System til løbende lagerstyring: Komplet guide til brands

Lad ikke denne popquiz intimidere dig—den er nem:

Hvis du valgte mulighed 2 (også kaldet et system til løbende lagerregistrering), godt gået! Du har allerede en god fornemmelse af, hvad der skal gøres for at forbedre lagerstyringen i din virksomhed.

Og eftersom det ser ud til, at implementeringen af denne metode allerede står på din to-do-liste—vil jeg ikke lade dig vente længere.

Lad os komme i gang.

Hvad er løbende lagerregistrering?

Løbende lagerregistrering er en regnskabsmetode, der registrerer salgstransaktioner, lageropfyldninger, returneringer og alle lagerjusteringer i realtid. 

E-handelsvirksomheder med store produktporteføljer og varer med høj omsætningshastighed kan drage fordel af denne metode, da den giver bedre kontrol over lagerbeholdningen og bedre beslutningsgrundlag ved genopfyldning af lageret. 

Hvad er et system til løbende lagerregistrering?

Systemet til løbende lagerregistrering fungerer som en hovedbog, der opdaterer sig selv. Det måler dine lagerbeholdninger baseret på dine elektroniske logfiler i stedet for fysiske optællinger.

Men det sikrer nøjagtige og rettidige oplysninger ved at gennemføre tiltag, der:

• fratrækker lagerantallet, efter kunderne har gennemført deres ordrer
• tilføjer leverede varer ved modtagelsen for at opdatere lagerbeholdningen
• justerer lagerbalancer ved returneringer og ombytninger

For at aktivere denne funktion skal du opsætte avanceret lagerstyringssoftware og andre komponenter, såsom salgsstedssystemer (POS), stregkodescannere og RFID-tags. 

Systemer til løbende lagerregistrering kontra periodisk lagerregistrering: Forskelle samt fordele og ulemper

Et system til løbende lagerregistrering opdaterer dine optegnelser, efterhånden som dine varer bevæger sig ind og ud. 

For periodiske systemer (som du også kender som mulighed 1) skal du selv opdatere dem efter hver regnskabsperiode. 

Lad os se nærmere på, hvordan denne vigtige forskel vedrører forskellige aspekter af din e-handelsvirksomhed:

Som du kan se, er der kun få ulemper ved at vælge de avancerede systemer til løbende lagerregistrering frem for de enklere periodiske systemer.  

Omkostninger ved løbende lagerregistrering

Den primære ulempe er, at systemer til løbende lagerstyring er dyre at implementere, hvilket kan være en afgørende hindring for nogle SMV'er. 

Et hurtigt eksempel på, hvor meget det kan koste: Terraces Menswear brugte cirka $18,000 på at komme i gang. 

Opsætningsomkostningerne omfattede: 

• Software og licenser: Omkring $10,000
• Hardware (f.eks. scannere og servere): Omkring $5,000
• Uddannelse og implementering: Omkring $3,000

Afhængigt af din virksomheds størrelse og behov kan disse beløb blive meget højere. 

Den gode nyhed er, at tilbagebetalingstiden er kort, og de løbende vedligeholdelsesomkostninger er lave. 

Ifølge CEO'en for makeupmærket til mænd Formen, Andrew Grella: 

Afkastet på denne investering blev tydeligt inden for få måneder gennem bedre lagerstyring og øget kundetilfredshed, hvilket opvejede de oprindelige omkostninger.

Systemer til løbende lagerstyring giver e-handelsbrands som dit mere præcis kontrol over lagerbeholdningen.

Dets automatisering og kontinuerlige sporingssystem fører til mere effektiv økonomisk rapportering ved salg i store mængder. 

Men det er ikke altid 100 % nøjagtigt.

Lagerbeholdningen i dit system stemmer ikke altid overens med de faktiske mængder på grund af menneskelige fejl, fejlindtastninger eller tekniske problemer.

