Cómo Calcular el Punto de Reorden: Guía Paso a Paso
Los puntos de reorden funcionan como una alerta crítica de inventario, señalando cuándo es momento de reabastecer. Mantener el equilibrio adecuado te ayuda a evitar faltantes o exceso de inventario, asegurando operaciones fluidas.
Actualizar frecuentemente tus puntos de reorden previene sorpresas desagradables por faltantes, asegurando que siempre tengas suficiente stock para satisfacer la demanda del cliente sin retrasos.
Gestionar adecuadamente los puntos de reorden ayuda a evitar un exceso innecesario de inventario, lo que puede generar mayores costes de almacenamiento y capital inmovilizado que mejor podría usarse en otro lugar.
Lograr el punto de reorden correcto significa encontrar el equilibrio perfecto entre tener el inventario justo—evitando los extremos de demasiado o muy poco stock.
Aprende de EyeShades, una marca ficticia de gafas de sol, por qué los puntos de reorden son fundamentales para gestionar eficientemente su línea más vendida, las Classic Aviator.
¿Cuándo fue la última vez que actualizaste tus puntos de reposición?
¿Mi pregunta te hizo dudar?
Si es así, lo más probable es que ya estés atrasado y, lo quieras o no, las consecuencias ya se están reflejando en el desempeño de tu inventario como un gran problema.
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Repasemos la importancia de los puntos de reposición y por qué este pequeño detalle puede marcar la diferencia entre dolorosos quiebres de stock, exceso de inventario costoso y ese estado perfecto en el que todo está "ni mucho ni poco".
¿Qué es un punto de reposición (ROP)?
Un punto de reposición (ROP) representa el nivel de inventario a partir del cual te quedarás sin productos para vender. Considéralo tu indicador incorporado para realizar nuevos pedidos.
La cifra adecuada te permite seguir operando mientras esperas que lleguen los nuevos pedidos, sin sobrecargar tu almacén con exceso de stock.
Echemos un vistazo a una marca ficticia de gafas de sol llamada EyeShades y cómo reabastecen su línea más vendida, la Classic Aviator.
Han determinado que cuando su inventario de Classic Aviators baja a cierto nivel—por ejemplo, 105 pares—deben realizar el pedido inmediatamente.
¿Cómo llegó EyeShades a este número? No fue al azar. Existe una fórmula específica para calcular los puntos de reposición.
Te explicaré exactamente cómo llegar a esa cifra, paso a paso. Pero antes, hablemos sobre la importancia de establecer correctamente los puntos de reposición.
Por qué los puntos de reposición son importantes en el comercio minorista
Los ROP ayudan a mantener la disponibilidad de productos sin sobreabastecerte. ¿Qué significa esto para tu negocio, especialmente en términos de gestión de inventario?
- Menos ventas perdidas. Más del 50% de los compradores no pudieron adquirir un producto que querían debido a que se encontraba agotado. Si repones tus productos a tiempo, puedes captar ventas que de otro modo se perderían.
- Clientes más satisfechos. Salesforce informó que el 64% de los clientes prefiere empresas que puedan atender sus necesidades en tiempo real. Aunque tus productos sean excelentes, los clientes no esperarán para siempre. Se frustrarán y comprarán en otra parte.
- Menores costos de almacenamiento. Los costos de almacenamiento generalmente representan entre el 25% y el 30% del valor total del inventario. Si pides demasiado pronto o muy seguido, estos gastos se incrementarán.
- Mayor eficiencia en la cadena de suministro. Unos puntos de reposición correctos evitan urgencias de último minuto y programación inconsistente con los proveedores.
Tras saber por qué afinar tus puntos de reposición tiene grandes ventajas para la gestión de inventario, veamos cómo calcularlos.
Cómo calcular los puntos de reposición paso a paso
Los puntos de reposición se pueden calcular mediante la fórmula clásica de ROP:
ROP = (Consumo Diario Promedio × Tiempo de Entrega en Días) + Stock de Seguridad
Si esto te suena a jerga incomprensible, no te preocupes.
Voy a desglosar cada componente a continuación usando el ejemplo de la marca ficticia de gafas de sol, EyeShades.
1. Calcula tu consumo diario promedio
Tu consumo diario se refiere a la cantidad de unidades que normalmente vendes por día. También puedes llamarlo “ventas diarias promedio” o “tasa de demanda”.
