13 strategier för att öka effektiviteten i lagret

Att förbättra lagereffektiviteten är ett av de bästa sätten att spara pengar och öka vinsten, men endast 63 % av lagercheferna använder teknik för att övervaka sitt lager och sin leveranskedja! 

Det ger dig ett bra utgångsläge.

Genom att bli en del av de kunniga 37 % som faktiskt använder teknik för lagereffektivitet passerar du de sena användarna på ett ögonblick.

Den goda nyheten är att det finns mängder av möjligheter att förbättra effektiviteten, och vissa av dem är kostnadsfria och enkla att införa. 

I den här guiden går vi igenom mina främsta strategier för att förbättra effektiviteten på lagret, som du kan införa redan idag.

Vad är lagereffektivitet?

Lagereffektivitet uppnås genom att optimera utnyttjandet av lagringsutrymmet, lagerhanteringen och orderhanteringsprocesserna för att minska driftskostnader och tidsåtgång samtidigt som produktiviteten och orderprecisionen maximeras.

Lagerhållning för e-handelsvarumärken handlar inte bara om att lagra produkter och skicka dem till kunder.

Det handlar om att erbjuda en fantastisk kundupplevelse, hantera resultatet, hantera returer och det har stor inverkan på hela din orderhanteringsprocess från början till slut. 

Orsaker till ineffektivitet på lagret

Små ineffektiviteter i lagerprocessen kan få följdeffekter på alla delar av verksamheten. 

Om en produkt till exempel plockas fem minuter för sent och missar leveransbilen, kommer kunden att få sin leverans för sent. 

Personalens förflyttning för att plocka en produkt och ta den till packstationen utgör 50 % av plocktiden och hälften av arbetskraftskostnaderna. 

Genom att skapa små effektivitetsvinster i plockflödet kan du inte bara minska personalkostnaderna utan också öka antalet plockade artiklar per timme.

De främsta orsakerna till ineffektivitet på ett lager är:

1. Lagrets utformning: En dålig utformning leder till längre plock- och packtider samt ökad säkerhetsrisk.
2. Lagerhanteringssystem och utbildning: Lättanvända system som är integrerade med dina övergripande orderhanterings- och lagerhanteringssystem minskar utbildningsbehovet för personalen och antalet plockfel.
3. Manuella processer: Dålig användning av teknik och utrustning kan orsaka stora förseningar och skapa en arbetskö.
4. Produktlagring: Felaktigt lagrade artiklar tar längre tid att plocka och ökar risken för produktskador (och därmed returer).
5. Lastningsområde: Ineffektiva lastningsområden innebär att det kan ta längre tid att lasta produkterna och orsaka förseningar.
6. Returer: Returer måste behandlas snabbt och effektivt för att minska svinnet.

Viktiga mätvärden för att mäta lagereffektivitet

Det är omöjligt att följa upp hur effektivt ditt lager är utan att veta vad du ska mäta. 

Olika lager behöver följa upp olika KPI:er. Exempelvis behöver säljare av färskvaror följa upp förstörda produkter, medan modevarumärken behöver följa upp returer på SKU-nivå. 

De viktigaste KPI:erna att följa upp fokuserar på hur väl lagrets olika delar och teamet fungerar samt hur effektivt tekniken används. 

Det här är KPI:erna du behöver följa upp:

Orderprecision

Mäter andelen order som plockas, packas och skickas utan fel. Höga nivåer av orderprecision indikerar effektiva processer och nöjda kunder. 

Detta är tillsammans med lagerprecision och ordercykeltid en av de viktigaste KPI:erna som ger dig en övergripande bild av hur väl lagret fungerar. 

Det är ganska enkelt att beräkna orderprecisionen. Här är formeln:

Ett bra riktmärke är att sträva efter 99.5 % noggrannhet.

Lagernoggrannhet

Mäter hur väl det fysiska lagret överensstämmer med de registrerade lageruppgifterna. 

Hög lagernoggrannhet är avgörande för att minska restnoteringar och överlager samt säkerställa punktlig orderhantering.