Metoden med løbende lagerstyring holder alt kørende problemfrit fra dag til dag, men du skal stadig udføre regelmæssige fysiske lageroptællinger for at sikre nøjagtigheden på lang sigt.  

På den anden side er periodiske systemer enklere og billigere at implementere. De er også nemmere at vedligeholde. 

Dine posteringer og andre lagerregistre kan dog være forsinkede i forhold til de daglige bevægelser. 

Disse uoverensstemmelser kan påvirke din virksomhed negativt på flere måder og føre til tilbagevendende udfordringer med lagerstyring, såsom udsolgte varer eller overfyldte lagre, hvis de ikke løses. 

Formler og nøgletal anvendt ved løbende lagerstyring

Formler til lagerstyring giver dig indsigt i vigtige forhold som genbestillingspunkter, leveringstid, bestillingsmængde og sikkerhedslagre. 

De er også afgørende for præcis lagerværdiansættelse og økonomisk rapportering. 

Her er de vigtigste, du skal huske på, når du administrerer lageret og maksimerer fortjenesten.

Vareforbrug (COGS)

COGS beregner, hvor meget det koster at producere eller købe de varer, du sælger i en given periode. 

Lageromkostninger omfatter direkte udgifter som råmaterialer, arbejdskraft og produktionsrelaterede faste omkostninger (f.eks. forsyningsudgifter og leasingbetalinger). 

Det løbende lagerstyringssystem beregner automatisk COGS ved at gange de solgte enheder med kostprisen pr. enhed. Du kan dobbelttjekke beregningen og undersøge uoverensstemmelser ved hjælp af formlen ovenfor.

Lageromsætningshastighed

Dette nøgletal måler, hvor ofte du sælger og genanskaffer varer. Disse data i realtid kan hjælpe dig med at identificere og fjerne lagerbeholdning, der omsættes langsomt.

For at beregne den gennemsnitlige lagerbeholdning skal du lægge den begyndende og den afsluttende lagerbeholdning sammen og dividere summen med to, sådan her:

📚 Yderligere læsning 

En høj lageromsætningsgrad betyder, at dine lagerstyringsprocesser er meget effektive. Det er vigtigt at ramme dette tal korrekt. Læs flere måder at beregne lageromsætningsgraden på her. 

Økonomisk ordrestørrelse (EOQ)

EOQ optimerer genbestillingspunkter ved at fastlægge den ideelle mængde, der skal bestilles, når lagerbeholdningen falder under din systemtærskel. 

Det sikrer tilstrækkelige lagervarer, samtidig med at bestillings- og lagerholdsomkostninger minimeres.

📚 Yderligere læsning 

EOQ kan hjælpe dig med at opretholde en effektiv forsyningskæde, så det er værd at undersøge nærmere. Her er en omfattende vejledning til EOQ.

Bruttofortjeneste

Bruttofortjeneste er det beløb, du tjener på salg, efter at COGS er trukket fra. I et løbende system kan du beregne den når som helst for at justere dine pris- eller lagerstrategier efter behov.

Vægtet gennemsnitskostpris (WAC)

Løbende systemer opdaterer kontinuerligt lagerbeholdningen ved hvert salg og indkøb.

For at udjævne omkostningsudsving beregner WAC COGS og værdien af den afsluttende lagerbeholdning ved at tage gennemsnittet af omkostningerne i realtid.

FIFO- og LIFO-metoder

Først ind, først ud (FIFO) og sidst ind, først ud (LIFO) er alternative metoder til lagerværdiansættelse, der anvendes til WAC.

Dit system tildeler omkostningen baseret på anskaffelsesrækkefølgen under FIFO. Det bygger på princippet om, at de ældste lagervarer skal bruges eller sælges først.

Omvendt opdaterer LIFO lagerregistreringerne ved først at sælge de senest indkøbte varer. Det hjælper med at håndtere omkostningsudsving, især for letfordærvelige varer eller i inflationsperioder. 

FIFO og LIFO kan være vanskelige at holde styr på i et periodisk system.

