Sådan håndterer du forældet lager: Omkostninger, årsager & taktikker

Der er en hårfin grænse mellem at have for meget lager og ikke nok – en af de vigtigste grunde til, at en ordentlig lagerstyringsstrategi er så vigtig. 

For lidt lager kan føre til udsolgte varer, mens for meget kan føre til forældede varer eller ukurans.

Når du ikke kan sælge bestemte produkter, og de bliver forældede, ender du med at skulle bogføre dette døde lager som et tab, hvilket kan påvirke din e-handelsvirksomheds bundlinje betydeligt.

I denne artikel ser vi nærmere på, hvad lagerukurans er, hvilke negative konsekvenser det kan have, og hvilke processer du kan indføre for at reducere mængden af produkter (og penge), du mister på grund af overskydende og forældede varer.

Hvad er forældede varer?

Forældede varer henviser til lagerbeholdning, som en virksomhed ikke længere kan sælge på grund af manglende efterspørgsel. 

Selvom dette også kan omtales som langsomt omsættelige eller overskydende varer, går forældede varer faktisk et skridt videre.

Lad os se på et eksempel.

Du driver en butik med fritidstøj – lad os kalde den Casual Jack’s – og du fyldte lageret op med en bestemt stil af joggingbukser til mænd, da de var populære.

Du er dog begyndt at bemærke et kraftigt fald i salget af netop denne stil af joggingbukser.

Dette produkt er ved at blive til “langsomt omsættelige varer,” et begreb, der typisk bruges om produkter, som ikke har bevæget sig meget fra hylde til indkøbsvogn i omkring seks måneder eller deromkring. 

Hvis produktet derefter forbliver upopulært og kun sælges meget lidt eller slet ikke i et helt år, bliver det til “overskydende varer”.

Endelig, når produktet ikke længere sælger, og der er gået mere end 12 måneder, er det blevet til forældede eller døde varer. 

Det er lagerbeholdning, der ganske enkelt ikke vil blive solgt, sandsynligvis fordi (i hvert fald hvad angår vores joggingbukser) de nu er gået af mode, og en ny trend er opstået.

Rejsen mod ukurans

Her er en hurtig tabel, der viser, hvordan rejsen mod ukurans fungerer:

Detailbrancher som beklædning, elektronik og møbler kan være særligt sårbare over for forældede varer, fordi produkter hurtigt kan gå af mode, og nye teknologier og stilarter kan opstå. 

Ingen branche eller e-handelsvirksomhed er dog fuldstændig beskyttet mod ukurans.

Økonomiske konsekvenser af forældede varer

Forældede varer kan have store økonomiske konsekvenser for din virksomhed og påvirke dine omsætningsaktiver, dit cash flow og meget mere.

Når lagerartikler bliver forældede, skal de afskrives som et tab i din resultatopgørelse. Det reducerer din nettoindkomst og påvirker straks dit samlede cash flow.

Det er ikke det eneste: Din balance påvirkes også, og din lagerværdi falder pludseligt, hvilket også påvirker værdiansættelsen af dine omsætningsaktiver.

Desuden gælder det, at jo mere plads dette døde og overskydende lager optager på dit lager, desto mindre lagerplads har du til produkter, der faktisk sælger.

Kort sagt: Forældede varer kommer til at give problemer. 

Det er derfor, du er her, og derfor vil vi senere i denne artikel introducere dig til nogle strategier, du kan bruge til at reducere ukurans i din lagerbeholdning.