Lagernoggrannhet mäts vanligtvis manuellt med hjälp av stickprovskontroller, men det kan vara tidskrävande, så lagerchefer räknar vanligtvis ett urval av artiklarna för att få en vägledning. 

Noggrannheten visas som en procentandel, och 97 % noggrannhet är branschstandarden.

Ordercykeltid

Mäter tiden från det att en order läggs tills den är helt skickad. Kortare cykeltider visar vanligtvis på ett effektivare lager.

Formeln är följande:

Du bör sträva efter mindre än 24 timmar för varje försändelse som ett absolut minimum, men om du vill konkurrera med Amazon och andra stora återförsäljare bör din cykeltid mätas i minuter, inte timmar. 

Plockningseffektivitet

Utvärderar den hastighet och noggrannhet med vilken artiklar plockas från lagret. 

Detta kan mätas genom antal plockade artiklar per timme eller ordercykeltid. Detta är ett bra KPI för att mäta effektiviteten hos personalen och utrustningen på lagret. 

Så här beräknar du detta mått:

Det finns inget branschstandardiserat KPI för detta, men det kan mätas genom att fastställa din tidigare plockningseffektivitet och förbättra den.

Lagerkostnad

Följer upp den totala kostnaden för att hålla lager, inklusive lagring. 

Det inkluderar även löpande kostnader som försäkring, avskrivningar och föråldrat lager. Detta är ett bra KPI att mäta om du har problem med kassaflödet och med att hålla varor i lager.

Punktliga försändelser

Följer upp andelen order som skickas vid eller före den planerade sändningstiden. För att följa upp detta KPI behöver du vanligtvis ha en integration med din transportpartner. 

De flesta orderhanteringssystem tillåter integrationer med de större transportföretagen. Detta KPI är avgörande för kundnöjdhet och tillförlitlighet.

Använd följande formel för att beräkna det:

Du bör sträva efter minst 95 % punktliga leveranser.

Utnyttjande av lagerkapacitet

Utvärderar hur effektivt lagret använder sitt tillgängliga utrymme. 

Vissa av de bästa lagerhanteringssystemen hjälper dig att se ditt kapacitetsutnyttjande, och detta KPI kommer att ha stor inverkan på hur du planerar din lagerlayout.

Använd följande formel för att beräkna ditt kapacitetsutnyttjande:

Medarbetarnas produktivitet

Mäter produktionen per lageranställd, ofta beräknad som antal behandlade order per anställd och timme. 

Personalens arbetsmoral har uppenbarligen stor inverkan på detta, men även andra faktorer som lagerlayout, effektiv användning av utrustning och teknik, plocknings- och packningsmetoder samt lagersäkerhet har stor inverkan på produktiviteten.

Högre produktivitet visar generellt på effektivare verksamhet. 

Med detta KPI gillar jag att fastställa produktivitetsnivåerna tillsammans med mina medarbetare, eftersom det ger dem delaktighet i hela systemet och gör dem ansvariga. 

Olika lager kommer att ha olika sätt att mäta produktivitet, och olika medarbetare kommer att ha olika KPI:er.

Kostnad per order

Beräknar de totala driftskostnaderna dividerat med antalet behandlade order. 

Detta KPI hjälper till att bedöma effektiviteten i lagerverksamheten och hjälper dig att fastställa prisnivåer för frakt och din kostnad för sålda varor (COGS).

Tid för returhantering

Mäter effektiviteten i hanteringen av returnerade varor, inklusive återinlagring eller kassering av returnerade varor. 

Detta KPI hjälper dig också att följa vilka produkter som returneras ofta, vilket hjälper dig att identifiera problem i leveranskedjan.

Säkerhetsincidenter

Följer antalet säkerhetsincidenter som inträffar under en viss period. Att hålla personalen säker är självklart mycket viktigt! 

Att följa antalet dagar sedan den senaste skadan är en bra början, men att även följa incidenter per område i lagret hjälper till att upptäcka områden där lagerutformningen inte fungerar.

Om du använder en 3PL- eller distributionscentral måste du se till att du kan följa dessa KPI:er eller få rapporter.