Med det løbende systems opdateringer i realtid afspejler disse metoder lagerbevægelser og omkostningspåvirkning mere nøjagtigt.

Sådan fungerer løbende lagerstyringssystemer

Implementering af et løbende lagerstyringssystem følger flere trin.

For at hjælpe dig med at se, hvordan det fungerer i praksis, har jeg udarbejdet et hypotetisk scenarie med et fiktivt brand.

Mød Petal and Playwear, en bæredygtig grossist og producent af børnetøj. Denne voksende e-handelsvirksomhed fandt ud af, at et løbende lagerstyringssystem kunne hjælpe dem med at administrere deres omfattende lager mere effektivt. 

Lad os dykke ned i, hvordan Petal and Playwear udførte følgende opgaver:

1. Opsæt dit lagerstyringssystem

Start med at vælge det rette lagerstyringssystem.

Et lagerstyringssystem danner grundlaget for automatisk registrering og opdatering af lagerbeholdningen, så du altid får et klart overblik over den.

Derudover synkroniserer systemerne relevante oplysninger gennem integration med regnskabs-, lagerstyrings-, POS-systemer, e-handelsplatforme og andre salgskanaler, hvilket sikrer ensartethed i alle forretningsaktiviteter.

Det er de vigtigste grunde til, at implementering af et sådant system bør være det første, du gør, hvis du vil indføre et system til løbende lagerstyring.

MRPeasy er ikke vores eneste anbefaling til et lagerstyringssystem. 

Vi har udarbejdet en liste over de bedste lagerstyringsværktøjer på markedet, så det bliver nemmere at finde et, der passer til din virksomheds behov og fungerer sammen med din e-handelsplatform:

2. Organiser et pålideligt system til lagerregistrering

Det næste skridt er at opsætte et system til fremover at følge lagerbevægelserne. 

Stregkodescannere og RFID-registreringssystemer—som bør være kompatible med dit lagerstyringssystem—kan klare det meste af arbejdet for dig.  

Disse moderne værktøjer arbejder sammen for at holde dig opdateret og fjerner behovet for de tidskrævende manuelle optællinger, som ingen på dit team sikkert bryder sig om at udføre alligevel. 

Når du registrerer lagerdata i dit system, skal du have præcision for øje.

Jo mere detaljerede oplysningerne er, desto nemmere bliver det at holde styr på varen.  Sørg derfor for at angive relevante oplysninger som:

• Produktnavn
• Beskrivelse
• Samlede omkostninger og salgspris
• Produktegenskaber (materiale, størrelse, farve, udløbsdato, garanti osv.)

Det hjælper med at fastslå de korrekte lagerbeholdninger og giver et solidt grundlag for dit nyetablerede system til løbende lagerstyring.

3. Fastlæg politikker for lagerstyring

Er alle systemer klar? Ikke helt. 

Før du sætter systemet på autopilot, skal du fastlægge de passende lagerstyringspolitikker, der skal supplere dit system. 

Her er nogle idéer:

• Regelmæssige lagerrevisioner. Fastlæg, hvor ofte I vil udføre stikprøver og fuldstændige lagerrevisioner.
• Håndtering af bortkomne eller beskadigede lagerbeholdninger. Opret en plan for håndtering af bortkomne og beskadigede varer
• Procedurer for genopfyldning af lageret. Sørg for at vide, hvornår lageret skal genopfyldes, så I aldrig løber tør eller har et overfyldt lager.
• Returneringer og justeringer. Fastlæg tydelige procedurer for håndtering af kunders returneringer og leverandørbytter.

4. Uddan medarbejderne i effektiv lagerstyring

Platforme? Tjek. 

Politikker? Tjek. 

Medarbejdere? Glem dem ikke.

I har brug for uddannet personale til at administrere lageret effektivt. Korrekt implementering af teknologi og strategier for at få medarbejderne til at tage den i brug er afgørende for dette.

Hvad indebærer det? To ting:

For det første skal I sikre medarbejdernes opbakning ved at forklare værdien af et permanent lagersystem. 

