consejos de diseño de distribución de almacenes para aumentar la eficiencia rápidamente
Imagina tu diseño de almacén actual, donde encontrar productos lleva una eternidad, nunca sabes cuánta mercancía tienes y los envíos suelen retrasarse.
Esto suele deberse al diseño del almacén, y las consecuencias de una mala disposición pueden ser la pérdida de clientes.
De hecho, el diseño de tu almacén puede mejorar la eficiencia hasta en un 75%, pero muchos almacenes no cuentan con sistemas reales para optimizar su distribución.
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En esta guía, repasaremos algunos diseños comunes de almacenes y te daremos consejos prácticos para diseñar un espacio que funcione para tu almacén, sea cual sea su tamaño.
¿Qué es el diseño de layout de almacenes?
El diseño del layout de un almacén abarca el espacio en el suelo, el uso del espacio vertical, y las soluciones de almacenamiento como cubetas y estanterías para pallets.
Uno de los aspectos más importantes de un almacén para las marcas de ecommerce es lo eficiente que resulta para tu equipo de almacén preparar y empacar artículos para salir rápidamente.
El diseño físico y la disposición de estanterías, áreas de envío y espacios de almacenamiento tienen un gran impacto.
Incluso una pequeña diferencia en el diseño de almacén puede tener un gran impacto en la cadena de suministro y en los beneficios.
Imagina que cada trabajador del almacén recoge y empaqueta 100 referencias al día. ¿Qué pasa si un mal diseño añade 20 pasos extra por referencia? ¡Son 2.000 pasos adicionales por empleado!
Si bien es bueno para sus relojes de actividad física, puedes ver cómo esto no se escala eficazmente, y termina generando mayores costes laborales y menos beneficio.
El plano del almacén es el rasgo principal del diseño del layout, pero no se limita solo a la disposición de las estanterías.
Incluye la altura de las estanterías, el tipo de productos que almacenas, el equipo y la tecnología que necesitarás, y el número de empleados necesarios para gestionarlo todo.
¿Por qué es importante el diseño del almacén?
Un buen diseño de almacén impacta casi todas las partes de un negocio de ecommerce, desde la gestión de inventario hasta el cumplimiento de pedidos.
La mejora de la eficiencia general es el principal beneficio, pero existen tres ventajas más de un buen diseño de almacén.
1. Reducción de costes operativos
Pequeños cambios en el diseño pueden generar grandes reducciones de costes, ya que muchos cambios tienen efectos que impactan en otras tareas, mejorando la eficiencia tanto del almacén como del personal.
- Procesos optimizados. Una distribución bien planificada minimiza movimientos innecesarios, reduciendo el tiempo de recogida y empaquetado y los costes laborales.
- Eficiencia energética. Reduce el consumo de energía y el uso de equipos costosos como montacargas, gracias a trayectorias de recorrido y uso de equipos optimizados.
- Optimización del espacio de almacenamiento. Maximiza la capacidad de almacenamiento y reduce la necesidad de instalaciones adicionales.
2. Mejor productividad de los empleados
El personal desea trabajar en un almacén seguro y productivo. Además, quieren un entorno laboral que les ayude a avanzar en su carrera profesional.
- Diseño ergonómico. Aumenta la comodidad de los trabajadores y reduce el esfuerzo físico, limitando cosas como la elevación y el traslado de mercancía pesada.
- Reducción del tiempo de preparación de pedidos. Una organización lógica del inventario agiliza la recogida y mejora la precisión. Almacenar los productos de rotación rápida cerca de la estación de empaquetado marcará una gran diferencia.
- Formación sobresaliente. Facilita la incorporación de nuevos empleados, ayudando a que sean productivos más rápido.
- Un gran sistema de gestión de almacenes (WMS). Habla por sí solo, utiliza la tecnología para ayudar a tu equipo, no para complicarles la vida.
3. Mayor seguridad
La seguridad debe ser tu mayor prioridad en un almacén. Además, los almacenes seguros suelen ser también más productivos.