Vanliga utmaningar för lagereffektivitet

Anledningen till att vi följer dessa KPI:er är att hjälpa lagerchefer och ägare av e-handelsföretag att förebygga vanliga utmaningar som lager står inför. 

Vanliga lagerutmaningar omfattar:

• Säsongsvariationer i efterfrågan. Efterfrågan kan variera beroende på säsong, vilket kan orsaka problem som överlager under perioder med låg efterfrågan och lagerbrist under högsäsong.
• Lagerhantering. Att hålla lagret på rätt nivå och hantera situationer med överlager eller underlager är pågående utmaningar. 
• Personalhantering. Att rekrytera, utbilda och behålla kompetent lagerpersonal är en utmaning, särskilt om du anställer säsongspersonal.
• Utnyttjande av utrymme. Att använda det utrymme du har på ett effektivt sätt för att skapa ett bra arbetsflöde och undvika outnyttjade ytor.
• Teknikintegration. Implementering av ny teknik (som WMS, automatiserade plocksystem eller robotteknik) kan förbättra effektiviteten men också skapa utmaningar som kostnader och behov av kompetensutveckling för personalen. Den minskar dock vissa mänskliga fel som kan orsaka misstag.
• Processförbättringar. Att kontinuerligt förbättra processer för att minska slöseri och kostnader samtidigt som produktiviteten ökar kan vara komplicerat, särskilt med begränsat utrymme och begränsade resurser. 
• Regler och efterlevnad. Det är mycket viktigt att hålla sig uppdaterad om de senaste lagarna, reglerna och kraven på efterlevnad, särskilt när du säljer produkter till flera länder eller jurisdiktioner, eller säljer flera typer av produkter med olika krav. 
• Kundbeteenden och förväntningar. Frakten blir snabbare, och många fler kunder förväntar sig nu leverans nästa dag. Du måste förbli konkurrenskraftig i förhållande till dina konkurrenter, särskilt eftersom du ofta konkurrerar med utmärkta tjänster som Amazon Prime.

13 strategier för att förbättra lagereffektiviteten

Lagerlayout, programvara för lager- och lagerhantering, bemanning och processer är de viktigaste områdena där effektiviteten kan förbättras för lageroptimering. 

Här är mina 13 strategier som du kan börja arbeta med direkt.

Utforma smartare lagerflöden

Lagerlayoutens utformning har en enorm inverkan på din effektivitet, eftersom den påverkar varje del av flödet, från mottagning till att kunden får sina produkter i tid.

Ta en titt på vår guide till lagerlayout för en mer ingående genomgång av lagerutformning, men de viktigaste sakerna att tänka på är:

• Lagrets form. Lager med olika former passar bättre för olika verksamheter. Rätt lagerform kan undanröja flaskhalsar.
• Var har du placerat dina snabbast säljande artiklar? Du bör ha snabbomsatta artiklar nära plockstationen. Använd ABC-analys för att förstå vilka produkter som säljer snabbt.
• Var har du placerat dina artiklar för bulklagring? Lagringsområdet behöver nås mycket mer sällan, men har fortfarande stor inverkan på din lagringskapacitet.
• Har du skapat tillräckligt med lagringsutrymme för lastbilar som tar emot och skickar varor, samt interna fordon som gaffeltruckar? Pallställ är utmärkta för inlagring, men kräver utrymme.
• Vilken typ av utrustning behöver du? Kommer du till exempel endast att använda hyllor, eller även förvaringslådor och pallar? Använder du transportörer eller plockarbetsstationer?

Se till att all personal har full förståelse för arbetsflödet i lagrets layout, och utöka utbildningen vid behov.

Maximera utrymmesutnyttjandet

Lagrets form är en aspekt av att ha en smart lagerlayout, men det är lika viktigt att maximera det utrymme du har (oavsett dess form). 

De flesta varumärken har inte lyxen att ha obegränsat med utrymme, och många företag delar lager. 

Du kan maximera utrymmet genom att förvara ditt lager i rätt zoner i lagret och använda hyllor för att utnyttja lokalens höjd på bästa sätt. 

En mer avancerad strategi är att mäta volymen på alla artiklar som du vanligtvis kommer att lagra och skapa hyllor eller förvaringslådor som passar mer exakt. 