De skjulte omkostninger ved forældet lagerbeholdning

Lad os gennemgå, hvad du egentlig betaler for, når et produkt dør på hylden:

• Opbevarings- og lagergebyrer. Hver kvadratmeter, som dødt lager optager, er plads, der kunne bruges til salgbare varer.
• Forsikringspræmier. Selv forældet lagerbeholdning forbliver ofte forsikret, hvilket medfører unødvendige faste omkostninger.
• Bundet kapital. Dine penge er bundet i produkter, der ikke bliver solgt, selvom de kunne være investeret i markedsføring, forskning og udvikling eller din næste bestseller.
• Værdiforringelse og svind. Jo længere tid noget ligger usolgt, desto mere mister det sin værdi – og desto større er sandsynligheden for, at det bliver beskadiget, udløber eller forsvinder.
• Omkostninger til bortskaffelse og likvidation. Uanset om du betaler for at få det kørt væk, sælger det til en likvidator eller blot selv bærer omkostningen, er det ikke gratis at komme af med forældet lager.
• Skade på varemærket. For mange prisnedsættelser, udløbne varer eller støvede hylder? Kunderne begynder at spekulere på, om din butik er ved at sakke bagud.

Eksempler på forældet lagerbeholdning

Lad os igen se på vores eksempel med athleisure-butikken Casual Jack’s. 

Som vi nævnte, var der en model af joggers, som pludselig begyndte at trende, fordi en berømt fodboldspiller blev set iført dem. 

For at følge med kundernes efterspørgsel – og være med på moden – bestilte Casual Jack’s 10.000 enheder af joggers-modellen.

De solgte 8.000 enheder, før trenden døde ud, hvilket efterlod 2.000 enheder forældet lager.

Hvis de 10.000 enheder kostede $20 stykket, er det en samlet investering på $200,000. Det betyder, at Casual Jack’s står tilbage med en værdi af den forældede lagerbeholdning på $40,000, når der er 2.000 enheder tilbage. 

Den støvede bunke joggers er nu en dyr påmindelse om gårsdagens trends (indsæt sørgmodig violinmusik).

Lad os nu skifte spor og se på en anden type virksomhed – denne gang et bageri kaldet The Hot Croissant. 

Bageriet lavede 100 kager, der skulle sælges inden dagens udgang, eftersom der er tale om en type letfordærvelig lagerbeholdning. Da lukketiden nærmer sig, er der 10 kager tilbage.

The Hot Croissant har beregnet, at det koster $5 i ingredienser og arbejdskraft at lave hver croissant.

Ud af i alt $500 står de derfor tilbage med en værdi af den forældede lagerbeholdning på $50.

Ifølge Generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) skal disse tab straks afskrives – hvilket, som vi nævnte, kan have alvorlige økonomiske konsekvenser for en virksomhed.

Hvad er årsagerne til forældet lagerbeholdning?

Der er en række årsager til, at forældet lagerbeholdning kan opstå. 

At forstå, hvor overskydende lagerbeholdning kan komme fra, er det første skridt til at stoppe det. Så lad os præsentere dig for nogle af årsagerne til, at virksomheder ender med at skulle afskrive dødt lager.

Teknologiske fremskridt

Vi ser ofte dette ske i teknologirelaterede virksomheder, hvor nye fremskridt får folk til at ønske sig det nyeste og bedste, så ældre produkter bliver glemt.

Tænk på virksomheder som Samsung og Apple, der udgiver nye versioner af deres produkter hvert eller hvert andet år. 

De er nødt til at være strategiske med hensyn til timingen af disse nye lanceringer for at sikre, at de ikke ender med lagerbygninger fyldt med forældede varer.

Mindre virksomheder, såsom en elektronikforhandler i en mindre by, skal sikre, at de ikke overfylder lageret med varer, der når som helst kan blive forældede.

Ændringer i forbrugernes præferencer

Denne årsag til forældelse relaterer sig til vores eksempel med Casual Jack’s. 

Selvom det kan være svært at fastslå præcis, hvor mange produkter du får brug for på grund af en trend, kan ændringer i forbrugernes præferencer være en væsentlig årsag til, at bestemte varer bliver til dødt lager. Ligesom vores populære joggers blev forældede, så snart trenden gik af mode.

Det bedste, du kan gøre, er at være opmærksom på mønstre fra tidligere populære produkter for at se, om du kan finde det rette niveau for, hvor meget lager du skal bestille.

Upræcis lagerprognosticering

Dårlig efterspørgselsprognosticering kan være en anden væsentlig årsag til forældet lager. 