- Pasillos de circulación despejados. La designación de zonas específicas para cada actividad reduce los riesgos de accidentes. Menos desorden también reduce el riesgo de tropiezos.
- Procedimientos de seguridad claros. Cada almacén tiene necesidades distintas, tales como seguridad química, caídas de objetos o maquinaria pesada, entre otros riesgos. Un buen diseño reducirá estos peligros.
¿Cuáles son los diferentes tipos de diseños de almacenes?
He visto tres tipos principales de diseños de almacenes en almacenes de ecommerce pequeños y medianos, y cada uno tiene sus propios beneficios.
Grandes almacenes, como Amazon o grandes almacenes 3PL, pueden tener sus propias formas y sistemas, pero me estoy enfocando en almacenes normales para la mayoría de las marcas de ecommerce.
Para la mayoría de las empresas, la forma del edificio determinará la disposición que elijas, pero si tienes la libertad de elegir el diseño, hay beneficios en cada uno de los diferentes tipos de formas de almacén.
Diseño de almacén en forma de U
Estos almacenes semicirculares almacenan el inventario en la parte trasera, con la zona de carga y el área de embalaje en el frente, cada una con una entrada/salida separada.
¿Para quién es más adecuado este diseño de almacén?
El diseño en forma de U es adecuado para almacenes de todos los tamaños, y probablemente sea el tipo de operación más común en almacenes.
El diseño también se ajusta bien a una forma cuadrada, lo que se adapta a la mayoría de los edificios.
Ventajas y desventajas
- 👍 Gran aprovechamiento del espacio. Este almacén maximiza el espacio para que puedas almacenar mucho inventario.
- 👍 Fácil recogida y embalaje. Es fácil colocar los productos de rotación rápida al frente del almacén, para que puedan ser recogidos y embalados fácilmente.
- 👎 Requiere más espacio. Generalmente, este diseño de almacén necesitaría su propio edificio, por lo que solo es adecuado para empresas con su propia entrada y salida dedicadas.
Diseño de almacén en forma de I
El almacén en forma de I, o almacén de flujo directo, está diseñado en línea, con la entrada en un extremo y la zona de carga al otro. El inventario se almacena en el medio.
¿Para quién es más adecuado este diseño de almacén?
Este diseño es adecuado para empresas con un alto volumen de movimiento, como marcas de moda.
Esto se debe a que el flujo constante de camiones no se estorba entre sí, y el diseño optimizado del almacén permite una operación tipo línea de producción.
Ventajas y desventajas
- 👍 Recogida y embalaje rápidos. Este es un excelente diseño para una operación tipo línea de producción, ya que es fácil para el personal y la maquinaria mantener su zona.
- 👍 Bueno para recogida por zonas. Es fácil asignar personal en zonas de recogida, ya que pueden tener una hilera de estanterías cada uno.
- 👍 Fácil de compartir el espacio del almacén. Es sencillo compartir este tipo de almacenaje con otros negocios, ya que puedes dividir el almacén por la mitad.
- 👎 Requiere más espacio. Necesitarás zonas de estacionamiento para camiones entrantes y salientes, por lo que es posible que necesites un sitio más grande.
Diseño de almacén en forma de L
Este diseño suele encontrarse en la esquina de un almacén.
Los almacenes en forma de L son una característica común en 3PL, centros de distribución y almacenes que se comparten entre varias empresas.
Esta forma de almacén también se utiliza para empresas que ocupan completamente su propio almacén, pero están limitadas en espacio debido a la forma del edificio o del terreno.
¿Para quién es más adecuado este diseño de almacén?
Los almacenes en forma de L son ideales para marcas de comercio electrónico de uso mixto que manejan una combinación de artículos de alta rotación y productos almacenados a granel.
También es un buen uso del espacio en almacenes compartidos, ya que puedes asignar a cada negocio una esquina para su uso.
Ventajas y desventajas
- 👍 Forma flexible. Este diseño es excelente para empresas que necesitan ser flexibles con la forma del almacén que utilizan.
- 👍 Fácil sectorización. Es sencillo dividir diferentes tipos de productos en distintas áreas, por ejemplo, colocando el almacenamiento a granel más cerca de la esquina y los artículos de alta rotación junto a la zona de empaque.