Reliable Plant Magazine har några utmärkta alternativ för lageransvariga:

“Utrymmet mellan toppen av den lagrade produkten och undersidan av ställbalken är reserverat för gaffeltruckens arbete.

Du behöver bara lämna 6 tum här, men du kan ha 8 tum eller mer mellan lasten och stället.” 

Även små förändringar, som hyllornas höjd, kan spara hundratals kvadratmeter i ett helt lager.

Följ upp dina KPI:er

Det är viktigt att sätta KPI-mål som kommer att ha störst inverkan på förbättringen av lagret.

Förstå var dina ineffektiviteter finns i dag och ta reda på hur ett optimerat lager skulle se ut. 

Om varje teammedlem till exempel plockar och packar 10 enheter i timmen, men du hamnar efter i din KPI för leveranser i tid, kan du behöva hitta strategier för att förbättra plocktakten till 11 eller fler per timme. 

Definiera dina KPI:er och mål tillsammans med lagerteamet, eftersom de kan ha mer erfarenhet än du, och det gör att ni håller er uppdaterade med varandra.

När du vet var ineffektiviteten finns och har satt ett nytt mål kan du följa dessa data i ditt WMS för att se om de förändringar du gör får rätt effekt.

Använd de bästa metoderna för orderplockning

Orderplockning kräver både snabbhet och noggrannhet, vilket kan vara motstridiga krafter. 

Ju snabbare ditt team plockar produkterna, desto fler order kan teamet plocka under en dag, vilket förbättrar den övergripande effektiviteten. 

Det finns sex huvudsakliga plockmetoder, och var och en har sina fördelar och nackdelar. 

Vissa plockmetoder kan användas i lager av alla storlekar, medan andra kräver mer utrymme och mer teknik.

Plockning av enskilda order

Den mest tidskrävande metoden, som innebär att en order plockas åt gången. Idealisk för mindre lager med lägre ordervolymer tack vare sin enkelhet.

Fördel: Den här metoden är enkel att införa och hantera. 

Nackdel: Den kan vara mycket ineffektiv vid stora ordervolymer, eftersom den ökar förflyttningstiden och arbetskostnaderna.

Batchplockning

Gör det möjligt för plockare att hantera flera order samtidigt genom att fokusera på en SKU åt gången. 

Den här metoden minskar förflyttningstiden och är effektiv för företag med höga ordervolymer eller återkommande order med liknande artiklar.

Fördel: Den här metoden minskar förflyttningstiden, vilket leder till snabbare orderhantering. 

Nackdel: Det blir mer komplicerat att sortera och packa beställningar korrekt efter plockningen.

Plocka och vidarebefordra

Innebär att lagret delas in i zoner, där tilldelade medarbetare plockar flera beställningar inom sin zon innan de vidarebefordrar behållarna till nästa zon. 

Den här metoden förbättrar plockprecisionen och minskar antalet fel genom bättre spårning och ansvarsfördelning.

Fördel: Den här metoden ger bättre precision och ansvarsfördelning inom varje zon. 

Nackdel: Det finns risk för flaskhalsar vid överlämningspunkterna, vilket kan sakta ner processen.

Zonbaserad orderplockning

Liknar plockning och vidarebefordran, men kan användas utan att artiklar vidarebefordras mellan zonerna. 

Varje plockare arbetar inom en tilldelad zon, och behållarna vidarebefordras mellan zonerna efter behov. Den här metoden underlättar effektiv hantering av stora volymer och minskar trängsel bland plockarna.

Fördel: Den här metoden kan hantera stora ordervolymer och minska trängseln. 

Nackdel: Den kan leda till ineffektivitet om en zon blir mer överbelastad än de andra.

Gruppbaserad orderplockning

Plockarna hanterar flera beställningar samtidigt och plockar olika artiklar till varje beställning med hjälp av en vagn som är lastad med flera behållare. 

Den här metoden, som stöds av lagerautomation som autonoma mobila robotar och automatiserade förarlösa truckar, minskar transporttiden och ökar produktiviteten. Den lämpar sig särskilt väl för miljöer med stora volymer.