Esta es la fórmula:
Consumo Diario Promedio = Total de Unidades Vendidas / Número de Días
Supongamos que EyeShades vendió 300 pares de Classic Aviators en los últimos 30 días. Usando la fórmula obtenemos:
300 / 30 = 10 unidades por día
Por lo tanto, su consumo diario promedio = 10 pares de Classic Aviators por día.
2. Mide el tiempo de entrega de tu proveedor
El tiempo de entrega es el número de días que tarda en recibirse un nuevo stock después de hacer un pedido.
Varios factores lo influyen, incluyendo la fiabilidad del proveedor, los métodos de envío y el despacho de aduana si haces pedidos internacionales.
Supongamos que EyeShades suele recibir inventario de su proveedor en Italia en 5 días.
Tiempo de entrega = 5 días
Llegaron a este número después de revisar promedios históricos de tiempos de entrega.
3. Calcula la demanda del tiempo de entrega
Ahora, necesitas saber cuánta mercancía vas a consumir durante ese tiempo de entrega.
Esto se llama demanda del tiempo de entrega, y así es como se calcula:
Demanda del Tiempo de Entrega = Consumo Diario Promedio × Tiempo de Entrega
Ya hemos establecido los siguientes números para EyeShades:
- Consumo diario promedio = 10 unidades/día
- Tiempo de entrega = 5 días
Así que, usando la fórmula:
10 × 5 = 50 unidades Esto significa que EyeShades debe tener al menos 50 pares de Classic Aviators a mano para satisfacer la demanda mientras el siguiente lote cruza las fronteras internacionales.
4. Añade tu stock de seguridad
El objetivo del stock de seguridad es proporcionar un colchón ante picos inesperados en la demanda o demoras en la cadena de suministro.
Difiere del stock de ciclo, que es simplemente tu inventario diario regular.
Debes calcular la cantidad que te deja en el punto óptimo donde no te quedas sin stock pero tampoco terminas con exceso. Como siempre, la magia de las matemáticas salva el día.
Aquí tienes una fórmula simple para el stock de seguridad:
Stock de Seguridad = (Máximo Consumo Diario × Máximo Tiempo de Entrega) − (Consumo Diario Promedio × Tiempo de Entrega Promedio)
Supongamos que:
- En un día realmente ocupado (por ejemplo, una promoción de verano), EyeShades puede vender 15 unidades
- La demora más larga que EyeShades ha enfrentado con su proveedor es de 7 días
Entonces:
(15 × 7) − (10 × 5) = 105 − 50 = 55 unidades
Así que EyeShades necesita 55 unidades como colchón por si algo sale mal.
5. Junta todo en tu cálculo del punto de pedido
Ahora, reúne todos los componentes con la fórmula del comienzo de esta sección.
Aquí tienes un recordatorio:
Punto de Pedido = (Consumo Diario Promedio × Tiempo de Entrega en Días) + Stock de Seguridad
Usando nuestros números, obtenemos:
Punto de Pedido = (10 × 5) + 55
Punto de Pedido = 50 + 55 = 105 unidades
EyeShades debe volver a pedir sus Classic Aviators cuando su inventario baje a 105 pares.
Eso le da al negocio suficiente inventario para cubrir los próximos días de ventas regulares, más un colchón para imprevistos.
¿Quieres saltarte las matemáticas?
Utiliza una hoja de Excel. O mejor aún, prueba nuestra Herramienta de Cálculo de Punto de Pedido para ingresar tus propios números y obtener resultados en segundos:
4 técnicas avanzadas de ROP para dominar tu estrategia de reposición
La fórmula básica te da cierta protección, pero fácilmente puede quedarse corta o pasarse según las condiciones reales a las que se enfrenta tu negocio.
Las técnicas avanzadas de ROP ayudan a obtener un número que se ajusta a las necesidades específicas de tu empresa.
Para ilustrar, veremos si 105 realmente es el ROP óptimo para las Classic Aviators de EyeShades.
La empresa de gafas nunca carece de productos y sus cifras de ventas siempre son buenas. Pero se dieron cuenta de que sus costes de almacenamiento de inventario podían mejorar.
Quieren operar de forma más ajustada, así que pusieron en práctica los siguientes consejos:
1. Aplica niveles de servicio objetivo
¿Has oído hablar del término “el triángulo de la cadena de suministro”?
Se refiere al delicado equilibrio entre coste, liquidez y servicio en la gestión de la cadena de suministro—y gestionarlo bien suele considerarse el mayor reto.
¿Y dónde encaja la optimización del punto de pedido (ROP) en este triángulo? Juega un papel fundamental en la esquina del “servicio”.