Hvis dit team laver upræcise prognoser for kundernes efterspørgsel baseret på historiske salgsdata og markedstendenser, kan I ende med langt mere af et produkt, end der realistisk set vil blive solgt.

Sørg for, at dit team er ordentligt oplært i hvordan man laver lagerprognoser, så lagerbeholdningen nemt kan vedligeholdes og ikke ender med at medføre et tab på længere sigt.

Øget konkurrence

Hvis en ny konkurrent er kommet på markedet og tager salg fra jer, kan det også være årsagen til, at en virksomheds lager bliver forældet. 

Den slags kan ofte ikke undgås, især fordi nye virksomhedslanceringer kan skabe midlertidige forstyrrelser på markedet. 

Du kan dog forsøge at imødegå noget af dette ved at reagere på den nye konkurrence gennem salg, rabatter og andre metoder til at få kunderne til at vende tilbage til dig.

Lovgivningsmæssige ændringer

Hvis reglerne inden for din branche bliver opdateret, kan tidligere lagerbeholdning blive usælgelig på grund af de nye lovgivningsmæssige ændringer. 

For eksempel har sundhedssektoren strenge retningslinjer, som virksomheder skal følge. Et produkt og dets salgbarhed kan blive påvirket, hvis disse retningslinjer ændres på en måde, der gør det pågældende produkt ubrugeligt.

Hold dig helt ajour med nyheder fra branchen, så du kan bestille mindre af produkter, der kan blive påvirket i den nærmeste fremtid. 

Det kan være nødvendigt at genbestille oftere end normalt for at sikre, at du ikke ender med for meget dødt lager, efter at de nye regler er trådt i kraft.

Dårlig lagerstyring

Et dårligt system til lagerstyring kan også føre til øget forældelse. 

Uden de rette værktøjer, såsom lagerstyringssoftware, kan det være svært at holde styr på lageret. Det fører til overbestilling, fordi du ikke har et præcist overblik over din lagerbeholdning.

Det er vigtigt at forbedre dine lagerstyringsprocesser af flere årsager. En af dem er naturligvis at reducere din lagerreserve.

Dårligt produktdesign

Endelig kan et produkt blive forældet, simpelthen fordi det ikke er et særligt godt produkt. 

Hvis det sker, er det bedste at finde ud af hos kunderne, hvad de ikke kan lide ved produktet.

Brug deres feedback til at forbedre den næste version – eller prøv igen med noget bedre.

Sådan identificerer, håndterer og reducerer du forældet lager

Selvom vi gerne vil undgå det, er forældet lager en del af driften af en e-handelsvirksomhed. 

Faktisk har nogle undersøgelser vist, at selv veldrevne virksomheder har en tendens til at operere med gennemsnitligt 20-30% forældet lager.

Med tal som disse vil du have en vis mængde dødt lager. 

Det vigtige er at indføre processer, der hjælper med at identificere, håndtere og reducere den mængde lager, du er nødt til at afskrive.

Her er 10 strategier, der kan hjælpe dig med at identificere og forhindre, at lager bliver til dødt lager.

1. Brug lagerstyringssoftware

Grundlaget for enhver e-handelsvirksomheds lagerstyring er den rigtige software. 

Med gode funktioner i lagerstyringssoftware – og et team, der er oplært i at bruge dem effektivt – får du et langt tydeligere billede af, hvornår bestemte produkter hurtigt mister fremdrift på markedet.

Der er utallige fordele ved lagerstyringssoftware, og et klart overblik over de produkter, der kommer ind på og forlader dit lager, er uden tvivl en af de vigtigste.

Find den rigtige løsning til din virksomhed ved at se vores liste over den bedste lagerstyringssoftware, der findes.

2. Lav præcise efterspørgselsprognoser

Som vi nævnte tidligere, kan unøjagtige lagerprognoser til dels være en væsentlig årsag til, at lagerbeholdningen bliver forældet. 