Fördel: Den här metoden minskar transporttiden avsevärt och ökar produktiviteten. 

Nackdel: Det finns risk för högre initiala kostnader på grund av behovet av automationsteknik.

Vågbaserad orderplockning

Alla zoner plockas samtidigt, vilket minskar tiden det tar att slutföra flera beställningar. 

Artiklarna sorteras och konsolideras senare, vilket kan kräva mer tid och arbetskraft men förbättrar den övergripande plockeffektiviteten. Metoden är idealisk för miljöer med ett stort antal plock per beställning.

Fördel: Den här metoden förbättrar den övergripande plockeffektiviteten i hela lagret. 

Nackdel: Det krävs mer arbetskraft och tid för sortering och konsolidering efter plockningen. Du måste även ta hänsyn till trängsel i packområdet.

Organisera lagret för optimal åtkomst

Förflyttningen av människor och utrustning i lagret är en av de viktigaste faktorerna som påverkar produktiviteten. 

Det finns några enkla åtgärder, till exempel:

• Zonbaserad organisering: Organisera lagret utifrån hur ofta artiklarna plockas till beställningar.
• Använd det vertikala utrymmet mer effektivt för att optimera utrymmet: Öka användningen av hyllor i kombination med zonbaserad organisering för att hålla snabbroterande produkter inom räckhåll.
• Uppdatera skyltningen: Använd tydlig skyltning så att personalen snabbt kan hitta produkterna.
• Använd RFID-teknik: Det är en mer avancerad metod, men RFID kan hjälpa medarbetarna att enkelt hitta lagervarorna. 
• Använd WMS effektivt: Se till att ditt WMS är uppdaterat med lagervarornas placeringar.

Använd lagerhantering i realtid

Lagerhantering i realtid hjälper dig att undvika många tidskrävande manuella kontroller. 

De bästa WMS-systemen integreras med RFID-teknik, vilket gör att du kan spåra den fysiska placeringen av alla lagervaror. 

Detta bör integreras med ditt ERP och dina orderhanteringssystem, så att kunder, kundsupport och personal i backend kan se en aktuell bild av lagernivåerna. 

Detta kommer att förbättra lagerstyrningen och förhindra lagerbrist och överlager.

Bemästra efterfrågeprognoser

Efterfrågeprognoser innebär att förutsäga framtida kundefterfrågan med hjälp av historiska data, marknadstrender och statistisk analys. 

Du kan vanligtvis se dessa data i rapporter från ditt ERP och OMS. 

De främsta fördelarna för företaget är att du kan säkerställa rätt lagernivåer, undvika lagerbrist och svinn samt maximera försäljningen.

Fördelarna för ditt lager är att du effektivt kan använda det tillgängliga lagerutrymmet och planera ett mer effektivt och strategiskt lager, särskilt om dina produkter har säsongsbetonade försäljningstoppar.

Utnyttja lagerhanteringssystem (WMS)

Lagerhanteringssystem har många funktioner, till exempel lagerhantering och fraktintegrationer, men det finns vissa funktioner i ett WMS som du kanske inte använder effektivt. 

Till exempel:

• Personalhantering
• Rapportering och analys
• Optimering av lagerlayout
• RFID-integrationer
• Automatiserade arbetsflöden
• Integrationer med tredjepartssystem

WMS är den teknik som håller ett lager organiserat, men det har ofta många funktioner som hjälper företaget att drivas effektivt.

Vi har gått igenom mängder av alternativ och sammanställt de 25 bästa programvarorna för lagerhantering att överväga. Här hittar du våra tio bästa val:

Implementera automatiseringsverktyg

De flesta lageraktiviteter kräver viss mänsklig medverkan, men du kanske upptäcker att ditt team utför många aktiviteter manuellt som skulle kunna automatiseras.

Dessa aktiviteter behöver inte vara komplicerade eller dyra processer. 

Vissa är så enkla som att automatiskt skriva ut fraktsedlar genom att integrera med din fraktpartners system via ett orderhanteringssystem för lager.

Du kan också automatisera arbetsflödet för plockning och packning. 