Tu nivel de servicio refleja cuánta protección deseas contra rupturas de stock o pedidos pendientes.
A simple vista, establecer un nivel de servicio del 100% parece la respuesta obvia.
Espera un momento: Niveles de servicio más altos significan menos probabilidades de quedarte sin stock, pero también aumentan tus costes de almacenamiento.
Elegir objetivos como 90%, 95% y 99% de nivel de servicio suele ser más adecuado, según el equilibrio que quieras lograr entre la satisfacción del cliente y el coste del inventario.
- Un nivel de servicio del 90% significa que estás dispuesto a arriesgarte a quedarte sin stock el 10% del tiempo. Mantiene el inventario pequeño, pero tendrás que asumir que podrías perder algunas ventas.
- Un nivel de servicio del 99% es común en artículos críticos donde la falta de stock sería muy costosa. Significa que aceptas soportar los costes de almacenamiento para asegurarte de que nunca te falten existencias.
Audita tus niveles de servicio actuales por producto y en tu inventario global. Si ya están en buena situación, simplemente ajústalos según tu situación actual.
También necesitas diferenciar tus SKU según su volatilidad porque los ROP no funcionan igual para todos tus productos.
Agrupa los productos según la estabilidad de su demanda y asigna los niveles de servicio en consecuencia.
Por ejemplo, las Classic Aviators de EyeShades, uno de los modelos más vendidos y con un mercado estable, podrían optar a un nivel de servicio del 95%. Es lo suficientemente alto para cubrir la demanda, y como el flujo de productos es predecible, EyeShades está dispuesto a asumir un 5% de riesgo.
Mientras tanto, un modelo menos popular como las Retro Round Frames, que a menudo enfrenta fluctuaciones, podría requerir un nivel de servicio del 99% para afrontar picos de demanda inesperados y largos plazos de entrega de los proveedores.
2. Usa la desviación estándar para ajustar el nivel de stock de seguridad
Lo sé, lo sé.
Ya sabes cómo calcular el stock de seguridad, pero la fórmula que te di arriba no sirve para manejar la variabilidad del mundo real.
Las ventas fluctúan día a día, y los tiempos de entrega rara vez son constantes. Confiar solo en promedios y máximos no puede dar la precisión que tu negocio merece.
Ahí es donde entra una fórmula más avanzada—una que tenga en cuenta la desviación estándar, una medida que captura la incertidumbre tanto del tiempo de entrega como de la demanda.
Así se ve:
Stock de seguridad = Z × √[(Tiempo de entrega promedio × (Desviación estándar de la demanda)²) + (Demanda promedio)² × (Desviación estándar del tiempo de entrega)²]
Aquí tienes la explicación:
- Z - Un valor Z conecta el nivel de servicio que deseas con un número real que puedes usar al calcular tu punto de reorden.
- Tiempo de entrega promedio: El período de tiempo (generalmente en días) entre realizar un pedido y recibirlo.
- Desviación estándar de la demanda: Una medida de cuánto varía la demanda diaria respecto al promedio.
- Demanda promedio: Tu volumen promedio de ventas diario.
- Desviación estándar del tiempo de entrega: La variación en los tiempos de entrega de tu proveedor.
Supongamos que EyeShades ahora está utilizando este método avanzado para ajustar la cantidad de inventario de sus Classic Aviators.
Esto es lo que saben:
- Demanda diaria promedio = 10 unidades
- Desviación estándar de la demanda = 3 unidades
- Tiempo de entrega promedio = 5 días
- Desviación estándar del tiempo de entrega = 2 días
- Nivel de servicio deseado = 95% → Z = 1.65
Sustituyendo en la fórmula para completar el cálculo de inventario de seguridad, obtienen:
Inventario de seguridad = Z × √[(Tiempo de entrega × (Desviación estándar de la demanda)²) + (Demanda² × (Desviación estándar del tiempo de entrega)²)]
445 → √445 ≈ 21.1
1.65 × 21.1 ≈ 34.8
Inventario de seguridad avanzado = 35 unidades
Con la fórmula básica, terminamos con 55 unidades tras utilizar el tiempo y uso máximo de entrega. El método avanzado lo reduce a 35, basado en la variabilidad real y el nivel de servicio deseado.
Esto reduce el nivel de reorden a 85 unidades.
ROP = (uso diario × tiempo de entrega) + inventario de seguridad
ROP = (10 × 5) + 35 = 85 unidades
EyeShades debe realizar un nuevo pedido cuando el inventario llegue a 85 unidades para cubrir la demanda normal y las variaciones inesperadas. Si omiten la desviación estándar, terminarán con más productos en sus estantes de los que necesitan (pista: 105 unidades).