Ved at implementere de værktøjer og processer, der hjælper med at forbedre denne nøjagtighed, kan du derfor effektivt reducere din samlede forældelsesrate.

Her er nogle tips til at forbedre dine prognoser:

• Se på historiske data for at se, om der opstår tendenser fra år til år eller fra kvartal til kvartal
• Brug markedsundersøgelser til at vurdere kundernes holdninger til bestemte produkter, tendenser, stilarter eller teknologi
• Samarbejd med partnere i forsyningskæden om i fællesskab at forudsige lagerbehov
• Vær opmærksom på sæsonbestemte tendenser samt kulturelle tendenser, der kan påvirke behov på kort og lang sigt

Ved at lave præcise efterspørgselsprognoser kan du sikre, at du ikke overfylder lageret med produkter, der ganske enkelt ikke kommer til at blive solgt.

3. Analysér salgsdata

Ved at gennemgå dine historiske salgsdata og udføre regelmæssige analyser bør du kunne identificere tendenser, når salget af visse produkter begynder at stagnere. 

Hvis du holder øje med salgsdataene, bør det hjælpe dig med at identificere potentielt overskydende lager tidligt, før det bliver helt forældet.

I sådanne tilfælde kan du muligvis nedskrive lagerets værdi til en nedsat pris i stedet for at skulle afskrive det fuldstændigt. 

Vær opmærksom på markedsværdien, så du stadig kan få så meget som muligt for produktet og dermed minimere virksomhedens tab.

Hvis du vil analysere dine salgsdata korrekt, bør du bruge værktøjer som:

• Software til lagerstyring
• Salgsrapporter
• Rapporter om trendanalyse
• Lageromsætningshastighed
• Data om lagersporing
• Antal lagerdage (DIO)

Du kan også anvende ABC-analyse for at prioritere din indsats. Denne teknik opdeler lagerbeholdningen i tre kategorier:

• A-varer: produkter med høj værdi og lavt antal – kontrollér dem ofte.
• B-varer: middel værdi og antal – overvåg dem regelmæssigt.
• C-varer: lav værdi og højt antal – kontrollér dem i partier efter behov.

Ved at anvende disse metoder kan du mere proaktivt identificere problematiske SKU'er og reducere risikoen for at opbygge et forældet lager. Du vil også kunne identificere, hvilke produkter der skal sættes ned eller fjernes helt.

4. Overvåg produktets livscyklus

En anden måde at identificere forældet lagerbeholdning på er at holde styr på produktets livscyklus. Software til styring af produktlivscyklussen (PLM) kan være en stor hjælp til dette.

Produktets livscyklus henviser til hvert trin, som et nyt produkt gennemgår. Fra det introduceres på markedet eller i dit brand, og helt frem til efterspørgslen falder, og produktet efterfølgende bliver forældet.

I begyndelsen af et produkts livscyklus vil efterspørgslen være høj, og dit fokus vil være på at finde de rette genbestillingspunkter, så du kan undgå lagerudsolgt. 

Efterhånden som et produkt bevæger sig gennem sin livscyklus, kan efterspørgslen stabilisere sig og falde, efterhånden som interessen svækkes.

Når det sker, skal din virksomhed være opmærksom, så den kan tilpasse sine processer for ordrebehandling og stoppe med at bestille så meget af det pågældende produkt – eller helt stoppe med at bestille det. 

For hvis du ikke gør det, kan du hurtigt øge mængden af forældede produkter, du ender med, når kundernes efterspørgsel forsvinder fuldstændigt.

5. Gennemfør regelmæssige lagerrevisioner

En lagerrevision er en fuldstændig optælling af alle dine lagerbeholdninger. 

Selvom den fuldstændige revision typisk kun gennemføres én gang om året, er det afgørende at gøre det til en vane at gennemføre regelmæssige optællinger af cykluslageret (f.eks. en ABC-lageranalyse) for at holde styr på din lagerkonto. 

Cyklusoptællinger giver dig mulighed for at kontrollere lageret i sektioner på skiftende tidspunkter, så du opdager problemer tidligere uden forstyrrelsen fra en fuldstændig revision.