- 👎 Montaje complicado. Este estilo de almacén puede requerir más sistemas para organizar el movimiento del personal y maquinaria, especialmente si compartes el almacén.
Consideraciones clave para el diseño del layout del almacén
Cada negocio es diferente y hay muchos factores que afectarán tu decisión sobre el diseño del almacén.
Lo principal a tener en cuenta es el espacio y el presupuesto disponible, ya que impactarán cualquier decisión que tomes. Echemos un vistazo a algunas preguntas que puedes hacerte para tomar decisiones inteligentes.
¿Qué vendes?
El tipo de productos que vendes es importante, puesto que influye en dónde almacenarás los productos.
Necesitas tener fácil acceso a los productos de alta rotación, y los productos almacenados a granel deben mantenerse seguros pero fuera del camino.
Si vendes un solo tipo de producto, tu layout será diferente al de una operación con múltiples productos.
Por ejemplo, una marca de moda almacenará productos que pueden recogerse a mano, pero si esa marca de moda también vende artículos para el hogar de mayor tamaño, es posible que necesites un montacargas para recoger los productos.
Cuando diseñé el layout de almacén para una marca de moda del Reino Unido, casi todo el stock se recogía a mano y, a menudo, se guardaba en contenedores en lugar de estanterías.
La única vez que se utilizaba un montacargas era para recibir artículos y trasladarlos entre el área de almacenamiento y el área de recogida de pedidos.
Esto influirá en el diseño del almacén, ya que mi diseño no funcionaría para un almacén especializado en guardar lavadoras y secadoras.
Algunos productos también tienen requisitos especiales.
Por ejemplo, los productos que requieren refrigeración, los productos frágiles o los productos químicos tienen requisitos y hasta normativas muy diferentes.
¿Cómo es tu flujo de trabajo?
Existen 4 principales estrategias de preparación de pedidos, y cada una tendrá un flujo de trabajo de almacén diferente:
- Preparación discreta. Cada pedido se recoge individualmente.
- Preparación por lotes. Varios pedidos se recogen al mismo tiempo para minimizar desplazamientos.
- Preparación por zonas. El almacén se divide en zonas y los preparadores se asignan a áreas específicas.
- Preparación por oleadas. Combina elementos de la preparación por lotes y por zonas, organizando las recogidas según tiempos de envío o destinos similares.
El tipo de picking que utilices en tu negocio afectará la forma en que distribuyas el almacén.
Por ejemplo, si utilizas la recogida por zonas, tiene más sentido usar diseños en forma de L o de U, ya que dan más flexibilidad en la ubicación de las zonas.
Tu espacio de almacén actual
A menos que tengas el lujo de diseñar un almacén desde cero, deberás trabajar con el espacio que te ha sido dado.
Algunos almacenes permiten almacenar productos en estantes altos usando un montacargas para la mayoría de los artículos, mientras que otros tendrán todo en la planta baja.
Si estás usando zonas, entonces utiliza el espacio existente para determinar dónde van tus zonas.
Los artículos de alta rotación deben estar cerca de la estación de recogida, donde pueden ser recogidos más rápidamente. Los artículos de rotación más lenta pueden colocarse en estantes altos o más lejos de la estación de preparación.
El espacio disponible en el almacén determinará si puedes guardar artículos en estantes altos o no.
Pensar también en cómo entrarán y saldrán los camiones del espacio, ya que no querrás congestión ni problemas de seguridad en el tráfico.
El espacio es el activo más valioso en un almacén, así que debes aprovecharlo al máximo.
Tu equipamiento
Las estanterías, racks y cajas de almacenamiento vienen en una enorme variedad de formas y generalmente se pueden personalizar para adaptarse al espacio de tu almacén.
Pero algunos equipos, como los carruseles, generalmente vienen en tamaños fijos.
Debe asignarse espacio para operar con seguridad maquinaria grande como montacargas y transpaletas.