3. Considera la estacionalidad y las tendencias
La fórmula básica del punto de reorden no toma en cuenta los picos y valles causados por la estacionalidad y las tendencias.
Esto es una receta para quedarse sin stock en temporadas de alta demanda o tener exceso de inventario y falta de efectivo en temporadas lentas.
Por ejemplo, EyeShades registra un gran aumento en la demanda de sus Classic Aviators durante los meses de verano, cuando todos van a la playa, y nuevamente durante las fiestas de invierno, cuando los compradores buscan regalos.
Si EyeShades utilizara el mismo ROP todo el año, no podrían procesar los pedidos durante los periodos de mayor demanda.
Por tanto, ajustan sus puntos de reorden antes de los picos de demanda conocidos, como ventas altas, promociones y lanzamientos de nuevos productos, usando datos duros y en tiempo real. No adivinando por memoria.
Entienden que viejas suposiciones no consideran los cambios en el cliente y el mercado.
Sigue su ejemplo analizando:
- Tus datos históricos de ventas
- Pronósticos de demanda y proyecciones de ventas
- Tendencias de compra de los clientes
- Plazos de proveedores durante temporadas ocupadas
Las decisiones basadas en datos te ayudarán a aumentar tus puntos de reorden de forma proactiva y a reducirlos tan pronto como disminuya la demanda.
4. Usa ROPs dinámicos con datos en tiempo real
Los ROPs no están pensados para ser estáticos; sin embargo, muchas empresas los configuran una sola vez y se olvidan de ellos.
Con el tiempo, este descuido crea grandes brechas entre lo que tu inventario necesita hoy y cuando configuraste esos números por primera vez.
Linnworks recomienda actualizar tus puntos de reorden cada trimestre y cada vez que experimentes cambios importantes, como nuevos lanzamientos de productos, cambios en proveedores o expansiones de mercado.
Supongamos que el tiempo de entrega de los Classic Aviators de EyeShades sube de 5 a 9 días.
Si su ROP permanece igual, sólo se estarían preparando para quedarse sin inventario. Si las ventas despegan y no realizan ajustes a tiempo, estarán en la misma situación.
Mantener los ROPs dinámicos significa sincronizarlos continuamente con lo que sucede en tiempo real, en lugar de lo que fue cierto hace un año.
Ahora, todos estos consejos avanzados son importantes.
Pero seamos realistas: Actualizar manualmente los puntos de reorden para cientos o miles de SKUs, mientras se rastrean todas las variables en movimiento como tendencias de ventas, confiabilidad del proveedor y estacionalidad, es agotador y propenso a errores.
Por eso los negocios inteligentes confían en sistemas sofisticados para hacer la mayor parte del trabajo y mejorar la gestión de inventario en general.
El mejor software para agilizar tus cálculos de ROP
Las plataformas de gestión de inventario mantienen todos los datos relevantes y precisos en un solo lugar al rastrear tu inventario a través de tus múltiples canales de distribución.
Estos sistemas perpetuos te ofrecen una visión en tiempo real del rendimiento de tus ventas y la rotación de inventario, para que puedas determinar los mejores puntos de pedido. O mejor aún, deja que los algoritmos de tu herramienta los calculen por ti.
Tu IMS también se adapta según sea necesario.
Si la demanda de un producto aumenta o el plazo de entrega del proveedor cambia, el sistema recalculará el stock de seguridad y los ROP para tener en cuenta estas variaciones.
Por último, pero no menos importante, este tipo de software puede alertarte cuando tus niveles de inventario se acerquen a los puntos de reorden, para que puedas supervisar el reabastecimiento (que por cierto, ¡también puede automatizar!).
Elige un IMS que posea estas características para optimizar tus puntos de reorden, y a su vez, darte un mejor control de inventario.
Aquí tienes una lista de sistemas de gestión de inventario confiables para considerar:
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Utiliza un buen ROP para impulsar tu marca
Tener una estrategia inteligente de ROP es tu paso hacia menos faltantes de stock, menos desperdicios y un mejor desempeño minorista.
Pero no creas que tienes que cargar con todo este trabajo tú (o tu equipo).
El software adecuado de gestión de inventarios puede quitarte esa carga. Además de la lista anterior, aquí tienes dos recopilaciones más de herramientas que pueden ayudarte a encontrar la opción ideal.
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