For at gøre disse optællinger meningsfulde skal du implementere ABC-lageranalyse som en del af din strategi for cyklusoptælling (ja, det er værd at gentage):

• A-varer: lager med høj værdi og lav volumen. Tæl månedligt – eller endda ugentligt.
• B-varer: moderat værdi og omsætningshastighed. Tæl kvartalsvist.
• C-varer: lave omkostninger og høj volumen. Tæl én eller to gange om året.

Det sikrer, at du fokuserer din opmærksomhed dér, hvor den betyder mest – på de varer, der har størst indvirkning på din bundlinje.

Når du gennemfører din lageroptælling, skal du være opmærksom på produkter, der ser ud til at have lav omsætningshastighed, eller som har mistænkeligt store lagerbeholdninger. 

Stregkodescannere, sporing på SKU-niveau og systemer til lagerstyring i realtid gør denne proces betydeligt mere nøjagtig og effektiv.

De giver dig også mulighed for hurtigt at markere varer uden bevægelse – så du kan træffe korrigerende foranstaltninger, før disse SKU'er bliver til forældet dødvægt.

Regelmæssige lagerrevisioner giver dig de tidlige advarselstegn, du har brug for til at identificere og reducere risikoen for forældelse – før du sidder fast med at finde ud af, hvordan du skal skille dig af med beviserne.

6. Gennemgå rapporter om lageralder

En rapport om lageralder er et finansielt dokument, der indeholder vigtige oplysninger som:

• Hvor længe lagerbeholdningen typisk befinder sig på dit lager, før den bliver solgt
• Lager- og beholdningsomkostninger for din lagerbeholdning
• Kilden til hvert produkt på lageret
• Den lagerstyringstilgang, der anvendes for hvert produkt

Ved at gennemgå disse rapporter kan du finde ud af, hvilke produkter der bruger alt for lang tid på hylderne, før de bliver solgt. 

Det øger risikoen for, at de bliver forældede, hvilket betyder, at du sandsynligvis kan bestille mindre mængder lager ad gangen.

7. Kommunikér med leverandører og kunder

Et godt forhold til dine leverandører betyder, at du kan sikre, at du altid har adgang til de nyeste og bedste produktmuligheder. 

Og du kan måske holde dig orienteret om, hvornår nye produkter eller teknologiske fremskridt bliver lanceret. 

Det kan give dig en fordel, når det gælder om at undgå, at nogle af dine produkter bliver forældede.

Derudover bør du holde kommunikationslinjerne åbne med dine kunder.

Dette kan hjælpe dig med at vurdere stemningen omkring bestemte produkter, så du i god tid opdager, når trends er på vej ud, og lageret mister popularitet, så du kan stoppe med at genbestille produkterne.

8. Markedsfør eller genanvend varer

Selvom et produkt måske ikke imødekommer efterspørgslen til det oprindeligt tiltænkte formål, kan du overveje at markedsføre det over for en ny målgruppe eller genanvende det, så det kan imødekomme en ny og anderledes efterspørgsel.

Det er en god måde at undgå at skulle afskrive – eller endda nedskrive, afhængigt af markedsværdi og efterspørgsel – dine resterende produkter. 

Brainstorm med dine produkt- og marketingteams for at se, om nogen har idéer til, hvordan dit lager kan genanvendes. 

Et godt eksempel på dette er Play-Doh.

Play-Doh startede i 1930'erne som et produkt, der kunne fjerne kulrester fra tapet. Da boliger i 1950'erne skiftede til olie- og gasfyr, begyndte efterspørgslen imidlertid at falde, og virksomheden stod over for at blive forældet.

Indtil virksomheden opdagede, at kunstlærere brugte produktet som modellervoks. 

Virksomheden gjorde sit produkt mere farverigt, ændrede sin marketingstrategi og er i dag fortsat et enormt succesfuldt mærke.