Algunas cosas que debes considerar son el ancho de los pasillos, el radio de giro y el acceso a los muelles de carga. Mide el equipo que ya tienes y agrégalo a tu plan de almacén.
Las carretillas elevadoras tienen requisitos especiales para el ancho de los pasillos, y en general tus pasillos deben tener al menos 12 pies de ancho si tienes carretillas elevadoras con palets.
Tus zonas de almacén
Hay cinco áreas clave que necesitas añadir a tu plan de almacén: recepción, envío, empaquetado para salida, almacenamiento y oficina.
Las áreas deben organizarse de acuerdo con el espacio de tu almacén y las zonas que deseas utilizar.
Debe ser fácil moverse entre las áreas, y debe quedar claro para los miembros del personal cómo saber a dónde van, ya que esto hará más eficiente el trabajo de tu equipo.
Tu presupuesto
Antes de agotar el presupuesto comprando equipos caros, asegúrate de calcular cuál será el mejor retorno de inversión (ROI) para el almacén.
Concéntrate en equipos que mejoren la eficiencia de preparación de pedidos y reduzcan los costos de mano de obra, ya que estos tendrán el mayor ROI en comparación con una carretilla elevadora nueva y lujosa.
Otro equipo que puede ser caro es reacondicionar o rediseñar un almacén.
Por ejemplo, instalar estanterías nuevas puede ser costoso, así que podría ser una buena idea considerar cómo puedes aprovechar mejor el espacio y el equipo que ya tienes.
Si necesitas reacondicionar o rediseñar completamente el almacén, quizás necesites recurrir a consultores o incluso arquitectos para diseñar el espacio de manera efectiva.
Pero, en general, puedes ahorrar haciendo mejoras o actualizaciones en tu almacén cuando sea necesario.
Regulaciones de seguridad
Cada país tendrá regulaciones diferentes, así que deberías investigar por tu cuenta, pero estas son las preocupaciones de seguridad más importantes que debes tener en cuenta en tu plan:
- Peligros de resbalones, tropiezos y caídas. Superficies irregulares, caminos angostos u obstáculos en los pasillos.
- Accidentes con carretillas elevadoras y vehículos. Colisiones, vuelcos o manejo inadecuado.
- Caída de objetos y colapso de la carga. Debido a materiales mal asegurados o sobrecarga.
- Medidas de seguridad contra incendios. Incluyendo salidas de emergencia, extintores y sistemas de rociadores.
- Derrames de productos químicos y materiales peligrosos. Almacenamiento o manipulación correcta
- Control de calidad. Las prácticas de seguridad inadecuadas pueden afectar los productos finales debido a derrames u otros accidentes.
Existen otras consideraciones de seguridad, y la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) proporciona guías y recursos para la seguridad en almacenes en EE.UU.
También hay certificaciones que puede realizar tu equipo de seguridad.
8 pasos para diseñar un layout de almacén eficiente
Antes de diseñar un nuevo layout eficiente para el almacén, deberías considerar los cuellos de botella actuales que estás enfrentando.
Tu personal podría estar quejándose de un cuello de botella o atasco en particular, y esas serán las primeras áreas que debes abordar al crear el nuevo layout del almacén.
Una vez que comprendas los cuellos de botella actuales, puedes empezar a planificar el nuevo almacén.
Paso 1: Comprende las principales zonas del almacén basadas en el flujo de trabajo y el espacio
Las principales zonas que debes considerar son recepción, almacenamiento, preparación de pedidos, empaquetado, expedición y áreas de procesamiento de devoluciones.
Debes pensar en dónde estarán ubicadas estas áreas en el almacén, quién va a usar cada zona y el flujo de mercancía a través de cada una.
Una vez que hayas entendido todas las funciones, puedes pensar en el espacio necesario para el flujo de personas, maquinaria y materiales.
Empieza a esbozar ideas de cómo podrían funcionar estos flujos antes de elaborar los diferentes esquemas.
Paso 2: Dibuja posibles diseños
Si es tu primera vez diseñando un almacén, puedes apoyarte con un software para realizar el esquema.