När en order läggs kan WMS automatiskt skapa en plockbegäran, meddela plockaren var lagret finns, skriva ut fraktsedeln och eventuella nödvändiga fakturor eller kvitton, så att inga manuella processer krävs förutom att plocka varan.

Några mer avancerade automatiseringar kan vara att lägga till karusellsystem som transporterar produkterna till packstationen och därmed ytterligare minskar personalens insats.

Utforska ny teknik

Det dyker hela tiden upp ny teknik, och du kan förbättra den övergripande effektiviteten genom att hålla dig uppdaterad om den. 

Robotik blir allt mer avancerad, med system som kan användas för sortering och plockning.

Det finns till och med automatiserade system för lagring och hämtning som ersätter personalen genom att lokalisera, plocka och hämta varor, så att de kan transporteras till packstationen. 

Personalmedlemmen kan sedan verifiera produkterna i varje order med hjälp av streckkoden.

Viss teknik av det här slaget är dyr och är bara meningsfull i stor skala, men det finns mer prisvärd teknik som effektiviserar verksamheten. 

Bärbar teknik, till exempel headset, kan hjälpa personalen att automatiskt hitta rätt plats, och den integreras med dina övergripande system så att manuella processer elimineras. 

Främja kompetensutveckling och utbildning

Det är viktigt att förbättra personalens kompetens genom att erbjuda specialiserad utbildning. Som lägst är en utbildad medarbetare betydligt effektivare än någon du precis har anställt.

Personalen vill också utvecklas i sina karriärer, och utbildning kan hjälpa ambitiösa medarbetare att ta nästa steg. Följden av detta blir förbättrad effektivitet i företaget.

Korsutbildning kan också vara en bra idé, eftersom det hjälper personalen att täcka upp när någon är frånvarande. 

När personalen har kompetens inom flera områden av lagerverksamheten blir de mer flexibla när det gäller att rekommendera förbättringar av lagerflödet.

Öka produktiviteten med personalincitament

Med hjälp av de KPI:er du har identifierat kan du skapa incitamentsstrukturer som belönar personalen när de når eller överträffar målen, vilket förbättrar lagerverksamhetens övergripande resultat. 

Vissa KPI:er blir enkla för personalen att förstå och förbättra, till exempel antalet plockade artiklar per timme.  

Men för personal som inte arbetar med den dagliga verksamheten, till exempel hälso- och säkerhetsfrågor, kan du införa säkerhetsbelöningar för perioder utan incidenter eller koppla säkerheten till plockhastigheten, så att belöningen blir en kombination av båda. 

Incitament kan skapa en produktivitetskultur på lagret, där konkurrens och prestation uppmuntrar alla att höja sin nivå.

Tillämpa principer för Lean-lagerhållning

Lean-lagerhållning fokuserar på att öka effektiviteten genom att använda färre resurser och smartare processer. 

Team kan inledningsvis söka snabba lösningar, som att anställa mer personal, men på lång sikt är det vanligtvis mer fördelaktigt att förbättra teamets produktivitet.

Det kan innebära att införa zon- eller batchplockning för att minska plocktiderna eller förfina arbetsflödena så att antalet steg som teammedlemmarna behöver ta minskar.

Uppmuntra teammedlemmarna att föreslå förbättringar av lagerverksamheten. 

Detta arbetssätt säkrar inte bara teamets engagemang för nya idéer, utan drar också nytta av deras expertis när en effektiv lagermiljö utformas.

Skapa ett effektivare lager redan idag

Ett ineffektivt lager får stora följdeffekter på resten av orderhanteringen och lagerstyrningen, vilket så småningom påverkar kundnöjdheten. 

Genom att implementera ett utmärkt molnbaserat lagerhanteringssystem kan du skapa automatiseringar och datarapporter som hjälper dig att förstå var misstag begås och hur du kan åtgärda dem.

Om du vill ha mer information om programvara för lagerhantering kan du läsa den här guiden med några av mina favoritprogram samt för- och nackdelarna med varje alternativ.

E-handelns värld rör sig snabbt – och det gör du också. Prenumerera på vårt nyhetsbrev för de senaste insikterna för e-handelsansvariga från ledande experter inom e-handel.