9. Tilbyd rabatter og pakkeløsninger

Før du afskriver lageret helt, kan du gøre et sidste forsøg på at genvinde værdi med kreative pris- og salgsfremmende taktikker.

Rabatter er den mest oplagte vej – tænk på lynudsalg, udsalg eller at tilføje en kategori med "sidste chance" på dit websted.

Selv hvis avancerne er ekstremt små, redder du stadig mere, end du ville få ved en fuldstændig afskrivning.

Pakkeløsninger fungerer endnu bedre.

Sæt produkter, der sælger langsomt, sammen med populære produkter, og sælg dem som et sæt. Kunderne får mere værdi, og du reducerer det døde lager, samtidig med at du stadig sælger varer med høj avance.

Eksempler omfatter:

• "Køb én, få én gratis", hvor en langsomt sælgende vare bruges som gratisprodukt
• "Mysteriepakker" for hurtigt at få solgt blandet lager
• "Startpakker", der kombinerer bestsellere med tilbehør eller ekstraudstyr, som ikke sælger

Du kan også undersøge muligheder for lagersalg, hvis prisnedsættelser ikke gør tricket. Tjenester som B-Stock, Liquidation.com eller Closeout Central er specialiserede i at afsætte overskydende lager – ofte til få øre pr. dollar, men stadig bedre end nul.

Nogle virksomheder sælger endda overskydende lager gennem sekundære markeder, såsom discountforhandlere eller nicheforhandlere, der specialiserer sig i bestemte produktkategorier.

Kort sagt: Før du smider det ud, så prissæt det kreativt, pak det smart, eller giv det videre til nogen, der kan få det solgt. Der er ofte stadig lidt værdi at hente.

10. Overvej donation

Hvis produkterne endelig ikke kan sælges – uanset hvilke andre taktikker du har prøvet – kan donation være en fornuftig sidste udvej.

Ud over den gode karma er der ofte også en økonomisk fordel. I mange lande kan donation af lager til godkendte velgørende organisationer være fradragsberettiget, hvilket kan være med til at opveje tabet.

Sørg blot for at:

• Dokumentere den aktuelle markedsværdi på donationstidspunktet
• Få en skriftlig bekræftelse fra organisationen
• Rådføre dig med din revisor eller skatterådgiver for at sikre overholdelse af reglerne

Hvad angår, hvor du kan donere, kan du prøve:

• Lokale nonprofitorganisationer og herberger, der modtager tøj, letfordærvelige varer eller husholdningsartikler
• Skoleprogrammer eller kunstcentre, der har brug for materialer og hobbyartikler
• Donationsnetværk som Good360 eller NAEIR, der specialiserer sig i at forbinde virksomhedsdonationer med godkendte velgørende organisationer

Hvis donation ikke er en mulighed – på grund af produkttype, stand eller regler – kan du overveje genanvendelse eller endda kreativ genanvendelse.

• Genanvendelse: Samarbejd med leverandører, der på ansvarlig vis kan nedbryde komponenter (især elektronik eller emballage).
• Kreativ genanvendelse: Samarbejd med producenter eller kunstnere, der omdanner overskudsvarer til noget helt nyt. Det er en niche, men det forekommer.

Pointen er: At afskrive lagerbeholdning behøver ikke at betyde, at den skal smides ud.

Vær kreativ, overhold reglerne, og omdan så vidt muligt din forældede lagerbeholdning til goodwill, fradrag eller råmaterialer.

Forældelse er ikke enden

Forældet lagerbeholdning er en del af at drive en e-handelsvirksomhed, men det betyder ikke, at der ikke er måder, hvorpå du kan håndtere og begrænse tabet for din virksomhed. 

Denne artikel introducerer 10 strategier til håndtering og begrænsning af forældelse, herunder brugen af lagerstyringssoftware. Sørg for, at din virksomhed bruger et værktøj, der gør processer som identifikation af dødt lager så nemme som muligt.

Detailhandlen står aldrig stille – og det bør du heller ikke. Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få de seneste indsigter, strategier og karriereressourcer fra førende detailhandelsledere, der former branchen.