Beskriv effekten af og fordelene ved at bruge værktøjer som et IMS samt værdien af at holde disse registreringer opdaterede – herunder at sige farvel til dage fyldt med manuel lageroptælling og tydning af komplicerede regneark. 

Dernæst skal I lære dem at bruge den nye teknologi korrekt.

Mennesker og organisatoriske forandringer er blevet angivet som den mest almindelige udfordring i forbindelse med digital transformation. 

Styrk jeres medarbejdere ved at tilbyde praktiske undervisningssessioner i brugen af stregkodescannere eller RFID'er samt i betjeningen af jeres lagerstyringssystem.  

Tilbyd desuden medarbejderne en intern supportkanal til lagersystemet i jeres kommunikationsværktøj.

5. Overvåg og opdater løbende

Det er ikke noget, man gør én gang for alle, at etablere et permanent lagersystem. Det er svært at få det rigtigt første gang, så løbende forbedringer er en del af processen. 

Her er, hvad I skal holde øje med og justere efter behov:

• Lagerets værdiansættelse. Hold værdiansættelsen af lageret opdateret ved hjælp af metoder som FIFO, LIFO eller vægtet gennemsnitlig kostpris. Brug dem til at fastslå den reelle værdi af lageret og forenkle regnskabsføringen.
• Lagerbeholdningens niveauer. Vær opmærksom på uoverensstemmelser. Hvis noget ikke stemmer – såsom tab og beskadigelser – skal I finde årsagen og samtidig opdatere lagerregistreringerne.
• Platforme og processer. Opdater jævnligt jeres lagerstyringssoftware og processer, så de følger med jeres forretningsmål. Det, der fungerede i går, kan have brug for en lille justering i dag.
• Lagerets resultater. Hold øje med, hvordan systemet fungerer. Hvis det ikke hjælper jer med at træffe bedre beslutninger, er det et tegn på, at I bør justere og forbedre det.

Det er værd at bemærke: Selv det mest avancerede system til løbende lagerstyring er ikke fejlfrit. 

Hvis du bruger det til at forbedre din ekspertise inden for lagerprognoser, skal du kombinere det med fremadskuende analyser.

Online-modegrossisten Dressin gennemfører regelmæssige markedsundersøgelser, foretager sæsonjusteringer og udfører scenarieanalyser. 

Manageren Mengtian Chow fortalte: 

Denne holistiske tilgang er ikke unik for os—mange succesfulde e-handelsvirksomheder anvender lignende taktikker for at forblive smidige og lydhøre over for markedsændringer.

Det handler om at kombinere realtidsdata fra systemer til løbende lagerstyring med fremadskuende analyser for at træffe velinformerede beslutninger.

Et system til løbende lagerstyring kan forvandle virksomhedens effektivitet, men der er stadig ting, du skal holde øje med, såsom at håndhæve lagerstyringspolitikker, oplære dit personale og kombinere strategier for at forbedre prognoserne.

Løbende lagerstyring for virksomheder af forskellig størrelse

Multinationale varemærker, voksende e-handelsvirksomheder, soloforretningsdrivende—alle har brug for styr på deres lager. 

Lad os se på, hvordan løbende lagerstyring kan hjælpe alle typer e-handelsvirksomheder, uanset om de arbejder B2B, DTC, med engroshandel eller abonnementsbaserede modeller.

Nystartede virksomheder og små varemærker

Som en virksomhed i opstartsfasen efterlader det at jonglere med salg, kundesupport og markedsføring kun lidt tid til nøjagtig lagerregistrering. 

Det gælder især, hvis du er afhængig af manuelle regneark og fysiske optællinger—procedurer, der både er fejlbehæftede og tidskrævende.  

Løbende lagerstyring automatiserer disse processer, frigiver medarbejdernes tid og giver bedre overblik over lagerbeholdningen. Men opsætningen kræver en betydelig investering, som små virksomheder måske ikke har adgang til.