Algunas de las mejores herramientas de software de gestión de almacén incluyen layouts prediseñados, pero también puedes usar software de diseño o incluso papel cuadriculado y bolígrafo.
Tu diseño final podría verse algo así:
Paso 3: Planifica tus opciones de almacenamiento
Hemos revisado los diferentes tipos de productos que tendrán diferentes necesidades de almacenamiento.
Lo principal que hay que considerar es si vas a usar contenedores o estanterías. Los artículos más grandes probablemente necesiten estanterías o sistemas de almacenamiento seguros, mientras que la ropa puede ir en contenedores.
¿Los productos permanecerán en los pallets o se clasificarán en diferentes áreas?
A veces, una marca puede necesitar ambas opciones para el mismo SKU. Por ejemplo, una marca de moda que vende D2C y al por mayor probablemente tenga algunos productos clasificados en categorías y otros que permanecen en cajas sobre pallets listos para envíos a granel.
Como hemos comentado, el producto que vendes y los canales en los que lo vendes afectarán profundamente tus opciones de almacenamiento.
Paso 4: Elige tu equipamiento
Evalúa tus necesidades de equipos para el manejo de materiales.
Existen muchos tipos de equipos para mover inventario, desde transpaletas y montacargas básicos hasta sistemas más avanzados como carruseles y transportadores.
Aunque el equipamiento puede mejorar la eficiencia, también ocupa espacio y puede ser muy costoso.
Por ejemplo, los montacargas requieren pasillos más anchos que las transpaletas, lo que reduce la capacidad de almacenamiento general. Además, son muy costosos.
Pero, si tu almacén es alto y aprovechas adecuadamente ese espacio, no hay mejor opción que un montacargas para almacenar y recoger esos SKUs altos.
Paso 5: Traza el diseño en el almacén y haz una revisión presencial
Una vez que hayas trazado el diseño de tu almacén, ya sea en papel o usando un software, puedes ir al almacén para probar en persona cómo se ve y cómo funciona.
Cuando diseñé el almacén para una marca de moda en el Reino Unido, usamos cinta de carrocero en el suelo para marcar las estanterías y practicar el flujo de trabajo.
También proporcionó una buena visualización del espacio.
De esta forma pudimos comprobar si el plan funcionaba en el espacio físico y si todo el equipamiento encajaba. Fue un proceso que llevó tiempo, pero valió la pena porque permitió solucionar cualquier problema o ineficiencia.
También involucramos al personal del almacén en esta etapa, para detectar posibles dificultades que pudieran tener.
El sistema de gestión de almacenes es la herramienta que impulsa tu almacén y puedes agregar tu diseño al sistema para que ayude al personal a encontrar los artículos y te ayude a llevar el control del inventario.
Paso 6: Planifica el crecimiento
Uno de los principales beneficios de usar un 3PL es que a menudo pueden escalar a la par que crece tu negocio.
Cuando tienes tu propio almacén, esto supone un reto, ya que el espacio disponible es limitado.
Algunas áreas son fáciles de ampliar, como añadir más estanterías, pero puede que también debas considerar tener un área de almacenamiento más flexible para poder guardar más artículos.
Asegúrate de crear suficiente espacio para la carga y descarga, ya que a medida que crezcas necesitarás más camiones.
Muchos almacenes en crecimiento utilizan una técnica de gestión de inventario llamada just-in-time (JIT).
El beneficio del just-in-time es que haces pedidos de inventario o materiales según se necesitan, lo que significa que requieres menos stock almacenado en el almacén.
La ventaja de este sistema es que no sobrepides inventario, hay menos desperdicio y puedes reducir los costos de almacenamiento.
La desventaja es que necesitas informes fiables para prever la demanda de los clientes y dependes de que tus proveedores estén alineados con tu proceso.
La mayoría de las empresas grandes utilizan una combinación de gestión de inventario Just In Time y compras al por mayor.
Paso 7: Elige tu tecnología
El almacén es solo una parte de tu proceso general de gestión de pedidos, por lo que necesitas elegir un sistema de gestión de almacén (WMS) que se integre con tus sistemas actuales.