Der findes dog alternative løsninger. 

Grundlæggeren af DTC-varemærket Prevelo Bikes, Jacob Rheuban, påpegede for eksempel, at der findes enkle systemer, som gør et rimeligt godt stykke arbejde med at levere opdaterede data. 

De enkleste systemer (som Shopifys indbyggede system) holder blot løbende styr på, hvor mange produkter der er til salg.

Når du modtager en forsendelse, tilføjer du antallet af produkter i forsendelsen til lagersystemet. Når du sælger et produkt, trækkes det automatisk fra lagersystemet.

Det er et godt sted at starte. Du kan opgradere dine systemer og processer, efterhånden som din virksomhed vokser.

Mellemstore virksomheder

Mellemstore virksomheder er afhængige af løbende lagersystemer for at forbedre driften og kundeservicen. 

Det er lettere at håndtere en voksende kundebase eller skalere dit e-handelswebsted med lagerstyring i realtid.

Kabeier, en virksomhed inden for babytøj, der har eksisteret i 15 år, har brugt et system til løbende lagerstyring i flere år. 

💫 Bonustip 

Flere produktlinjer, salgskanaler og distributionskanaler kan belaste dit system. Investér i et lagerstyringssystem, der kan håndtere voksende datamængder og sikre tilpasningsevne.

 

Se, hvordan disse krav til lagerstyringssystemer kan se ud.

Virksomheder på koncernniveau

Mange store aktører som Walgreens og Amazon ville være nødt til at indstille driften i flere måneder (muligvis endda år), hvis de skulle foretage manuelle lageroptællinger. 

Løbende lagerstyring tilpasser sig kompleksiteten og omfanget af deres forsyningskæde og skalerer endda deres initiativer. 

Walgreens planlagde eksempelvis at ekspedere deres e-handelsforsendelser fra deres butikker inden for en time efter modtagelsen af ordren – etablering af oplysninger om lagerbeholdningen i realtid er afgørende for at få dette til at fungere.  

Da disse oplysninger imidlertid primært afhænger af systemet, skal det være fri for fejl og afbrydelser.  

Implementering og oplæring er kritisk for store virksomheder, fordi investeringen ikke alene er langt større, men det også er vanskeligere at rette op på fejl, hvilket gør dens indvirkning mere tydelig. 

William Carlin, marketingchef hos Racklify, påpegede: 

Tekniske problemer kan lejlighedsvis føre til korte afbrydelser i datastrømmen [...] Intet system kan levere helt øjeblikkelige opdateringer – der vil altid være en lille forsinkelse i dataoverførslen.

Det er altid en god idé at afsætte ressourcer til løbende vedligeholdelse og systemopgraderinger. Men Carlin anbefalede at fastsætte reservebeholdninger for at tage højde for eventuelle dataforsinkelser og uoverensstemmelser. 

Afsluttende tanker

Sig farvel til lange og besværlige periodiske lageroptællinger. 

Systemer til løbende lagerstyring automatiserer lagerovervågningen og har masser af fordele. Men det er ikke en selvstændig løsning, da der stadig er behov for menneskelig indgriben for at holde hjulene i gang. 

Så vejled dit team.

Lær dem, hvor vigtigt det er at bruge værktøjer som lagerstyringssoftware, samt hvordan de følger lagerstyringspolitikker og overvåger og opdaterer systemet. 

Opdag flere måder at opnå succes med lagerstyring på:

• Cloudbaseret lagerstyring: Guiden til mere effektiv lagerovervågning 
• De 10 største udfordringer inden for lagerstyring – og sådan løser du dem
• Lean-lagerstyring: Højt funktionelle lagre fører virksomheder til succes inden for e-handel 
• ABC-lageranalyse: Hvad det er, og hvordan du beregner den for at opnå succes

E-handelsverdenen bevæger sig hurtigt – og det gør du også. Tilmeld dig vores nyhedsbrev med de seneste indsigter til e-handelsledere fra førende eksperter inden for e-handel.