También quieres utilizar tecnología de gestión de almacenes que no sea muy cara y que pueda crecer contigo a medida que expandes el negocio.
Los mejores sistemas de gestión de pedidos (OMS), plataformas de comercio electrónico, sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas de gestión de inventarios se integran fácilmente con los mejores sistemas de gestión de almacenes, pero revisa las integraciones y funcionalidades antes de comprar.
Todos los sistemas de gestión de almacenes en la nube ofrecen algún nivel de automatización y seguimiento de datos en tiempo real, pero las soluciones más avanzadas cuentan con un mayor abanico de integraciones.
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Paso 8: Mejora continua
Elige los KPI que vas a monitorizar para la optimización del almacén, para gestionar el rendimiento y seguir haciendo mejoras en el diseño.
Tu sistema de gestión de pedidos de almacén probablemente podrá ayudarte con esto. Los mejores tienen sistemas de datos integrados en el panel de control.
Cada empresa es diferente, pero algunos de los principales KPI que he seguido antes son:
- Tiempo de preparación de pedidos: El tiempo desde que se realiza el pedido hasta que se envía
- Precisión de picking: El porcentaje de pedidos recogidos correctamente
- Utilización del espacio: Esto mide cuán eficazmente utilizas el espacio del que dispones. Puede ser una revisión manual o tu WMS puede monitorizarlo.
- Productividad del personal: Puedes medir cómo está funcionando el nuevo sistema a través de métricas como el número de unidades recogidas por miembro del personal por hora.
Diseña una Distribución de Almacén Más Productiva
La distribución del almacén tiene un gran impacto en la eficiencia del proceso de pedidos.
Mejorar la eficiencia te permitirá preparar más artículos y generar más ventas. También puedes ahorrar en costes de personal y contar con un equipo más feliz y eficaz.
Cambiar la distribución es un gran trabajo, pero es una de las mejores acciones que puedes hacer para crear un entorno de trabajo seguro y eficiente.
Un nuevo diseño de almacén, con integraciones automáticas en tu sistema de gestión de almacenes, tendrá un impacto masivo en tu almacén.
Podrás notar los cambios rápidamente siguiendo estos pasos y controlando los KPI adecuados para mantenerte en el camino correcto.
Para más información sobre software de gestión de almacenes, consulta esta guía con algunos de mis programas favoritos y los pros y contras de cada uno.
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Preguntas frecuentes sobre el diseño de almacenes
Antes de finalizar, respondamos algunas preguntas y respuestas adicionales sobre este tema.
¿Cuál es la disposición de almacén más común?
La disposición más común es el almacén en forma de U, ya que es un gran aprovechamiento del espacio.
Sin embargo, este tipo de almacén solo funciona bien si cuentas con tu propio edificio dedicado. Si compartes el almacén con otras marcas, probablemente necesitarás una forma en L o en I.
¿Cuál es la mejor disposición para un almacén pequeño?
Los almacenes pequeños deben utilizar el espacio disponible de la manera más eficaz posible. La forma del almacén pequeño es menos importante que el uso del espacio vertical, ya que deberás aprovechar la altura del almacén.
También deberías hacer que tu área de almacenamiento y la de productos de baja rotación estén tan compactas como sea posible para dejar más espacio a la mercancía de venta rápida.
¿Cuáles son las principales áreas de un almacén?
Las áreas principales son recepción, embalaje, estanterías, almacenamiento, almacenamiento, muelles de entrada y salida y oficina.
¿Cómo puedo mejorar la disposición de mi almacén?
Empieza trazando un plan del almacén que tienes actualmente y marca las diferentes áreas o zonas.
Luego observa cómo estás utilizando el espacio disponible y cuán eficazmente lo aprovechas. Si el stock tarda mucho en ser recogido y empaquetado, podrías tener un problema con la ubicación del mismo.
Considera trasladar los artículos de mayor rotación cerca de la estación de picking y los productos de rotación más lenta pueden colocarse en estanterías más altas o en almacenamiento.
Una vez que hayas identificado estos problemas, podrás cambiar la disposición de tu almacén según tus necesidades.
